Vähittäismarkkinoiden menettelytapojen kehitysryhmä 5/2017

Transkriptio

1 MARKKINAT VERKOT Riina Heinimäki KOKOUSMUISTIO 1(6) Vähittäismarkkinoiden menettelytapojen kehitysryhmä 5/2017 Aika Maanantai Paikka Energiateollisuus ry, Fredrikinkatu B 5 krs., Helsinki Osallistujat Jari Rusanen Loiste Sähköverkko Oy Greetta Arha Elenia Oy Marjut Puukangas Fingrid Oyj Anne Kulla Kokkolan Energia Oy Tarja Leppänen Savon Voima Oyj Elina Säiläkivi Caruna Oy Sari Wessman Jyväskylän Energia Oy Riina Heinimäki, siht. Energiateollisuus ry Este: Tia Kautto Vattenfall Oy Minna Arffman Fingrid Oyj Pia Laakkonen Lappeenrannan Energia Oy Satu Vesaniemi Helen Oy Tuukka Heikkilä Energiateollisuus ry 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti osallistujat tervetulleiksi kokoukseen. Marjut Puukangas osallistui kokoukseen Minna Arffmanin sijaisena. 2. Esityslistan hyväksyminen Kokoukselle laadittu esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi muutoksitta. 3. Edellisen kokouksen muistio Hyväksyttiin muutoksitta. 4. Fingridin tiedonvaihtopalvelut Marjut esitteli Fingridin tiedonvaihtopalveluiden ajankohtaisia kuulumisia. Tässä yhteydessä Marjut muistutti, että sanomamäärien raportointijakson raportoinnin määräaika oli Fingrid kontaktoi raportoimatta jättäneet osapuolet. EDIELfi-portaali pääsi vikaantumaan viime kesänä heinäkuussa. Syyt on nyt selvitetty ja korjattu. Vastaavaa vikaa ei pitäisi päästä tapahtumaan jatkossa. Myös käyttöpaikkarekisterissä koettujen hitausongelmien suhteen on tehty korjaavia toimenpiteitä. Kehitysryhmän jäsenten mukaan enää ei ole koettu hitautta, mutta muutoin palvelun käyttö ehkä koetaan vaikeaksi, koska joillekin verkoille on tullut aikaisempaa enemmän käyttöpaikkakyselyitä puhelimitse myös käyttöpaikoista, joiden tiedot ovat rekisterissä. Syyksi epäiltiin koetut haasteet tai ongelmat hakutoiminnoissa. Myyjiä on pyydetty ottamaan asiasta yhteyttä Fingridiin. Fingrid seuraa tilannetta. Merkittiin tiedoksi saatu katsaus. Marjutin esitys on muistion liitteenä. 5. Datahub 5.1 Tilannekatsaus Marjut kertoi datahubin ajankohtaisia kuulumisia. Hankintaprojekti on käynnissä ja parhaillaan erittäin tiiviissä neuvotteluvaiheessa. Neuvottelut jatkuvat pitkälle syksyyn. Työ vaatii Fingridiltä juuri nyt paljon resursseja. Energiateollisuus ry Fredrikinkatu B, Helsinki PL 100, Helsinki Puhelin: (09) , faksi: (09)

