Asianhallinta Viranhaltijapäätösten hallinta Kokoushallinta Dokumenttienhallinta Raportit

Transkriptio

1 1 MÄNTYHARJU ASIANHALLINTAJÄRJESTELMÄ TOIMINTATAPAOHJE Yleistä CaseM asianhallintajärjestelmä Asianhallintajärjestelmä n liitetty tiednhjausjärjestelmään. Järjestelmä täydentää autmaattisesti asiille ja asiakirjille tiednhjaussuunnitelman mukaiset tiedt sekä näyttää asiankäsittelyyn määritetyt prsessin kulun tiednhjaussuunnitelmaan kuvattujen käsittelyvaiheiden ja timenpiteiden ketjuna. Järjestelmä käyttää kk elinkaaren ajan sitä tiednhjaussuunnitelman versita, jka li vimassa asian avauksen yhteydessä. Mäntyharjun kunnassa n kaikkien hallintkuntien yhteiskäytössä leva kknaisvaltainen asianhallintajärjestelmä, jka sisältää sit: Asianhallinta Viranhaltijapäätösten hallinta Kkushallinta Dkumenttienhallinta Raprtit Timintatapahjeen tarkitus CaseM asianhallintajärjestelmän käytössä nudatetaan näitä yhteisiä timintatapahjeita hyvän tiednhallintatavan tteuttamiseksi: tiedt n viety järjestelmään hjeistuksen mukaisesti, vat ikeita ja ajantasaisia, julkiset ja salaiset asiat ja asiakirjat pidetään erillään, käyttöikeudet vat tehtävien mukaiset. Pääkäyttäjät Järjestelmälle n nimetty ja kulutettu seuraavat pääkäyttäjät: Tuija Setälä, puh Arja Leppäkumpu. puh Jkaisella palvelualueella n järjestelmään kulutettu sastvastaavaa, jnka puleen tivtaan käännyttävän ensisijaisesti kysymysten tai ngelmien ratkaisemiseksi. Palvelualueiden sastvastaavat vat: hallintpalvelut: Tuija Setälä puh ja Arja Leppäkumpu, puh sivistyspalvelut: Anja Oinnen puh tekniset palvelut: Raili Rimaila, puh Pääkäyttäjän tehtävänä n hulehtia järjestelmän yleisistä asetuksista, käyttäjähallinnasta käyttöikeuksineen, perustiedista ja asiakirjamalleista.

2 2 Kulutukset ja käyttöppaat Js tarvitset kulutusta, ta yhteyttä ensisijaisesti sastvastaavaasi. Käyttöhjeet tulevat löytymään hjelman valiksta myöhemmin. Käyttäjähje jaetaan sähköpstilla käyttäjille. Alittaessasi hjelman käytön, ta yhteyttä maan sastvastaavaa pastuksen saamiseksi. Tietkannat CaseM:n tutantkantaan kirjaudutaan sitteessa: CaseM:n kulutuskantaan kirjaudutaan sitteessa: Asianhallinnan varsinainen timinta tapahtuu tutantkannassa. Kulutukset ja mahdlliset mat harjitukset tehdään kulutuskannassa. Tieta ei vi siirtää kulutuskannasta tutantkantaan tai päinvastin. Ole tarkkana, kummassa ympäristössä timit. Kannan nimi näkyy wwwsivun sitepalkissa. Muut timijat ja käyttöikeudet Yhdellä henkilöllä vi lla mnia rleja ja erilaisia käyttöikeuksia eri siihin. Kirjaaja avaa uuden asian ja kirjaa saapuneet asiakirjat avaa vireilletuln timenpiteet tu skannatut asiakirjat järjestelmään