KANNUSTAVA JA KORJAAVA PALAUTE. Työpaikan haastavat puheeksiottotilanteet? Matti Nokela Työnohjaaja, kouluttaja

Transkriptio

1 KANNUSTAVA JA KORJAAVA PALAUTE Työpaikan haastavat puheeksiottotilanteet? Matti Nokela Työnohjaaja, kouluttaja

2 TUNNEÄLYN OSATEKIJÄT 1. Intrapersoonalliset eli yksilön sisäiset tekijät - esim. tietoisuus omista tunteista, itsevarmuus 2. Interpersoonalliset eli vuorovaikutustekijät - esim. empaattisuus 3. Sopeutumiskyky - esim. todellisuudentaju 4. Stressinhallinta - esim. impulssien hallinta 5. Yleinen hyvinvointi - esim. onnellisuus ja myönteinen ajattelu Johdon ja henkilöstön työnohjaaja Matti Nokela

3 STRESSIN KAHDET KASVOT Lähde: Vesija ympäristöhallitus; monistesarja 453

4 RYHMÄDYNAMIIKKA Lähde: Bion: Kokemuksia ryhmästä 0 ryhmä ilman yhteistä tavoitetta 1 ryhmä perustilassa/lähtötilassa 2 ryhmä työryhmävaiheessa 3 ryhmä klikkiytyy 4 taistelu pako ryhmä 5 ryhmä hajoaa PALAUTTAMINEN PERUSTEHTÄVÄÄN!

5 TEHTÄVÄ Missä Sinä olet omassa työryhmässäsi? Missä Sinun työryhmäsi on? Miten voit auttaa ryhmän pysymistä työn maailmassa (vaiheet 1 ja 2) KUKA LUURAA POTEROSSA??? Keskustelkaa ryhmässä!

6 SUOJAUTUMISKEINOT VIESTINTÄTILANTEESSA Vetäytyminen: vaikeneminen, syrjään jättäytyminen, innostumattomuus, ylimielisyys, syventyminen muuhun puuhailuun Pelon herättäminen: kriittisyys, vetoaminen omaan auktoriteettiin, uhkaavat sanalliset ilmaisut, uhkaavat eleet ja ilmeet Häkellyttäminen: yllättävät vastaukset ja kommentit, kaksimieliset ilmaisut, tahallinen vaikeaselkoisuus Jäykkä muodollisuus: muodollinen kohteliaisuus, saivartelu, normien asettelu, muiden käyttäytymisen kontrollointi Viettely-yritykset: eroottiset vetoomukset, oikuttelu, lapsenomaiset reaktiot, asioiden lyöminen leikiksi Aiheesta syrjään vievä puheliaisuus: pilailu, omien kokemusten kertominen, tarinointi Syyllisyydentunnon herättäminen: väärä vaatimattomuus, omien pettymysten lukeminen ryhmän tai joidenkin ryhmän jäsenten syyksi Tarkoituksena on: 1. Vaikuttaa omien tavoitteiden suuntaan 2. Suojautua vaarallisiksi koetuilta sosiaalisilta tilanteilta 3. Suojautua epävarmuuden tuntemuksilta (Kehittyvä työyhteisö: Voutilainen & al)

7 AITOA MINÄÄ SUOJAAVIA KEINOJA 1. Huumori 2. Epäitsekkyys 3. Jalostaminen 4. Kärsivällisyys 5. Ennakointi 6. Mielikuvat 7. Ankkuroituminen nykyhetkeen 8. Merkityssyvyys

8 TILANTEEN KORJAAMINEN Ongelman käsittely palautetaan sinne, missä se on syntynyt Ihmisen hoitamisesta palataan tehtävien hoitamiseen; voi paljastua, että se ei ole kaikille työyhteisön jäsenille mahdollista Työyhteisön perusperiaatteita vahvistetaan selkiyttämällä johtajuutta tehtävien ja tavoitteiden määrittelyllä töiden organisoinnilla ja yhteisillä pelisäännöillä järjestämällä virallisia yhteisiä palavereita Edellyttää tiivistä seurantaa ja organisaation johdon tukea Lähde: Pekka Järvinen: Esimiestyö ongelmatilanteissa

