Maakuntien Tilakeskus Tukimateriaali pidettävän Maakuntien tilakeskuksen perustaminen -seminaariin

Transkriptio

1 Maakuntien Tilakeskus Tukimateriaali pidettävän Maakuntien tilakeskuksen perustaminen -seminaariin

2 SISÄLLYSLUETTELO Projektin tausta ja tarkoitus Mikä on Maakuntien Tilakeskus? Tilakeskuksen toimintokartta Tilakeskuksen prosessikartta ja -kuvaukset Asiakkuudenhallinta Maakuntien Tilakeskuksessa Maakuntien Tilakeskuksen alustava organisaatiorakenne Tilakeskuksen toteutuksen tiekartta Liitteet: Palvelulupaus maakunnille

3 PROJEKTIN TAUSTA JA TARKOITUS Lähtöoletukset projektille Sote- ja maakuntauudistuksen yhteydessä tullaan Suomeen perustamaan toimitila- ja kiinteistöhallinnon palvelukeskus, jonka tavoitteena on tukea ja tuottaa lisäarvoa maakuntien sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnalle. Palvelukeskus muodostaa maakuntien tilankäytön ja erityisesti terveydenhuollon tilojen osaamiskeskuksen. Palvelukeskus perustetaan osakeyhtiönä. Se siirtyy viimeistään maakuntien omistukseen ja hallintoon ja tulee omistamaan nykyisten erikoissairaanhoidon kuntayhtymien ja erityishuoltopiirien kiinteistöomaisuuden ja vastaa omaisuuteen liittyvistä veloista. Senaatti-kiinteistöt on saanut toimeksiannoksi perustaa yhtiön ja määritellä tulevan palvelukeskusyhtiön toimintamallin. Toimintamalli luodaan, jotta toiminta voi käynnistyä häiriöttömästi Yhtiön perustamista varten on nimitetty tukevaan rooliin erilliset projekti- ja ohjausryhmät. Nämä ryhmät raportoivat Tilakeskuksen perustamisen etenemisestä valtakunnallisten palvelukeskusten johtoryhmälle. PwC avustaa Senaattia selvittämään palvelukeskusyhtiön toiminnan periaatteita sekä toimintamallia yhteistyössä Senaatin projektiin osallistuvien henkilöiden, sekä muiden nimettyjen projekti- ja ohjausryhmien kanssa. Deloitte avustaa Maakuntien Tilakeskuksen taloushallinnon suuntaviivojen määrittelemisessä. Projektissa ei ole käsitelty eikä otettu kantaa Tilakeskuksen toimitusjohtajan yläpuolella toimiviin elimiin (hallitus, omistajaohjaus) eikä projektissa ole myöskään linjattu mitä asioita missäkin elimessä tai kenen toimesta tullaan Tilakeskuksen toimintamallissa päättämään.

5 MIKÄ ON MAAKUNTIEN TILAKESKUS? Maakuntien tilakeskuksen tehtävänä on hallita omistus- ja vuokraoikeuden nojalla kiinteistöjä sekä toimitiloja ja vuokrata niitä pääasiallisesti maakuntien vastuulla oleviin toimintoihin maakuntien pitkäjänteisen toiminnan turvaamiseksi. Maakuntien tilakeskuksen pääasialliset asiakkaat ovat siis maakunnat, joille se vuokraa toimitiloja. Tilakeskuksen ydintoimintoja ovat kiinteistöjen ja toimitilojen vuokraus, investointien ohjaus, rakennuttaminen sekä ylläpito (huolto, hoito ja kunnossapito). Omistamiensa toimitilojen vuokraustoiminnan lisäksi Maakuntien tilakeskus vuokraa mm. kuntien omistamia toimitiloja sote-käyttöön. Lisäksi se myy ja ostaa kiinteistöjä, sekä tarjoaa asiakkailleen erikseen sovittavia asiantuntija- ja tilapalveluita. Maakuntien tilakeskuksen on määrä olla yksi kolmesta perustettavasta maakuntien valtakunnallisesta palvelukeskuksesta. Maakuntalakiesityksen 16. luvun mukaisesti nämä kolme perustettavaa palvelukeskusta ovat: Toimitila- ja kiinteistöhallinnon palvelukeskus Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Tieto- ja viestintätekninen palvelukeskus Palvelukeskukset perustetaan osakeyhtiöinä ja niiden perustamisesta huolehtii valtio. Valtakunnallisien palvelukeskuksen toiminnan käynnistämisen ohjaamiseen ja valmisteluun on nimitetty erillinen 5 johtoryhmä. Perustettava Maakuntien tilakeskuksen yhtiö siirtyy maakuntien omistukseen. Maakuntien tilakeskuksen hallinto aloittaa aktiivisen toiminnan jo vuoden 2018 aikana. Yhtiöllä tulee olla toimipisteet jokaisessa maakunnassa ja sen henkilöstömäärä tulee kasvamaan perustamisvaiheessa muutamallakymmenellä henkilöllä. Vuoden 2019 alussa yhtiöön siirtyvien kiinteistöjen hallinto-ja hoitohenkilökunta siirtyy yhtiön palvelukseen ns. vanhoina työntekijöinä, jolloin henkilökunta kasvaa tasolle noin 1200.

