Tarjouspyyntö. 1. Tarjouspyynnön rakenne

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1/10 Tarjouspyyntö Pyydämme tarjousta Työtehoseura ry:lle (Myöhemmin TTS) Simulandia virtuaalisen oppimisympäristön alustan ja sisällön rakentamisesta tämän asiakirjan ja sen liitteiden mukaisesti. 1. Tarjouspyynnön rakenne Tarjouspyyntö koostuu tämän varsinaisen tarjouspyynnön lisäksi seuraavista liitteistä: Liite 1. Tarjoajan vakuutus tarjoajaa koskevien soveltuvuusehtojen täyttymisestä Liite 2a. Hankinnan kohteen kuvaus Liite 2b. Harjoitusten määrittelytaulukko Liite 3 Vaatimukset Liite 4. Hintalomake Liite 5. Sopimusehdot o Liite 5.1 Puitesopimus o Liite 5.2 Alisopimusmalli o Liite 5.3 Erityisehtoja henkilötietojen käsittelystä (JIT Henkilötiedot) o Liite 5.4 Erityisehtoja palveluista (JIT Palvelut) o Liite 5.5 Yleiset sopimusehdot (JIT Yleiset ehdot) Liitteessä 1 ovat tarjoajaa koskevat soveltuvuusehdot. Tarjoaja täyttää lomakkeen ja liittää sen allekirjoitettuna tarjoukseen. Soveltuvuusehtoihin liittyviä selvityksiä ei tarvitse liittää tarjoukseen. TTS pyytää selvitykset tarjouskilpailun voittaneelta toimittajalta ennen sopimuksen tekoa. Liite 2a ja b kuvaavat hankinnan kohdeympäristön ja hankittavat palvelut Liite 4 kuvaa hintojen määrittelyn Liite 5 kuvaa sopimusehdot ja sopimusmallit.

2 Tarjouspyyntö 2/10 Liitteet ovat osa tarjouspyyntöä. 2. Asiakas TTS on valtakunnallinen koulutus-, tutkimus- ja kehittämisorganisaatio, joka kouluttaa vuosittain n opiskelijaa eri alojen ammattilaisiksi. Lisäksi TTS toteuttaa vuosittain n. 80 työelämän kehittämis- ja tutkimushanketta. Lisätietoja TTSstä on liitteessä 2 sekä osoitteessa. 3. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat TTS virtuaalinen oppimisympäristö Simulandia sekä alusta (esim Learning Management System LMS) jonka kautta Simulandiassa suoritettavat harjoitteet tehdään, ja niitä ohjataan. Alusta ja varsinainen Simulandia virtuaalisovellussisältö ovat omat kokonaisuutensa, mutta ne tulee tarjota yhdessä Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta ja ei tuota toimittajalle yksinoikeutta. Hankinnan kohde kuvataan tarkemmin Liitteessä 2 Hankinnan kohde. Hankinnan kohde tulee toteuttaa vähintään suomen ja englannin kielisenä versiona. Oppimisympäristön voi tarjota joko kokonaispalveluna (SaaS) tai TTS:n omaan tuotantoympäristön asennettavana ratkaisuna (on-premise). 4. Sopimuskausi ja sopimusehdot Tavoitteena on solmia sopimus valittavan toimittajan kanssa vuodeksi (kiinteä sopimuskausi). Sopimuksen voimaantulo ja palvelutuotannon aloitusaika ovat viimeistään alkaen. TTS tekee valitun toimittajan kanssa puitesopimuksen, jonka alle tehdään palvelusopimuksia. 5. Hankintamenettely ja aikataulu Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta ei asiakkaan arvion mukaan kokonaisarvoltaan ylitä palveluhankintojen EU-kynnysarvoa, joten hankinta toteutetaan kansallisen kynnysarvon mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016).

3 Tarjouspyyntö 3/10 Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Asiakas ei voi ennen tarjousajan päättymistä vastata esimerkiksi tarjouksen sisällön riittävyyttä koskeviin kysymyksiin. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjoukset vertaillaan käyttäen tässä tarjouspyynnössä kerrottuja valintakriteereitä. Tavoitteena on tehdä päätös hankittavasta palvelusta toukokuun 2019 aikana. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan tarjouksen jättäneille sähköpostilla. Tarjouksen perusteella solmittava sopimus ei tuota toimittajalle yksinoikeutta tuottaa tarjottavia palveluja asiakkaalle. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä asiakkaan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei asiakas voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, asiakas voi vetäytyä tarjouskilpailusta osittain tai kokonaan. Hankinnan läpiviennin suunniteltu aikataulu on: Hankintailmoituksen julkaiseminen Tarjoajien kysymykset Vastaukset kysymyksiin Tarjousten jättö klo 16:15 mennessä Hankintapäätös Sopimus voimaan Tarjouspyyntöasiakirjat Asiakkaan aineistot, asiakirjat ja muu tarjouspyyntöön liittyvä materiaali ovat tekijänoikeuden alaisia eikä niitä saa luvattomasti kopioida tarjoajalla on oikeus käyttää tätä aineistoa ainoastaan tarjouksen valmisteluun ja laatimiseen. Tarjoaja sitoutuu hävittämään tarjouspyyntöaineiston sen jälkeen, kun hankintapäätös on lainvoimainen. 7. Arviointiperusteet Arviointiprosessissa on kolme vaihetta.

