Etäkokousohjeet HUS:n työntekijöille, joilla on Lync/Skype asennettuna työasemalle

Transkriptio

1 Etäkokousohjeet HUS:n työntekijöille, joilla on Lync/Skype asennettuna työasemalle Tämä ohje on tarkoitettu HUS:n sisäisille työntekijöille, eli käytössä täytyy olla HUS:n antamat tunnukset, joita käytetään työasemalle sisään kirjautuessa. Työasemalla täytyy myös olla asennettuna Lync tai Skype pikaviestisovellus. Tässä Word-ohjeessa käydään tarkemmin läpi etäkokouksen perustaminen ja siihen liittyminen. Voit myös katsoa noin minuutin kestävän video-ohjeen klikkaamalla linkkiä: 1. MITÄ ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMISEEN TARVITAAN? Ennen kuin alat käyttämään etäkokouksia työssäsi, kiinnitä huomiota siihen, mitä kaikkea tarvitset etäkokousten luomiseen ja/tai etäkokoukseen liittymiseen. Laitteiston tulee olla kunnossa, jotta etäkokous sujuisi ongelmitta. Millä laitteella etäkokoukseen voi liittyä? Etäkokoukseen voi liittyä käyttäen tietokonetta, tablettia ja puhelinta. Laitteen tulee olla toimivassa kunnossa. Millainen yhteys tarvitaan? Etäkokouksessa vaivattomaan työskentelyyn tarvitaan kuuluva ja häiriötön internet-yhteys. Lisälaitteet: Mikrofoni Lisälaitteet eivät ole pakollisia, mutta mikrofonin käyttöä suositellaan. Ilman mikrofonia kokouksiin voi osallistua lähinnä kuunteluroolissa. Mikrofonina suositellaan käytettävän kuulokemikrofonia. Kannettavan tietokoneen sisäänrakennettu mikrofoni käy, jos muita mikrofoneja ei ole lähettyvillä. Lisälaitteet: Web-Kamera Web-kamera ei ole pakollinen, ellei kokouksen järjestäjä/puheenjohtaja edellytä sen käyttöä. Selaimet: Ammattilaisten osiota ja etäkokouksia suositellaan käytettävän Internet Explorerilla. Tarvittaessa käyttö onnistuu myös Google Chromella ja Safarilla. 2. AMMATTILAISTEN OSIOON KIRJAUTUMINEN Ammattilaisten osioon kirjaudutaan osoitteesta Ammattilaisten osio on osa HUS:n Terveyskylä-sivustoa.

2 Ammattilaisten osiossa perustetaan etäkokoukset, kutsutaan kokouksiin osallistujat ja liitetään kokouksiin mukaan etukäteismateriaaleja. Ammattilaiset kirjautuvat ja tunnistautuvat joko HUS-tunnuksilllaan (HUSin työntekijät) tai VRK-kortillaan (HUSin ulkopuoliset ammattilaiset). Etäkokoukset on tarkoitettu käytäväksi vain ammattilaisten välillä. 3. UUDEN ETÄKOKOUKSEN PERUSTAMINEN Uusi etäkokous perustetaan klikkaamalla Perusta etäkokous -painiketta Terveyskylän ammattilaisten osion Omat etäkokoukset -välilehdeltä. Huomaa, että vain HUSin työntekijöillä on oikeus perustaa etäkokouksia. Näytölle avautuu Etäkokouksen perustaminen -ikkuna. Anna etäkokoukselle lyhyt, mutta kuvaava nimi. Järjestäjätieto tulee järjestelmästä automaattisesti. Jos perustat etäkokouksen jonkun toisen puolesta, voit korvata omat tietosi toisen henkilön tiedoilla. Etäkokouksen perustetaan tällöin puheenjohtajan nimissä. Lisää osallistujat sähköpostiosoitteen perusteella. Muista klikata Lisää -painiketta jokaisen osallistujan jälkeen! Lisää etäkokouksen tiedot. Voit lisätä liitteitä klikkaamalla Hae tietokoneelta -painiketta. Muista myös klikata Lataa -painiketta jokaisen liitteen jälkeen. Anna etäkokoukselle ajankohta, eli päivämäärä, aloitusaika ja kesto minuutteina. Paina lopuksi Luo etäkokous - painiketta.