vastuuttaa asian sille henkilölle/henkilöille, jille asian valmistelu kuuluu (siirt työpöydälle) pettelee kirjaamisessa käytettävän lukituksen käytön saa tiednhjaussuunnitelman perusteet (mitkä tiedt periytyvät asiankäsittelyjärjestelmään tiednhjaussuunnitelmasta, ja mitkä tiedt vat mukattavissa) Valmistelija laatii esittelylistatekstin timielinpäätöksenteka varten käyttämällä järjestelmän lmakkeita ja laatimalla päätösehdtuksen järjestelmään (ei wrd-tekstejä tai sähköpstiviestejä kkusjärjestelijälle) tu esityslistalle menevät liitteet järjestelmään ikealle asialle ja timenpiteelle (js liitteet vat esim. excel-tiedstja tai paperiasiakirjja, valmistelija tallentaa tiedstn pdf-mutn tai skannaa sen verkklevylle ennen järjestelmään tumista) laatii esityslistatekstin täydentyvälle pykälälle tarvittaessa (useammassa timielinkäsittelyssä käsiteltävä asia, täydentyvän pöytäkirjan laatiminen) pyytää tarvittaessa asian avauksen kirjaamsta MUITA VASTUITA

3 3 Kkusjärjestelijä lu man timielimensä kkukset järjestelmään (kkustyötilan lunti) hyväksyy esityslistalle tettavat asiat, kkaa esityslistan hyväksyy esityslistalle tettavat asiat, kkaa esityslistan lu vakipykälät ja tt-ikeuspykälät lautakunnan kkuksiin lähettää kkuskutsun lu pöytäkirjan tekee asiansaiselle lähetettävät tteet laillisuusteksteineen lähettää pöytäkirjantteet, rekisteröi tehdyt timenpiteet vi tarvittaessa avata uuden asian (kiireelliset esityslistalle menevät asiat, pöytäkirjan laatimisvaiheessa avattava asia esim. valtuustalitteelle) pettelee kirjaamisessa käytettävän lukituksen käytön saa tiednhjaussuunnitelman perusteet (mitkä tiedt periytyvät asiankäsittelyjärjestelmään tiednhjaussuunnitelmasta ja mitkä tiedt vat mukattavissa) Kkussihteeri saa kkusjärjestelijän tehtävät tarvittavassa laajuudessa, eli vähintään hyväksyy esityslistalle tettavat asiat (vi lla sama henkilö kuin kkusjärjestelijä) avaa ilmittautumisen kkukseen ja merkitsee tarvittaessa läsnälijat paikalla leviksi surittaa järjestelmässä sähköisen kkuksen ajankäyttöön liittyvät timenpiteet (kkuksen alkaminen, päättäminen, taut: avaa kkuksen järjestelmässä, kun kkuksen puheenjhtaja avaa kkuksen, sekä päättää kkuksen kirjaa pöytäkirjalle tulevat päätökset lu äänestykset jäävää jäsenet tarvittaessa hallinni kkuksen jäsenten rleja (esim. varajäsenen merkitseminen kkuksen sallistujaksi, rlien muutkset esim. jääviyden takia) lu kkuksessa uuden pykälän esityslistalle sähköisen kkuksen timinnallisuuksien ymmärtäminen Esittelijä esityslistalla levien asiiden mukkaaminen sähköisen kkuksen timinnallisuuksien ymmärtäminen Viranhaltija/viranhaltijan päätöksen tekijä pyytää