- otannan perusteella valittavien hankkeiden tarkastukset - riskianalyysin perusteella valittavien hankkeiden tarkastukset

Transkriptio

1 EU:n ulkorajoilla toteutetaan rajanylittävää yhteistyötä edistäviä ohjelmia (CBC cross border cooperation) osana Euroopan naapuruus- ja kumppanuusinstrumentin (ENPI) toimeenpanoa. Ohjelmia on Euroopassa kaikkiaan 15 ja tämä tarjouspyyntö koskee näistä ohjelmista kahta: Kolarctic- ja Karelia-ohjelmia. Ohjelmien työkieli on englanti. Karelia ENPI CBC ( ) ohjelma-alue koostuu kolmesta Suomen maakunnasta (Kainuu, Pohjois-Karjala ja Pohjois-Pohjanmaa) sekä Karjalan tasavallasta Venäjän puolella. Liitännäisalueita ovat Suomesta Lappi ja Pohjois-Savo ja Venäjältä Pietarin kaupunki sekä Leningradin, Murmanskin ja Arkangelin alueet. Ohjelman kokonaisrahoitus on 46,4 miljoonaa Euroa. Ohjelman hallinto- ja maksuviranomaisena toimii Pohjois-Pohjanmaan liitto. Kolarctic ENPI CBC ( ) ohjelma-alue koostuu neljän maan pohjoisista alueista, mukana ohjelma-alueessa on Suomesta Lappi, Ruotsista Norrbotten, Venäjältä Murmanskin, Arkangelin ja Nenetsian alueet sekä Norjasta Finnmarkin, Tromsin ja Nordlandin maakunnat. Liitännäisalueita on Suomessa Pohjois-Pohjanmaa, Ruotsissa Västerbotten sekä Venäjällä Karjalan tasavalta, Pietarin kaupunki ja Leningradin alue. Ohjelma kokonaisrahoitus on 70 miljoonaa Euroa. Ohjelma hallintoja maksuviranomaisena toimii Lapin liitto. Otantatarkastusten hankintasopimus Karelia ENPI CBC -ohjelma / Pohjois-Pohjanmaan liitto ja Kolarctic ENPI CBC ohjelma / Lapin liitto pyytävät tarjousta ohjelmiin hyväksyttyjen hankkeiden otantatarkastusten suorittamisesta vuosina seuraavassa kuvatulla tavalla: TEHTÄVÄN KUVAUS Komission asetuksen 951/2007 mukaan hallintoviranomaisen tehtävänä on mm. EU:n osarahoittamien ohjelmien otantatarkastusten järjestäminen. Tarkastukset muodostuvat seuraavista osista (kts. tarkemmin kohta Työn laajuus ja sisältö): - otannan perusteella valittavien hankkeiden tarkastukset - riskianalyysin perusteella valittavien hankkeiden tarkastukset Otantatarkastukset tullaan toteuttamaan ohjelmissa pääosin vuosina Tarkastukset toteutetaan ohjelmien hallinto- ja maksuviranomaisen laatiman tarkastussuunnitelman mukaisesti. Otantatarkastukset kohdentuvat sekä julkis- että yksityisoikeudellisiin tahoihin seuraavasti: Karelia ENPI CBC -ohjelmassa Suomessa ja Venäjällä sekä Kolarctic ENPI CBC ohjelmassa Suomessa, Venäjällä, Ruotsissa ja Norjassa. Työn laajuus ja sisältö Ohjelmiin hyväksyttyjen hankkeiden otantatarkastusten arvioidaan alkavan syksyllä

