TYÖHARJOITTELURAPORTTI. Tallinnan eläintarha

Transkriptio

1 TYÖHARJOITTELURAPORTTI Tallinnan eläintarha Eriytyvät opinnot: tapahtumatuotannon johtaminen (20 op) Christina Daous Kulttuurituotannon koulutusohjelma (240 op) Marraskuu 2014

2 SISÄLLYS 1 JOHDANTO 4 2 KEVÄTJUHLAN SUUNNITTELU 4 3 JUHLAPÄIVÄ 6 4 MITÄ OPIN? 7 LIITTEET Error! Bookmark not defined.

3 4 1 JOHDANTO Aloitin työt Tallinnan eläintarhassa toukokuussa 2014 yleisenä koordinaattorina. Osan työstäni toteutin myös harjoitteluna, joka vaati tarkkaa töiden jakamista ja aikatauluttamista, jotta myös niinsanotut perusduunit tulisi tehtyä. Työharjoitteluni aika kului pääosin kävijätutkimusta tehdessä ja sen sulattamista arkeen. Muuten työhöni kuuluu tapahtumien ja asiakastilaisuuksien koordinointia, opaskierrosten varaamista, toimin myös oppaiden yhteyshenkilönä ja teen töitä paljon yhteistyössä eläintarhan myynti- ja markkinointipäällikön kanssa. Kuulun niihin työntekijöihin, joka työskentelee eläinten sijaan ihmisten kanssa. Työharjoittelun toteutin osana eriytyviä opintojani; tapahtumatuotannon johtaminen (20 op). Kehitystehtävää tein heinäkuu-marraskuu välillä ja työharjoittelun osalta nimenomaan oman työn aikatauluttamista ja totuttelua tapahtumatuotannon elämään oli loka-marraskuussa, kun aloin käsittelemään kävijätutkimuksen tuloksia sekä toteuttamaan sen analyysia. 2 KÄVIJÄTUTKIMUS OSANA ARKEA Kävijätutkimuksen teko ja analysointi vaati monta työtuntia. Itse kehittämistehtävä on ollut monen kuukauden projekti, jonka aikana olen oppinut priorisoimaan ja keskittymään tiettyihin asioihin. Tavallinen työarkeni koostuu sähköpostien lukemisesta, puhelimeen vastaamisesta, soittamisesta, tapahtumien suunnittelusta ja raportoinnista, sekä juoksevien asioiden hoitamista, kuten esimerkiksi yhteistyökumppanien kanssa sovituista asioista. Tarvittaessa olen erilaisten yritys- ja yhteisötapahtumien yhteyshenkilö, autan järjestelyissä sekä aikataulutuksissa. Tekemistä siis riitti jo ennen kuin aloin kehitystehtävää tekemään. Kehittämistehtävä kuitenkin on ollut jo ennen analyysia suureksi avuksi. Silloin kun hätäisiä työtehtäviä ei ollut, pystyin panostamaan aiheeseen ja pohtimaan syvällisesti tuloksia. Viikossa vähintään

4 yksi päivä oli kokonaan omistettu tuloksille ja analyysille. Monesti aamu- ja iltapäivät kuluivat myös kirjoittamiseen sekä lukemiseen. 5 Innostuin analysointivaiheessa siitä, kun löysin kaksi hyvää samaan aiheeseen liittyvää tutkimusta. Ne antoivat motivaatiota katsoa tuloksia eri näkökulmista ja päätin jakaa ajatuksia myös työkavereiden kanssa. Tärkeää oli se, että olin itse erottanut omasta kalenteristani aikaa kehittämistehtävän tekemiseen ja silloin myös pääsin tekemään sitä. Haasteellista työn suunnittelemisessa tekee sen, että istun sihteerin paikalla, eli istun yhden työkaverin kanssa heti toimistoon sisäänkäynnin kohdalla, eläintarhan johtajan kabinetin vieressä. Työtehtävät vain kävelevät ovesta sisään ja varsinkin jos työkaverini on hetkellisesti poissa, otan vastaan kaikki juoksevat asiat. Ne voivat liittyä aivan mihin tahansa eläintarhan toiminnan osiin, joten ajatukset helposti keskeytyvät. Opin syksyn aikana blokkaamaan ylimääräistä ääntä enkä nykyisin edes huomaa jos joku kävelee ovesta sisään, jos minun tulee keskittyä johonkin aiheseen. Keskittymiskykyni on siis parantunut huimasti, puhumattakaan niistä tiedoista mitä olen tämän kehittämistehtävän aikana ammentanut ja kerännyt muista tutkimuksista. Vaikka kehittämistehtävä olikin lisätyö, eikä kuulu alkuperäisiin työtehtäviini, se ei silti tuntunut taakalta. Järjestelmällinen työajan omistaminen tehtävälle ja sen päättäväinen tekeminen saivat sen tuntumaan osalta arkea. Tulokset ja muut tutkimukset antoivat paljon arvokasta tietoa oman työni tekemiseen myös jatkossa, sekä innostaa varmasti ensi vuonna tekemään vastaavanlaisen tutkimuksen. Saattaa olla, että tutkimuksen toteuttaminen on hieman pienimuotoisempaa ja keskitetympää, mutta ainakin on joku pohja, josta lähteä liikkeelle. Monet kollegoistani innostuivat myös jatkamaan kävijäkyselyiden tekemistä. Oman työn tukemiseksi tämä tutkimus antoi myös uusia ajatuksia ja näkökulmia eläintarhan muille työntekijöille. Lisätyö ei siis pelkästään auttanut minua työssäni vaan tukee myös eläintarhan yleistä toimintaa.