asian avauksen kirjaamsta viranhaltijapäätösten tekemistä varten avaa timenpiteen ja lu sille viranhaltijapäätöksen hyväksyy viranhaltijapäätöksen (vastaa allekirjittamisesta järjestelmässä) ja tulstaa paperille allekirjitettavan kappaleen, tekee asiansaiselle lähetettävän pdf-kappaleen nähtävänäpitmerkintöineen ja ikeiksi tdistamisineen lähettää päätöksen tiedksi, rekisteröi tehdyt timenpiteet Arkistnhitaja hyväksyy tiednhjaussuunnitelmat tekee muutkset tiednhjaussuunnitelmiin Pääkäyttäjä käyttäjähallinta kaikki edelliset ikeudet

4 4 Luttamushenkilö sähköiseen kkustyötilaan kirjautuminen kkukseen sallistuminen Selaaja asianhallinnan ja kkushallinnan asiiden katselu Spimushallinnan käyttäjät spimuksen tuminen järjestelmään ikealle asialle (spimuksen laatiminen järjestelmässä tarvittaessa) spimustietjen tallentaminen spimushallintaan asian avauspyynnön tekeminen spimusten tallentamista varten tai uuden asian avaus spimuksen tallentamista varten Käyttöikeuksien myöntäminen Työntekijän käyttöikeudet määrittelee esimies lmakkeella, jka lähetetään pääkäyttäjälle (lmake valmisteilla). Pääkäyttäjä tallentaa pyynnön mukaisesti ikeudet hjelmaan ja antaa käyttäjälle käyttäjätunnuksen. Käyttöikeuksien pistaminen Kun työntekijä ei enää tarvitse ikeuksia hjelmaan, käyttöikeudet tulee pistaa. Esimies hulehtii siitä, että pääkäyttäjälle lähetetään kirjallinen ilmitus pistamisesta. Pistilmitus n käyttöikeuslmakkeen alareunassa. Perustiedt ja asiakirjamallit, käytettävä fntti Järjestelmässä n timijiden käytössä valintalistina pääkäyttäjien sinne viemät perustiedt, esimerkiksi viranhaltijanimikkeet, päätöstyypit, asiakirjalajit jne. Samin n valmiina asiakirjamalleja eri käyttötarkituksiin. Js humaat, että pitäisi lisätä jtain, tarvitsisit tietyntyyppisen asiakirjamallin tai viranhaltijapäätösmallin, ta yhteyttä ensisijaisesti man sastn pääkäyttäjään. Asiiden ja asiakirjjen tsikinti Kaikki tsikt kirjitetaan pienillä kirjaimilla ja tehtävät timenpiteet pienillä kirjaimilla. Kiinnitä erityistä humita siihen, että tsikk n aina sisällöstä kertva, niin että sitä vidaan käyttää myöhemmin hauissa hyödyksi ja sen avulla vi erttaa asiakirjat tisistaan. Esimerkkejä: Ei Virkavapaus vaan Sukunimi Etunimi / virkavapauden myöntäminen Ei Lausunt vaan Asia / lausunt siitä ja siitä asiasta jne. Julkinen ja salainen Järjestelmässä n asianhallinnassa salaisia aineistja Asianhallinnan julkisen aineistn avauksiin tai timenpiteisiin sekä julkisiin kkusasiihin ja viranhaltijapäätöksiin vi liittyä salaisia asiakirjja. Lisäksi asianhallinnan julkiseen aineistn vidaan avata salaisia asiita, jista myöhemmin tulee julkisia.

