Metropolia Ammattikorkeakoulun avoimen ammattikorkeakoulun tietojärjestelmä. Projektisuunnitelma

Transkriptio

1 Metropolia Ammattikorkeakoulun avoimen ammattikorkeakoulun tietojärjestelmä Projektisuunnitelma 1

2 PROJEKTIN TAUSTA JA TAVOITTEET Projektin tausta Avoin ammattikorkeakoulu on mukana OKM:n uudessa rahoitusmallissa, minkä myötä avoimen tarjonta on lisääntynyt huomattavasti vuoden 2014 aikana ja tulee yhä lisääntymään tulevina vuosina. Hallinnollista työtä on mahdotonta hoitaa nykyisillä järjestelmillä, työkaluilla ja resursseilla volyymien kasvaessa. Myös avoimen ammattikorkeakoulun tuloksellisuuden seuraamiseen tarvittava statistiikka on puutteellista. Ennen kaikkea, avoin ammattikorkeakoulu ei pysty tällä hetkellä tarjoamaan opiskelijoille asiakasystävällisiä palveluita. Kaikkia edellä mainittuja prosesseja voidaan parantaa ja tehostaa sähköistämällä palveluita. Nykytilanne vie paljon henkilöresursseja, koska moni työvaihe sisältää huomattavasti manuaalista työtä, mikä koostuu mm. tarjonta, ilmoittautumis ja laskutustiedon muokkaamisesta ja siirtämisestä paikasta toiseen. Tietoja kerätään hakuina taustajärjestelmistä, E Lomake tietojärjestelmän kyselylomakkeilla ja Microsoft Excel taulukoilla, siirretään tutkinto ohjelmien ja avoimen ammattikorkeakoulun kesken sähköpostitse, muokataan sisäiseen käyttöön ja julkaisukelpoiseksi sekä siirretään manuaalisesti nettisivuille ja muihin julkaisuihin asiakkaalle. Tästä huolimatta, kaikkia asiakkaan tarvitsemia tietoja ei saada nyky järjestelmillä yhteen paikkaan vaan asiakas joudutaan ohjaamaan etsimään tietoja eri lähteistä. Maksaminen tapahtuu jälkikäteen laskuttamalla, mikä edellyttää niin ikään sisäistä tiedonsiirto työtä. Myös avoimen ammattikorkeakoulu:n opiskelijoiden tiedot on siirrettävä manuaalisesti nykyiseen opiskelijarekisteriin (Winha), joskaan tästä työstä ei päästä eroon ennen käynnissä olevassa Perusrekisteri projektissa luotavaa uutta opiskelijatietojärjestelmää. Edellä kuvatuista ongelmista johtuen avoimen ammattikorkeakoulun prosessien uudistaminen ja sähköistäminen on välttämätöntä. Projektin tavoitteet Projektin päätavoitteena on hankkia avoimen tietojärjestelmä, joka toimii Peppi kokonaisuuden liitännäisenä. Uuden tietojärjestelmän avulla hoidetaan avoimen ammattikorkeakoulun tarjonnan kokoaminen, avoimen kiintiöiden ylläpito, tarjonnan julkaisu, ilmoittautuminen ja sähköinen maksaminen. Tietojärjestelmän kokonaisvaltainen tavoite on tehostaa ja helpottaa sisäistä työtä, tuottaa puuttuvaa avoimen statistiikkaa, tuottaa asiakasystävällisempiä palveluita sekä mahdollistaa avoimen tarjonnan ja kysynnän kasvu. Sisäisiä tavoitteita: Avoimeen liittyvien prosessien kehittäminen Metropolia tasolla mahdollisimman yhtenäisiksi, tehokkaiksi, yksinkertaisiksi ja järjestelmän kannalta toimiviksi. Helpottaa tarjonnan merkitsemistä ja kokoamista Pepissä, mm. avoimen kiintiöiden merkitseminen, opintokokonaisuuksien luominen. Automatisoida tarjontatiedon siirtyminen suoraan julkaisuun ilman manuaalista työtä, 2

