Kahdella tuolilla vai kahden tuolin välissä? Koulutusyksikössä/tieteenalayksikössä työskentelevän kv-koordinaattorin työnkuva ja sen kehittäminen

Transkriptio

1 Kahdella tuolilla vai kahden tuolin välissä? Koulutusyksikössä/tieteenalayksikössä työskentelevän kv-koordinaattorin työnkuva ja sen kehittäminen Riitta Vihuri, TAMK, Liiketoiminta ja palvelut Terhi Nieminen, TaY, Johtamiskorkeakoulu

2 Kv-koordinaattorin työnkuva, TAMK Keskitetty malli, kuten muissakin tukipalveluissa TAMKissa Suurin osa asioista hoidetaan kv-palveluissa Koulutusohjelmissa työskentelevät kv-koordinaattorit opettajataustaisia, kv-työ vain osa kokonaistyöajasta (5 45%) Taustalla koulutusohjelmien ajatus, että kv-koordinaattorin pitää tuntea ops ja sisällöt hyvin Ohjaukseen resursoidaan muutenkin suhteellisen paljon (opintoohjaus, opettajatuutorointi/valmentajuus, harjoittelun ohjaus jne.)

3 Kv-koordinaattorin työnkuva, TAMK Osallistuminen TAMKin kv-ryhmän toimintaan sekä yksikön kv-tapaamisten järjestäminen Kv-asioista viestiminen omassa yksikössä Kv-asioiden hoitamiseen kouluttautuminen TAMKiin vaihtoon saapuvien opiskelijoiden tarjonnan suunnittelu yhteistyössä koulutuspäälliköiden kanssa TAMKiin vaihtoon saapuvien opiskelijoiden hyväksyminen yhteistyössä koulutuspäälliköiden kanssa sekä vaihdon aikana suoritettavien opintojen suunnittelu (Learning Agreement) TAMKiin vaihtoon saapuvien opiskelijoiden opintosuoritusten seuranta Kv-yleisinfojen pitäminen alkaville opiskelijaryhmille (kv-polku tutuksi mm. kieliopinnot ja vaihtomahdollisuudet) TAMKin opiskelijoiden ohjaaminen vaihtokohteen valinnassa järjestämällä ryhmäinfoja ja/tai henkilökohtaista ohjausta

4 Kv-koordinaattorin työnkuva, TAMK Vaihtoon hakeneiden hakukelpoisuuden tarkistaminen yhteistyössä koulutuspäälliköiden kanssa (kaksi kertaa vuodessa) Vaihtoon lähtevien opintojen ja korvaavuuksien suunnittelu (Learning Agreement) sekä LA:n mahdollisten muutosten käsittely yhteistyössä opiskelijoiden ja koulutuspäälliköiden kanssa vaihdon aikana Vaihdon aikana suoritettujen opintojen hyväksiluvun valmistelu yhteistyössä koulutuspäälliköiden kanssa ja suoritusten kirjaaminen opintorekisteriin (tulevaisuudessa perusrekisteriin) Paluuorientaatioon osallistuminen yhdessä opintojen ohjaajien kanssa sekä keskustelut niiden opiskelijoiden kanssa, joilla pistekertymä jää -5 op tai enemmän alle tavoitellusta Yksikköön saapuvien opettaja- ja henkilökuntavaihtojen sisällön suunnittelu sekä käytännön asioista huolehtiminen yhteistyössä kv-palveluiden kanssa (muut kuin kv-viikot) Uusien, uusittavien ja laajennettavien liikkuvuussopimusten sisällön valmistelu yhdessä koulutuspäälliköiden kanssa sekä ei-uusittavista sopimuksista informoiminen kv-palveluihin

5 Työnkuvan hyvät puolet, TAMK Työn monipuolisuus ja mielenkiintoisuus Kontaktit ja yhteydet maailmalle Oman yksikön kv-suhteiden kehittäminen Innostuneet ja tyytyväiset opiskelijat (esim. vaihdon jälkeen) Työn haasteellisuus Itsenäinen työnkuva Opiskelijat saavat tasalaatuista palvelua (keskitetty malli)

6 Työnkuvan huonot puolet/kehitettävät kohdat, TAMK Kiire, kiire, kiire Uuden, jatkuvasti muuttuvan tiedon määrä Henkilöstö (opettajat) tuntee huonosti liikkuvuusasioita Vaikea saada kokonaiskuvaa oman yksikön kv-toiminnasta Aloittavalla kv-koordinaattorilla hankalaa, työssä paljon hiljaista tietoa Resurssi riittää perustehtävien hoitoon, mutta ei kehittämiseen Tiedon siirtyminen haasteellista Henkilöstön vaihtuminen

7 Kehittämisehdotukset & tulevaisuus Benchmarking omalla koulutusalalla Ihmisten sitouttaminen pidemmäksi aikaa Ristiriita TAMKissa: kolmen vuoden määräaikaiset sopimukset Yhteistyö oman koulutuksen avaintoimijoiden kanssa T3?

