Käyttöohje CSI Professional. Versio 2.0 Elokuu 2011

Transkriptio

1 Käyttöohje CSI Professional Versio 2.0 Elokuu 2011

2 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 2 (/129) SISÄLLYSLUETTELO 1 Ohjelmiston yleiset toiminnot Ohjelmiston rakenne Perustoiminnot Kansion sisältö ja tiedon haku Työtehtävien hallinta Työtehtävä-kansiot Kalenteri Aktiviteetit Toimenpiteet Tuntikirjaukset Asiakkaat Asiakkaan lisääminen Asiakkaan toiminnot Asiakkaan kansiot Asiakkaan passivointi ja uudelleen aktivointi Asiakkaan poistaminen Toimeksiannot Toimeksiannon avaaminen Toimeksiannon toiminnot Toimeksiannon kansiot Toimeksiannon päättäminen Toimeksiannon poistaminen Asiakkaan ja toimeksannon hinnoittelu Toimenpiteiden hinnoittelu Alennus Kokonaismuutos Toimenpiteiden ja kulujen käsittely Toimenpiteen kirjaaminen Kulujen kirjaaminen Toimenpiteen tai kulun kopiointi ja siirto Laskutus ja myyntireskontra Laskutettavat toimeksiannot Koelaskut Normaalit laskut Suoritukset...99

3 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 3 (/129) 7.5 Ennakkolaskut Hyvityslaskut Raportointi Työtehtävä-alueen raportit Listaraportit Taloushallinnon raportit Raporttien lataaminen Pivot-raportin muokkaus ajon aikana

4 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 4 (/129) 1 Ohjelmiston yleiset toiminnot 1.1 Ohjelmiston rakenne Ohjelmisto rakentuu Tehtäväalueista, jotka sisältävät aina kyseiseen aihealueeseen liittyvät Kansiot. Kansioiden sisältö aukeaa navigaation oikealle puolelle. Ohjelman navigaatiopalkki voidaan kiinnittää nastalla. Avoimet kansiot välilehtiasettelussa pikalinkki Jokainen Tehtäväalue sisältää ko. asiakokonaisuuteen liittyvät Kansiot. Samat kansiot voivat olla useilla Tehtäväalueilla. Navigaatiossa avatut kansiot jäävät auki ja niiden välillä siirtyminen on nopeampaa. Oletuksena ne asettuvat välilehdille. Kaikkien kansioiden sisältö on listamuotoinen, lukuun ottamatta Kalenteri- ja Fatalji kansioita, jotka ovat kalenterimuotoiset. Jokaisessa kansiossa on useita valmiita näkymiä sekä käytössä haku-kenttä tietueiden hakuun. Kun listasta tuplanapsautetaan haluttua riviä, avautuu kyseisen tietueen Ikkuna -näkymä. Käyttäjän valitsema ikkunoiden koko tallentuu ohjelman muistiin. Listanäkymässä alleviivatut tiedot toimivat pikalinkkeinä kyseiseen tietoon. Esim. Yritykset ja yhteisöt kansiossa yhteyshenkilö toimii pikalinkkinä, josta aukeaa ko. yhteyshenkilön tietoikkuna. Pikalinkki toimii ctrl pohjassa nimeä hiirellä napsauttamalla tai valitsemalla hiiren oikealla ja Avaa linkki.

5 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 5 (/129) Alapalkissa on nyt lisättyjä toimintoja. Oikeassa laidassa näkyy aktiivisen näkymän lataustietoja, kuten aika ja rivien määrä, sekä painikkeet tietokantaikkunaan ja käyttäjän ikkunaan. Oikeassa laidassa on painike Luokittelemattomat tiedostot, josta saadaan auki tiedostonhallintaikkuna. Siellä näkyvät kaikki viimeisimmät tiedostot, mutta sinne voi myös raahaamalla viedä mitä tahansa tiedostoja. Ikkunassa voi liittää tiedostoja toimeksiantoihin avaamatta toimeksiantoikkunaa tai sen asiakirjakansiota. Ohjelmiston yläpalkissa oikealla on perusikkunapainikkeet ja vasemmassa ylänurkassa on CSI painike ja pikalinkit. CSI painikkeesta aukeaa CSI-valikko, jossa on muutamia ohjelman perustoimintoja. Pikalinkit ovat toiminnaltaan samat kuin CSI-valikosta valittuina.

6 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 6 (/129) CSI valikossa näkyy Toimeksiannot välilehdellä käyttäjän viimeisimmät toimeksiannot ja Asiakkaat ja yhteyshenkilöt välilehdellä viimeisimmät asiakkaat ja yhteyshenkilöt, joita käyttäjä on lisännyt ohjelmistoon tai käynyt muokkaamassa niiden tietoja. Nämä ovat ns. dynaamisia suosikkeja. Käyttäjä voi halutessaan kiinnittää toimeksiannon tai asiakkaan viimeisimpien listalle, niin että se pysyy listalla. Kiinnitys tapahtuu napsauttamalla nastan kuvaa, joka muuttuu vihreäksi kun kiinnitys on tehty. Kiinnityksen voi poistaa napsauttamalla uudestaan nastan kuvaa, jolloin se muuttuu harmaaksi. Uusi -kuvakkeesta voi lisätä uuden Yrityksen tai yhteisön, Yksityishenkilön, Toimeksiannon, Avauspyynnön, Aktiviteetin tai Toimenpiteen. Raportit -kuvakkeesta voi nopeasti ajaa raportin. Listalla näkyy ne raportit, jotka ovat Työtehtävät alueen Raportit kansiossa.

7 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 7 (/129) Etusivu -kuvakkeesta aukeaan aloitussivu. Myös pikalinkkinä yläpalkissa. Etusivulla avautuu CSI Helsingin asiakkaille tarkoitettu Extranet-sivusto, jossa on saatavilla mm. ohjeita sekä ilmoituksia. Kalenteri -kuvakkeesta aukeaa Kalenteri. Myös pikalinkkinä yläpalkissa. Ajastin-kuvakkeesta voi käynnistää ajanseurannan, siitä kerrotaan tarkemmin seuraavalla sivulla. Jos ajastin käynnistetään täältä siihen ei tule mitään kenttiä valmiina. Teemat -kuvakkeesta voi vaihtaa käyttäjäkohtaisen teeman. Se koskee lähinnän ohjelman käyttölittymän väritystä. Oletusteemana asennuksen yhteydessä tulee Blue. Ikkuna Kun käyttäjä avaa uuden kansion, se aukeaa oletuksena välilehtenä ja jää auki ellei sitä erikseen suljeta. Näitä kansioita voi olla yhtäaikaa auki useampia. Ikkuna-painikkeella aukeaa lista eri asetteluvaihtoehdoista. Eri kansiot voivat olla mm. vierekkäin, limittäin tai välilehtinä. Tietoja ohjelmasta kertoo ohjelman version ja viimeisimmän päivityksen ajankohdan. 1.2 Perustoiminnot Listatoiminnot Näkymälistoilla näytetään järjestelmään kirjattuja tietueita lista-muodossa. Ohjelmassa voidaan useimmat toimet tehdä tietueelle yhtä lailla rivinäkymässä kuin tietueen ikkunasakin Toiminnot-valikko on samansiaältöinen riippumatta avaako sen listan työkaluriviltä, listarivin päällä hiiren oikealla tai avoimessa tietueen ikunassa. Monia toimintoja voidaan tehdä myös massana usealle riville kerrallaan. Rivejä valitaan yksitellen Ctrl-painike pohjassa tai yhtäjaksoiselta väliltä Shift-painike pohjassa. Näkymälistoja käytetään samaan tapaan järjestelmän pääkansiossa sekä myös tietueikkunan alakansioissa. Kaikilla Näkymälistoilla on Peruspainikkeet: Peruspainikerivin toiminnot: Lisää uusi. Tämän lisäksi pääkäyttäjä voi luoda uusia tietueita myös valintaikkunassa, kappale Tiedon syöttö, kohta: Valintakenttä. Poista tietue Tulosta näkymä Vie Exceliin

8 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 8 (/129) Toiminnot valikon komennot vaihtelevat tietuetyypin mukaan ja ovat käytettävissä listalla myös napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta. Samansisältöinen lista on myös saatavilla tietueen ikkunassa. Päivitä Lisäksi muutamissa näkymissä näkyvät: Henkilö-kansion listalla on kirjeenvaihto-valikko, jonne listautuvat yrityksen kirjepohjamallit. Valittu kirjepohja avautuu asiakkaan tiedoilla. Kirjepohjat tullaan lisäämään asetuksissa Pikaraportit-kansiossa, mutta toiminto ei ole vielä käytössä. Raportit. Painikkeen alta saa näkyviin kyseisen kansion listavalintaraportit. Ajastin on valittavissa asiakas- ja toimeksianto näkymissä. Tarkoitus on, että kun esimerkiksi asiakas soittaa, voi ajastimen laittaa päälle, jotta saa selvillä tarkan ajan kauanko aikaa puhelimessa kului. Ajastimella voi tietenkin seurata myös muuhun työskentelyyn kuluvaa aikaa. Nopeimmin ajastimen saa päälle CSI-valikosta. Kun ajastin käynnistetään toimeksiannon kautta, tulee ajastimeen kyseinen toimeksianto valmiina. Ajastinikkunassa käynnistetään ajastin. Ajanseuranta voidaan keskeyttää hetkiseksi ja taas jatkaa ajastusta. Lopuksi voidaan luoda tuntikirjaus tai toimenpide. Tuntikirjaukseen riittää, että ajastin-ikkunassa annetaan aihe. Toimenpidettä varten tarvitaan lisäksi toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Kun ajastin pysäytetään, valitaan yläpalkista Lisää tuntikirjaus tai lisää toimenpide. Tuntikirjauksen voi esim. kalenterissa muunntaa helposti toimenpiteeksi. Ajastin voidaan myös sulkea turhana luomatta kumpaakaan. Toimenpiteen lisäys avaa toimenpideikkunan, jossa tietoja voi täydentää ja lisätä tarvittaessa hintatiedot. Tuntikirjauksen luonti ei avaa tuntikirjausikkunaa, mutta luotu tuntikirjaus löytyy kalenterista tai tuntikirjauskansiosta sekä mahdollisesti toimeksiannon alta, jos toimeksianto oli valittuna. Tuntikirjauksesta voidaan edelleen tehdä toimenpide esim. kalenterissa.

9 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 9 (/129) Ikkunatoiminnot Kaikissa Ikkunoissa pakolliset tiedot on merkitty punaisella. Tietoa ei näin ollen voi tallentaa ennen kuin vähintään punaisella merkityt tiedot on syötetty. Mikäli kaikkia pakollisia tietoja ei ole syötetty, ohjelmisto antaa virheilmoituksen: Kaikissa ikkunoissa alalaidassa näkyy tietueen tila sekä historiatiedot. Historiatiedot saa auki klikkaamalla Historia-painiketta. Tätä kautta on nähtävissä, kuka on luonut tietueen ja milloin sekä kuka on viimeksi muokannut sitä, ja milloin. Tietueen omistaja voidaan vaihtaa tietueen lomakkeella. Esimerkiksi asiakkaalla asiakasvastaava on tietueen omistaja.

10 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 10 (/129) Vastaavasti kaikissa Ikkunoissa, kuten Asiakas-, Toimeksianto-, Toimenpide ikkunassa on Peruspainikkeet: Peruspainikkeen toiminnot: Tallenna Tallenna tiedot ja sulje ikkuna Tallenna ja uusi, tallenna tiedot ja lisää uusi tietue. Mikäli olet lisäämässä kerralla useita uusia tietoja, on suositeltavaa hyödyntää tätä painiketta. Toimenpiteide- ja kulu-ikkunoissa on lisäksi tallenna ja käytä pohjana sekä Käytä pohjana painikkeet tiedon syöttämisen tehostamiseen. Toimeksianto, toimeksiantaja, päiväys ja toimenpidetyyppi kopioituvat uudelle toimenpiteelle. Tuntihinta tai laskutettavat tunnit eivät kopioidu, mutta tulevat kyllä toimenpidetyypistä, jos ne ovat siellä määritetty. Painikkeiden ero on tallennuksessa tai sen puuttumisessa. Käytä pohjana painikkeen pikanäppäinvalinta on Ctrl+T ja jos halutaan samalla myös tallentaa Ctrl+Shift+T. Päivitä lomakkeen tiedot Asiakkaan ja toimeksiannon ikkunassa on myös Parametrit. Siellä voidaan tehdä ylimäärityksiä toimipisteen tasolla tehdyille määrityksille, esim. maksuehto Asiakkaan ja toimeksiannon ikkunassa on myös Ajastin.. Ajastimen käyttö kuvattu edellä kappaleessa Listatoiminnot. Toiminnot painike (komennot vaihtelevat eri ikkunoissa). Samat toiminnot ovat käytettävissä myös listanäkymässä sekä työkalurivillä että napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta rivin päällä.

11 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 11 (/129) Toimeksiannon toiminnot-valikko Toimenpiteen toiminnot-valikot Muistiinpanot Lisäksi lähes jokaisessa ikkunassa Tiedot-kansiossa on viimeisenä välilehtenä Muistiinpanot. Muistiinpanoihin voi liittää liitetiedoston muistiinpanon päällä hiiren oikealla ja Liitä tiedoston. Ohjelmisto avaa Avaa ikkunan, jonka kautta muistiinpanoon voi liittää olemassa olevan dokumentin. Tiedostojen liittäminen muistiinpanoihin ei ole kuitenkaan kovin suositeltavaa, sillä jos muistiinpanoja on paljon hukkuvat tiedostot massaan. Dokumentit kannattaa tallentaa asiakkaan tai toimeksiannon alle Asiakirjat alakansioon. Mutta muistiinpanoihin kannattaa kirjoittaa ajankohtaista tietoa koskien asiakasta tai toimeksianto. Jos tietoon, esimerkiksi toimeksiantoon on lisätty muistiinpanoja, näkyy Toimeksiannot näkymässä kyseisen tiedon edessä keltainen lehtiö. Laskua tulostettaessa luo ohjelmisto automaattisesti pdf-tiedoston laskusta, jolloin kyseinen merkki laskurivillä kertoo myös siitä, että lasku on tulostettu. Muistiinpanon voi merkitä tärkeäksi, jolloin kyseisen tietueen ikkuna aukeaa aina muistiinpano-välilehden kohdalta. Toimeksiannon ja asiakaan tärkeät muistiinpanot voidaan lukea nyt myös koelaskun kautta. Tällainen koelasku on merkitty listalla vihreällä lehtiöllä. Koelaskun toiminnot-valikossa on nyt uusi toiminto Näytä liittyvät muistiot, joka avaa listaikkunan liittyvistä muistiosta Tiedon syöttö Lomakkeilla tiedot täydennetään erityyppisiin kenttiin. Kentät voivat olla tekstityyppisiä, numeerisia, laskennallisia, päivämääräkenttiä tai valintakenttiä. Kentän tyyppi ohjaa ja helpottaa tiedon täydennystä. Tekstikenttä Tekstikenttä on tarkoitettu tekstityyppiselle tiedolle ja se voi sisältää myös sähköpostiosoitteen tai selainsivun. Alleviivauksesta huolimatta sisältö ei toimi linkkinä.

12 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 12 (/129) Listakenttä Listakenttä sisältää valmiit vaihtoehdoit, joista valitaan sopivin. Lista avataan nuoli-painikkeesta kentän päässä. Osaan listoja on mahdollista lisätä uusia arvoja kentän päädyn plus-painikkeella. Tähän tarvitaan Pääkäyttäjä-oikeudet. Rastikenttä TAI Rastituskentän arvo voi olla joko kyllä tai ei. Yksi neliörasti vastaa kahta pallorastikenttää. Numeerinen kenttä Numeerinen kenttä voi saada arvoja tietyltä väliltä, esimerkiksi prosenttikenttä voi saada arvot Kentän arvoa voidaan myös muuttaa hiiren rullalla vierittämällä. Laskinkenttä Laskennallinen kenttä sisältää numeerista tietoa ja tiedon syöttämiseen ja muokkaukseen voi käyttää oheista laskinta. Päiväyskenttä Päivämääräkentässä haetaan haluttu päiväys pienessä kalenterissa. Kalenterin saa auki kentän päädyn nuolipainikkeella. Kalenterin vuoksi kenttään voidaan valita vain aito päivämäärä. Näin estyy virheellisen muotoisen päiväyksen syöttäminen järjestelmään. Kenttään voidaan syöttää päivä myös kirjoittamalla formaatissa , mutta näinkin kenttä muuttaa päiväyksen sallittuun muotoon. Kentän päiväystä voidaan muuttaa kätevimmin hiirellä. Klikataan hiirellä päivän, kuukauden tai vuoden yllä luku siniseksi ja vieritetään hiiren rullalla ylös tai alas. Kuukausiselaus saadaan auki klikkaamalla kuukauden nimeä. Kuukausi valitaan kuukausi-linkistä. Vuosiselaus saadaan edelleen auki klikkaamalla vuosilinkkiä. Kentän ylälaidassa on kuluva päivä valittavissa ja alalinkistä Clear kenttä voidaan tyhjentää.

13 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 13 (/129) Valintakenttä Valintakenttään haetaan olemassa oleva tietue. Hakuikkuna aukeaa suurennuslasipainikkeesta. Osassa hakukentistä on voimassa suodatus, joka hakee oletuksena vain ehdot täyttäviä tietueita, mutta hakuikkunassa voi aina myös valita hakea kaikista tietueista. Kenttään voi useimmiten hakea vain tietyntyyppisen tietueen, kuten yrityksen, henkilön, toimeksiannon, osoitteen tai käyttäjän, mutta esimerkiksi asiakas-kenttään voidaan hakea joko yritys- tai henkilötyyppinen asiakas. Kentän teksti toimii linkkinä tähän tietueeseen. Kentän aktivointi avaamatta linkkiä voidaan tehdä Ctrl-painike pohjassa. Nyt uudessa versiossa kenttään voi myös alkaa suoraan kirjoittaa tietueen nimeä tai sen osaa. Tabpainikkeella ohjelma hakee soveltuvat tietueet listaan. Haluttu rivi valitaan hiirellä tai nuolipainikkeilla ja enterillä. Kenttä voidaan tyhjentää klikkaamalla se aktiiviseksi Ctrl-painike pohassa ja valitsemalla Delete. Hiiren oikea on myös käytössä valintakentässä. HUOM! Linkin klikkaus avaa tietueen ja tehdyt muutokset tallentuvat ko. tietueeseen joka puolella järjestelmässä. Nämä kentät toimivat linkkeinä myös listanäkymissä. Hakuikkunassa, kuva alla, voidaan hakea tietueita silloin, kun ei tiedetä, mitä etsitään tai tekstin syöttö valintakentässä ei löydä haluttua tietuetta. Hakuikkunassa on käytössä hakutoiminto ja valmiit näkymälistat, joista kerrotaan tarkemmin jäljempänä. Tyyppi-kenttä on aktiivinen, jos valintakenttään sopii useampi tietuetyyppi. Ominaisuudet-painikkeella saadaan listarivin tietue auki omaan ikkunaan. Käyttäjän oikeuksista riippuen ikkunassa voi olla myös Uusi-painike. Sen avulla voidaan tarpeen vaatiessa luoda uusi tietue, jos sitä ei järjestelmästä haussa löydy. Valintakentän tyhjennys tehdään Poista arvo painikkeella.

14 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 14 (/129) Asiakirjan liittäminen Asiakirjan liittäminen sijaitsee Toiminnot-valikossa. Asikkaan tai toimeksiannon Asiakirjakansioon voidaan sähköisesti arkistoida sähköposteja ja dokumentteja eri tiedostomuodoissa. Kansioon liitetään tiedostoja Toiminnot-valikon ketju-painikkeella. Sinne voi myös raahata tai kopioida tiedostoja samaan tapaan kuin Windows-tiedostonhallinnassa. Helpoin tapa käyttää asiakirjakansiota on määritellä Asetuksissa yhteinen verkkolevy, johon kaikilla käyttäjillä on pääsy. Tässä tapauksessa Asiakirjat-kansiota avatessa ensimmäisen kerran asiakkaalle syntyy automaattisesti oma kansio ja sen sisään jokaiselle toimeksiannolle omansa. HUOM! Asiakirjakansioiden avaaminen ensimmäisen kerran saattaa aiheuttaa virhetilanteen, jos käyttäjällä ei ole yläkansioon tarvittavia oikeuksia. Samoin toimeksiannon uudelleen nimeämiseen tarvitaan ko. kansioon kirjoitusoikeudet. Asiakirjakansion voi myös yhdistää erilliseen asiakirjanhallintaohjelmistoon kuten Mfiles tai SharePoint. Näissä on enemmän toimintoja valittavina vaativiinkin asiakirjanhallintatarpeisiin. Toiminto voidaan myös piilottaa kokonaan parametreissa. Silloin tiedostoja voidaan liittää muistiinpanot-välilehdellä. Ohjelmaan voidaan tallentaa valmiita asiakirjapohjia, joita on tarkoitus muokata ja tallentaa toimeksiantokohtaisesti. Asiakirjamallit tallennetaan asetuksiin (Asetukset > Mallipohjat > Dokumenttimallit) ja ne tulee määrittää käytettäviksi toimeksiannon tyypin perusteella. Kuvakkeen klikkaaminen avaa listan tarjolla olevista dokumenteista ja valinnan jälkeen asiakirja aukeaa muokattavaksi. Samalla se tallentuu Asiakirja-kansioon.

15 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 15 (/129) Omat suosikit Sekä asiakkailla että toimeksiannoilla on ns. suosikkikäsittely. Kaikki käyttäjät voivat itse aktiivisesti ylläpitää omaa suosikkilistaa erikseen asiakkaille, henkilöille ja toimeksiannoille. Listaan kanattaa lisätä ne tietueet, joita tarvitsee eniten. Asiakkaista ja toimeksiannoista ne, joiden kanssa on aktiivisesti tekemississä tai on jossain aktiivisessa roolissa. Tämän lisäksi järjestelmä muistaa 15 viimeisintä toimeksiantoa tai asiakasta, joita käyttäjä on muokannut. Nämä dynaamiset suosikit ovat näkyvissä CSI-pallukan listoilla. Tietue voi kuulua vain dynaamisiin tai staattisiin suosikeihin. Staattiseen suosikkilistaan lisätään Toiminnot-valikosta joko tietueen ikkunassa tai listanäkymässä useammalle riville kerrallaan. Valitsemalla kyseisen, tai kyseisten asiakkaiden rivitiedot aktiiviseksi ja Toiminnot --> Lisää suosikkeihin. Poistaminen tapahtuu vastaavasti Toiminnot > Poista suosikeista. Dynaamiselle suosikkilistalle tietue päätyy, kun käyttäjä muokkaa tai lisää sen tietoja. Näitä dynaamisia suosikkeja järjestelmä päivittää jatkuvasti, mutta halutessaan käyttäjä voi kiinnittää halutun tietueen CSIpallukan listalla nastalla. Suosikkilistaa ylläpidetään siten manuaalisesti ja dynaamisesti. Muokkaamalla tietueen tietoja, se kyllä menee suosikkeihin, mutta näitä dynaamisia suosikkeja päivtetään jatkuvasti ja niitä mahtuu vain 15 viimeisintä. Toiminnot-valikosta lisättynä tietue säilyy suosikeissa niin kauan, kunnes se poistetaan. Nämä ovat manuaalisia suosikkeja. Jos haluat asiakkaan tai toimeksiannon säilyvän suosikeissa, kannattaa se lisätä siihen manuaalisesti. Dynaamisen suosikin muuntaminen manuaaliseksi suosikiksi tapahtuu valitsemalla se ensin pois suosikeista ja heti perään valitsemalla takaisin suosikiksi. Suosikeista poistaminen poistaa myös kiinnitetyn dynaamisen suosikin. Näin kerrytetty suosikkilista saadaan auki Näkymä-valikosta muiden valmiiden näkymien mukana. Näkymien käyttö on kuvattu seuraavassa kappaleessa Näkymälistaukset. 1.3 Kansion sisältö ja tiedon haku Tietoa voidaan hakea ensisijaisesti Etsi hakutoiminnolla, joka on kaikissa näkymissä (kts. kuva alla). Tietoa voidaan hakea hakukentän lisäksi järjestämällä ja suodattamalla valmiita näkymiä Hakukentän käyttö Tietoa voidaan hakea ensisijaisesti Etsi hakutoiminnolla, joka on kaikissa näkymissä (kts. kuva alla).

16 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 16 (/129) Etsi kenttään voi kirjoittaa osan esim. asiakkaan nimestä. Hakutoiminto etsii tietoa kaikkien aktiivisten tietueiden lomakkeiden tekstikentistä. Esim. Yritykset ja yhteisöt kansion näkymässä haku toimii mm. katuosoitteen mukaan. Jos Etsi kentän jättää tyhjäksi ja klikkaa etsi painiketta, hakee ohjelmisto kaikki ko. kansion aktiiviset tiedot. Etsi kenttään voi kirjoittaa myös vain osan haettavan tiedon nimestä. Etsi-kenttä hakee ensisijaisesti vain avoimia tietueita, mutta jos haun jälkeen avaa passivoitujen tietuiden kansion, toimii haku edelleen filtteröiden nyt passivoituja Näkymälistaukset Kansioiden sisältä on yleensä listamuotoinen lukuunottamatta kalenteria ja fataljikalenteria. Valittavissa on useita näkymälistoja, jotka suodattavat tietoja tiettyjen ehtojen mukaisesti. Näkymälistat toimivat ikään kuin pikaraporttilistauksina. Tarjolla olevat näkymävaihtoehdot vaihtelevat eri kansioissa. Järjestelmän näkymät ovat listauksia, jotka ovat ohjelmistossa valmiina. Näkymiä voidaan luoda lisää, jolloin ne näkyvät valikossa otsikolla Yhteiset haut. Yleensä näkymät ovat kaikille käyttäjille samansisältöiset. Suosikkilistat ovat käytössä asiakkailla ja toimeksiannoilla ja niiden sisältö on käyttäjäkohtainen ja jokaisen käyttäjän itse hallinnoima. Lisäksi kaikki käyttäjät voivat jonkin verran muokata valmiita näkymiä suoraan listalla. Tavallisen käyttäjän mahdollisuudet näkymien muokkaukseen ja tallennukseen on kuvattu seuraavissa kappaleissa Näkymien järjestäminen Näkymän suodatus ja Käyttäjän ikkuna-asettelut. Pääkäyttäjät voivat luoda ja jakaa uusia näkymiä Asetuksissa: Asetukset > Pikaraportit ja näkymät. Pääkäyttäjät voi antaa tai poistaa oikeuksia näkymiin käyttäjäryhmien perusteella. Pääkäyttäjä voi vaihtaa kunkin kansion oletusnäkymän. Pääkäyttäjät voi muokata valmiiden näkymien asetteluja pysyvästi Asetukset-alueella: Sarakkeita voidaan muun muassa lisätä ja niiden järjestystä vaihtaa, mutta valmiin näkymän tiedon suodatusehtoja ei voi muuttaa. Pääkäyttäjä voi kuitenkin tarvittaessa luoda uusia näkymiä, joita hän voi täysin vapaasti muuttaa, myös suodatusta. HUOM! Kun halutaan kokonaan uusi näkymä, joka muistuttaa valmista näkymää, kannattaa käyttää tätä vanhaa pohjana ja tehdä siihen vain tarvittavat muutokset.

17 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 17 (/129) Esim. Toimenpiteet kansiossa on valmiita näkymiä: Avoimet, Kaikki, Kirjatut, Laskutetut jne. jotka helpottavat ja nopeuttavat tiedon tarkastelemista. Kuvassa järjestelmään lisätty näkymä Test. Lisäksi muutamissa näkymissä on lisää valmiita suodatustekijöitä, kuten esim. Päiväys valinta Näkymien järjestäminen Kaikki käyttäjät voivat tilapäisesti muokata kaikkia näkymiä monilla tavoin suoraan listan päällä hiirellä raahaamalla tai klikkaamalla. Asettelu on voimassa kyseisellä käyttäjällä, kunnes kansion välilehti suljetaan. Tietoja voidaan järjestää saraketta napsauttamalla. Useampia yht aikaisia järjestyssarakkeita voidaan valita hiirellä Shift-painike pohjassa. Järjestysvalinnan poistaminen tapahtuu vastaavasti Ctrl-painike pohjassa. Sarakkeita voidaan raahata haluttuun järjestykseen vaakasuunnassa tai poistaa raahaamalla niitä alas.

18 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 18 (/129) Tietueiden ryhmittelyä varten voidaan raahata haluttu sarake ryhmittelytekijäksi listan yläpuolelle merkittyyn kohtaan. Esim. Kuvassa alla Toimenpiteet kansiossa napsauttamalla Tapahtumapäivä saraketta, tiedot järjestyvät päivämäärän mukaan. Kuvassa on käytössä ryhmittelytekijänä toimenpiteen tila. Näin toimenpiderivit järjestyvät ryhmiin ja ryhmän otsikko näkyy sen yläpuolella ja joitain laskennallisia summia sen alapuolella. Järjestyminen koskee nyt kutakin ryhmää erikseen. Ryhmittelytekijä Järjestyssarake Ryhmän otsikkorivi Ryhmän summarivi Näkymän suodatus Näkyvillä olevaa listaa voidaan suodattaa napsauttamalla sarakkeen oikeata kulmaa (pieni suppilon kuva), jonka alasvetovalikosta, voi valita esim. tietyn arvon, tai Mukauta komennolla (Custom) valita haluamansa suodatusehdon. Päivämääräkenttien kohdalla alasvetovalikko sisältää pienen kalenterin, josta voidaan maalata haluttu aikaväli tai valita jokin valmis suodatusehto.