3 esim. tiedonsiirto tutkinnolta avoimen vastuuhenkilölle ja siitä nettisivuille muokattuna. Tuottaa tarjontatiedosta sähköiseen ilmoittautumiseen soveltuvat ilmoittautumiskohteet ilmoittautumisjärjestelmään. Estää asiakkaan ilmoittautuminen tietyn päivämäärän jälkeen (lukuun ottamatta non stop virtuaaliopintoja joiden ilmoittautuminen jatkuva ympäri vuoden); yksittäisillä opintojaksoilla ensimmäiseen lähipäivään sidottu automaatio, muilla opintomuodoilla erikseen nimetty Rajata opintopolkujen/opintomoduulien osalta asiakkaan ilmoittautuminen yhdellä istunnolla vain yhteen opintopolkuun/opintomoduuliin. Tarkoituksena on estää tilanne, jossa sama henkilö vie esim. kaikkien sote alan opintopolkujen paikat maksimoidakseen mahdollisuutensa päästä edes yhteen. Halutaan tällä ominaisuudella pakottaa asiakas priorisoimaan ensisijainen valinta. Estää saman henkilön (sama sotu) ilmoittautuminen useaan kertaan samaan opintopolkuun/opintomoduuliin. Tarkoituksena on estää tilanne, jossa sama henkilö ilmoittautuu samaan polkuun/moduulin siltä varalta ettei ilmoittautuminen olisi onnistunut. Poistaa ilmoittautumisten manuaalinen kuittaaminen asiakkaalle tuottamalla ko. tieto asiakkaalle automaattisesti ilmoittautumisen yhteydessä. Päästä pääosin eroon manuaalisesta laskutuksesta siirtämällä maksaminen ilmoittautumisen yhteyteen. Ilmoittautumisten peruutusten käsittely tietojärjestelmästä siltä osin kuin se on mahdollista automatisoida. Peruutuksiin liittyvän taloushallinnon rahan palautusprosessin tukitoimintojen kehittäminen. Tuottaa avoimen vastuuhenkilöille työn hallinnointiin tarvittava tieto tarjonnasta ja ilmoittautuneista ulkoisiin järjestelmiin (esim. Microsoft Excel) siirrettävässä selkeässä muodossa. Tietyn alan ja tutkinnon tarjonta kiintiöineen sisältäen yksittäiset opintojaksot sekä opintomoduulit/opintopolut opintojaksoineen. Ilmoittautuneiden tiedot niin että ilmoittautuneen opinnot on liitettävissä tutkintoon, johon ne kuuluvat. Ilmoittautuneiden tietojen automaattinen siirto opiskelijarekisteriin sekä opiskelijan vienti/hyväksyntä toteutuksille, joihin hän on mahtunut. Ominaisuutta ei voida rakentaa Winhaan, mutta projektin tulee ottaa huomioon ominaisuuden toteuttaminen tulevaan Perusrekisteriin. Avoimen opiskelijan läsnäolon automaattinen hallinta opiskelijarekisterissä. Ominaisuutta ei voida rakentaa Winhaan, mutta projektin tulee ottaa huomioon ominaisuuden toteuttaminen tulevaan Perusrekisteriin. Avoimen työn hallinnan kannalta tarvittavat automaattihälytykset, esim. milloin kukin opintojakso alkaa. Tuottaa automaattisesti tarvittava avoimen ammattikorkeakoulun statistiikka ja mahdollisesti siirtää statistiikka Metropolian tietovarastoon käytettäväksi koosteisessa raportoinnissa: tarjolle annettujen opintopisteiden määrä (= toteutuksen op x avoimen kiintiö) ilmoittautuneiden määrät opintopistekohtaisesti (= toteutuksen op x toteutukselle ilmoittautuneiden määrä) tuottaa tiedon vetävyydestä kun verrataan tarjolle annettuihin opintopisteisiin aloittaneiden (toteutukselle vietyjen) määrät opintopistekohtaisesti (= toteutuksen op x toteutukselle vietyjen määrä) tuottaa tiedon suoritusprosentista kun verrataan suoritettuihin opintopisteisiin 3

