HENKILÖSTÖOHJELMA LÄHTÖKOHDAT. Henkilöstönäkökulman huomioimisen tehtävät

Transkriptio

1 HENKILÖSTÖOHJELMA LÄHTÖKOHDAT Henkilöstönäkökulman huomioimisen tehtävät Hyvinvoiva ja motivoitunut henkilöstö tekee työssä parhaansa. Panostamalla henkilöstön työhyvinvointiin panostetaan Koulutuskuntayhtymä Tavastian menestymiseen, sillä Koulutuskuntayhtymä Tavastian keskeiset toiminnalliset tavoitteet, taloudellinen tulos, hyvä maine ja kilpailukyky saavutetaan henkilöstön työn tuloksena. Henkilöstön työhyvinvointi muodostuu eri osa-alueista. Työhyvinvoinnin osa-alueita ovat esimiestyö ja johtaminen, työyhteisö ja organisaatio, terveys ja työkyky, ammatillinen osaaminen, työn sisältö ja vaatimukset, arvot, asenteet ja motivaatio sekä työolot ja työympäristö. Työhyvinvoinnin tukeminen on pitkäjänteistä kehitystyötä. Koulutuskuntayhtymä Tavastian henkilöstöohjelman painopistealueita ovat edellisen ohjelmakauden tavoin esimiestyö ja johtaminen, henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi, osaamisen kehittäminen, työtyytyväisyys sekä kannustava palkkaus ja palkitseminen. On huomattava, että painopistealueita ei voi erottaa toisistaan vaan työhyvinvointi ja tuloksellinen toiminta on osiensa summa. Nykytilan kuvaus Koulutuskuntayhtymä Tavastia on henkilöstöohjelmakauden aikana laajentunut ja monialaistunut Hämeenlinnan kaupungin lukiokoulutuksen ja maahanmuuttajien perusopetuksen siirryttyä kuntayhtymään vuonna Henkilöstömäärä on kasvanut noin 80 työntekijällä. Uusia esimiehiä on neljä. Uusia yksiköitä ovat Hämeenlinnan Lyseon lukio, Kaurialan lukio ja Lammin lukio sekä Ammattiopisto Tavastian uusi osasto, Valmistavat ja valinnaiset opinnot (Valo). Yhteensä henkilöstöä on 443. Esimiestyön ja johtamisen vahvistamiseksi hallintosääntöä on ohjelmakaudella uudistettu. Suurin uudistus on ollut opetusosastojen esimiesten muutos täysipäiväisiksi esimiehiksi. Lisäksi on madallettu organisaatiotasoja ja perustettu henkilöstöjohtajan virka. Esimiehille ja johtajille järjestetään säännöllisesti esimies- ja johtamisvalmennusta eri aiheista (kehittämispäivät). Tyytyväisyys esimiehen toimintaan on saanut työhyvinvointikyselyn osasto / yksikkökohtaisissa arviointien parhaimman arvosanan (3,9/5 vuonna 2014 ja 3,74 vuonna 2012). Tyytyväisyys kuntayhtymän johtavien viranhaltijoiden toimintaan on alhaisemmalla tasolla (3,26/5 vuonna 2014 ja 3,25/5 vuonna 2012). Henkilöstöä kuvaavien tunnuslukujen perusteella henkilöstön määrä on kehittynyt ennakoidusti. Määräaikaisen henkilöstön prosenttiosuus on selvästi kunta-alan keskiarvoa alhaisempi. Ohjelmakauden aikana valmistuneessa yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitel-

