Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen toimitilat ja kiinteistöt työryhmän väliraportti

Transkriptio

1 Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen toimitilat ja kiinteistöt työryhmän väliraportti Valmistelija Pasi Keskitalo Puheenjohtaja Terho Ojanperä

2 Sisällys Nykytilan kartoitus, mitä tehty... 3 Työryhmien työskentelyn rajapinnat... 5 Aikataulutus vuoden 2018 loppuun, mitä pitää olla tehtynä mihinkin mennessä Ehdotuksia ja vaihtoehtoja väliaikaishallinnolle... 7 Työryhmän resurssitarve ( , )... 8 Jatkotyö uuden maakunnan aloitettua toiminnan Huomioon otettava lainsäädäntö... 8 Liitteet... 9

3 Nykytilan kartoitus, mitä tehty Nykytilakartoitus tehty SOTE-kiinteistöjen osalta sekä ELYn että TE-toimistojen osalta. Muiden tilojen osalta kysely kesken. Kiinteistöihin ja siihen liittyvään toimintaan liittyvä sopimuskartoitus valmistuu kesäkuun loppuun mennessä. Sopimusten lajittelu ja järjestäminen tehdään syksyn aikana Osallistua maakuntien tilakeskus valmisteluun. Valmistelun etenemisestä tuotu tietoa työryhmälle ja työryhmän kysymyksiin haettu vastauksia valtakunnan valmistelusta. Tilakeskuksen hankinta- ja sidosyksikköroolista Tilakeskus on hankintayksikkö eli sen tulee noudattaa toiminnassaan hankintalakia sidosyksikkö eli tahot, jotka käyttävät määräysvaltaa Tilakeskukseen nähden voivat tehdä hankintoja hankintalakia noudattamatta Tilakeskukselta In house yksikkö eli sen liiketoiminnan tulee muodostua sidosyksiköiltä muodostuvasta liikevaihdosta Koska tilakeskus on Inhouse-yksikkö sen liikevaihdosta vähintään 80 %, tulee kertyä sidosyksiköiltä tulevasta enintään 20 %, saa kertyä kuntien ja maakuntien yhtiöiltä, jotka toimivat samoissa tiloissa, sisältäen enintään 5 % / euroa muilta ulkopuolisilta asiakkailta

4 Maakuntien tilakeskuksen In House- ja sidosyksikkötarkastelua Tilakeskus Oy On In house-yksikkö Maakunnille Maakunnilla velvollisuus ottaa palvelut TK:lta Maakuntien liikelaitokset ovat osa maakuntaa ja In house-asiakkaina Tilakeskuksella saa olla liikevaihdosta: o 20 % Samoissa tiloissa olevia kuntien ja maakuntien yhtiöitä sisältäen o 5 % / euroa muilta ulkopuolisia asiakkaita Tilakeskuksella voi olla tytäryhtiöitä, joita voidaan vuokrata tiloja: o Kun kyse on keskinäisestä yhtiöstä o 100 % TK:n ja muun hankintayksikön omistuksessa ja nämä vuokraavat tilat tai o Kun kyse on hankintalain ulkopuolella olevasta vuokrauksesta Tilakeskus saa ostaa ja myydä palveluita ilman kilpailutusta Maakunnilta ja niiden liikelaitoksilta Maakuntien ja liikelaitosten In house-yhtiöiltä Muilta palvelukeskuksilta Omalta In house-yhtiöiltään (ei tule näitä?) Valtiolta

5 Tila- ja rakennuttamispalveluiden järjestämisen periaatteet Tilat ovat terveellisiä, turvallisia ja viihtyisiä ja että toimintaympäristö palvelee tiloissa tapahtuvaa toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Liiketoimintaperiaatteet: o Asiakaslähtöisyys o Yhtenäinen tapa toimia o Volyymiedun hyödyntäminen hankinnoissa o Osaamisen jakaminen o Asiantuntijuuden kasvattaminen Nämä edellyttävät vahvaa, lähellä asiakasta olevaa omaa ydinorganisaatiota, joka: o Tekee omistamiensa kiinteistöjen rakentamiseen, kunnossapitoon, huoltoon ja hoitoon liittyvät hankintasopimukset ja tilaukset o Järjestää tavara-, materiaali- ja laitehankintojen sekä palveluiden ja rakennusurakoiden valmistelun o Seuraa ja valvoo toimitusten laatua ja sopimustenmukaisuutta o Huolehtii toiminnan turvaamisesta sekä tuottaa yhteistyössä kumppaniverkostonsa kanssa asiakkaiden ja kiinteistöhuollon kannalta tarkoituksenmukaiset palvelut. Asumispalveluiden selvittäminen: Voimaanpanolakiehdotuksen 22 :n perusteluissa: Maakunnalle siirtyisivät myös esimerkiksi sosiaalihuoltolain 21 :n mukaisiin asumispalveluihin (tuettu asuminen, palveluasuminen, tehostettu palveluasuminen) liittyvät vuokrasopimukset, joissa kunta on ensin vuokrannut tietyt asunnot kyseisen kiinteistön omistajalta ja sen jälkeen vuokrannut ne edelleen varsinaisille asukkaille. Vastaavia asumiseen liittyviä säännöksiä on myös muissa laeissa, kuten lastensuojelulaissa, kehitysvammalaissa ja vammaispalvelulaissa. Näissä tapauksissa maakunnalle siirtyisi sekä kunnan ja kiinteistön omistajan välinen sopimus että kunnan ja asukkaan välillä solmittu huoneenvuokrasopimus. Kyseisissä asumispalvelujärjestelyissä kunta on tavanomaisesti vuokrannut kiinteistönomistajalta myös kiinteistössä olevia oleskelu-, ruokailu ja muita yhteisiä tiloja asukkaiden käyttöön. Myös nämä ns. yhteisiä tiloja koskevat vuokrasopimukset siirtyisivät maakunnalle. Maakunnan ja tilakeskuksen työnjako Lähtökohtaisesti maakuntien sopimuskanta tilakeskukselle