19 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 19 (/129) Päivämääräkenttien osalta valikko on hieman erinäköinen. Täällä voi valita mm. valmiin aikafiltterin, kuvassa valittuna tämä vuosi. Valmiit vaihtoehdot tulevat tietuetyypin mukaan.

20 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 20 (/129) Voit myös lisätä omia hakuehtoja täysin vapaasti, kun näkymän alalaitaan ilmestyy tarvittavat painikkeet. Painikkeet ilmestyväti esim. asettamalla päälle jonkin valmiin filtteröintiehdon. Valitse Muokkaa suodatusta muuttaaksesi suodatusehtoa. Suodatusehdot voi poistaa kokonaan rastista. Muokkaa suodatusta ja rakenna haluamasi ehtolauseet. Värikkäät tekstit ovat linkkejä eri valintalistoihin Käyttäjän ikkuna-asettelut Ikkunoiden näkymälistauksia voi myös muokata ja tallentaa käyttäjäkohtaisesti. Käyttäjä voi muuttaa näkymän suodatusehtoja, sarakkeiden järjesteystä ja sarakeleveyttä. Tee haluamasi muutokset näkymälistassa, ja napsauta Lista --> Tallenna asettelu. Muutos näkyy kyseiselle käyttäjälle ja vaikuttaa kaikissa samantyyppisissä ikkunoissa saman tietueen listoissa.

21 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 21 (/129) Esim. Asiakas ikkunassa, Laskut alakansiossa voi tallentaa näkymän niin, että se suodattaa vain laskut, jotka ovat tilassa Avoin. Jos käyttäjä haluaakin jossain tapauksessa tarkastella kaikkia laskuja, sen tilasta riippumatta, otetaan alareunasta ruksi pois (kts. kuva yllä), jolloin suodatus menee pois päältä. Kun käyttäjä seuraavan kerran menee asiakkaan alta Laskut alakansioon, näkyy siellä taas oletuksena vain avoimet laskut. Listan suodatus asettelun voi poistaa napsauttamalla Lista --> Palauta oletusasettelu.

22 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 22 (/129) 2 Työtehtävien hallinta Käyttäjän perustyötehtäviä ovat erilaiset kirjaukset: tuntikirjaukset, toimenpiteet, kulut ja aktiviteetit. Taloushallinnon käyttäjien työtehtäviä ovat lisäksi laskutuksen eri vaiheisiin liittyvät tehtävät, kuten koelaskun luonti, koelaskun tarkastus, hyväksyminen ja lopuksi laskutus ja suoritusten kirjaus. Aika-ajoin tulee myös hakea tietoa sekä luoda asiakkaita, avauspyyntöja ja toimeksiantoja tai tehdä niiden tietoihin päivityksiä. Tiedon hallinnassa auttavat eri kansioiden näkymät sekä raportti-kansion raportit. Seuraavassa esitellään työtehtävä-alueen kansiot. 2.1 Työtehtävä-kansiot Työtehtävät tehtäväalueeseen on kerätty ne kansiot, joita peruskäyttäjä tarvitsee päivittäin. Näin ollen käyttäjän ei välttämättä tarvitse siirtyä muihin Tehtäväalueisiin. Laskutusta hallitaan pääsääntöisesti Taloushallinto-alueella, mutta useimpia laskutukseen liittyviä toimintoja voidaan suorittaa myös Työtehtäväalueen kautta. Kalenteri: ohjelmiston käyttäjäkohtainen kalenteri, jota voidaan käyttää työajan seurantaan ja toimenpiteiden kirjaamiseen. Lisää kalenterin toiminnoista kerrotaan seuraavassa kappaleessa 2.2 Kalenteri. Aktiviteetit: listaa kaikki aktiviteetit, jossa käyttäjä on vastuuhenkilönä. Näkymävalintaa vaihtamalla saa myös muiden aktiviteettejä näkyviin. Fatalji kalenteriin tehdyt merkinnät näkyvät täällä listamuodossa. Ne on merkitty huutomerkillä. Aktiviteeteista kerrotaan lisää kappaleessa 2.3 Aktiviteetit. Toimenpiteet: listaa kaikki käyttäjän kirjaamat toimenpiteet. Näkymävalintaa vaihtamalla saa myös muiden toimenpiteitä näkyviin. Toimenpiteitä voidaan luoda useilla tavoilla, myös suoraan täällä kansiossa. Lisää

23 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 23 (/129) toimenpiteiden käsittelystä seuraavassa kappaleissa Toimenpiteet kalenterissa sekä 6.1 Toimenpiteiden kirjaaminen. Tuntikirjaukset: näyttää kalenteriin kirjatut tuntikirjaukset ja lisäksi Tuntikirjaukset kansiosta voi kirjata uusia tapahtumia. Näkymävalintaa vaihtamalla saa myös muiden tuntikirjauksia näkyviin. Tuntikirjausten kirjaamisesta lisää kappaleissa Tuntikirjaukset kalenterissa ja 2.6 Tuntikirjaukset. Raportit: ohjelmiston perusraportit. HUOM! Taloushallinnon raportit ovat Taloushallinto tehtäväalueen Raportit kansiossa. Raporteista lisää luvussa 9 Raportointi. Yritykset ja yhteisöt: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut yritys- ja yhteisöasiakkaat. Asiakkaita voidaan hakea ja päivittää tai luoda uusia. Asiakkaista on kerrottu omassa luvussaan 3 Asiakaat. Yksityishenkilöt: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut yksityishenkilöt. Yksityishenkilöt voivat olla henkilöasiakkaita tai yritysasiakkaiden yhteyshenkilöitä. Asiakkaista on kerrottu omassa luvussaan 3 Asiakaat. Toimeksiannot: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut toimeksiannot. Toimeksiantokansio voidaan avata usealta alueelta. Kansion sisältö on sama avattuna eri puolilla järjestelmää, lukuunottmatta kansiossa Laskutettavat toimeksiannot, joka sisältää vain ne toimeksiannoit, joissa on laskutettavaa. Toimeksiannoista kerrotaan omassa luvussaan 4 Toimeksiannot. Koelaskut: listaa oletuksena koelaskut, joissa käyttäjä on jossain vastuuroolissa. Taloushallintoalueella on kaikki koelaskut. Tarkastettavat toimenpiteet: listaa käyttäjän kirjaamat toimenpiteet, jotka ovat tilassa Koelaskulla, eli vaativat tarkastamista. Näkymästä kerrotaan lisää kappaleessa Toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen. Tarkastettavat kulut: listaa käyttäjän kirjaamat kulut, jotka ovat tilassa Koelaskulla, eli vaativat tarkastamista. Näkymästä kerrotaan lisää kappaleessa Toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen. Tärkeimpien kansioiden toimintaa esitellään seuraavaksi tarkemmin. 2.2 Kalenteri Kalenterin päivämääränäkymää voidaan vaihtaa kalenterin yläosassa sijaitsevista painikkeista: Taaksepäin Eteenpäin Tänään Suurenna Pienennä Päivä Työviikko (ma pe) Viikko (ma su) Kuukausi Oletusarvoisesti kalenterissa on avoinna aina kuluva päivä, viikko tai kuukausi. Kalenterissa voi siirtyä taaksepäin tai eteenpäin haluttuun kuukauteen/viikkoon/päivään minikalenterilla, jonka saa auki vasemmasta sivupalkista. Minikalenterin voi jättää näkyviin napsauttamalla nastan kuvaa (kuvassa nuolen osoittamassa kohdassa). Toisaalta minikalenteri ikkunan saa pois näkyvistä napsauttamalla nastan kuvaa uudestaan.

24 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 24 (/129) Minikalenteri ikkunan kautta voi käyttäjä antaa luvan muille ohjelmiston käyttäjille omaan kalenteriinsa. Lupa annetaan Lisää oikeuksia kohdasta (kts. kuva yllä). Avautuvassa Kalenterin oikeudet ikkunassa valitaan ne ohjelmiston käyttäjät, joille oma kalenteri halutaan näkyviin. Kun käyttäjät ovat antaneet toisillensa luvan kalentereihinsa, voi heidän kalenterinsa valita näkyville Kalenteri ikkunasta (kts. kuva yllä) merkitsemällä ruksin halutun käyttäjän kohdalle. Toisen käyttäjän kalenteri aukeaa oman kalenterin viereen eli toisen käyttäjän kalenterin näkyy, kun siirtää alapalkkia oikealle. Ohjelmiston Kalenteria voidaan käyttää 1) Työajan seurantaan ja 2) Toimenpiteiden kirjaamiseen Tuntikirjaukset kalenterissa Tuntikirjaukset ovat hyvä tapa seurata työaikaa ja niihin voidaan myös liittää toimenpiteitä. Kalenterissa maalataan haluttu alue ja aletaan suoraan kirjoittaa selitettä.

25 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 25 (/129) Kun selite on valmis klikataan tuntikirjausmerkinnän ulkopuolella, jolloin kirjoitustila sulkeutuu. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla tai raahata se kokonaan toiseen päivään. Näin luodusta tuntikirjauksesta voidaan edelleen luoda myös toimenpide. Sitä varten tuntikirjaukseen tulee vielä liittää toimeksianto ja toimenpidetyyppi, jotka voidaan raahata kalenterinäkymän oikean reunan vastaavista listoista. HUOM! Kalenterissa kalenterivaraukset ovat tuntikirjauksia, ja fataljikalenterissa fataljityyppisiä aktiviteetteja. Niiden käsittely ja toimenpiteiden luoti tapahtuu kuitenkin molemmissa kalentereissa samalla tavalla. Tuntikirjausten tyypittely voidaan tehdä sisäisillä toimeksiannoilla tai tuntikirjaustyypeillä. Tyyppilistat lisätään asetuksissa. Kalenterissa tyypit näkyvät värikoodeina. Tyypit voivat sisältää myös erityyppisiä työtehtäviä, kuten markkinointiin, myyntiin tai asiakaspalveluun liittyvät työajat.

26 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 26 (/129) Toimenpiteet kalenterissa Tuntikirjaukseen lisätään toimenpide suoraan kalenterissa raahaus-toiminnolla. Oikeassa reunassa olevasta listasta valitaan haluttu toimeksianto, pidetään hiiren vasenta painiketta alhaalla ja vedetään kyseinen tieto varauksen päälle. Sama tehdään toimenpidetyypin suhteen. Lopuksi luodaan toimenpide tuntikirjauksen päällä hiiren oikealla aukeavasta valikosta Tee toimenpide tai vastaavalla komennolla tuntikirjausikkunan Toiminnot-valikosta. Kun toimenpide on luotu, ilmestyy kalenterivaraukseen kolmas kuvake toimeksiannon ja toimenpidetyypin lisäksi. HUOM! Mikäli toimenpiteelle ei ole annettu missään oletustuntihintaa, tulee se lisätä erikseen toimenpideikkunassa. Oletustuntihinta on hyvä määrittää ainakin toimenpidetyypille. Se voidaan ylimäärittää useilla tavoilla esim. rooli- tai tiimihinnoittelulla. Tästä kerrotaan tarkemmin hinnoittelun yhteydessä. Toimenpide voidaan luoda myös tuntikirjausikkunassa. Tuntikirjaus saadaan auki kaksoisnapsauttamalla kalenterivarausta. Toimenpidettä varten tuntuikirjaukseen lisätään toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Voidaan suoraan alkaa kirjoittaa tietueen nimeä tai haetaan oikea tietue kentän valintapainikkeiden avulla (suurennuslasi-painike). Lopuksi valitaan Toiminnot-valikosta Tee toimenpide. Tuntikirjauksen voi yhdistää toimeksiantoon myös tekemättä siitä toimenpidettä, esimerkiksi sisäisissä toimeksiannoissa.

27 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 27 (/129) Ohjelmisto muodostaa halutusta kalenterivarauksesta toimenpiteen, joka näkyy Toimenpiteet kansiossa myös ko. toimeksiannon alla tai Työtehtävät -alueella. Tehtyä toimenpidettä voi myös tarkastella suoraan Kalenterista valitsemalla tapahtuman päällä hiiren oikealla ja Avaa toimenpide. Tällöin ohjelmisto avaa kirjatun toimenpiteen normaalissa Toimenpide ikkunassa. Kalenterin kautta tehdyt toimenpiteet ovat aina samalla tuntikirjauksia ja vastaavasti kaikki tuntimerkinnät näkyvät ko. käyttäjän kalenterissa. Toimenpiteen voi poistaa kalenterin kautta poistamalla tuntikirjauksen ja vastaamalla myöntävästi, kun ohjelma kysyy toimenpiteen poistosta.

28 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 28 (/129) Toimenpide voidaan poistaa tuntikirjaukseen koskematta vain eri listanäkymissä omissa kansioissaan. Tuntikirjaukseen voidaan vaihtaa toimeksianto tai toimenpidetyyppi kalenterissa raahaamalla uusi päälle tai avaamalla tuntikirjauslomake ja käyttämällä valintakentän suurennuslasi-painiketta. Aukeavassa valintaikkunassa voidaan arvo poistaa kokonaan tai hakea ja valita uusi tilalle. Useita toimenpiteitä voi luoda samanaikaisesti valitsemalla ne tuntikirjaukset, joihin on jo liitetty toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Kalenterinäkymässä valitaan se varaus tai ne varaukset (Ctrl näppäin alhaalla), joista halutaan tehdä laskutettava toimenpide ja valitaan hiiren oikealla painikkeella Tee toimenpide. Vaihtoehtoisesti vedä ja pudota toiminnon sijaan voidaan maalata Kalenterista aika ja valita sen päällä hiiren oikealla ja Lisää toimenpide. Ohjelmisto avaa Toimenpidetyypin valinta ikkunan. Kun haluttu toimenpidetyyppi on valittu, avaa ohjelmisto normaalin Toimenpide ikkunan, johon valitaan toimeksianto, johon toimenpide liittyy sekä voidaan esimerkiksi muokata toimenpiteen tekstiä. Tämän jälkeen toimenpide tallennetaan ja ikkuna suljetaan. Asetuksissa voidaan myös tehdä määritys, että kalenterivarauksesta muodostetaan aina toimenpide kun sille on määritelty toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Tällöin ei tarvitse enää erikseen valita hiiren oikealla painikkeella Tee toimenpide. (Asetus määritellään: Asetukset --> Liiketoimintayksikön asetukset -->

29 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 29 (/129) Toimipisteet --> toimipisteen parametrit (kultainen jakoavain) --> laitetaan ruksi kohtaan Tee kalenterissa toimenpide automaattisesti.) Kyseisen määrityksen voi tehdä ohjelmiston pääkäyttäjä Outlook-yhteys Ohjelmiston kalenteriin voidaan tuoda Outlook -kalenteritapaamiset, joista voidaan haluttaessa muodostaa laskutettava toimenpide. Toiminto tuo aina sen kalenterinäkymän tapaamiset, joka on ohjelmiston kalenterissa valittuna (päivä/viikko/kuukausi). Esim. jos ohjelmiston kalenterissa on valittuna päivänäkymä, tuo toiminto kyseisen päivän Outlook kalenteritapaamiset. Vastaavasti jos kalenterissa on viikkonäkymä, tuo toiminto kyseisen viikon Outlook kalenteritapaamiset. Kalenterinäkymässä valitaan hiiren oikealla napilla komento Hae Outlookista. Ne kalenteritapaamiset, joista ei haluta muodostaa laskutettavaa toimenpidettä, voidaan poistaa ohjelmiston kalenterista valitsemalla kyseinen kalenterivaraus ja painamalla näppäimistöltä Delete näppäintä, tai valitsemalla hiiren oikealla painikkeella --> Delete. Komento ei poista varausta Outlookin kalenterista. HUOM! Outlookista siirtyy ainoastaan kertaluonteiset kalenteritapahtumat. Toistuvat tapahtumat (esim. viikoittaiset sisäiset palaverit) eivät siirry Outlookista CSI Professionaliin. 2.3 Aktiviteetit Aktiviteetteja voidaan lisätä omassa kansiossaan työtehtävät-alueella tai asiakkaan tai toimeksiannon ikkunoissa. Aktiviteetit voivat olla tyypiltään tehtäviä, kirjeitä sähköposteja, puheluita, tapaamisia, fakseja tai asiakaspalvelutehtäviä. Käyttäjälle itselleen osoittamia aktiviteettejä on helpoin seurata Työtehtävät alueella Aktiviteetit kansiossa. Siellä näkyy listaus aktiivisista aktiviteeteistä riippumatta siitä mihin asiakkaaseen tai toimeksiantoon ne liittyvät. Kansiossa näkyvät myös fataljit.

30 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 30 (/129) Aktiviteettiin tulee merkitä mihin asiakkaaseen tai toimeksiantoon se liittyy (kts. kuva alla). Lisäksi tulee määrittää minkä tyyppisestä tehtävästä on kyse, kuinka tärkeä se on, kenen vastuulla se on ja missä tilassa se on. Kun aktiviteetin merkitsee tehdyksi (Toiminnot --> Kuittaa tehdyksi), poistuu se aktiivisten listalta. Aktiviteetti voidaan liittää asiakkaaseen tai toimeksiantoon. Siihen voidaan myös lisätä toimenpidetyyppi luokittelua varten. Toistaiseksi muista aktiviteetista kuin fataljeista ei voi tehdä toimenpidettä. Aktiviteetti-välilehti: Aktiviteetin ikkunassa näkyvät kentät vaihtelevat hieman aktiviteetin tehtävätyypin mukaan. Esimerkiksi ainoastaan puhelulla ja tapaamisella on aloitus- ja määräpäivissä mukana kellon ajat. Niiltä kuitenkin puuttuu saatu valmiiksi päiväys ja kesto. Liittyy: toimeksianto, johon Aktiviteetti liittyy. Toimenpidetyyppi: Aktiviteetin toimenpidetyyppi. Aihe: Aktiviteetin aihe Aktiviteettityyppi: minkä tyyppinen Aktiviteetti on kyseessä, oletuksena tehtävä. Tyyppi valitaan luontipainikkeen listalta eikä tietoa pääse enää sen jälkeen muuttamaan. Prioriteetti: Aktiviteetin prioriteetti. Aktiviteetilla se on oletuksena normaali. Vastuuhenkilö: henkilö, jonka vastuulla aktiviteetti on Osaamisalue: mitä osaamisaluetta aktiviteetin hoitaminen edellyttää. Osaamisalueet määritellään Asetuksissa Aloituspäivä: Aktiviteetin aloitusaika Tila: Aktiviteetin tila

31 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 31 (/129) Määräpäivä: Aktiviteetin määräpäivä, jolloin sen tulee viimeistään olla valmiina. Aktiviteettikansion näkymät järjestyvät ämän päivän perusteella. Arvio: Arvio aktiviteetin tekemiseen kuluvasta ajasta voidaan kirjata tähän. Saatu valmiiksi: Päiväys, jolloin aktiviteetti on oikeasti valmis ja voidaan sulkea. Kesto: Todellinen aktiviteettiin kulunut aika tunteina tai päivinä voidaan kirjata tähän. Hälytyspäivä: Hälytyspäivää voidaan käyttää aktiviteetit-kansion hälytyslistan luomisessa. Kuvaus: Kuvaus-kenttään voidaan kirjoittaa aihetta pidempi selostus Tuntikirjaukset-kansio: Aktiviteettiin voidaan liittää useita tuntikirjausmerkintöjä. Näin voidaan tehdä, jos esim. aktiviteetin tekemiseen on tarvittu useamman henkilön tai useamman päivän aikana tapahtunutta työtä. Tuntikirjaukset voidaan liittää aktiviteettiin kalenterissa raahamalla aktiviteetti tuntikirjauksen päälle. Tämä voidaan tehdä myös aktiviteetin ollessa jo suljettu. Uusi fatalji lisätään fataljikalenterissa maalaamalla haluttu aikaväli ja kirjoitetaan selite aktiiviseen varaukseen. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla, tai avaamalla varaus kaksoisnapsauttamalla varausta ja muuttamalla kestoa. 2.4 Toimenpiteet Yleensä toimenpiteitä kannattaa kirjata toimeksiannon tai kalenterin kautta. Niillä on kuitenkin oma kansio Työtehtävä-alueella, jossa niitä voidaan myös kirjata. Tämä kansio on kuitenkin erityisen hyödyllinen, kun toimenpiteitä halutaan tarkastella organisaatiotasolla. Täällä näkyvät kaikkien käyttäjien kaikkiin toimeksiantoihin kirjaamat toimenpiteet. Toimenpiteitä listaamalla voidaan arvioida tehdyn laskutettavan työn määrää ja nähdään tulevan myynnin arvo.

32 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 32 (/129) 2.5 Tuntikirjaukset Ohjelmiston henkilökohtaiseen kalenteriin merkityt tapahtumat ovat tuntikirjauksia. Niitä voi syöttää kalenterin lisäksi myös suoraan Työtehtävä-alueen, toimeksiannon tai asiakkaan Tuntikirjaukset kansiossa. Tuntikirjauksia voidaan käyttää työajan kirjaamiseen tai sisäisten töiden seurantaan. Työtehtävät-alueen Tuntikirjaukset-kansio on hyödyllinen, kun halutaan tarkastella kirjattuja työtunteja organisaatiotasolla. Voidaan käydä eri käyttäjien tuntimerkintöjä yksitellen läpi tai tarkatella kaikkia tuntikirjauksia tietyllä aikavälillä. Tuntikirjaukseen tulee merkitä tekijä, aloitus ja lopetus aika sekä aihe (kts. kuva alla). Voidaan joko suoraan merkitä kellonajat mistä mihin on ollut töissä tai sitten kirjata johonkin tiettyyn työhön liittyvät tunnit, kuten markkinointiin kulutettu aika. Tuntikirjauksia voi myös tyypitellä Tuntikirjaustyyppi kohdassa. Tyyppilistat voi tehdä asiakaskohtaisesti asetuksissa. Kalenterissa tyypit näkyvät värikoodeina. Osaamisalaueen avulla työtä voidaan tyypitellä samaan tapaan kuin toimenpiteillä. Tarvittaessa tuntikirjauksen voi kiinnittää esimerkiksi toimeksiantoon, tällöin tuntikirjaus näkyy myös kyseisen toimeksiannon alla. Mikäli tuntikirjaus on laskutettavaa työtä, voidaan sitä kautta lisätä toimenpide. Kiinnitetään tuntikirjaukseen vain toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Lopuksi valitaan Toiminnot-valikosta Tee toimenpide.

33 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 33 (/129)

34 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 34 (/129) 3 Asiakkaat Ohjelmistoon tallennettuja asiakkaita voi tarkastella useasta paikasta. Asiakkaat ovat omissa kansiossa niin että Yritykset ja yhteisöt ovat omassa kansiossaan ja Yksityishenkilöt omassaan. Työtehtävät tehtäväalueen Asiakkaat kansiot (Yritykset ja yhteisöt sekä Yksityishenkilöt) sisältävät kaikki ohjelmistossa olevat asiakkaat. Etsi-kenttää ja näkymälistoja voi hyödyntää asiakaskannan suodattamiseen. 3.1 Asiakkaan lisääminen Uuden asiakkaan lisääminen tapahtuu Asiakkaat kansiossa (joko Yritykset ja yhteisöt tai Yksityishenkilöt - kansiossa) Lisää uusi toiminnolla. Järjestelmä avaa tyhjän Asiakas ikkunan, johon syötetään asiakkaan tiedot. Punaisella merkityt tiedot ovat pakollisia. Kun kaikki on tiedot tallennettu, napsautetaan Tallenna painiketta. Järjestelmä ilmoittaa, mikäli kaikkia pakollisia tietoja ei ole tallennettu. Suosittelemme kuitenkin syöttämään mahdollisimman täydelliset tiedot asiakkaasta. Lähtökohtaisesti asiakkaan tiedot tarvitsee syöttää vain kerran, jonka jälkeen asiakas on käytettävissä kaikkialla järjestelmässä. Se voidaan lisätä useisiin eri toimeksiantoihin toimeksiantajana tai osapuolena eri rooleissa. Henkilö voi olla toimeksiantaja, osapuoli tai yhteyshenkilö. Asiakkaan käyttö eri puolella ohjelmikstoa edellyttää, että asiakas on ensin tallennttu järjestelmään omana tietueenaan. Tallentamisen jälkeen asiakas saa asiakasnumeron (kts. kuva alla). Asiakasnumerosarja määritellään Asetuksissa.

35 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 35 (/129) 3.2 Asiakkaan toiminnot Yritysasiakkaan Toiminnot-valikko Henkilöasiakkaan ja yhteyshenkilön Toiminnot-valikko Lisää suosikeihin/poista suosikeista: Järjestelmässä jokaisella käyttäjällä on omat suosikki listaukset asiakkaille sekä toimeksiannoille erikseen. Kukin käyttäjä voi vapaasti lisätä ja poistaa tietueita listaltaan. Suosikeista kerrotaan tarkemmin kappaleessa Omat suosikit. Liitä asiakirja: Asiakkaalle tai toimeksiantoon voidaan liittää asiakirjoja Asiakirjakansioon. Asiakirjakansioon voi myös raahata tiedostoja samaan tapaan kuin Windows-tiedostohallinnassa. Toiminto kuvataan edellä kappaleessa Asiakirjan liittäminen. Määritä alennustaulukko: Kuvataan tarkemmin hinnoittelun yhteydessä kappaleessa Alennustaulukko. Ajastin: Kuvataan edellä kappaleessa Listatoiminnot. Passivointi/aktivointi: Toiminto kuvataan kappaleessa 3.3 Asiakkaan passivointi ja uudelleen aktivointi. Asiakkaan parametrit Oletusparametrit määritellään Asetuksissa toimipiste ja/tai käyttäjäkohtaisesti. Asiakaskohtaisesti voidaan ylimäärittää näitä parametreja valitsemalla Asiakas ikkunassa peruspainikeriviltä Parametrit kuvake eli kultainen jakoavain. Parametrit liittyvät pääsääntöisesti laskutukseen. Asiakaskohtaisesti voidaan määrittää mm. poikkeava laskutusjakso, maksuehto, valuutta sekä laskun tulostuskriteerejä. Lisäksi voidaan määrittää

36 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 36 (/129) asiakaskohtainen hinnoittelumalli tai tuntihinta. Yrityksellä ja yksityishenkilöllä on molemmilla omat parametri-määritykset, jotka vaikuttavat lähinnä toimeksiantojen laskutuksessa osapuolen kautta. Jos parametri ikkunassa valitsee vasemmalta alhaalta Näytä kaikki tasot, näyttää ohjelmisto Oletus-, Yritys-, Toimipiste- ja Asiakastasot, asiakkaana voi siis olla yritys tai henkilö. Yritys-taso kuvaa päätoimipistettä ja toimipiste mahdollista alitoimipistettä. Henkilöasiakkaalla voi olla lisäksi Yritys tai yhteisö sarake parametreissaa, mikäli hän on yritysasiakkaan yhteyshenkilö. HUOM! Ainoastaan Asiakastaso-sarakkeeseen voi tehdä muutoksia. Oletus sarakkeeseen ei käyttäjä voi tehdä muutoksia lainkaan. Kyseinen taso on ohjelmistossa valmiina. Yritys- tai Toimipiste sarakkeen muutokset tehdään Asetuksissa. 3.3 Asiakkaan kansiot Seuraavissa luvuissa on kerrottu tarkemmin Asiakas ikkunan alakansiot ja niiden sisältö. Luvussa on eritelty yritys ja yhteisö- sekä yksityishenkilötyyppisten asiakkaiden alakansiot ja niiden sisältö. Asiakkaina voivat olla yhtähyvin yritykset tai yksityishenkilöt ja siten tiedot ovat pitkälti samasisältöiset. Yritysasiakkaan tapauksessa tosin yhteyshenkilöt on syytä lisäksi lisätä. Yritykset ja yhteisöt -kansio sisältää kaikki järjestelmään tallennetut yritys- ja yhteisöasiakkaat. Yritys- ja yhteisöasiakkaan ikkuna sisältää seuraavat alikansiot :

37 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 37 (/129) Yksityishenkilöt kansio sisältää kaikki järjestelmään tallennetut yksityis- ja yhteyshenkilöt. Henkilö ikkunan alikansiot ovat lähestulkoon samat kuin yrityksillä ja yhteisöillä ja kuten henkilöillä aiemmassakin versiossa. Ainoastaan Yksityishenkilöt sekä Yritykset ja yhteisöt kansiot on poistettu uudessa versiossa. Henkilöitä ei siis enää voi liittää toisiinsa muuten kuin suhteiden avulla. Henkilöasiakkaiden kansiot : Tiedot Yrityksen tai yhteisön Tiedot-kansio sisältää välilehdet: Yleinen, Osoite, Muistiinpanot Yksityishenkilön Tiedot-kansio sisältää nämä samat välilehdet Välilehdillä on asiakkaaseen liittyvät tiedot. Muissa kansioissa on asiakaaseen liittyvät muut itsenäiset tietueet. Yleinen -välilehdellä ovat asiakkaan perustiedot, kuten yhteystiedot sekä yrityksillä Liiketoimintatiedot, eli luokittelutekijät. Liiketoimintatiedoissa Tyyppi ja toimialakoodi listat ovat määriteltävissä yrityskohtaisesti (kts. Asetusten ohje). Kotimaa-kenttä on tärkeä, koska se määrittää asiakkaan verollisuuden. Yleisesti myynti on yrityksille verollista vain kotimaa-ryhmän maille ja yksityishenkilöille verotonta vain EU:n ulkopuolelle. Verollisuusmäärityksiä voidaan muuttaa asetuksissa tai yksittäisissä toimeksiannoissa. HUOM! Yrityksillä ja yhteisöillä aiemmin esiintynyt ALV -velvollinen kenttä on siirretty toimeksiannon osapuolen lomakkeelle.

