SSTY: Lean periaatteiden hyödyntäminen sairaalan toiminnassa ja kehittämisessä.

Transkriptio

1 SSTY: Lean periaatteiden hyödyntäminen sairaalan toiminnassa ja kehittämisessä.

2 Kehittämisen lähtökohdat 2

3 Tarkoituksena on tarkastella aikajanaa, siitä hetkestä kun asiakas antaa tilauksen & potilas saa lähetteen siihen kun asiakas on maksanut laskun & potilas on saanut hoidon ja lasku on maksettu sekä lyhentää aikajanaa vähentämällä eiarvoa tuottavia vaiheita. Toiminnan parannus syntyy kun keskitytään arvoa tuottamattomien vaiheiden vähentämiseen 3

4 Hukka, vaihtelu ja joustamattomuus Ihmiset Laatu/vaikuttavuus Panokset Hoitoprosessit Tarvikkeet Kustannukset Tuotos Tieto Hukka Vaihtelu Palvelu Joustamattomuus Hyvän toiminnan esteet 4

5 Päävaiheet : Arvoketju Virtaus Arvo & hukka Ohjaus Kohti täydellisyyttä 5

6 Hukka & Arvo Hukka Työ joka ei tuota arvoa potilaalle & asiakkaalle. 8 hukan tyyppiä Hukka Työn elementit Lisäarvoa tuottava toiminta Lisäarvoa tuottava toiminta, Asiakkaan & potilaan näkökulmasta asiakas on valmis maksamaan Välttämätön työ Välttämätön työ Työ, joka ei tuota lisäarvoa asiakkaalle mutta tarvitaan toiminnan jatkamiseksi (esim. pienet liikkeet tarvikkeiden hakemiseksi & potilas siirrot) 6

7 Tavoitteena on vähentää hukkaa ja välttämättömän työn osuutta Varmistetaan osaaminen Hukka Kuljetaan lyhempi matka Välttämätön työ Työn elementit Varmistetaan että asioita ei voi tehdä väärin Lisäarvoa tuottava Helpotetaan päivittäisten rutiinien tekemistä 7

8 Asioihin / ongelmiin totutaan helposti Isoäiti: Äitini opetti minut tekemään näin. Lapsi: Miksi leikkaat paistin kahtia, ennen kuin panet sen tarjoiluvatiin? Äiti: Äitini opetti minut tekemään näin. Iso -isoäiti: Sehän johtui vain siitä, että silloin oli vain pieniä vateja, joihin kokonainen paisti ei mahtunut! Näinhän meillä on aina tehty 8

9 Hukan 8 tyyppiä Osaamisen käyttämättä jättäminen Ylituotanto Virheellinen palvelu Varastot Turhatyo & Yliprosessointi Siirrot & käsittely Odottaminen Siirtymiset & liike 9

10 Jalkautuminen (Mene ja koe) Miksi pitäisi jalkautua? Mitä pitäisi tehdä? Mene katsomaan todellista työtä työpisteelle Mitä / miksi kysymykset Jalkautuminen ei ole työnarviointia vaan työn ymmärtämistä kastelet muovikukkia Kyllä Miksi? Hauska tarina Teidän pomo vaihtoi elävät kukat muovisiin säästääkseen rahaa Työnantajallani on sopimus teidän konttorin kukkien kastelusta Kukaan ei ikinä lopettanut meidän sopimusta Nyt työni ei ole enää niin tärkeä Mutta silti se on paljon parempi kuin istua pahviboxissa koko päivä En halua enää keskustella ihmisten kanssa

11 Päävaiheet : Arvoketju Virtaus Arvo & hukka Ohjaus Kohti täydellisyyttä 11

12 Prosessikuvauksesta arvovirtakartoitukseen ( VSM ) Pyyntö Näytteenotto Kuljetus/siirto Analyysi Autovalidointi Vastaus 12

13 Kehityspotentiaali 17,3 pv 5 min 2 pv 30 min 10 pv 60 min 5 pv 60 min Asiakkaan / tekijän näkökulma 13

14 Mitä VSM tarkoittaa käytännössä? Määritä prosessi Mittaroi ja aseta tavoite Työryhmä asettaminen Analysoi nykytila ja kysyntä Kuvaa nykytila Arvioi kehityspotentiaali Kuvaa tavoitetila Tee toimintasuunnitelma Pilotoi ja mittaroi edistymistä Vakioi uudet toimintamallit 14