6 Asuntojen vuokraus sosiaali-ja terveydenhuollon asukkaille on maakunnan ja tilakeskuksen yhteistehtävä, jolle luotava malli, teknistä työtä voidaan myös hankkia toimittajilta Sosiaali-ja terveydenhuollon palvelujen toimittaminen asuntoihin on maakunnan tehtävä, mutta asunnon yhdistäminen palvelutarjoomaan vaatii paljon yhteistyötä maakunnan ja tilakeskuksen välillä Tavoitteena maakuntien ja tilakeskuksen yhteistyönä kehittää sekä toimintatapa että ICTjärjestelmä, joka palvelisi sekä asuntojen vuokrausta että palvelujen toimittamista asuntoihin Kunnossapitostrategia Yhtiö laatii kunnossapitostrategian, jonka mukaisesti toimitilojen hoidon taso mitoitetaan ja jonka mukaisin periaattein asioita hoidetaan. Kullekin rakennukselle asetetaan ylläpitoluokka, joka kertoo tavoiteltavan ja asiakkaalle luvatun ylläpidon laatutason Kunnossapitostrategian lisäksi kunkin rakennuksen ylläpitotasojen kohdalla tulee ottaa huomioon asiakkaiden toiminnan tarpeet sekä mahdollisuuksien mukaan asiakkaan toiminnassa nähtävissä olevat muutokset Kuntoluokkaa seurataan rakennuskohtaisesti Työryhmien työskentelyn rajapinnat Kaikki valmistelutyöryhmät. Jatkossa myös tukipalvelut sekä Popster-ryhmät. Kaikki toiminnot tarvitsevat toimivat ja turvalliset tilat. Tarkastella tilojen optimaalinen käyttö yhdessä muiden valmisteluryhmien kanssa. Aikataulutus vuoden 2018 loppuun, mitä pitää olla tehtynä mihinkin mennessä Pohjois-pohjanmaan maakunta tulee olemaan pilottina maakuntien tilakeskuksen valmistelun osalta kahdessa projektissa: - Säästöpotentiaali tilojen tehokas käyttö ja tehostaminen 2017

7 Projektissa haetaan alustavia lukuja miten paljon maakunnassa on mahdollista tiivistää tai tehostaa tilojen käyttöä. Alustavien lukujen avulla arvioidaan koko maan säästöpotentiaali. - Vuokrasopimusprosessi. Maakuntien tilakeskus hankkii vuokrasopimuksia ylläpitävän ohjelmiston ja tähän ohjelmaan tullaan meidän maakunnan osalta syöttämään tiedot todennäköisesti elokuun lopun ja vuodenvaihteen ajalla. Tavoitteena on testata ohjelmiston toimivuutta, joustavuutta ja saadaan myös selville maakunnan osalta kaikki kustannukset joita kohdistuu vuokrattuihin kiinteistöihin. Vastuurajataulukon (maakuntien tilakeskus) yhteensovittaminen maakuntaan jäävien toimintojen osalta. 2018: Yhdessä valmisteluryhmien katsoa mitkä tilat käyvät mihinkin toimintaan ja miettiä optimaaliset tilat kuhunkin toimintaan. Huoltokirjaohjelmistojen siirto maakunnan tilakeskukselle Maakunnan kiinteistömassan läpikäyminen/kohteisiin tutustuminen. Tilavaateiden täyttyminen. Budjetointi 2019 tilojen, huollon, turvallisuuden ja ylläpidon osalta. Sopimuksien siirto sairaanhoitopiireistä maakunnalle ja maakuntien tilakeskuksille. Henkilökunnan YT-neuvottelut Varautumissuunnitelmat kiinteistön ylläpidon kannalta. Mitä tehdään esim. sähkökatkoksen sattuessa Ehdotuksia ja vaihtoehtoja väliaikaishallinnolle Maakunnan konsernin ja liikelaitoksen sekä sote-keskuksen tehtävien jaon selvittely, tilojen järkevä mitoitus ja jako.

8 Työryhmän resurssitarve ( , ) 2017: 1 projektipäällikkö ja 1 assistentti. Tarve on tämän hetkisen tiedon mukaan. Kun organisaatio alkaa valmistumaan, pitää tarvetta pystyä tarkentamaan. Sote-keskukseen oma selvityshenkilö kuin myös liikelaitokseen. 2018: Kun saadaan selville rajapinnat maakuntien tilakeskuksen kanssa, maakuntaan jäävät tehtävät ja niiden jako ja organisointi. Mukana myös tukipalveluiden valmistelussa vahvasti. Lääkintälaitteiden huolto ja organisointi maakunnan alueella sekä mahdollisesti yhteistoimintaalueella. Näiden selvittyä resurssimitoitus tarpeen mukaisesti. Mahdollisesti 1 henkilö konserniin, 2 liikelaitokseen. Jatkotyö uuden maakunnan aloitettua toiminnan Yhdessä maakuntien tilakeskuksen kanssa valmistella tulevien vuosien investoinnit, määritellä niiden tarpeet ja aikataulut. Maakunnassa oltava yhteyshenkilö joka valvoo että tilakeskuksen työt tulevat hoidetuksi ajallaan. Kontrolloi, että tilat käytetään tehokkaasti hyödyksi. Huomioon otettava lainsäädäntö

9 Liitteet