Käyttöohje. Suomen johtava projektipankki! Kustannustehokkaaseen rakennusprojektien hallintaan

Transkriptio

1 Käyttöohje Suomen johtava projektipankki! Kustannustehokkaaseen rakennusprojektien hallintaan SokoPro on Kopijyvän ratkaisu kustannustehokkaaseen rakennusprojektin hallintaan. Rakennusprojektiaineistojen nopea tulostuspalvelu on tarjolla kaikissa Kopijyvän toimipaikoissa.

2 Käyttöohje 2 Sisällysluettelo Suomen johtava projektipankki!... 1 Sisällysluettelo... 2 Mikä SokoPro oikein on?... 3 Järjestelmävaatimukset... 4 Internet Explorer 9 asetukset... 5 Kirjautuminen järjestelmään... 6 Projektipankin valinta... 7 Työpöytä... 8 Navigointi... 9 Valintakorin käyttö Valintakorin käyttö Tiedostot, navigointi Tiedostot, hakemiston sisältö Tiedostot, uuden hakemiston luominen Tiedostot, muokkaa hakemistoa ja poista hakemisto Tiedostot, uusi tiedosto Tiedostot, uusi tiedosto, pudota ja lataa toiminto Tiedostot, uusi tiedosto, vaihtoehtoinen lataus Tiedostot, tiedostojen päivittäminen ja revisiointi Tiedostot, muokkaa tiedostoa Tiedostot, poista tiedosto Tiedostot, metatietojen syöttäminen info.txt lomakkeella Tiedostot, tiedostojen avaaminen pankissa Tiedostot, lataaminen omalle koneelle Tiedostot, kopioiminen ja siirtäminen pankin sisällä Tiedostot, automaatti-ilmoitukset Tiedostot, tiedostojen muut tiedot Tiedostot, haku Tiedostot, katseluohjelmat (Swift View ja Brava) Tiedostot, katseluohjelmat (Swift View) Tiedostot, katseluohjelmat (Brava Enterprise 7) Kopiotilaus, kopiotilauksen tekeminen...32 Kopiotilaus, kopiotilauksen tekeminen...33 Kopiotilaus, kopiotilauksen tekeminen...34 Kopiotilaus, vanhan kopiotilauksen hyödyntäminen...35 Kopiotilaus, kopiotilauksen peruuttaminen...36 Jakelulistat, yleistä...37 Jakelulistat, luonti...38 Jakelulistat, luonti...39 Jakelulistat, tietojen syöttäminen excel-lomakkeella...40 Jakelulistat, muokkaaminen ja poisto Jakelulistat, kansiointi...42 Jakelulistat, tulostaminen...43 Jakelulistat, raportit...44 Viestit (sähköposti jakelu)...45 Viestit (sähköposti jakelu)...46 Viestit (sähköposti jakelu)...47 Tilaus, status ja seuranta...48 Tilaus, peruuttaminen...49 Tilaus, vanhan tilauksen tilaaminen uudelleen...50 Tilaus, kopiotilausraportit...51 Tilaus, kopiotilausraportit...52 Osapuolet...53 Kalenteri...54 Omat tiedot...55 Ulos kirjautuminen...56 Brava Enterprise 7, tuetut tiedostomuodot...57 Loppusanat...58 Kopijyvä Oy - 10/2010

3 Mikä SokoPro oikein on? Käyttöohje 3 Onneksi olkoon erinomaisesta valinnasta ja tervetuloa SokoPro:n käyttäjäksi! SokoPro-projektipankin erittäin monipuoliset työkalut ovat apunasi koko projektin ajan. Järjestelmän avulla voit hallinnoida, arkistoida ja jakaa tietoasi joko digitaalisesti tai perinteisesti paperitulosteina. Oikein käytettynä kaikilla projektin osapuolilla on käytettävissä aina ajantasaista informaatiota paikasta ja ajasta riippumatta. Vaikka SokoPro on varmasti helppokäyttöisimmistä projektipankki sovelluksista ja olet käyttänyt sitä aiemmin, suosittelemme sinua tutustumaan käyttöohjeisiin huolella. Ohjeen avulla hyödynnät uusia ominaisuuksia ja tehostat jo entuudestaan tuttujen toimintojen käyttöä. Help Center: Ma-Pe: 9:00-16:00 Sähköposti: helpdesk@kopijyva.fi Puh (1,10 / min) Help Center Mikäli et löytänyt vastausta kysymykseesi tästä ohjeesta, muistathan että SokoPro Help Center on palveluksessasi. Ystävälliset asiantuntijat tavoitat arkisin numerosta (1,10/min) tai sähköpostitse helpdesk@kopijyva.fi Koulutuspalvelu Koulutamme asiakkaitamme SokoPro-akatemiassa, mikä takaa luotettavat koulutuspalvelut ja ottaa huomioon kaikkien projektiosapuolten tarpeet. Ammattitaitoiset kouluttajamme tulevat mielellään myös paikanpäälle esim. työmaalle, suunnittelukokoukseen tai vaikka oppilaitokseen kouluttamaan tulevaisuuden osaajia rakennusalalle. Kysy lisää koulutuspalveluista myynnistämme!