5 5 Salaiseen aineistn ikeus tulee asian avaamisen tai vastuuttamisen kautta. Järjestelmään kirjautuminen: käyttäjätunnus ja salasana Js let unhtanut salasanasi Tulstaminen ja arkistinti Viestitiminnt ja sähköpstin käyttäminen Pääkäyttäjä antaa käyttäjälle käyttäjätunnuksen, jka n muta: mju + sukunimestä viisi ja etunimestä kaksi ensimmäistä kirjainta. Ota yhteyttä pääkäyttäjään, js käyttäjätunnuksesi ei timi. Ota yhteyttä pääkäyttäjään. Pääkäyttäjä alustaa salasanasi. Kun tämän jälkeen kirjaudut järjestelmään, käy khdassa Omat tiedt tekemässä itsellesi uusi salasana. Kaikki asiakirjat tulstetaan niiden valmistuttua. Asiakirjat arkistidaan vimassa levassa arkistkaavassa svitulla tavalla. Pyrimme siihen, että kaikki mahdllinen asianhallintahjelman käyttäjien keskinäinen viestintä tapahtuu asiakirjjen jakeluna hjelman sisällä. Sähköpstitse vi mm. lähettää henkilöstölle heitä kskevat vh-päätökset (muista julkisuus / salassapit sähköpstia lähettäessäsi). Js asiasainen tarvitsee allekirjitetun vh-päätöksen, päätös lähetetään paperiasiakirjana allekirjitettuna. Häiriötilanteet Ota yhteyttä man sastn sastvastaavaan. 2. Ohjelmasit 2.1. Asianhallinta (diaari): Käyttötarkitus asiiden vireille tuln rekisteröinti, käsittelyn ja määräaikjen seuranta, mudstaa asia-, päätös-, asiakirja ja arkisthakemistn, timivan tietpalvelun perusta. Timijat, ikeudet ja velvllisuudet Asianhallinnan avaukseen ja timenpiteisiin vidaan liittää asiakirjja, viranhaltijapäätöksiä ja kkusasiita. Kirjaamt ja kirjaajat Asiakirjjen avaaminen hidetaan käyttäjien timesta sastittain hajautetusti. Kirjaajan tulee merkitä asianumer myös saapuneeseen asiakirjaan. Osastjen tulee hulehtia saapuneen pstin avaamisesta ja kirjaamisesta lmien aikana. Asiiden / asiakirjjen käsittelijät Yhteys man sastn kirjaajaan, js tulee uusi asia vireille tai asiaa ei

6 6 löydy asianhallinnasta. Js asiakirjassa n asianumer, se n j avattu asianhallintaan. Kkusasiiden valmistelijat Seuraavien timielimen kkusasiat valmistellaan kkushallinnassa: kunnanvaltuust kunnanhallitus kunnanhallituksen knsernijast kunnanhallituksen henkilöstöjast keskusvaalilautakunta sivistyslautakunta rakennuslautakunta tarkastuslautakunta tekninen lautakunta teknisen lautakunnan tiejast yhteistyötimikunta Kkusasiiden valmistelu alitetaan aina asianhallinnasta. Kaikki näiden timielimien päätöksillä päätettävät asiat avataan asianhallintaan. Yhteys man sastn kirjaajaan, js tulee uusi asia vireille ja asiaa ei löydy asianhallinnasta. Asiakirjjen laatijat Js asia n avattu asianhallinnassa, tehdään asianhallintaan timenpide ja asiakirja sen liitteeksi. Kaikki Asiankäsittelyhjelman käyttäjät vivat selata julkisen aineistn julkisia asiita Ohjeita kirjaajille Avaukset Asian avaamisessa n svittu hajautetusta mallista. Tämä tarkittaa, että saapuva psti tai vireille tuleva asia kirjataan siellä, missä asia hidetaan. Varmistu aina ensin haun avulla, nk asia, jta mietit avattavaksi, j avattu. Mitä avataan? Mietittäessä, mitä kirjataan, n hjeena kysymys, nk asian tiimilta tulssa eri käsittelyvaiheita tai aiheuttaak se timenpiteitä. Pääsääntö n kuitenkin se, että jkainen asia, jka vaatii timenpidettä tai päätöstä, avataan asianhallinnassa. Millin avaus suritetaan? Asia avataan välittömästi, kun asia tulee vireille: asiakirja saapuu pstitse, sähköpstitse, telefaxina tms.. Asiakirjan saapumispäiväksi eli vireilletulpäiväksi kirjataan se päivä, jllin se n saapunut rganisaatin, ei sitä, jllin se n saapunut a. kirjaamn. Tämä n erityisen tärkeää mm. valitusaikja laskettaessa. Mikäli kirjaaja ei le paikalla, pstin vastaanttajan tulee merkitä asiakirjaan saapumispäivä, jnka kirjaaja vie järjestelmään palattuaan. Timenpiteeksi luetaan kkuskäsittelyn lisäksi myös kaikki muu asiaan

