1 JOHDANTO UUDEN ILMOITUKSEN LUOMINEN VALMIIN ILMOITUKSEN MUOKKAAMINEN YLEISTEKSTIEN KÄYTTÖ JA LUOMINEN...4

Transkriptio

1 Päivitetty Sisällysluettelo 1 JOHDANTO UUDEN ILMOITUKSEN LUOMINEN VALMIIN ILMOITUKSEN MUOKKAAMINEN YLEISTEKSTIEN KÄYTTÖ JA LUOMINEN SAAPUNEET HAKEMUKSET JA NIIDEN KÄSITTELY...4

2 1 Johdanto Tervetuloa Kaistan Rekrytointisovellukseen Tässä sovelluksessa jälleenmyyjät ja maahantuonti voivat luoda ja hallinnoida Volkswagen.fi-, Audi.fi- ja Seat.fi -sivustoilla näkyviä työpaikkailmoituksia sekä käsitellä niihin saapuneita hakemuksia. Työpaikkailmoituksia ja -hakemuksia voi käsitellä luottamuksellisesti, ja ne näkyvät ainoastaan määritetyille vastuuhenkilöille. Rekrytointisovellus jakaantuu kahteen pääosioon: Avoimet paikat - Osiossa luodaan ja ylläpidetään työpaikkailmoituksia. Ilmoitusten yleisteksteissä voit hyödyntää valmiita usein käytettyjä tekstipohjia. Saapuneet hakemukset - Osiossa ovat kaikki saapuneet hakemukset sekä ominaisuuksia hakemusten jatkokäsittelyyn. Rekrytointisovellukseen liittyvät jälleenmyyjäkohtaiset asetukset tekee Kaistaylläpitovastaava yritystietojen ylläpidossa. 2 Uuden ilmoituksen luominen Valitse osio Avoimet paikat ja sen alavalikosta Luo uusi avoin paikka. Avoin paikka 1. Valitse Toimipiste/Osasto. (Otsikkonimi on Toimipiste tai Osasto, ylläpitooikeuksista riippuen.) Voit valita useita toimipisteitä tai osastoja pitämällä Ctrlnäppäintä painettuna valinnan aikana. 2. Sivustot, joissa avoin paikka julkaistaan Toimipiste-/osasto-valinnan perusteella saat listan niistä sivustosta/sivustoista, jolla ilmoitus julkaistaan. Valittavissa ovat vain ne merkkisivustot, joiden edustukset toimipisteellä on. 3. Avoimen paikan sisältö Oletusvalintana on Tämän sovelluksen kautta -vaihtoehto, jolloin ilmoitus näkyy kokonaisuudessaan valitsemillasi maahantuonnin merkkisivuilla. Jos haluat näyttää pelkät otsikkotiedot merkkisivuilla ja ohjata hakijat eteenpäin esimerkiksi omille rekrytointisivuillesi, valitse kohta linkitetään ulkopuoliseen sivuun ja lisää sivuston täydellinen www-osoite (muodossa Avoimen paikan tiedot Nämä kentät ovat näkyvissä, mikäli Sisältö näytetään tämän sovelluksen kautta -toiminto on valittu edellisessä kohdassa 4. Lisää avoimen paikan perustiedot (tehtäväalue, tehtävän taso, työsuhteen laatu, työaika ja työvuorot). Lisätietoja antavan henkilön voit valita henkilölistasta, jonka

3 sisältö perustuu valitsemaasi toimipisteeseen. Muun lisätietoja antavan tahon (esim. rekrytointikonsultti) tiedot voit lisätä omaan tekstikenttään. Kuvaustekstit 5. Lisää kuvaustekstit. Kuvaustekstejä on kahdenlaisia: a) työtehtävän kuvaus sekä b) ennen ja jälkeen työtehtävän kuvausta valittavat valmiit yleistekstit. Valmiiden yleistekstien lisäyksestä ja muokkauksesta on lisätietoja luvussa 4. Hakeminen 6. Jälleenmyyjä, joka ei ole valinnut hakemuskäsittelyä käyttöön jälleenmyyjärekisterissä, saa lomakkeen tähän kohtaan ilmoituksen: Toimipiste ei käytä tämän sovelluksen hakutoimintoja. Lisää kenttään hakulomakkeen www-osoite tai sähköpostiosoite, johon hakemukset lähetetään. Jos hakemuskäsittely on käytössä, ko. kenttää ja ilmoitusta ei näytetä 7. Lisää haun alkamis- ja päättymispäivät. Päivämääriä voit muuttaa klikkaamalla kalenteri-ikoneita ja valitsemalla kalenterista haluamasi päivämäärät. 8. Hakemusten vastaustapa-valinta tallentaa hakemusten käsittelyä varten tiedon siitä, kuinka hakijoille vastataan (esim. sähköpostilla/ puhelimella, kaikille hakijoille/valitulle hakijalle). Asetustiedot ja jakelu 9. Valitse rekrytoiva esimies nimilistasta. Listan sisältö perustuu valitsemaasi toimipisteeseen. 10. Tieto saapuneesta hakemuksesta sähköpostilla -kohta määrittelee kenelle lähetetään tieto uuden hakemuksen saapumisesta. Vaihtoehtoina ovat: Kaikkien valittujen toimipisteiden rekrytointivastaavat Asettavan toimipisteen rekrytointivastaavat Rekrytoiva esimies 11. Tila: Merkitsemällä kohdan julkinen, ilmoitus julkaistaan alussa valitsemallasi www-sivustolla ja se on näkyvillä määrittelemänäsi aikana. 12. Ylläpidon luku- ja muokkausoikeudet -kohdassa konserniin kuuluva toimipiste voi lisätä yhden tai molemmat seuraavista vaihtoehdoista: lukuoikeudet konsernin kaikille rekrytointivastaaville muokkausoikeudet konsernin kaikille rekrytointivastaaville. Muista lopuksi tallettaa lomakkeen tiedot. Esikatselu Voit esikatsella uutta ilmoitusta valitsemalla luonti- tai muokkaustilassa valikkokohdan Volkswagen-esikatselu sivun ylälaidasta. Näin valittu Volkswagenesikatselu näyttää myös ne ilmoitukset, joita ei ole määritelty julkisiksi (ks. kohta Tila: 2.11).