4 Järjestelmävaatimukset Käyttöohje 4 Internet-yhteys Suositus vähintään laajakaistatasoinen 256kbit/s Internet-selain Internet Explorer 7.0 tai uudempi Mozilla Firefox 3.6 tai uudempi Selaimessa tulisi olla: Ponnahdusikkunat/pop-up sallittuna luotettavien sivujen listalla ActiveX-komponenttien lataaminen/asennus sallittu, vain Internet Explorer Java, mikäli käytetään vedä ja pudota (drag & drop) tiedostojen lataamista projektipankkiin Salattujen tiedostojen tallennus sallittuna Automaattinen tiedostojen lataaminen sallittuna Katso sivulta 5 internet Explorerin asetukset >>

5 Internet Explorer 9 asetukset Käyttöohje 5 1. Selaimessa tulee olla ponnahdusikkunat/pop-up sallittuna luotettavien sivujen listalla 3. ActiveX-komponenttien lataaminen/asennus sallittu 4. Java, mikäli käytetään vedä ja pudota (drag & drop) tiedostojen lataamista projektipankkiin. 5. Salattujen tiedostojen tallennus sallittuna 6. Automaattinen tiedostojen lataaminen sallittuna Selaimesta tulee olla ponnahdusikkunat (Pop-Up) sallittuna. Esim. IE8 ( Työkalut -> Ponnahdusikkunoiden esto -> Salli ponnahdusikkunat tai voit luoda säännön jolla sallitaan vain Sokopro-sivustojen ponnahdusikkunat. sivusto kannattaa myös lisätä luotettavien sivustojen listalle. Esim. IE8 (Työkalut -> Internet-asetukset -> Tietosuoja -> Sivustot Ensimmäistä kertaa käyttäessäsi Brava-katselukomponenttia Active-X:n lataaminen on oltava sallittu. Hyväksy selaimellesi tulevan ActiveX-komponentin asentaminen. Tiedostojen lataaminen ja lähettäminen on oltava sallittu. Aseta WWW-selainohjelmasi lisäasetuksista suojaustason asetuksista Esim. IE8 : Työkalut -> Internet-asetukset -> Suojaus -> Mukautettu taso -> Salli automaattinen tiedostojen lataamisen kysely -> Ota käyttöön.

6 Kirjautuminen järjestelmään Käyttöohje 6 Järjestelmään kirjaudutaan osoitteessa Etusivun kielen saat vaihdettua oikean yläkulman lipuista valitsemalla. Kirjoita saamasi käyttäjätunnus ja salasana kirjautumisruutuun ja paina kirjaudu painiketta (huomioi isot ja pienet kirjaimet sekä välilyönnit). Mikäli olet unohtanut salasanasi, valitse Unohditko salasanan? -toiminto jolla saat salasanasi nopeasti ilmoittamaasi sähköposti osoitteeseen.

7 Projektipankin valinta Käyttöohje 7 a) Jos olet mukana vain yhdessä Sokopro projektissa, avautuu se automaattisesti pankin etusivulle. b) Jos olet mukana useassa eri Sokopro projektissa, valitse projektipankit välilehdeltä oikea kohde. Voit valita usein tarvitsemasi projektit listautumaan suosikkeihin, jonne kirjautuminen automaattisesti johtaa. Projektipankit välilehden kautta voit vaihtaa projektista toiseen myös kesken istunnon, eikä sinun tarvitse kirjautua järjestelmään uudelleen. Tämän edellytyksenä on, että projektit on lisätty samalle käyttäjätunnukselle. Mikäli jostain syystä olet saanut useita eri käyttäjätunnuksia, ota yhteys Help Centeriin.

8 Käyttöohje 8 Työpöytä Navigointi Omat tiedot Kirjaudu ulos Linkkejä Kuvagalleria Valintakori Uusimmat tiedostot

9 Käyttöohje 9 Navigointi Projektipankin sisältämiin toimintoihin pääset käyttämällä sivun yläosassa olevan työkalupalkin välilehtiä. Välilehtien määrä vaihtelee kunkin käyttäjän oikeuksien ja projektille tilattujen ominaisuuksien mukaan. Projektipankin kotisivu. Tiedostot toiminto avaa projektipankin vasemmalle puolelle hakemistorakenteen ja sinne tallennetut tiedostot. Projektipankkiin liitetyt henkilöt ja heidän yhteystiedot. Tarjouspyyntöjen hallinta. Projektikohtainen kalenteri. Projektipankit joihin sinulla on käyttöoikeus. Hallitse jakelulistoja, sähköisiä jakeluja, kopiotilauksia sekä sähköpostin lähetys projektin eri osapuolille. Työmaapäiväkirja sekä työturvallisuusmittaukset. Opasteiden ja turvallisuustaulujen tilaukset työmaalle.