38 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 38 (/129) Tiedot-kansion kaikki tekstikentät toimivat hakukriteereinä asiakas-kansion Etsi-kentässä. Asiakkaan nimen muutoksista voidaan tallentaa nimihistoria. Nimen päivityksen yhteydessä ohjelma tiedustelee päivitetäänkö vanha nimi nimihistoriaan. Nimihistoria ei näy missään, mutta toimii hakukriteerinä Etsi-kentässä. Uusi nimi päivittyy myös mahdolliseen asiakirjakansioon. Käyttäjällä tulee olla kirjoitusoikeudet ko. kansioon. Yrityksille ja yhteisöille on hyvä määrittää Ensisijainen yhteyshenkilö. Yksityishenkilöllä Asiakas-kenttään valitaan yritys, johon kyseinen henkilö linkittyy. Henkilöä ei ole pakko linkittää Yritysasiakkaaseen, tällöin kentän voi jättää tyhjäksi. Henkilö voi olla yrityksen ensisijainen yhteyshenkilö, vaikka ko. henkilön asiakaskentässä olisi joku muu yritys tai se olisi tyhjä. Laskutusyhteyshenkilöksi voidaan valita järjestelmään tallennettu Yksityishenkilö. Yksityishenkilöasiakkaalla voidaan laskutusyhteyshenkilöksi valita kuka tahansa järjestelmään kirjattu toinen yksityishenkilö. Kun laskutusyhteyshenkilö on valittu, tulee se henkilö oletusarvoisesti asiakkaalle lähetettävälle laskulle. Tämä henkilö voidaan vaihtaa toimeksiannoittain osapuolen tiedoissa. Laskutusosoitteeksi voidaan valita järjestelmään tallennettu osoitetieto. Kenttään ei tarvitse valita osoitetta, mikäli laskutusosoite on sama kuin, mikä on kirjattu Osoite välilehdelle. HUOM! Yrityksen tai yhteisön tapauksessa ohjelmisto tarkistaa y-tunnuksen perusteella, onko asiakas tallennettu ohjelmistoon jo aiemmin. Yksityishenkilöillä tarkistus tehdään Hetu:n perusteella Osoite välilehdellä tallennetaan asiakkan käyntiosoite. Yrityksille ja yhteisöille tämä on pakollinen tieto, myös henkilöasiakkaille on syytä kirjata osoite, jos he ovat toimeksiannoissa maksajan roolissa. Osoitetta käytetään laskutusosoitteena, mikäli muuta osoitetta ei erikseen lisätä laskutusosoite-kenttään. Muistiinpanot välilehdellä voidaan kirjata yritykseen liittyviä kommentteja ja muistiinpanoja. Ne näkyvät listanäkymissä -kuvakkeena. Muistiinapanoista kerrotaan tarkemmin kappaleessa Ikkunatoiminnot, kohta: Muistiinpanot. Lisää osoitteita: kirjataan muut osoitetiedot, mikäli yrityksellä on muita osoitteita kuin käyntiosoite. Myös laskutusosoite, jos se on eri kuin Osoite-välilehden käyntiosoite, tulee ensin tallentaa Lisää osoitteita alakansioon, jotta sen voi valita Yleinen välilehdelle Laskutusosoite kohtaan. Yhteyshenkilöt: lisätään yrityksen yhteyshenkilöt. Yhteyshenkilöt tallentuvat samalla järjestelmään Yksityishenkilöksi. Tämä kansio on poistettu yksityishenkilöltä 1.6 versiossa. Henkilöiden välisiä suhteita voidaan tehdä ainoastaan Suhteet-kansiossa. Aliasiakkuudet: voidaan kirjata yrityksen tytäryhtiöt ns. aliasiakkuuksilla. Yritykset ja yhteisöt -kansio on poistettu yksityishenkilöltä 1.6 versiossa. Roolihinnoittelu: Alikansiossa voidaan lisätä erilaisille rooleille asiakaskohtainen tuntihinta. Tällöin käytetään roolin mukaista tuntihintaa niiden työntekijöiden osalta, jotka kuuluvat nimettyyn rooliin, ja kirjaavat toimenpiteitä ko. asiakkaan toimeksiantoon. Roolit lisätään käyttäjän tietoihin Asetuksista. Lisää toimenpiteen hinnoittelusta luvussa 5.1 Toimenpiteiden hinnoittelu.

39 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 39 (/129) Toiminta Toimeksiannot: Toimeksiannot alikansiossa ovat kaikki ne toimeksiannot, joissa kyseinen yritys tai henkilö on merkitty osapuoleksi. Listauksesta ilmenee myös missä roolissa ko. asiakas on kussakin toimeksiannossa: Kun osapuolitiedot on tallennettu järjestelmään, voidaan tätä kansionäkymää jatkossa käyttää esteellisyystarkistuksiin. Toimeksiantorivit toimivat pikalinkkeinä ko. toimeksiannon tietoihin. Tuplanapsauttamalla kyseistä riviä saadaan näkyviin Toimeksianto ikkuna, ja näin ollen voidaan tarkastella ko. toimeksiantoon liittyviä tietoja. Aktiviteetit: Aktiviteettilistalla on kaikki asiakkaaseen kiinnitetyt tulevat aktiviteetit. Fataljit näkyvät myös Aktiviteetit listalla ja niiden kohdalla on huutomerkki osoittamassa että kyseessä on Fatalji aktiviteetti. Historia: Historia listalla näkyvät asiakkaaseen kiinnitetyt aktiviteetit, jotka ovat tilassa Valmis. Toimenpiteet: Nyt uudessa versiossa myös asiakkaille voidaan kirjata toimenpiteitä ja laskuttaa ilman toimeksiantoa esimerkiksi vuosimaksuja tai muita jatkuvaluonteisia tuloja. Toiminto tulee ottaa käyttöön asetuksissa, ennen kuin toimenpiteitä voi alkaa kirjaamaan asiakkaalle. Tuntikirjaukset: Tuntikirjauksia on mahdollista luoda ja tarkastella toimeksiannon ikkunassa. Ne näkyvät aina automaattisestri myös ko. käyttäjän kalenterissa. Asiakirjat: Asiakkaan dokumenttien ja sähköpostien arkistointi. Kansioon voi raahata tai kopioida tiedostoja kuten yleensäkin Windows-tiedostonhallinnassa. Myös kappaleessa Asiakirjan liittäminen. ketju-painikkeella. Toiminto kuvattu

40 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 40 (/129) Laskutus Laskut: ovat kaikki ko. asiakkaalle tehdyt laskut toimeksiannosta riippumatta. Ennakkolaskut: ovat kaikki ko. asiakkaalle tehdyt ennakkolaskut. Hyvityslaskut: ovat kaikki ko. asiakkaalle tehdyt hyvityslaskut. Suoritukset: Suoritukset alikansiossa ovat kaikki suoritukset, joissa asiakas on maksajaksi Varainhallinta Irtain omaisuus: kirjataan asiakkaan irtain omaisuus, joka on yrityksen hallussa. Irtainta omaisuutta voidaan hallinnoida myös Taloushallinto tehtäväalueella Asiakasvarat: voidaan kirjata ja seurata asiakkaan asiakasvaratapahtumia. Asiakasvaroja voi hallinnoida myös Taloushallinto -tehtäväalueella 3.4 Asiakkaan passivointi ja uudelleen aktivointi Käyttäjä voi päättää asiakkuuden Toiminnot painikkeesta > Passivoi asiakas -komennolla. Järjestelmä tarkastaa mitä avointa/aktiivista asiakkaalla on seuraavasti: Avoimet / aktiiviset Avoimet aktiviteetit Avoimet fataljit Aktiiviset aliasiakkuudet Aktiiviset toimeksiannot Avoimet laskut Avoimet ennakkolaskut Avoimet asiakasvarat Irtain omaisuus Selitys Aktiviteetit, joiden tila ei ole Valmis eivät estä passivointia, vaan käyttäjä voi valita Avoimet aktiviteetit -kentässä, mitä niille tehdään: - Merkitään tehdyiksi - Poistetaan Toiminto on käytössä vain, jos muita estäviä syitä ei ole. Estää aina passivoinnin Vain yritysasiakkailla. Estää passivoinnin, jos Toimipisteen parametreissa ( Asiakkaan passivoinnin estää ) määritelty estäväksi. Estää passivoinnin, jos Toimipisteen parametreissa ( Asiakkaan passivoinnin estää ) määritelty estäväksi. Laskut, joiden tila ei ole Maksettu tai Peruttu. Estää passivoinnin, jos Toimipisteen parametreissa ( Asiakkaan passivoinnin estää ) määritelty estäväksi. Ennakkolaskut, joiden tila on Maksettu. Estää passivoinnin, jos Toimipisteen parametreissa ( Asiakkaan passivoinnin estää ) määritelty estäväksi. Estää passivoinnin, jos Toimipisteen parametreissa ( Asiakkaan passivoinnin estää ) määritelty estäväksi. Estää passivoinnin, jos Toimipisteen parametreissa ( Asiakkaan passivoinnin estää ) määritelty estäväksi.

41 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 41 (/129) Asiakkaan passivointi -ikkunassa käyttäjä voi valita passivointisyyn. Kun käyttäjä napsauttaa OK -painiketta, tallentaa järjestelmä asiakkaan tilaksi Passiivinen ja passivointipäiväksi kuluvan päivän. Lisäksi järjestelmä tekee avoimet/aktiiviset -listan toiminnallisuus-sarakkeen mukaiset toimenpiteet avoimille/aktiivisille tiedoille. Asiakkaan passivointi ei poista asiakkaan tietoja kokonaan. Passivoidut asiakkaat ovat edelleen olemassa, ja niitä voi tarkastella näkymälistalta Passiiviset yritykset ja yhteisöt tai Passiiviset yksityishenkilöt. Yhteyshenkilön passivointi ei poista sillä yritykseen tai yhteisöön olevaa yhteyttä, mutta yrityksen lomaakkeella oleva pääyhteyshenkilökenttä tyhjenee. Passivoidun henkilön voi kuitenkin hakea siihen uudestaan. Passivoidut asiakkaat eivät myöskään tule mukaan muihin hakuihin. Mikäli halutaan etsiä nimellä passivoitua asiakasta, kirjoita Etsi kenttään haluamasi hakusana ja hae. Ikkunaan listautuvat avoimet tietueet, joihin haku osui. Valitse sen jälkeen näkymälistalta Passiiviset yrityksen ja yhteisöt -näkymä. Näin ohjelmisto hakee kyseisellä hakusanalla vain passivoitujen asiakkaiden listalta tietoa. Käyttäjä voi avata eli aktivoida passivoidun asiakkaan Toiminnot > Aktivoi asiakas -komennolla. Toiminto päivittää asiakkaan Aktiivinen -tilaan sekä poistaa passivointisyyn ja -päivän. 3.5 Asiakkaan poistaminen Poista-toimintoa käytetään esimerkiksi tuplakirjauksen poistamiseen. Valitaan poistettavan asiakkaan rivi ja napsauttaa Poista -painiketta. Poista komento poistaa asiakkaan tiedot kokonaan.

42 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 42 (/129) Jos tietoja löytyy, näkyy tiedon kohdalla Estää poistamisen -kentässä punainen pallo. Jos asiakkaaseen liittyy estäviä tietoja, ei sitä voi poistaa suoraan vaan tiedot siirretään toiselle asiakkalle. Käyttäjän tulee valita Siirretään asiakkaalle kenttään toinen asiakas. Ikkunassa on OK ja Peruuta - painikkeet. Kun käyttäjä napsauttaa OK -painiketta, järjestelmä joko siirtää asiakkaaseen liittyvät tiedot toiselle asiakkaalle (Siirretään asiakkaalle -kenttään valitulle asiakkaalle) ja poistaa asiakkaan, tai poistaa asiakkaan ja siihen liittyvät tiedot (muut kuin estävät). Ei estävät tiedot ovat: osoitteet, yhteyshenkilöt, muistiinpanot ja suhdeverkosto. Poistamisen yhteydessä poistetaan yhteyshenkilöt, joihin ei liity toimeksiantoja tms. Henkilö: Yritys:

43 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 43 (/129) Järjestelmä tarkastaa liittyykö asiakkaaseen jokin seuraavista asiakkaan poistamisen estävistä tiedoista: aktiviteetit, fataljit, aliasiakkuuksia (yritysasiakas), toimeksiantoja, laskuja, ennakkolaskuja, asiakasvaroja, irtainta omaisuutta tai suorituksia. Toiminto avaa Asiakkaan poistaminen -ikkunan, jossa näkyy lista asiakkaan poistamisen estävistä tiedoista seuraavin tiedoin: Tieto Estää poistamisen Aktiviteetit Lkm > 0 Fataljit Lkm > 0 Aliasiakkuuksia Lkm > 0, VAIN YRITYKSELLÄ Toimeksiannot Lkm > 0 Laskut Lkm > 0 Ennakkolaskut Lkm > 0 Asiakasvarat Summa > 0 Irtainta omaisuutta Summa > 0 Suoritukset Summa > 0 Maksajan yhteyshenkilö (Laskut) Lkm > 0, VAIN HENKILÖLLÄ Maksajan yhteyshenkilö (Koelaskut) Lkm > 0, VAIN HENKILÖLLÄ

44 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 44 (/129) 4 Toimeksiannot Toimeksianto-kansiossa on tavoitettavissa kaikki järjestelmään kirjatut toimeksiannot. Niitä voidaan tarkastella käyttäen valmiita listanäkymiä, antaa omia suodatus ja järjestysehtoja, sekä hakea hakusanan avulla. Toimeksiannoille, joissa on laskutettavaa, on oma kansio Taloushallinto-alueella. Näkymä mahdollistaa massalaskutuksen yrityksessä. 4.1 Toimeksiannon avaaminen Toimeksianto voidaan avata joko suoraan Toimeksiannot kansiossa tai asiakkaan tietojen alta Toimeksiannot -alakansiosta tai vaihtoehtoisesti käyttämällä toimeksiannon Avauspyyntöä. Uusi toimeksianto luodaan Toimeksiannot kansiossa napsauttamalla Uusi painiketta. Järjestelmä avaa tyhjän Toimeksianto ikkunan, johon syötetään toimeksiannon tiedot. Punaisella merkityt tiedot ovat pakollisia. Kun kaikki tiedot on tallennettu, napsautetaan Tallenna painiketta. Järjestelmä ilmoittaa mikäli kaikkia pakollisia tietoja ei ole tallennettu. Suosittelemme kuitenkin syöttämään mahdollisimman täydelliset tiedot toimeksiannosta. Tallentamisen jälkeen toimeksianto saa toimeksiantonumeron. Toimeksiantonumerosarja määritellään Asetuksissa (Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Numerosarjaparametrit > Numerosarjat). HUOM! Toimeksiannon luomishetkellä kenttien sisältö ohjaa muutamia automaattisia prosesseja, kuten toimeksiannon numerointia sekä aktiviteetti- ja pakollisia dokumenttimalleja. Tästä syystä kannattaa varmistaa, että seuraavat kentät ovat oikein heti aluksi: Toimeksiantotyyppi, Käsittelykieli ja Sisäinen-täppä. Niiden muuttaminen myöhemmin ei enää käynnistä näitä prosesseja. Toimeksiantajan valinta luo asiakirjakansion kyseisen asiakkaan alle. Mikäli toimeksiantajaa vaihdetaan myöhemmin, tuo kansio tulee siirtää uuteen paikkaan itse. 4.2 Toimeksiannon toiminnot Peruspainikkeiden (kts. kappaleet Listatoiminnot ja Ikkunatoiminnot) lisäksi toimeksiannolla on käytettävissä seuraavat toimintopainikkeet: Lisää toimenpide: Pikapainike, josta voi lisätä toimenpiteen toimeksiannolle.

45 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 45 (/129) Muodosta koelasku: Muodostaa koelaskun toimeksiannosta. Valittavana on joko Valittuun päivään tai Kausilaskutus. Toimeksiannon Toiminnot- valikko: Lisää tai poista suosikeista, sen mukaan onko toimeksianto omissa suosikeissa. Lue lisää kappaleessa Omat suosikit. Lisää toimenpide löytyy myös täältä. Muodosta koelasku samoin Passivoi toiminnolla päätetään ja passivoidaan toimeksianto. Aktivoi avaa passivoidun toimeksiannon. Arkistoi koskee passivoituja toimeksiantoja, toimeksianto voidaan arkistoida myös passivoinnin yhteydessä Uusi asiakirja Lisää mallin mukaisen asiakirjan asiakirjakansioon. Mallit tulee ensin määrittää asetuksissa. Liitä asiakirja Toiminnolla voidaan lisätä asiakirjoja Asiakirjatkansioon. Tiedostoja voidaan myös raahata ja kopioida kansioon samaan tapaan kuten Windowsin tiedostohallinnassa. Uusi ajastin käynnistää ajastimen Sisäpiiri Sisäpiirirajaus voidaan ottaa käyttöön täältä Käyttöoikeus-ikkunassa voidaan ottaa käyttöön näkyvyyden rajoituksia käyttäjäryhmien perusteella. Käyttöoikeuksista kerrotaan tarkemmin erillisessä asetusten ohjeessa. Toimeksiannon parametrit Oletusparametrit määritellään Asetuksissa toimipiste ja/tai käyttäjäkohtaisesti. Asiakaskohtaisesti voidaan ylimäärittää näitä parametreja. Toimipiste-, käyttäjä- ja asiakaskohtaisia parametreja voidaan ylimäärittää toimeksiantokohtaisesti valitsemalla Toimeksianto ikkunassa peruspainikeriviltä Parametrit kuvake eli kultainen jakoavain. Parametrit liittyvät pääsääntöisesti laskutukseen. Toimeksiantokohtaisesti voidaan määrittää mm. poikkeava laskutusjakso, laskun pienin summa tai yleiskulu. Lisäksi voidaan määrittää toimeksiantokohtainen hinnoittelumalli tai tuntihinta. Jos parametri ikkunassa valitsee vasemmalta alhaalta Näytä kaikki tasot, näyttää ohjelmisto Yritys-, Toimipiste-, Yritys ja yhteisö/yksityishenkilö- ja Toimeksianto parametrit. HUOM! Ainoastaan Toimeksianto sarakkeeseen voi tehdä muutoksia. Oletus sarakkeeseen ei käyttäjä voi tehdä muutoksia lainkaan. Kyseinen taso on ohjelmistossa valmiina. Toimipiste sarakkeen muutokset tehdään Asetuksissa ja asiakaskohtaiset muutokset tehdään asiakkaan parametreissa. 4.3 Toimeksiannon kansiot Toimeksianto -ikkunan tiedot ja liittyvien tietueiden kansiot käydään läpi seuraavaksi.

46 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 46 (/129) Toimeksiannon tiedot Tiedot Yleinen -välilehti Toimeksiantaja: yritys tai henkilö, jolta toimeksianto on tullut Toimeksiantonumero: numerosarja joka yksilöi toimeksiannon. Toimeksiantonumerosarja määritellään Asetuksissa. Numeroinnissa ei saisi olla katkoksia ja siitä syystä toimekantoja ei tulisi koskaan poistaa. Yhteyshenkilö: Asiakkaan yhteyshenkilö tulee toimeksiantajan pääyhteyshenkilö-kentästä, mutta se voidaan vaihtaa toimeksiantokohtaisesti osapuolen tiedoissa. Saapumispäivä: toimeksiannon saapumispäivä. Voi olla eri kuin avauspäivä. Avauspäivä: päivä, jolloin toimeksianto on avattu. Oletusarvoisesti aina kuluva päivä, mutta päivämäärää voi muuttaa. Toimipiste: toimipiste, jossa toimeksiantoa hoidetaan Toimeksiantotyyppi: toimeksiannon luokittelutekijä, joka indikoi minkä tyyppisestä toimeksiannosta on kysymys. Toimeksiantotyypit määritellään ohjelmiston Asetuksissa. Toimeksiantotyyppi on yrityksen seurantaa varten, eikä näin ollen näy ulospäin esim. laskulla. Liiketoiminta-alue: Uusi luokittelumuutuja toimeksiantoihin, sen arvot annetaan asetuksissa yrityksen tarpeiden mukaan Aihe: vapaamuotoinen kenttä, johon kirjoitetaan mahdollisimman kuvaava aihe toimeksiannolle. Aihe kenttä näkyy myös laskutulosteessa. Suosittelemme sopimaan yritystasolla yhteisestä käytännöstä nimeämisten suhteen, näin tietojen haku ja tarkastelu on helpompaa. Omistaja: Toimeksiannon pääjuristi Vastuuhenkilö: Toimeksiannon vastuuhenkilö voi olla esim. osakas, joka vastaa kyseessä olevasta toimeksiannosta. Kenttää käytetään monissa raporteissa ryhmittely-tekijänä. Avustaja: Toimeksiannon avustava juristi tai assistentti

47 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 47 (/129) Laskutusyhteyshenkilö: Tämä tieto tulee näkyviin laskulle, jotta asiakas tietää keneen olla yhteydessä, jos laskusta on jotain kysyttävää. Yrityksen yleinen laskutusyhteyshenkilö voidaan nimetä toimipisteen parametreissa tai valita jokaiseen toimeksiantoon erikseen. Myyjä: se työntekijä, joka on jutun tuonut taloon, jos eri kuin vastuuhenkilö. Käsittelykieli: kieli, jolla toimeksiantoa hoidetaan. Jos käsittelykieli on muu kuin suomi, tarkistaa ohjelmisto toimenpiteitä ja kuluja syötettäessä, onko niille kielikäännöksiä kyseisellä kielellä. Kielikäännökset määritellään Asetuksissa. Lisäksi koelaskujen ja laskujen pohjat tulostuvat käsittelykielellä. Jos valitusta käsittelykielestä ei ole olemassa laskupohjia, muodostaa ohjelmisto ne englanniksi. Valuutta: oletusvaluutta jolla toimenpiteet toimeksiannolle syötetään. Yleensä kannattaa käyttää euroa, vaikka asiakas maksaisikin valuutassa, sillä lasku voidaan aina tulostaa halutussa valuutassa. Ainoastaan, jos asiakkaan kanssa on sovittu tietty tuntihinta valuutassa, voi olla hyvä kirjata toimeksianto valuutassa. Sisäinen: Jos kyseessä on sisäinen toimeksianto, merkitään tähän ruksi. Tällöin toimeksiantoa ei voi laskuttaa. Tällaisia toimeksiantoja voidaan perustaa mm. koulutuksiin/seminaareihin kuluvan ajan seurantaa varten. Sisäpiiri: Tämä valinta ottaa käyttöön sisäpiirisuojauksen, joka estää ulkopuolisia näkemästä toimeksiannon tietoja. Sisäpiirin käyttäjäryhmän tulee olla määritettynä myös toimipisteen parametreissä. Valinnalla ainoastaan vastuuhenkilöt, tiimin jäsenet sekä valittu sisäpiiri voi nähdä toimeksiannon. Tämän lisäksi myös pääkäyttäjät näkevät toimeksiannon. Laskutus -välilehti Luottoraja: toimeksiannon maksajalle määritelty luottoraja. Tämä toimii informatiivisena tietona Myyntitili: myyntitili, johon toimeksiannolle kirjatut toimenpiteet ja laskut kirjautuvat. Kattohinta: toimeksiannolle voidaan määrittää kattohinta, jota ei tulisi ylittää. Mikäli toimenpiteitä ja kuluja on kirjattu yli kattohinnan, järjestelmä huomauttaa kattohinnan ylittämisestä koelaskun hyväksymisen yhteydessä. Kattohinnan valvonnassa huomioidaan nettohinta. Kustannuspaikka: kustannuspaikka, johon toimeksiannolle kirjatut toimenpiteet kirjautuvat. Kustannuspaikka tulee näkyviin myös laskulle

48 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 48 (/129) Poikeava Alv-käsittely: Korvaa aiemman Veroton-kentän. Edelleen voidaan laittaa toimeksianto verottomaksi. Verollinen-valinnalla toimeksianto laskutetaan maksimi-verolla (23%). Molemmissa tapauksissa valinta ylimäärittää asiakkaan verollisuuden. Toimenpide- ja kulutasoilla voidaan kuitenkin rivikohtaisesti ylimäärittää tämä veroasetus. Päivähinta käytössä: Päivähinta voidaan ylimäärittää Toimeksiantokohtaisesti toimeksiannon lomakkeella tai parametreissa. Päivähinta voidaan asettaa parametreissa toimipistetason lisäksi asiakaskohtaisesti ja toimeksiantokohtaisesti. Päivähinta: Toimeksiannolle määritetty päivähinta Kuvaus: vapaatekstikenttä, johon voidaan kirjoittaa tarkempi kuvaus toimeksiannosta. Kuvaus on sisäistä käyttöä varten eikä se tulostu laskulle. Kuvauskenttää voidaan hyödyntää myös hakusanojen lisäämiseen. Muistiinpanot välilehti Voidaan kirjata toimeksiantoon liittyviä kommentteja ja muistiinpanoja. Ne näkyvät listanäkymissä - kuvakkeena. Toimeksiannon tärkeät muistiinpanot näkyvät myös koelaskujen yhteydessä vihreällä kuvakkeella. Muistiinapanoista kerrotaan tarkemmin kappaleessa Ikkunatoiminnot, kohta: Muistiinpanot. Osapuolet Näyttää kaikki osapuolet, jotka ovat toimeksiannossa mukana, sekä niiden osuudet ja roolit. Uusia osapuolia saa lisättyä Uusi painikkeesta. Osapuolelle määritellyt roolit ovat merkitty vihreällä pallolla. Osapuolen voi poistaa, jollei sille ole tehty laskuja. Toimeksiantajan vaihtaminen Jos toimeksiantaja tulee vaihtaa, lisää se ensin osapuoleksi ja valitse tämän jälkeen Toiminnot > Aseta toimeksiantajaksi.

49 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 49 (/129) HUOM! Jos toimeksiannolle on lisätty asiakirjakansio, se säilyy fyysisessaä kansiorakenteessa edellisen toimeksiantajan kansion sisällä. Laskutukseen vaikuttaa ainoastaan maksaja-rooli, muut ovat raportoinnillisia rooleja. Tuplanapsauttamalla osapuoliriviä voidaan osapuolelle tehdä tarkemmat määritykset: Osapuoli: osapuoli, jonka tietoja muokataan Maksajan %-osuus: mikäli kyseinen osapuoli on merkitty Maksaja rooliin, kentässä määritellään osuusprosentti. Jos osapuoli ei ole roolissa Maksaja, on tämä kenttä passiivisena Asiakkaan viite: laskulle tulostuva, asiakkaan antama toimeksiannon viite Pääyhteyshenkilö: asiakkaan yhteyshenkilö koskien ko. toimeksiantoa. Määritellään vain, mikäli poikkeaa niistä tiedoista mitä Asiakkaan tiedoissa on merkitty. Postitusosoite: muu kuin laskutusosoite. Informatiivinen tieto koskien tätä kyseistä toimeksiantoa Laskutusyhteyshenkilö: asiakkaan yhteyshenkilö ko. toimeksiantoon liittyen. Määritellään vain, mikäli poikkeaa niistä tiedoista mitä Asiakkaan tiedoissa on merkitty. Laskutusyhteyshenkilön nimi tulostuu laskulle Laskutusosoite: toimeksiannon laskutusosoite. Määritellään vain, mikäli poikkeaa niistä tiedoista mitä Asiakkaan tiedoissa on merkitty. Laskutus parametrit (voidaan ylimäärittää asiakaskohtaisia laskutuspoikkeusmäärityksiä tähän toimeksiantoon, tarkasta toimipisteen parametreissa olevat oletukset) Valuutta: osapuolen valuutta kyseisessä toimeksiannossa, mikäli eroaa oletuksesta. Valuutta voi olla eri maksajilla eri. Toimeksiantoa käsitellään toimeksiantajan valuutalla, mutta lasku tulostetaan maksajan valuutalla.

50 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 50 (/129) Maksuehto: osapuolen maksuehto kyseisessä toimeksiannossa (mikäli se poikkeaa yritykselle määritetystä maksuehdosta) Alennusprosentti: osapuolelle annettava alennusprosentti kyseisessä toimeksiannossa, katso hinnoittelu omassa kappaleessaan Tiimin jäsenet: toimeksiantoa hoitavan tiimin jäsenet ja heidän tuntihinnat. Tiimijäsenet vaikuttavat käyttöoikeusksiin sekä hinnoitteluun. He näkevät toimeksiannon, vaikka se olisi muutoin heiltä piilossa. Tiimijäsenillä voidaan luoda toimeksiantokohtainen käyttäjähinnoittelu. Sille vaihtoehtoinen hinnoittelumalli on roolihinnoittelu, joka voidaan määrittää omassa kansiossaan. Hinnoittelusta kerrotaan tarkemmin kappaleessa Rooli- ja käyttäjäkohtainen hinnoittelu. Roolihinnoittelu: toimeksiannon hoitamiseen tarvittavat roolit ja niiden tuntihinnat. Voidaan ylimäärittää asiakkaan alla luotu roolihinnoittelu. Valintalista määritellään Asetuksissa. Sisäpiirirekisteri: Nyt uudessa versiossa voidaan toimeksiannolle kirjata sisäpiirirekisteri. Tähän ei kuulu mitään varsimaista automatiikkaa. Tänne voidaan lisätä henkilöasiakkaita ja käyttäjiä Toiminta Toimenpiteet: Toimenpiteiden lisääminen ja tarkastelu toimeksianto-tasolla. Kulut: Kulujen lisääminen ja toimeksiannon kulujen tarkastelu Aktiviteetit: toimeksiannolle määritellyt tulevat aktiviteetit. Myös fataljit näkyvät tässä listassa. Niiden edessä on punainen pallo. Historia: toimeksiannolle määritellyt aktiviteetit, jotka ovat tilassa Tehty. Tehdyt aktiviteetit eivät näy Aktiviteetit -alakansiossa Tuntikirjaukset: listaus toimeksiannolle kirjatuista tuntikirjauksista Asiakirjat: toimeksiannon dokumenttien ja sähköpostien arkistointi. Kansioon voi raahata tai kopioida tiedostoja kuten yleensäkin Windows-tiedostonhallinnassa. Tiedostoja voidaan liittää myös Toiminnot-valikon ketju-painikkeella. Toiminto kuvattu kappaleessa Asiakirjan liittäminen Laskutus Koelaskut: toimeksiannosta tehdyt koelaskut. Kansiossa näkyvät sekä avoinna olevat että laskutetut koelaskut Laskut: listaus kaikista laskuista, jotka toimeksiannosta on muodostettu. Listalla näkyvät sekä avoimet että asiakkaan maksamat laskut ja myös perutut laskut jäävät tänne muistiin. Ennakkolaskut: listaus kaikista toimeksiantoon liitetyistä ennakkolaskuista. Listalla näkyvät sekä avoimet että jo maksetut ennakot Hyvityslaskut: listaa toimeksiannon hyvityslaskut sekä niiden tilat 4.4 Toimeksiannon päättäminen Toimeksianto päätetään Toimeksianto ikkunassa tai vaihtoehtoisesti suoraantoimeksiannot kansiossa toimeksiantorivi valittuna valitsemalla Toiminnot-valikosta > Päätä. Toiminto avaa Toimeksiannon päättäminen -ikkunan, jossa käyttäjä voi valita päättämissyyn sekä arkistointinumerosarjan ja -tilan. Arkistointinumerosarja ja -tila ovat pakollisia, mikäli Asetuksissa toimipisteen parametreissa on valittu Arkistoidaan päättämisen yhteydessä.

