Kyyjärven kunnan kuljetuspalveluiden hankinta, mukana optio eräistä Perusturvaliikelaitos Saarikan Kyyjärven alueen kuljetuksista

Transkriptio

1 Kyyjärven kunnan kuljetuspalveluiden hankinta, mukana optio eräistä Perusturvaliikelaitos Saarikan Kyyjärven alueen kuljetuksista Kahden organisaation yhteishankinta Kyyjärvi Kyyjärvi on 1400 asukkaan vireä kunta pohjoisessa Keski-Suomessa Suomenselän alueella. Kunnassa on hyvät palvelut, hyvää asua ja elää. Perusturvaliikelaitos Saarikka vastaa Kannonkosken, Karstulan, Kivijärven ja Kyyjärven kuntien sekä Saarijärven kaupungin yhteensä noin asukkaan sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista lukuun ottamatta varhaiskasvatusta. Kivijärvi ja Saarikka kilpailuttavat yhdessä kuljetuspalveluja tällä tarjouskilpailulla. Sopimuskausi on tällä kertaa noin vuoden mittainen, koska Saarikka ja sen jäsenkunnat selvittävät parhaillaan yhteistyön lisäämistä kuljetushankinnoissa. Hankinnasta päätöksen tekee Kyyjärven kunta myös Saarikan maksamien kuljetusten osalta.

2 Sisällys 1. HANKINNAN TAVOITEAIKATAULU TARJOUSPYYNNÖN RAKENNE Tarjouspyynnön liitteet HANKINTAMENETTELY HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO TARJOAJALTA VAADITTAVAT SELVITYKSET Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Tarjouksen vertailussa käytettävät selvitykset Tarjouksen ilmoitettavat muut tiedot OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET TARJOUSTEN KÄSITTELY TARJOUSTEN VERTAILU TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA LUOTTAMUKSELLISUUS TARJOUSPYYNNÖN PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS HANKINNAN TAVOITEAIKATAULU Hankintamenettelyn tavoiteaikataulu on: - : hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjojen julkaiseminen Hilmassa klo 12:00: tarjousten jättöaika päättyy. - hankintapäätös pyritään tekemään kesäkuussa hankintasopimukset pyritään solmimaan valittujen toimittajien kanssa heti valitusajan päätyttyä. Hankintamenettelyä koskevat aikataulumuutokset ovat mahdollisia. Jos sellaisia tehdään, niistä tiedotetaan asiakirjapäivitysten yhteydessä tai julkaisemalla hankintailmoituksen korjausilmoitus hankintailmoitukset.fi - palvelussa. 2. TARJOUSPYYNNÖN RAKENNE Tarjouspyyntö koostuu useasta asiakirjasta. Aineiston valmistelussa on pyritty:

3 - yhtäältä siihen, että myös asiaa vähemmän tunteva tarjoaja voisi jo kilpailuvaiheessa nähdä millainen sopimus ostajan kanssa syntyy, mikäli tulee valituksi palveluntuottajaksi. Siksi tarjouspyynnön liitteissä jaetaan tarjousten laatimisessa välttämättä tarvittavaa tietoa, sekä kerrotaan hankittavan palvelun sopimusehdot. - toisaalta siihen, että liitteenä oleva tarjouslomake auttaisi tarjoajaa tekemään tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia. Varsinaisessa tarjouspyynnössä kerrotaan tarjouskilpailun järjestämisestä Tarjouspyynnön liitteet Liite 0a: Liite 0b: Liite 1: Liite 1a: Liite 1c: TARJOUSLOMAKE Alustavat reittitiedot. Sopimuksen Liite 1b laaditaan vastaavalla tavalla ennen sopimuksen allekirjoittamista. Lisäksi kunta ilmoittaa liikennöitsijälle kuljetettavien oppilaiden ja Saarikka omien kuljetusta tarvitsevien asiakkaiden palvelun järjestämiseksi välttämättä tarvittavat nimet. Hankintasopimusluonnos Ryhmäkuljetusten palvelutasokuvaus Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 PALVELUT 3. HANKINTAMENETTELY Tämä tarjouskilpailu johtaa hankintasopimukseen yhden tai useamman toimittajan kanssa. Nimettävien toimittajien määrä riippuu siitä, kuinka monelta toimittajalta saadaan riittävä automäärä. Mahdollisia sopimuskauden aikaisia lisätilauksia voidaan tehdä tarjoajilta tarjouskilpailun tuloksen mukaisessa järjestyksessä. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. 4. HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Tarjouskilpailun perusteella hankitaan tarvittavia Liitteen 1a ryhmäkuljetuksia. Tarjouskilpailuvaiheessa reittejä on luonnosteltu liitteeseen 0b. Reittien muuttaminen on tilaajien yksinomainen oikeus. Muutosoikeus koskee myös satunnaisia päiväkohtaisia reittimuutoksia esimerkiksi silloin, kun koulupäivä päättyy kaikilla oppilailla samaan aikaan.