4 suoritettujen opintopisteiden määrä (= toteutuksen op x toteutuksen hyväksytysti suorittaneiden määrä) Tietojärjestelmässä tulee olla tarvittavat integraatiot eri tietojärjestelmiin avoimen ammattikorkeakoulun prosessin tukemiseksi. Määrittelytyön aikana käydään läpi tarvittavat rajapinnat ja rajapinnoissa siirtyvät tieto. Ulkoisia tavoitteita = Asiakasystävälliset palvelut: Tuottaa kaikki tarjontaan liittyvä tarpeellinen tieto (= tarjontalistaus, opintojen tarkemmat kuvaukset ja esitietovaatimukset, lukkarit, opetuksen tilatiedot, yhteyshenkilöt) asiakkaalle yhteen paikkaan riittävän selkeässä muodossa. Tuottaa automaattisesti tieto mahdollisista esitietovaatimuksista (ts. edeltävät opintojaksot) niin, ettei asiakas joudu erikseen sitä etsimään. Mahdollistaa ja automatisoida avoimen kannalta tarpeettoman (ja harhaanjohtavan) tiedon poissulkemista sekä niin ikään tarpeellisen tiedon lisäämistä tarjontatietoihin. Tarjottava tarjonnasta erilaisia suodatuksia, ainakin alan ja tutkinnon mukaan. Tehdä ilmoittautumisesta asiakasystävällistä, ts. ilman asiakkaan manuaalista työtä. Tuottaa asiakkaalle reaaliaikainen tieto opintojen vapaista kiintiöpaikoista ilmoittautumisen yhteydessä. Tuottaa asiakkaalle ilmoittautumisen jälkeen automaattisesti viesti siitä mihin opintoihin hänet on hyväksytty ja mihin hän on jäänyt varasijalle. Mahdollistaa/edellyttää opintojen maksaminen ilmoittautumisen yhteydessä. Maksamisen tulee sisältää mahdollisuus maksaa opintopolut/opintomoduulit kahdessa erässä. Niin ikään yrityslaskutus jälkikäteen laskulla tulee mahdollistaa. Mitä jää järjestelmän ulkopuolelle? Järjestelmästä ei tulla rakentamaan rajapintoja tai tiedonsiirtoja Winhaan, koska Winha on poistuva tietojärjestelmä. Nämä tarpeet tulee kuitenkin huomioida tulevan Perusrekisterin osalta. Järjestelmään ei tulla rakentamaan täysin automaattisia maksujen palautusmenetelmiä. Projektissa ei rakenneta avoimen opiskelijoille soveltuvia E hops palveluita. Avoimen opiskelijoiden opinto ohjaus hoidetaan pääasiassa henkilökohtaisella ohjauksella. E hops palvelut on tarkoitettu tutkinto opiskelijoille. Automatisoinnin ulkopuolelle jää yhä mm. seuraavaa manuaalista työtä: Ilmoittautumisen automaattihyväksymisen jälkeinen informaatio sähköpostilla siltä osin kuin informaatio vaatii räätälöintiä tai kaikkea informaatiota ei ole tarkoituksenmukaista sisällyttää hyväksymisviestiin, mm. polku/moduuliopiskelijat. Opiskelijan winhaaminen ja vienti/hyväksyntä toteutuksille Winhassa. Maksujen palautuksiin liittyvä työ Lukukauden jälkeen opiskelijan läsnäolon päättäminen/jatkaminen Winhassa sekä tässä yhteydessä seuranta hyväksytyistä suorituksista, joiden perusteella toimitetaan opintosuoritusote. Avoimen työn hallinta tulee yhä joltain osin edellyttämään Excel taulukoiden (sis. kaavat/suodatukset) käyttöä koskien tarjontaa/opiskelijoita. Mm. Hälytykset (kaavoilla) siitä milloin yksittäisten opintojaksojen avoimen ilmoittautuminen päättyy (= 2 viikkoa ennen toteutuksen alkua). 4