51 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 51 (/129) Kun käyttäjä napsauttaa OK -painiketta, tallentaa järjestelmä toimeksiannon tilaksi Päättynyt ja päättymispäiväksi ohjelmisto merkitsee kuluvan päivän. Lisäksi järjestelmä tekee avoimet/laskuttamattomat - listan toiminnallisuussarakkeen mukaiset toimenpiteet avoimille/laskuttamattomille tiedoille. Jos käyttäjä ei ole valinnut Asetuksissa toimipisteen parametreissa Arkistoidaan päättämisen yhteydessä - kohtaa, voi hän arkistoida päätetyn toimeksiannon valitsemalla Toiminnot > Arkistoi. Lisäksi ikkunassa näkyy lista toimeksiantoon liittyvistä avoimista/laskuttamattomista, niiden lukumäristä/summista, estävätkö ne päättämisen ja mitä niille tehdään, jos eivät estä (kts. taulukko alla). Arvoihin voidaan tehdä muutoksia toimipisteen parametreissä, katso erillinen asetusten ohje. Avoimet / Laskuttamattomat Avoimet aktiviteetit Avoimet fataljit Avoimet asiakasvarat Laskuttamattomat toimenpiteet Laskuttamattomat kulut Selitys Tavalliset avoimet aktiviteetit eivät estä päättämistä, vaan käyttäjä voi valita päättämisen yhteydessä, mitä niille tehdään: - Merkitään tehdyiksi - Poistetaan Toiminto on käytössä vain, jos muita estäviä syitä ei ole. Estää aina päättämisen Estää aina päättämisen Asetetaan parametreissa: Estää / Merkitään ei laskutettaviksi Asetetaan parametreissa: Estää / Merkitään ei

52 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 52 (/129) laskutettaviksi Laskuttamattomat koelaskut Asetetaan parametreissa: Estää / Merkitään laskutetuksi / Hylkää Avoimet laskut Avoimet ennakkolaskut Asetetaan parametreissa: Estää / Jätetään / Merkitään maksetuiksi Estävät aina päättämisen 4.5 Toimeksiannon poistaminen Käyttäjä voi poistaa toimeksiannon Poista -toiminnolla. Järjestelmä tarkastaa liittyykö toimeksiantoon jokin seuraavista toimeksiannon poistamisen estävistä tiedoista: aktiviteetteja, fataljeja, toimenpiteitä, kuluja, koelaskuja, laskuja, ennakkolaskuja tai asiakasvaroja. Toiminto avaa Toimeksiannon poistaminen ikkunan. Jos poiston estäviä tietoja löytyy, näkyy tiedon kohdalla Estää poistamisen -kentässä punainen pallo. Poistamisen estyminen määräytyy seuraavan taulukon tietojen perusteella: Tietue Estää poistamisen Aktiviteetit Lkm > 0 Fataljit Lkm > 0 Toimenpiteet Summa > 0 Kulut Summa > 0 Koelaskut Lkm > 0 Laskut Lkm > 0 Ennakkolaskut Lkm > 0 Asiakasvarat Summa > 0 Ikkunassa on OK ja Peruuta -painikkeet, jos toimeksiannon poistaminen on mahdollista. Muutoin siinä näkyy vain Sulje -painike. Kun käyttäjä napsauttaa OK -painiketta, järjestelmä tarkastaa ja poistaa ennen toimeksiannon poistamista muut toimeksiantoon liittyvät tietueet: toimeksiantopyyntö, osapuolet, kustannuspaikat, tiimin jäsenet, roolit, osaamisalueet, tuntikirjaukset sekä vedoslaskut. HUOM! Toimeksiannon poistamista ei suositella kuin silloin, jos kaksi henkilöä on avannut saman toimeksiannon tai se on jostain muusta syystä täysin tarpeeton. Muissa tapauksissa suosittelemme käyttämään toimeksiannon päättämistä.

53 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 53 (/129) 5 Asiakkaan ja toimeksannon hinnoittelu Asiakkaalle tai toimeksiannolle voidaan määrittää tuntihinnoittelu useilla eri tavoilla sekä lisäksi käyttää asiakkaalle laadittavaa alennustaulukkoa. 5.1 Toimenpiteiden hinnoittelu Toimenpiteiden tunti- ja yksikköhinnoittelu Toimenpiteiden hinnoittelussa toimenpidetyypeille voidaan määrittää oletus tunti- tai yksikköhinnat, tai voidaan käyttää vakiohintaa. Tuntihintaisille toimenpidetyypeille voidaan oletustuntihinta lisäksi ylimäärittää usealla tasolla. Yksikköhintaisiin tai vakiohintaisiin toimenpidetyyppeihin muut hinnoittelut eivät vaikuta. Toimenpidetyypin oletustushintaa ohjelma ehdottaa aina yksikkö- ja vakiohintaisille toimenpidetyypeille sekä tuntihintaisille silloin, kun sitä ei ole ylimääritetty. Muita toimenpidetyyppien hinnoitteluun vaikuttavia valintoja ovat kiinteähintaisuus sekä veroton toimenpidehinnoittelu. Kiinteähintaisuus tarkoitta, ettei toimenpidetyypille lasketa alennusta eikä sille ei voida tehdä kokonaismuutosta. Verottomuus tarkoittaa, että toimepide laskuettaan aina ilman veroa maksajan verollisuudesta riippumatta. Nämä valinnat eivät vaikuta seuraavassa kuvattaviin rooli- ja käyttäjäkohtaisiin hinnoitteluihin mitenkään Rooli ja käyttäjäkohtainen hinnoittelu Oletustuntihinnat voidaa ylimäärittää ottamalla käyttöön rooli tai käyttäjäkohtainen hinnoittelu, josta jäkimmäisen erkoistapaus on tiimihinnoittelu. Rooli- tai käyttäjähinnoittelua ei ole koskaan tarkoitus käyttää päällekkäin. Jos niin tehdään, hinnoittelu saattaa toimia yllättävällä tavalla. Niistä jompikumpi otetaan käyttöön joko asiakkaan parametreissa, tai se voidaan myös ylimäärittää toimeksiannon parametreissa. Roolihinnoittelu käyttää käyttäjän profiilissa määritettyä roolia yhdessä joko asetusten roolituntihinnan, tai asiakkaan, tai toimeksiannon roolituntihinnan kanssa, tässä järjestyksessä. Käyttäjäkohtaisen hinnoittelun ollessa käytössä voidaan luoda tiimihinnoittelu jokaiseen toimeksiantoon erikseen Tiimit-kansiossa. Hinta otetaan käyttäjän tuntihinnasta (annetaan käyttäjä-ikkunassa) tai se voidaan ylimäärittää toimeksiannossa Tiimin jäsenet -kansiossa jokaiselle käyttäjälle erikseen. Asiakkaan tai toimeksiannon Parametreissa Hinnoittelumalli-kohdassa otetaan käyttöön rooli- tai käyttäjäkohtainen hinnoittelu, kun toimenpiteen oletustuntihinta halutaan ylimäärittää, eikä asiakkaalle tai toimeksiannolle haluta käyttää aina yhtä ja samaa oletustuntihintaa.

54 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 54 (/129) Korkeimmalla tasolla voidaan asettaa asiakas- tai toimeksiantokohtainen tuntihinta vastaavasti parametreissa. Asiakkaalle tai toimeksiannolle näin määritelty kiinteä tuntihinta on voimakkaampi kuin roolitai käyttäjäpohjainen hinnoittelu. Sen käyttöä kannattaa siis harkita tarkkaan. Asiakkaan tuntihinta voi tulla ainoastaan toimeksiantajalta osapuolten rooleista riippumatta. HUOM! Kaikissa edellä mainituissa tapauksissa voi tuntihintaa muuttaa manuaalisesti toimenpidettä kirjattaessa Päivähintainen toimenpide Järjestelmään on luotu uutena ominaisuutena mahdollisuus laskuttaa päivissä. Tätä varten on toimipisteen parametreissa asetettava tuntien päiväkohtainen lukumäärä, kuvassa alla 8.

55 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 55 (/129) Sen jälkeen sitä käytetään samaan tapaan kuin muitakin yksikköhintaisia toimenpidetyyppejä. Eli aloitetaan luomalla halutut toimenpidetyypit. Toimepidetyypit lisätään Asetukset Mallipohjat Toimenpidetyypit. Ohessa luotu malliksi puolipäivätyyppinen toimenpidetyyppi. Yksiköksi valitaan pv. Sen pitäisi löytyä valmiina järjestelmässä. Lisäksi olisi hyödyllistä asettaa valmiiksi yksikköhinta ja lukumäärä, jolloin toimenpidetyypin käyttäytymistä on helpompi ymmärtää. Nämä tiedot voi tietenkin toimenpidettä luotaessa muuttaa halutuiksi.

56 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 56 (/129) Ylemmillä asetuksilla toimenpidetyypin oletushinnoittelu näyttää alla olevan kuvan kaltaiselta: Päivähinta voidaan asettaa parametreissa sekä asiakkaaseen että toimeksiantoon samaan tapaan kuin tuntihintakin, mutta se astuu voimaan vain jos lisäksi rastitetaan Päivähinta käytössä, katso kuva alla. Toimeksiannon päivähinta voidaan yhtä lailla asettaa toimeksiannon Laskutustiedot-välilehdellä. Päivähinnan määrittäminen asiakkaan tai toimeksiannon parametreissä ei vaikuta tuntihinnoitteluun mitenkään, toisin kuin tuntihinnan määrittäminen. 5.2 Alennus Alennus laskutuksen eri vaiheissa Alennusta voi antaa usealla tasolla: asiakaskohtaisesti, toimeksiantokohtaisesti ja laskukohtaisesti. Alennus eroaa kokonaismuutoksesta siten, että se näkyy laskulla omana rivinään. Toimipisteelle voidaan määrittää pysyvä alennusprosentti, joka koskee silloin kaikkia asiakkaita. Tämä ei kuitenkaan ole välttämättä kovinkaan järkevää. Samoin voidaan asiakkaan parametreissa ylimäärittää toimipisteen alennus ja antaa oma asiakaskohtainen alennus. Parametreissa annettava alennus on aina prosenteissa ja se lasketaan toimenpiteiden nettosummasta. Asiakkaalle voi myös määrittää pitempiaikaisen alennustaulukon, johon tulee antaa yksi tai useita alennusrajoja eli käytännössä luodaan halutuille väleille omat alennusprosentit (katso seuraava kappale). Alennustaulukon saa auki asiakkaan toiminnot-valikosta ja se on siis asiakaskohtainen. Toimeksiantokohtaisesti alennus voidaan määrittää prosentteina osapuolen tiedoissa, jolloin se ylimäärittää kaikki parametreissa annetut alennukset.

57 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 57 (/129) HUOM! Jos alennustaulukko on käytössä, ei muita alennuksia ole tarkoitus käyttää. Jos näin tehdään, alennus saattaa käyttäytyä arvaamattomasti. Laskukohtaisesti alennus tehdään koelaskulla Maksajat-kansiossa valitsemalla maksajarivi ja hiiren oikealla hakea toiminto Alennus. Nyt alennuksen voi antaa prosenteissa tai euroissa, täällä näkyvät myös aiemmat annetut alennukset, jos niitä on. Tämä on laskukohtainen. Alennus näkyy laskulla euroina termillä Alennus ja alennus vähentää siis toimenpiteiden nettosummaa, joten alvillisessa hinnassa summa on aina vastaavasti suurempi. Kiinteähintaisiin toimenpiteisiin tai kuluihin alennus ei vaikuta lainkaan, vaan vähentää ainoastaan muiden toimenpiteiden hintaa. Jos asiakkaalle on merkitty esim. 10 % alennusta ja laskulla on mukana ainoastaan kiinteähintaisia toimenpiteitä, ei kyseiseen laskuun tule alennusta lainkaan Alennustaulukko Sekä yritys- että yksityisasiakkaille voidaan määrittää alennustaulukko. Alennustaulukon tarkoitus on, että voidaan määrittää euromääräiset rajat, jonka jälkeen asiakkaalle annetaan tietty prosentuaalinen alennus. Alennustaulukko määritellään valitsemalla oikea asiakas ja Toiminnot > Määritä alennustaulukko, jolloin alla oleva ikkuna aukeaa. Ikkunaan tulee valita ajanjakso, jonka pohjalle alennustaulukko määräytyy. Vaihtoehdot ovat: Kuluva kvartaali; nollaantuu kvartaalin vaihtuessa Kuluva vuosi; nollaantuu vuoden vaihtuessa Kumulatiivinen 12 kk; laskennassa käytetään edellisen 12 kuukauden laskutusta

58 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 58 (/129) Tämän jälkeen klikataan taulukossa olevaa ylintä riviä ja merkitään yläraja sekä sen alennusprosentti. ohjelmisto muodostaa ensimmäiselle riville automaattisesti alarajaksi 0,00 euroa. Mikäli portaita halutaan useampia, saadaan uusi rivi näkyviin valitsemalla näppäimistöltä tabulaattori painike. Jokaiselle riviltä tulee täyttää vain yläraja ja alennusprosentti, sillä ohjelmisto lisää automaattisesti aina aiemman rivin ylärajan seuraavan rivin alarajaksi. Kun tarvittavat portaat on määritelty, valitaan OK ja alennustaulukko on tallennettu. Alennustaulukosta saa poistettu rivin valitsemalla sen (koko rivi muuttuu siniseksi) ja sen jälkeen näppäimistöltä Delete painike. Ohjelmisto varmistaa, haluatko varmasti poistaa tämän tiedon, ja siihen valitaan OK. Alennus näkyy sekä koelaskulla että normaalissa laskussa. Alennustaulukko huomioi asiakkaan kaikki toimeksiannot, joissa asiakas on maksaja-tyyppisenä osapuolena. Alennus lasketaan laskun muodostusjärjestyksessä. Laskuja peruttaessa, vähennetään perutun laskun osuus seuraavan muodostettavan laskun alennusta laskettaessa. Alennustaukon saa poistettua valitsemalla oikea asiakas ja Toiminnot > Määritä alennustaulukko. Alennustaulukko-ikkunassa (kts. kuva yllä), on Poista painike vasemmassa alareunassa. Kun sen valitsee, varmistaa ohjelmisto, haluatko varmastaa poistaa taulukon, johon valitaan Yes. Alennustaulukon poistaminen ei vaikuta jo tehtyihin laskuihin. 5.3 Kokonaismuutos Kokonaismuutoksella ei muuteta tunteja tai tuntihintoja, vaan laskun toimenpiteiden kokonaisnettosummaa. Kokonaismuutos ei siten varsinaisesti näy laskulla. Kokonaismuutos on kätevä työkalu erikoistilanteissa ja yleensä vaihtoehto alennukselle, tosin kokonaismuutoksella loppusummaa voidaan myös kasvattaa. Kuluja ei ole tarkoitus muuttaa, joten laskulla, jolla on pelkkiä kuluja, ei kokonaismuutosta pääse edes tekemään. Kokonaismuutos tehdään aina koelaskulla ennen kuin se hyväksytään, tämän jälkee kokonaismuutosikkunan saa auki vain lukutilassa. Kokonaismuutoksen voi tehdä kolmella tavalla, kertamuutoksena, tekijöittäin tai maksajittain Kokonaismuutos kertamuutoksena tai tekijöittäin Kokonaismuutos kertamuutoksena tai tekijöittäin tehdään koelaskun Toiminnot valikosta, josta valitaan Tee kokonaismuutos.

59 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 59 (/129) Kertamuutos voidaan tehdä antamalla haluttu prosenttiluku tai vaihtoehtoisesti voidaan käsin muuttaa suoraan toimenpiteiden nettoloppusummaa. Summaa voidaan kasvattaa tai vähentää. Erityisesti kannattaa huomata, että kiinteähintasia toimenpiteitä ei kulujen tapaan huomioida kokonaismuutoksessa. Kiinteähintasia toimenpiteitä kannattaakin käyttää ainoastaan sellasiin toimenpiteisiin, joista ei haluta vähentää missään tilanteessa. Muutettavissa oleva summa sisältää kaikki muut toimenpiteet ja näkyy kokonaismuutos-ikkunassa ylhäällä otsikolla toimenpiteiden nettosumma. HUOM! Kiinteähintaisiin toimenpiteisiin ei pidä sekottaa vakiohintasia, jotka ovat mukana kokonaismuutossummassa. Kun oikea prosentti tai summa on annettu, valitaan alhaalta vasemmalta Laske, jolloin ohjelmisto laskee koelaskulle uudet summat. Kokonaismuutos ikkunassa (kts. kuva yllä) näkyvät sekä alkuperäiset että muutetut summat. Toiminnolla Kumoa saadaan koelaskulle takaisin alkuperäiset summat. Kun halutut muutokset on tehty, valitaan OK ja Kokonaismuutos ikkuna sulkeutuu ja muutokset tallentuvat koelaskulle. Koelaskun tilaksi tulee Kokonaismuutos.

60 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 60 (/129) Kokonaismuutos tekijöittäin-välilehdellä on eritteltynä eri käyttäjille kirjatut toimenpiteet, jolloin käyttäjäkohtaista toimenpiteiden nettoloppusummaa pääsee muuttamaan ylös- tai alaspäin. Täälläkään eivät kiinteähintaiset toimenpiteet ole mukana. Eri käyttäjien nettosummia voi muuttaa täysin vapaasti toisistaan riippumatta. Kokonaismuutos jakautuu kyseisen tekijän toimenpiteisiin prosentuaalisesti Kokonaismuutos maksajittain Maksajittain kokonaismuutos tehdään koelaskun Maksajat-kansiossa kenen tahansa maksajan Toiminnotvalikosta valinnalla Tee kokonaismuutos maksajittain. Maksajittain kokonaismuutosta käytetään vain jos maksajia on useampia. Muutos tehdään aina valitulle maksajalle alaspäin, jolloin alennettu summa siirtyy maksettavaksi toise(/i)lle maksaja(/i)lle tasaisesti.

61 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 61 (/129) Kun laskulle on tehty kokonaismuutos, ei sen laskutuskautta tai tulostusjärjestystä voida enää muuttaa. Mikäli niihin halutaan tehdä muutoksia, avataan Kokonaismuutos ikkuna ja valitaan Kumoa ja OK. Tämän jälkeen voidaan tehdä muutoksia laskutuskauteen tai tulostusjärjestykseen. Kun tarvittavat muutokset on tehty, käydään tekemässä kokonaismuutos uudestaan. Määritelty kokonaismuutos vaikuttaa prosentuaalisesti saman verran kaikkiin koelaskulla oleviin toimenpiteisiin. Kokonaismuutosta tehtäessä vanha summa jää järjestelmän muistiin, ja tehdyt muutokset voidaankin aina kumota, kunhan koelasku palautetaan tarkastettuun tai aiempaan tilaan. Erityyppisiä kokonaismuutoksia voidaan yhdistellä vapaasti keskenään. Niiden kanssa voidaan myös yhdistää joko alennustaulukko tai

62 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 62 (/129) vaihtoehtoisesti osapuoli- ja maksajakohtaisen alennuksen erilaisia sekoituksia. Kuitenkin, jos toimeksiannolle on määritelty tuntihinta, kokonaismuutoksen tekemisestä tulee seuraa huomautus.

63 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 63 (/129) 6 Toimenpiteiden ja kulujen käsittely 6.1 Toimenpiteen kirjaaminen Toimenpiteitä voidaan kirjata usealla eri tavalla. Seuraavissa luvuissa on esitelty kolme erilaista tapaa kirjata toimenpiteitä Toimeksiannon kautta Kätevin tapa luoda toimenpiteitä on suoraan toimeksiantolistalla toimeksiantoa avaamatta valitsemalla toimeksiantorivi ja peruspainikeriviltä Lisää toimenpide painike (kts. kuva alla). Kun halutaan tarkastella toimeksiannon muita toimenpiteitä samalla kun luodaan niitä lisää, kannatta avata toimeksiantoikkuna. Toimeksianto ikkunasta toimenpiteen voi kirjata työkaluriviltä tai Toimenpiteet - alakansiosta. Toimenpiteet alakansiossa lisätään toimenpide napsauttamalla Uusi painiketta.

64 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 64 (/129) Painikkeesta avautuu toimenpiteen valintalista. Kun listalta valitsee oikean tyypin kaksoisklikkaamalla, avaa ohjelmisto Toimenpide ikkunan. Kun toimenpidettä kirjataan Toimeksiannon kautta, ovat toimeksiannon tiedot jo valmiina toimenpiteen kirjausikkunassa. Syötetään puuttuvat toimenpiteen tiedot ja tallennetaan toimenpide Kalenterissa Mikäli yrityksessä käytetään kalenteria tuntikirjausten tai fataljien lisäämiseen, on kalenteri kätevin tapa luoda myös toimenpiteitä. Tällöin syntyy aina samalla kalenterissa tuntikirjaus ja fataljikalenterissa fataljityyppinen aktiviteetti. Kalenterista valitaan haluttu toimenpiteen alkamisaika ja kirjoitetaan selite aktiiviseen varaukseen. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla. Kalenterivaraukselle tulee vielä valita toimeksianto ja toimenpidetyyppi, jotka voidaan valita joko vedä ja pudota toiminnolla kalenterinäkymän vasemmasta listasta, tai vaihtoehtoisesti avaamalla kalenterivaraus ja valitsemalla näkymässä toimeksiannon ja toimenpidetyypin. Vedä ja pudota -toiminnolla oikeassa reunassa olevasta listasta valitaan haluttu toimeksianto, pidetään hiiren vasenta painiketta alhaalla ja vedetään kyseinen tieto varauksen päälle. Sama tehdään toimenpidetyypin suhteen. Tämän jälkeen kalenterinäkymässä valitaan se varaus tai ne varaukset (Ctrl näppäin alhaalla), joista halutaan tehdä laskutettava toimenpide ja valitaan hiiren oikealla napilla Tee toimenpide. Ohjelmisto muodostaa halutusta kalenterivarauksesta toimenpiteen, joka on myös näkyvissä mm. ko. toimeksiannon alla Toimenpiteet kansiossa. Toimenpiteiden lisääminen kalenterissa on kuvattu tarkemmin kappaleessa Toimenpiteet kalenterissa sekä 2.4 Fataljit Työtehtävät tehtäväalueelta Toimenpiteitä voi kirjata Työtehtävät tehtäväalueen Toimenpiteet kansiossa. Kansiossa napsautetaan Uusi painiketta. Aluksi tulee valita toimenpidetyyppi listalta ja sen jälkeen toimnepideikkunassa täydennetään tarvittavat tiedot. Täältä luotuna joutuu käyttäjä lisäämään myös asiakkaan ja toimeksiannon tiedot, koska ohjelma ei voi niitä alustaa Toimenpiteen tiedot Toimenpiteeseen tulee aina valita toimenpidetyyppi, siksi muualla kuin kalenterissa aina toimenpidettä luotaessa aukeaa ensin toimenpiteen valintalista. Toimipistekohtaisesti voidaan asettaa oletustoimenpide,

65 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 65 (/129) jolloin toimenpidetyypin valintaikkunaa ei tule. Uuden toimenpiteen tyyppi on silloin aina oletuksen mukainen, mutta voidaan vaihtaa toimenpiteen lomakkeella. Toimenpidetyypit määritellään ohjelmiston Asetuksissa (Asetukset > Mallipohjat > Toimenpidetyypit). Ne laaditaan yrityksen liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Lisää toimenpidetyyppien määrittämisestä Asetusten ohjeessa. Kun toimenpidetyyppi on valittu, avautuu toimenpiteen kirjausikkuna (kts. kuva alla).

66 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 66 (/129) Yleinen välilehti: Toimeksiantaja: Toimeksiantajaa ei tarvitse antaa, se tulee automaattisesti toimeksiannon perusteella Toimeksianto: Toimeksianto alustuu, jos toimenpide luodaan toimeksiannon yhteydessä. Jos se puuttuu, tulee hakea se toimeksianto, johon toimenpide kirjataan Päiväys: päivämäärä, jolle toimenpide kirjataan. Oletuksena päivämäärä on aina kuluva päivä. Päivämäärän voi myös vaihtaa. Päiväys tulee näkyviin laskun erittelyyn Tekijä: toimenpiteen tekijä. Oletuksena tekijä on sen hetkinen käyttäjä, mutta tekijän voi myös vaihtaa. Tekijän saa haluttaessa näkyviin laskun erittelyyn Toimenpide: toimenpiteen selite, joka näkyy laskun erittelysivulla. Selitteeseen kopioituu toimenpidetyypin teksti. Selitettä voi muuttaa, jatkaa tai poistaa. Toimenpiteen teksti tulee näkyviin laskun erittelyyn Tuntihinta: toimenpiteen tuntihinta, tämä voi vaihtoehtoisesti olla nimellä yksikköhinta, tai vakiohintaisen toimenpiteen tapauksessa, kenttä on passiivisena. Laskutettavat tunnit: laskutettavat tunnit. Tämän korvaa yksikköjen lukumäärä, jos kyseessä on yksikköhintainen toimenpide. Tämä kohta on passiivinen ja jää tyhjäksi, jos kyseessä on vakiohintainen toimenpide. Kenttä on harmaana myös sisäisissä toimeksiannoissa. Tehdyt tunnit: tehdyt tunnit. Laskutettavien tuntien määrä kopioituu tehtyihin tunteihin. Jos tehtyjä tunteja muuttaa, ei laskutettavat tunnit muutu Yhteensä: näyttää laskutettavan nettosumman. Summa muodostuu tuntihinnasta ja laskutettavista tunneista. Yhteensä summa voi kuitenkin muuttaa. Sisäisissä toimeksiannoissa yhteensä-kenttä pysyy nollassa. Toimenpidetyyppi: näyttää valitun toimenpidetyypin. Toimenpidetyypin voi vaihtaa toimenpiteen kirjausnäkymässä. Myyntitili: myyntitili, johon toimenpide kirjautuu. Jos toimeksiannolle on merkitty kirjanpidollinen myyntitili, on se automaattisesti näkyvissä Toimenpide -ikkunassa Osaamisalue: vaadittava osaamisalue. Tämän kentän voi asettaa pakolliseksi parametreissa. Kustannuspaikka: kustannuspaikka, johon toimenpide kirjautuu. Jos toimeksiannolle on merkitty kustannuspaikka, kopioituu se sieltä toimenpiteelle. Jos tekijälle on kirjattu Asetuksissa kustannuspaikka,

67 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 67 (/129) kopioituu se syötettävälle toimenpiteelle toimeksiannon kustannuspaikan sijaan. Tekijän kustannuspaikka voittaa siis toimeksiannon kustannuspaikan. Usein raportoinnissa käytetään toimeksiannon kustannuspaikkaa, joten ei haittaa, vaikka toimenpiteellä olisikin väärä kustannuspaikka. Veroton: mikäli toimenpide laskutetaan täysin verottomana, eikä sille ole tarkoitus lisätä alv:a, valitaan Veroton kohta. Mikäli kenttä on harmaana, tehdään valinta alv-kanta-listalta. Kiinteähintainen: Mikäli kohta on valittu, laskulle mahdollisesti tulevat alennus tai kokonaismuutos eivät vaikuta ko. toimenpiteen hintaan Alv-kanta: toimenpiteen lomakkeelle on mahdollista saada näkyviin avl-kannan valintalista poikkeava alvkannan valintaa varten, Mikäli kenttä on lomakkeella näkyvissä, myös veroton valinta tehdään tätä kautta. Valittu poikkeava alv-kanta voittaa asiakkaan verollisuuden. Lisätiedot: toimenpiteeseen liittyvät lisätiedot voidaan kirjoittaa tähän ja saadaan myös näkymään laskulla. Tulosta kuvaus: mikäli halutaan että Lisätiedot kentän teksti tulostuu laskulle, valitaan tämä kohta. Kentän teksti tulostuu heti Toimenpide kentän tekstin alle Tarkastuspäivä: toimenpiteen tarkastamisen päivämäärä. Tieto täyttyy koelaskun tarkastamisen myötä Tarkastaja: käyttäjä, joka on tarkastanut toimenpiteen. Tieto täyttyy koelaskun tarkastamisen myötä Kun kaikki tarvittavat tiedot on syötetty, napsautetaan Tallenna, Tallenna ja sulje, Tallenna ja uusi tai Tallenna ja käytä pohjana -painiketta. Tallenna -painike tallentaa toimenpiteen ja jättää Toimenpide ikkunan auki. Tallenna ja sulje painike tallentaa toimenpiteen ja sulkee sen ikkunan. Tallenna ja uusi tallentaa syötetyn toimenpiteen ja avaa toimenpidetyyppilistan alustuksena uudelle toimenpiteelle. Kun listalta valitsee tyypin ja Toimenpide ikkuna aukeaa, näkyy siellä sama päiväys ja tekijä kuin aiemmassa toimenpiteessä. Tallenna ja käytä pohjana painike tallentaa syötetyn toimenpiteen ja sulkee sen ikkunan. Samalla ohjelmisto avaa uuden Toimenpide ikkunan, jossa on sama toimenpidetyyppi, toimeksianto, päiväys, tekijä ja toimenpiteen teksti.

