Kokemuksia PDF-muunnosten toteutuksista ECMkäyttöympäristöissä

Transkriptio

1 2012 Tieto Corporation Kokemuksia PDF-muunnosten toteutuksista ECMkäyttöympäristöissä Liikearkistoyhdistys PDF-seminaari 16.- Ari Wahlsten Solution Manager Tieto, ECM

2 Tieto ECM yksikkö ECM on oma globaali liiketoimintayksikkö Consulting ja Systems Integration liiketoiminta-alueella 2012: 150 henkilöä Suomi, Ruotsi, Norja, Tanska, Tsekki ja Intia Strategiset kumppanit EMC ja IBM Sisällönhallinnan keskittymisalueet Asianhallinnan ratkaisut ja palvelut Arkistointiratkaisut ja palvelut Arkistointipalvelu TOJ-järjestelmä Toteutamme myös haku ja web-sisällönhallinnan ratkaisuja Tieto Corporation

3 Esityksen sisältö ja tavoite Esitykseen on koottu kokemuksia PDF muunnospalveluiden ratkaisutavoista Kokemukset ovat syntyneet osana ECM järjestelmätoimitusta tai erillisen muunnospalveluratkaisun rakentamisen yhteydessä Esitys käsittelee neljää erityyppistä ratkaisua. Esiteltävät ratkaisut ovat tarjousvaiheen aikaisia tai varsinaisia toimitusprojekteja Ratkaisutapojen perustana ovat tarjouspyynnöissä esitetyt vaatimukset Esityksessä käsitellään ratkaisutapoja ja niistä saatuja kokemuksia ECM = Enterprise Content Management (Sisällönhallinta) Tieto Corporation

4 Esitykset aiheet Muunnospalvelun tuottaminen ECM ympäristöissä: 1. Muunnostarpeen tunnistus PDF vai PDF/A - TOS ohjaus 2. Muunnospalvelun tuottaminen Toiminnalliset vaihtoehdot 3. Kytkeytyminen järjestelmiin Toteutusvaihtoehdot 4. Muunnokseen liittyvät palvelut Palvelurajanpinta Käytännön kokemukset Tieto Corporation

5 2013 Tieto Corporation Muunnostarpeen tunnistus

6 Ratkaisuesimerkki 1 Asiakas: julkishallinnon organisaatio Lähtökohta: manuaalinen toimintaympäristö Tavoite: laaja asianhallintaprosessiin käyttöönotto, jossa tiedonohjaus palvelee asiakirjatuotantoa koko elinkaaren ajan (laadinta hävittäminen) Erityispiirre: Tiedonohjaus ja asiakirjan elinkaari kontrolloivat yhdessä asiakirjan PDF muunnosta Tiedonohjaussuunnitelma ottaa kantaa mm. asiakirjan säilytysaikaan. Asiakirja katselmointivaiheessa PDF muodossa. PDF muodosta muunnos edelleen PDF/A muotoon Tieto Corporation

7 Asiakirjan elinkaari Laadinta Muokkaus Katselmointi Hyväksyntä Arkistointi Hävittäminen Ratkaisutapa Asianhallinta Dokumentinhallinta Sähköinen päätöksenteko Rakenteinen asiakirjatuotanto Tiedonohjaus Säilytysajat Muunnostarpeen määritys PDF -> PDF/A Dokumenttivarasto Arkisto Word Word PDF PDF PDF/A Muunnospalvelu: PDF & PDF/A muunnokset Tieto Corporation

8 Ratkaisun erityispiirteitä Dokumentin elinkaaren aikana sisältö on Ensin muokattavassa muodossa (rakenteinen tai Word muoto) Vaiheissa kommentointi ja hyväksyminen sisältö on PDF muodossa Mikäli on tarve pitkäaikaissäilytykseen tehdään PDF PDF/A muunnos Arkistointivaiheessa tehdään TOS tarkistus jonka perusteella PDF/A muunnos Muunnos myös muulle asiaan liittyvälle aineistolle Tieto Corporation

9 2013 Tieto Corporation Muunnospalvelun tuottaminen Toiminnalliset vaihtoehdot

10 Ratkaisuesimerkki 2 Asiakas: pankki- ja vakuutustoimiala Lähtökohta: manuaalinen arkisto Tavoite: siirtyminen sähköiseen säilyttämiseen ja tässä yhteydessä tarve muuntaa arkistoitavat asiakirjat PDF/A muotoon Erityispiirre: iso osa arkistoitavista asiakirjoista haetaan organisaation ulkopuolelta arkistointi automaattisesti Tarve varmistua muunnoksen (korkeasta) laadusta koska sisään tulevasta aineistosta on tarkoitus säilyttää vain PDF/A muodossa Tieto Corporation