5 Opiskelijakohtaiset maininnat/merkinnät, mm. kenelle toimitettu opintosuoritusote, kuka menossa uusintatenttiin (läsnäoloa pidennetty), kenelle palautettu maksu. Tieto siitä millä varasijalla opiskelija on (tätä kysytään etenkin poluissa ja tilanne myös vaihtelee peruutusten myötä) Tarjontaan liittyvät tiedot, joita ei voida automatisoida. Esim. Jotkin polut sisältävät harjoittelun korvaavia opintoja jotka sovitaan myöhemmin valittujen opiskelijoiden kanssa. Tarvittavat suodatukset, mm. tietyn tutkinnon tarjonta, saman opiskelijan kaikki ilmoittautumiset. Projektisuunnitelmaa voidaan täydentää projektin aikana tavoitteiden osalta. Yksityiskohtaiset ja lopulliset tavoitteet sekä rajaukset kirjataan projektin vaatimusmäärittelyyn. Avoimen ilmoittautumisjärjestelmän rakentaminen voi aiheuttaa muutostarvetta opinto opas ja koulutushakujärjestelmiin. Projektiryhmä Projektiryhmän kokoonpano: PROJEKTIORGANISAATIO JA VASTUUT Elina Virtanen, projektipäällikkö/sosiaali ja terveysalan avoimen vastuuhenkilö Tero Hakkarainen, tietohallinto Päivi Tenhunen Marttala, tietohallinto Marjaana Hanki, koulutuksen kehittämispalvelut Anita Mäkelä, tekniikan alan avoimen vastuuhenkilö Maarit Vallinkoski, kulttuurin ja liiketalouden alan avoimen vastuuhenkilö Anna Leukumaavaara, ex kulttuurin ja liiketalouden alan avoimen vastuuhenkilö (mukana asiantuntijaroolissa, ei työvastuuta) Virve Prami, tekniikan non stop virtuaaliopintojen avoimen vastuuhenkilö Projektipäällikkö toimii projektiryhmän koollekutsujana/puheenjohtajana ja vastaa kokousten asialistoista. Sihteerin tehtävä on kiertävä. Sihteeri kirjaa kokousten päätösesitykset ja päätökset. Projektiryhmän tehtävät: projektisuunnitelman laatiminen ja ylläpito vaatimusmäärittelyn laatiminen ja ylläpito kilpailutuksen valmistelu ja kilpailutuksen järjestäminen toimittajan valinta järjestelmän testaaminen pilotoinnin suunnittelu ja organisointi järjestelmän käyttöönoton valmistelu ja toteutus projektista tiedottaminen henkilökunnalle 5

6 Kaikilta projektiryhmän jäseniltä edellytetään sitoutumista projektiryhmän työskentelyn kaikkiin eri vaiheisiin ja tehtäviin sekä läsnäoloa kokouksissa. Käytännön työtä tullaan jakamaan kaikille ryhmän jäsenille. Projektiryhmän jäsenten erityisvastuut eri roolien mukaan Projektipäällikkö: Elina projektin johtaminen ja siihen liittyvät vastuut; projektin tulokset, eteneminen ja aikataulussa pysyminen, muutosten hallinta kokousten koollekutsuminen ja asialistat projektin tuotosten esittely ja hyväksyttäminen ohjausryhmälle projektitiedottaminen Avoimen vastuuhenkilöt: Elina, Maarit, Anita, Virve avoimen hallinnollisten prosessien asiantuntijuus vastuu avoimen hallinnolliseen työhön liittyvien prosessien huomioimisessa koskien avoimen järjestelmän vaatimuksia vastuu oman alan erityispiirteiden ja ongelmien huomioimisessa koskien avoimen järjestelmän vaatimuksia avoimen prosessien kehittäminen ja yhtenäistäminen järjestelmän kannalta toimiviksi pilotoinnin organisointi (sis. tiedotus ja tuki tutkinnoille) oman avoimen vastuualueen osalta järjestelmän käyttöönoton valmistelu ja toteutus oman avoimen vastuualueen osalta Tietohallinto ja koulutuksen kehittämispalvelut: Tero, Päivi, Marjaana tietohallinnon/oppimistoiminnan prosessien ja järjestelmien asiantuntijuus (mm. Peppi, Pakki, Winha/Perusrekisteri) vastuu näiden prosessien/järjestelmien huomioimisessa koskien avoimen järjestelmän vaatimuksia projektiryhmän työskentelyyn tarvittavien teknisten alustojen luominen ja ylläpito Ohjausryhmä Ohjausryhmän kokoonpano: Elina Virtanen, projektipäällikkö Taru Ruotsalainen, kehityspäällikkö/mcreo:n ja liiketoiminnan erityisvastuun edustaja Jaakko Rannila, tietohallinnon edustaja Heikki Valmu, tutkintopäällikkö Markus Utrio, tutkintopäällikkö Projektipäällikkö toimii ohjausryhmän koollekutsujana ja sihteerinä sekä projektiryhmän tuotosten esittelijänä. Taru Ruotsalainen toimii ohjausryhmän puheenjohtajana. Ohjausryhmän tehtävät: projektisuunnitelman hyväksyminen vaatimusmäärittelyn hyväksyminen kilpailutusta varten etenemisen seuranta 6