4 Kyyjärven kunta järjestää tämän tarjouskilpailun yhdessä Perusturvaliikelaitos Saarikan kanssa. Hankinnan kohteena on pääosin Kyyjärvellä suoritettavat henkilökuljetuspalvelut. Hankittaviin kuljetuspalveluihin kuuluu: - kunnan maksamat lukuvuoden koulukuljetukset (liite 0b) - kunnan maksama Kyyjärvellä tapahtuva asiointiliikenne torstaisin ryhmäkuljetusten jatkona ja/tai välissä. Tämän reitin hinta muodostetaan tarjoushintojen perusteella noudattaen reittien muuttamista varten annettuja hintoja. - Optiona hankinnassa on mahdollisuus sopia: o Kyyijärvellä asuvien VPL- ja SHL-kuljetuspalveluasiakkaiden kyytitilausten vastaanottamisesta ja tilattujen kyytien ajamisesta ja/tai välittämisestä Saarikan ohjeistamille autoilijoille. o muista Saarikan tarvitsemista henkilö- ja tavarakuljetuksista. Optiot edellyttävät sekä Saarikan, kunnan, että liikennöitsijän yhteistä hyväksyntää. Niiden tarkemmasta sisällöstä sovitaan yhdessä joko sopimusta solmittaessa tai sopimuksen voimassaoloaikana. Hankinnan kohde on määritelty tarkemmin Hankintasopimusluonnoksessa (Liite 1) ja sen liitteissä. Sopimusehtoja täydennetään JYSE 2014 PALVELUT - sopimusehdoilla. Tarjouskilpailun tulos (vertailujärjestys) voi toimia mahdollisten lisätilausten perusteena esimerkiksi silloin, kun tilaajan tarve kasvaa jostain syystä tilattua suuremmaksi. Tällöin lisätilaukset osoitetaan vertailujärjestyksessä tarjouksen tehneille. Lisätilauksessa esitetään tarvetta vastaavat kalustovaatimukset. Liikennöitsijällä on oikeus hylätä tai hyväksyä lisätilaus. Liikennöitsijän hyväksyessä lisätilauksen, osapuolet sopivat niiden hoitamisesta. Mikäli liikennöitsijä ei hyväksy lisätilausta, tilaaja tarjoaa sitä vertailujärjestyksessä seuraavalle. Tarjouksellaan tarjoaja sitoutuu valituksi tultuaan noudattamaan tämän tarjouspyynnön liitteissä olevia sopimusehtoja koko sopimuskauden ajan. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on noin euroa. Tarjoajan on hyvä huomata, että ennakoituun kokonaisarvoon tulee lain mukaan laskea kaikki mahdolliset optiot.

5 5. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Tarjous tulee jättää suljetussa kirjekuoressa. Tarjous tulee jättää tarjouslomakkeella (Liite 0a). Tarjouslomakkeeseen ei pidä (eikä tarjoukseen muutoinkaan) lisätä mitään tarpeetonta, varsinkaan tarjouspyynnön kanssa ristiriidassa olevia asioita (esim. hinta- ym. varaumia ja/tai omia sopimusehtoja). Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjouspyynnön ehtojen vastainen tarjous. Tarjouksien (liitteineen) laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen, eikä tarjouksen tekijälle makseta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjousten tulee olla voimassa vähintään saakka. Tarjousten ennenaikaisen avaamisen välttämiseksi tarjouskuoreen tulee tehdä merkitä: "TARJOUS/KULJETUSPALVELUT". Tarjous toimitetaan osoitteeseen: Kyyjärven kunta Sivistyslautakunta Honkalehdontie Kyyjärvi Tarjouksen tulee joka tapauksessa olla perillä viimeistään perjantaina klo Tarjouksien avaustilaisuus on suljettu. 6. TARJOAJALTA VAADITTAVAT SELVITYKSET 6.1. Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Selvitys 1. Yhteiskunnalliset velvoitteet Yhteiskunnallisten velvoitteiden suorittamisesta tulee antaa selvitys TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 1. Selvitystä käytetään osaltaan (tarjouslomakkeessa kerrotulla tavalla) tarjoajan kelpoisuuden arvioimisessa. Hankintayksikkö voi jättää solmimatta sopimuksen sellaisen toimittajan kanssa, joka ei ole hoitanut yhteiskunnallisia velvoitteita tai antaa niistä väärää tietoa tarjouksessaan. Velvoitteet tulee olla hoidettuna myös sopimuskauden aikana.