2 Otantatarkastuksen kohteeksi valitaan sekä Karelia ENPI CBC ohjelmassa että Kolarctic ENPI CBC -ohjelmassa arviolta 2-4 hanketta vuosittain hankkeen koosta riippuen. Vuosittain tarkastettavien hankkeiden kokonaislukumäärä on 4 8 hanketta. Lisäksi voidaan teettää ns. riskianalyysiin perustuvien hankkeiden tarkastuksia. Arvioitu tarkastuspäivien lukumäärä on 120 päivää. Suurin osa otantatarkastuksista suoritetaan Suomessa ja Venäjällä. Arvioitu tarkastuspäivien lukumäärä Suomessa on 60 päivää, Venäjällä 30 päivää, Norjassa 15 päivää ja Ruotsissa 15 päivää. Tarkastusohjelmaan sisältyvät tarkastukset suoritetaan valittujen hankkeiden osalta tutkimalla asiakirjoja ja/tai suorittamalla tarkastuksia paikan päällä hankkeen toimitiloissa ohjelma-alueella Suomessa ja/tai Venäjällä/Ruotsissa/Norjassa sekä ohjelman hallinto- ja maksuviranomaisen toimitiloissa Oulussa tai Rovaniemellä. Tarjoaja vastaa englanninkielisten tarkastusraporttien laatimisesta tarkastettavien hankkeiden osalta ja toimittaa raportit ohjelman hallinto- ja maksuviranomaiselle sen jälkeen kun hanketarkastus on suoritettu kokonaisuudessaan (Karelia ENPI CBC ohjelmassa sekä Suomessa että Venäjällä, ja Kolarctic ENPI CBC ohjelmassa sekä Suomessa että Venäjällä/Ruotsissa/Norjassa), ja tarkastustyön tulokset ovat valmiina. Hanketarkastusten yksityiskohtaisesta toteutuksesta neuvotellaan otantatarkastuksia koskevan sopimuksen laadinnan yhteydessä. Sopimuksen yksityiskohdat tarkastusmäärien osalta tarkentuvat sopimuskauden aikana. Tilaaja ei sitoudu sopimuksessa mihinkään minimimääriin otantatarkastusten hankkimisen osalta. Sopimus laaditaan koko ohjelmakaudelle eli ajalle Tilaaja varaa option sopimuksen voimassaolon jatkamiseen vuodella. Tarjouksessa on huomioitava mainittu optio siten, että kaikkien tarjottujen ehtojen tulee kattaa myös mahdollisen option perusteella jatkettu sopimuskausi. Tilintarkastusyhteisölle asetetut vaatimukset Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksessa seuraavat selvitykset tilintarkastusyhteisölle ja tilintarkastajalle asetetuista vaatimuksista: - Selvitys vastuullisen tilintarkastajan kelpoisuudesta ja EU-ohjelmien otantatarkastusten suorittamiseen liittyvästä kokemuksesta. - Kuvaus siitä, miten tarjoaja tulee suorittamaan hanketarkastukset ohjelmaalueella: o Karelia ENPI CBC ohjelma: Suomi ja Venäjä o Kolarctic ENPI CBC ohjelma: Suomi, Venäjä, Ruotsi ja Norja Sama tilintarkastaja ei voi suorittaa sekä ohjelmasta rahoitettavien hankkeiden tuensaajien tilaamia tarkastuksia, että tarjouspyynnössä esitettyjä, ohjelman hallintoviranomaisen tilaamia tarkastuksia. 2

3 - Kuvaus tarkastuksissa käytettävän venäläisen, ruotsalaisen ja norjalaisen tilintarkastusyhteisön/tilintarkastajan osaamisesta ja asiantuntemuksesta sekä aiemmasta yhteistyöstä tarjoajan kanssa. - Kuvaus tarjoajan osaamisesta ja asiantuntemuksesta sekä referenssit: o Tarjoukseen liitetään soveltuvat ansio- ja/tai referenssiluettelot. Tarjoajan osaamisen kuvauksessa arvioidaan pätevyyttä, kokemusta sekä EUohjelmiin liittyvää erityisosaamista. - Selvitys tarjoajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamisesta: o Liite 1. Kaupparekisteriote o Liite 2. Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus o Liite 3. Todistukset eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta Eläkevakuutusmaksutodistus ei saa olla kuukautta vanhempi ja muut selvitykset kahta kuukautta vanhempia tarjouksen jättöajasta. Edellä mainittujen selvitysten lisäksi tarjoajan tulee kuvata tarjouksessa alla mainitut tilintarkastusyhteisölle ja tilintarkastajalle asetetut vaatimukset. Vaadittavia asiakirjoja ei liitetä tarjoukseen, vaan tarjoaja toimittaa ko. asiakirjat tilaajalle ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista: - Vakuus tilintarkastusyhteisön/vastuullisen tilintarkastajan kansainvälisen tilintarkastusliiton (IFAC) jäsenyydestä ja tilintarkastustyössä sovellettavien IFAC:n standardien ja eettisten toimintaperiaatteiden noudattamisesta: o tilintarkastusyhteisön ja/tai ohjelman otantatarkastuksista vastaavan vastuullisen tilintarkastajan tulee olla sellaisen kansallisen tilintarkastusyhteisön jäseniä, joka puolestaan on kansainvälisen tilintarkastusliiton (IFAC) jäsen. Jos organisaatio ei ole IFAC:n jäsen, vastuullinen tilintarkastaja sitoutuu noudattamaan työssään sovellettavia IFAC:n standardeja ja eettisiä toimintaperiaatteita. - Vakuus venäläisen, ruotsalaisen ja norjalaisen tilintarkastusyhteisön/tilintarkastajan kansainvälisen tilintarkastusliiton (IFAC) jäsenyydestä ja tilintarkastustyössä sovellettavien IFAC:n standardien ja eettisten toimintaperiaatteiden noudattamisesta, tai o selvitys venäläisen, ruotsalaisen ja norjalaisen tilintarkastusyhteisön/tilintarkastajan kelpoisuudesta: mikäli venäläinen, ruotsalainen ja norjalainen tilintarkastusyhteisö/tilintarkastaja ei ole IFAC:n jäsen, tulee venäläisen, ruotsalaisen ja norjalaisen tilintarkastusyhteisön/tilintarkastajan olla riippumaton, valtuutettu tilintarkastusyhteisö/tilintarkastaja, joka sitoutuu noudattamaan tarkastustyössään kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja ja eettisiä toimintaperiaatteita. 3

