Käyttöopas Ajanvaraus

Transkriptio

1 Käyttöopas Ajanvaraus Tarjoa asiakkaillesi mahdollisuus varata aikojasi kellon ympäri

2 Sisällys Kalenterin käyttö osana arkea 3 1. Luo aukioloaikoja Luo aukioloaikoja 4 Viikkoaikataulupohja 6 2. Varaukset Varaukset 7 3. Palvelut Palveluiden luonti 11 Palveluiden liittäminen kalenteriin 14

3 Kalenterin käyttö osana arkea Ajanvarauskalenterin käyttö on helppoa sinun tulee osata kaksi asiaa: Luo aukioloaikoja Varaukset (viikko) Seuraavilla sivuilla käydään läpi tarkemmin, miten pääset kalenterisi käytössä alkuun eli luomaan aukioloaikoja ja hallinnoimaan varauksiasi. 3

4 sivut Luo aukioloaikoja 1. Luo aukioloaikoja Lisää vapaat ajat, jotka haluat tarjolle varattavaksi asiakkaillesi varaaverkossa.fi -sivulle 1. Valitse kalenteri tippuvalikosta 3. Muista tallentaa muutokset aina lopuksi! 2. Klikkaa vapaat ajat kalenteriin. Tummat ruudut ovat vapaita aikoja VINKKI! Merkitse koko päivä vapaaksi klikkaamalla Täytä 4

5 sivut Luo aukioloaikoja Kun luot aukioloaikoja tärkeintä on, että muistat: tummat ruudut ovat vapaita aikoja valkoiset ruudut ovat suljettuja aikoja tallennus tulee tehdä aina, kun olet tehnyt muutoksia aikoihin (Tallenna muutokset, oikea yläkulma) VINKKI! Jätä esim. lounastaukosi kohdalle ajat suljetuksi eli ruudut valkoisiksi VINKKI! Voit myös tallentaa itsellesi valmiita viikkoaikataulupohjia tai kopioida edellisen viikon aukioloajat. Seuraavalla sivulla käydään läpi viikkoaikataulun luominen. 5

6 Viikkoaikataulu Mikäli viikkosi ovat samanlaisia, voit hyödyntää viikkoaikataulua ja ladata sen useammaksi viikoksi eteenpäin sivut Luo aukioloaikoja 1. Luo aukioloajat ensin yhdelle viikolle perusaikataulujesi mukaisesti (klikkaamalla ruutuja harmaaksi) - tuosta muodostuu viikkoaikataulusi pohja. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Tallenna muutokset! Seuraavaksi pääset tallentamaan ja nimeämään viikkoaikataulun: Siirry sivun alaosaan, Luo uusi viikkoaikataulu -kohtaan. Kirjoita kenttään viikkoaikataulullesi kuvaava nimi (jos luot useita erilaisia viikkoaikatauluja, niin erotat ne toisistaan helposti, kun nimi on selkeä). Klikkaa Tallenna aikataulu! 2. Tallennettuasi viikkoaikataulun, se tulee näkyviin viereiseen Lataa viikkoaikataulu -kohdan tippuvalikkoon. Siirry kalenterissa viikolle, josta alkaen haluat viikkoaikataulun ladata. Mikäli olet tehnyt useampia viikkoaikatauluja, löytyvät ne tippuvalikosta. Valitse viikkoaikataulu, jonka haluat ladata. Valitse seuraavaksi, kuinka monelle viikolle tästä viikosta alkaen viikkoaikataulu latautuu. Klikkaa Lataa aikataulu! HUOM! Kalenteri ei tunnista juhlapyhiä, kuten joulu tai pääsiäinen, joten poistathan vapaat ajat kyseisiltä päiviltä manuaalisesti

7 2. Varaukset sivut Varaukset Muokkaa ja hallinnoi varauksiasi Varaukset (viikko) -välilehdellä 1. Valitse ensin Varaukset viikko -välilehti TAI päivitä näkymä, jos olet jo sivulla 2. Valitse palvelu tippuvalikosta Omia yksityismerkintöjä pääset merkitsemään klikkamalla tästä 3. Klikkaa ruutua / ajankohtaa, johon haluat varauksen tallentaa Vihreät palkit ovat aikoja, jotka näkyvät myös julkisella sivulla 7

8 Asiakkaan tiedot sivut Varaukset A. Hae vanha asiakas osoitekirjasta B. TAI kirjaa uuden asiakkaan tiedot talteen 1. Hae asiakas osoitekirjasta 1. Lisää uusi henkilö VINKKI! Etunimi on ainut pakollinen tieto. Mikäli haluat, että asiakas saa sähköpostiinsa varausvahvistuksen, täytä sähköpostikenttä! 8 2. Klikkaa Varaa ja varauksesi on valmis! 2. Klikkaa Varaa ja varauksesi on valmis!