8 Kv-koordinaattorin työnkuva, TAY TaY:n malli kansainvälisissä asioissa on yksi yliopistopalvelujen opintopalveluissa sijaitseva kansainvälisen koulutuksen keskus, jossa on kaikki kv-henkilöstö. Osa henkilöstöstä tuottaa keskitettyjä, koko yliopistolle suunnattuja palveluja ja osa henkilöstöstä tuottaa kv-palveluja kohdennetusti tiettyyn yhteen tai kahteen yksikköön. Kaikki kv-koordinaattorit ovat hallintohenkilökuntaa, osa istuu fyysisesti yksikössä ja osa päätalon kv-stossa, jossa useampi kv-koordinaattori. Kv-koordinaattoreilla on keskenään myös erilaisia tehtäviä riippuen yksiköstä (ala, koko) vaihtoja, kv-maisteriohjelmia, koulutusvientiä, suomalaisten tutkinto-ohjelmien opintoasioita jne.

9 Kv-koordinaattorin työnkuva, TAY yksikön Erasmus-vaihtosopimusasiat ja yksikön kahdenväliset sopimukset, uusien partnereiden kartoittaminen ja yhteydenpito, vieraiden vastaanottaminen saapuvat Erasmus-opettajat: käytännöissä avustaminen, osallistuminen kurssien suunnitteluun lähtevät Erasmus opettajat: neuvonta yhdessä keskitettyjen palveluiden kanssa saapuvat vaihto-opiskelijat, haku, valinnat, opintosuunnitelmat/learning agreementit, yhteydenpito vaihtoyliopistoihin saapuvien kontaktointi ja opintoihin liittyvä neuvonta lähtevät vaihto-opiskelijat: vaihtopaikkojen haun järjestäminen (4 kertaa vuodessa), haku, valinnat, opintosuunnitelmat, opiskelijoiden neuvonta (+infotilaisuudet, HOPS-tilaisuudet) ja avustaminen ennen lähtöä (mm. vaihtopaikan valinta, vo. yliopiston hakuprosessi, opinnot) orientaatiot lähteville (yksikön omat sekä keskitetyt orientaatiot) orientaatiot saapuville yksikön omat sekä keskitetyt orientaatiot) kv-yhdyshenkilö yksikön opettajille ja opiskelijoille opintoneuvonta vaihto-opiskelusta kiinnostuneille yksikön verkkosivujen päivitys edellä mainittujen osalta Erasmus-harjoittelusopimusten yhdyshenkilö ja raporttien palautus kv-tuutoriraporttien palautus ja tarkistus

10 Kv-koordinaattorin työnkuva, TAY vaihto-opintojen hyväksiluku vapaavalintaisiin opintoihin. englanninkielisen opetustarjonnan koordinointi englanninkielisen maisteriohjelman koordinointi (kv-ohjelmien valinta-asiat ja kv-opiskelijoiden kieli- ja yleisopinnot, opiskelijavalinta, opetussuunnitelman ja ohjelman valmistelu, tilavaraukset, orientoiviin osallistuminen, opiskelijoiden neuvonta ja ohjaus, ohjelman opetussuunnitelmatyöryhmän jäsen, nettisivujen päivittäminen ja kyselyihin vastaaminen apurahojen maksatus (Norek, kahdenvälisten matka-apurahat) Asian Studies Network -yhteyshenkilö, UniPID, Jean Monnet -projektit North American Studies opintokokonaisuuden koordinaattori - saapuvien vierailijoiden tuloon liittyvät järjestelytehtävät (professorit, suurlähetystön edustajat, Fulbright, koulut, lehdistö), opiskelijakyselyihin vastaaminen, nettisivujen päivittäminen, kesäkuussa vuosittain järjestettävän workshopin järjestelytehtävät: kutsuvieraat: kutsuttujen neuvominen (matka- ja majoitus) ohjelman suunnittelu yhdessä ohjelman professorin kanssa, tapahtumavaraukset, tilavaraukset yms., rahoittajalle raportointi, workshopin budjetin seuraaminen Tutkinto-ohjelman opintokoordinaattorin tehtäviä, yksikön nettisivut, opetussuunnitelman ja ohjelman valmistelut Yleisiä hallintotehtäviä, esim. pääsykoevalvonnat Koulutusvienti

11 Työnkuvan hyvät puolet, TAY Tässä mallissa on hyvää se, että näin pystytään kehittämään koko taloa koskevia yhteisiä toimintatapoja ja -malleja sekä keskittymään kokonaisuuteen. Pystytään kokoontumaan eri kokoonpanoilla ja keskittymään erikseen liikkuvuusasioihin sekä erikseen kv-maisteriohjelmien asioihin. On myös kehitetty yhteiset sähköpostilistat, intrayhteisöt ja verkkolevyt tiedon jakamiseen. Tärkeää on myös se, että yksiköissä koetaan tuen olevan riittävän lähellä ja kv-väen tuntevan yksikön tarpeet. Kun fyysisesti yksikön tiloissa työskentelee kv-koordinaattori, hän pääsee toivottavasti riittävän lähellä yksikön henkilöstöä ja opiskelijoita ja voi toisaalta puolestaan tuoda kansainvälisiä asioita lähemmäksi yksikön toimintaa. Työn monipuolisuus ja mielenkiintoisuus Kontaktit ja yhteydet maailmalle Olemme lähellä opiskelijoita Työn haasteellisuus Itsenäinen työnkuva Toimivat käytänteet jo pidemmän aikaa, kv-keskuksen henki on hyvä, saa apua ja tukea, mukavat työkaverit