7 Tilakeskuksen tukitoiminnot Tilakeskuksen liiketoiminta TILAKESKUKSEN TOIMINTOKARTTA Asiakasryhmät ja asiakkaat Sidosryhmät ja sidosryhmien jäsenet KIINTEISTÖJEN JA TOIMITILOJEN HALLINTA JA VUOKRAUS TILAKESKUKSEN ASIAKKAAT: 18 maakuntaa ja niiden liikelaitokset sekä konserniyhtiöt TILAKESKUKSEN TUOTTEET JA PALVELUT: Tuotteet ja palvelut tullaan määrittelemään tarkemmin projektin seuraavassa vaiheessa Tilakeskuksella tulee olemaan ns. inhouse -toimijan rooli suhteessa maakuntiin Vuokraus ja edelleenvuokraus Investointien ohjaus Kiinteistöjen myynti Ylläpito (huolto, hoito ja kunnossapito) Rakennuttaminen Asiantuntijapalvelut Hankinta Talous, Rahoitus ja Lakiasiat HR ICT Viestintä

9 TILAKESKUKSEN ALUSTAVA PROSESSIKARTTA ASIAKKAAT, TUOTTEET, PALVELUT JA SOPIMUKSET 1. Asiakkuudenhallinta ja sidosryhmien yhteistyö 2. Tuotteiden ja palvelujen toimitus Asiakkuudenhallinnan sekä tuotteiden ja palvelujen perusperiaatteet: Asiakkaina maakunnat ja niiden liikelaitokset sekä konserniyhtiöt turvataan asiakkaan toiminnan jatkuvuus ja toimitilatarpeet kustannustehokkaasti Alkuvaiheen tuoteportfolion ja tuotteen määrittelyssä ohjaavana tekijänä on pääosin koko kiinteistö Kaikki tuotteet ja palvelut ovat maksullisia LIIKETOIMINTAPROSESSIT LIIKETOIMINNAN TUKIPROSESSIT 3.1 Vuokraus 3.2 Edelleenvuokraus 3.3 Investointien ohjaus 3.4 Kiinteistöjen myynti 3. Kiinteistöjen ja toimitilojen hallinta ja vuokraus 3.5 Ylläpito (huolto, hoito ja kunnossapito) 3.6 Rakennuttaminen 3.7 Asiantuntijapalvelut 4. Hankinnasta maksuun (P2P) sisältää toimittajien ja toimittajasopimusten hallinnan 5. Rahoituksen hallinta 6. Laskusta maksuun (I2C) 7. Kirjauksesta raportointiin (R2R) 8. Raportista analyysiin (R2A) 9. Rekrystä eläkkeelle (H2R) 10. ICT:n tukiprosessit 11. Viestintä- ja hallintopalvelut 12. Lakipalvelut Liiketoiminnan perusperiaatteet: Varmistetaan, että asiakkaalla on käytettävissään tarkoituksenmukaiset, toimintaa tukevat toimitilat ja toimintaympäristö Omaisuuden arvon kehittäminen eli kiinteistöjen arvon säilyttäminen ja kasvattaminen Hyödynnetään toiminnan volyymietu Hallitaan laaja-alaisuutta vakioimalla toimintatapoja Huolehditaan osaamisen jakamisesta ja asiantuntijuuden kasvattamisesta Liiketoiminnan tukiprosessit: ICT-tukiprosessit tullaan osittain ulkoistamaan prosessin tehokkaan toteutuksen varmistamiseksi Yleiset, vahvasti rutiiniluontoiset talouden tukiprosessit pyritään myös ulkoistamaan Vahvasti kiinteistöalaan liittyvien tukiprosessien osaaminen pyritään silti pitämään Tilakeskuksen sisällä prosessien laadukkaan operoinnin varmistamiseksi

10 TILAKESKUKSEN PROSESSIT (1/3) ASIAKKAAT, TUOTTEET, PALVELUT JA SOPIMUKSET 1. Asiakkuudenhallinta ja sidosryhmien yhteistyö 2. Tuotteiden ja palvelujen toimitus 1. Asiakkuudenhallinta ja sidosryhmien yhteistyö Tilakeskuksen asiakkaina ovat maakuntauudistuksen yhteydessä syntyvät 18 maakuntaa sekä muut konserniyhtiöt. Ensisijainen tavoite koko Tilakeskuksen toiminnalle ja näin ollen myös asiakkuudenhallinnan prosesseilla on turvata asiakkaan toiminnan jatkuvuus ja toimitilatarpeet kustannustehokkaasti. Asiakkuudenhallinnan ja sidosryhmien yhteistyön prosessit sekä asiakkuudenhallinnan johto voidaan tarpeen mukaan keskittää, mutta prosessien ja johdon organisoinnissa asiakkaiden eli maakuntien tuleva toimintatapa ja organisoituminen tulee ohjaamaan sitä millä edellytyksillä keskittäminen voi tapahtua. Nämä myös ohjaavat sitä tullaanko Tilakeskuksessa esim. osoittamaan maakunnalle tai maakuntaryhmälle oma asiakaspäällikkö (asiakaspäällikkö olisi vastuussa hänelle osoitetun maakunnan asiakkuudenhallinnasta). Tällöin jatkuva asiakassuhteen hoito ja yhteistyön suunnittelu tapahtuisi osoitetun asiakaspäällikön ja maakunnan tai maakuntaryhmän edustajien välillä. 2. Tuotteiden ja palvelujen toimitus Tilakeskuksen tuotteet ja palvelut sekä niiden toimitukseen liittyvät prosessit tullaan määrittelemään tarkemmin projektin seuraavassa vaiheessa. Oletuksena kuitenkin on, että alkuvaiheen tuoteportfolion ja tuotteen määrittelyssä ohjaavana yksikkönä on pääosin koko rakennus. Myöhemmin tuoteportfolio ja tuotteen määrittely tehdään tarkemmalla tasolla. Sopimuksesta riippuen, tilakeskus joko hoitaa asiakkaan puolesta yksittäisten toimi- ja liiketilojen vuokrauksen tai sitten maakunnat voivat halutessaan vuokrata itse esim. rakennuksissa sijaitsevia tukipalveluiden tiloja kuten ravintolat tai laboratoriot. Pääosin Tilakeskus toimittaa asiakkailleen palveluita, joiden kustannukset sisältyvät toimitilojen vuokrasopimukseen ja vuokran hintaan (esim. kiinteistöjen ylläpito). Tilakeskus tuottaa lisäksi myös muita maakunnilta erikseen laskutettavia palveluita.