3 Perustetusta etäkokouksesta lähetetään sähköpostiheräte kaikille kokouksen osapuolille. Heräte sisältää mm. perustiedot etäkokouksesta (aihe, järjestäjä, ajankohta) ja ohjeet etäkokoukseen liittymiseen. Tieto kokouksesta ilmestyy kaikille kokouksen osapuolille myös Terveyskylän ammattilaisten osioon Omat etäkokoukset -välilehdelle. 3.1 Etäkokouksen perustaminen aiemman kokouksen pohjalta Uuden etäkokouksen voi perustaa myös aiemman etäkokouksen pohjalta. Tämä on hyödyllinen ratkaisu, jos etäkokous halutaan perustaa esimerkiksi viikoittain vastaavilla (tai lähes vastaavilla) tiedoilla ja/tai osallistujilla. Etäkokous perustetaan aiemman pohjalta klikkaamalla päättynyttä etäkokousta Omat etäkokoukset - välilehdellä. Kokouksen pohjalta luodaan etäkokous klikkaamalla Luo seurantakokous. Etäkokouksen perustaminen -ikkuna avautuu, johon kopioituu aiemman etäkokouksen tiedot. Kokouksen tietoja voi muuttaa normaalisti. Vähintään päivämäärä kannattaa muuttaa, koska päivämäärä on oletuksena sama kuin aiemmalla kokouksella.

4 Muuta vähintään kokouksen Ajankohtaa Paina lopuksi Luo etäkokous - painiketta. 4. AIEMMIN PERUSTETUN ETÄKOKOUKSEN TIETOJEN MUOKKAAMINEN / ETÄKOKOUKSEN PERUMINEN Etäkokouksen järjestäjä ja puheenjohtaja voivat muokata aiemmin perustetun etäkokouksen tietoja klikkaamalla Muokkaa tietoja -painiketta halutun etäkokouksen kohdalta. Näytölle avautuu Etäkokouksen muokkaaminen -ikkuna, jossa voi vapaasti muuttaa etäkokouksen tietoja.

5 Muutokset tallennetaan klikkaamalla Tallenna muutokset -painiketta. Kaikille osallistujille lähetetään uudet sähköpostiherätteet, jos kokouksen ajankohtaa muutetaan. Järjestäjä/Puheenjohtaja voi myös perua luodun etäkokouksen. Etäkokous perutaan Etäkokouksen muokkaaminen -ikkunasta käsin klikkaamalla Poista etäkokous.

6 5. OSALLISTUMISEN VAHVISTAMINEN Etäkokoukseen osallistuminen voidaan vahvistaa klikkaamalla Osallistun -painiketta. Muut kokoukseen kutsutut käyttäjät näkevät kokouksen tiedoissa kokoukseen osallistuvat käyttäjät. Etäkokouksiin voi kuitenkin liittyä, vaikka Osallistun painiketta ei olisi klikannut. Huomaa, että vain ammattilaiset (henkilö, jolla oikeus kirjautua sisään ammattilaisten osioon) voivat vahvistaa osallistumisensa. Etäkokouksen osallistuminen vahvistetaan klikkaamalla etäkokous auki Omat etäkokoukset välilehdellä. Tämän jälkeen klikataan Osallistun -painiketta. Voit myös ilmoittaa, jos et pääse osallistumaan etäkokoukseen. Etäkokouksen tiedoista nähdään ketkä kokoukseen kutsutuista käyttäjistä (ammattilaiset) osallistuvat tai eivät osallistu kokoukseen. Kokouksen tiedot avataan klikkaamalla Avaa etäkokous -painiketta. Osallistujissa näkyvät kaikki kokoukseen kutsutut. Käyttäjän nimen perään ilmestyy vihreä merkki, jos käyttäjä on merkinnyt osallistuvansa kokoukseen. Nimen perään ilmestyy punainen rasti, jos käyttäjä ei aio osallistua kokoukseen.

7 6. ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMINEN AMMATTILAISTEN OSIOSTA (ENSISIJAINEN TAPA) Etäkokoukseen liitytään avaamalla etäkokous. Etäkokous avataan klikkaamalla Avaa etäkokous -painiketta. Tämän jälkeen avautuu etäkokouksen ikkuna. Etäkokoukseen liitytään klikkaamalla Avaa Skype for Business etäkokous -painiketta. Uusi välilehti avautuu selaimeen. Selain saattaa vielä tällä hetkellä huomauttaa suojaamattomasta yhteydestä. Mozilla Firefoxilla täytyy lisätä suojauspoikkeukset, joilla sallitaan etäkokoukseen yhdistäminen. 6.2 Kokoukseen liittyminen Lync- tai Skype -ohjelmalla Pyydä/avaa toinen ohje, jos koneellesi ei ole asennettuna Lync tai Skype pikaviestisovellusta.