10 Valintakorin käyttö 1/2 Käyttöohje 10 Monet tiedostoihin liittyvät toiminnot (esim. tiedostojen lataus omalle koneelle, kopiotilaus sekä tiedostojen siirto ja kopiointi pankin sisällä) toimivat valintakorin kautta. Voit lisätä haluamasi tiedostot ja/tai kansiot valintakoriin ostoskori-kuvakkeesta. Mikäli valitset kokonaisia kansioita, kannattaa tarkistaa kansion sisältö ja tiedostojen koko ennen valintakoriin lisäystä. Valintakorin saat näkyville pankin oikeaan laitaan painamalla valintakorin ikonia oikeasta ylälaidasta. Ikonin oikealla puolella oleva luku kertoo korissa olevien kansioiden/tiedostojen määrän.

11 Valintakorin käyttö 2/2 Käyttöohje 11 Valintakorissa on neljä päätoimintoa sekä aputoiminnot. Päätoiminnot Siirrä kansioon sivulla 25 >> Kopioi sivulla 25 >> Tilaa sivulla 32 >> Lataa tiedostot sivulla 24 >> Aputoiminnot Poista tiedosto/hakemisto valintakorista Koko valintakorin saat tyhjäksi painamalla otsikkokentässä olevaa punaista rastia. Yksittäisen tiedoston sekä hakemiston saat poistettua valintakorista painamalla oikealla olevaa punaista rastia.

12 Käyttöohje 12 Tiedostot, navigointi Valitsemalla yläpalkista Tiedostot välilehden, saat hakemistopuun näkyviin pankin vasempaan ikkunaan. Hakemiston sisältö näkyy oikean puoleisessa ikkunassa. Avaa haluamasi hakemisto klikkaamalla hakemiston nimeä tai kuvaketta. Saat mahdolliset alihakemistot näkyviin klikkaamalla +merkkiä ko. hakemiston kohdalta. Hakemiston nimen jälkeen suluissa oleva numero kertoo tiedostojen ja hakemistojen yhteismäärän ko. hakemistossa). Alihakemistojen symbolina on keltainen kansio ja tiedostoilla tyypistä riippuen erilaiset ikonit. Ikkunassa on lisäksi omat kentät erilaisille metatiedoille esim. sisältö, mittakaava jne. Jotkin metatiedot saattaavat olla pakollisia, riippuen projektin asetuksista. Hakemistopolku näkyy yläpalkissa.

13 Tiedostot, hakemiston sisältö Käyttöohje 13 Ylhäällä oleva työkalupalkki Vasemmalta lukien nappien nimet ja niiden toiminnot. 1. Uusi hakemisto (tee auki olevaan hakemistoon uusi alahakemisto) 2. Uusi tiedosto (tallenna avoimena olevaan hakemistoon uusi/uusia tiedostoja) 3. Raportti 4. Automaattinen ilmoitus 5. Excel (avoin näkyvä tiedostolistaus Excel muodossa) 6. Excel kaikki (Koko projektin tiedostolistaus Excel muodossa) 7. PDF (Valitun hakemiston tiedostolistaus PDF muodossa) 8. Palauta sarakejärjestys (voit palauttaa sarakejärjestyksen takaisin aluperäiseksi) Voit myös muuttaa sarakkeiden järjestystä raahaamalla hiirellä sarakkeen haluamaasi sarakeväliin. Sarakejärjestys ja tietojen järjestäminen vaikuttaa myös Excel raportteihin. Lisäksi sarakkeiden leveyttä voidaan muuttaa vetämällä hiirellä sarakkeen reunasta. Alhaalla olevat pienet kuvakkeet Muokkaa tiedostoa Hakemisto Tiedostojen kuvakkeita (plt, pdf, jpg, bmp ja doc) Swift View katseluohjelma (plt-kuvat) Brava Enterprise katseluohjelma (mm. plt ja cad-kuvat) Tiedostosta on useita versioita eli revisioita, pääsy revisioiden hallintaan Tiedostosta on tehty tilaus Valintakori, tiedostoa ei valintakorissa tai tiedosto on valintakorissa Tiedosto on mustavalkoinen tai tiedosto on värillinen

14 Tiedostot, uuden hakemiston luominen Käyttöohje 14 Valitse ensin hakemistorakenteesta kohta jonne uusi hakemisto luodaan. Paina oikean puoleisen palstan työkaluriviltä Uusi hakemisto nappia. Anna hakemistolle nimi ja halutessasi kuvaus sisällöstä. Nimen vieressä näkyy koko tiedostopolkuun nimineen käytettävissä olevien merkkien määrä. Paina Tallenna nappia. Järjestelmän ilmoittaa tallennuksen onnistuneen, paina Sulje nappia. Huom! Mikäli painike puuttuu, sinulla ei ole kirjoitusoikeutta ko. kansioon.

15 Käyttöohje 15 Tiedostot, muokkaa hakemistoa ja poista hakemisto Poisto tapahtuu hakemiston ominaisuuksista Poista napilla, ominaisuuksiin pääset valitsemalla hakemisto ikonin vasemmalta puolelta rattaat eli muokkaa ikonin. Hakemiston ominaisuuksista voit nimetä hakemiston uudelleen sekä muokata hakemiston kuvausta. HUOM! Mikäli Muokkaa tai Poista painike puuttuu, sinulla ei ole ko. oikeutta.