6 Selvitys 2. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan tulee antaa tarjoajan kyvykkyyttä koskeva selvitys TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 2 kerrotulla tavalla. Selvityksessä tulee vastata tarjouslomakkeessa ohjeistettuihin asioihin, sekä kertoa miten tarjoaja täyttää ko. ohjeessa kerrotut minimivaatimukset. Selvitystä käytetään erityisesti sen arvioimiseksi, millaiset taloudelliset ja osaamiseen liittyvät edellytykset tarjoajalla on selvitä kilpailutettavasta palvelukokonaisuudesta. Sellaista tarjoajaa, jonka tarjouksesta ei voida saada riittävää ja uskottavaa kuvaa kyvykkyydestä, ei voida ottaa mukaan tarjousvertailuun Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Selvitys 3. Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Selvitystä 3 käytetään tarjouksen kelpoisuuden arvioinnissa. Tarjoajan tulee antaa TARJOUSLOMAKKEELLA kohdassa Selvitys 3 selvitys siitä, että se hyväksyy kilpailutusasiakirjoissa esitetyt vähimmäisvaatimukset ja sopimusehdot, sekä niiden tulkintajärjestyksen suhteessa tarjoajan tarjouksessa ilmoittamiin tietoihin ja ehtoihin. Tarjouksen kelpoisuutta arvioidaan kaikkien selvitys 3:ssa ilmoitettujen tietojen perusteella, mutta myös ottaen huomioon koko tarjouksen sisältö Tarjouksen vertailussa käytettävät selvitykset Selvitys 4. Tarjousten vertaamisessa käytettävät tiedot Tarjoajan on TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 4 on ohjeet tarjousvertailussa verrattavien tietojen ilmoittamiseksi Tarjouksen ilmoitettavat muut tiedot Selvitys 5. Tarjouksen liitteet ja sen sisältämät luottamukselliset tiedot TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 5 tarjoajia pyydetään yksilöimään kaikki tarjouksensa liitteet.

7 Tarjoajaa pyydetään lisäksi ilmoittamaan kunkin liitteen kohdalla, sisältääkö tarjous liike- tai ammattisalaisuuksia. Kukin liike- ja ammattisalaisuudeksi ajateltu kohta tulee merkitä ja perustella. Mikäli perusteluissa on salassa pidettävää tietoa, ne voi tarvittaessa antaa erillisellä salaisella liitteellä. Ellei ilmoitusta liike- ja ammattisalaisuuksista anneta, tulkitaan, ettei tarjous sisällä salassa pidettäviä liike- tai ammattisalaisuuksia. 7. OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Tarjous on annettava siten, että siinä on tarjottu vähintään yhtä tarjouspyynnön reittiliitteessä määriteltyä reittiä Yksittäisten reittien lisäksi on mahdollista jättää kaikki reitit käsittävä kokonaistarjous. Kaikki hyväksyttävät osatarjousvaihtoehdot on lueteltu tarjouslomakkeessa (Liite 0a). Osatarjouksia on mahdollista jättää tämän tarjouspyynnön ja sen liitteenä olevaan tarjouslomakkeeseen merkityssä laajuudessa. Tarjouksia on mahdollista jättää: - osatarjouksena kullekin reitille yksin ja erikseen - kokonaistarjouksena, joka sisältää kaikkien reittien hoitamisen. Tarjouslomakkeessa (Liite 0a) on lueteltu kaikki yksittäiset reitit. Iltapäivän klo 13 paluuliikenteen osalta tarjoaja voi tarjota myös sellaista reittiä, jossa osaa reitin oppilaista odotutetaan koululla sillä välin kun toisia oppilaita kuljetetaan koteihin. (Aamulla oppilaita ei voi tuoda koulun pihaan odottamaan.) Tilaajalla on myös oikeus muuttaa päiväkohtaisesti reittien toteutusta ja ajoaikoja silloin, kun se tapauskohtaisten lukujärjestysmuutosten vuoksi tarpeen (esimerkiksi syyslukukauden alkaessa koulupäivä päättyy kaikilta samaan aikaan). Poikkeuspäivien reittihinta muodostuu sopimusluonnoksen ja tarjoushintojen perusteella. Liikennöitsijällä ei ole oikeutta laskuttaa tapauskohtaisia muutoksia itse valitsemallaan tavalla. Tarjousta ei saa jakaa sellaisiin osiin, joka ei sisällä reittiliitteessä kerrotun reitin kaikkia määriteltyjä kohteita. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa todetaan tarjoajien kelpoisuus. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne Tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, teknisesti, toiminnallisesti tai muut seikat huomioon ottaen voida arvioida selviytyvän tarjouspyynnön mukaisista velvoitteista.

