Pilvipalveluiden konkreettiset kustannussäästöt ja tuottavuushyödyt Aki Antman. Sulava Oy Mannerheimintie Helsinki

Transkriptio

1 Pilvipalveluiden konkreettiset kustannussäästöt ja tuottavuushyödyt Aki Antman Sulava Oy Mannerheimintie Helsinki

2 Sulava Edelläkävijä Loistava asiakastyytyväisyys Parhaat osaajat Tehokas 2

3

4 Sulava Oy Perustettu 2010, ~20 työntekijää, kasvuyritys 2011 liikevaihto noin 1,4 m, voitollinen, 2012 ~2 m, voitollinen, 2013 ~100% kasvu Cloud accelerate, Gold Collaboration & Content Tietotyön ja pilvipalveluiden edelläkävijä Todistettu osaaminen Vahva Microsoftkumppani Tietotyön kehittäminen Pilvipalvelut 4

5 Sulava Oy Loistava asiakastyytyväisyys CSAT 184 PinPoint 5,0 / 5,0 Hallituksessa Kimmo Rasila, Jorma Turunen, Piia-Noora Kauppi, Taneli Tikka Kasvuyritys CSAT 184 PinPoint 5,0 Kivikovat osaajat..ja lisää tulossa

6 Esimerkkejä asiakkaistamme

7 Esimerkkejä asiakkaistamme

8 Mitä on nykyajan tietotyö? Mobiilipalvelut Kuluttajistuminen Tehokkuus Tiedon jakaminen 8

9 Skypen saaminen työkoneelle kesti 4 kuukautta. - Johtaja, kotimainen pörssiyritys Lotus Notes... fuck! :) Tää on ihan samanlainen kuin 10 vuotta sitten kohdatessamme. Tähän loppui tuottavuus. - Viesti jättikonsernissa aloittaneelta johtajalta Mailien saaminen iphoneen kesti 3 viikkoa ja vie itseltäni yli 10 työtuntia. - Johtaja, globaali konsulttiyritys Meillä on estetty pääsy lähes kaikkialle. Muutenhan työntekijät vaan surffaisi. - Kotimaisen pörssiyrityksen tietohallintojohtaja

10 Näin me haluamme työskennellä

11 Sulavan lupaus: +7 tuntia tehokasta työaikaa jokaisen työviikkoon

12 Tuottavuuden nousu Sosiaalisen teknologian ja sen mukaisten uusien toimintamallien avulla tehostettu viestintä ja yhteistyö voi nostaa tietotyöläisen tuottavuutta prosenttia. Sähköpostien lukeminen ja vastaaminen tuottavuutta Tiedon etsiminen ja kokoaminen Viestintä ja yhteistyö sisäisesti +25% lisää Tietotyöläisen Tuottavuuden työtehtävät parannus % tyypillisestä viikosta % Lisääntynyt tuottelias aika % työviikosta Roolikohtaiset tehtävät Yhteensä Lähde: McKinsey, The Social Economy: Unlocking value and productivity through social technologies

13 1. Sähköposti-pingis vie 28% työjasta.

14 2. Tiedon pihtaaminen vie 19% työjasta.

15 3. Palaveripiina vie 14% työjasta.

16 sähköpostin käsittely tiedon haku sisäinen yhteistyö = 28h 7 tuntia vapautuu oikeaan tekemiseen

17 IT investointien hyötyjen arviointi ja mittaus Mitä mitata? Kovat ja pehmeät hyödyt Mittaustavat Sopimukset

18 Esimerkki: Office 365 lukuina Yksi Microsoftin nopeimmin kasvavista tuotteista ikinä 20% yritysasiakkaista käyttää (14% 12 kuukautta sitten) Suomessa satojatuhansia käyttäjiä, arvio mennessä SharePoint, Lync ja Exchange CRM, Project, Intune ja paljon muuta Sosiaalinen tietotyö Läsnätyö ja mobiiliteetti

19 Milloin investointeja pitää mitata Ennen investointia Hankintapäätöksen tuki Arvio vaikutuksista Investoinnin jälkeen Tehdyn investoinnin optioiminti Tulosten validointi Hienosäätö Virheiden välttäminen Optimointi ja panosten kohdentaminen

20 Mitattavia alueita Laitteistokustannukset Ohjelmistokustannukset Operatiiviset kustannukset Vaikutus yrityksen omaan työpanokseen Työn tehostuminen Liiketoimintahyödyt Kilpailuetu Jatkuvat kustannukset Työn tehostuminen Vaikutukset liiketoimintaan

21 Mittaustapoja Kustannusten mittaus Esim. TCO, Total Cost of Ownership Ei ota huomioon palvelusta saatavia hyötyjä Total Economic Impact Forrester Huomoi esim. Ajansäästön erityyppisissä tehtävissä Vaikutukset kiistettävissä

22 Esimerkki: pilvipalveluiden soveltuvuuden selvitys Mitä Tietoisuuden ja ymmärtämyksen nostaminen eri ratkaisuvaihtoehdoista Onko mahdollista? Teknisten siirtymävalmiuksien selvitys Sopiiko tarpeisiin Palveluiden soveltuvuuden tarkastelu Solution Alignment Workshops Kannattaako TCO Study Business Case Kuinka Karkean tason siirtymäsuunnitelma ja siirtymäkustannukset

23 Kustannusanalyysi Nykytilan kustannukset Ohjelmistot Laitteistot Palvelu Oma työ Pilvipalveluiden kustannukset Palvelutason muutokset Nykytila Vertailtava tila Siirtymän kustannukset