16 Tiedostot, uusi tiedosto Käyttöohje 16 Paina oikean puoleisen palstan työkaluriviltä Uusi tiedosto nappia, jolloin tiedostojen latausikkuna avautuu. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa joilla voit ladata tiedostoja omalta tietokoneeltasi projektipankkiin: 1. Java-pohjainen pudota ja lataa toiminto, joka avautuu oletuksena auki. 2. Perinteinen vaihtoehto lataus jota voit käyttää mikäli pudota ja lataa toiminto ei sinulle sovi tai sen kanssa on ongelmia. Useita tiedostoja voi tallettaa myös pakkaamalla ne ensin zip-paketiksi, jonka palvelin purkaa automaattisesti yksittäisiksi tiedostoiksi. Huomaa että zip-tiedosto ei saa sisältää hakemistorakenteita tai kansioita!

17 Käyttöohje 17 Tiedostot, uusi tiedosto, pudota ja lataa toiminto PUDOTA JA LATAA Avaa koneeltasi tiedostot ikkuna jossa ladattavat tiedostot ovat. Lataa tiedostot raahaamalla ne hiirellä plussalla varustetun kansion päälle. Lataaminen alkaa automaatisesti jonka päätteeksi voit täydentää tiedoston metatietoja. Metatietojen pakollisuus riippuu projektipankin määrityksistä, oletuksena metatiedot eivät ole pakollisia. Huomaa että ladatut tiedostot tulevat automaattisesti myös valintakoriin, mikäli haluat tehdä samantien vaikkapa kopiotilauksen tai päivitysilmoituksen.

18 Käyttöohje 18 Tiedostot, uusi tiedosto, vaihtoehtoinen lataus VAIHTOEHTOINEN LATAUS Vaihtoehtoinen lataus toimii kaksi vaiheisesti. Ensin valitaan ladattavat tiedostot ja sen jälkeen ne ladataan kaikki kerralla projektipankkiin. Vaihe 1 Lisää tiedostot yksi kerrallaan painamalla Selaa nappia jolloin pääset valitsemaan yhden tiedoston omalta koneeltasi ja avaamaan sen ladattavien tiedostojen listaan. Seuraavaksi voit lisää tiedostoja painamalla Lisää nappia joka lisää aina yhden tiedoston lataus rivin edellisten alle. Vaihe 2 Kun olet valinnut kaikki haluamasi tiedostot, paina lopuksi Lataa nappia. Vaihe 3 Voit tarvittaessa täydentää tiedostojen metatiedot. Lopuksi paina Tallenna nappia. Huomaa että osa metatiedoista voi olla määritelty pakollisiksi projektipankissa.

19 Käyttöohje 19 Tiedostot, tiedostojen päivittäminen ja revisiointi Revisiohallinta toimii siten, että vanhan tiedoston päälle talletetaan uusi, saman niminen tiedosto. Älä käytä tiedoston nimessä päivämäärää tai revisiotunnusta. Päivitys tapahtuu kuten uusien tiedostojen tallennus kohdissa. Tiedostojen listauksessa revisiointi näkyy kello kuvakkeena. Valitsemalla kellon pääset näkemään revisiot ja muokkaamaan/poistamaan niitä. HUOM! Pankissa olevaa tiedostoa (esim. word-tiedosto) ei voi päivittää avaamalla suoraan pankista ja muokkaamalla sisältöä, vaikka sinulla olisi muokkausoikeudet ko. kansioon. Päivitys tapahtuu aina tallettamalla uusi tiedosto vanhan päälle.

20 Tiedostot, muokkaa tiedostoa Käyttöohje 20 Valitse muokkaa ikoni (rattaat) tiedoston nimen vasemmalta puolelta. Voit nyt muokata haluamiasi tiedoston ominaisuuksia. Pudotusvalikosta voi valita piirustustiedostolle statuksen (alustava, luonnos, vain urakka laskentaa varten, työpiirustus). Voit myös muuttaa pankissa olevan tiedoston nimeä. Tällöin muuttuu myös aiempien revisioiden nimi. Väritulostus merkillä voit ilmoittaa että tiedosto on tarkoitettu tulostettavaksi värillisenä. Tämä tieto välittyy kopiotilauksen yhteydessä kopiolaitokselle. Tallentaaksesi muutokset, paina tallenna nappia. Järjestelmän kuitattua onnistuneen tallennuksen, voit sulkea ikkunan painamalla nappia Sulje.