11 TILAKESKUKSEN PROSESSIT (2/3) LIIKETOIMINTAPROSESSIT 3.1 Vuokraus Vuokrausliiketoiminta on Tilakeskuksen kannalta merkittävä tulonlähde. Tämä prosessi käsittää ainoastaan Maakuntien tilakeskuksen itse omistamien toimitilojen vuokraustoiminnan; edelleenvuokraus on tässä tapauksessa kuvattu omaksi prosessikseen (prosessi 3.2.). Vuokraustoiminto tullaan organisoimaan sekä keskitetysti että hajautetusti. Vuokrausliiketoiminnan tavoiteasetanta nojaa pääoman vuokratuottoprosenttiin, johon liittyvä data on saatavissa vuokrajärjestelmästä. 3.2 Edelleenvuokraus Edelleenvuokraus on Tilakeskuksen liikevaihtoa suoraan kasvattava liiketoimintaprosessi. Edelleenvuokraus-liiketoiminnan työ organisoidaan ns. hybridimallilla, eli sekä keskitetysti (liiketoiminnan hallinto) että hajautetusti (maakuntakohtainen myynti- ja asiakassuhdetyö). Tämän liiketoimintaprosessin tavoiteasetanta ja mittaaminen perustuu edelleenvuokrattavien kohteiden vuokratuotosta veloitettavaan osuuteen, jonka Tilakeskus perii asiakkailtaan. 3.3 Investointien ohjaus Investointien ohjaus prosessin tarkoituksena ja tavoitteena on ohjelmoida korjaus- ja uudisrakennushankkeet. Hankkeet perustuvat asiakkaiden muutostarpeisiin tai kiinteistöjen arvon säilyttämiseen tai sen parantamiseen. Investointien ohjauksen tavoiteasetannan ajureina ovat investointien tuottoasteet. 3.4 Kiinteistöjen myynti 3. Kiinteistöjen ja toimitilojen hallinta ja vuokraus 3.1 Vuokraus 3.2 Edelleenvuokraus 3.3 Investointien ohjaus 3.4 Kiinteistöjen myynti Tilakeskus toteuttaa kiinteistöjen myyntiä mikäli se on tarkoituksenmukaista esim. tilojen vajaakäyttöisyydestä johtuen. Tämä liiketoiminto koskee ainoastaan Tilakeskuksen omistamien kiinteistöjen ja toimitilojen myyntiä, ja se on avainliiketoimintoja täydentävä liiketoiminto. Kiinteistöjen myyntityö on tarkoitus organisoida keskitetysti yhdestä paikasta, ja myynnin tavoiteasetanta ja mittaaminen perustuu euromääräisiin myyntitavoitteisiin. Myynti edellyttää myös hyvää yhteistyötä myytävien kiinteistöjen nykyisten vuokralaisten kanssa, sillä tehdyt vuokrasopimukset ovat usean vuoden pituisia. Tähän prosessiin on sisällytetty myös kiinteistöjen kehitys. Se käsittää Tilakeskuksen omien kiinteistöjen ja toimitilojen myyntikuntoon valmistelun ja voidaan siis nähdä myyntiä valmistelevana prosessina.