4 - Todistus venäläisen tilintarkastusyhteisön ja/tai tilintarkastajan rekisteröinnistä julkiseen rekisteriin: o venäläisen tilintarkastajan ja/tai tilintarkastusyhteisön tulee olla rekisteröitynä lakisääteiseksi tilintarkastajaksi julkiseen rekisteriin, jota ko. maan julkinen viranomainen valvoo. Julkisen rekisterin tulee noudattaa julkisen valvonnan toimintaperiaatteita Venäjän lainsäädännön mukaisesti. Kaikessa tarkastustyössä tulee noudattaa kansainvälisiä kirjanpito- ja tilintarkastusstandardeja sekä eettisiä toimintaperiaatteita, ohjelmaa koskevia EUsäädöksiä ja tarkastuksen kohteena olevan hankkeen hakijan ja/tai partnerin maan kansallista tilintarkastusta koskevaa lainsäädäntöä, säädöksiä ja standardeja. TARJOUKSEN SISÄLTÖ Hinta Hinnan arviointiperusteena on päivähinta, joka ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Tarkastuspäivän hinta Suomessa, Venäjällä, Norjassa ja Ruotsissa tulee on sama. Matkapäiviä ei lasketa otantatarkastuksen päivähintaan. Päivähinnan tulee sisältää kaikki kulut, kuten palkka-, sosiaali- ja yleiskustannukset. Mahdollisia matkakustannuksia ei sisällytetä päivähintaan. Matkakustannusten (matka-, majoitusja päivärahakulut) korvausperiaatteena on voimassa oleva Verohallinnon päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista. Venäläisen tilintarkastajan Venäjällä, ruotsalaisen tilintarkastajan Ruotsissa ja norjalaisen tilintarkastajan Norjassa suorittamien tarkastusmatkojen korvausperiaatteena ovat matkasta aiheutuvat todelliset, kohtuulliset kustannukset. Matkakustannukset hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisimman vaihtoehdon mukaisesti. Laskutus- tai toimituslisiä tms. ei hyväksytä. Vastuullisen tilintarkastajan tulee suorittaa vähintään 75 % Suomen puolella tehtävästä tarkastustyöstä. Vastuullinen tilintarkastaja laatii englanninkielisen tarkastusraportin koko hanketarkastuksen osalta. Tarjouksessa annettavien hintojen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan, eli Tarjoajalla on ensimmäisen vuoden jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Tarjoajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Maksuehdoista sovitaan toimeksiantosopimuksessa. 4