68 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 68 (/129) 6.2 Kulujen kirjaaminen Kulut kirjataan joko Toimeksianto ikkunassa Kulut alakansiossa, tai nykyään myös Taloushallinto-alueella Kulut-kansiossa. Kulut kansiossa lisätään kulu valitsemalla Uusi painike, jonka jälkeen avautuu lista kulutyypeistä samalla tavoin kuin toimenpiteissäkin. Kululistat määritellään Asetuksissa ja ne voidaan tehdä yrityskohtaisesti. Kun listalta valitsee halutun kulutyypin, aukeaa Kulu ikkuna (kts. kuva alla). Kulu ikkunassa on valmiina Toimeksianto ja Toimeksiantaja tiedot. Kirjauspäivänä on oletuksena kuluva päivä, mutta sen voi muuttaa. Samoin kirjaajana on oletuksena kulun syöttäjä, mutta senkin voi tarvittaessa muuttaa. Syötetään kulun tiedot ja napsautetaan Tallenna, Tallenna ja sulje, Tallenna ja uusi tai Tallenna ja käytä pohjana -painiketta. Mikäli toimeksiannolle kirjataan useita kuluja, suosittelemme käyttämään Tallenna ja käytä pohjana painiketta, jolloin kulun tiedot säilyvät (kulutyyppi, selite ja päivämäärä) kulun kirjausikkunassa seuraavaa kulua varten. Kululle annetaan laskutustiedoissa lukumäärä, yksikkö ja yksikköhinta. Lukumäärän ja yksikköhinnan perusteella ohjelmisto laskee sille nettomyyntihinnan, joka tulee laskulle. Ohjelmassa on mahdollista kirjata kululle osto-alv-kanta. Alv-kanta kannattaa kirjata ensimmäisenä, koska sen syöttäminen vaikuttaa muihin kenttiin. Normaalisti laskulle lisätään kulun alkuperäisen alvin tilalle veroa asiakkaan verollisuuden mukaan, kotimaisilla asiakkailla asiantuntijapalveluiden verokannan mukaisesti (23% annetaan toimipisteen verollisuus-tiedoissa). Mikäli kulu laskutetaan verottomana, tulee veroton-kohta rastittaa.

69 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 69 (/129) Nyt uudessa versiossa kuluja voidaan läpilaskuttaa (tai edelleenlaskuttaa) osto-veroprosentilla. Normaalisti laskulla näkyvät kulun laskutustiedot. Kun käytetään läpilaskutusta laskulle tulevat kuitenkin ostotiedoissa annetut summat. Ostotiedoissa voidaan kulu syöttää bruttona tai nettona riippuen kumpi on helpommin saatavilla. Netto/brutto-valinta ei vaikuta laskutukseen vaan ainoastaan ostohinnan syöttöön. Kulu-ikkunassa valitaan alkuperäinen alv-kanta ja rastitetaan läpilaskutus. Tämä vero näkyy myös alverittelyissä. Kun läpilaskutus on valittuna, ei veroton-kohtaa luonnolllisesti voida valita. Läpilaskutus ja myös veroton-valinta voittavat asiakkaan verollisuuden. Osto-alv-kanta voidaan aina syöttää kululle, vaikkei sitä laskutuksessa halutakaan käyttää. Se toimii ainoastaan informatiivisena kenttänä, niin kauan kuin läpilaskutusta ei ole valittu. Kulujen alv-kannat kannattaa määrittää valmiiksi kulutyyppeihin (Asetukset Mallipohjat Kulutyypit). Kulu voidaan kiinnittää kirjanpidolliseen Kassatiliin, eli tiliin, josta kulun alkuperäinen maksu on lähtenyt. Kiinnitys voidaan tehdä jo kulutyypille Asetuksissa. Lisäksi kulussa näkyy toimeksiannon tai kyseisen kirjaajan kustannuspaikka. Laskutustiedot välilehdellä kulu voidaan kiinnittää kirjanpidolliseen Kirjanpitotiliin eli tiliin, johon tuleva suoritus kulun osalta kohdistuu. Lisäksi Laskutustiedot välilehdelle tulee näkyviin koelaskun tarkastamisen myötä tarkastuspäivä ja tarkastaja. 6.3 Toimenpiteen tai kulun kopiointi ja siirto Toimenpiteitä voi kopioida ja siirtää toimeksiannolta toisella Toimenpiteet kansiossa Työtehtävät-alueella tai Toimeksianto ikkunassa. Kuluille vastaavat toiminnot voi tehdä ainoastaan Toimeksianto ikkunasta Kulut alakansiosta. Siirto ja kopiointi voivat olla tarpeen, kun esimerkiksi toimeksianto jakautuu kahtia tai muusta syystä alkuperäiset toimenpiteet ja/tai kulut halutaan kopioida tai siirtää uuteen toimeksiantoon. Toimenpiteiden ja kulujen kopiointi on mahdollista niiden tilasta riippumatta myös laskutettuille kirjauksille. Siirtäminen on mahdollista silloin, kun toimenpide/kulu on tilassa avoin tai koelaskuvaiheessa ennen hyväksymistä. Toimenpiteen/kulun kopiointi: Valitse kopioitavat rivit aktiivisiksi ja klikkaa Toiminnot > Kopioi toimenpide.

70 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 70 (/129) Ohjelmisto avaa alla olevan Kopioi toimenpide (/kulu) ikkunan. Ikkunassa näkyy lista riveistä, jotka on valittu kopioitaviksi. Toimeksianto kohtaan valitaan se toimeksianto, jolle rivit halutaan kopioida. Kun kenttään on haettu oikea toimeksianto, valitaan OK. Rivit voidaan kopioida myös samaan toimeksiantoon. Kun toimnepiteet ovat kopioituneet, aukeaa kopioitujen kirjausten Yhteenveto ikkuna. Mikäli kopioitumisessa tapahtui jotain ongelmia, niistä kerrotaan yhteenvetoikkunassa. Ikkuna on pelkästään informatiivinen ja se voidaan vain hyväksyä OK:lla. Toimenpiteet kopioituvat identtisine tietoineen toimeksiannolta toiselle lukuunottamatta Tuntihintaa, Myyntitiliä ja Kustannuspaikkaa, jotka tulevat aina toimenpidetyypiltä tai toimeksiannolta. Kulu kopioituu identtisine tietoineen. Asiakas ja toimeksianto luonnollisesti päivittyvät molemmissa tapauksissa. Toimenpiteen/kulun siirtäminen: Avoimia toimenpiteitä voi siirtää yhden tai useampia toiseen toimeksiantoon valitsemalla halutut rivit aktiivisiksi ja valitsemalla Toiminnot Siirrä toimenpide. Ohjelmisto avaa alla olevan Siirrä toimenpide ikkunan, jossa valitaan kohdetoimeksianto.

71 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 71 (/129) Kun kenttään on haettu oikea toimeksianto, valitaan OK. Yhteenvetoikkunassa selviää kullekin riville erikseen, onko siirto onnistunut. Toimenpide siirtyy muuten identtisine tietoineen toimeksiannolta toiselle muutamia kenttiä lukuunottamatta. Myyntitili tulee aina toimeksiannolta. Tuntihinnan ohjelmisto tarkastaa ja laskee uudestaan. Tällöin myös yhteensä-hinta saattaa muuttua. Jos kuitenkin laskutettavat tunnit on tyhjä, siirtyy yhteensä-hinta sellaisenaan. Kulu siirtyy identtisine tietoineen. Asiakas ja toimeksianto luonnollisesti päivittyvät molemmissa tapauksissa.

72 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 72 (/129) 7 Laskutus ja myyntireskontra Laskutusta ja suoritusten kirjausta voidaan hallinnoida Taloushallinto tehtäväalueella. Poikkeuksena ovat vedoslaskut, jotka muodostetaan aina toimeksiannon alta. Tehtäväalueelta löytyy myös taloushallintoa koskevat raportit sekä varainhallinta. 7.1 Laskutettavat toimeksiannot Taloushallinto tehtäväalueella näkyy Laskutettavat toimeksiannot kansiossa sellaiset toimeksiannot, joissa on avoimia toimenpiteitä ja/tai kuluja. Laskutettavat toimeksiannot näkymän oikeassa alareunassa näkyvät palkkioiden ja kulujen yhteissummat, joista on helppo seurata paljonko yrityksellä on laskuttamatonta työtä tehtynä. On suositeltavaa, että koelaskutus tehdään tämän näkymän kautta, mikäli koelaskuja muodostetaan massana. Koelaskuja voidaan tehdä massana myös toimenpide-kansiosta, mutta silloin jää käyttäjän vastuulle varmistaa, ettei mitään oleellista jää laskuttamatta. Yksitellen koelaskuja voidaan muodostaa toimeksiannon ikkunassa. Koelaskuista kerrotaan seuraavassa kappaleessa 7.2 Koelaskut. Näkymävalintaa vaihtamalla voidaan seurata esimerkiksi omia laskutettavia toimeksiantoja tai kaikkia laskuttamattomia toimeksiantoja. Omiin laskutettaviin toimeksiantoihin listautuu sellaiset toimeksiannot, joissa käyttäjä on jossakin vastuuroolissa. Lisäksi listaa voidaan tarkastella esimerkiksi toimeksiantotyypin mukaan.

73 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 73 (/129) 7.2 Koelaskut Normaalia laskutusta edeltää koelaskutusvaihe. Koelaskuprosessissa on 3 vaihetta, jonka jälkeen koelaskusta voidaan muodostaa lasku: 1. Koelaskun muodostus (tila Avoin) 2. Toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen (tila Tarkastettu) 3. Koelaskun hyväksyminen (tila Hyväksytty) Ennen hyväksymistä koelaskuun voidaan vielä tehdä muutoksia, kuten kokonaismuutos tai muuttaa toimenpiteiden tietoja. Hyväksytyn koelaskun toimenpiteet täytyy palauttaa tilaan Koelaskulla, jos koelaskuun halutaan tehdä muutoksia. Ennen laskun muodostusta voidaan koelaskun kautta myös esikatsella tulevaa laskua. Koelaskuja voidaan muodostaa yksittäisistä toimeksiannoista tai massana useammasta toimeksiannosta kerrallaan Koelaskun muodostus massana Koelaskuja voidaan muodostaa kaikkialta, mistä päästään toimeksiannon tietoihin. On kuitenkin suositeltavaa muodostaa koelaskut Taloushallinto > Toimeksiannot > Laskutettavat toimeksiannot kansion kautta, sillä siellä näkyvät kaikki sellaiset toimeksiannot, joissa on laskutettavaa. Kansiossa ovat mukana myös ne toimeksiannot, joilla on hyväksymätön (/-mättömiä) koelasku (/-ja). Laskutettavia toimeksiantoja voidaan järjestää ja suodattaa esimerkiksi vanhimman avoimen toimenpiteen päiväyksen mukaan tai avointasumman suuruuden mukaan. Toimeksiantoja voidaan laskuttaa kausittain tai satunnaisesti. Laskutuskausi voidaan määrittää toimipisteen parametreissa, jolloin se koskee oletusarvoisesti kaikkia toimeksiantoja. Laskutuskausiasetus voidaan kuitenkin ylimäärittää asiakkaan ja toimeksiannon parametreissa, jolloin sitä voidaan muuttaa tai poistaa kokonaan käytöstä. Koelaskuja muodostettaessa massana, tulee se tehdä kahdessa erässä jakaen toimeksiannot niihin, jotka laskutetaan kausilaskutuksella ja niihin, jotka laskutetaan satunnaisesti. Laskutuskauden tunteminen on laskutuksesta vastaavan henkilön vastuulla, jotta laskutuksessa tapahtuisi mahdollisimman vähän virheitä. Erityisesti tulee tunnistaa satunnaisesti laskutettavat kausilaskutettavista. Koelaskun tarkastusvaiheessa voidaan toki korjata laskutuksessa tapahtuneet virheet, kuten väärän laskutuskauden käyttö. Toisaalta kausilaskutus ei edes onnistu niille toimeksiannoille, joilla ei ole laskutuskautta käytössä tai, joilla ei ole määritetyllä kaudella avoimia toimenpiteitä. Valitse yksi tai useampi toimeksianto ja valitse peruspainikeriviltä Muodosta koelasku (kts. kuva alla) tai Toiminnot --> Muodosta koelasku.

74 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 74 (/129) Jos valitaan Valittuun päivään, tulee koelaskulle mukaan kaikki avoimet toimenpiteet ja kulut, joiden tapahtumapäivä on kuluva päivä tai aiemmin. Valinta avaa alla olevan Muodosta koelasku ikkunan. Siihen voi määrittää Laskutuskauden loppupäivän eli päivän mihin mennessä kirjatut toimenpiteet ja kulut koelaskulle halutaan. Lisäksi voi määrittää kirjanpidollisen Kirjauspäivän, jonka mukaisesti muodostettava lasku siirtyy kirjanpitoon. Oletuksena molemmat päivät ovat kuluva päivä. Jos koelasku muodostetaan massana, avaa ohjelmisto kerran tuon ikkunan ja tällöin siihen annetut määritykset pätevät kaikille koelaskuille. Muodostettaessa koelaskuja massana tulee operaation jälkeen informatiivinen yhteenveto-ikkuna, joka listaa onnistuneet ja epäonnistuneet toimeksiannot. Valittuun päivään laskutus voi epäonnistua, jos toimeksiannossa on kaikki toimenpiteet jo valmiiksi koelaskulla.

75 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 75 (/129) Jos valitaan Kausilaskutus, tulee koelaskulle mukaan ne avoimet toimenpiteet ja kulut, joiden tapahtumapäivä sijoittuu annetulle laskutuskaudelle. Jos laskutuskautta ei ole määritelty parametreissa millään edellä mainituilla tasoilla, sen valinta aiheuttaa yhteenveto-ikkunaan punaisen pallon ja virheilmoituksen. Yhden toimeksannon tapauksessa on kyseinen valinta passiivinen. Kausilaskutettavat toimeksiannot, joissa laskutuskausi poikkeaa toimipisteelle asetetusta, erottuvat muista vihreän Laskutuskausi-pallon avulla näkymän oikean laidan sarakkeessa. Jos koelasku muodostetaan yhdestä toimeksiannosta, aukeaa Koelasku ikkuna (kts. seuraava kappale) automaattisesti muodostuksen jälkeen. Jos koelaskuja muodostetaan massana, huomauttaa ohjelmisto, että useampi toimeksianto on valittuna, valitaan OK. Tämän jälkeen ohjelmisto avaa Yhteenveto ikkunan valituista toimeksiannoista. Jos koelaskut ovat muodostuneet ongelmitta, on toimeksiantorivin edessä vihreä

76 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 76 (/129) pallo. Jos koelaskua ei ole voitu muodostaa, ilmoittaa ohjelmisto, mikä toimeksiannossa on vikana ja toimeksiantorivin edessä on oranssi pallo. Valitaan OK. Muodostettuja koelaskuja pääsee tarkastelemaan joko Työtehtävät --> Koelaskut --> Koelaskut -kansiossa tai Taloushallinto --> Laskut --> Koelaskut -kansiossa Koelasku-ikkunan toiminnot Peruspainikkeiden (kts. kappaleet Listatoiminnot ja Ikkunatoiminnot) lisäksi koelaskulla on käytettävissä seuraavat toimintopainikkeet: Parametrit painike. Koelaskun parametreissa voidaan määrittää yleiskulu. Yleiskulu on määritettävissä myös Asetuksissa toimipisteen parametreissa sekä asiakkaan ja toimeksiannon parametreissa Näytä liittyvät muistiot, Painikkeen kautta saadaan lista toimeksiannon ja/tai toimeksiantajan tärkeiksi merkityistä muistiinpanoista. Toiminto on aktiivisena vain, jos niitä on. Koelaskulle voidaan suoraan lisätä toimenpiteitä. Toimenpiteet tulevat mukaan laskulle sekä päivittyvät toimeksiannon tietoihin Koelaskun hyväksyminen. Koelasku tulee hyväksyä, jotta siitä voidaan muodostaa lasku. Koelasku lukittuu ja muuttuu tilaan Hyväksytty, eikä sille voida tehdä enää muutoksia. Koelaskujen hyväksymisen voi tehdä massana. Yrityskohtaisesti voidaan päättää hyväksytäänkö koelaskut aina suoraan vai vasta tarkastuskierroksen jälkeen. Tästä mahdollisuudesta kerrotaan tarkemmin kappaleessa Toimenpiteiden ja kulujen

77 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 77 (/129) tarkastaminen. Joka tapauksessa ennen koelaskun hyväksymistä tai laskun muodostusta olisi hyvä katsoa koelaskun esikatselun avulla, että muodostuvalla laskulla on kaikki tiedot kunnossa. HUOM! Ohjelmisto ei vaadi, että koelasku on tilassa Tarkastettu (kaikki toimenpiteet ja kulut on merkitty tarkastetuiksi) ennen koelaskun hyväksymistä. Kun koelasku on tilassa Hyväksytty, aktivoituu Muodosta lasku toiminnallisuus. Laskuja voi muodostaa massana Koelaskun toiminnot-valikossa on osittain samoja toimintoja, mutta myös joitain lisätoimintoja. Muokkaa on listalla vain jos koelaskuikkuna ei ole auki Näytä liittyvät muistiot kuvattu yllä Lisää toimenpide kuvattu yllä Lisää kulu nyt voi koelaskulle lisätä myös kuluja Tee kokonaismuutos kertasummana tai tekijöittäin voidaan tehdä ennen kuin koelasku on hyväksytty, sen jälkeen aukeaa lukutilassa. Vertaa kokonaismuutos maksajittain koelaskun Maksajat -kansiossa. Kokonaismuutoksesta kerrotaan kappaleessa 5.3 Kokonaismuutos. Muuta laskutuskautta Laskutuskautta voidaan muuttaa vielä koelaskulla ennen kuin se on hyväksytty. Laskutuskausi voidaan määrittää oletuksena Asetuksissa toimipisteen tiedoissa, asiakas- tai toimeksiantokohtaisesti. Laskutuskausi rajaa sen aikavälin, jonka aikana kirjatut toimenpiteet ja kulut ohjelmisto koelaskulle hakee. Koelaskukohtaisesti voidaan muuttaa oletuslaskutuskautta (kts. kuva alla). Samalla voidaan muuttaa myös koelaskun ja siitä muodostettavan laskun kirjauspäivää. Kun laskutuskausi on vaihdettu, valitaan Hyväksy. Ohjelmisto ilmoittaa, mikäli kauden vaihdon myötä olisi koelaskulle tarjolla lisää tai vähemmän toimenpiteitä ja kuluja. Tarvittaessa uusia toimenpiteitä/kuluja ei tarvitse ottaa mukaan koelaskulle.

78 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 78 (/129) Hae uudet toimenpiteet ja kulut Toimeksiannolle lisätyt uudet rivit voidaan hakea koelaskulle. Puuttuvia rivejä haetaan koelaskulle asetetun laskutuskauden ajalta. Aseta tulostusjärjestys Tulostusjärjestyksellä voidaan vaikuttaa laskun toimenpide- ja kuluerittelyn ulkoasuun. Osa toimenpiteistä voidaan piilottaa laskulta ja/tai samalle päivälle kirjattujen rivien järjestystä voidaan muuttaa. Toimenpiteet ja kulut löytyvät omilta välilehdiltään. Oletuksena rivit asettuvat saman päiväyksen sisällä kirjausjärjestykseen. Merkitse koelasku laskutetuksi Kun koelaskua ei haluta laskuttaa, muttei myöskään poistaa. Esimerkiksi, jos käytössä on muu laskutusohjelma Palauta koelasku laskutettavaksi Edellisen toiminnon palautus Hyväksy koelasku kuvattu yllä Hylkää koelasku koelaskun peruminen Mikäli koelaskusta ei haluta muodostaa laskua, hylätään koelasku. Ohjelmisto varmistaa, halutaanko koelasku varmasti hylätä, valitaan OK. Tämän jälkeen koelasku häviää ja siinä olleet toimenpiteet ja kulut siirtyvät toimeksiannon alle tilassa Avoin. Koelaskujen hylkäyksen voi tehdä massana Palauta koelasku tarkastetuksi hyväksytyn koelaskun palauttaminen muokattavaan tilaan. Koelasku voidaan palauttaa tarkastetuksi, kun koelasku on hyväksytty, mutta siitä ei ole vielä luotu laskua. Toiminnallisuutta tarvitaan esimerkiksi silloin, kun jollekin toimenpiteelle tai kululle tulee tehdä vielä muutoksia. Myös laskun peruminen muuttaa koelaskun tilan takaisin tarkastetuksi. Esikatselu tulevan laskun voi esikatsella jo tässä vaiheessa Muodosta lasku kuvattu yllä Muodosta ja tulosta lasku lasku voidaan laittaa tulostumaan suoraan koelaskuvaiheessa. Ennen tätä toimintoa olisi lasku hyvä kuitenkin tarkastaa esikatselussa.

79 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 79 (/129) Koelaskun alakansiot Koelaskun Tiedot Yleinen välilehti Toimeksianto: josta koelasku on muodostettu Toimeksiantaja: jonka toimeksiannosta koelasku on muodostettu Toimipiste: yrityksen toimipisteen nimi Laskutusyhteyshenkilö: yrityksen laskutusyhteyshenkilön nimi, joka tulee laskulle näkyviin Laskutuskausi: aikaväli, jolta toimenpiteet ja kulut ovat koelaskulle tulleet. Oletuslaskutuskauden voi määrittää Asetuksissa Toimipisteen parametreissa. Asiakas- tai toimeksiantokohtaisesti voidaan ylimäärittää toimipisteen oletus. Laskutuskautta voi muuttaa myös koelaskukohtaisesti. Mikäli laskutuskautta ei ole parametreissa määritelty, tulee koelaskulle oletuksena kaikki toimeksiannon avoinna olevat toimenpiteet ja kulut, jolloin Laskutuskausi kentässä näkyy se aikaväli, jolta toimenpiteet ja kulut ovat koelaskulle tulleet. Kirjauspäivä: oletuksena päivä, jolloin koelasku on muodostettu. Kirjauspäivän voi muuttaa tarvittaessa Vapaateksti: voidaan jättää yrityksen sisäiseksi tiedoksi tai tulostaa se laskulle Tulosta vapaa teksti: jos kyseinen laatikko on valittuna, tulostuu Vapaateksti kentän teksti laskulle Hyväksyjä: toimeksiannon vastuuhenkilö

80 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 80 (/129) Lisätiedot-välilehti Koelaskun Lisätiedot välilehdellä näkyvät koelaskun luontipäivä, toimenpiteiden ja kulujen tarkastuspäivä, koelaskun hyväksymisen määrä- ja hyväksyntäpäivä. Päivämäärien lisäksi välilehdellä näkyvät koelaskulla olevien toimenpiteiden ja kulujen summat sekä niiden yhteissumma sekä kattohinta, mikäli se on toimeksiannolle määritelty. Muistiinpanot Muistiinapanoista kerrotaan tarkemmin kappaleessa Ikkunatoiminnot, kohta: Muistiinpanot. Toimenpiteet ja Koelaskulla olevat kulut alakansioissa voidaan tarkastella koelaskulla olevia toimenpiteitä ja kuluja sekä tehdä niihin muutoksia. Lue lisää koelaskun muokkaamisesta kappaleessa Toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen. Maksajat alakansiossa koelaskulla voidaan muokata laskun maksajien tietoja laskukohtaisesti. Kansiossa näkyvät kaikki kyseisen toimeksiannon maksajat sekä heidän netto-osuutensa tulevasta laskusta. Maksajaan liittyvistä toiminnoista kerrotaan tarkemmin seuraavassa kappaleessa Koelaskun maksaja. Laskut alakansiossa koelaskulla näkyy kaikki laskut, jotka koelaskusta on muodostettua. Laskujen määrä riippuu maksajien määrästä. Hyvityslaskut alakansiossa koelaskulla näkyvät kaikki hyvityslaskut, jotka on tehty koelaskusta muodostetuille normaalilaskuille maksajasta riippumatta Koelaskun Maksaja Koelaskulla voidaan tehdä muutoksia maksajittain valitsemalla Maksajat alakansiossa peruspainikeriviltä Toiminnot painike, jolloin seuraavat toiminnot ovat mahdollisia:

81 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 81 (/129) - Muokkaa = avaa maksajan tiedot ikkunan auki - Voidaan muuttaa maksajakohtaisesi netto-summaa (kts. kuva alla) kokonaismuutoksen avulla - Voidaan antaa maksajakohtaisesti alennusta joko prosentuaalisesti tai alentaa suoraan nettosummaa (kts. toinen kuva alla) - Voidaan esikatsella koelaskua maksajittain - Kun koelasku on hyväksytty, voidaan maksajittain muodostaa lasku - Kun koelasku on hyväksytty, voidaan maksajittain muodostaa ja samalla tulostaa lasku Kokonaismuutoksessa maksajittain muutetaan maksajan netto-osuus summakenttää (kts. kuva yllä) ja valitaan Laske. Jos kokonaismuutosta ei haluta, voidaan se poistaa valitsemalla Kumoa. Kun maksajan osuutta muutetaan, muuttuvat muiden maksajien osuudet samassa suhteessa niin, että kokonaisnetto-osuus pysyy koko ajan samana.

82 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 82 (/129) Maksajille voidaan antaa alennusta joko syöttämällä alennusprosentti, jolloin ohjelmisto ilmoittaa alennuksen myös euromääräisenä (kts. kuva) tai maksajalle voidaan suoraan syöttää euromääräinen alennus nettosummaan. Klikataan hiirellä Alennus-nappi valituksi jolloin Alennus aktivoituu ja vastaavasti Alennusprosentti passivoituu. Kun syötetään euromääräinen alennus, ilmoittaa ohjelmisto myös sen mukaisen alennusprosentin. Täällä myös näkyvät aiemmat alennukset, joita on annettu asiakkaan parametreissa tai toimeksiannon osapuolitiedoissa. Jos on käytetty alennustaulukkoa, ei muita alennuksia tulisi käyttää. HUOM! Kokonaismuutosta ja alennusta käsitellään tarkemmin kappaleessa 5.2 Alennus ja 5.3 Kokonaismuutos. Maksajan tiedoissa (kts. kuva yllä) voidaan muuttaa Yleinen välilehdellä maksajan osoitetta tai laskutusyhteyshenkilöä. Tiedon tulee olla tallennettuna ohjelmistoon, jotta sen voi valita. Jotta laskutusosoite voidaan maksajalle vaihtaa, tulee se ensin tallentaa maksajan asiakastietoihin. Koelaskulle määriteltävä poikkeuksellinen laskutusosoite ei siirry maksajan asiakastietoihin vaan ne vaikuttavat ainoastaan koelaskusta muodostettavaan laskuun.

83 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 83 (/129) HUOM! Ohjelma ei anna hyväksyä koelaskua, jos yhdeltä tai useammalta maksajalta puuttuu laskutusosoite. Laskutusosoite voi puuttua vain yksityishenkilömaksajalta. Korjataksesi tilanteen, avaa koelaskun Maksajatkansio ja avaa kukin henkilömaksaja yksitellen Maksaja-ikkunaan. Avaa maksajan asiakastiedot klikkaamalla Maksaja-kentän linkkiä. Lisää asiakkaalle osoite asiakkaan ikkunassa Osoite-välilehdellä, mikäli se puuttuu. Tallenna ja sulje asiakas-ikkuna. Hae lisäämäsi osoite maksajan Laskutusosoite-kenttään. Ohjelma kysyy päivitetäänkö uusi osoite myös toimeksiannon osapuolelle, voit hyväksyä ehdotuksen OK:lla. Lisätiedot välilehdellä näkyvät maksajakohtaiset Oletuslaskutustiedot sekä laskun tulostuskriteerit (kts. kuva yllä). Myöskään Lisätietoihin tehtävät muutokset eivät vaikuta maksajan asiakas- tai toimeksiantotietoihin vaan ainoastaan muodostettavaan laskuun. Jos toimeksiannolla on useampi kuin yksi maksaja, niistä kullekin voidaan tehdä lasku erikseen. Kun koelasku on hyväksytty avaa Maksajat-kansio, valitse maksaja/t, ja valitse Toiminnot-valikosta Muodosta lasku. Maksajilla, joita ei ole vielä laskutettu, näkyy Laskuttamattomat laskurivit alakansiossa heidän osuutensa laskun toimenpiteistä ja kuluista, jotka tulisi laskuttaa. Maksajan Laskut alakansiossa näkyvät koelaskusta muodostetut laskut valitun maksajan osalta. Hyvityslaskut -alakansiossa näkyvät kaikki hyvityslaskut, jotka on tehty kyseisen maksajan laskulle.