12 TILAKESKUKSEN PROSESSIT (3/3) LIIKETOIMINTAPROSESSIT 3. Kiinteistöjen ja toimitilojen hallinta ja vuokraus 3.5 Ylläpito (huolto, hoito ja kunnossapito) 3.6 Rakennuttaminen 3.7 Asiantuntijapalvelut 3.5 Ylläpito (huolto, hoito ja kunnossapito) Tilakeskuksen ylläpitotoiminta käsittää kiinteistöjen huolto-, hoito- sekä kunnossapitoprosessit. Tilakeskus vastaa lähtökohtaisesti kiinteistön käyttökelpoisuuden edellyttämistä ylläpitopalveluista, jotka tullaan sisällyttämään kiinteistöjen vuokrasopimuksien hinnoitteluun, mutta ei vastaa kiinteistön tai toimitilan ylläpidon lisäpalveluista kuten siivous ja vartiointi. Ylläpitoprosesseihin kuuluvat myös oleellisesti toimitilojen huoltoprosessit kuten ennakko- ja määräaikaishuollot. Kiinteistöjen ja toimitilojen ylläpitoprosessit täytyy organisoida hajautetusti, sillä toimintojen toteuttaminen vaatii läsnäoloa kiinteistöissä. Ylläpitoprosessien johdon tulisi huomioida päätöksenteossaan kiinteistön koko elinkaari, jotta kiinteistöjen tehokas ylläpito toteutuu myös pitkälläkin aikavälillä. Ylläpitoprosessien tavoiteasetannan taso tulisi olla kiinteistökohtainen. Jotta tavoiteasetantaa ei tarvitsisi räätälöidä erikseen kullekin kiinteistölle, voidaan kiinteistöt tehdä vertailukelpoisiksi jakamalla ne eri kiinteistöluokkiin. 3.6 Rakennuttaminen Rakennuttamisen tavoitteena on nostaa Tilakeskuksen omaisuuden arvoa rakennuttamalla uusia kiinteistöjä tai osallistumalla jo olemassa olevien kiinteistöjen kehittämiseen. Rakennushankkeet ovat eri kokoisia pienistä, asiakaslähtöisistä muutosinvestoinneista isoihin uudisrakennushankkeisiin. Hankkeet toteutetaan yhteistyössä asiakkaiden kanssa siten, että Tilakeskus asettaa viime kädessä suunnittelun ja toteutuksen reunaehdot. Rakennuttamisprosessien johto pitää pystyä toteuttamaan keskitetysti, jotta investointien ohjaus ja hallinta pystytään toteuttaman hallitusti ja tehokkaasti Tilakeskuksen laaja-alaista osaamista hyödyntäen. 3.7 Asiantuntijapalvelut Tämän prosessin tarkoituksena on tarjota maakunnille kiinteistökehitykseen, työ- ja hoitoympäristön kehittämiseen sekä tilatehokkuuden optimointiin liittyviä asiantuntijapalveluita. Tilakeskuksen asiantuntijapalvelu on liiketoimintaprosessi, josta asiakkaita veloitetaan erikseen. Prosessin tarkoituksena on kehittää maakuntien kiinteistöjä sekä parantaa niiden käytettävyyttä. Lisäksi tarkoitus on kehittää työ- ja hoitoympäristöjä sekä varmistaa tilojen optimaalinen käyttö. Asiantuntijapalveluita tarjotaan ainoastaan maakuntien käyttöön ja ne pyritään toteuttamaan keskitetysti. Asiantuntijapalveluiden on oltava myös kannattavaa liiketoimintaa.

13 TILAKESKUKSEN TUKIPROSESSIT Talous ICT Muut Taloushallinnon toimintamallin kuvaus Deloitten toimesta Rutiiniluontoisten, työnkuvalle yleisten tehtävien ulkoistaminen palveluntarjoajille mahdollisuuksien mukaan (TAHEmahdollisuuksien huomiointi päätöksenteossa) Yksityiskohtaista, kiinteistöalalle spesifiä työtä ei ulkoisteta, vaan pidetään inhouse roolissa Lakiasiat ja verotus toimivat Tilakeskuksen taloustoimintojen alaisuudessa Hyödynnetään ulkoisia palvelun tarjoajia ja sen myötä vältetään omia investointeja Rakennetaan yhdet keskitetyt tukisovellukset palvelemaan koko tilakeskuksen toimintaa, ei erilaisia liiketoimintakohtaisia ratkaisuita IT:n palveluita tai ratkaisuita ei lähtökohtaisesti räätälöidä loppuasiakkaille, eikä loppuasiakkaat suoraan osallistu IT ratkaisuiden ohjaamiseen tai määrittelyyn Rutiiniluontoisten, työnkuvalle yleisten tehtävien ulkoistaminen palveluntarjoajille mahdollisuuksien mukaan (TAHEmahdollisuuksien huomiointi päätöksenteossa) Yksityiskohtaista, kiinteistöalalle spesifiä työtä ei ulkoisteta, vaan pidetään inhouse roolissa Lakiasiat ja verotus toimivat Tilakeskuksen taloustoimintojen alaisuudessa Muiden tukitoimintojen kuva tulee tarkentumaan projektin toisessa vaiheessa

14 TOIMINTAMALLIN KUVAUS Organisaatio (1/2) Tilakeskuksen taloushallinnon organisoituminen: organisaatio ja pääasialliset taloushallinnolliset vastuut Toimitusjohtaja Taloushallinnon ulkoistuskumppani Transaktiopalvelut (P2P, O2C, R2R) Maksuliikenne ja perintä Vakioraportit (ml. verot) Konsernitilinpäätös Lisäarvopalvelut Talouden HelpDesk (Taso 1) Taloushallinto Controlling Ulkoistuskumppanin päivittäinen ohjaus Tuki operatiivisille yksiköille Taloushallinnon prosessien omistajuus Budjetointi, raportointi, ennustaminen, analyysit Investointien talouden suunnittelu ja seuranta Hankintojen controlling Taloushallinnon järjestelmien asiantuntemus Talouden HelpDesk (Taso 2) Talouden kehitystehtävät Talousjohtaja Talouden kehitys Talouden kehityshankkeet Kokonaisvastuu taloushallinnosta Ulkoistuskumppanin strateginen ohjaus Riskienhallinta Tilintarkastus Rahoitus Rahoitusprosessin omistaja Rahoitusratkaisut Kassanhallinta Investointien rahoitus Hankintojen ohjaus Hankintojen strateginen ohjaus, kehittäminen ja koordinointi Lakiasiat ja verotus Verotuksen erityskysymykset Kilpailutuksen juridiikka Oikeudellinen perintä Hyvä hallintotapa, compliance HR-yksikkö Ajankirjausohjeistus Matkalaskuohjeistus ja matkustussääntö Palkka- ja palkitsemispolitiikka Palkanmaksatus Palkkahallinnon (ulkoistettu palvelu) tiedonsiirrot Operatiiviset yksiköt Ostaminen (hankintaehdotusten tekeminen ja hyväksyntä ja/tai ostolaskujen hyväksyntä, tilausten vastaanotto) Vuokra- ja palvelulaskutusaineiston tuottaminen Budjettivastuu Investointien suunnittelu Käyttöomaisuuden poistoilmoitukset