2 massa on linjattu, ettei perusteettomia määräaikaisuuksia käytetä. Henkilöstön rekrytoinneissa on pääsääntöisesti onnistuttu. Henkilöstön saatavuuteen liittyvät ongelmat ovat näkyneet vähyytenä tekniikan alojen hakijamäärissä ja kelpoisissa hakijoissa. Ohjelmakauden aikana noin kymmenen henkilöä vuodessa on jäänyt eläkkeelle. Muusta syystä palvelussuhde on päättynyt vuosittain vaihdellen viidestä yhteentoista. Henkilöstön ammatillinen osaaminen on vahvaa. Työhyvinvointikyselyn vastausten perusteella henkilöstö on tyytyväinen osaamisen kehittämiseen (3,69/ vuonna 2014 ja xx/5 vuonna 2012). Osaamista on kehitetty monipuolisesti ja tarvelähtöisesti. Opelix -osaava oppilaitos hankeverkosto on ollut keskeinen toimija täydennyskoulutuksen järjestäjänä. Eri koulutusten lisäksi henkilöstö on mm. verkostoitunut ja jakanut osaamista ja kokemuksia eri vertaisryhmä-mentorointiryhmissä, tiimiopettaja ja työparijaksoilla sekä osallistunut opettajien työelämäjaksoille. Henkilöstön koulutuspäivien osalta tavoitteet on vuosittain ylitetty sekä ammattiopiston opettajien että koko henkilöstön osalta. Lukioissa koulutuspäivien määrä oli vähäisempi. Kehityskeskusteluasiakirjat on uudistettu ohjelmakauden aikana ja asteittain on siirrytty sähköisen kehityskeskustelulomakkeen käyttöön. Osastojen kehityskeskustelut aloitettiin syksyllä 2012 ja niiden pohjalta on laadittu osastokohtaiset kehittymissuunnitelmat. Henkilökohtaiset kehityskeskustelut ovat toteutuneet liki tavoitteen mukaisesti (pois lukien Lyseon lukio) samoin päätoimisen opetushenkilöstön pätevien osuus. Tavastia tutuksi -perehdyttämisiltapäivät käynnistyivät syyslukukaudella 2012 ja perehdyttämisen seuranta- ja tarkistuslista päivitettiin. Perehdytykseen osallistujien kokonaismäärän kasvusta huolimatta osallistujajoukko jäi toisinaan pieneksi. Tavoitteena olleeseen koulutuskustannusten prosenttiosuuteen ei ole ohjelmakauden aikana ylletty. Työsuojelun yhteistoiminta on ohjelmakauden aikana ollut aktiivista, työterveyshuoltoyhteistyö toimivaa ja tyhy- ja virkistystoiminta on pystytty pitämään monipuolisena supistuneesta määrärahasta huolimatta. Valtion ammatilliseen koulutukseen ja lukiokoulutukseen kohdistamat säästötoimet sekä rahoitusleikkausten johdosta käydyt yhteistoimintaneuvottelut säästökeinoineen ovat menneen ohjelmakauden aikana aiheuttaneet henkilöstössä epävarmuutta. Säästötoimien vaikutus henkilöstön työhyvinvointiin näkyi työhyvinvointikyselyn vuosiversion 2013 vastauksissa, joissa tyytyväisyys kuntayhtymän toimintaan laski vähän. Vuoden 2014 työhyvinvointikyselyssä selvisi, että työtyytyväisyys oli noussut kaikilla tasoilla (kuntayhtymä, osasto- ja yksilötasolla) verrattuna vuoden 2012 ja myös vuoden 2009 kyselyn tuloksiin. Henkilöstön tyytyväisyyden kokonaiskeskiarvo oli 3,91/5 vuonna Vuonna 2012 tulos oli 3,62 ja ,4. Palkkausjärjestelmän kehitystyö on ohjelmakauden aikana edennyt työn vaativuuden arviointijärjestelmien osalta. Taloudellinen tilanne on rajoittanut palkkausjärjestelmän kehitystyötä, eikä henkilökohtaisen lisän tai tulospalkkausjärjestelmän kehittämistyötä aloitettu. Toimintaympäristön kehityssuunnat Koulutuskuntayhtymä Tavastia laajentuu ja monialaistuu edelleen. Hattulan kunta on päättänyt siirtää lukiokoulutuksensa Koulutuskuntayhtymä Tavastian ylläpidettäväksi lukien. Vapaan sivistystyön toimijan, Vanajaveden opiston siirtyminen Koulutuskuntayhtymä Tavastian ylläpidettäväksi alkaen näyttää todennäköiseltä. Lopullisesti asia