7 7 liittyvä, esim. lausuntpyyntö, annettu selvitys, viranhaltijapäätös tms.. Miten tsikidaan? Asia tsikidaan siten, että siitä ilmenee se prsessi, jhn asia liittyy esim. Talusarvi 2015 ja täydennetään kkuskäsittelyjen myötä: Talusarvin laadintahjeet jne. Otsikinnissa n siis ajateltava asiaa hyvin laajana kknaisuutena, ei yhden tapahtuman nimisenä kirjauksena. Otsikt kirjitetaan pienillä kirjaimilla ja tehtävät timenpiteet myös pienillä kirjaimilla. Nimen taivutusta tsikssa n vältettävä. Sanajärjestyksellä ei hakemisessa le merkitystä. Tärkeämpää kuin tsikn sumenkielen asu n se, että tsikssa n niitä mahdllisia hakusanja, jilla kuvittelisit itse hakevasi asiaa asiahallintajärjestelmästä (eli tsikka siis täydennetään kkuskäsittelyjen myötä). HUOM. Js humaat, että asia likin j avattu tai muuten haluat pistaa avauksen, ta yhteys sastvastaaviin. Millin asia avataan julkiseen aineistn salaisena? Asia avataan julkiseen aineistn salaisena esimerkiksi sillin, kun asian valmistelu halutaan salata, mutta päätös n julkinen. Tämä n erittäin harvinaista. Päättäminen Kun asia n käsitelty eli tehty mahdlliset vh.päätökset, timenpiteet ja kkusasiat, tehdään asialle käsittelyn sulkeminen. 2.2 Kkushallinta: Kkushallinta n liitetty saksi asianhallintajärjestelmää, jka sisältää myös asian valmisteluun ja asiakirjjen hallintaan liittyvät timinnallisuudet. Kkustenhallinta käyttää rajapintjen kautta Futn-tiednhjausjärjestelmää. Kkuksen esityslista valmistellaan asianhallintajärjestelmässä, jssa esityslistalle hjataan kkuksessa käsiteltäviä asiita asiiden valmistelijiden timesta. Kkussihteeri tai muu kkusvalmistelija hulehtii esityslistan valmistelusta ja vi hyväksyä asian esityslistalle, pistaa asiita esityslistalta tai siirtää asian tiseen kkukseen. Kun esityslista n valmis, sen tiedt välitetään kkustyötilaan. Käyttötarkitus Kkushallinnassa tehdään esityslistat, pöytäkirjat ja pöytäkirjantteet. Timielimet: kunnanvaltuust kunnanhallitus kunnanhallituksen knsernijast kunnanhallituksen henkilöstöjast keskusvaalilautakunta sivistyslautakunta rakennuslautakunta tarkastuslautakunta

8 8 tekninen lautakunta tiejast yhteistyötimikunta Esim. jhttiimin, sastpalavereiden ja työryhmien muistiita ei tehdä kkushallintaan, vaan asianavauksen kautta asianhallinta-sin. Timijat, ikeudet ja velvllisuudet Valmistelija laatii esittelylistatekstin timielinpäätöksenteka varten käyttämällä järjestelmän lmakkeita ja laatimalla päätösehdtuksen järjestelmään (ei wrd-tekstejä tai sähköpstiviestejä kkusjärjestelijälle) tu esityslistalle menevät liitteet järjestelmään ikealle asialle ja timenpiteelle (js liitteet vat esim. excel-tiedstja tai paperiasiakirjja, valmistelija tallentaa tiedstn pdf-mutn tai skannaa sen verkklevylle ennen järjestelmään tumista) laatii