15 Päävaiheet : Arvoketju Virtaus Arvo & hukka Ohjaus Kohti täydellisyyttä 15

16 Virtaus Virtaus on tärkeä suure arvoketjussa Periaate Jos on virtausta, tuotetaan arvoa Jos ei ole virtausta, syntyy lisäkustannuksia

17 Perinteinen autopesu Odotusaika 30 min 20 min 10 min 10 min 5 vaihetta, á 2 min -> läpimenoaika 10 min/auto 6 autoa / h á 10 -> 60 Virtautettu autopesu 6 min Odotusaika 4 min 2 min 2 min 2 min 2 min 2 min 2 min 5 vaihetta, á 2 min -> läpimenaika 1 auto: 10 min -> 2 min/auto 26 (30) autoa / h á 10 -> 260 (300) 17

18 Perinteinen poliklinikka vastaanotto 40 min 20 min 20 min/potilas 1.huone 2.huone 3 potilasta/ h 18 potilasta / pv (6h) 30 min 20 min 10 min Virtautettu poliklinikka vastaanotto 20 min/potilas 10 min 10 min 10 min 10 min Hoitaja 1.huone 2.huone 1.huone Lääkäri 1.huone 2.huone 1.huone 20 min/potilas 30 min/potilas 6 potilasta/ h 4 potilasta/ h 35 potilasta / pv (6h) 22 potilasta / pv (6h)

19 Päävaiheet : Arvoketju Virtaus Arvo & hukka Ohjaus Kohti täydellisyyttä 19

20 Esimerkkejä: Lean vs. perinteinen toiminta Perinteinen: Johtajat kertoo toimenpiteet Asenteissa on ongelmia Tehdään vain oma työ Minulla on riittävät taidot oman työn suorittamiseen Arvioidaan työntekijöiden tuotosta Aina löytyy parempia työntekijöitä Motivoidaan tekijöitä Älä luota kehenkään Korjataan virheitä Kustannus orientoitunutta ajattelu Lean: Johtaja näyttää suuntaa ja ohjaa organisaatiota Ongelma on prosessissa Autetaan toisia & tehdään yhdessä Ymmärrän kuinka oma työni vaikuttaa koko prosessiin Seurataan prosessia Prosessia voidaan aina parantaa Poistetaan ongelmia Me olemme samassa veneessä Ratkaistaan juurisyyt Asiakas orientoinut ajattelu 20

21 Johtaminen muutoksen välineenä Toimintamalli Johtamismalli Toimintaa, prosesseja ja johdetaan aktiivisesti tavoitteiden saavuttamiseksi Tuloksia voidaan saavuttaa vain, kun kaikki kolme mallia on käytössä. Resurssit ja prosessit optimoidaan arvon tuottamiseksi ja hukan minimoimiseksi Toimintamalli Johtamismalli Käyttäyty mismalli kulttuuri Koko henkilöstö ottaa vastuuta toiminnan kehittämisestä, jota tehdään yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Ongelmakeskeisyydestä, ratkaisukeskeisyyteen. Käyttäytymis malli kulttuuri 21

22 Toiminnan läpinäkyvyys ja vuorovaikutus Ylhäältä Alas: Tavoitteet & strategia Sairaanhoito piiri Tulosalue Alhaalta Ylös: Mittarit & ideat & ratkaisut Tulosyksikkö Osasto Osasto Osasto Osasto Osasto Osasto 22

23 Toiminnan mittarit on jalkautettava organisaatioon Esimerkki SHP Tulosalue Röntgen Tuotot Toimintatuotot SHP Toimintatuotot tulosalue Toimintatuotot Röntgen Tutkimukset Hoitoketjun pituus Tutkimusten saatavuus Tutkimusmäärä / modaliteetti Radiologin lausunnot Ostopalvelut Ostopalvelut Lausumattomat / vko Jono Hoitotakuu Hoitotakuu Jono / vko