11 Arkistointiprosessi Ratkaisutapa PDF/A Arkisto Arkistoitavat asiakirjat haetaan FTP siirrolla organisaation ulkopuolelta Muunnospalvelu Prosessi PDF/A muunnokset Validointi ja lokitus Tieto Corporation

12 Ratkaisun erityispiirteitä Monimuotoisen aineiston käsittely Organisaation ulkopuolella syntyneet dokumentit sisälsivät mm. kaupallisia fontteja, jotka ongelmallisia PDF/A muunnoksen yhteydessä ja käyvät ilmi validoinnissa Tarve validoinnille Haluttiin varmistua muunnoksen 1:1 toteutumisesta Paljon Excel muunnoksia Luettavuus hankalaa koska taulukot jakautuvat usealle sivulle Toiminnalliset vaihtoehdot Päädyttiin ohjelmistoon, jossa kyky tiedostojärjestelmän hakemistojen selailuun ja sisälsi muunnoksen tarkistuksen Tieto Corporation

13 2013 Tieto Corporation Kytkeytyminen järjestelmiin Toteutusvaihtoehdot

14 Ratkaisuesimerkki 3 Asiakas: teollisuustoimialan yritys Lähtökohta: nykyinen muunnos palvelee vain dokumenttienhallintaa Tavoite: muunnoksen yleispalvelu, joka on helposti yhdistettävissä eri tietojärjestelmiin Erityispiirre: cad kuvien muunnos integraation palveluväylän kautta metatietojen käsittely Nykyinen toteutus vanhenemassa. Konversio on kytketty suoraan DM tuotteeseen. Tukee interaktiivista käyttöä mutta ei sisällä rajapintaa joka mahdollistaisi palvelupohjaisen arkkitehtuurin Tieto Corporation

15 Ratkaisutapa IDM ESB process Ondemand JMS Provider WS Muunnospalvelu PDF muunnokset Metatietojen käsittely Kansilehden yhdistäminen Tieto Corporation

16 Ratkaisun erityispiirteitä Muunnospalvelun tuottaminen Interaktiivinen käyttö Asiakirjatuotannon prosessista Eräajo / jonokäsittely (palveluväylä) Metatietojen käsittely Sanoman mukana 25 metatietoa Tiedot lisätään kansilehdelle ja ylä-/alaviitteisiin Tieto Corporation

17 2013 Tieto Corporation Muunnokseen liittyvät palvelut Palvelurajanpinta

18 Ratkaisuesimerkki 4 Asiakas: energiayhtiö Lähtökohta: iso sähköinen arkisto Tavoite: arkiston koko konsernin käyttöön PDF/A konversio nykyiselle ja syntyvälle aineistolle Erityispiirre: asiakirjojen massakonversio sähköpostien muunnos liitteet mukaan lukien Saapuneiden sähköpostien ja niiden sisältämien liitteiden käsittely tunnistettiin haasteelliseksi Tieto Corporation

19 Ratkaisutapa Outlook sähköposti purkaminen muuntaminen yhdistäminen Tieto Corporation

20 Ratkaisun erityispiirteitä Sähköpostien muuntaminen Outlook.msg muodosta Liitetiedostojen käsittely Lopputuloksena yksi PDF tiedosto Arkistosta hävittämiselle suunnitelma, jossa poistaminen järjestyksessä: Alkuperäinen sähköposti PDF muunnos Metatiedot Koska liitteiden muunnos on haasteellista kehitettiin suhdeluku success factor kuvaamaan konversion onnistumista Tieto Corporation

21 2013 Tieto Corporation Kertyneet kokemukset

22 Kokemuksia Palvelun saatavuus, kriittisyys ja vikasietoisuus Palvelun toipumisaika Kahdentamisen tarve Vasteaika interaktiivisessa käytössä Muunnospalvelun saatavuuden optimointi Binäärimuodossa olevan tiedon siirto Jos mahdollista niin vältetään kirjoittamista levylle Muunnoksen laatu Korostuu palveluarkkitehtuurissa Lokitukset ja alkuperäisen / muunnetun tiedoston koon vertailu Satunnaiset visuaaliset tarkistukset Valvonta / monitorointi Tieto Corporation

23 Kokemuksia ECM järjestelmän yhteyteen liittyvä muunnospalvelu ECM teknologiatoimittajan ohjelmisto, jossa valmis yhteyden muodostus (ECM connector) Yleispalvelulla (SOA) ja kytkeytyminen avoimen rajapinnan kautta Ratkaisun hakeminen tietopyynnön (RFI) ja soveltuvuusselvityksen kautta Oikean ratkaisutavan tunnistaminen Palvelun oikea mitoitus ja kokoonpano Lisensointimalli Projektin lähtökohtana autenttinen testiaineisto Ongelmana joskus tietosisällön luottamuksellisuus Poimitaan arkistosta eri aikakausilta, kun tehdään migraatiota Tieto Corporation

24 2012 Tieto Corporation Kiitos!!