21 Tiedostot, poista tiedosto Käyttöohje 21 Valitse muokkaa ikoni (rattaat) ja paina poista nappia. Tiedoston poistamiselle on em. dokumentin muokkaus ikkunassa kaksi toimintoa: Poista nappi poistaa ko. tiedoston viimeisimmän revision (mikäli aiempia revisioita on tallennettu) ja edellinen versio nousee aktiiviseksi. Poista kaikki napilla saat poistettua ko. tiedoston koko revisiohistorian. HUOM! Joissain tapauksissa voi tiedoston poisto-oikeus olla rajoitettu pankin tilaajan toimesta. Tällöin poistonappeja ei löydy. Ota yhteys pankin tilaajaan tai Help Centeriimme.

22 Käyttöohje 22 Tiedostot, metatietojen syöttäminen info.txt lomakkeella Mikäli tallennat pankkiin tiedostoja, jotka on haettu toisesta Sokopro pankin projektista, voit hyödyntää infotietojen syöttämisessä ns. info.txt lomaketta. Kun haet Sokopro pankista tiedostoja valintalistan kautta saat zipin mukana info.txt tiedoston. Tämä lomake sisältää haettujen tiedostojen metatiedot. Kun talletat saman zipin toiseen projektipankkiin, lukee järjestelmä automaattisesti metatiedot lomakkeesta. HUOM! Tietokenttien järjestyksen tulee olla samanlainen molemmissa projekteissa.

23 Käyttöohje 23 Tiedostot, tiedostojen avaaminen pankissa Tiedoston saat avattua painamalla sen kuvaketta tai klikkaamalla tiedoston nimeä. Tiedosto aukeaa selainversiosta ja työaseman asetuksista riippuen joko omassa selainikkunassaan tai tiedostotyypin vaatimassa ohjelmassa. Koska pankissa oleviin tiedostoihin ei voi tehdä muutoksia, avautuvat ne katsottavaksi väliaikaisten internet tiedostojen kautta vain lukumuodossa. Käyttöjärjestelmästä ja selainasetuksista johtuen et välttämättä saa kaikkia tiedostoja auki. Tässä tapauksessa kannattaa tiedostot ladata omalle koneelle valintalistan kautta. Mikäli käytössäsi on Brava Enterprise-katseluohjelma (erikseen hankittavissa) saat CAD tiedostot auki valitsemalla Brava ikonin.

24 Tiedostot, lataaminen omalle koneelle Käyttöohje 24 Tiedostojen lataamiseen omalle koneelle käytetään valintakoria. Valitse tiedostot valintakoriin joko yksittäin tai hakemistoittain, valitsemalla tiedoston sijaan hakemiston. Kun olet valinnut kaikki haluamasi tiedostot valintakoriin, valitse valintakorin toiminnoista Lataa tiedostot nappia. Järjestelmä tekee tiedostoista zip paketin ja sen lataus alkaa pienen hetken kuluttua. Voit tyhjentää valintakorin onnistuneen latauksen jälkeen. Zip pakettissa on valitsemiesi tiedostojen lisäksi myö info.txt niminen tekstitiedosto. Se pitää sisällään paketissa olevien tiedostojen metatiedot. Tästä tiedostosta on hyötyä silloin kun haluat tuoda pankkiin useita tiedostoja ja haluat tuoda samalla niiden metatiedot etkä halua kirjoittaa metatietoja tuontivaiheessa.

25 Käyttöohje 25 Tiedostot, kopioiminen ja siirtäminen pankin sisällä Tiedostojen kopioiminen edellyttää tallennusoikeutta kansioon jonne aiot kopioida tiedostot. Siirtäminen kansiosta toiseen vaatii lisäksi poisto-oikeuden alkuperäiseen sijaintipaikkaan. Siirto- ja kopiointitoiminnot löytyvät valintakorin palkista, Tilaa napin vasemmalta puolelta. Siirtäminen ja kopioiminen tapahtuu seuraavasti: Valitse siirrettävät/kopioitavat tiedostot valintakoriin. Huomaa että valittuja tiedostoja ei voi jakaa eri kansioihin. Voit kerralla siirtää/kopioida vain yhteen kansioon. Valitse valintakorin palkista nappi Siirrä kansioon (vasemmalla) tai Kopioi (oikealla) riippuen kumman toiminnon haluat suorittaa. Valitse seuraavana Hakemistojen valinta ikkunasta hakemisto johon haluat siirtää/kopioida tiedostot. Revisiot Siirtäessä tiedostoa, jossa on revisioita, kaikki revisiot siirtyvät automaattisesti mukana. Kopioitaessa tiedostoa, jossa on revisioita, vain viimeisin revisio kopioidaan uuteen hakemistoon.

26 Tiedostot, automaatti-ilmoitukset Käyttöohje 26 Sokopro pankin käyttäjä voi tilata itselleen automaattisen tallennusviestin kansioista, joiden sisällön päivittymisestä hän on kiinnostunut. Ei siis yksittäisitä tiedostoista vaan hakemistosta! Järjestelmä kerää tietoa päivän aikana talletetuista tai päivitetyistä tiedostoista ja lähettää seuraavana yönä viestin käyttäjätunnuksen mukaiseen sähköpostiin. Ilmoituksen voi tilata mikäli omaa lukuoikeuden ko. kansioon. Ilmoitus periytyy myös alikansioihin. Kaikilla käyttäjillä joilla on lukuoikeus ko. kansioon, on oikeus tilata viesti itse. Myös projektin pääkäyttäjä (admin) voi hallita viestejä. (Kts. erillinen pääkäyttäjän ohje) Valitse hakemistopuusta haluamasi kansio ja klikkaa ruksi kohtaan Automaat.-ilm. Huom! Mikäli olet määritellyt automaatti-ilmoituksia useaan eri projektiin, saat kootusti kaikkien projektien päivitykset yhdessä ilmoituksessa.