24 Toiminnan seuranta on näkyvää ja sitä on helppo ylläpitää Periaatteet Esimerkkejä Näkyvyys/visu alisuus Seurantataulu on oltava näkyvällä & keskeisellä paikalla. Selkeys Rakenteen on oltava selkeä ja helppolukuinen. Toiminnantila on nähtävissä yhdellä vilkaisulla. Tavoitteellisuus Toiminnan nykytila ja tavoitteet on esitetty selkeästi ja niitä seurataan mittareiden avulla Päivitys Taulu on päivitettävä riittävän usein, jotta ongelmat tunnistetaan ja niihin pystytään reagoidaan mahdollisimman nopeasti. 24

25 Päivittäisjohtaminen Aamumeeting on lyhyt valmisteltu tilaisuus 5 10 min, johon osallistuu koko henkilöstö Vakioasialista Kävely / seisontameeting Läpikäytävät asiat yleisellä tasolla: 1. Edellisen meeting: avoimet asiat 2 min 2. Tulevan päivän tavoitteet 1 min 3. Työtilanne / resursointi 2 min 4. Yleiset asiat / tiedotusasiat 2 min 5. Kysymykset -> käsitellään seuraavassa kokouksessa 2 min Tavoitteena on nostaa tietoisuutta oman toiminnan vaikutuksesta toimintaa muodostaa yhteinen näkemys tilanteesta nostaa haasteet/avoimet asiat esiin Kehityskohteiden tunnistaminen Tiedonkulun varmistaminen Fokus virtauksessa!! 25

26 Lean: Sairaalatekniikka 26

27 Siisteys ja järjestys Sortteeraa Systematisoi Siisti Standardoi Sitouta Poista kaikki tarpeettomat työkalut ja materiaalit Älä poista tarpeellisia tavaroita Jos et tiedä tai ole varma -> laita karanteeniin Järjestele tarvittavat työkalut ja materiaalit käyttötarpeen mukaan. Tee työpisteestä selkeä kuvaus Luo selkeät merkinnät tarvikkeille Siisti työpiste ja laitteet säännöllisesti Pidä yllä laitteiden toimintakuntoa Kehitä selkeä tarkistusmenettely Niiden avulla pidetään yllä toimivaa työympäristöä. Toteuta seurantaja auditointijärjestelmät, joilla varmistetaan,että työympäristö kehittyy ja 5S:stä tulee osa työkulttuuria. 27

28 SOP ( Vakioitu toiminta )

29 Päivittäisjohtaminen 29

30 Päivittäisjohtamisen teemat Mittarit (esimerkkejä): Toimintahäiriöt teknisistä syistä alle x% toiminta-ajasta Asiakasvalitukset teknisen syyn johdosta x kpl Varaosavaraston arvo alle xx Työtapaturmat x kpl/vuosi Kirjattuja läheltä piti tapauksia x kpl/henkilö Sairaspoissaolot alle x % Resurssit: Vastuutetut toimenpiteet / kehittämisideat 30