15 TOIMINTAMALLIN KUVAUS Organisaatio (2/2) Tilakeskuksen taloushallinnon organisoituminen: Controlling-tiimin mahdollinen työnjako, jos controllereita on 3-5 C1 C2 C4 1.Controller-tiimin vetäjä 2.Ulkoistuskumppanin ohjaus: kokonaisuus ja kirjauksesta raportointiin-prosessi 3.Prosessin omistajuus: kirjauksesta raportointiin (pl. projektilaskenta) 4.Tilakeskuksen päävastuullinen controller 1.Ulkoistuskumppanin ohjaus (hankinnasta maksuun-prosessi) 2.Prosessin omistajuus: hankinnasta maksuun (ml. Hankintojen controlling) 3.Operatiivisen yksikön A controller 1.Ulkoistuskumppanin ohjaus: myyntitilauksesta maksuun 2.Prosessin omistajuus: myyntitilauksesta maksuun (ml. laskutus ja hinnoittelu) 3.Operatiivisen yksikön B ja C controller C3 C5 1.Prosessin omistajuus: projektilaskenta 2.Investointi- ja projektitalouden tuki kaikille operatiivisille yksiköille rakennuttamisessa 3.Operatiivisen yksikön F ja G controller 1.Ulkoistuskumppanin ohjaus (raportoinnin lisäarvopalvelut) 2.Prosessin omistajuus: ennusteesta analyysiin 3.Operatiivisen yksikön D ja E controller Huomioita Jokainen controller toimii tietyn prosessikokonaisuuden omistajana. Jokaiselle operatiiviselle yksikölle nimetään vastuullinen controller. - Investointien ja projektien osalta yksi (C3) avustaa kaikkia yksiköitä nimetyn controllerin kanssa. Jokainen controller toimii ulkoistetun helpdeskin tukena (Taso 2). Jokainen controller osallistuu kehittämiseen. Veroraportointiin liittyvä vastuu pitää jakaa osaamisen mukaan. - Verotuskysymyksissä tukena lakiasiat ja verotus- osasto/-tiimi. Resurssitarpeeseen vaikuttaa myös ulkoistuskumppanin kyvykkyys tuottaa lisäarvopalveluita. Tarvittaessa varsinaisten controllerien tueksi voidaan palkata assistant controllereita.

16 ICT OHJAAVAT PERIAATTEET Joustavuus Jatkuvuuden varmistaminen Kustannustehokkuus Varaudutaan tuleviin toimintamallin muutoksiin (esim. maakunnan ICT palvelukeskuksen tuki) joustavalla toteutustavalla Vältetään omia investointeja ja suositaan palvelumalleja Hyödynnetään palvelutoimittajien osaamista oman järjestelmä- ja teknologiaosaamisen kerryttämisen sijaan Varmistetaan skaalautuvuus ja tuki henkilökunnan määrän kasvulle Hyödynnetään monitoimittajaympäristöä, mutta pidetään hankkeiden ja ratkaisuiden koordinointi ja arkkitehtuurit omassa hallinnassa Kriittistä on varmistaa toiminnan jatkuvuus Edistetään keskitettyjen ratkaisuiden käyttöönottoa Priorisoidaan ydintoimintoja (vuokraus, ylläpito ja rakennuttaminen) Käytetään kolmansia osapuolia palveluintegraattoreina Suositaan valmisratkaisuita, vakiomalleja ja rajapintoja, vältetään räätälöityjä ratkaisuita Käynnistysvaiheessa hyödynnetään Senaatin toimittajasopimuksia ja toimiviksi koettuja malleja. Rakennetaan yhdet keskitetyt tukisovellukset palvelemaan koko tilakeskuksen toimintaa, ei erilaisia liiketoimintakohtaisia ratkaisuita

17 ulkoistetut Oma, keskitetty TIETOHALLINNON PALVELUT JA TOTEUTUSTAVAT Tietohallintojohto Liiketoimintayhteistyö Hallintomallit ICT strategia Prosessien ja toimintamallien suunnittelu Mittaaminen ja finanssit Strateginen toimittajayhteistyö Hankinnat Arkkitehtuurit ja kehityksen hallinta 1 2 Järjestelmäarkkitehtuuri Teknologia- ja infra-arkkitehtuuri Projekti- ja hankekoordinointi Toimittajienhallinta Ulkoistettujen ICT palveluiden hallinta ja seuraaminen Oma, osittain alueellisesti hajautettu(?) Liiketoiminnan ICT (ydinpääkäyttäjät) / projektiresursointi LT -tarpeiden ja tavoitetilan määrittely Ratkaisun ja prosessien suunnittelun tuki Projektien johto ja resursointi Siirtyvien järjestelmien toimintamallin ja integroinnin määrittely Käyttöönoton tuki Pääkäyttäjät voivat olla osa liiketoimintaorganisaatiota, mutta huolehtivat järjestelmien omistajuudesta, sekä hoitavat myös osittain operatiivista toimittayhteistyötä. 4 Palvelunhallinta Service Desk ja järjestelmätuki Kehitys ja ylläpito Infrastruktuuri Tukiprosessin koordinointi Tukipalveluiden raportointi ja mittaaminen Tason 1 käyttäjätuki (Service Desk) Tason 2 käyttäjätuki Käyttöoikeudet, käyttäjäprofiilit jne. Käyttäjien avustaminen ja opastaminen Tason 3 tuki Pienkehitys ja projektikehitys Lisenssien ja versiopäivitysten hallinta Järjestelmäintegraatiot Laitteiden, työasemien ja ohjelmistojen hallinta Toimistoinfra ( , työkalut, viestintä jne.) Verkot ja tietoliikenne Serverit, hosting ja pilvipalvelut Tietoturvaratkaisut Mobiiliratkaisut