4 Tarjouspyyntö 4/10 1. Tarjoajaa koskevien soveltuvuusehtojen tarkastus 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastus 3. Tarjousten sisällön arviointi ja vertailu Ensimmäisessä vaiheessa asiakas tarkastaa täyttääkö tarjoaja tarjoajaa koskevat soveltuvuusehdot, jotka ovat hankintailmoituksessa. Vain soveltuvuusehdot täyttävien tarjoajien tarjoukset otetaan tarkastettavaksi. Toisessa vaiheessa asiakas arvioi tarjoajien tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Mikäli tarjouksen ei katsota tässä täyttävän tarjouspyynnössä kuvattuja vähimmäis- tai muotovaatimuksia, kyseinen tarjous hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomana. Vain ne tarjoukset, jotka täyttävät edellä tarkoitetut ehdot pääsevät varsinaiseen tarjousvertailuun. Tarjoukset vertaillaan tässä tarjouspyynnössä kuvatuin perustein tarjoajien vastausten pohjalta Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi ja tarjousten mahdollinen hylkääminen Tarjouskilpailusta voidaan hylätä ne tarjoukset, joissa tarjous ei täytä tarjoukselta vaadittuja vaatimuksia (Liite 1) rakenne ja/tai sisältö poikkeaa olennaisesti tarjouspyynnön tai sen liitteiden ohjeiden mukaisesta, tarjouksessa on olennaisia puutteita, jotka estävät tarjouksen vertailun muiden tarjousten kanssa 7.2. Valintaperusteet Tarjouskilpailun valintaperusteena ovat laatu- ja toimitusvarmuus 25 prosentin painoarvolla, referenssit 25 prosentin painoarvolla ja hinta 50 prosentin painoarvolla. Laatu- ja toimitusvarmuus vertailussa käytettävät kriteerit ja niiden painot ovat seuraavat: 1) Käyttöönoton suunnittelu, aikataulutus ja resursointi 15%

5 Tarjouspyyntö 5/10 Maksimipisteet saa kattavasta, käytännönläheisestä ja selkeästä projektisuunnitelmasta, jonka perusteella Tilaaja voi vakuuttua Toimittajan kyvystä ja osaamisesta tarjoamansa ratkaisun toteuttamiseksi ja toimittamiseksi. Suunnitelmassa tulee vähintään olla: Käyttöönoton eteneminen: eteneminen kuvattu vaiheittain ja päätehtävittäin Käyttöönoton aikataulu: aikataulu kuvattu vaiheittainen ja on realistinen Eri osapuolten roolit ja vastuut käyttöönottoprojektissa: o Toimittajan ja mahdollisten alihankkijoiden rooli ja vastuut o Tilaajan rooli ja vastuut o Kuvattu kolmansien osapuolten (nykytoimittaja, kiinteistön omistaja yms.) roolit ja vastuut Jatkuvien palvelujen kuvaus ja toimintamallit Arvioidaan tarjotun ratkaisun ja jatkuvien palvelujen kuvauksen laatu ja kattavuus 2) Tarjoajan nimettyjen henkilöiden kokemus ja määrä 5% 1) Tarjouksessa on nimettävä henkilöt rooleihin palvelupäällikkö ja toimitusprojektin projektipäällikkö 2) Arvioidaan toimitettujen CV:den perusteella 3) Kokonaisratkaisun ja jatkuvien palveluiden laatu ja soveltuvuus asiakkaan käyttötarpeisiin 5% 1) Arvioidaan ratkaisukuvauksen pohjalta 2) Arvioidaan jatkuvien palvelujen kuvauksen pohjalta 3) Arvioidaan tarjottujen optioiden soveltuvuuden pohjalta 4) Referenssit 25 % Referenssit arvioidaan kuvausten perusteella. Maksimipisteet saa esittämällä kuvaukset vähintään kolmesta opetus- ja koulutuskäyttöön tarkoitetusta sovelluksesta virtuaalimaailmassa. Sovellukset tulee olla käytettävissä vähintään virtuaalilaseilla, niissä tulee olla selkeä tavoite, pisteytys opiskelijalle sekä palaute opiskelijalle omasta suorituksesta. Referenssien tulee olla toteutettu 3 edellisen vuoden aikana (aikavälillä 01/ /2019) Arviointiasteikko Laatuvertailukriteerit arvioidaan asteikolla 1 5. Arviointipisteet skaalataan vertailupisteiksi niin, että suurimman arviointipistemäärän saanut tarjous saa täydet laatupisteet ja muut arviointipisteiden suhteessa siihen. Hintavertailun perusteet