84 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 84 (/129) Toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen Kun koelaskut on muodostettu, tulee käyttäjän tarkistaa ne toimenpide- ja kulukirjaukset, jotka hän on itse ohjelmistoon syöttänyt. Tarkastaminen voidaan tehdä Työtehtävät Koelaskut Tarkastettavat toimenpiteet- ja Tarkastettavat kulut kansioiden (kts. kuvat alla) kautta. Toinen vaohtoehto on tarkastaa rivit koelaskun kautta Koelaskut-kansiossa Työtehtävät-alueella. Koelaskun kautta tarkastamisessa on se etu, että voidaan myös lisätä uusia toimenpide- ja kulurivejä. Näkymävalinnalla Omat tarkastettavat toimenpiteet, listautuvat ne toimenpiteet, jotka kyseisen käyttäjän tulee tarkistaa. Toimenpiteet on jaoteltu kyseisessä näkymässä koelasku eli toimeksiantokohtaisesti. Toimenpiteet ovat tilassa Koelaskulla. Koelaskut-kansiossa on valmiita näkymiä, jotka auttavat löytämään tarvittavat koelaskut. Voidaan käyttää näkymiä Avoimet koelaskut ja suodattaa esimerkiksi vastuuhenkilön mukaan tai hyödyntää näkymiä Omat koelaskut (toimeksiannon omistaja), Avustajan koelaskut (toimeksiannon avustaja) tai Omien tiimien koelaskut (tiimijäsen toimeksiannossa). Tarvittaessa voidaan laatia sopiva räätölöity näkymä. Jos koelaskun toimenpiteisiin tai kuluihin tulee tehdä muutoksia, toimitaan seuraavasti: 1. Tarkastettavat toimenpiteet -listalla Toimenpiteille voidaan tehdä muutoksia listanäkymässä suoraan toimenpideriville avaamatta toimenpideikkunaa. Riville voidaan suoraan muuttaa toimenpiteen päiväys, toimenpiteen teksti, laskutettavat tunnit ja toimenpiteen yhteensä summa. Muutos tehdään napsauttamalla sitä kenttää, mitä halutaan muuttaa, esim. toimenpiteen tekstiä, jolloin kyseinen kenttä aktivoituu. Kenttään tehdään tarvittavat muutokset ja siirrytään siitä pois. Tämän jälkeen valitaan peruspainike riviltä Tallenna painike käytettävissä koelasku-ikkunan toimenpide-kansiossa.. Tämä vaihtoehto ei ole 2. Toimenpide-ikkunassa Avataan Toimenpide -ikkuna ruudulle (samanlainen ikkuna kuin toimenpidettä kirjattaessa, kts. kappale Toimenpiteen tiedot) ja tehdään tarvittavat muutokset. Ikkuna voidaan avata mistä tahansa toimenpide-kansiosta tuplaklikkaamalla riviä. Kun tarvittavat muutokset on tehty, tallennetaan ja suljetaan ikkuna. 3. Kulu-ikkunassa Jos kuluihin tulee tehdä muutoksia, toimitaan niiden kanssa samalla tavoin kuin toimenpiteiden tarkastuksessa kohdassa kaksi. Kuluja EI voida muuttaa suoraan kuluriviltä. Toimenpiteiden tarkastusvaiheessa ei enää voida muuttaa toimeksiantoa ja toimenpiteen tekijää. Toimenpide voidaan kuitenkin siirtää tarvittaessa toiselle toimeksiannolle.

85 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 85 (/129) Jos kaikkien toimenpiteiden summat, tekstit ja päiväykset ovat oikein, voidaan valita kaikki toimenpiteet ja Toiminnot --> Merkitse toimenpide tarkastetuksi. Toimenpiteet voi myös merkitä tarkastetuiksi valitsemalla peruspainike riviltä Merkitse toimenpide tarkastetuksi -painike. Tällöin toimenpiteiden tilat muuttuvat tilaan Tarkastettu. Samalla tavoin toimitaan tarkastettavien kulujen kanssa.

86 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 86 (/129) Koelaskun hyväksyminen Toimenpiderivi tarkastetuksi HUOM! On huomattava, että koelaskuikkunassa -painike alemmalla toimenpiteiden listan työkaluriviltä muuttaa halutut toimenpiderivit tarkastetuiksi, mutta sama painike yläriviltä valittuna muuttaa koko koelaskun hyväksytyksi. Toiminnallisuudet, joita toimenpiteille voi tehdä koelaskuvaiheessa löytyvät alta. Toiminnallisuudet ovat valittavissa Toiminnot painikkeen alta Työtehtävät Tarkastettavat toimenpiteet kansiossa tai Työtehtävät Koelaskut, avaa Koelasku ikkunan ja sieltä Toimenpiteet -alakansiossa Muokkaa: avaa valitun toimenpiteen Toimenpide -ikkuna Siirrä toimenpide: toimenpiteen voi siirtää toiselle toimeksiannolle. Siirron voi tehdä yksittäiselle tai useammalle toimenpiteelle kerrallaan. Kopioi toimenpide: toimenpiteen voi kopioida toiselle toimeksiannolle. Kopioinnin voi tehdä yksittäiselle tai useammalle toimenpiteelle kerrallaan. Toimenpiteiden ja kulujen kopioinnista ja siirosta lisää kappaleessa 6.3 Toimenpiteen ja/tai kulun kopiointi ja siirto toimeksiannolta toiselle. Ei laskuteta: toimenpiteen voi merkitä ei laskutettavaksi, jolloin se poistuu koelaskulta ja siirtyy toimeksiannon alle tilassa Ei laskuteta. Jos toimenpide halutaan myöhemmin asiakkaalta laskuttaa valitaan toimeksiannon alla toimenpiteen kohdalla Toiminnot > Palauta laskutettavaksi. Toiminnon voi tehdä yksittäiselle tai useammalle toimenpiteelle kerrallaan. Palauta toimenpide laskutettavaksi: toimenpide, joka on tilassa Ei laskuteta, voidaan halutessa palauttaa laskutettavaksi (vrt. ylempi kohta) Merkitse toimenpide tarkastetuksi: kun toimenpide on oikein, eikä siihen ole enää mitään muutettavaa, merkitään se tarkastetuksi. Merkitsemisen voi tehdä yksittäiselle toimenpiteelle tai useammalle kerrallaan Hylkää toimenpide: toimenpide voidaan jättää koelaskun ulkopuolelle hylkäämällä se. Toimenpide siirtyy toimeksiannon alle ja siirtyy tilaan Avoin. Jos valitaan yksi toimenpide hylättäväksi, varmistaa ohjelmisto ensin, että haluatko varmasti hylätä ja kysyy sen jälkeen, että poistetaanko kyseinen toimenpide kokonaan. Mikäli toimenpide on täysin aiheeton, valitaan Kyllä. Jos toimenpide on tarkoitus laskuttaa asiakkaalta myöhemmin, valitaan Ei. Jos valitaan useampi toimenpide hylättäväksi, varmistaa ohjelmisto ensin, että

87 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 87 (/129) haluatko varmasti hylätä kyseiset toimenpiteet ja avaa sen jälkeen Yhteenveto ikkunan hylätyistä toimenpiteistä. Kun valitaan OK, siirtyvät toimenpiteet automaattisesti toimeksiannon alle avoimiksi Palauta toimenpide tilaan Koelaskulla : jos toimenpide on tilassa Tarkastettu, ei sille voida tehdä enää muutoksia. Kun toimenpiteen palauttaa tilaan Koelaskulla, voidaan siihen tehdä vielä muutoksia. Tilan palautuksen voi tehdä yksittäiselle toimenpiteelle tai useammalle kerrallaan. HUOM! Samat toiminnallisuudet löytyvät myös kuluista. Kun kaikki toimeksiannon toimenpiteet ja kulut on merkitty tarkastetuiksi, muuttuu koelaskun tila Avoimesta Tarkastetuksi. Mikäli yksikin toimenpide tai kulu on tarkastamatta ja edelleen tilassa Koelaskulla, on koelasku tilassa Avoin Koelaskun hyväksyminen Kun kaikki toimenpiteet ja kulut on koelaskulta tarkastettu, muuttuu koelasku tilaan Tarkastettu, jolloin koelasku voidaan hyväksyä. Koelaskuja voi hyväksyä joko Työtehtävät Koelaskut- tai Taloushallinto Koelaskut kansion kautta. Koelaskun voi hyväksyä vain joku toimeksiannon vastuuhenkilöistä tai kuka tahansa järjestelmän pääkäyttäjä. Nämä henkilöt voivat hyväksyä koelaskun suoraan ilman tarkastusvaihetta, mutta tarkastaminen on toimintona suositeltava, koska se vähentää laskutuksessa tapahtuvia virheitä. Valitaan näkymäksi esimerkiksi Tarkastetut koelaskut, jolloin saadaan listaus kaikista niistä koelaskuista, joista on toimenpiteet ja kulut tarkastettu, mutta laskua ei ole vielä muodostettu. Koelaskuja voidaan hyväksyä joko yksitellen tai useampi kerrallaan. Valitaan haluttu/ut koelaskut ja Toiminnot Hyväksy koelasku tai suoraan peruspainikeriviltä Hyväksy koelasku -pikapainikkeella.

88 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 88 (/129) Hyväksytty koelasku on valmis laskutettavaksi eikä sen tietoja pääse enää muokkaamaan. 7.3 Normaalit laskut Laskun muodostaminen Lasku voidaan muodostaa sellaisesta koelaskusta, joka on tilassa Hyväksytty. Koelaskuista voidaan muodostaa lasku joko yksittäin tai massana. Lasku voidaan muodostaa suoraan toimeksiantoikkunassa tai massana Koelaskut-kansiossa joko Työtehtävät- tai Taloushallintoalueella. Koelaskut-kansiossa on valmiita näkymiä, joista voidaan valita tilanteeseen sopiva. Valitaan yksi tai useampi koelasku ja valitaan peruspainikeriviltä Muodosta lasku, tai vastaava toiminto Toiminnot-valikosta. Esimerkki: Voidaan käyttää näkymiä Avoimet koelaskut ja suodattaa esimerkiksi vastuuhenkilön mukaan tai hyödyntää näkymiä Omat koelaskut (toimeksiannon omistaja), Avustajan koelaskut (toimeksiannon avustaja) tai Omien tiimien koelaskut (tiimijäsen toimeksiannossa). Tarvittaessa voidaan laatia sopiva räätölöity näkymä.

89 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 89 (/129) Alla kuvassa valittuna käyttäjän omat koelaskut, josta on laskun muodostusta varten valittu kaikki hyväksytyt koelaskut Toiminnot-valikon vaihtoehto Muodosta ja tulosta lasku tulostaa laskun suoraan tulostimelle. Kyseistä toimintoa voi käyttää silloin, kun käsitellään vain yhtä koelaskua. Jos muodostetaan lasku(-ja) yhdestä koelaskusta, ilmoittaa ohjelmisto suoraan laskunnumeron(/-t), jo(t)ka juuri muodostettiin. Jos muodostetaan laskuja useammasta koelaskusta, huomauttaa ohjelmisto, että useampi koelasku on valittuna. Painetaan OK, jolloin ohjelmisto avaa Yhteenveto ikkunan, jossa ilmoitetaan vihreällä pallolla, mikäli lasku on saatu luotua. Jos jostakin koelaskusta ei saada luotua laskua, on Yhteenveto ikkunassa kyseisen rivin edessä oranssi pallo sekä seloste, miksi laskua ei voitu muodostaa.

90 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 90 (/129) Laskun muodostuksen jälkeen koelaskun tilaksi muuttuu Laskutettu. Juuri muodostetun laskun tilana on Avoin Laskun tiedot ja niiden muuttaminen Muodostettua laskua voidaan tarkastella Laskut kansiossa Taloushallintoalueella, tai asiakkaan tai toimeksiannon ikkunassa. Laskua voidaan hieman muokata silloin, kun se on tilassa Avoin. Kaikki muutokset, jotka laskulle tehdään vaikuttavat ainoastaan kyseiseen laskuun.

91 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 91 (/129) Tiedot -alakansio Yleinen -välilehti (kts. kuva yllä) Toimeksianto: toimeksiannon aihe Linkki koelaskuun, josta lasku on muodostettu Maksaja: laskun maksaja. Uudessa versiossa voidaan nyt vielä laskulla maksajaa muuttaa, kunhan lasku on tilassa avoin tai tulostettu. Uuden maksajan tulee kuulua samaan vero-alueeseen, mutta muuten vaihtoa ei ole rajoitettu. Mahdollinen alennus tulee alkuperäiseltä maksajalta. Maksajan osoite: laskun maksajan osoite. Voidaan muuttaa ennen ja jälkeen tulostuksen Maksuehto: oletusarvoinen maksuehto, joka voidaan muuttaa ennen laskun tulostamista Maksajan yhteyshenkilö: yhteyshenkilön voi laskukohtaisesti muuttaa ennen laskun tulostamista Viivästyskorko: oletusarvoinen tieto, joka voidaan vaihtaa ennen laskun tulostamista Viitteenne: maksajan tiedoissa määritelty viite näkyy tässä kentässä, sen voi vielä muuttaa tai lisätä ellei sitä ole aiemmin lisätty. Viitteen muokkaus on mahdollista ennen laskun tulostusta. Viite näkyy laskulla Laskunkieli: tulee toimeksiannosta. Voidaan muuttaa vielä ennen laskun tulostusta. Sen voi myös vaihtaa laskua tulostettaessa Laskutulosteen parametrit -ikkunassa Verollisuus: ei voida enää muuttaa. Tieto tulee oletuksena asiakkaasta/toimeksiannosta Osuus: kyseisen maksajan prosenttiosuus laskusta Avoimet: jos maksajalle on luotu ennakkolasku, jota ei ole vielä maksettu, näkyy ennakkolaskun summa tässä Alennusprosentti: jos maksajalle on asiakastietoihin merkitty alennusprosentti tai koelaskulla on annettu maksajakohtaisesti alennusta, näkyy se tässä kentässä Ennakko: laskulle kohdistuva ennakon määrä Maksettava: laskun alkuperäinen kokonaissumma. Jos asiakkaalta tulee esimerkiksi osasuoritus, pysyy tämä summa ennallaan ja ainoastaan Avoin summa muuttuu Avointa: laskun tämän hetkinen avoinnaoleva summa

92 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 92 (/129) Eräpäivä: tulee oletuksena maksuehdon mukaisesti. Voidaan muuttaa ennen laskun tulostamista. Sen voi myös vaihtaa laskua tulostettaessa Laskutulosteen parametrit -ikkunassa Laskutyyppi: minkälaisesta laskusta on kyse Päivämäärä: laskun luontipäivä, joka tulostuu laskulle. Päivämäärän voi muuttaa ennen laskun tulostamista. Kun lasku on kertaalleen tulostettu, voi päiväystä myöhemminkin vaihtaa laskua tulostettaessa Laskutulosteen parametrit ikkunassa. Laskun numero: laskun muodostamisen yhteydessä muodostuu laskulle automaattisesti numero. Samaa numeroa ei voi käyttää uudestaan Laskutuskausi: aikaväli, jolta laskun toimenpiteet ja kulut ovat tai manuaalisesti koelaskuvaiheessa muokattu aikaväli Laskutusyhteyshenkilö: yrityksen laskutusyhteyshenkilö, joka tulee oletuksena toimeksiannon tiedoista. Voidaan muuttaa/lisätä ennen laskun tulostamista. Laskutusyhteyshenkilön nimi tulostuu laskulle. Lisätiedot välilehti Vapaa teksti: koelaskulle kirjoitettu vapaateksti siirtyy laskun muodostamisen yhteydessä tähän. Jos tekstiä ei ole koelasku vaiheessa kirjoitettu, voidaan se kirjoittaa suoraan laskulle. Tässä tapauksessa teksti tulostuu automaattisesti myös laskulle. Kenttä on aktiivinen myös laskun tulostamisen jälkeen Viitenumero: ohjelmisto luo laskunnumeron perusteella automaattisesti viitenumeron Laskuntekijä: ohjelmiston käyttäjä, joka laskun on muodostanut Kirjauspäivä: oletuksena laskutuskauden viimeinen päivä. Kirjauspäivä voidaan vaihtaa manuaalisesti ennen laskun tulostamista tai sen voi vaihtaa jo koelaskuvaiheessa. Lasku näkyy kirjanpidonraporteissa kirjauspäivän mukaisesti Koontilasku: linkki koontilaskuun, johon kyseinen lasku sisältyy. Koontilaskun muodostus toteutetaan ohjelmistoon myöhemmin Tulostuspäivä: kun lasku tulostetaan tulostimelle, saa se automaattisesti tulostuspäivän Alkuperäinen lasku: laskun alkuperäinen lasku

93 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 93 (/129) Laskuttaja: toimipisteen nimi, joka voidaan vaihtaa ennen laskun tulostamista Pankkitili: oletustili, joka Asetuksissa on määritelty. Voidaan vaihtaa ennen laskun tulostamista Kustannuspaikka: joka on toimeksiannolle merkitty. Voidaan vaihtaa/lisätä ennen laskun tulostamista Myyntitili: oletusmyyntitili, joka Asetuksissa tai toimeksiannon tiedoissa on määritelty. Voidaan vaihtaa/lisätä ennen laskun tulostamista Maksettavan erittely välilehti Täällä on eroteltu laskun osat. Sieltä löytyvät toimenpiteiden ja kulujen summat, sekä niiden yhteissumma. Lisäksi siellä näkyvät maksajan euromääräinen osuus laskusta, mahdolliset alennukset ja pyöristykset sekä laskulle kohdistetut ennakot. Myös laskun hyvitykset ja suorituksen kohdistukset näkyvät välilehdellä sekä laskun reaaliaikainen avoin summa. Muistiinpanot välilehti Täällä voidaan lisätä muistiinpanoja tai tiedostoja laskuun liittyen. Kun lasku tulostetaan printterille, lähetetään verkkolaskuna tai sähköpostin liitteenä, muodostaa ohjelmisto automaattisesti laskusta PDF tiedoston ja liittää sen laskun muistiinpanoihin. Laskurivit alakansiossa näkyvät kaikki laskulla olevat toimenpiteet ja kulut. Niihin ei voida tehdä enää muutoksia. Poikkeuksena ovat Aihe kenttä sekä Lisätiedot kenttä Lisätiedot -välilehdellä, joiden tekstejä voidaan muokata ennen laskun tulostamista. Hyvityslaskut alakansiossa näkyvät laskulle kohdistetut hyvityslaskut. Hyvityslasku voidaan tulostaa täältä tai Taloushallinto --> Laskut --> Hyvityslaskut kansion kautta.

94 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 94 (/129) Kohdistukset alakansiossa näkyvät kaikki laskulle kohdistetut suoritukset. Suoritus voidaan kirjata: 1. Taloushallinto --> Laskut --> Toiminnot --> Kohdista suoritus 2. Taloushallinto > Suoritukset --> Uusi. Suorituksista lisää kappaleessa Suorituksen kirjaus ja kohdistus laskulle. Laskun Toiminnot valikko Muokkaa: avaa valitun laskun ikkunan Aseta tulostusjärjestys: valitun laskun saman päivän toimenpiteiden tai kulujen tulostusjärjestystä voi muuttaa. Voidaan myös poistaa toimenpiteitä tai kuluja erittelysivulta Esikatselu: avaa laskun esikatseluun, josta voidaan tarkastella laskun ulkoasu ennen tulostamista. Esikatseluikkunassa on mahdollista tallentaa lasku eri tiedostomuodoissa, esimerkiksi rtf-muotoista laskua voidaan muokata wordissa. Ikkunassa on myös mahdollista tulostaa lasku (HUOM! Silloin lasku jää tilaan Avoin eikä saa tulostuspäivää) tai lähettää esimerkiksi sähköpostilla eteenpäin. Asiakkaalle tulostetaessa on kuitenkin syytä aina käyttää seuraavaksi esiteltävää varsinaista Tulosta-toimintoa. Tulosta lasku: Lasku voidaan tulostaa Suoraan tulostimelle: laskulle muodostuu tulostuspäivä, jota ei voida poistaa, lasku lukittuu ja laskun menee tilaan Tulostettu. Tulostuksen seurauksena ohjelmisto muodostaa automaattisesti laskusta PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle. PDF:nä: muodostaa laskusta PDF tiedoston, jonka voi lähettää sähköpostin liitetiedostona tai tallentaa tietokoneelle Sähköpostin liitteeksi: ohjelmisto pyytää ensin tallentamaan laskun ja avaa sen jälkeen sähköpostiviestin, jonka liitteenä lasku on. Lasku muuttuu tilaan Lähetetty ja saa tulostuspäivän. Lähetyksen seurauksena ohjelmisto muodostaa automaattisesti laskusta PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle. Tulosta alkuperäinen lasku: voidaan tulostaa Esikatseluun, Suoraan tulostimelle tai Sähköpostin liitteeksi. Alkuperäisellä laskulla tarkoitetaan laskua, jossa ei näy mahdolliset suoritukset ja hyvityslaskut eli lasku saadaan tulostettua sellaisena kuin se on alun perin asiakkaalle lähetetty. Ennakko ei kuitenkaan näy tällä tulosteella, mikäli se on mitätöity jossain vaiheessa. Lähetä verkkolasku: Mikäli Asetuksissa toimipisteen tietoihin on lisätty API avain, näkyy Lähetä verkkolasku toiminto. Yrityksen tulee olla rekisteröitynyt Maventan käyttäjäksi ( jotta API avain voidaan Asetuksiin tallentaa. Jos lasku lähetetään asiakkaalle verkkolaskuna, muuttuu laskun tilaksi Lähetetty, lasku saa tulostuspäivän ja ohjelmisto muodostaa laskusta PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle. Tulosta maksukehotus: laskun eräpäivän jälkeen voidaan asiakkaalle lähettää maksukehotus. Lue aiheesta lisää seuraavasta luvusta Maksukehotus Tee hyvityslasku: Hyvityslasku tehdään aina laskun toiminnot-valikosta. Hyvityslaskusta kerrotaan enemmän luvusta 7.6 Hyvityslaskut.

95 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 95 (/129) Peruuta lasku: toiminto vapauttaa toimenpiteet ja kulut takaisin koelaskulle, joka on tilassa Tarkastettu tai Kokonaismuutos. Laskun tila muuttuu peruutetuksi ja laskulle muodostuu aina vastaavan suuruinen negatiivinen hyvityslasku. Laskun peruuttamisesta on kerrottu lisää luvusta Laskun peruuttaminen. Kohdista suoritus: Suoritus laskuun voidaan kirjata myös laskun kautta. Aiemmin kirjatun ja kertaalleen mitätöidyn kohdistuksen voi kohdistaa laskuun uudelleen Lasku ikkunasta Kohdistukset alakansion kautta tai Taloushallinto --> Suoritukset kansion kautta. Suoritus voidaan tunnistaa tositenumeron ja kirjauspäivän perusteella. Suorituksista lisää luvusta Suorituksen kirjaus ja kohdistus laskulle. Tee laskun oikaisu: jos lasku halutaan luottotappioida, tulee sille tehdä laskun oikaisu. Lue aiheesta lisää luvusta Laskun oikaisu eli luottotappiointi. Maksun palautus: Toiminto aktivoituu, kun maksettuun laskuun tehdään hyvitys ja laskun loppusumma menee miinukselle Laskutulosteen muokkaus Tulostusparametri-ikkuna aukeaa ensimmäisenä laskun esikatselussa sekä kaikissa edellä mainituissa tulostustoiminnoissa aina, kun tarkastellaan yhtä laskua kerrallaan. Tässä ikkunassa on oma välilehti maksukehotustiedoille, mikäli tulostettaessa on se vaihtoehto valittu. Tulostuskriteerit, eli rastitettavat tulostusasettelut kannattaa kuitenkin asettaa kuntoon toimipiste-, asiakas- tai koelaskun maksajan parametreissä, koska tulostettaessa massana ei parametri-ikkunaa tule. Tulostuskriteerien valinnan lisäksi voidaan muuttaa laskun päiväystä, eräpäivää, laskunkieltä, valuuttaa ja laskuttajan osoitetta sekä vaikuttaa pankkitilien näkymiseen laskulla. Päivämäärä on laskun luontipäivä. Laskun kirjauspäivä voi olla eri kuin luontipäivä. Kirjauspäivä on aina laskutusjakson viimeinen päivä. Tulostettaessa voidaan päiväystä muuttaa, mutta se ei voi olla aiempi kuin laskun kirjauspäivä. Eräpäivä on laskun muodostuksen yhteydessä laskettu maksuehdon mukainen eräpäivä Laskun kieli tulee oletuksena toimeksiannon lomakkeelta Käsittelykieli-kentästä. Toimeksiannon käsittelykieli tulee toimeksiannon luontihetkellä oletuksena toimeksiantajalta, tai sen puuttuessa käyttäjän toimipisteen parametreista. Valuutta on toimeksiannon tai osapuolen valuutta. Euroon sidotun toimeksiannon laskun valuutta-summat lasketaan päivämäärä-kentän mukaisella kurssilla, tai sen puuttuessa, seuraavalla sitä vanhemmalla. Laskuttajan osoite on käyttäjän toimipisteen oletusosoite tai, jos niitä on useita, laskun kieleen sopiva osoite. Pankkitili tulee toimipisteeltä Kenttä on oletuksena tyhjä. Silloin tulee laskulle kaikki näkyviksi määritetyt pankkitilit. Kentän täytöstä seuraa, että vain lisätty pankkitili näkyy laskulla. Asiakkaan rastitettavat tulostusparametrit tallentuvat laskun tietoihin laskun muodostusvaiheessa, joten sen jälkeen tehdyt muutokset eivät näy vanhemmilla laskuilla. Muita tietoja voidaan vielä jonkin verran muuttaa vielä laskulla. Katso laskun kohta Tiedot-alakansio.

96 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 96 (/129) Maksukehotus Laskusta voi tulostaa maksukehotuksen, kun laskun eräpäivä on kuluva päivä tai se on menneisyydessä.

97 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 97 (/129) Maksukehotus vaihtoehtoja on kaksi. Maksukehotusten tekstit määritellään asetuksissa (Asetukset > Parametrit > Taloushallinnon parametrit > Maksukehotus). Kehotustekstiä voi muokata myös laskukohtaisesti ennen maksukehotuksen tulostamista. Muokkaus tehdään Laskutulosteen parametrit ikkunassa (kts. kuva alla), joka aukeaa, kun valitaan Tulosta maksukehotus. Maksukehotusta tulostettaessa voidaan valita joko Maksukehotus 1 (hienovaraisempi) tai Maksukehotus 2 (tiukempi). Ohjelmisto tarjoaa oletuksena Maksukehotus 1:stä silloin, kun laskusta tulostetaan ensimmäistä kertaa maksukehotusta. Seuraavalla kerralla ohjelmisto tarjoaa Maksukehotus 2:sta. Maksukehotus välilehdellä voi laskulle tulostuvan tekstin ja maksukehotustyypin lisäksi muuttaa eräpäivää sekä laskun nimeä (Otsikko -kenttä). Jos eräpäivän antaa olla kuluva päivä, näkyy maksuehtotulosteessa maksuehtona ja eräpäivänä HETI. Jos eräpäivää muuttaa, näkyy tulosteessa eräpäivänä annettu eräpäivä ja maksuehtona Eräpäivään mennessä. Maksuehdon päiväykseksi tulee sen tulostamispäivä. Yleinen -välilehdellä voi määrittää laskun kielen, laskuttajan osoitteen, valuutan sekä erittelysivun tulostuskriteerit.

98 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 98 (/129) Kun maksukehotus on tulostettu, muodostaa ohjelmisto siitä PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle. Maksukehotukseen ei tule oletuksena viivästyskorkoa. Jos viivästyskorko halutaan laskuttaa asiakkaalta, tulee se laskea itse ja kirjata siitä uusi veroton toimenpide. Toimenpide voidaan laskuttaa yksinään ja lasku lisätä samaan kuoreen maksukehotuksen kanssa. Viivästyskorko lasketaan seuraavan logiikan mukaan: x, viivästysmaksu k, viivästyskorko vuosikorkona desimaalimuodossa, esim 10% k = 0,1 pv, kuinka monta päivää maksu on myöhässä S, laskun avoin summa x = S * (1 + k) pv/365 - S Esim. 1000e laskulla, jonka maksu on myöhässä 14 päivää ja viivästyskoroksi on määritetty 10%, on viivästysmaksu 3,66e. Tietenkin viivästysmaksuun voidaan lisätä erillinen kiinteä sakkomaksu ja/tai käsittelykuluja Laskun peruuttaminen Laskulla olevia toimenpiteitä ja kuluja ei voi muokata sen jälkeen, kun lasku on lähetetty asiakkaalle eli lasku on tilassa Tulostettu tai Lähetetty. Jos laskun toimenpiteisiin tai kuluihin täytyy tehdä muutoksia tai lisäyksiä tai muita laskun tietoja tulisi muuttaa, tulee lasku peruuttaa. Avataan oikea toimeksianto tai Taloushallintoalue ja siellä Laskut-kansio. Haetaan oikea lasku ja valitaan Toiminnot-valikosta Peruuta lasku. Laskun peruuttamisesta ei ole mitään haittaa ellei kirjanpitokautta ole suljettu, mutta peruttu lasku jää järjestelmään muistiin eikä sitä voida poistaa. Laskulla olevat mahdolliset suoritukset estävät laskun perumisen. Kohdistukset tulee ensin mitätöidä. Samat suoritukset voidaan kuitenkin kohdistaa myöhemmin uudestaan uudelle laskulle. Mahdollinen ennakon käyttö mitätöityy automaattisesti ja vapauttaa ennakon uudelleen käytettäväksi. Laskulla olevat hyvitykset eivät estä laskun perumista, mutta tällöin perumisen yhteydessä muodostuva hyvityslasku kattaa vain aiemmin hyvittämättömän osan. Näin laskulla voi olla useampi pätevä hyvityslasku, joiden yhteissumma vastaa laskun maksettavaa osaa. Ohjelmisto avaa Peruuta lasku ikkunan (kts. kuva alla), johon merkitään hyvityslaskun kirjauspäiväksi (kirjanpidollinen päivämäärä) joko kuluva päivä (oletuksena) tai alkuperäisen normaalilaskun kirjauspäivä. Yleensä valitaan hyvityksen päiväksi alkuperäisen laskun kirjauspäivä, ellei se ole suljetulla kirjanpitokaudella, jolloin tulee valita kuluva päivä. Kuluva päivä kelpaa myös hyvin, jos lasku perutaan samana päivänä kuin se muodostettiinkin.