18 TIETOHALLINNON OHJAUSMALLI Tilakeskuksen tietohallinnon organisaatio sekä ohjausmalli pidetään kevyenä, tietohallinnon rooli on turvata toiminnot sekä tuoda prosessitehokkuutta teknologiaa tehokkaasti soveltamalla. Tilakeskuksen palvelut ovat luonteeltaan loppuasiakkaan toimintaa tukevia (ei strategisia). Tästä lähtökohdasta ICT:n palveluita tai ratkaisuita ei lähtökohtaisesti räätälöidä loppuasiakkaille, eikä loppuasiakkaat suoraan osallistu ICT ratkaisuiden ohjaamiseen tai määrittelyyn. Tilakeskuksen liiketoimintajohto vastaa asiakaspalveluista ja niiden sisällöstä, sekä välittää tarvittaessa mahdollisia asiakastarpeita tietohallinnolle. Asiakkaille tarjotaan pääsy Tilakeskuksen tilanhallintaohjelmaan tilatiedon hyödyntämiseksi. Tilakeskuksen tietohallintoa johtaa toimitusjohtajan alaisuudessa oleva tietohallintojohtaja Pääkäyttäjät ja ydinjärjestelmien omistajat voivat olla osa (hajautettua) liiketoimintaorganisaatiota Alueellisesti tarvittava lähituki hoidetaan ostopalveluina.

19 JÄRJESTELMÄARKKITEHTUURI (24.4.) Tilakeskuksen ydinliiketoiminnan järjestelmät Projektin ohjaus, rakennuttaminen (Senaatin kilpailutuksen tuloksena) Ylläpito (Granlund Manager, SaaS) Huoltokirja, Palvelupyynnöt, PTS Tilahallinta Keskitetty ratkaisu, kilpailutettava Vuokraus (CGI KOKI, SaaS) Sis. sähköinen allekirjoitus ja laskuhotelli Oma toteutus Liiketoiminnan tukijärjestelmät Henkilöstöhallinto (TAHE:n palvelu) Taloushallinto (TAHE:n palvelut) Omat taloustoiminnot Rahoitus (SaaS) Mahdolliset palveluhankinnat Yleiset ICT tukijärjestelmät Yhteydet (Elisa / Telia) Perus-infra (Elisa, Appelsiini), Työasemat, käyttäjähallinta, puhelimet, tuki MS Cloud (O365, Skype) Intranet (Innofactor SaaS / Azure)

21 Konserni Liikelaitos-tytäryhtiöt ASIAKKUUDENHALLINTA MAAKUNTIEN TILAKESKUKSESSA: ALUSTAVA KUVAUS Maakuntien Tilakeskus???? Toimiala Maakunta Terveydenhuolto Pelastustoimi ELY-alueet Vesistörakeneet Toimialoilla tarkoitetaan tässä kuvauksessa useampia kuin yhtä maakuntaa käsittäviä toimiala -elimiä kuten esim. pelastustoimialueet Tilakeskuksen tulee reagoida omissa asiakkuudenhallintaprosesseissa tällaisten toimialojen, yli maakuntien ulottuviin suunnitelmiin joilla on vaikutusta mm. maakuntien liikelaitoksien investointiraameihin???? Sosiaalihuolto???????? Kiinteistöpäällikkö Pelastustoimi Tilakeskuksen asiakkuudenhallintamallissa on tärkeää hahmottaa asiakassuhteiden eri tasot ja niille sopivat asiakkuudenhallinnan kanavat Tilakeskuksen johtoryhmätaso vastaa asiakassuhteista maakuntien johtoon Tilakeskuksen tulisi nimittää eri maakuntien tai maakuntaryhmien omat vastaavat asiakaspäälliköt. Tapauksesta riippuen yksi asiakaspäällikkö voisi vastata useamman maakunnan eli maakuntaryhmän asiakkuudesta (tarkempi määrittely vielä tekemättä) Tilakeskuksen osoittama kiinteistöpäällikkö vastaa asiakkuuden hoitamisesta kiinteistön käyttäjätasolla. Käyttäjä Tilakeskuksen tavoitteissa ja asiakkuudenhallintamallin suunnittelussa on määritelty periaate, jonka mukaan Tilakeskuksen tulee toimia asiakaslähtöisesti. Tämän periaatteen mukaisesti Tilakeskuksen ja maakuntien (eli asiakkaiden) väliset asiakkuudenhallintatasot on alustavasti kuvattu seuraavasti: Taso 1: Maakuntien konsernitaso Taso 2: Maakuntien liikelaitokset Taso 3: Kiinteistöjen käyttäjät Lopulliset kuvaukset ja määrittelyt tehdään projektin seuraavassa vaiheessa