27 Tiedostot, tiedostojen muut tiedot Käyttöohje 27 Raportti -painikkeesta saatava raportti sisältää kyseisen hakemiston tiedostojen jakelut. Excel -painikkeesta saat näkyvillä olevan tiedostolistauksen tiedostoista raportin metatietoineen excel-muodossa. Excel kaikki painikkeesta saatava raportti sisältää vasemmalta hakemistorakenteesta valitun hakemiston, alihakemistot, tiedostot sekä niiden metatiedot Excel-muodossa. PDF painikkeesta saatava raportti sisältää vasemmalta hakemistorakenteesta valitun hakemiston, alihakemistot, tiedostot sekä niiden metatiedot PDF-muodossa.

28 Käyttöohje 28 Tiedostot, haku Voit hakea tiedostoja nimen ja tyypin perusteella. Hakusana etsii tietoa sekä nimen, että tallennetun sisältötiedon perusteella. Hakutulokset listautuvat oikean puoleiseen ikkunaan. Tiedosto tiedoston nimi, sen osa tai tiedostopääte. Rajaa kansioon pudotusvalikosta voit tarkentaa hakutoiminnon koskemaan vain tiettyä pankin kansiota. Hakusana etsii tietoa sekä nimen, että tallennetun sisältötiedon perusteella Rajaa metatietoon valikko hakee antamallasi hakusanalla tietyn metatietokentän sisältöä. Ajalla toiminnon kautta voit valita kalenterista päivämäärät, joiden välillä talletettuja tiedostoja etsit.

29 Käyttöohje 29 Tiedostot, katseluohjelmat (Swift View ja Brava) SokoPro sisältää kaksi eri sovellusta piirustustiedostojen katselemiseen. Swift View-ohjelma toimii kaikilla käyttäjillä plt-tiedostojen oletuskatseluohjelmana. Käyttäjille voidaan eri sopimuksella ottaa käyttöön myös Brava Enterprise katseluohjelma, joka sisältää monipuolisemmat toiminnot, mm. punakynämerkinnät ja cad-tiedostojen katselun. Brava lisenssit ovat maksullisia ja käyttäjäkohtaisia. Lisätietoja saat Kopijyvä Oy:n myynnistä tai Help Centeristä

30 Tiedostot, katseluohjelmat (Swift View) Käyttöohje 30 Swift View PLT-tiedostojen katseluun, sisältyy suoraan projektipankin ominaisuuksiin. HUOM! Toimii vain Internet Explorer selaimessa. Kun haluat katsella PLT-tiedostoa, klikkaa -ikonia. SokoPro lähettää koneellesi Active-X komponentin joka mahdollistaa sovelluksen käytön SokoPro palvelimelta. Ensimmäistä kertaa käyttäessäsi Swift View ohjelmaa, Active-X:n lataaminen on oltava sallittu. Hyväksy selaimellesi tulevan Active-X komponentin asentaminen. Mikäli latauskysymystä ei tule ja sinulle aukeaa tyhjä ikkuna, ota yhteys yrityksesi IT-tukeen. Windows Vista käyttöjärjestelmässä kannattaa asettaa luotettavien sivustojen listalle. Lisäksi suojatun tilan (protected mode) täppä tulee olla pois päältä. Kun Active-X komponentti on asennettu, aukeaa piirustus katseltavaksi omaan ikkunaansa.

31 Käyttöohje 31 Tiedostot, katseluohjelmat (Brava Enterprise 7) -ikonia. sen asentamis- Brava Enterprise 7 Avaa tiedosto Bravaan valitsemalla tiedoston nimen vasemmalta puolelta Bravan Mikäli Sinulla ei ole Bravan ActiveX komponenttia jo asennettuna, selain pyytää ta. Brava Enterprise mahdollistaa plt ja cad-tiedostojen monipuolisen katselun sekä käsittelyn suoraan internet-selaimessa, ilman koneellesi hankittuja erillisiä ohjelmia. Brava tukee mm. seuraavia tiedostomuotoja: 0, 906/907, DWG, DXF, DWF, DX, DG, PRT, RLC, CGM, EDM, G3, G4, CG4, RNL, CMI, MI, PLT, IGS, IGES, IDW, DGN, CIT, RLE, MVS, DSN, DFT, SLDDRW, MOT, CAL, CG4, GP4, MIL, DCX, EDC, PS/EPS, FTK, GIF, ISO, CAL, JPG, JPEG, JP2, PCX, PNG, DIF, TIF, TIFF, BMP. Mikäli haluat lisätietoja tuetuista tiedostomuodoista, katso tarkempi lista täältä >> Bravan ominaisuuksina mm.: Monipuoliset merkinnät Kuvan tallennus PDF ja TIFF muodossa sekä CSF salasanasuojattu tallennusmuoto Näkymän tallennus jpg muodossa Kalibroitava mittatyökalu Monipuoliset tulostus vaihtoehdot (mm. mittakaava)