esityslistatekstin täydentyvälle pykälälle tarvittaessa (useammassa timielinkäsittelyssä käsiteltävä asia, täydentyvän pöytäkirjan laatiminen) pyytää tarvittaessa asian avauksen kirjaamsta MUITA VASTUITA Kkusasiiden valmisteluun tarvitaan k. timielimen valmistelijan ikeudet. Kkusjärjestelijä lu man timielimensä kkukset järjestelmään (kkustyötilan lunti) hyväksyy esityslistalle tettavat asiat, kkaa esityslistan lu vakipykälät ja tt-ikeuspykälät lautakunnan kkuksiin lähettää kkuskutsun lu pöytäkirjan tekee asiansaiselle lähetettävät tteet laillisuusteksteineen lähettää pöytäkirjantteet, rekisteröi tehdyt timenpiteet vi tarvittaessa avata uuden asian (kiireelliset esityslistalle menevät asiat, pöytäkirjan laatimisvaiheessa avattava asia esim. valtuustalitteelle) pettelee kirjaamisessa käytettävän lukituksen käytön saa tiednhjaussuunnitelman perusteet (mitkä tiedt periytyvät asiankäsittelyjärjestelmään tiednhjaussuunnitelmasta ja mitkä tiedt vat mukattavissa) Kkussihteeri saa kkusjärjestelijän tehtävät tarvittavassa laajuudessa, eli vähintään hyväksyy esityslistalle tettavat asiat (vi lla sama henkilö kuin kkusjärjestelijä) avaa ilmittautumisen kkukseen ja merkitsee tarvittaessa läsnälijat paikalla leviksi surittaa järjestelmässä sähköisen kkuksen ajankäyttöön liittyvät timenpiteet (kkuksen alkaminen, päättäminen, taut: avaa kkuksen järjestelmässä, kun kkuksen puheenjhtaja avaa kkuksen, sekä päättää kkuksen kirjaa pöytäkirjalle tulevat päätökset lu äänestykset jäävää jäsenet tarvittaessa hallinni kkuksen jäsenten rleja (esim. varajäsenen merkitseminen kkuksen sallistujaksi, rlien muutkset esim. jääviyden takia) lu kkuksessa uuden pykälän esityslistalle

9 9 sähköisen kkuksen timinnallisuuksien ymmärtäminen Kkustyötila Kkustyötilaa käytetään kkusmateriaaliin tutustumiseen etukäteen sekä kkuksen kulun aikana. K. tilaan kirjataan kkuksen tapahtumat ja läsnälijat sekä henkilöiden saapumis- ja pistumisajat. Kkustyötilaa käytetään päätösten kirjaamiseen, äänestyksiin, vaaleihin ja puheenvurjen hallintaan Viranhaltijapäätökset Käyttötarkitus Viranhaltijapäätökset ja niiden täytäntöönpant Viranhaltijapäätökset tehdään asianhallintahjelmaan, lukuun ttamatta seuraavia päätöksiä: rakennuslupapäätökset maataluden tukisvellushjelmalla tehtävät päätökset henkilöstöä kskevat työnjhdlliset päätökset (tehdään henkilöstöhallinnn hjelmaan Ppulukseen) Asianhallinnassa alitetaan ist kknaisuudet (esim. hankinnat, virkjen täyttämiset), jista tehdään viranhaltijapäätös. Timijat, ikeudet ja velvllisuudet Tekijä Viranhaltijapäätökset tehdään pääsääntöisesti suraan päätöksiksi. Ohjeita Päätöstyypit Järjestelmässä n kaikille tarkitettuja päätöstyyppejä sekä viranhaltijakhtaisia päätöstyyppejä. Viranhaltijapäätöksiä tehtäessä n syytä muistaa, että esittelyn vi pistaa, päätöstä ei. Laatija n aina henkilön nimi, laatimispäivän antaa järjestelmä. Viranhaltijaksi valitaan virkanimike, jnka päätöstä valmistellaan / tehdään. Viranhaltijapäätösphjia n vain yksi, jhn päätöstyyppiin kaikki päätökset tehdään. Julkiset / salaiset Salaisia päätöksiä tehdessä muista merkitä asiakirjjen metatietihin sen salassapit. Julkaiseminen Kuntalain 140 :n mukaan viranhaltijapäätökset, jista kunnan jäsenellä n muutksenhakuikeus, tulee pitää nähtävänä verkssa.