23 MAAKUNTIEN TILAKESKUKSEN ORGANISAATIOMALLI DRAFT VAIHTOEHTO 1 Toimitusjohtaja Johtoryhmä Asiakkuusjohtaja Rakennuttamisjohtaja Ylläpitojohtaja Talous, tietohallinto ja muut tukitoiminnot Asiakkuuspäällikkö 1 Asiakkuuspäällikkö 2 Asiakkuuspäällikkö 3 Maakuntaryhmä 1 Maakuntaryhmä 2 Maakuntaryhmä 3 Projektipäällikkö 1 Projektipäällikkö 2 Projektipäällikkö 3 Projektiryhmä 1 Projektiryhmä 2 Projektiryhmä 3 Kunnossapitopäällikkö 1 Kunnossapitopäällikkö 2 Huoltopäällikkö 1 Maakuntaryhmä 1 Maakuntaryhmä 2 Maakuntaryhmä 1 Investointipäällikkö Asiantuntijatiimi? Huoltopäällikkö 2 Maakuntaryhmä 2 Maakunnat asiakkaina

24 MAAKUNTIEN TILAKESKUKSEN ORGANISAATIOMALLI DRAFT VAIHTOEHTO 2 Talous ICT Toimitusjohtaja HR Alue 1 Alue 2 Alue n Rakennuttaminen Kiinteistön myynti Asiakkuuden hoito Ylläpito Asiakkuuden hoito Ylläpito Asiakkuuden hoito Ylläpito Palvelut Prosessien kehittäminen Maakunnat asiakkaina

26 PROJEKTIN LÄPIVIENNIN TIEKARTTA (1) Tarvittavat taustaselvitykset (due diligence) Rahoitus-, omaisuus ja HR due dillegencet (3) Alustava tulos, tase ja kassavirta Maakuntien tilakeskuksen alustava tuloslaskelma, tase ja kassavirta (4) Keskeisien järjestelmien valinta Maakuntien tilakeskuksen toiminnan kannalta keskeisimmät järjestelmät kilpailutettu ja valittu (7) Rahoitus Sopimukset pankkien kanssa kesän 2018 aikana (8) Keskeiset järjestelmät käyttövalmiudessa Keskeiset järjestelmät implementoitu organisaatioon ja testattu toimintaympäristössä (2) Liiketoimintamalli Maakuntien tilakeskuksen korkean tason liiketoimintamalli ja liiketoiminnan perusperiaatteet vahvistettu (5) Liiketoimintasuunnitelma ja vuokra-järjestelmä (strategia) Yhtiön strategisen liiketoimintasuunnitelman ja vuokra-järjestelmän vahvistaminen (6) Lopullinen yhtiöjärjestys ja osakassopimus Lopullinen yhtiöjärjestyksen ja osakassopimus vahvistettu (9) Toiminnan haltuunotto 1) Organisaation miehittäminen halutuilla rooleilla ja rakenteilla 2) Koulutuksien järjestäminen uusille työntekijöille 3) Henkilöstön juridinen siirtyminen yhtiön palvelukseen

27 TIEKARTAN TARKEMPI KUVAUS Vaihe/aika Projektin vaiheet Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Yhtiön perustaminen (1) Tarvittavat tausta-selvitykset (due diligence) (2) Liiketoimintamalli (3) Alustava tuloslaskelma, tase ja kassavirta (4) Keskeisien järjestelmien valinta ICT ja tietoarkkitehtuuri Organisaatiosuunnitelma Järjestelmien valintaan johtavat prosessit (5) Liiketoimintasuunnitelma ja vuokra-järjestelmä (strategia) (6) Lopullinen yhtiöjärjestys ja osakassopimus Läpikäynti ja hyväksyntä (7) Rahoitus: Sopimukset pankkien kanssa (8) Keskeiset järjestelmät käyttövalmiudessa Järjestelmien testaus ja hienosäätö Järjestelmien koulutus työntekijöille (9) Toiminnan haltuunotto Työkuvien tasot ja kompetenssimallit Organisaation miehittäminen halutuilla rooleilla ja rakenteilla Työsopimuksien juridinen siirto yhtiölle Työntekijöiden koulutukset Viestintäsuunnitelma

29 Palvelulupaus maakunnille

30 KESKEISET EDUT TILAKESKUKSEN TOIMINNASTA Tilakeskus tarjoaa parhaan tiloihin liittyvän osaamisen ja sitä kautta parhaat toimintaympäristöt maakuntien toiminnoille Tilakeskus mahdollistaa merkittävällä hankintavolyymillä edellytykset kustannussäästöille ja toimintaympäristön kehittämiselle Tilakeskus luo maakunnille edellytykset ohjata toimintaa ja palveluverkon kehittämistä sosiaali- ja terveydenhuollon ja maakunnan muun toiminnan nykyisistä ja tulevaisuuden tarpeista lähtien

31 TILAKESKUS VUOKRANANTAJANA Tilakeskus huolehtii kaikista maakunnan toiminnassaan tarvitsemista tiloista vuokranantajan ominaisuudessa Tilakeskus vuokraa omistamiaan toimitiloja ensisijaisesti maakuntien käyttöön ja muilta vuokraamiaan tiloja ainoastaan maakunnan käyttöön. Vuokra määräytyy kiinteistöliiketoiminnan periaatteiden mukaisesti sisältäen kiinteistöjen hoidon, kunnossapidon sekä korvauksen pääomakustannuksista ja varautumisen riskeihin. Tilakeskus toteuttaa ja rahoittaa kiinteistöihin tehtävät muutos- ja korjausinvestoinnit, joista on etukäteen tehty vuokrasopimus maakunnan ja tilakeskuksen välillä Investointiin sisältyvät tarveselvitys, hankesuunnitelma ja varsinainen toteutus ja niiden kustannukset ovat osa investointia. Tarveselvitys tehdään tiiviissä yhteistyössä maakuntakonsernin käyttäjien kanssa. Tilakeskus vastaa kiinteistöjen osalta varautumisesta, valmiussuunnittelusta ja huoltovarmuudesta.