32 Kopiotilaus, kopiotilauksen tekeminen Käyttöohje 32 SokoPron kopiotilaustoiminnolla lähetetään piirustustilaus suoraan pankista projektiin valitulle kopiolaitokselle. Kohteesta riippuen voi projektilla olla myös useita kopiolaitoksia. Mikäli olet epävarma oikeasta laitoksesta, selvitä asia ko. projektin johdolta. Valitse kaikki tilattava materiaali valintakoriin. Paina valintakorin Tilaa nappia, jolloin tilauswelho aktivoituu. Vaihe 1 - perustiedot 1. Anna tilaukselle nimi. 2. Valitse maksaja vetovalikosta. 3. SokoPro ehdottaa kopiolaitoksen normaalikokoisen tilauksen mukaista toimitusaikaa. Esimerkkikuvassa ehdotetaan toimitusta klo. 13:00 mennessä. Voit muuttaa ehdotettua aikaa, mutta kiireelliset työt tulee sopia kopiolaitoksen työnjohdon kanssa. 4. Mikäli haluat että tilaus yhdistetään jonkin toisen tilauksen kanssa, kirjoita numero kenttään Osa tilattu numerolla. Jatka painamalla nappia Seuraava. Vaihe 2 - jakelulistat Voit valita tilaukseen etukäteen tallennetun jakelulistan. Pääset valitsemaan jakelulistan painamalla nappia Lisää jakelu. Mikäli listoja ei ole talletettu tai et halua käyttää niitä, voit hypätä tämän kohdan yli painamalla nappia Seuraava. Vaihe 3 - valittujen jakelulistojen henkilöt Mikäli valitsit edellisessä vaiheessa jakelulistan/jakelulistoja, saat näkyville jakelulistoihin kuuluvat henkilöt. Jatka painamalla nappia Seuraava.

33 Kopiotilaus, kopiotilauksen tekeminen Käyttöohje 33 Vaihe 4 - yksittäiset vastaanottajat 1. Voit valita tilaukseen yksittäisiä vastaanottajia. Voit etsiä henkilöt nimen tai yrityksen perusteella. Valitse henkilö laittamalla rasti nimen vasemmalta puolelta ja täydennä kappalemäärä. 2. Mikäli vastaanottajaa ei ole tietokannassa, voit lisätä hänet painamalla Lisää -> Lisää muu nappia. 3. Huom! Kappalemäärä ilmoittaa montako kertaa ko. henkilön tiedot tulevat kopiolomakkeeseen, ei kopiosarjojen lukumäärää. Sarjat valitaan vasta myöhemmin. Mikäli samalle vastaanottajalle halutaan esim. sekä seläkkeellisiä, että seläkkeettömiä sarjoja tulee tiedot valita kahdesti. Jatka painamalla nappia Tallenna. Vaihe 5 - kopio- ja jakelutiedot Kun vastaanottajat on valittu, pääset täyttämään kopio- ja jakelutietoja. Valitse tarvittavat jakelutiedot: 1. Sarjamäärä 2. Taitto ja käsittely. Mikäli valikosta ei löydy sopivaa vaihtoehtoa, valitse muu käsittely ja kirjoita lisäselvitys tilauksen viimeisessä kohdassa lisätietokenttään. 3. Toimitustapa. Lähetti on kopiolaitoksen oma palvelu (varmista toimialue) ja kuriiri ulkopuolinen sopimuskuljetus. 4. Kopiolaitos. Mikäli tämä optio on käytössä, on projektilla vaihtoehtoisia kopiolaitoksia. SokoPro ehdottaa postinumeroon perustuen lähintä sopimuksen mukaista kopiolaitosta. Voit halutessa muuttaa laitoksen manuaalisesti. Jatka painamalla nappia Seuraava. Vaihe 6 - tiedostot, poisto ja väritulostusksen valinta Voit vielä halutessasi poistaa tilauksesta tiedostoja punaisesta rastista. Mikäli haluat että tiedosto tulostetaan värillisenä voit rastittaa ko. option. Jatka painamalla nappia Seuraava.

34 Kopiotilaus, kopiotilauksen tekeminen Käyttöohje 34 Vaihe 7 - Yhteenveto tilauksesta 1. Näet yhteenvedon tilauksen tiedoista sekä Tilauksen lisätiedot ikkunan. Tähän kenttään voit kirjoittaa kopiotilauksen lisäohjeet. 2. Sähköposti kenttä kertoo tilaajan osoitteen, johon kopiolaitos voi tarvittaessa ottaa yhteyttä tilaukseen liittyvissä asioissa. 3. Jatka painamalla nappia Valmis. Odota kunnes saat kuvaruudulle tiedon tilauksen onnistuneesta lähetyksestä. Ruudussa ilmoitetulla yksilöllisellä tilausnumerolla voit mm. seurata tilauksen etenemistä Jakelut ja tilaus välilehdellä. Voit sulkea ikkunan ja tyhjentää tiedostot valintalistasta.