6 Tarjouspyyntö 6/10 Tarjousten hintavertailu tehdään hinnoittelutaulukossa olevan vertailuhinnan perusteella. Vertailuhinta lasketaan 36 kuukauden sopimusajalle. Jos tarjous koskee TTS:n omaan ympäristöön toimitettavaa sovellusta (on-premise), tarjoukseen on liitettävä järjestelmän tarvitseman laite- ja varusohjelmistoalustan kuvaus. TTS laskee sen perusteella vertailuhintaan alustasta aiheutuvat kustannukset. Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan vertailuhinnaltaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta * painoarvo). 8. Tarjous Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin tarjoajan soveltuvuutta kuin hankinnan kohdetta ja hankinnalle asetettuja ehtoja Tarjoukselta vaadittava rakenne Tarjous tulee tehdä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyn mukaisesti. Tarjouksen rakenteen tulee olla seuraava: Tarjous Liite 1. Tarjouspyynnön liite 1 täytettynä Liite 2 Kuvaus tarjottavasta ratkaisusta ja palveluista Liite 3. Vaatimuslomake täytettynä Liite 4. Hintalomake täytettynä Liite 5. Nimettyjen henkilöiden CVt Liite 6. Referenssikuvaukset [Liite 7. On-premise ratkaisussa tarvittava laite- ja varusohjelmistoalusta] 8.2. Muita tarjoukselta vaadittavia ehtoja Tarjouksen on oltava voimassa saakka.

7 Tarjouspyyntö 7/10 Tarjous tulee laatia suomen tai englannin kielellä. Web-linkkejä ei oteta huomioon, vaan kaikki tiedot on sisällytettävä tarjoukseen. Syynä on, että web-linkkien muuttumattomuutta tarjousten käsittelyn aikana ei voida varmistaa Hintojen ilmoittaminen Tarjoajan tulee ilmoittaa tuotteidensa ja palveluidensa hinnat nettomääräisinä eurohintoina, ilman arvonlisäveroa. Vaatimusmäärittelyn pakollisten vaatimusten toteutuminen kuuluu aina hintaan. Tarjoushinnat tulee ilmoittaa sitovasti saakka. Sen jälkeen hintoja voidaan muuttaa puitesopimuksen mukaisesti. Tarjoajan tulee kuvata hinnat Liitteeseen 4 tämän hetkisinä sitovina hintoina. Vertailuhintaa laskettaessa oletetaan laskennallisesti hintojen pysyvän samana koko sopimuskauden. 9. Sopimuksen solmiminen Hankinnasta voidaan laatia kirjallinen sopimus vasta sen jälkeen, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakemusosoituksen tiedoksi. Palveluhankinnat Palveluhankintojen sopimusten solmimiseen tuo ehtoja laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä eli niin sanottu tilaajavastuulaki (1233/2006). Lain tarkoituksena on edistää tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista sekä luoda yrityksille edellytykset varmistaa, että niiden kanssa sopimuksia tekevät yritykset täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvollisuutensa. Ennen hankintasopimuksen tekemistä asiakkaan velvollisuus on lain mukaan selvittää, onko yritys merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisävelvollisten rekisteriin. Siihen kuuluu myös kaupparekisteriote ja todistus tai selvitys verojen maksamisesta. Lisäksi selvitysvelvollisuus kattaa todistukset