9 Työyhteisön toiminnan vastakkaiset puolet (Pekka Järvinen: Esimiestyö ongelmatilanteissa) TYÖN MAAILMA Toiminnan keskipisteenä on yhteinen työtehtävä Edellyttää tietoista, järkiperäistä ja tavoitteellista toimintaa Edellyttää itsenäistä ajattelua ja yhteistyötä Perustuu työhön liittyviin realiteetteihin Työroolit ja työnjako ovat keskeisiä Vaatii pitkäjänteisyyttä ja turhautumien sietoa Vaatii aikuismaista ja yksilövastuullista toimintaa Vaatii ponnistelua, oppimista ja kehittymistä SISÄINEN MAAILMA Toiminnan keskipisteenä on jokin muu kuin yhteinen työtehtävä Toiminta on tiedostamatonta, irrationaalista ja spontaania Edellyttää ryhmäpaineelle alistumista ja itsenäisyydestä luopumista Perustuu kuulopuheisiin, uskomuksiin, mielikuviin ja tunteisiin Henkilökohtaiset asiat ja ihmissuhteet ovat keskeisiä Lyhytjänteistä ja turhautumisen sietokynnys on matala Toimitaan lapsenomaisesti ja anonyymisti Ei edellytä ponnistelua, oppimista tai kehittämistä

10 Palautteenanto prosessina Kannustava palaute Esimies-alaiskeskustelu ja seuranta Huomautus kahden kesken ja seuranta Korjaava palaute ja seuranta kahden kesken + tukitoimet (varhainen puuttuminen) Napakka puuttuminen ja seuranta yhdessä tth ja tsv ja lm + tukitoimet Työsuhteeseen vaikuttavat toimet Muista aina edetä prosessina

11 KORJAAVAN PALAUTTEEN ANTO 1. Viesti ymmärrettävää selkokielisyys 2. Puhu teoista ja käyttäytymisestä 3. Anna konkreettisia esimerkkejä 4. Ilmaise selvästi ole ymmärrettävä 5. Tarkista viestisi perillemeno 6. Vastaanottajan on hyväksyttävä viesti = luottamus 7. Varo suojamekanismeja pysy faktoissa 8. Huomioi paikka, aika ja palautteesi annostelu 9. Osoita muutostavoite sopikaa se yhdessä 10. Tiedustele keinoja, välineitä 11. Sopikaa seuranta = palaute

12 VÄLIINTULON TEHTÄVÄ EI OLE - ratkaista ongelmaa heti - saada työntekijä myöntämään - tehdä diagnoosia - tehdä yksityistä hoitosuunnitelmaa VAAN - pysähtyä heikentyneen työsuoritteen ja käyttäytymisen kohdalla - kohdata kipeä todellisuus - nähdä oma todellinen tilanne - antaa motivaatio kuntoutuksen aloittamiseksi = diagnoosin tekee potilas itse ammattihenkilöstön turvin SOVI LOPUKSI SEURANNASTA: - sopikaa seuraava työpalaveri 1 9 pv:n kuluttua - sitä seuraavat palaverit 4:n, 8:n, 16:n, 32:n viikon päähän - tavoite on saada muutos työsuoritteeseen ja käyttäytymiseen 1. seuranta luo muutospainetta 2. seurannassa annettu myönteinen palaute kannustaa muutokseen 3. vain havaittu muutos on muutos 4. seurannassa sovitaan, miten kehitystyötä jatketaan 5. puheeksiotto ja pysäytys eivät muuta, vain onnistumisen kokemus ja palkitseminen muuttavat käyttäytymistä

13 Puhuttaisko? PUHEEKSIOTTO KOHTAAMINEN - Pyydä, että hän kuuntelee - Kerro, että välität ja olet huolissasi - Kerro, mitä olet nähnyt, kuullut, haistanut 1. Ole varma asiastasi 2. Ole ystävällinen, mutta luja 3. Vältä moralisointia ja henkilökohtaisuuksia 4. Pidä tilanne hallinnassasi 5. Älä peittele, äläkä eksy aiheestasi 6. Anna aikaa asian ymmärtämiseen 7. Rohkaise muutokseen 8. Ole valmis tukemaan 9. Vastuu on hänellä

14

15 Puheeksiottajan oma huolto Ennen puheeksiottoa - valmistaudu ja tarvittaessa harjoittele jonkun kanssa (esim. toinen esimies) tai pyydä tarvittaessa asiantuntija paikalle Puheeksioton jälkeen - puhu ja pura tilanne jonkun kanssa (TTH, toinen esimies, luottamus- tai työsuojeluhenkilö, työnohjaaja jne)