8 Etäkokoukseen liitytään käyttäen joko Lync- tai Skype-pikaviestisovellusta. Jos koneelle on asennettuna Lync tai Skype valmiiksi, voi kokoukseen liittyä helposti ohjelman kautta. Ohjelma avautuu ruudulle automaattisesti ja kirjaa käyttäjän sisään, jos käyttäjällä on oikeus käyttää Lynciä/Skypeä. Ota yhteys oman organisaatiosi ATK-tukeen, jos ohjelma herjaa käyttöoikeuksista. Muissa ongelmatapauksissa liity kokoukseen käyttäen Web Appia. (Tästä lisää ohjeessa, joka on tarkoitettu sellaisille käyttäjille, joilla ei ole Lynciä/Skypeä koneella). Selain saattaa kysyä avataanko ulkopuolinen ohjelma, jos Lync tai Skype on asennettuna koneelle. Esimerkiksi Chrome ilmoittaa ulkoisesta protokolla pyynnöstä. Klikkaamalla käynnistä sovellus avautuu koneelle asennettu Lync tai Skype. Nyt voidaan kirjautua pikaviestisovellukseen käyttäen omia tunnuksia, jonka jälkeen ohjelma vie käyttäjän etäkokoukseen.

9 Kirjaudu sisään käyttäjätunnuksellasi, jos sovellus ei kirjaa automaattisesti sisään. 7. ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMINEN SÄHKÖPOSTILINKISTÄ (TOISSIJAINEN TAPA) Kaikille etäkokoukseen kutsutuille lähtee automaattisesti sähköpostitse etäkokouskutsu. Kokouskutsusta selviää mm. kokouksen aihe, järjestäjä ja ajankohta. Kutsussa on myös linkit etäkokoukseen liittymistä varten. Kutsu sähköpostissa näyttää kutakuinkin seuraavalle: Liittyminen VRK-kortilla -linkki on tarkoitettu HUS:n ammattilaisille ja se ohjaa Terveyskylän Ammattilaisten osioon. Katso aiemmasta kappaleesta, miten Ammattilaisten osiosta liitytään etäkokoukseen. 8. KOKOUKSEN TOIMINNOT JA OMINAISUUDET

10 Kokoukseen liityttäessä sovellus saattaa kysyä, miten kokouksen äänet yhdistetään. Äänten yhdistämisessä suositellaan Käyttää Lynciä. Etäkokouksen oletusnäkymässä näkyy kaikki kokoukseen osallistuneet käyttäjät, jos muut kokoukseen kutsutut eivät ole vielä liittynyt kokoukseen lukee kokousruudussa Taidat olla puhelun ainoa osallistuja. Muista poistaa kaiuttimistasi vaimennus, jos olet kytkenyt äänet pois päältä. Muista vielä poistaa mikrofonistasi vaimennus, kun muut ovat liittyneet kokoukseen. Muille kokoukseen osallistujille voi jakaa sisältöä, jos käyttöoikeudet sallivat myöden. HUS:n käyttäjät voivat jakaa sisältöä muille automaattisesti. HUS:n ulkopuoliset käyttäjät voivat jakaa sisältöä, jos

11 kokouksen järjestäjä/puheenjohtaja antaa siihen tarvittavat oikeudet. Etäkokouksessa voi jakaa esimerkiksi kuvia, videoita, PowerPoint-esityksiä ja omaa näyttöä. Järjestäjä/Puheenjohtaja voi jakaa muille esitysoikeudet klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta osallistujan päällä ja valitsemalla Jaa oikeudet. Sisällön jakaminen tapahtuu klikkaamalla vasemmasta alakulmasta löytyvää näyttö -painiketta. Etäkokouksesta voi poistua klikkaamalla punaista luuria. Tämä ei kuitenkaan lopeta etäkokousta, vaan katkaisee kyseisen käyttäjän yhteyden kokoukseen. Kokoukseen voi vielä liittyä tämän jälkeen uudelleen. Etäkokouksen voi lopettaa kokonaan klikkaamalla oikeassa alakulmassa olevaa kolmea pistettä ja valita alasvetovalikosta Lopeta etäkokous.