7 projektin päättäminen Ohjausryhmän jäsenten tehtävä on myös tahoillaan edistää projektia ja toimia sen puolesta puhujina henkilökunnan suuntaan. Kaikilta ohjausryhmän jäseniltä edellytetään sitoutumista ohjausryhmän työskentelyyn ja läsnäoloa kokouksissa. Aikataulu Projektin alustava aikataulu: PROJEKTIN AIKATAULU JA BUDJETTI Tehtävä Aikataulu Karkea tehtäväjako Ohjausryhmän kokoonpano määritelty Elina käynnistää prosessin, työskennellen johtajien ja päälliköiden kanssa. Projektisuunnitelma valmiina Elina ja Tero valmistelee, projektiryhmä viimeistelee, ohjausryhmä hyväksyy Ulkoisen määrittelijän hankinta mennessä Elina yhteistyössä tietohallinnon päälliköiden kanssa (Tuomas Orama ja Tuomo Rintamäki) Vaatimusmäärittelytyö Projektiryhmä työskentelee yhdessä ulkoisen määrittelijän kanssa. Ohjausryhmä ohjaa. Kilpailutuksen valmistelu Projektiryhmä kokoaa Elinan ohjauksessa aineistoa kilpailutusta varten. Varsinainen aineisto kootaan Metropolian kilpailutusasiantuntijoiden kanssa yhteistyössä. Kilpailutus Projektiryhmästä valitaan keskeiset resurssit työskentelemään yhdessä Metropolian kilpailutusasiantuntijoiden kanssa. Kilpailutuksen tulosten

8 käsittely Ohjelmistotoimittajan valinta Kilpailutuksen valintakriteerit määrittävät valinnan. Projektiryhmä ja hankintayksikkö käsittelevät tarjoukset ja tekevät valinnan kriteerien pohjalta. Sopimusten laadinta ja allekirjoitus Valitun ohjelmistotoimittajan kehitystyön käynnistys Ohjelmistotoimittajan kehitystyöjakso Loppukäyttäjätestaus / Pilotointi mennessä Tarvittava kehitystyöjakson pituus on riippuvainen valitusta ohjelmistotoimittajasta ja heillä käytössä olevista resursseista Loppukäyttäjä testausta pyritään käynnistämään limittäin kehitystyöjakson aikana, jolloin loppukäyttäjät pääsevät tutustumaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa toteutettavaan järjestelmään. Jakson loppuvaiheessa tulisi pyrkiä siirtymään järjestelmän pilotointiin rajatulla käyttäryhmällä aidoilla tuotannollisilla tiedoilla. Tuotantoon siirtyminen Vuoden 2016 aikana. Ohjausryhmä käsittelee aikataulua tältä osin myöhemmin. Projektin aikataulu tarkentuu, kun määrittely ja kilpailutustyö etenee. Koska projektityö on riippuvainen sekä sisäisistä että ulkoisista resursseista, muutokset aikatauluun ovat todennäköisiä. Budjetti Projektin kokonaisbudjetti on e. Summa jakautuu seuraavasti: Summa Selvennys Kohdennus 8