3 ratkeaa toukokuussa. Janakkalan lukiokoulutuksen osalta ylläpitäjän vaihtumista selvitetään. Koulutuskuntayhtymä Tavastian henkilöstö keski-ikäistyy kuten kunta-alalla yleisesti. Henkilöstön keski-ikä on 48,3 vuotta. Kilpailu osaavasta ja kelpoisesta henkilökunnasta kiristyy. Ohjelmakauden aikana Koulutuskuntayhtymä Tavastian henkilöstöstä 63-vuoden iän saavuttaa xx henkilöä. Merkittävää on, että noin puolet henkilöstöstä saavuttaa eläkeiän vuoteen 2030 mennessä (koko kunta-alalla 2/3). Merkityksellistä on se, miten onnistutaan henkilöstösuunnittelussa, tulevaisuuden osaamistarpeiden varmistamisessa ja osaamisen suunnitelmallisessa kehittämisessä. Ammatillisen osaamisen vaatimuksissa tapahtuvat muutokset opettajan työssä liittyvät pedagogiikan murrosvaiheeseen (kasvatustehtävän korostuminen, yksilölliset opintopolut, ryhmän ohjaamisesta yksilöiden ohjaamiseen, aikuiset ja nuoret opiskelijat yhdessä). Kuntayhtymäpalveluissa korostuu substanssiosaaminen, joustava siirtyminen erilaisiin tehtäviin ja monialaisuus. Yhteinen tulevaisuuden osaamistarve on tietotekninen osaaminen ja sen varmistaminen. Valtiontalouden sekä ammatilliseen koulutukseen että lukiokoulutukseen kohdistamat säästötoimet vaikuttavat koko ohjelmakauden ajan. Tämä näkyy toiminnan sopeuttamisena niukkeneviin resursseihin. TAVOITTEET JA TOIMINTA Esimiestyö ja johtaminen Henkilöstöjohtaminen on suunnitelmallista, tasa-arvoista ja oikeudenmukaista. Esimiehet johtavat vahvasti ja laadukkaasti henkilöitä, työyhteisöä, asioita ja taloutta. Ohjelmakaudella panostetaan Koulutuskuntayhtymä Tavastian ohjelmien, prosessien ja ohjeiden tuntemiseen ja noudattamiseen. Virka- ja työehtosopimusten ja lainsäännön tuntemusta pyritään aktiivisesti lisäämään. Päälliköiden kehittämispäivien järjestämisestä jatketaan ja panostetaan vertaisoppimiseen, hyvien käytäntöjen ja kokemusten jakamiseen. Huolehditaan erityisesti uusien esimiesten integroitumisesta Tavastian päälliköihin ja Tavastian toimintatapoihin. Esimiehet sopivat yhteisistä linjanvedoista johtoryhmissä. Huolehditaan eri esimiesten (ammattiopisto/kuntayhtymä/lukio) yhteistyöstä. Tehdään näkyväksi henkilöstön vaikutusmahdollisuudet (välittömän ja edustuksellisen yhteistoiminnan eri muodot). Panostetaan johdon päätösten ja niiden perusteluiden riittävään tiedottamiseen. Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Ennakoivalla henkilöstösuunnittelulla turvataan, että Koulutuskuntayhtymä Tavastiassa on tulevinakin vuosina oikea määrä oikeanlaista osaamista omaavaa henkilöstöä. Henkilöstön sijoittuminen ja rekrytoinnit tapahtuvat suunnitelmallisesti ja ajanmukaisin välinein. Sijaisten rekrytointi on sujuvaa. Koulutuskuntayhtymä Tavastia saa palkattua osaavaa ja kelpoista henkilöstöä tarpeidensa mukaan.