16 ONGELMAKESKEINEN RATKAISUKESKEINEN ONGELMAN KUVAUS TAVOITETILAN KUVAUS SYIDEN ANALYSOINTI MUUTOSTEN KARTOITUS SYVENTÄVÄT SELITYKSET EDISTYKSEN SELITYS PUOLUSTAUTUMINEN JA VASTASYYTÖKSET KIITOKSEN ANTO JA ANSION JAKO HUONO TUNNELMA EI YHTEISTYÖTÄ EI RATKAISUJA MUKAVA TUNNELMA HYVÄ YHTEISTYÖ RUNSAASTI IDEOITA Lähde: Ben Fuhman: luento

17 TYÖNOHJAUS Työnohjauksen tarjoituksena on tutkia: 1) Perustehtävää työssä 2) Eri työtilanteita 3) Tapoja toimia työssä 4) Vuorovaikutuksia eri työtilanteissa 5) Omaa asennetta eri tilanteissa 6) Tunnetiloja, joita syntyy eri työtilanteissa Työskentely tapahtuu: 1) Yksilöllisesti 2) Ryhmässä (erilaiset koostumukset mahdollisia) Työskentely on: 1) Tavoitteellista 2) Luottamuksellista 3) Ohjattua...ja se tapahtuu keskustellen ja erilaisten toiminnallisten menetelmien avulla. Mahdollista on myös suora työnohjaus työtilanteissa.

18 JOUSTAVA JOHTAJUUS 1. Tunneäly johtamisen välineenä - Taito kuulla ja viestiä 2. Perustehtävä selväksi kehityskeskustelu välineenä - Mitä johto odottaa työntekijältä 3. Ryhmän dynamiikka perustehtävän mukaiseen suuntaan - Ryhmän johtamisen taito 4. Kannustava palaute ja tarvittaessa varhainen korjaava palautteen anto - Palaute molempiin suuntiin 5. Kannustavuus ja toivo sekä työn ilosta nauttiminen johtamisen välineenä - Tunteet tarttuvat myös innostus ja työnilo

19 YHDEKSÄN TAPAA OLLA HYVÄ TYÖTOVERI Suomen Mielenterveysseura 1) Käytä perustehtävää neuvonantajanasi Muista miksi olet työssä ja mistä saat palkkasi. Työyhteisön tulee olla ensisijaisesti työn näyttämö, ei henkilökohtaisten tarpeiden tai intohimojen temmellyskenttä. 2) Ole oma persoonallinen itsesi Älä yritä kätkeytyä tapettiin tai toisten selän taakse. Etsi persoonallinen tapasi tehdä työtä, niin sinun on helppo sallia se muillekin. Ihminen, joka on sinut itsensä kanssa, hyväksyy toverinsakin sellaisina kuin he ovat. Puhu selkeästi omasta ja vain omasta näkökulmastasi. Älä toisaalta odota muiden puhuvan sinun puolestasi. 3) Tunnista ja säätele henkilökohtaisia, työhön vaikuttavia tarpeitasi Mitä paremmin tunnet itsesi ja tarpeesi, sitä helpompi lähelläsi on olla. Tunnista työssä ja työyhteisössä näkyvät tunteesi ja opettele säätelemään niitä. Me kaikki tunnemme vaikkapa vallanhalua, hylätyksi tulemisen pelkoa, kateutta ja mustasukkaisuutta. Älä kaada omia tunnekuormiasi kohtuuttomasti toisten niskaan. Opettele viivyttämään tunnereaktiosi työssä, jotta tunne ei saa ylivaltaa asioista, joista työssä kuitenkin ensisijaisesti on kysymys. 4) Tunnista omat rajasi ja puolusta niitä Opettele näkemään, mihin kulloinkin kykenet ja mihin et, ja sanomaan tarvittaessa reilusti ei. Kysy kun et ymmärrä. Puolusta omia rajojasi jämäkästi. Jämäkkä ihminen osaa ottaa rinnakkain huomioon sekä omia että toisten tarpeita eikä täysin sivuuta kumpiakaan. Pidä työssä riittävästi taukoja ja kunnioita toisten taukoja. Älä lähde marttyyriuralle: yksikään organisaatio ei anna vastarakkautta, vaikka tuhlaisit sille kaiken rakkautesi. Pidä itsestäsi hyvää huolta myös työn ulkopuolella, jotta kaikki tarpeesi eivät kohdistu työhön ja työtovereihin. Hanki elämä.