9 e Ulkoinen rahoitus (OKM strateginen raha) käytettäväksi vuoden 2015 aikana : Määrittelykonsultointi kilpailutusta varten, tarjouksen perusteella arvioidut kustannukset vuodelle : Sisäisen työn kustannukset määrittelyn, kilpailutuksen ja käyttöönoton aikana. Arvioidut kokonaiskustannukset jakaantuen vuosille 2015 ja e Sisäinen investointirahoitus : Sisäisen työn kustannukset käyttöönoton aikana. Arvioidut kokonaiskustannukset jakaantuen vuosille 2015 ja : Kilpailutettava tietojärjestelmä. Kustannukset jakautuvat vuosille 2015 ja Kustannukset sisältävät myös mahdolliset kolmannelta osapuolelta hankittavat ohjelmistolisenssit (arvio 5000 ). Kokouskäytännöt TYÖSKENTELY JA VIESTINTÄ Projektiryhmä kokoontuu fyysisesti n. 1 krt/kk projektin aikana. Tämän lisäksi ryhmä pitää Lync kokouksia tarpeen mukaan. Ohjausryhmä kokoontuu toimintansa aikana n. 4 kertaa hyväksymään projektin eri vaiheet. Kaikista kokouksista laaditaan muistiot, mikäli kokouksissa tehdään projektiin liittyviä päätöksiä tai päätösesityksiä. Muistioihin kirjataan vain ko. tapahtumat. Projektin määrittelyistä käytävät keskustelut kirjataan määrittelydokumentteihin. Dokumenttien hallinta Projektidokumentit laaditaan käyttämällä ensisijaisesti Metropolian käytössä olevaa Google Drive työryhmätyöskentely alustaa. Google Drive alustalla käsitellään kaikkia muita dokumentteja paitsi kilpailutukseen liittyviä dokumentteja, jotka käsitellään Metropolian wiki alustalla. Projektin yleiset dokumentit ovat avoimesti luettavissa Metropolian henkilökunnalle sen jälkeen kun projektin ohjausryhmä on hyväksynyt projektisuunnitelman. Dokumenttien muokkaus ja ylläpitovastuu on projektiryhmällä. Kilpailutukseen liittyvät dokumentit ovat kilpailutuksen valmistelun aikana vain projektin projekti ja ohjausryhmän sekä Metropolian kilpailutuksista vastaavan henkilökunnan käytössä. 9

10 Dokumentit luodaan ja muokataan käyttämällä Google Driven omia työkaluja. Ulkoisissa järjestelmissä luodut dokumentit tuodaan Google Drive työtilaan säilytettäväksi ja jaettavaksi Metropolian sisäisille sidosryhmille. Viestintäsuunnitelma Projektia varten perustetaan Wiki alusta, johon kootaan kaikki projektitiedotus ja projektiin liittyvät dokumentit nähtäville. MCreo:n avoimen Tuubi sivuille luodaan projektille oma sivu, johon kirjataan lyhyt projektiesittely ja viedään linkki Wiki alustalle. Projektin etenemisestä tiedotetaan lisäksi Tuubi tiedotteilla henkilökuntaa. Projektiin sisältyvät riskit ja niiden hallinta RISKIANALYYSI RISKI Vaatimusmäärittely epäonnistuu lopullinen järjestelmä ei tarjoa tarvittavia/haluttuja toiminnallisuuksia Projektin aikataulu pettää Projektiin tarvittavat ohjausryhmän päätökset viivästyvät Kilpailutukseen liittyvät ongelmat, esim. ei saada haluttuja tarjouksia RISKIN HALLINTA Sisäisen asiantuntemuksen, mahdollisimman huolellisen työn ja riittävän määrittelyyn käytettävän ajan lisäksi käytetään apuna ulkoista vaatimusmäärittelijää riskin minimoimiseksi. Riskin hallinta riippuu siitä mikä kohta aikataulusta viivästyy ja kuinka paljon. Minimoidaan riski realistisella aikataululla ja riittävällä pelivaralla. Projektipäällikön tehtävä on huolehtia aikataulussa pysymisestä ja ryhtyä mahdollisuuksien mukaan korjaaviin toimenpiteisiin viivästyksen uhatessa. Mikäli viivästys on väistämätön, on aikataulua korjattava. Kirkastetaan viivästysten seurauksen ohjausryhmälle. Myös vajaalukuinen ohjausryhmä on päätösvaltainen. Projektipäällikön on tärkeää esittää päätettävät asiat ja niiden perustelut ohjausryhmälle selkeästi. Ohjausryhmän puheenjohtajan on tärkeä johtaa kokoukset niin että päätöksiä saadaan aikaan. Pyritään tekemään huolellinen ja selkeä vaatimusmäärittely (toiminnallinen vs tekninen määrittely erikseen). Pepin 10