8 Tarjouspyyntö 8/10 eläkevakuutusten ottamisesta sekä selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Tiedot eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Tilaajavastuulain mukaan tilaajan ei kuitenkaan tarvitse pyytää tietoja, jos hän voi luottaa siihen, että sopimusosapuoli täyttää lakisääteiset velvollisuutensa. Toimittajan tulee vakuuttaa edellä kuvattujen ehtojen täyttyminen Liitteen 1 mukaisesti. Asiakas tarkistaa nämä tiedot voittaneelta tarjoajalta. 10. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on tarjoajan mielestä ehdottoman välttämätöntä, ne tulee koota erillisiin liitteisiin ja merkittävä selkeästi merkinnällä Luottamuksellinen Tarjousten vertailussa käytettävä kokonaishinta ei ole tarjoajan liike- tai ammattisalaisuus. Asiakas varaa oikeuden käyttää kaikkea tarjouksissa kuvattua tietoa tarjousten vertailuperusteissaan päätösasiakirjojen tukena. Tarjouskilpailuun hankintayksikölle toimitetut tarjousasiakirjat liitteineen tulevat julkisiksi, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Asianosaisella ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjoajien tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Asiakkaalla on oikeus käyttää ulkopuolista, puolueetonta hankintakonsulttia tukenaan tarjousten arvioinnissa. Mikäli asiakas käyttää puolueetonta kolmatta osapuolta, konsulttia tukenaan arviomaan tarjouksia, voi asiakas luovuttaa tarjousaineiston, mukaan lukien luottamukselliseksi merkityt liitteet, tälle konsultille. Tässä tapauksessa tämä kolmas osapuoli saa käyttää tarjouksen luottamukselliseksi merkittyjen liitteiden sisältämiä tietoja vain tarjouksen arviointiin tämän tarjouskierroksen ajan. Asiakas solmii mahdollisen hankintakonsultin kanssa salassapitosopimuksen, joka kattaa tämän tarjousten arvioinnin. 11. Lisätietojen pyytäminen Tarjoajilla on mahdollisuus tehdä tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä sähköpostilla. Nämä kysymykset tulee toimittaa sähköpostiosoitteeseen: teemu.lahde@tts.fi otsikolla: - Tarjouspyyntö kysymys mennessä.

9 Tarjouspyyntö 9/10 Asiakas toimittaa vastaukset kysymyksiin ilmoittautuneille tarjoajille sähköpostilla Lisäksi mikäli tarjouspyynnössä on epäselvyyksiä tai virheitä erityisesti hankinnan kohteeseen taikka vertailutekijöihin liittyen taikka siitä ilmenee muuta huomautettavaa, tarjoajaa kehotetaan ottamaan hankintayksikköön yhteyttä sähköpostitse mahdollisimman pikaisesti. Muussa tapauksessa tarjoajan katsotaan hyväksyneen tarjouspyynnön liitteineen ja tarkastaneen, että ne ovat hankintasäännösten mukaiset, eivätkä sisällä tarjousten laadintaa taikka muutoinkaan tarjoajien tasapuolista kohtelua vaarantavia seikkoja. 12. Tarjouksen toimittaminen Tarjouksen tulee olla tehty tässä asiakirjassa ja sen liitteissä annettujen ohjeiden mukaisesti. TTSlle osoitettu tarjous on toimitettava yhtenä kappaleena sähköisessä muodossa klo mennessä osoitteeseen: Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous on lähetetty riittävän ajoissa ennen määräajan umpeutumista. Hankintayksikkö kuittaa määräaikaan mennessä saapuneet ja vastaanotetut tarjoukset. Tarjousasiakirjat tulee muodostaa sähköisessä muodossa seuraavasti: Tiedostomuotoiset tarjousasiakirjat laitetaan sähköpostin liitteeksi. Tiedostomuotoina on käytettävä Microsoft Office ohjelmiston tai Adobe PDF-tiedostomuotoja. Tarjous on selkeästi varustettava viitteellä Tarjous oppimisympäristö sekä tarjoajan nimellä. Tarjouksen tulee olla sitova ja sen allekirjoittajana tulee olla sellainen henkilö, jolla on siihen riittävät valtuudet. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada asiakkaalta korvausta tarjouksen tekemisestä tai siihen liittyneistä toimenpiteistä aiheutuneista kustannuksista. Asiakas ei palauta tarjouksia tai niiden osia tarjoajalle. 13. Liitteet Liite 1. Tarjoajan vakuutus tarjoajaa koskevien soveltuvuusehtojen täyttymisestä

10 Tarjouspyyntö 10/10 Liite 2. Hankinnan kohteen kuvaus Liite 3. Vaatimus- ja ominaisuuskuvaus Liite 4. Hintalomakkeet Liite 5. Sopimusehdot o Liite 5.1 Puitesopimus o Liite 5.2 Alisopimusmalli o Liite 5.3 Erityisehtoja henkilötietojen käsittelystä (JIT Henkilötiedot) o Liite 5.4 Erityisehtoja palveluista (JIT Palvelut) o Liite 5.5 Yleiset sopimusehdot (JIT Yleiset ehdot) Rajamäellä Koulutuspäällikkö Teemu Lähde