99 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 99 (/129) Kun vaihtoehdoista toinen on valittu, napsautetaan OK, jolloin ohjelmisto muodostaa automaattisesti hyvityslaskun annetulle kirjauspäivälle. Hyvityslasku voidaan tulostaa ja lähettää asiakkaalle. Hyvityslaskun voi tulostaa Taloushallinto > Hyvityslaskut kansiosta tai normaalilaskun ikkunasta Hyvityslaskut alakansiosta tai toimeksiannon tai asiakkaan ikkunasta Hyvityslaskut -alakansiosta. Laskun peruuttamisen seurauksena laskun tilaksi muuttuu Peruttu, lasku passivoituu ja sen avoin summa muuttuu nollaksi. Perutulla laskulla olevat toimenpiteet ja kulut aktivoituvat koelaskulla, joka on tilassa Tarkastettu tai Kokonaismuutos. Yksittäisiä toimenpiteiden ja kulujen tietoja pääsee muuttamaan, kun valitsee Koelaskut ikkunassa toimenpiteen/kulun ja Toiminnot > Palauta tomenpide/kulu tilaan `Koelaskulla`. Tällöin toimenpide/kulu on muokattavissa. Kun tarvittavat muutokset on tehty, valitaan Toiminnot > Merkitse toimenpide/kulu tarkastetuksi. Mikäli samassa toimeksiannossa on useampi maksaja, tulee kaikki samasta koelaskusta tehdyt laskut perua. Vasta sitten koelaskun tietoja pääsee muuttamaan sekä luomaan samat laskut uudelleen. Ennen laskun peruuttamista, varmista, että voit perua kaikki samalla kertaa muodostetut laskut. Laskun peruutusta ei voi peruuttaa. Kaikkien muutosten jälkeen muodostetaan lasku uudella laskunumerolla normaaliin tapaan. Vaihtoehtoisesti koelasku voidaan hylätä ja tehdä tarvittavat muutokset toimenpiteisiin ja kuluihin tai esimerkiksi vaihtaa maksaja toimeksiannon alla ja muutosten jälkeen muodostaa kokonaan uusi koelasku. Hylätystä koelaskusta ei jää merkintöä järjestelmään. HUOM! Vaikka laskun peruminen synnyttää saman suuruisen hyvityslaskun, niin hyvityslaskun teko ei ole sama asia kuin laskun peruutus. Hyvityslaskun teko ei vapauta toimenpiteitä tai kuluja uutta laskua varten vaan ne jäävät tilaan Laskutettu. 7.4 Suoritukset Suorituksia voidaan tarkastella Suoritukset-kansiossa Taloushallinto-alueella tai asiakkaan ikkunassa omassa kansiossaan. Normaalisuoritusten lisäksi järjestelmässä myös laskun oikaisut ovat suorituksia. Itse asiassa erityyppisiä suorituksia on neljä erilaista.

100 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 100 (/129) Suorituskansiossa uusi painikkeen oikeassa laidassa on nuolen takana alasvetovalikko. Kun nuolesta painaa, voi valita minkätyyppistä suoritusta on kirjaamassa. Vaihtoehdot ovat; Suoritus (7.4.2), Ennakkosuoritus (7.5.3), Laskun oikaisu (7.4.3) ja maksun palautus (7.6.5). Tavallinen suoritus kohdistetaan tavalliselle laskulle ja ennakkosuoritus ennakkolaskulle. Laskun oikaisua käytetään luottotappiokirjauksiin ja maksun palautus korjaa laskun summan, kun maksettuun laskuun on tehty hyvitys. Näitä käsitellään jäljempänä tarkemmin omissa kappaleissaan. Suoritus ja ennakkosuoritus kuvaavat tilille tullutta asiakkaan maksamaa summaa. Suoritukseen tehtävä kohdistus kuvaa maksuun käytettävää suorituksen osaa. Suoritukseen voidaan tehdä yksi tai useampia kohdistuksia sekä normaalisuoritukselle voidaan tehdä tarvittaessa tiliöinti. Samalle laskulle voidaan myös kohdistaa rahaa useammasta suorituksesta. Joskus varsinkin laskun kautta tehtynä, voi tulla kirjattua tuplasuorituksia. Ylimääräinen suoritus voidaan poistaa. Suorituksen poistaminen onnistuu punaisesta rastista missä tahansa suoritus-kansiossa. Mikäli suorituksessa on kohdistuksia, ne tulee ensin mitätöidä. Tässä tapauksessa poisto ei onnistukaan, vaan ohjelma ehdottaa passivointia. Tämä vastaa kirjanpidollisesti poistoa. Passivointia ohjelma ehdottaa myös silloin, kun seuraava suoritusnumero on ehditty käyttää Suorituksen tiedot Seuraavassa kuvataan suoritus- ja ennakkosuoritusikkunan kentät. Laskun oikaisussa ja maksun palautuksessa osa kentistä on poissa. Kohdistukset ilmestyvät (/kirjataan) omaan kansioonsa.

101 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 101 (/129) Laskuttajan tilinumero: tili, jolle suoritus on tullut. Jos Asetuksissa toimipisteen lomakkeella, on määritelty oletuspankkitili, on se Suoritus ikkunassa valmiina. Pankkitilin saa vaihdettua suurennuslasista kentän päästä Debet tili: pankkitilin kirjanpidollinen tili tulee pankkitilin perusteella automaattisesti, mutta voidaan vaihtaa pankkitilin lisäämisen jälkeen. Kirjauspäivä: päivä, jolloin maksu on kirjautunut saajan tilille. Päivämäärä on oletuksena kuluva päivä, mutta päivämäärä tulee vaihtaa oikeaksi kirjauspäiväksi. Suoritus siirtyy kirjanpitoon kirjauspäivän mukaisesti Suoritussumma: on oletuksena laskun avoinna oleva summa. Summaa voi muuttaa tarvittaessa. Tositenumero: suorituksen juokseva tositenumero, jonka ohjelmisto muodostaa automaattisesti tallennuksen yhteydessä. Suoritusnumerointi on automaattinen eikä siihen voida tehdä muutoksia asetuksissa. Suorituksen kirjauspäivän aloittaessa uuden tilikauden, järjestelmä aloittaa numeroinnin taas ykkösestä. Vanhalle tilikaudelle kirjattavat jatkavat edelleen vanhaa numerointia. Valuutta: Valitaan suorituksen valuutta. Ohjelma ehdottaa aina pankkitiliin liitettyä valuuttaa (yrityksen oletusvaluutta). Jos toimeksianto on sidottu toiseen valuuttaan tai lasku on tulostettu valuutassa, voidaan rinnalle valita näkymään toinen valuutta. Silloin vaihtokurssi-kenttään ilmestyy valitun valuutan kurssi kirjauspäivälle tai seuraava vanhempi ja sen avulla laskettu suoritussumma valuutassa ilmestyy omaan kenttäänsä euromääräisen suoritussumman viereen, joka puolestaan passivoituu. Kurssia ja summaa voidaan muuttaa tarvittaessa. Niiden perusteella lasketaan summa oletusvaluutassa, joka tieto menee kirjanpitoon. Vaihtokurssi: ohjelmisto näyttää valitun valuutan vaihtokurssin suhteessa oletusvaluuttaan. Vaihtokursseja ylläpidetään Asetuksissa Suritussumma valuutassa viitteellinen arvo, joka laskee vaihtokurssin ja suoritussumman tulon. Arvoa voidaan muuttaa, jolloin lasketaan suoritussumma-kenttään vastaava euro-summa, joka menee kirjanpitoon.

102 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 102 (/129) Maksaja: laskun maksajan nimi Maksajan nimilyhenne: jos suoritus on haettu viitesuorituspaketilla, näkyy tässä pankin kautta tuleva maksajan nimilyhenne Viite: jos suoritus on haettu viitesuorituspaketilla, näkyy tässä viite, jolla asiakas on laskunsa maksanut Viesti: jos suoritus on haettu viitesuorituspaketilla, näkyy tässä asiakkaan kirjoittama viesti Suorituksen kirjaus ja kohdistus laskulle Tullut suoritus voidaan kohdistaa laskulle 1. Laskun kautta 2. Taloushallinto --> Suoritukset -kansion kautta tai 3. Viitesuoritusten sisäänluvulla. 1. Laskun kautta Mistä tahansa päästään käsiksi laskuun (Laskut-kansiossa Taloushallinto-alueella tai toimeksiannon tai asiakkaan ikkunassa), voidaan halutun laskun Toiminnot-valikosta valita kohta Kohdista suoritus. Suoritus ikkuna avautuu (kts. kuva alla). Ohjelma ehdottaa suoritussummaksi aina laskun loppusummaa. Summaa voidaan kuitenkin muuttaa alas tai ylöspäin.

103 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 103 (/129) Kun tarvittavat muutokset Suoritukset ikkunaan on tehty, tallennetaan suoritus. Tallentamisen myötä, ohjelmisto kohdistaa suorituksen automaattisesti kyseiselle laskulle. Jos asiakas on maksanut laskun kokonaisuudessaan, muuttuu laskun tilaksi Maksettu. Jos asiakas on maksanut vähemmän kuin laskua oli avoinna, voi laskun tulostaa uudestaan avoinna olevalla summalla ja lähettää se asiakkaalle maksettavaksi, tai voidaan tehdä laskun oikaisu, jolloin puuttuva osa kirjataan luottotappioihin. Ylisuorituksen tapauksessa tulee ylimenevälle osalle tehdä uusi kohdistus esimerkiksi saman maksajan toiselle laskulle tai tiliöinti erilliselle kirjanpidolliselle tilille. HUOM! Mikäli laskulla oleva kohdistus jostain syystä joudutaan mitätöimään, tulee huomioida, että suoritusta ei tarvitse tehdä uudestaan, siihen vain tehdään uusi kohdistus. Suorituksen saa auki Taloushallinnon Suoritukset-kansiossa tai myös mitätöidyn kohdistuksen kautta. HUOM! Ylisuorituksen tapauksessa ei suoritusta kannata kirjata laskun kautta, vaan Taloushallinto-alueella Suoritukset-kansiossa. Näin samaan suoritukseen voi tehdä useamman kohdistuksen. 2. Taloushallinto --> Suoritukset -kansiossa Valitse työkaluriviltä Uusi --> Suoritus, jolloin aukeaa normaali Suoritus ikkuna. Suoritus ikkuna on saman näköinen kuin, jos suorituksen kirjaisi suoraan laskun kautta. Siihen tulee vain itse valita maksaja ja summa sekä mahdollisesti korjata muita tietoja. Tämän jälkeen valitaan Tallenna. Kun suoritus on tallennettu saa se juoksevan tositenumeron. Näin tehtyyn suoritukseen tulee lisäksi kirjata kohdistus suoritus-ikkunan Kohdistukset-alakansiossa (kansio aktivoituu tallentamalla). Ennen kohdistusta tulee varmistaa, että suorituksen tiedot ovat oikein, koska kohdistuksen jälkeen suoritus lukittuu eikä siihen enää voi tehdä muutoksia. Kun suoritus kirjataan laskun

104 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 104 (/129) kautta, kohdistuu suoritus automaattisesti kyseiselle laskulle. Suoritukset kansion kautta tulee suoritus kohdistaa manuaalisesti kohdistukset kansiossa, kuva alla. Kohdistukseen tulee osata hakea oikea lasku. Kun valitaan Lasku kohdassa suurennuslasista, tuo ohjelmisto listan kyseisen maksajan avoimista laskuista. Listalta valitaan se lasku, jolle suoritus kuuluu. Tarvittaessa tulee kohdistuksen (kts. kuva alla) summaa tai debet tiliä muuttaa. Kohdistuksen summa ei voi olla suurempi kuin suorituksen kohdistamaton osa eikä suurempi kuin laskun avoinna oleva summa. Kirjauspäivä tulee suorituksesta, eikä se voi olla eri kuin suorituksen kirjauspäivä. Suorituksen kirjauspäivä voidaan kuitenkin muuttaa, mikäli yhtään kohdistusta ei ole voimassa. Kun kohdistus tallennetaan, tiedot passivoituvat ja nyt asiakkaalta tullut suoritus on kohdistunut valitulle laskulle. HUOM! Suoritussumma voi olla suurempi kuin laskun loppusumma. Silloin asiakkaalta tullut suoritus voidaan kohdistaa useammalle eri laskuille. Tällöin kirjataan aina yksi Kohdistus per lasku.

105 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 105 (/129) HUOM! Jos suoritettu summa ylittää laskun loppusumman, eikä ylijäänyttä summaa haluta kirjata millekään laskulle, voidaan lopulle osalle tehdä tiliöinti erillisenä kirjauksena. Jos valitaan Uusi painikkeen vierestä nuoli, voidaan valita halutaanko kohdistus vai tiliöinti. Jotta tiliöinti voidaan tehdä, tulee kirjanpidon tilit olla lisättynä Asetuksissa. Tiliöinti kuvataan kappaleessa Ali- ja ylisuoritukset Esimerkki2: Ylisuoritus ja tiliöinti. 3. Viitesuoritusten sisäänluvulla Suoritukset voidaan tuoda sähköisesti Pankkiohjelmasta CSI Professionaliin viitesuoritusten sisäänluvulla. Sisäänluku tehdään Taloushallinto --> Suoritukset kansion kautta valitsemalla Tuo viitesuoritukset -toiminto peruspainike -riviltä. Tämän jälkeen aukeaa Tuo viitesuoritukset ikkuna (kts. kuva alla). Jos asetuksissa toimipisteen parametreissa on määritelty polku, mihin viiteaineistotiedosto siirtyy pankkiohjelmasta, näkyy se Viitesuoritustiedosto kentässä. Mikäli polkua ei ole Asetuksissa määritelty, voidaan tiedosto etsiä haku-painikkeelle kentän päädyssä. Kun oikea tiedosto on valittu, painetaan OK, jolloin ohjelmisto antaa yhteenvedon tuoduista suorituksista. Esimerkiksi Nordealla tiedosto on.nda-päätteinen tekstitiedosto, mutta tiedoston päätteellä ei ole merkitystä sitä sisäänajettaessa. Tiedoston saa auki esim. Notepadissa ja se sisältää paljon nollia sekä ihan selväkielisiä tekstikohtia. Suoritukset kohdistuvat suoraan laskuille, joten erillistä kohdistusta ei enää tarvitse tehdä. Jos asiakas on maksanut oikealla viitteellä laskun avoinna olevan summan verran, muuttuu kyseisen laskun tila automaattisesti Maksetuksi. Mikäli asiakas maksaa vain osan laskusta, jää lasku tilaan Avoin ja se voidaan tulostaa uudelleen asiakkaalle maksettavaksi tai tehdä laskun oikaisu ja merkitä luottotappioksi. Jos asiakas maksaa liikaa, jää osa suorituksesta kohdistumatta ja se pitää tiliöidä manuaalisesti. Kirjattuja suorituksia voidaan tarkastella Taloushallinto --> Suoritukset kansiosta. Kohdistukset-sarakkeesta nähdään, onko suoritus kohdistettu.

106 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 106 (/129) Laskun oikaisu eli luottotappiointi Mikäli lasku tulee luottotappioida, tehdään se laskun oikaisulla. Laskun oikaisu näkyy järjestelmässä kohdistuksena. Se voidaan tehdä laskuun osittain tai koko summaan. Laskun oikaisun voi tehdä laskulle kahdella tavalla; 1. Laskun kautta tai 2. Suoritukset kansion kautta 1. Laskun kautta Mistä tahansa päästään käsiksi laskuun (Laskut-kansiossa Taloushallinto-alueella tai toimeksiannon tai asiakkaan ikkunassa), voidaan halutun laskun Toiminnot-valikosta valita kohta Laskun oikaisu. Suoritus ikkuna avautuu (kts. kuva alla). Ohjelma ehdottaa suoritussummaksi aina laskun avoinna olevaa summaa. Laskun oikaisuun tulee valita debet tili. Debet tiliksi valitaan kirjanpidon tili, joka Asetuksissa on lisätty luottotappioita varten. Kirjauspäivän mukaan luottotappiointi siirtyy kirjanpitoon. Luottotappiointi näkyy Suoritusluettelo raportilla. Koska luottotappiointi tehdään suoraan laskun kautta, kohdistaa ohjelmisto sen automaattisesti valitulle laskulle. Kohdistusta voi käydä tarkastelemassa esimerkiksi Kohdistukset alakansiossa (kts. kuva yllä). 2. Taloushallinto --> Suoritukset -kansiossa Mennään Taloushallinto --> Suoritukset kansioon ja valitaan Uusi painikkeen vieressä olevasta nuolesta Laskun oikaisu.

107 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 107 (/129) Ohjelmisto avaa samanlaisen Suoritus ikkunan kuin kohdassa yksi. Lisäksi luottotappiointi tulee kohdentaa manuaalisesti oikealle laskulle Kohdistukset alakansion kautta. Kohdistus-kansio aktivoituu tallennettaessa. Kohdistus-ikkunassa haetaan lasku, kuva alla.

108 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 108 (/129) Suorituksen kohdistuksen mitätöinti Jos suorituksen tiedoissa on virheitä ja/tai se on kohdistettu väärälle laskulle, toimitaan seuraavasti; mennään Taloushallinto --> Suoritukset kansioon. Hae oikea suoritus kirjauspäivän ja tositenumeron perusteella. Valitaan sieltä kyseinen suoritus ja avataan se ruudulle. HUOM! Suorituksen saa auki myös laskun kautta, mutta siinä on hieman pidempi linkkiketju: Avaa laskun Kohdistukset-kansio > avaa oikea kohdistusrivi > kohdistus-ikkunassa avaa Alkuperäinen suoritus -linkki. Valitaan Kohdistukset alakansio (kts. kuva alla) ja sieltä valitaan Mitätöi kohdistus. Toiminto Mitätöi kohdistus avaa alla olevan ikkunan, jonka tietoja ei voi muuttaa. Mitätöinti siirtyy kirjanpitoon kirjauspäivän mukaisesti. Kohdistuksen mitätöinnin jälkeen suorituksen voi kohdistaa toiselle laskulle tai jos suoritus on kirjattu väärältä maksajalta tulleeksi, voidaan maksaja muuttaa. Myös kirjauspäivä sekä suoritussumma ovat muokattavissa.

109 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 109 (/129) Suorituksen kohdistuksen mitätöinti toimii samalla lailla niin normaali suorituksiin, laskun oikaisuihin, eli luottotappiointeihin, että ennakkosuorituksiin. Jos koko suoritus on tarpeeton, voidaan se poistaa kohdistusten mitätöinnin jälkeen Taloushallintotehtäväalueen Suoritukset-kansiossa punaisesta rastista. Jos suorituksen jälkeen on tullut uusia suorituksia tai suorituksessa on mitätöityjä kohdistuksia, ei ohjelma poista suoritusta, vaan ehdottaa sen passivointia. Kirjanpidollisesti tämä vastaa poistoa Ali- ja ylisuoritukset Tilanteissa, joissa tullut suoritus ja laskun avoinna oleva summa eivät täsmää, toimitaan seuraavasti: Esimerkki 1: Alisuoritus Ulkomaalainen asiakas maksaa laskunsa avoinna olevan summan mukaisesti, mutta pankki ottaa summasta pankkikulun. Alisuoritustilanne tulee aina hoitaa Taloushallinnon Suoritukset-kansiossa. Tässä tapauksessa kirjataan suoritukseksi (Taloushallinto --> Suoritukset) laskun avoinna oleva summa (esimerkkitapauksessa 738 ). Maksaja tulee myös lisätä ja tallennetaan suoritus. Tämän jälkeen tehdään kaksi erillistä kohdistusta pankkikuluille ja lopulle summalle omansa. Ensin kirjataan suorituksen kohdistus laskulle eli valitaan Kohdistukset-kansiossa Uusi painike. Kohdistukseen merkitään suoritussumma ilman pankkikuluja (esimerkkitapauksessa 733 ). Tässä voi käyttää kentän laskin-toimintoa apuna. Lisäksi valitaan lasku, jolle kohdistus tulee tehdä sekä valitaan oikea debet tili, yleensä ohjelma ehdottaa oletusmyyntitiliä. Tallennetaan ja suljetaan kohdistus.

110 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 110 (/129) Tämän jälkeen tehdään samaan suoritukseen erillinen kohdistuskirjaus pankkikululle. Valitaan sama lasku kuin aiemmassakin kohdistuksessa. Nyt debet tiliksi valitaankin se kirjanpidon tili, joka on tarkoitettu pankkikuluja varten (kirjanpidon tilit määritellään Asetuksissa). Tämän jälkeen tallennetaan ja suljetaan kohdistus. Näiden kahden kirjauksen myötä kyseinen lasku muuttuu tilaan Maksettu ja asiakkaalta tullut suoritus on kokonaisuudessaan tullut kohdistetuksi. Vastaavalla tavoin kirjataan tapaukset, joissa asiakas on maksanut vähemmän kuin laskun avoinna oleva summa oli ja tuota jäljelle jäävää summaa ei aleta asiakkaalta enää laskuttamaan. Tällöin toisessa kohdistuksessa ei valita debet tiliksi pankkikulut vaan esimerkiksi luottotappiot. Luottotappiokirjauksen sijaan voidaan yhtä hyvin tehdä laskun oikaisu. Esimerkki 2: Ylisuoritus ja tiliöinti Asiakas maksaa 2 enemmän kuin mikä on ollut laskun loppusumma, eikä kyseistä summaa palauteta asiakkaalle. Tiliöinti voidaan myös joissain poikkeustilanteissa tehdä sopivalle kirjanpidoliselle tilille, siten että se on palautettavissa takaisin asiakkaalle. Ylisuoritustapauksissa käytetään tiliöinti toiminnallisuutta. Ensin kirjataan asiakkaalta tullut ylisuoritus kokonaisuudessaan (esimerkkitapauksessa 500 ) Taloushallinto-alueella Suoritukset-kansiossa ja tallennetaan se. Tämän jälkeen valitaan Kohdistukset alakansio ja kohdistetaan ensin summaa laskulle eli valitaan Uusi painike. Summaksi vaihdetaan laskun avoinna oleva summa (498,58 ) ja valitaan myös itse lasku kohdistukseen. Tämän jälkeen kohdistus tallennetaan ja suljetaan. Jotta toisesta kohdistuksesta saadaan tehtyä tiliöinti, valitaan Uusi painikkeen vierestä nuoli, jonka alta löytyy valinta Tiliöinti (kts. kuva alla) ja valitaan se.

111 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 111 (/129) Ohjelmisto avaa muuten samanlaisen kohdistus ikkunan (kts. kuva alla) kuin normaalikohdistuksissakin, mutta nyt ei valita kredit-tiliksi laskua, vaan toinen kirjanpidollinen tili. Esimerkkitapauksessa on Ylisuoritukset tili. Tämän jälkeen tiliöinti-kohdistus tallennetaan ja suljetaan. Molempien kohdistuskirjausten tallentamisen jälkeen Suoritus ikkuna voidaan sulkea. Lopputilanne on, että suoritus on kokonaisuudessaan kohdistettu ja lasku on siirtynyt tilaan Maksettu. Suorituksen Kohdistukset alakansiossa (kts. kuva alla) näkyy, että osa suorituksesta on kohdistettu laskulle ja osa on tiliöity.

112 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 112 (/129) 7.5 Ennakkolaskut Asiakkaan alla näkyvät kaikki kyseisen asiakkaan ennakkolaskut toimeksiannosta riippumatta. Toimeksiannon alla näkyvät vain kyseisen toimeksiannon ennakkolaskut. Taloushallinto --> Ennakkolaskut kansiossa ovat kaikki ohjelmistoon kirjatut ennakkolaskut Ennakkolaskun muodostaminen Ennakkolasku voidaan muodostaa valitsemalla Uusi painike: 1. Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiossa tai 2. Toimeksianto ikkuna > Ennakkolaskut alakansiossa tai 3. Asiakas -ikkuna > Ennakkolaskut -alakansiossa. Näytölle avautuu Ennakkolasku ikkuna. Jos ennakkolasku muodostetaan asiakkaan alta, on kyseinen asiakas oletuksena Maksajana. Jos ennakkolasku muodostetaan toimeksiannon alta, on kyseinen toimeksianto oletuksena Toimeksianto kentässä ja Maksajana toimeksiannon osapuoli, jolle on määritelty rooliksi Maksaja. Tätä kautta tehtynä monesti riittää, kun syöttää maksettavan summan. Toki muut tiedot kannaattaa aina myös tarkastaa.

113 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 113 (/129) Maksaja: ennakkolaskun maksaja. Mikäli maksajaa ei näy, tulee se hakea ko. kenttään Maksajan osoite: tieto tulee kenttään automaattisesti, kun Maksaja on valittu. Osoitteen voi tarvittaessa vaihtaa. HUOM! Jotta osoiteen voi vaihtaa, tulee se ensin tallentaa asiakkaan tietoihin Toimeksianto: ennakkolasku voidaan kiinnittää asiakkaan tiettyyn toimeksiantoon. Tämä tieto ei kuitenkaan ole pakollinen. Maksajan yhteyshenkilö: maksajan asiakastietoihin määritelty yhteyshenkilö. Yhteyshenkilön voi muuttaa tai lisätä, jos sitä ei oletuksena ole merkitty. HUOM! Jotta yhteyshenkilön saa lisättyä/muutettua, tulee se ensin tallentaa järjestelmään. Eräpäivä: tulee oletuksena Asetuksiin merkityn maksuehdon mukaisesti. Eräpäivän voi muuttaa manuaalisesti Maksettava: maksettava summa. HUOM! Tähän kenttään merkitään ennakkolaskun bruttosumma Laskunkieli: tulee oletuksena asiakkaan/toimeksiannon tiedoista. Lasku tulostuu valitulla kielellä. Kielen voi tarvittaessa myös muuttaa Verollisuus: verollisuus tulee oletuksena asiakkaan/toimeksiannon tiedoista Laskun numero: ohjelmisto antaa automaattisesti ennakkolaskun numeron Viivästyskorko: Asetuksissa määritelty viivästyskorko on. Viivästyskoron voi myös muuttaa ennakkolaskukohtaisesti ennen ennakkolaskun tallennusta Viitenumero: ennakkolaskun tallennuksen jälkeen ohjelmisto muodostaa sille automaattisesti viitenumeron Laskuntekijä: ohjelmiston käyttäjä, joka on muodostanut laskun Tulostuspäivä: kun lasku tulostetaan suoraan tulostimelle, se saa automaattisesti tulostuspäivän Lisätiedot välilehdellä on Vapaa teksti kenttä. Kyseisen kentän teksti tulee näkyviin ennakkolaskulle. Ennakkolaskun tulosteessa erittelysivulle tuleva ennakkolaskurivin teksti määritellään Asetuksissa (Asetukset Parametrit Yleiset parametrit Vakiotekstit). Yksittäiselle ennakkolaskulle tekstiä voi muokata Ennakkolaskurivit alakansiosta. Kaksoisnapsauttamalla oikealle avautuvaa ennakkolaskuriviä pääsee muuttamaan Aihe kentän tekstin.

114 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 114 (/129) Kun tarvittavat muutokset on tehty, ennakkolasku tallennetaan. Lasku saa automaattisesti ennakkolaskunumeron. Ennakkolaskua voi esikatsella valitsemalla Ennakkolasku ikkunassa Esikatselu painikkeen. Ennakkolaskun voi tulostaa suoraan Ennakkolasku ikkunasta valitsemalla Toiminnot --> Tulosta lasku. Vaihtoehtoina ovat Suoraan tulostimelle, PDF ja Sähköpostin liitteeksi. Normaalilaskun tavoin myös ennakkolaskusta muodostuu PDF tiedosto Muistiinpanot välilehdelle, jos se tulostetaan printterille tai lähetetään s-postin liitteenä. Ennakkolaskua voidaan muokata, jos lasku on tilassa Avoin, Tulostettu tai Lähetetty. Ennakkolaskulla voi jälkikäteen muuttaa eräpäivää, maksettavan summaa tai toimeksiannon tietoja. Se saadaan takaisin tilaan avoin mitätöimällä kohdistus, kunhan siitä ei ole vielä osaakaan käytetty. Saimoin käyttämätön maksettu ennakko voidaan vielä palauttaa asiakkaalle. Käytetty ennakko palaa tilaan maksettu, kun käyttö laskulla mitätöidään normaalilaskun päässä kohdistuskansiossa. Mikäli kytkös toimeksiantoon halutaan poistaa ennakosta, napsautetaan Toimeksianto kentän päässä olevasta suurennuslasista ja valitaan aukeavasta ikkunasta Poista arvo. Tällöin ohjelmisto tyhjentää Toimeksianto kentän tiedot ja ennakko on kiinnittynyt ainoastaan kyseiseen asiakkaaseen. Ilman toimeksiantoa maksettu ennakko käytetään laskunmuodostusjärjestyksessä kaikissa toimeksiannoissa, joissa asiakas on maksavana osapuolena Ennakkolaskun mitätöinti Ennakkolaskun voi mitätöidä, jos se on tilassa Avoin, Tulostettu tai Lähetetty. Mitätöinnin voi tehdä Ennakkolaskut kansiossa Taloushallinto-alueella, asiakas- tai toimeksiantoikkunassa. Valitaan Toiminnotvalikosta Mitätöi ennakkolasku. Toiminto on myös valittavissa suoraan Ennakkolasku ikkunassa. Mitätöinti ei vaikuta kirjanpitoon, sillä itse ennakkolasku ei siirry kirjanpitoon ennen kun asiakas maksaa ennakkonsa. Maksettu ennakkolasku voidaan palauttaa tilaan avoin, mitätöimällä kohdistus, kunhan sitä ei ole vielä osaakaan käytetty. Käytetty ennakko puolestaan voidaan palauttaa tilaan Maksettu, mitätöimällä käyttö laskun päässä Ennakkolaskun suorituksen kirjaaminen Ennakkosuoritus kirjataan joko suoraan 1. Ennakkolaskulle (Taloushallinto > Ennakkolaskut kansio tai asiakkaan tai toimeksiannon Ennakkolaskut -alakansio) tai 2. Taloushallinto > Suoritukset kansiossa (Uusi --> Ennakkosuoritus) 1. Ennakkolaskulle Asiakkaan maksaman ennakkosuorituksen voi kohdistaa ennakkolaskulle suoraan ennakkolaskun kautta. Ennakkolaskun voi hakea asiakkaan tai toimeksiannon alta tai Taloushallinto-alueelta Ennakkolaskut - kansiosta. Valitaan oikea ennakkolaskurivi ja napsautetaan Toiminnot --> Kohdista suoritus (kts. kuva alla). Valinnan jälkeen ruudulle aukeaa samanlainen Suoritus ikkuna kuin normaali suoritusta kirjattaessa (kts. kappale Suorituksen tiedot).