12 Työnkuvan huonot puolet/kehitettävät kohdat, TAY Yksiköiden lähi-kv-tuesta vastaavalla henkilöstöllä on eri lähiesimies kuin keskitetyllä kv-väelle -> lähiesimies ei välttämättä seuraa yksikön kv-tuesta vastaavan henkilön työskentelyä kovin läheltä tai ole tietoinen hänen toimenkuvastaan, jolloin esimiestyö ja -tuki jää vähäiseksi. Koska henkilökuntaa on koko ajan vähemmän, myös työtehtäviä tulee koko ajan lisää ja lisää myös muita kuin kv-tehtäviä, sillä lähiesimiehen intressit voivat olla hieman toisia. Kv-koordinaattori jää hieman yksin oman yksikkönsä kv-asioiden hoitamisessa eikä välttämättä löydä näille asioille keskustelukumppania, vaikka se kv-keskuksen sisältä pitäisikin löytyä. Tiedonkulku, kv-koordinaattori voi olla ulkopuolella yksikön asioista, ei ole mukana esim. kokouksissa, joissa käsitellään opetussuunnitelmaa (ei saa tietoa esim. englanninkielisestä kurssitarjonnasta). Ei pääse vaikuttamaan. Vaikea päästä kertomaan opetushenkilökunnalle kansainvälistymisen, englanninkielisen opetustarjonnan ja vaihtoopiskelun tärkeydestä. Kv-toimisto ei aina muista informoida yksiköiden kv-koordinaattoreita. Eri yksiköissä toimitaan kv-asioissakin eri tavoin Kv-asiat irrallaan muista yksikön asioista. Kv-koordinaattori yksin omassa huoneessaan. Kv-toimiston johto ei aina tunne yksiköiden arkea eikä etenkään kv-maisteriohjelmien toimintaa. Esim. markkinointi, kv-johto markkinoisi EU:n ulkopuolella (lukukausimaksut) ja yksikkö haluaisi hyviä opiskelijoita Euroopasta Kv-sto, joka huolehtii yliopiston kahdenvälisistä sopimuksista. Näiden kautta lähtee ja tulee vaihtareita. Kv-ston väki ei tunne yksiköitä, kursseja eivätkä tutkinto-ohjelmia, ohjaavat vaihtarit yksiköihin. Yksiköilläkin resurssipulaa, jakaantuvatko tasaisesti kaikkiin eri yksiköihin. Lähtevien opintojen hyväksiluku, yksikön kv-koordinaattori ei tunne vaihtoyliopistoa.

13 Kehittämisehdotukset & tulevaisuus Keskitetty malli mielekkäämpi kuin täysin hajautettu malli, mutta haasteena on luonnollisesti yksiköiden erilaisten tarpeiden huomioiminen. Vaikuttaisi siltä, että pääsääntöisesti yliopistoissa on menty keskitettyjen palvelujen suuntaan, joskus vielä niin, että kv on integroitu kokonaan opintopalveluihin. Näinhän on esimerkiksi TTY:llä. Tällöin kv-asiat huomioidaan mahdollisesti paremmin kaikessa toiminnassa, mutta voi myös olla, että kokonaisuus jää hajanaiseksi eikä sille ole omaa ns. omistajaansa. Kv-koordinaattori pitäisi aina ottaa mukaan opetusohjelmaa ja opetuksen kehittämistä valmisteleviin työryhmiin. Opetushenkilöstö paremmin mukaan sekä lähtevien että tulevien vaihto-opiskelijoiden neuvontaan ja tietoiseksi mitä vaihtokumppaneita yksiköllä on. Opettajien pitäisi tuntea vaihtopartnerit. Heillä olisi parempi kyky ja taito valita ne oikeat ja parhaimmat kumppanit, jos katsotaan opetustarjontaa ja kurssisisältöjä. Näin saataisiin opetushenkilökunta sitoutettua puhumaan vaihdon puolesta ja opintojen hyväksiluku olisi helpompaa. Nyt pelätään ettei vaihdon takia saada 55 op/vuosi. Tutkinto-ohjelmiin olisi hyvä nimetä kv-vastaavat, joiden kanssa yksikön kv-koordinaattori voisi keskustella yksikön ja kyseisen tutkinto-ohjelman kv-asioista. T3?

14 Keskustelua Erilaiset työnkuvat eri yliopistoissa & ammattikorkeakouluissa Työnkuvan huonot ja hyvät puolet Kehittämisehdotukset & tulevaisuus Yhteenveto