4 3 Valmiin ilmoituksen muokkaaminen Valmiin ilmoituksen muokkaus- ja poistamisvalinnat näkyvät vain jos käyttäjällä on oikeudet muuttaa niitä. Valitse osio Avoimet paikat. Yksittäisen ilmoituksen tietoihin pääset klikkaamalla tehtävänimikettä. Valitse tämän jälkeen alavalikosta kohta Muokkaa ja pääset muokkaamaan ilmoituksen kaikkia tietoja, jos sinulla on muokkaukseen riittävät käyttöoikeudet. Muokattavalla lomakkeella on samat kentät kuin uudessa ilmoituksessa (ks. Luku 2: Uuden ilmoituksen luominen.) Muista lopuksi tallentaa lomaketiedot. 4 Yleistekstien käyttö ja luominen Ilmoituspohjissa voit hyödyntää yleisiä esittely- ja kuvaustekstejä, joita www-sivuilla esitetään. Toimipiste/Osasto voi luoda myös oman esittelytekstin. Näin tekstejä ei tarvitse syöttää erikseen uutta ilmoitusta luotaessa. 1. Valitse Avoimet paikat ja sen alavalikosta Yleistekstien ylläpito. Listassa ovat kaikki yleistekstit, joihin sinulla on käyttöoikeus. Pääkäyttäjillä on oikeudet luoda yleistekstejä kaikkien käyttöön ja kaikkien ylläpitäjien näkyville. 2. Luo uusi yleisteksti -valinta avaa lomakkeen, jolle uuden yleistekstin voi kirjoittaa. Asetusnimi-kenttä tarkoittaa yleistekstin nimeä sovelluksessa ja se ei näy varsinaisessa työpaikkailmoituksessa.. 3. Lomakkeen alalaidassa on Oikeudet -valinta, jolla voit antaa tekstin käyttö- ja muokkausoikeudet konsernin muiden toimipisteiden rekrytointivastaaville. Kun uusi kuvausteksti on tallennettu, voit käyttää sitä uuden ilmoituksen luomisessa. Muista lopuksi tallettaa lomakkeen tiedot. 5 Saapuneet hakemukset ja niiden käsittely Saapuneet hakemukset näkyvät ainoastaan asettavan toimipisteen rekrytointivastaaville sekä rekrytoivalle esimiehelle (jos rekrytoiva esimies on valittu). Saapuneet hakemukset jakaantuvat luokkiin Kohdistetut hakemukset ja Avoimet hakemukset. Avoimet hakemukset jakaantuvat työtehtävän mukaan. Kaikki hakemukset jakaantuvat vielä käsittelytilan perusteella (Saapunut, Käsittelyssä ja Valmis).

5 Saapuneet hakemukset -osiossa voit tarkastella ja käsitellä yksittäisen hakemuksen tietoja valitsemalla ensin tehtävänimikkeen ja klikkaamalla sen jälkeen avautuvassa listassa hakijan nimeä. Hakijan lähettämät liitetiedostot saat avattua klikkaamalla tiedoston nimeä. Sovellus huomauttaa tietoturvasta, kun liitetiedosto ei ole turvallisiksi tunnettujen tiedostoformaattien joukossa (muut kuin jpg-, gif- ja png-kuvatiedostot sekä pdf-, txt- tai rtf-tiedostot.) Lomakkeen alussa voit muuttaa käsittelytilan (saapunut/käsittelyssä/valmis) sekä lisätä käsittelyyn liittyviä kommentteja. Hakijan lähettämiä tietoja ei voi muokata. Tieto saapuneesta kohdistetusta hakemuksesta lähtee sähköpostilla niille vastaanottajille, jotka on määritelty kohdassa Asetustiedot ja jakelu (ks. kohta 2.10). Tieto saapuneesta avoimesta hakemuksesta lähtee automaattisesti sähköpostilla valitun toimipisteen rekrytointivastaaville.