31 Tavoite Mittari Aihe Vastuuhenkilö Työryhmä Toimintasuunnitelma Petrus Kukkonen Terhi Christophe Hanna Laitinen Tuija Heikinpalo Nina Koponen Maija Pekki Sini Taura Kirsti Puumalainen aikataulutettu Seppo Kortelainen Jabarian Shahin Maija Pajunen Maarit Heikkilä Päivi Koukkari Leena Piirainen Minna Oksa Maria paasovaara Etenee aikataulussa Niina Göransson Panagiotis Xenos Niina Göransson Tuire Hellsten Eerika Laurila Suvi Roivainen Antti Aakkula Sanni Nieminen Ei aloitettu Alue Röntgen Hans Göransson Stavroula Papaefthimiou Maija Ala-vannesluoma Marko Hiltunen Sini Lehto Suvi Räsänen Patrik Väänänen Eveliina Pitkänen Menossa, myöhässä Eila Salvisto Shilpita Chetta Jaana Alutoin Kirsi Jaatinen Toni Leppä Sari Soininen Hilla Biermann Kaija Sarrola Tehty Minna Laurila Stilianos Papadakis Tuija Enqvist Harri Järvinen Soile Lindfors Miia Vilkman Niina Kärnä Hanna Björklöf Veikko Vuoristo Pyry Jylhä-Vuorio Jessica hafren Maarit koivumäki Sirkku Mustajoki OutiSantakivi Anne Keso Pvm Mika Salvisto Ilkka Törmänen Mervi harinen Jonna Kokkonen Sari Mäkinen Heidi Henriksson Ritva-Leena Rämö Vaiheistus kommentit Uusi TT Uuden koneen käyttöönotto 8/2016 Tilojen remontointi & asennus n n n n o o o o o o o o o o o Tekniikka Optioiden määritys V-P Poutanen Huonekortit: CT- tilat Toni Leppä Laitteen asennus Tekniikka p Tutkimus & potilasjako Hans Göransson uusi / vanha CT n n Seppo Kortelainen Tutustumisjakson suunnittelu Sari Soininen Vastuuhoitajat Lääkäri & hoitaja & fyysikko vierailu Jorvi 16&17.3 Petrus Kukkonen Tutustuminen Jorvi; Hoitajat Sini Lehto Miehitys: Toshiba & Siemens Niina Göransson Ohjeistus & protokollat Sari Soininen Vastuuhoitajat o Testaukset Heikki Yli-Ollila p p Koulutus suunnitelma Koulutus Toni Leppä n n n o s s s s s Vastuuhoitajat Käyttöönotto s s Vastuuhoitajat TT Saatavuuden kehityshankkeet varmistaminen Toni Leppä / Shilpita Elektiivinen jono Hermojuurien siirto Spect -> Toshiba s Hans Göransson alle 3 vko & Osastopäivystysten hallinta & päivystystutkim organisointi ( TT & UÄ ) s s s s Sini Lehto us alle 2h Uusien tutkimus suositusten läpikäynti & ohjeistuksen päivitys p p p o Chetta Neurokuvantaminen uusi TT o o Minna Laurila RMK osalta ok, Hml päivitetään uudelle koneelle Mri päivitys Radiologisten ostojen hallinta Tutkimusten kotiuttaminen Palveluostot Resurssointi & jonojen hallinta: remontointi & asennusaika Petrus Kukkonen Remontin suunnittelu Petrus Kukkonen V-P Poutanen Tilojen remontointi & Tekniikka asennus p p p p p Huonekortien päivitys Vastuuhoitajat n p Laitteen asennus Mri jonojen purku Niina Göransson Vastuuhoitajat Tutkimus & potilasjako Toshiba & Siemens n n n Seppo Kortelainen Mika Salvisto, Minna Laurila Ohjeistus & protokollat: Toshiba n Seppo Kortelainen n Koulutus: Käyttöliittymä Toshiba n n n n Koulutussuunnittelu o Niina Göransson Vastuuhoitajat Koulutus: Laite & käyttöliittymä Toshiba kertaus p p p Testaukset p p Heikki Yli-Ollila Käyttöönotto Seppo Kortelainen Jatkokoulutukset Vastuuhoitajat p pp p p Seurantajakso / kysynnän kartoittaminen Maarit Heikkilä Tutkimusten kilpailuttaminen tarvittavilta osin Petrus Kukkonen Puitesopimukset palvelut tuottajien kanssa n n n Petrus Kukkonen Uudet toimintamallit käytössä n n Maarit Heikkilä Yksikkö infot n n n n maarit Heikkilä 31

32 Lähtötilanne Case esimerkki 32

33 Tutkimusten saatavuus 2015 (T1-mittari) 33

34 Suunnitelma & visio 34

35 Visio 35

36 Kehittämisen näkökulmat : Asiakas Saatavuuden ja palvelukyvyn parantaminen Toiminta Toiminnan ja prosessien kehittäminen & uudistaminen Johtaminen Faktapohjainen johtaminen & Toiminnan mittarit Henkilöstö Henkilöstön sitouttaminen & resurssien varmistaminen 36