20 5) Kunnioita ihmisten erilaisuutta Muista, että kaikki eivät ajattele, työskentele tai tunne samoin kuin sinä. Jokaisella on oma työtapansa ja rytminsä. Opettele näkemään erilaisuudessa rikkaus mieluummin kuin rasite. Älä myöskään sooloile: työhön liittyvät valintasi koskettavat harvoin ainoastaan sinua. Jaa ajatteluasi toisten kanssa. 6) Kunnioita asioiden käsittelyn oikeaa aikaa ja paikkaa Rakentavaa toimintaa työyhteisössä on viedä asiat oikeaan aikaan oikeille foorumeille ja vain niille. Kanavoi puheesi työstä ja siihen liittyvistä tunteista tietoisesti niille foorumeille, jotka niitä varten on varattu, esim. kokouksiin, kehittämispäiviin ja esimies-alais-keskusteluihin. Vältä tietoisesti puhetta muilla foorumeilla. Tee henkilökohtainen päätös olla lähtemättä mukaan juoruiluun tai muuhun pahansuopaan puheeseen. Vetäytyminen muusta kuin työlähtöisestä puheesta on usein viisautta. 7) Vastaa omasta vuorovaikutuksestasi Viesti selvästi omat ajatuksesi, tarpeesi ja tunteesi. Älä kuvittele kenenkään osaavan lukea ajatuksia. Ota vastuu siitäkin, että et ilmaise. Älä marttyroi. Älä vetäydy toisten selän taakse. Olipa esimiehesi tai kollegasi kuinka taitava tai taitamaton tahansa, johda joka tapauksessa itse itseäsi. 8) Tuhlaa kannustusta ja kiitosta Valitse, millaista energiaa säteilet ympäristöösi. Kannusta ja tue muita niin kuin toivoisit itseäsi kannustettavasn. Anna rakentavaa, positiivista palautetta aina kun siihen on mahdollisuus, ja tee se suoraan asianosaisille, ei heidän naapureilleen. Ole yhtä seikkaperäinen positiivisessa kuin negatiivisessakin palautteessa. Ihan hyvä ei riitä palautteksi vaativasta työsuorituksesta. 9) Ota riski päätä luottaa Luota realistisesti omaan osaamiseesi, äläkä rasita toisia vaatimattomuudeksi naamioidulla itsekeskeisyydellä. Tee tietoinen päätös luottaa myös toisten osaamiseen ja hyvään tahtoon. Älä kuvittele, että sinun työpanostasi tai mielipidettäsi tarvitaan joka asiaan, opettele silleen jättämisen taito. Mielenterveyden koulutuskeskuksen johtaja, työyhteisökouluttaja Riitta Jauhiainen, 10/2003.

21 ASIOITA, JOISTA OLISI TYÖRYHMISSÄ HYVÄ SOPIA (täydennä, poista, lisää...) 1. Miksi olen työssä täällä? 2. Palaverikäytännöt -aika -paikka - valmistautuminen - vastuu, asialista - vetäminen - kirjaaminen - läsnäolo, myöhästyminen 3. Tietojen jako ja tiedotus - tiedottaminen koko yhteisölle - työryhmän välinen tiedotus jne. 4. Vastuun jako - johtaminen -työnjako - auttaminen avun antaminen ja pyytäminen - suhde asiakkaisiin, edustaminen, puhelinpalvelu - taloudellinen vastuu, kustannusseuranta - poissaolot, sijaistukset

22 5. Päätöksenteko - valtuuutukset - yhteiset päätettävät asiat - päätöksen sitovuus - päätöksistä pitämättömyys ja pelisääntörikkomukset 6. Omasta toiminnasta oppiminen - aika, foorumi -tapa - sisältö, kriteerit, materiaalin hankintatapa 7. Verkostoituminen - mitä verkostoja ylläpidetään - miten suhteet hoidetaan - yhteistyökumppaneiden asema - linkittyykö verkosto yhteen jäseneen vai koko tiimiin 8. Muuta - -

23 ASENNE ASENNE RATKAISEE. AINA Eivät asiat tee meitä onnettomiksi vaan se miten niihin suhtaudumme

24 Motivointi Perustehtävän selkeys Onnistumiskokemuksia työsuoritteissa Kannustava palaute Kokea tulla hyväksytyksi porukassa