8 Tarjouskilpailusta suljetaan myös sellaiset Tarjoajat, joiden havaitaan antaneen tarjouksessaan Ostajalle oleellisesti vääriä tietoja. Tarjoajien arviointi tapahtuu tässä tarjouspyynnössä ja tarjouslomakkeessa ilmoitettuja kriteerejä noudattaen. Toisessa vaiheessa tarkastetaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Ensimmäisen ja toisen vaiheen kelpoisuusehdot täyttäviä tarjouksia vertaillaan tarjouspyynnössä, kohdassa 9 ilmoitetuin kriteerein. Lainvoimaisen hankintapäätöksen jälkeen valituksi tulleiden toimittajien kanssa tehdään puitejärjestelyä koskeva sopimus liitteenä olevan sopimusluonnoksen pohjalta. 9. TARJOUSTEN VERTAILU Palveluntuottaja(t) valitaan käyttäen vertailuperusteena halvinta hintaa. Valituksi tulee se tarjous tai ne tarjoukset, joiden mukaan kilpailutuksen kohteena olevat reitit tulevat kunnalle kokonaisuutena halvimmalla tavalla hoidettua. Vertailu toteutetaan seuraavasti: 1. Ensin verrataan kunkin reitin hinnat siten, että tarjoajat laitetaan tarjoushinnan perusteella hintajärjestykseen. Kunkin reitin päivähintaan lisätään vertailulaskelmassa autokohtainen tarjouslomakkeessa ilmoitettu: tuntiveloitus kerrottuna luvulla 0,25 ja kilometriveloitus kerrottuna luvulla 7. Lisäyksellä pyritään ottamaan vertailuhinnassa huomioon mahdollisten reittimuutosten hintavaikutuksia. 2. Toisessa vaiheessa verrataan mahdollisia kokonaistarjouksia ensimmäisen vertailuvaiheen jälkeen halvimpaan kokonaisuuteen. Myös kokonaistarjouksen hintaan lisätään vertailulaskelmassa jokaiseen reittiin neljännestunnin tuntiveloitus ja 7 km:n kilometriveloitus. 3. Valituksi tulee Tilaajan kannalta halvin vaihtoehto. Vaikka tarjousta pyydetään yksittäisistä reiteistä, valituksi voi tulla myös kokonaistarjouksen antaja, mikäli tämän tarjous osoittautuu kokonaisuutena halvimmaksi tarjoukseksi. Mikäli yksi tai useampi vaihtoehto tulee samanhintaiseksi, valinta tehdään vaihtoehtojen välillä arvalla. 10. TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA LUOTTAMUKSELLISUUS

9 Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 7 :n mukaan tarjoukset ovat asianosaisjulkisia sen jälkeen kun hankintaa koskeva päätös on tehty ja julkisiksi kun hankintasopimus on solmittu. Jos Tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää hankinta- tai julkisuuslain määritelmien mukaisesti liike- tai ammattisalaisuuksia, Tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö arvioi perustelun hyväksyttävyyden. 11. TARJOUSPYYNNÖN PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Kyyjärvellä Maija-Liisa Immonen sivistystoimenjohtaja Kyyjärven kunta