37 Toimenpiteet 37

38 Resurssien varmistaminen Koko henkilökunnan haastattelu Kehittämisen lähtökohdat & henkilökunnan huomioiminen ennen toteutusta Uusien lääkärien rekrytointi Resurssien hallinta Lääkärit Hoitajat 1.henkilö 2.henkilö 3.henkilö 1.henkilö 2.henkilö 3.henkilö 1.henkilö 2.henkilö 3.henkilö 1.henkilö 2.henkilö 3.henkilö 1.henkilö 2.henkilö 3.henkilö Syyskuu to pe la su ma ti ke to pe la su ma ti ke to pe la su ma ti ke to pe la su ma ti ke to pe v v v v p v v v v v v v p p v v v v v v v p p p p p p p p kv kv kv p kv p kv kv kv kv p p p p p p p p p v v v v v v v p p p p p p e p e p e p e p e p p e p p e p p e p p e p v v v v v v v v v v v v v v k k p p p p k k k ko ko ko ko ko ko ko ko ko ko ko ko 38

39 Päivittäisjohtaminen; johtamisen fokus virtauksessa Tavoitteena: nostaa tietoisuutta oman toiminnan vaikutuksesta sujuvoittaa tekemistä nostaa ongelmat esiin ja ratkaista ne toiminnan kehittäminen tiedonkulun varmistaminen Toiminnan mittarit Modaliteetit: Hoitoisuus Jono / vko Aikavaraus vs. Tot. tutkimus % Tutkimusmäärät: / vko Lausutut tutkimukset Peruuntuneet aikavaraukset / vko Henkilöstö poikkeamat työvuorolistasta Asiakas Asiakastyytyväisyys (happyornot) Haipro ilmoitukset & asiakaspalaute 39

40 Toimenpiteet ensimmäisessä vaiheessa Ultraäänitutkimukset: UÄ-tutkimukset + 25 kpl / vko. -> n. 15% Tietokonetomografia: Angio Spect Mri TT-tutkimukset + 25 kpl/vko. -> n. 10% ti&to -> ti&ke&to -> n.37% 4 -> 5 tutkimusta / ma&to -> n.20% Mri iltavuorot -> n.30 tutkimusta / vko -> n. 20% Lisätöistä -> iltavuoroon 40

41 Viikkoraportti: Tavoitealueittain 41

42 Kehittämistyöpajat & kehittämissuunnitelma 42

43 Viikkotason seuranta: tutkimusmäärät 43

44 Kustannusseuranta Toteumaseuranta & ennuste: Kirjaus FPM kuukauden mukaisesti Ostopalvelut Kumulatiivinen yhteensä Kumulatiivinen TA Lääkärien palkat Kumulatiivinen Kumulatiivinen TA Lääkärit erilliskorvaukset Kumulatiivinen Kumulatiivinen TA Myynti kk Sisäinen myynti Lääkärikustannukset kk 4 Palvelumyynti kk toteuma kk toteuma yhteensä Kumulatiivinen Kumulatiivinen kk toteuma Kumulatiivinen kk 631 Sisäinen 821 myynti TA kk 850 Palvelumyynti TA2016 kumulatiivinen kk toteuma yhteensä Kumulatiivinen TA2016 palvelumyynti TA2016 sisäinen myynti TA2016 kk yhteensä TA2016 kumulutiivinen

45 Tulokset 45

46 Tutkimusten saatavuus ( T2-mittari alkaen) 46

47 Tutkimusmäärät Keskimäärin / viikko / modaliteetti ka 2010 ka 2011 ka 2012 ka 2013 Ka 2014 Ka 2015 Ka 2016 Natiiviröntgentutkimukset ,4 % Tietokonetomografiatutkimukset ,9 % Ultraäänitutkimukset ,2 % MRI ,3 % Radiologiset toimenpiteet ,1 % Angiografiatutkimukset ,2 % Varjoainetutkimukset ,4 % Kartiokeilatietokonetomografiat ,1 % Radiologisten tutkimusten oheistoiminnot ,6 % Yhteensä 47

48 Kustannusvaikutukset: Kuvantamisostot ulkoiselta palveluntuottajalta: ke ke Asiantuntijapalveluiden ostot: ke ke Toimintatuotot ke ( myynti ulkoisille toimijoille +10% ) Toimintakulut ke* * ennuste 48

49 Kysymykset 49