32 Heikkilä Heikki Projektivaihe Yhtiö on toimintakunnossa ja sille on luoto toimiva hallintokoodi sekä talous- ja hallintojärjestelmä. Tuloksel lisuus & palvelut Yhtiö vuokraa omistamiaan sairaala- ja sosiaalihuollon erityistiloja toimintaa tukevilla vuokrasopimuksilla, jotka perustuvat oikeudenmukaiseen ja kaikki kustannukset kattavaan vuokrajärjestelmään Yhtiö selvittää kuntien käytössä olevat perusterveydenhuollon, sosiaalihuollon ja pelastustoimen tilat sekä laatii näistä asetuksenmukaiset vuokrasopimusluonnokset kuntien ja yhtiön sekä yhtiön ja maakunnan välille Yhtiö selvittää muut maakunnan tarvitsemat tilat ja rakenteet ja huolehtii näiden vuokrauksesta Yhtiö osallistuu tarvittaessa väliaikaishallinnon tilaratkaisuihin kunkin maakunnan kanssa erikseen sovittavalla tavalla Asiakkaat Yhtiö luo toimivan asiakkuudenhoitojärjestelmän ja informoi asiakkaitaan säännöllisesti valmistelun edistymisestä Sairaanhoitopiireillä ja erityishuoltopiireillä on edustus projektiryhmässä Yhtiö luo toimivat kontaktit asiakaskuntaan sen kaikilla toiminnan tasoilla Yhtiö tiedottaa toiminnastaan toukokuussa 2017 avattavien verkkosivujen välityksellä Yhtiön toiminnassa sovelletaan julkisuusperiaatetta Prosessit Henkilöstö & osaaminen Yhtiö turvaa rakennusten käytettävyyden kaikissa olosuhteissa Yhtiö ottaa haltuun sairaanhoitopiirien ja erityishuoltopiirien kiinteistöjen hoidon ja kunnossapidon sekä rakennushankkeet ja luo lisäksi näille toimivat taloushallinnon prosessit Yhtiö huolehtii maakunnan toimintaan liittyvästä vuokrareskontrasta Tilakeskus ylläpitää tilatietoa ja tarjoaa tilatiedon maakuntakonsernin käyttöön Sairaanhoito- ja erityishuoltopiirien kiinteistöhallinnon henkilöstö siirtyy yhtiöön vanhoina työntekijöinä Yhtiö huolehtii sen palvelukseen tulevan henkilöstön vastaanotosta ja perehdyttämisestä toimintaan uudessa toimintakulttuurissa Yhtiö huolehtii asianmukaisen henkilöstöpolitiikan luomisesta

33 Heikkilä Heikki Varsinaisen toiminnan käynnistyminen Yhtiö tuottaa toimitilat kustannustehokkaasti jakamalla osaamista sekä hyödyntämällä yhtenäisiä prosesseja Tuloksel lisuus & palvelut Yhtiö tuottaa tiloihin liittyvää vuokrakustannustietoa asiakkaille ja valtioneuvostolle Yhtiö tuottaa yhdessä asiakkaidensa kanssa tilakonsepteja, jotka palvelevat sairaanhoidon ja maakunnan muun toiminnan prosesseja Yhtiö selvittää kansainvälisesti parhaat käytännöt ja huolehtii niiden jakamisesta koko asiakaskunnalle Asiakkaat Yhtiön toimintaa ohjaa hyvä tuntemus asiakkaiden tarpeista Yhtiöllä on selkeä asiakkuusjärjestelmä, missä maakunnan eri toimijoilla on tarvittavat yhdyshenkilöt yhtiössä Yhtiöllä on toimiva ja säännöllisesti kokoontuva asiakasneuvottelukunta Prosessit Yhtiö kehittää keskitetyllä ohjauksella tehokaita ylläpidon menetelmiä, joilla turvataan rakennusten kustannustehokas toiminta koko taloudellisen elinkaaren ajan Yhtiö kehittää keskitetyllä ohjauksella erilaisia rakennushankkeiden hallintamenetelmiä, jotka turvaavat rakennusten yhteiskuntavastuullisen ja kustannustehokkaan toteuttamisen sekä rakennusvirheiden minimoinnin Ympäristöasiat huomioidaan kaikessa toiminnassa Henkilöstö & osaaminen Yhtiö huolehtii vastuulisena työnantajana henkilöstönsä osaamisesta, työtehosta ja työhyvinvoinnista

34 MAAKUNTA HUOLEHTII ITSE Maakuntakonsernin käytössä olevien tilojen siivouksesta, kulunvalvonnasta, aulapalveluista sekä muista ns. toimitilapalveluista, jotka ovat osa maakuntakonsernin toimintaa ja prosesseja Irtaimesta omaisuudesta kuten lääkintäteknisistä- ja muista laitteista ja kalusteista; vuokrasopimuksen vastuurajataulukossa sovitaan tarkemmin näiden rajapinnoista rakennukseen