5 6 3 KEHITTÄMISTEHTÄVÄ Tehtävä itsessään toi lisäarvoa eläintarhan toimintaan monelta eri kantilta. Kuten aikaisemmassa luvussa mainitsin, eläintarhan työntekijät saivat arvokasta tietoa ja tukea työhönsä, mutta myös eläintarhan kävijät olivat tyytyväisiä siihen, että heidän mielipidettään kuunnellaan. En erikseen tässä ala tuomaan esille mitä osa-alueita kehittämistehtävä kehitti, sillä ne ovat erikseen kehittämistehtävässä tuotu esille. Pystyin huomaamaan jo motivaation nousemista palaverissa, jossa esittelin alustavat tulokset eläintarhan hallinnolle ja osastonjohtajille. Tiettyihin asioihin tarrauduttiin ja monet asiat sivuutettiin, mutta kun jaoin eri tulokset tietyille osastonjohtajille, näin päästiin asioissa eteenpäin. Vaikka iso osa esimiestehtävissä olevista ihmisistä ovat Neuvostoliiton esimiehiä ja se näkyy työssä, monet haluavat selkeästi kehittyä ja kaipaavat vain oikeaa suuntaa. Monet työntekijät onnistuivat oma-aloitteisesti jo kertomaan, että asioita ollaan jo kehittämässä kävijöiden toivottuun suuntaan. Kävijät eivät aina huomaa sitä kehitystä mitä ollaan tehty ja muutokset pitää tuoda vahvasti esille. Tuntuu hyvältä sanoa, että koen tehneeni hyvää työtä, joka on auttanut näinkin hankalaa organisaatioita kuin Tallinnan eläintarha. Eläintarha on kunnallistason organisaatio, jossa byrokratia ja kylmyys hehkuvat hallinnossa, isoimpia johtajia tulee teititellä ja kehittämistehtävän kautta olen päässyt työskentelemään läheisesti erinomaisten ihmisten kanssa. Asiakaskeskeisyys on haaste ja kehityssuunnat ovat monelle johtajalle täysin muita kuin mitä ne pitäisi olla, ainakin omasta mielestäni. Kehittämistehtävä toi esille hyvin mustaa-valkoisella niitä asioita, jotka eniten vaativat huomiota ja niitä pystyin myös painottamaan tuloksia esitellessä. Vahvistin asemaani talossa ja kehitin organisaation sisällä avoimuutta sekä hieman erilaista työkulttuuria. Teitittely on myös muuttunut jo rohkeaksi sinutteluksi. Olen onnistunut tehtävän ja työni kautta tuomaan hieman sitä pohjoismaisuutta työympäristöön, joka on näkynyt esimerkiksi sisäisen viestinnän paranemisessa.

6 7 4 YHTEENVETO Jos toukokuussa joku olisi kertonut minulle, ettei johtajia tarvitse sittenkään teititellä ja viikottaiset tiimipalaverit ovat itsestäänselvyys, olisin mitä todennäköisimmin nauranut ääneen. Kehittämistehtävä on tukenut työtäni huimasti ja olen päässyt piristämään myös kaavoihin kangistuneiden työkavereiden työtä. En välttämättä ole ensimmäinen, joka on tuonut esille kehittämistehtävän myötä haasteellisia asioita tässä organisaatiossa, mutta olen omaa työtäni suunnittelemalla pystynyt parantamaan työilmapiiriä hieman. Osaston keskellä viikottaiset tiimipalaverit ovat täysin minun käsialaani, sekä yleisesti tyhmien kysymysten kysyminen myös sitä kautta olen saanut hyvin arvokasta tietoa niin ihmisistä kuin työpaikasta itsestään. Tekemällä oman työni hyvin ja tuottamalla laadukkaita tapahtumia, pystyn olemaan paremmin osa organisaatiota ja tekemään työkavereiden kanssa yhteistyötä. Kehittämistehtävä itsessään oli hyvä tekosyy erilaisten asioiden kehittämiseen ja monet asettamani hypoteesit tulosten osalta toteutuivat. Sain siis pohjaa mielipiteilleni ja subjektiivisesta tuli objektiivista. Subjektiivinen toki varmasti näkyy, mutta ainakin subjektiivisuus on perusteltua. Kaikin puolin tämä syksy on ollut tuottajaidentiteettini sekä työni kannalta hyvin merkityksellinen. Tästä tilanteesta on hyvä jatkaa kansainvälisen apinapäivän järjestämiseen, missä toimin vastaavana koordinaattorina.