115 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 115 (/129) TAI: Kun Suoritus ikkunan tiedot on muokattu tallennetaan suoritus, jolloin se automaattisesti kohdistuu kyseiselle ennakolle. Kokonaissuorituksen tapauksessa ennakkolaskun tilaksi muuttuu Maksettu. Mikäli halutaan kirjata osittainen suoritus, ennakko jää tilaan avoin eikä kohdistu laskuille. Ennakko saadaan kohdistumaan maksetulla osallaan laskuille muuttamalla sen tila Maksetuksi toiminnot- valikosta (katso seuraava kappale 7.5.4).

116 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 116 (/129) 2. Taloushallinto > Suoritukset kansiossa Ennakkosuorituksen voi kirjata myös Taloushallinto --> Suoritukset -kansiossa. Valitaan Uusi painikkeen vierestä nuolesta ja valitaan avautuvalta valintalistalta Ennakkosuoritus, jonka jälkeen aukeaa Suoritus ikkuna. Avautuva Suoritus ikkuna on samanlainen kuin normaali suoritusta kirjattaessa. Ikkunassa Suoritussumma- ja Maksaja kentät tulee täydentää. Tarvittaessa kirjauspäivän voi muuttaa. Tilitiedot tulevat, jos ne on toimipisteen lomakkeella määritetty, muussa tapauksessa ne tulee myös lisätä. Kun tiedot on kirjattu, tallennetaan suoritus. Tämän jälkeen valitaan Kohdistukset alakansio ja sieltä Uusi painike. Avautuvaan ikkunaan vaihdetaan tarvittaessa summa. Ikkunaan tulee lisätä debet tili sekä hakea ennakkolasku, jolle suoritus kohdistetaan. Kun tiedot on lisätty, tallennetaan kohdistus. Jos asiakas oli maksanut ennakkolaskun kokonaisuudessaan, muuttuu ennakkolaskun tilaksi Maksettu. Ennakkolaskun Maksettava summa pysyy ennallaan (se on alkuperäisen ennakon summa), mutta Avoin summa muuttuu nollaksi ja Käyttämättä summa muuttuu nollasta ennakkosuorituksen suuruiseksi. Käyttämättä tieto kertoo, onko maksettua ennakko käytetty normaalilla laskulla vai ei Ennakon kuittaaminen maksetuksi Vain maksettu ennakko kohdistuu laskulle. Ennakkolasku, johon on tullut osasuoritus, voidaan kuitata kokonaan maksetuksi. Kirjaus tehdään Ennakkolaskun kautta, joko Taloushallinto --> Ennakkolaskut kansiosta tai asiakkaan tai toimeksiannon alta Ennakkolaskut alakansiosta. Valitaan oikea ennakkolaskurivi ja napsautetaan Toiminnot --> Kuittaa ennakkolasku maksetuksi. Toimintoa on tarkoitus käyttää silloin, kun ennakko halutaan käyttöön laskujen maksuun maksetulla osallaan. Kirjauksen myötä ennakkolaskun käytettävissä oleva summa on aiempien suoritusten yhteenlaskettu summa, avoinna oleva summa muuttuu nollaksi ja laskun tilaksi tulee Maksettu. Ennakkoon on silti mahdollista myöhemmin kirjata jatkosuoritus. HUOM! Kyseinen toiminto on aktiviisena vain silloin jos valitulle ennakkolaskulle on kirjattu osasuoritus Ennakkosuorituksen kohdistuksen mitätöinti Ennakkosuorituksen kohdistuksen mitätöinti toimii samalla tavoin kuin normaalilaskun suorituksen osalta. Ennakkosuoritus ikkunassa voidaan Kohdistukset alakansiossa mitätöidä ennakkosuorituksen kohdistus. Tämän jälkeen suorituksen perustietoja voi käydä muokkaamassa samalla tavoin kuin tavallisessa

117 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 117 (/129) suorituksessa ja/tai ennakkosuoritus voidaan kohdistaa jollekin toiselle ennakkolaskulle. Ennakon kohdistus voidaan mitätöidä vain, jos siitä ei ole osaakaan käytetty Ennakon kohdistuminen normaalilaskulle Kun ennakko on maksettu kokonaan ja tilassa maksettu se kohdistuu automaattisesti seuraavalle muodostettavalle laskulle, joka luodaan. Lasku, johon ennakko kohdistuu, määräytyy seuraavasti: 1. Jos asiakkaalla on useampi toimeksianto ja ennakkolasku on liitetty pelkästään asiakkaaseen, kohdistuu maksettu ennakko seuraavaan laskuun, joka asiakkaalle tehdään toimeksiannosta riippumatta. 2. Jos asiakkaalla on useampi toimeksianto ja ennakkolasku on liitetty asiakkaan lisäksi myös toimeksiantoon, kohdistuu maksettu ennakko seuraavaan laskuun, joka tehdään liitettyyn toimeksiantoon. 3. Mikäli ennakoita on samalle laskulle useita, kirjaa ohjelmisto ne kaikki omina ennakkosuorituksinaan laskulle. Ennakoiden käyttöjärjestys on vanhimmasta uusimpaan niin, että ohjelmisto kohdistaa ensin ennakot, jotka on liitetty toimeksiantoon ja niiden jälkeen kohdistaa laskulle sellaiset ennakot, jotka on liitetty pelkästään asiakkaaseen. Kohdistuva ennakko näkyy koelaskun esikatselussa ennen hyväksymistä, mutta se varataan laskulle vasta hyväksymisen yhteydessä. Mikäli koelaskun summa on pienempi kuin ennakon, kohdistaa ohjelmisto ennakkoa koelaskun verran ja jättää loppusumman käyttämättä. Ylijäänyt ennakko kohdistuu seuraavalle koelaskulle. Kun ennakkolasku on kokonaisuudessaan kohdistettu normaalille laskulle, muuttuu ennakkolaskun tila Maksetusta Käytetyksi. Lisäksi Ennakkolasku ikkunassa Ennakon käyttö alakansiossa näkyy normaalilasku, mille ennakko on kohdistettu. Jos yhdestä ennakkolaskusta on muodostunut kohdistuksia useampaan normaalilaskuun, näkyvät kaikki laskut yllä olevassa näkymässä. Lisäksi ennakon tiedot näkyvät Lasku ikkunassa Kohdistukset alakansiossa sekä Yleinen- ja Maksettavan erittely -välilehdillä. Lasku ikkunan Kohdistukset alakansiossa ennakko näkyy Ennakon käyttö -nimellä ja Yleinen- sekä Maksettavan erittely välilehdillä ennakko näkyy bruttosummana Ennakon käytön mitätöinti Ennakon käytön pystyy mitätöimään vain sitä käyttäneen laskun kohdistukset-kansiossa. Sen jälkeen se on uudelleen käytettävissä tai palautettavissa asiakkaalle käyttämättömän summan osalta. Kun kaikki ennakon käytöt on mitätöity, normaaliennakko palaa tilaan Maksettu. Mitätöinti on mahdollista vain, mikäli suorituksen kirjauspäivän mukainen kirjanpitokausi on avoimena Ennakon palautus Mikäli kaikkea asiakkaan maksamaa ennakkoa ei käytetä laskujen maksamiseen, siitä loput voidaan palauttaa. Kirjaus tehdään Ennakkolaskun kautta, joko Taloushallinto --> Ennakkolaskut kansiosta tai asiakkaan tai toimeksiannon alta Ennakkolaskut alakansiosta. Valitaan oikea ennakkolaskurivi ja napsautetaan Toiminnot --> Palauta ennakko. Ennakon palautus on järjestelmässä oman tyyppisensä suoritus, mutta se voidaan tehdä vain ennakkolaskun kautta. Ennakon palautus näkyy suoritusluettelossa omassa ryhmässään.

118 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 118 (/129) 7.6 Hyvityslaskut Hyvityslasku tehdään, kun laskutus on ollut aiheetonta. Asiakas saattaa olla reklamoinut tai muusta syystä katsotaan, ettei osa laskusta tai koko lasku ole ollut aiheellinen. Laskun oikaisussa on lasku aiheellinen, mutta osa tai koko laskun summa jää saamatta. Hyvitys aina vähentää myyntiä, kun laskun oikaisu lisää luottotappioita. Asiakkaan alla Hyvitykset-kansiossa ovat kaikki kyseisen asiakkaan hyvityslaskut toimeksiannosta riippumatta. Vastaavasti toimeksiannon alla ovat hyvityslaskut toimeksiantokohtaisesti. Taloushallinto --> Hyvityslaskut kansiosta löytyvät kaikki ohjelmistoon kirjatut hyvityslaskut. Normaalilaskun peruminen synnyttää aina vastaavan suuruisen hyvityslaskun, mutta se myös palauttaa toimenpiteet uudelleen laskutettaviksi, toisin kuin varsinainen hyvitys Hyvityslaskun muodostaminen Uuden hyvityslaskun muodostaminen tapahtuu AINA normaalilaskun kautta. Normaalilaskun voi avata asiakkaan tai toimeksiannon alta tai Taloushallinto --> Laskut kansion kautta. Valitaan oikea lasku ja Toiminnot --> Tee hyvityslasku. Avoimen laskun hyvitysikkuna on alla olevan näköinen. Avoimen laskun hyvitys tehdään avoimelle bruttosummalle kuluihin ja/tai toimenpiteisiin erikseen. Toistaiseksi ei ole mahdollista kohdistaa hyvitystä tiettyihin riveihin tai tiettyyn alv-ryhmään. Hyvityksen laskennallinen alvin osuus vastaa aina hyvitettävän laskun kirjausten keskiarvo-alvia, kuitenkin kuluille ja toimenpiteille erikseen.

119 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 119 (/129) Hyvityslaskun kirjauspäivä: hyvityslaskun kirjauspäivä tulee nyt valita itse. Hyvitykselle merkitään yleensä kuluva päivä. Tarvittaessa sen voi myös muuttaa samaksi kuin hyvitettävän normaalilaskun kirjauspäivä, kunhan kirjanpitokausi on avoin. Hyvitetään laskun Toimenpiteitä: syötetään summa, jolla halutaan toimenpiteitä hyvittää. Jos normaalilaskulla ei ole yhtään toimenpiteitä, on tämä kenttä passiivinen Kuluja: syötetään summa, jolla halutaan kuluja hyvittää. Jos normaalilaskulla ei ole yhtään kuluja, on tämä kenttä passiivinen Hyvitys yhteensä: hyvitettävän määrä yhteensä Laskulla avointa: kuinka paljon laskulla on avoimia toimenpiteitä ja kuluja sekä niiden yhteissumma Laskua hyvitetty: kuinka paljon laskulle on aiemmin kohdistettu hyvitystä toimenpiteisiin ja kuluihin sekä hyvitysten yhteissumma Laskulle kohdistettu: kuinka paljon laskulle on aiemmin kohdistettu suoritusta toimenpiteisiin ja kuluihin sekä suoritusten yhteissumma HUOM! Hyvityslaskua muodostettaessa käsitellään bruttosummia. Kun summat on merkitty, valitaan OK ja ikkuna sulkeutuu. Juuri hyvitetyn normaalilaskun avoinna oleva summa pienenee hyvityksen mukaisesti. Hyvityslasku näkyy kappaleen alussa lueteltujen paikkojen lisäksi normaalilaskun Hyvityslaskut alakansiossa sekä koelaskun (josta normaalilasku on muodostettu) Hyvityslaskut alakansiossa Kokonaishyvitys Jos asiakkaalle lähetetty lasku on täysin aiheeton eikä sillä olevia toimenpiteitä ja kuluja haluta asiakkaalta myöhemminkään laskuttamaan, tehdään normaalilaskulle kokonaishyvitys. Hyvitetään laskun -kenttiin merkitään samat summat kuin Laskulla avointa kentissä on ja painetaan OK. Siitä seuraa, että normaalilaskun tilaksi muuttuu Hyvitetty, ja sillä olevat toimenpiteet ja kulut jäävät tilaan Laskutettu eli lukittuina toimeksiannon alle. Myös maksetun laskun voi hyvittää kokonaan Hyvityslaskun tulostaminen Hyvityslaskun saa tulostettua asiakkaan, toimeksiannon tai normaalilaskun alta tai Taloushallinto-alueella Hyvityslaskut -alakansiosta. Valitse oikea hyvityslasku ja Toiminnot --> Tulosta lasku. Muiden laskujen tapaan hyvityslaskun voi tulostaa Suoraan tulostimelle, PDF:ksi tai Sähköpostin liitteeksi. Halutessa myös hyvityslaskua voidaan esikatsella, joko valitsemalla peruspainikeriviltä Esikatselu pikapainike tai Toiminnot Esikatselu. Jos hyvityslaskun tulostaa suoraan tulostimelle, muuttuu sen tila Hyvitetystä Tulostetuksi ja ohjelmisto muodostaa hyvityslaskusta PDF tiedoston Muistiinpanot välilehdelle. Jos valitaan Sähköpostin liitteeksi, muuttuu hyvityslaskun tilaksi Lähetetty ja ohjelmisto muodostaa laskusta PDF tiedoston Muistiinpanot välilehdelle. Kokonaishyvityslaskun saa tulostettua samalla tavoin kuin normaalinkin hyvityslaskun Hyvityslaskun kumoaminen Jos hyvityslasku tulee tehtyä väärälle laskulle tai se on muuten virheellinen, voi sen vielä peruuttaa. Peruutus tehdään hyvityslaskun päältä (esim. Taloushallinto --> Hyvityslaskut). Valitaan oikea hyvityslasku ja Toiminnot --> Kumoa hyvityslasku. Toiminnallisuus ei hävitä alkuperäistä hyvityslaskua, sillä se näkyy kirjanpidossa. Kumoamisen myötä ohjelmisto tekee kumotulle hyvityslaskulle vastakirjauksen, joka on positiivinen hyvityslasku. Näin kirjanpito pysyy kohdillaan, vaikka hyvityslasku on peruttu.

120 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 120 (/129) HUOM! Kumoaminen on mahdollista tehdä vain sellaisille hyvityslaskuille, jotka on tehty hyvitystoiminnolla. Laskun peruutuksen synnyttämää hyvityslaskua ei voi perua. Jos normaalilaskun tila on hyvitetty, hyvityksen voi perua. Jos normaalilaskun tila on peruttu, hyvitystä ei voi perua Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus Hyvitys voidaan tehdä myös jo maksettuun laskuun. Maksetun laskun (sama lasku kuin edellä nyt maksettuna) hyvitysikkuna kuvassa alla. Hyvitys näkyy maksettavan erittelyssä negatiivisena kohdistuksena. Se muuttaa laskun avoimeksi ja avoimen summan negatiiviseksi, jolloin Maksun palautus toiminto aktivoituu laskun valikossa.

121 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 121 (/129) Maksunpalautusikkunassa valitaan kirjanpidontili ja tarkastetaan, että palautuspäiväys on samassa kuussa kuin lasku. Jos kuitenkin laskun kirjanpitokausi on suljettu, silloin tulee palautus kirjata uudelle kirjanpitokaudelle. Tallenna. Kun maksun palautus kirjataan laskulta, kohdistus syntyy automaattisesti.

122 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 122 (/129) Maksun palautuksen jälkeen laskun avoin summa menee nollaan ja palautus näkyy maksuerittelyssä hyvityksenä. Kohdistettu-kenttä on muuttunut vastaavasti.

123 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 123 (/129) 8 Raportointi Ohjelma on suunniteltu niin, että kaikki näkymät toimivat myös raportteina. Ne ovat ensisijainen ja tehokas tiedonhallintatyökalu, jota jokaisen käyttäjän kannattaa opetella hyödyntämään. Lisäksi ohjelmaan voidaan ladata varsinaisia raportteja, joihin saadaan yhdisteltyä tietoa useista tietokokonaisuuksista samaan raporttiin. Raportit voivat olla pivot-tyyppisiä tai tulostemallisia. Pivot-raporttia voidaa muokata ajon aikana, joka tekee siitä hyvin monikäyttöisen. Pivotin käytöstä kerrotaan tarkemmin omassa kappaleessaan. Ohjelmiston mukana tulee joitain perusraportteja, jotka sopivat useimpien toimistojen tarpeisiin. Niitä on esitelty seuraavassa. Lisäksi on mahdollisuus saada asiakastarpeen mukaan räätälöityjä lisäraportteja. Pääkäyttäjät voivat myös itse luoda uusia pivot-raportteja ja jonkin verran muokata olemassa olevia valmiita tulostetyyppisiä raportteja. Helpointa käyttäjälle on kuitenkin luoda näkymiä. Raporttikansioissa raportti ajetaan riviä kaksoisnapsauttamalla. Raporttiin liitetty suodatuskysely aukeaa ensin, jolla voidaan rajata tarkasteltava tietojoukko tai jättää se tyhjäksi. Joukon rajaaminen nopeuttaa raportin ajoa. Valinnan jälkeen raportti avautuu ns. esikatselutilaan ja raportti voidaan tulostaa, lähettää sähköpostin liitteenä tai tallentaa omalle koneelle. 8.1 Työtehtävä-alueen raportit Tällä alueella ovat kaikkien käyttäjien tarvitsemat raportit, jotka auttavat käyttäjiä omien työtehtäviensä hallinnassa. Oletuksena pääkäyttäjien itse luomat raportit, kuten kaikki tyypiltään pikaraportit, näkyvät tässä kansiossa. Työtehtävät-alueen raportteja voidaan ajaa myös CSI-pallukasta kohdasta Raportit. Oletuksena avustaja-tyyppinen käyttäjä näkee tämän kansion raportit, ellei niiden näkyvyyttä erikseen rajoiteta. Raportit ovat tyypiltään yksinkertaisia listauksia, jotka melko usein vastaavat näkymiä. Kansioon voidaan tarvittaessa lisätä myös taloushallinnon raportteja. 8.2 Listaraportit Listaraportit ovat raportteja, joita ajetaan aina valituille tietueille tai vain yhdelle tietueelle kerrallaan. Listaraportit listautuvat valitun tietuetyypin listanäkymän työkaluriville. Esimerkkejä listaraporteista: Asiakasvaratilien Saldot Asiakkaittain Asiakaskohtaiset loppusaldot, sama tieto on saatavilla myös asiakasvara-kansion näkymästä Toimeksiannon kansilehti tulostetaan toimeksiannon kansilehti Toimeksiannon yhteenveto tulostaa toimeksiannon tiedot samalla sivulle. Toimenpiteet ja kulut (Kaikki) Toimeksiannon toimenpiteiden ja kulujen yhteenveto, jossa mukana kaikki toimeksiannon toimenpiteet ja kulut (esiintyy myös nimellä Toimeksiannon kirjaukset) Toimenpiteet ja kulut (Avoimet) Toimeksiannon toimenpiteiden ja kulujen yhteenveto, jossa on mukana kaikki avoimet toimenpiteet ja kulut

124 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 124 (/129) 8.3 Taloushallinnon raportit Taloushallinto tehtäväalueella Raportit kansiossa näkyvät kirjanpidon raportit, jotka ovat tyypiltää taloushallinnon raportteja. Lisäksi näkyvillä on sellaiset raportit, jotka on luontihetkellä määritelty Analyyseiksi. Tällaiset raportit ovat yleensä tarkoitettu palveleman yrityksen johtoa - helpottamaan työn seurantaa Kirjanpidonraportointinti Kirjanpidon seurantaan tarkoitettuja perusraportteja ovat muun muassa seuraavat: Myyntipäiväkirja Raportissa näkyvät kaiki valitun kauden normaali- ja hyvityslaskut. niiden perusteella nähdään ajanjakson myynnin kokonaisarvo. Raportti on saatavilla myös kustannuspaikoittain ryhmiteltynä. Avoimet laskut Raportti kertoo avointen saatavien summan. Suoritukset ja hyvitykset eivät näy, mutta ne sisältyvät avoimiin summiin. On hyvä huomata, että raportti voidaan ajaa myös jälkeen päin mille tahansa päivälle, jolloin se näyttää aina kyseisen päivän tilanteen. Tämän kyseisen hetken jälkeen tehdyt toimet eivät näy raportin summissa. Suoritusluettelo Raportti kirjattujen suoritusten summan sekä niiden kohdistumisen. Raportti on jaoteltu suoritustyypeitttäin: tavalliset suoritukset, ennakkosuoritukset, luottotappiokirjaukset ja maksunpalautukset. Myyntireskontraluettelo Raportti on yhdistelmä edellisistä raporteista. Se listaa laskut, suoritukset sekä avoimet saatavat. Arvonlisäveron yhteenvetoraportti kuukausittain Raportti vetää yhteen yrityksen myynnin arvolisäveron määrän. Se on tarpeen ainakin, jos yrityksellä on myyntiä ulkomaille Yrityksen johdon raportointi Erääntyneet laskut vastuuhenkilöittäin Raportti listaa erääntyneet laskut. Toimenpiteiden kirjausanalyysi on pivot-raportti, josta nähdään yhteenveto kirjatuista toimenpiteistä. Raporttia on helppo muokata vastaamaan kunkin yrityksen tarpeita. Kulukladi Kulujen kirjauslistaus Toimenpiteiden laskutusanalyysi on pivot-raportti, josta nähdään laskutetut toimenpiteet. Niitä voidaan ryhmitellä eri tekijöillä, kuten laskun, toimeksiannon vastuuhenkilön tai kustannuspaikan mukaan. Raporttia voidaan käyttää esimerkiksi proviisiopalkan laskennassa. Kirjatut ja laskutetut palkkiot on pivot-raportti. Siinä on rinnakkainen yhteenveto halutulla aikavälillä kirjatauista sekä samalla ajalla laskutetuista palkkioista. Laskuttamattomat palkkiot ja kulut (ryhmittelyt) Raportista on saatavilla myös pivot-tyyppinen versio. Raportin avulla voidaan seurata laskuttamattomia palkkioita ja kuluja eri tavoilla ryhmiteltyinä, kuten asiakkaittain, tekijöittäin, vastuuhenkilöittäin ja toimeksiannoittain. Laskutus- / Suoritusperusteinen proviisiolaskenta Myyntiproviision laskentaan on saatavilla kaksi eriperusteista raporttia. Laskutusperusteinen proviisiolaskenta laskee proviisiot laskutetuista toimenpiteistä ja suoritusperusteinen niistä toimenpiteistä, joihin on tullut suoritus. Proviisio lasketaan aina toimenpiteiden nettoarvosta, josta on vähennetty alennukset ja hyvitykset. Suoritusperusteinen lisäksi huomioi laskuun

125 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 125 (/129) tehdyt oikaisut. Niissä on lisäksi mahdollisuus laskea nettomyynti toimenpiteiden kirjaajan tai toimeksiannon vastuuhenkilön perusteella. 8.4 Raporttien lataaminen Raportteja voidaan lähettää sähköpostilla asiakkaille, jolloin pääkäyttäjät lataavat raportti- tai näkymätiedostot ohjelmaan Asetukset-alueella. Lataaminen on helppoa. Raporttitiedostot tallennetaan väliaikaisesti johonkin helposti löytyvään kansioon esim. työpöydälle. Jos ne ovat pakatussa zip-tiedostossa, tulee se ensin purkaa. Tämän jälkeen avataan ohjelmasta Asetukset > Pikaraportit ja näkymät. Täällä valitaan Toiminnot-valikosta Tuo tiedostoja. Toiminnolla Hae raportteja voi ladata CSI Helsingin tarjoamia yleisiä raportteja verkosta. Toiminto toimii samaan tapaan kuin tiedostosta lataaminenkin. Tuonti-ikkunassa haetaan tallennetut raportit ja näkymät halutusta kansiosta Selaa-painikkeella. Raportteja ja näkymiä voi tuoda kerralla useita. Lopuksi klikataan OK ja odotetaan, kun raportit latautuvat. Ladatut raportti- tai näkymätiedostot ovat nyt tallessa ohjelman tietokannassa ja ne voidaan tarvittaessa poistaa työpöydältä.

126 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 126 (/129) Uudessa versiossa raportteja voidaan passivoida ja aktivoida. Versiopäivityksessä oletuksena kaikki vanhat raportit passivoidaan. Passiivinen raportti saadaan taas käyttöön ensin aktivoimalla se. Nyt raporttia voidaan muokata. Jotta se saadaan näkyviin käyttäjille, tulee se vielä julkaista. 8.5 Pivot-raportin muokkaus ajon aikana Raportti voi olla myös pivot-raportti. Pivot-raportti ajetaan hiiren oikealla valinnalla: napsauta haluttu rivi aktiiviseksi --> valitse hiiren oikealla painikkeella --> Avaa Pivot taulukko. Raportin auetessa saatetaan käyttäjältä pyytää alkusuodatusehtoja. Yleisimmät suodatusehdot koskevat jotain päivämääräarvoja. Suodattamalla raportin lataus nopeutuu. Joskus suodatus voi olla jopa pakollista. Kuvassa alla on pivottaulukko ja taulukon kaavakentät merkittyinä ja numeroituina. Pivotia voidaan muokata raahaamalla kenttiä alueilta toiselle. Muokkaukset vaikuttavat niin kauan kuin raportti-ikkuna suljetaan. Pivotissa voidaan myös porautua summakenttiin, jolloin ohjelmisto hakee kyseiset tietueet listaikkunaan. Kaava-alueelle saadaan tarvittaessa yhteensä-rivi ja ryhmäsummarivit näkymään yläreunan painikkeilla. Pivotin mukana tulee myös kuvaaja, joka näyttää kulloinkin valitun tulosalueen tietoja (merkitty kuvassa vihreällä). Kaaviota voidaan jonkin verran muokata yläreunan valinnoilla: suunta ja kaaviotyyppi.

127 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 127 (/129) Pivotin sarakkeen raahaaminen Yllä olevassa kuvassa on merkittynä kenttäalueet, joiden kesken sarakkeita voidaan sijoittaa. Ykköskenttään raahataan riviotsikoita. Riviotsikoiksi kelpaavat parhaiten sellaiset kentät, joiden mahdollisia arvoja on rajoitettu määrä, kuten valintalista-muuttujat. Kakkoskenttään raahataan laskennallisia kenttiä, joiden arvoa raportissa halutaan seurata. Kolmosalueelle raahataan taulukolle sarakeotsikoita. Yleensä tässä käytetään aikajaksoja kuvaavia kenttiä. Nelosalueella hyllyllä varalla olevia kenttiä voidaan raahata kaava-alueelle ja kaava-alueelta siellä olevia kenttiä takaisin hyllylle. Kaava-alueilla olevien kenttien määrää ei ole rajoitettu, mutta pivot-taulukko alkaa kasvaa melko nopeasti hankalasti hallittavaksi, kun kenttiä alkaa olla yli viisi tai kuusi. Kuvassa alla raahataan toimeksiannon vastuuhenkilö ensimmäiseksi riviotsikoksi. Valinta vaikuttaa myös tietueen omistaja-kenttään, joka järjestyy ensimmäisen kentän sisään.

128 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 128 (/129) Sarakeleveyttä voidaan säätää hiirellä. Rivi- ja sarakeotsikoiden perusteella tulosalueen tietoja voidaan järjestää haluttuun järjestykseen klikkaamalla kyseisen kentän päällä. Kentän järjestysvalinnan merkiksi sen otsikon perään ilmestyy pieni kolmio Kenttäsuodatus Kaikkien kenttien perusteella voidaan lisäksi suodattaa riippumatta missä kaava-kentässä ne ovat. Kenttäkohtaiset suodatusehdot toimivat raportin alkuehtojen lisäksi, eikä alkuehtojen vaikutusta voida kenttäsuodatuksilla siten kumota. Suodatusvalikko aukeaa pienestä suppilosta, joka ilmestyy näkyviin, kun siirtää hiiren kohdistimen kentän päälle. Suodatussuppiloa ei pidä sekoittaa järjestyskolmioon.

129 CSI Professional 2.0 Käyttöohje 129 (/129) Pivotin vienti tiedostoon Yläreunassa on tulostuspainike, josta pivot-taulukko voidaan tulostaa paperille tai tiedostoon.