4 Panostetaan lyhyen, keskipitkän ja keskipitkän aikavälin henkilöstösuunnitteluun: tulevan vuoden rekrytointitarpeet, seuraajasuunnittelu, sisäiset urapolut, nykyistäkin pidemmän aikavälin eläköitymisennuste, toiminnan kehittymisen ennakointi: vahvistettava, poistuva ja korvattava sekä jatkossa vähemmän tarvittava osaaminen. Henkilöstön saatavuuteen varaudutaan kehittämällä uusia tapoja markkinoida Koulutuskuntayhtymä Tavastiaa työnantajana. Otetaan käyttöön sähköinen hakujärjestelmä. Huomioidaan henkilöstön erityisosaaminen, esim. työelämän tunteminen, verkostot, yhteistyötaidot, pedagogiikka, monitaitoisuus, monikulttuurisuus ja hyödynnetään osaamista talon sisällä yli osastorajojen. Ennen julkista hakua (pois lukien vakituisten viranhaltijoiden julkiset haut) selvitetään mahdollisuudet täyttää tehtävä sisäisesti (tehtäväkierron hyödyntäminen, tehtävänkuvien monipuolistuminen, seuraajasuunnittelu, työntekijöiden kouluttaminen). Luodaan toimintamalli hiljaisen tiedon säilyttämiseksi. Osaamisen kehittäminen Osaamista johdetaan ja kehitetään tunnistettujen tulevaisuuden osaamistarpeiden ja Koulutuskuntayhtymä Tavastiassa määriteltyjen keskeisten painopistealueiden mukaisesti. Perustehtävän edellyttämän osaamisen ylläpitämisestä ja hankkimisesta huolehditaan. Osaamisen johtamisessa ja kehittämisessä huomioidaan, että myös nykyiset tehtävät muuttuvat ja niiden hoitamiseen tarvitaan uutta osaamista. Kehityskeskustelut ovat olennainen osa osaamisen kehittämistä. Uusien työntekijöiden perehtymiseen ja nykyisten osaamisen varmistamiseen panostetaan. Osaava, osaamistaan lisäävä ja/tai monipuolistava ja uudistumishaluinen henkilöstö tekee työtä tulevaisuuden tekijöiden kanssa. Pyritään oivalluksiin; asioiden tekemiseen uudella, paremmalla tavalla. Laaditaan vuosittain osaamisen kehittämisen suunnitelma (lakisääteinen koulutussuunnitelma). Käydään henkilökohtaiset kehityskeskustelut vuosittain jokaisen kanssa ja seurataan niissä laaditun henkilökohtaisen kehittymissuunnitelman toteutumista. Lisätään sähköisen kehityskeskustelulomakkeen käyttöä. Käydään vuosittain osaston kehityskeskustelu ja seurataan niissä laaditun osaston kehittämissuunnitelman toteutumista. Kehitetään osaston kehityskeskustelujen toteutustapaa painottaen osaston osaamisen kehittämistä. Kehitetään uusi, ajasta ja paikasta riippumaton tapa perehtyä Koulutuskuntayhtymä Tavastian yhteisiin hyödyntämällä sähköistä maailmaa perehdyttämisessä. Varmistetaan resurssit täydennyskoulutukseen Opelix-hankkeen päättymisen jälkeen. Hyödynnetään vapaata sivistystyötä osaamisen kehittämisessä. Varmistetaan henkilöstön osaaminen työ- ja toimintatapojen muuttuessa järjestämällä tarvittavaa koulutusta. Panostetaan esimiesten osaamiseen, tukeen ja vertaistukeen säännöllisellä koulutuksella, johtavien viranhaltijoiden konsultoivan roolin kehittämisellä sekä järjestämällä tilaisuuksia vapaamuotoiseen yhdessäoloon. Järjestetään työntekijöille tilaisuuksia vapaamuotoiseen yhdessäoloon ja ajatustenvaihtoon niin osastoilla kuin yli osasto- ja oppilaitosrajojen. Työtyytyväisyys Työhyvinvoinnin taso on korkea. Työilmapiiri on hyvä. Työympäristö on terveellinen, turvallinen ja ajanmukainen. Osastot tekevät yhteistyötä keskenään. Hahmotetaan hyvinvoinnin kokonaisuus: mihin voidaan vaikuttaa työpaikalla (työympäristö, työn sisältö, vaikuttamisja osallistumismahdollisuudet, työyhteisön ilmapiiri, esimiestyö, palaute ja tuki) ja mikä on

