Kansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä

Transkriptio

1 Kansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä Kirjastoverkkopäivät Opinnäytteiden arkistointi - työpaja Vesa-Matti Ovaska (vesa-matti.ovaska@arkisto.fi)

2 Opinnäytteiden arkistointi Päätös (AL/2897/ /2014) ammattikorkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä Päätös (AL/11085/ /2016) yliopistojen opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä sähköisessä muodossa 2

3 Päätös yliopistojen opinnäytteistä Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 ja 11 :n nojalla pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa yliopistojen (558/2009) sekä Maanpuolustuskorkeakoulun (402/1974 sekä 668/1992) ylempään korkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat. Pysyvään säilytykseen määrätyt yliopistojen korkeakoulututkintoihin liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa siitä lähtien kun niitä on sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt, yksinomaan paperimuodossa olevat lopputyönä laaditut opinnäytetyöt voidaan säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei yliopisto digitoi niitä sähköiseen muotoon. Opinnäytetöiden metatiedot tulee säilyttää xml-rakenteessa. Opinnäytetyöt tulee säilyttää pysyvästi PDF/A-muodossa. Opinnäytetöiden liiteaineistoille suositellaan seuraavia pitkäaikaissäilytykseen sopivia tiedostomuotoja:--- 3

4 Päätös ammattikorkeakoulujen opinnäytteistä Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 :n nojalla pysyvään säilytykseen ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat, opinnäytetöiksi (352/2003 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset. Ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, muut kuin lopputyönä laadittavat opinnäytetöiksi (352/2003 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset ovat määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Pysyvään säilytykseen määrätyt ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa siitä lähtien kun niitä on sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt yksinomaan paperimuodossa olevat ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laaditut opinnäytetyöt voidaan säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei ammattikorkeakoulu digitoi niitä sähköiseen muotoon

5 Opinnäytteiden arkistointi Päätösten keskeinen sisältö: Kansallisarkiston tekemän arvonmäärityksen perusteella opinnäytteet ovat niin arvokasta yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen tehtävissä syntyvää tietoa, että opinnäytteet on syytä säilyttää pysyvästi. Tiedostomuotojen osalta sovelletaan KDK-PAS määrityksiä - säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot (viim. päivitetty ) 5

6 Päätöksistä opinnäytteiden sähköiseen arkistointiin Syksyn 2017 tilanteessa voidaan arvioida, miten päätösten pohjalta edetään kohti digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen käytännön toteuttamista. Vuosien 2014 ja 2016 päätöksissä ei otettu kantaa pitkäaikaissäilytyksen toteuttamiseen. Tällä hetkellä suurin osa opinnäytteistä hallinnoidaan erilaisissa julkaisuarkistoissa (AMK-sektorilla Theseus, yliopistoilla muita julkaisuarkistoja) Verkossa julkaistut yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opinnäytteet käsitellään julkaisuina, joiden pitkäaikaissäilytys kuuluu Kansalliskirjaston lakisääteisiin tehtäviin tätä varten Kansalliskirjasto tarjoaa palvelun metatietomääritykset verkkojulkaisujen pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta 6

7 Opinnäytteet, joita ei julkaista verkossa Opinnäytteet, joita ei julkaista verkossa (salassa pidettävät, ei tekijän suostumusta jne.) Lähtökohtana on, että yliopistot ja ammattikorkeakoulut voisivat hyödyntää ei-julkaistujen opinnäytteiden hallinnassa mahdollisimman paljon niitä tietojärjestelmiä, joita organisaatioissa on tällä hetkellä. Käydään keskustelua siitä, millaisia operatiivisia tietojärjestelmiä korkeakouluilla on käytössään (eri julkaisuarkistot, asiankäsittelyjärjestelmät, säilytysjärjestelmät ym. mahdolliset ratkaisut) ja mitä toiminnallisuuksia tarvitaan ei-julkaistujen opinnäytteiden hallintaan. Miten nykyiset tietojärjestelmät tukevat julkaisemattomien opinnäytteiden hallintaa? 7

8 Kohti tulevaisuutta Digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen kansalliset palvelut kehittymässä nykyistä monimuotoisemmiksi. tavoitteena vastaanottaa PAS-palveluun yhä monipuolisemmin e viranomaisaineistoja (Kansallisarkiston palvelut 2018 alkaen) tarve luoda aineistokohtaisia määrityksiä siitä, miten tietoja siirretään PAS-palveluuun hyvin erilaisista tiedonhallinnan ympäristöistä Tulevaa ajatellen huomioitava lainsäädännön muuttuva kehikko: Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittämislinjaukset raportti (julkaistu ) on lausuntokierroksella saakka. Tavoitteena on laatia tiedonhallinnan yleislakia koskeva hallituksen esitys keväällä

9 Kiitos! Vesa-Matti Ovaska 9