24 Esimerkki kustannusvertailusta Year1 Year2 Year3 Year4 Year5 Year6 On Premise Exchange , , , , , ,0 Lync 55000, , , , , ,0 SharePoint , , , , , ,0 Licensing , , , , , ,0 ECAL , , , , , ,0 On Premise Total , , , , , ,00 On Premise / user / month 38,55 40,14 37,77 38,67 37,39 37,39 Office 365 / user / month 35,49 26,07 26,07 26,07 26,07 26,07 Office 365 total , , , , , ,00 Licensing , , , , , ,0 Office 365 deployment 50000,0 Office 365 Operations 30000, , , , , ,0 Difference , , , , , ,0 Difference % -7,9 % -35,1 % -31,0 % -32,6 % -30,3 % -30,3 %

25 Vastuunjaon muutokset On Premise Office 365 Ohjelmistot Microsoft Microsoft Käyttöönotto Asiakas Asiakas Versiopäivitykset Asiakas Microsoft (kuuluu palvelun hintaan) Tietoturvapäivitykset Asiakas Microsoft Palvelinlaitteistot Asiakas Microsoft Varmistukset Asiakas Microsoft ** Työasemaympäristö Asiakas Asiakas Suorituskyky Asiakas Microsoft Skaalautuvuus Asiakas Microsoft Kapasiteetti Asiakas Microsoft * Saatavuus Asiakas Microsoft + Asiakas Tuki ("palvelinympäristö") Asiakas Microsoft Ongelmaselvitys Asiakas Microsoft Tuki ("työasemaympäristö") Asiakas Asiakas Käyttäjähallinnointi Asiakas Integroitu asiakkaan ja pilvipalvelun välillä Mobiilikäyttö Asiakas Microsoft Lisenssikustannukset Lisenssi / SPLA Sis. Palvelumaksuun Microsoftin tuotevastuu ja tuki Ohjelmistovirheet Ohjelmiston ja palvelun tuottamisen virheet Pilvipalveluissa Microsoft ottaa huomattavasti suuremman vastuun asiakkaan palvelun laadusta On Premise -malliin verrattuna * Palveluun sisältyy esim. 25GB tallennustilaa per postilaatikko, lisäkapasiteetti lisämaksusta ** Palvelulle taataan 99,9% käytettävyys

26 Muutokset olemassaoleviin sopimuksiin Tarvittavat tukisopimukset SLA:n muutokset Loppukäyttäjien tarvitsema tuki Olemassa olevat palvelusopimukset ja niiden irtisanomismahdollisuudet Nykyiset ohjelmistolisenssit ja mahdolliset siirtymäpolut

27 Esimerkkejä rahallisista hyödyistä tietotyössä Aina ajantasainen ympäristö Tietotyötä voi tehdä missä tahansa Tietoturva Tietoturvan ylläpito päivitysten, tietoturvakorjausten ja tietoturvaohjelistojen kautta Korkea käytettävyys Samat ohjelmistot kaikilla työasemilla Tablettien yleistyminen ja muut mobiililaitteet (Lumiat!) Postilaatikon koko 25 GB (+rajaton arkisto) Nykyinen postilaatikon koko 500 MB Käyttäjät joutuvat siivoamaan postiaan jatkuvasti Arvioidaan palveluntarjoajan veloitus esim. 5 GB postilaatikosta

28 TEI-analyysi (Forrester)

29 Sulava: Työn tehostumisen mittaaminen Tietotyön mittauksen kautta voidaan selvittää asiakkaan tapa hyödyntää tietotyövälineitä Auttaa asiakasta tehostamaan tietotyötä Sulava Analytics ohjelmistokokonaisuuteen kuuluvat seuraavat tuotteet: Exchange Tracking sähköpostin käyttö ja rooli organisaation viestinnässä. Lync Monitoring Lync käyttöaste ja käyttötavat organisaatiossa. Yhdistettynä sähköpostin käytön seurantaan saadaan tieto kommunikointitapojen muutoksista Lync käyttöönoton jälkeen SharePoint Library Analyzer käytetäänkö SharePointia optimaalisesti dokumenttien jakamiseen. File Surface Analyzer ohjelmalla saadaan selville, mihin uusia asiakirjoja luodaan, missä niitä muokataan. Soveltuvuus: Halu ymmärtää onko tehdyistä investoinneista ollut hyötyä Kuinka välineistä otetaan vielä enemmän irti Missä osissa organisaatiota tietotyö tehokkainta, missä eniten kehitettävää Panosten, esim. Koulutus, kohdentaminen

30 Yhteenveto Vakiotoiminnot käyttöön Tehokkuus Tiedon jakaminen Office ja muut tuotteet

31 Painopiste projekteista työn muutokseen Joukkoistaminen Pelillistäminen Uudet päätelaitteet Siirtyminen laajemmin pilvipalveluiden käyttöön ja/tai räätälöintien välttäminen Pilvi Tietotyön menetelmien kehittäminen Uudet tavat toimia Tuottavuus

32 Mitä tulee tehdä? Itsepalvelusovellusten mahdollisuuksien kartoitus IT-strategian päivittäminen kokonaisvaltaisesti, erityispainona uudet välineet ja tavat tehdä tietotyötä. Nykyisten hankinta- ja lisenssimallien analysointi sekä kustannussäästöjen kartoitus uusilla hankintamalleilla Pilvisiirtymän aloittaminen: konesalin siirto pilveen sekä sovellusten hankinta palveluna Puhe-, pikaviestintä- ja videoneuvottelupalveluiden konsolidointi ja siirto pilveen Sosiaalisen teknologian hyödyntämisen tiekartan laatiminen Windows 8-laitteisiin, ml. Windows RT ja Windows Phone, varautuminen ja niiden käyttöönotto + BYOD Pilvi Tietotyön menetelmien kehittäminen Uudet tavat toimia Tuottavuus

33 Kiitos! sulava.com Facebook, Twitter, LinkedIn, Google