35 Käyttöohje 35 Kopiotilaus, vanhan kopiotilauksen hyödyntäminen Voit hyödyntää vanhaa kopiotilausta mikäli tilauksessa olleita tiedostoja ei ole poistettu tai muokattu tilauksen tekemisen jälkeen. 1. Mene lehdelle Jakelut ja tilaus. 2. Valitse vasemmalta kansio Tilaukset. 3. Klikkaa tilauksen nimestä vanha tilaus muokattavaksi. Voit tehdä saman tilauksen uudelleen napista Tilaa tai muokata vanhan tilauksen tietoja napista Muokkaa ja tilaa. Muokkaa ja tilaa toiminnon valittuasi etenet kuten uuden kopiotilauksen tekemisessä tilauswelholla.

36 Käyttöohje 36 Kopiotilaus, kopiotilauksen peruuttaminen Tilaus on mahdollista peruuttaa järjestelmästä max. 2 tuntia tilauksen tekemisen jälkeen. Tämän aikarajan jälkeen joudut ottamaan yhteyttä työnjohtoon puhelimitse tai sähköpostilla. 1. Mene lehdelle Jakelut ja tilaus. 2. Klikkaa vasemmalta kansiota Tilaukset. 3. Näet listan uusimista kopiotilauksista. 4. Peruuta tilaus oikeassa reunassa näkyvästä rastista. HUOM! Voit peruuttaa vain oman kopiotilauksesi.

37 Käyttöohje 37 Jakelulistat, yleistä Jakelulistoilla on tarkoitus helpottaa samoille henkilöille tapahtuvaa tilausten tekoa. Yksinkertaisimmillaan jakelulista on luettelo henkilöistä joihin voidaan kohdistaa tilaus. Jakelulistalle saat myös tallennettua tilattavat tulosteet optioineen sekä toimitustavat henkilöittäin. Mikäli jakelulistalla oleviin tiedostoihin tulee päivityksiä, ne päivittyvät automattisesti jakelulistaan.

38 Käyttöohje 38 Jakelulistat, luonti Mikäli haluat jakelulistalle tiedostoja, valitse ne ensimmäisenä valintakoriin. Tämä ei kuitenkaan ole pakollista. Valitse Jakelut ja tilaus välilehti. Jakelulistoja pääset luomaan klikkaamalla Jakelulistat kansiota vasemmalta hakemistopuusta. Käynnistä ohjattu jakeluwelho Lisää uusi jakelulista napista. Vaihe 1 - perustiedot 1. Anna jakelulle nimi 2. Kirjoita halutessasi kuvaus jakelusta. Jatka painamalla nappia Seuraava. Vaihe 2 -vastaanottajat 1. Lisää vastaanottajat Etsi vastaanottajat nimen tai yrityksen perusteella. Valitse henkilö hakuvastauksesta rastittamalla henkilö nimen vasemmalta puolelta. 2. Vastaanottajat voidaan syöttää myös Excel-listasta. 3. Kappalemäärä ilmoittaa montako kertaa ko. henkilön tiedot tulevat kopiolomakkeeseen, ei kopiosarjojen lukumäärää. Sarjat valitaan vasta myöhemmin. Mikäli samalle vastaanottajalle halutaan esim. sekä seläkkeellisiä, että seläkkeettömiä sarjoja tulee tiedot valita kahdesti. 4. Tallenna napilla saat tallennettua vastaanottajan jakelulistan vastaanottajiin. 5. Mikäli vastaanottajaa ei ole tietokannassa, voit lisätä hänet painamalla Lisää -> Lisää muu nappia. Jatka painamalla nappia Seuraava.

39 Käyttöohje 39 Jakelulistat, luonti Vaihe 3 - sarjat 1. Valitse sarjojen määrät 2. Taittotapa 3. Toimitustapa 4. Kopiolaitos 5. Halutaanko jakelu myös sähköpostilla (ilmoitus jakeluun lähetetyistä tiedostoista) Vaihe 4 - tiedostot Listassa näkyy tiedostot jotka on liitetty jakelulistaan. Mikäli et halua tallettaa jakelulistaan tiedostoja, voit poistaa ne jakelulistan luonnin jälkeen. HUOM! Kaikki tiedostot jotka ovat valintakorissa jakelulistaa luotaessa, tallentuvat jakelulistalle. Paina lopuksi Valmis nappia. Mikäli et halua hyödyntää muuttuneet jakelut toimintoa, kannattaa jakelulistaan tallettaa vain kopioiden vastaanottajat ja kopiosarjat. Jakelulistaan talletetut tiedostot tulevat kopiotilaukseen mukaan aina listaa käytettäessä.