5 Alihankkijoiden käyttö Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita Venäjällä, Ruotsissa ja Norjassa. Tarjoaja vastaa alihankkijoista kuten omasta toiminnastaan. Tarjoaja vastaa siitä, että venäläinen, ruotsalainen ja norjalainen tilintarkastusyhteisö/tilintarkastaja on hoitanut lakisääteiset velvoitteet. Tarjouksen jättäminen suomen tai englannin kielellä Tarjoaja voi jättää tarjouksen joko suomen tai englannin kielellä. TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMINEN Karelia ENPI CBC -ohjelma / Pohjois-Pohjanmaan liitto ja Kolarctic ENPI CBC ohjelma / Lapin liitto tekevät omat sopimuksensa tilintarkastuspalveluista ajalle tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa. Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidessa otetaan huomioon seuraavat tekijät: o Hintakriteerit (painoarvo 60 %) o Laatukriteerit (painoarvo 40 %) Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Hintakriteerit Maksimipisteet Otantatarkastuksen päivähinta (0 % alv) 60 Laatukriteerit Maksimipisteet Vastuullisen tilintarkastajan kokemus alalta 20 Vastuullisen tilintarkastajan kokemus EU-ohjelmista 20 Hinta- ja laatukriteerien maksimipisteet yhteensä 100 Hinta pisteytetään tarjouksessa esitetyn otantatarkastuksen päivähinnan (0 % alv) perusteella. Halvin päivähinta saa 60 pistettä ja kilpailevat päivähinnat suhteutetaan halvimpaan päivähintaan seuraavalla laskentakaavalla: halvin päivähinta / kilpaileva päivähinta x maksimipisteet 60. Laatuarviointi suoritetaan arvioimalla tarjoajan osaamista. Kokemus alalta lasketaan vuosissa ja kokemus EU-ohjelmista lasketaan tarkastettavien/tarkastettujen EUohjelmien lukumäärästä. Arvioitaessa vastuullisen tilintarkastajan kokemusta alalta ja kokemusta EU-ohjelmista käytetään pisteyttämisperusteina seuraavaa: 5

6 Vastuullisen tilintarkastajan kokemus alalta: Vastuullisen tilintarkastajan kokemus EUohjelmista: yli 15 vuotta: 20 pistettä yli 5 kpl: 20 pistettä vuotta: 15 pistettä 4-5 kpl: 15 pistettä 6-10 vuotta: 10 pistettä 2-3 kpl: 10 pistettä 1-5 vuotta: 5 pistettä 1 kpl: 5 pistettä Jos arviointipisteet (hinta- ja laatukriteerien maksimipisteet yhteensä) menevät tasan, valitaan palvelun tuottajaksi se, joka saa korkeimmat pisteet kokemuksesta. Jos tämäkin on tasan, ratkaisee arpa. Tarjouksen hyväksymis- ja hylkäämisperusteet Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tarjouksista hyväksytään se tarjous, joka on tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset huomioon ottaen kokonaistaloudellisesti edullisin. Tilaajalla on oikeus päättää neuvottelumenettelyyn siirtymisestä tai pidättää oikeus jättää hyväksymättä mitään tarjouksia. Tarjoajalla ei ole tämän johdosta oikeutta korvaukseen. Puutteelliset, tarjouspyynnöstä poikkeavat ja myöhästyneet tarjoukset jätetään huomioimatta. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. organisaatiomuutokset) ilmoitetaan sopijaosapuolille. TARJOUKSEN ANTAMINEN Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa klo mennessä osoitteella: Karelia ENPI CBC ohjelma Pohjois-Pohjanmaan liitto Sepänkatu OULU Tarjouskuoreen on merkittävä tunnus: Otantatarkastusten hankintasopimus TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA VOIMASSAOLO Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjoaja katsoo, että joku osa 6

7 tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. LISÄTIEDOT Lisätietopyynnöt tulee toimittaa viimeistään klo 15 sähköpostilla osoitteeseen Lisätiedot toimitetaan kirjallisina kaikille lisätietoja kysyneille sekä julkaistaan ohjelman www-sivuilla osoitteessa Vain kirjallisena annetut lisätiedot ovat tilaajaa sitovia. Yksityiskohtaisemmat lisätietopyynnöt tulee toimittaa sähköpostin välityksellä. Yleisellä tasolla oleviin kysymyksiin koskien Karelia ENPI CBC ohjelmaa vastataan myös puhelimen välityksellä (Marko Ruokangas, GSM ) ja Kolarctic ENPI CBC ohjelmaa koskeviin kysymyksiin (Päivi Ekdahl, GSM ). 7