5 työpaikan ulkopuolisen elämän merkitys. Organisaation yhteisen vastuun lisäksi jokainen työntekijä hahmottaa yksilönä ja työyhteisön jäsenenä vastuunsa oman ja työyhteisönsä työhyvinvoinnin ylläpidosta ja kehittämisestä. Työhyvinvointia edistävät toimintamallit tunnetaan ja niitä käytetään tarvittaessa (mm. varhaisen välittämisen malli). Ristiriitojen ratkaisutaidot kehittyvät. Työyhteisössä ei ole toistuvaa ja jatkuvaa epäasiallista käyttäytymistä. Huolehditaan siitä, että fyysisen työympäristön tilat, välineet ja laitteet ovat turvalliset, ajanmukaiset ja toimivat. Järjestetään lakisääteistä laajempi työterveyshuolto, monipuolista ja yhteisöllisyyttä lisäävää tyhy- ja virkistystoimintaa, panostetaan osaamisen kehittämiseen ja toimitaan yhteistyössä henkilöstön ja henkilöstön edustajien kanssa. Lisätään työterveyshuollon työpaikkaselvitysten vaikuttavuutta. Hyödynnetään vertaistukea ja kokemuksia hyvistä käytänteistä. Hahmotetaan työhyvinvoinnin tila ja kehitystarpeet vuosittaisella työhyvinvointikyselyllä, osastokohtaisilla työterveyshuollon työpaikkaselvityksillä (3 per vuosi), kehityskeskusteluissa ja päivittäisjohtamisessa ja toteutetaan niiden perusteella tarvittavat toimenpiteet. Sisäisellä koulutuksella varmistetaan, että henkilöstö tuntee Tavastian toimintatavat ja pelisäännöt. Kannustava palkkaus ja palkitseminen Koulutuskuntayhtymä Tavastiassa on työ- ja virkahehtosopimusten mukainen kannustava, ymmärrettävä ja selkeä palkkausjärjestelmä, jota kehitetään jatkuvasti käytössä olevien resurssien puitteissa. Henkilöstö tietää palkkauksensa perusteet. Kannustava palkkaus, palkitseminen ja palaute motivoivat henkilöstöä tekemään parhaansa. Kehitetään muitakin kuin rahallisia palkitsemismuotoja. Vahvistetaan olemassa olevia tehtävien vaativuuden arviointijärjestelmiä. Määritellään henkilökohtaiseen työsuoritukseen perustuvan palkanosan tavoitteet, rahoitusmalli, käyttöönoton ajankohta ja kriteerit. Määritellään nopean palkitsemisen (kertapalkkiot) käyttö, tavoitteet, rahoitusmalli ja kriteerit. Otetaan Huomaa hyvä työkaverissa -järjestelmä uudistettuna käyttöön. Esimiehet antavat positiivista palautetta. SEURANTA Henkilöstöohjelma osana tuloskorttia Henkilöstöohjelman vuosittaiset tavoitteet ja toimenpiteet aikatauluineen ja vastuuhenkilöineen määritellään toiminta- ja taloussuunnitelman tuloskortissa. Henkilöstöohjelman seurannasta vastaa yhtymähallitus. Ohjelman operatiivisesta toteutuksesta vastaa kuntayhtymän johto. Johdon tehtävänä on huomioida ohjelma Koulutuskuntayhtymän Tavastian toiminnassa, seurata ja raportoida ohjelman toteutumista, tehdä esityksiä ohjelman päivittämisestä ja tiedottaa ohjelmasta henkilökunnalle ja opiskelijoille. Henkilöstöasioihin liittyvää määrällisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteumaraportointia toimitetaan yhtymähallitukselle ja lukioliikelaitoksen johtokunnalle osana puolivuotis- ja tilinpäätösraportointia (henkilöstöraportti).