9 sivut Varaukset Varaus on valmis! Tehtyäsi varauksen, sinulle aukeaa vielä varauksen tiedot. Sinun EI tarvitse tallentaa, ellet halua tehdä muutoksia, vaan voit siirtyä takaisin kalenterinäkymään klikkaamalla Varaukset (viikko). Varaus näkyy punaisena laatikkona kalenterissasi ja tarkemmat tiedot tulevat näkyviin, kun viet hiiren kursorin varauksen päälle. Klikkaamalla punaisesta varauksesta pääset muokkaamaan varausta tai poistamaan sen klikkaamalla Peruuta (tai varaa uudestaan). VINKKI! Päiväkirjamerkintä kenttään voit kirjoittaa itsellesi ylös jonkin kyseiseen varaukseen liittyvän tiedon. Merkintä ei näy asiakkaallesi. 9

10 Seuraavassa osiossa käydään läpi vielä palveluiden luonti ja palveluiden kalenteriin liittäminen

11 sivut Palvelut 3. Palvelut Mikäli palvelulistasta ei löydy tarjoamiasi palveluita, pääset lisäämään ne seuraavasti: 1. Valitse Asetukset 2. Valitse Luo uusi palvelu 11

12 Palvelun luominen sivut Palvelut Nimi Kirjoita palvelusi nimi, esim. Hieronta 2. Kuvaus Kirjoita palvelun kuvaus selkeästi, jotta asiakkaasi tietää, mitä palvelu pitää sisällään. 3. Näkyvyys Määritä, onko palvelu Julkinen (varattavissa julkisella varaussivulla) vai Sisäinen (vain sinä ja työtoverisi voivat tehdä varauksia palveluun kalenteriin kirjautuneena) Kesto ja hinta Määritä myös palvelun kesto ja hinta. Nämä on määritettävä, mutta ne voidaan piilottaa varaussivulta. Piilota hinta tai kesto laittamalla ruksi kohtiin: Piilota pituus/ hinta asiakkailta. 5. Palvelun ryhmäotsikko Valitse sama ryhmäotsikko palveluille, jotka kuuluvat samaan kategoriaan. Saat luotua uuden otsikon kirjoittamalla sen kenttään. Jo luodut ryhmäotsikot löytyvät tippuvalikosta. 12

13 sivut Palvelut Edistyneet asetukset 6. Samanaikaisten varaajien määrä (hlö) Edistyneissä asetuksissa voit määrittää maksimimäärän henkilöitä, jotka voivat varata kyseisen palvelun samaan ajankohtaan. Jos tilaa on useammalle kuin yhdelle, määritä enimmäismäärä tähän ruutuun (esim. Jooga-tunti, jossa voi olla 30 osallistujaa). 7. Tauko varauksen jälkeen Jos tarvitset esimerkiksi siivoushetken ennen uuden asiakkaan saapumista, lisää tauon pituus. 8. Väri Määritä halutessasi palvelulle yksilöity väri. Tällä tavoin näet kalenterinäkymässä helposti eri palveluiden varaukset eri väreillä. 9. Muista painaa lopuksi Tallenna! 10. Käy liittämässä uusi/uudet palvelusi vielä kalenteriisi. 13

14 sivut Palvelut Palveluiden liittäminen kalenteriin Siirry kalenterin asetuksiin: Asetukset > Kalenterit > Klikkaa kalenterin nimestä 1. Pääset liittämään palvelut kalenteriin kohdassa Mitkä palvelut kalenterista voi varata?. Klikkaa alhaalta Tallenna! 2. HUOM! Kun olet tallentanut, kalenteri kysyy vielä: Haluatko päivittää nykyisiä aukioloaikoja? > Klikkaa Päivitä! Tällöin palvelut päivittyvät myös jo vapauttamiisi aukioloaikohin ja viikkoaikatalupohjiin Laita ruksi palveluidesi kohdalle ja Tallenna sivun alaosasta 2. Klikkaa Päivitä!

15 Kun herää kysymyksiä? 1. Asiakastukisivustoltamme löytyy laajempia ohjeita sekä Usein kysytyt kysymykset -osio: fonecta.fi/yrityksille/asiakastuki/ajanvaraus 2. Saat yhteyden asiakaspalveluumme: chatin välityksellä asiakastukisivustolla sähköpostitse puhelimitse