11 toiminnallisuus tärkeä avata, koska järjestelmä on Pepin liitännäinen eikä toimittaja välttämättä tunne Peppiä. Toimittajan tekniset ongelmat järjestelmän rakentamisessa Projektihenkilöstön resurssiongelmat (esim. sairastumiset, työnkuvan muutokset) Projektihenkilöstön osallistuminen/sitoutuminen on puutteellista Pilotoinnin epäonnistuminen Avoimen toimintaprosessien tarvittava yhtenäistäminen ei onnistu Perusrekisterin käyttöönoton samanaikaisuuteen liittyvät ongelmat: Tarjotaan riittävä tuki toimittajalle. Varataan aikataulusta riittävästi aikaa järjestelmän rakentamiseen ja sen testaamiseen. Etukäteen tiedossa olevat poissaolot/työnkuvan muutokset huomioidaan hyvissä ajoin. Avoimen vastuuhenkilöistä on riittävä edustus vaikka joku jäisi pois. Esimiehet järjestävät tarvittaessa sijaisen projektiryhmän jäsenille. Jos mahdollista, sijainen tulisi olla mietittynä etukäteen. Laaditaan huolellinen projektisuunnitelma josta käyvät ilmi projektihenkilöstön tehtävät ja vastuut, joiden merkitys korostetaan kaikille. Projektipäällikön tehtävänä sitouttaa henkilöt projektiin mm. osallistamalla heitä. Kokousmuistioihin kirjataan selkeästi työnjaolliset tehtävät, jolloin ne sitovat. Valmistellaan pilotointi huolellisesti. Suurin haaste lienee saada tutkinnot mukaan pilotointiin (ts. tarjonnan kokoaminen ja kiintiöiden merkitseminen uudessa järjestelmässä). Minimoidaan riski niin, että valitaan tutkinnot/tutkintokokonaisuudet, jotka osallistuvat pilottiin (ei kaikki). Tutkinnoista tulee nimetä vastuuhenkilöt pilotoinnin osalta. Pilottiin osallistuvat tahot tulee informoida hyvin ja tarjota heille järjestelmätukea. Avoimen vastuuhenkilöillä on tässä iso rooli. Vastuu tarvittavien prosessien yhtenäistämisestä on ohjausryhmällä, mikäli projektiryhmä ei voi tehdä päätöstä asiasta. On tärkeää perustella ohjausryhmälle vaadittavat prosessimuutokset hyvin ja esittää niille vaihtoehdot/vaihtoehdottomuus sekä seuraukset yhtenäistämisen epäonnistumisesta. Varmistettava Perurekisterin ja avoimen järjestelmän projektien aikataulujen 11

12 Perusrekisteri viivästyy, henkilöresurssit eivät riitä, avoimen vaatimuksia ei huomioida riittävästi, tekniset ongelmat jne. Peppiin ei saada tarvittavia muutoksia ajoissa; Metropolialla ei omaa rahaa Pepin kehittämiseen. Projektin rahoitus katkeaa yhteenssopivuus ja huomioitava: mahdolliset käyttöönoton, testauksen ja henkilöresurssien päällekkäisyys, aikataulumuutokset, järjestelmien tekninen yhteensopivuus ja rajapintojen toimivuus. Varmistettava, että mahdolliset uudet, avoimen kannalta kriittiset toiminnallisuudet saadaan Pepin 1.5 versioon (ilmestyy kesällä 2016). Investoidut e on budjetoitu vuodelle Projekti jatkuu vuodelle Rahoituksen jatkuminen seuraavalle vuodelle täytyy varmistaa syksyllä Projektisuunnitelmaa voidaan täydentää projektin aikana riskien osalta. Projektiryhmä laatii erillisen riskienhallintasuunnitelman. 12