2 2(6) Kysyttiin datahubin aikataulusta, mutta Marjut vastasi, ettei siitä voida vielä sanoa mitään uutta. Aikatauluun pyritään palaamaan vielä myöhemmin syksyn aikana. Lainsäädäntötyö on alkanut ja sen valmistuminen vaikuttaa keskeisesti datahubin aikatauluun. Työ tehdään TEMin virkatyönä, jonka apuna on tukiryhmä, jossa on Energiaviraston, Fingridin, Energiateollisuuden ja Paikallisvoiman edustajat. Työ keskittyy puhtaasti datahubia koskeviin säännöksiin. Valmistelun tavoitteena on mahdollistaa datahub ja määritellä datahub-operaattorin tehtävät ja oikeudet. Valmistelun aikataulu on kireä. Hallituksen esitys tulisi viedä Eduskuntaan viikolla 51. Lausunnolle esitys lähetettäneen jo lokakuussa. Tietokonversiopalvelun kehittäminen on käynnistynyt vauhdilla. Palvelu käynnistyy pilottiryhmälle lokakuun aikana. Sitä ennen tehdään vielä tietoturva-audit. Pilotointi käynnistyy ensimmäisen kriittisyysluokan tiedoilla. Alustavasta suunnitelmasta poiketen pilotointivaiheessa voidaan mahdollisesti yhdistää toinen ja kolmas iterointikierros, jolloin näiden tietojen osalta voitaisiin päästä yhdellä iteraatiolla. Palvelu aukeaa koko toimialalle huhtikuussa Palvelusta on tulossa kaksi webinaaria syksyllä ( ja ). Eteneminen näyttää hyvältä ja ensitunnelmat palvelun toimivuudesta ovat positiivisia. Keskusteltiin datahubin aikataulusta ja toimijoiden järjestelmäpäivityksistä. Konversioon liittyvien alalle osoitettujen kyselyiden mukaan vaikuttaisi, että yllättävän moni yhtiö on suunnitellut käynnistävänsä järjestelmäpäivityksen tai - hankinnan melko myöhään suhteessa datahubin tämän hetkiseen suunniteltuun käyttöönottohetkeen. Heinimäki kertoi saaneensa aikatauluun liittyen toiveen, että hankkeen puolesta aikataulun suhteen ollaan avoimia ja realistisia. Toivotaan mahdollisimman pian tietoa, jos aikataulu viivästyy nyt ilmoitetusta. Tämäkin tieto riittää, vaikkei olisi uutta päivämäärääkään vielä tiedossa. Nykyistä aikataulua pidetään melko yleisesti epärealistisena. Yhtiöiden parhaillaan käynnissä olevat tai käynnistyvät järjestelmähankinnat kuitenkin nojaavat tähän ainoaan tiedossa olevaan aikatauluun. Tämä aiheuttaa monelle yhtiölle hankaluuksia järjestelmäpäivitysten osalta. Tiukka aikataulu johtaa siihen, että tarjouspyynnöissä epärealistisesta aikataulusta pidetään kiinni järjestelmän sopivuuden, laadun ja hinnan kustannuksella. Tilanne saattaa johtaa siihen, että yhtiöillä on heille puutteelliset tai ei muuten parhaiten sopivat järjestelmät käytössä reilusti ennen hubin todellista käyttöönottoa. Järjestelmäpäivityksissä ja niiden aikatauluissa tulee huomioida, että kaikki yhtiöt tekevät samanaikaisesti hankintojaan. Järjestelmätoimittajien ja hankintoja avustavien konsulttien resurssit ovat kuitenkin rajalliset. Nyt käynnissä olevat hankkeet ovat tulppina uusille hankkeille. Osa yrityksistä joutuu siis tahtomattaan odottamaan oman järjestelmänsä päivitystä järjestelmätoimittajan resurssipulan vuoksi. Dokumenttien osalta Marjut kertoi, että dokumenttien versionumeroinnit muutetaan samalle tasolle syksyn aikana. Tässä yhteydessä ainoastaan versionumeroinnit muuttuvat, samalla ei tehdä sisällöllisiä muutoksia. Osoiterakenneohje julkaistaan syksyn aikana. Prosessidokumentaatioon tulossa yksittäisiä tarkennuksia myöhemmin talvella. Käyttöönottotyöryhmä on työskennellyt tosi tiivisti. Suunnitelman ensimmäinen versio on työn alla. Tavoitteena on saada se valmiiksi vuoden loppuun mennessä. Datahubin käyttöönottosuunnitelmalla tarkoitetaan koko toimialalle tarkoitettua käyttöönottosuunnitelmaa. Kyseessä on suunnitelma, miten vanhasta sanomaliikenteestä luovutaan ja uusi toimintatapa otetaan käyttöön. Se ei korvaa jokaisen osapuolen itse laatimaa omaa käyttöönottosuunnitelmaa datahubin käyttöönottamiseksi omassa yrityksessä tai organisaatiossa, eikä myöskään korvaa Fingrid Datahub Oy:n vastuulla olevaa datahub-tietojärjestelmän käyttöönottosuunnitelmaa. Käyttöönottotyöryhmän tekemän suunnitelman lisäksi jokaisen toimialan yhtiön tulee tehdä oma käyttöönottosuunnitelmansa. Valmistuva suunnitelma toimii hyvin omien suunnitelmien tukena. Tämän lisäksi myös Fingrid tulee tekemään oman käyttöönottosuunnitelman hankittavan järjestelmän osalta.

3 Tavoitteena on, että ensimmäinen osuus käyttöönottosuunnitelmasta lähetetään toimialalle kommenteille lokakuussa. Webinaari Esitettiin huoli, että kuuleman mukaan tietokonversiotyöryhmän kokouksessa olisi esitetty uutena ajatuksena, että datahub otettaisiin käyttöön myyjän näkemyksellä myyjätiedosta, eli konversio tehtäisiin myyjän tiedoilla. Nykymallissa verkon tieto myyjätiedosta olisi luotettavampi, koska verkko vastaa tällä hetkellä taseselvityksestä. Kehitysryhmä oli yksimielinen, että konversiossa myyjätieto pitäisi tulla verkolta. Verkko vastaa konversioon saakka myyjätiedosta. Vastuu muuttuu myyjälle vasta datahubin käynnistyttyä. Marjut totesi, että tietokonversiotyöryhmän kokouksessa (14.9.) on sovittu, että tämä viedään keskusteltavaksi myös seuraavaan prosessityöryhmän kokoukseen. Kevään webinaarisarjaa kiiteltiin edelleen. Se oli koettu erittäin tarpeelliseksi. Asioiden seuraaminen ryhmien ulkopuolelta pelkän kirjallisen dokumentaation kautta koetaan erittäin hankalaksi, joten webinaarit tulivat tosi tarpeeseen ja niistä sai hyvän käsityksen datahub-prosesseista. Toivottiin, että Fingrid selvittäisi osallistujatiedoista, kuinka kattavasti alan yhtiöt olivat seuraamassa webinaareja. 5.2 Valtuutuksien käsittely datahubissa Marjut kertoi, että Fingridin projektiryhmä on päättänyt muuttaa asiakkaan valtuutuksien käsittelyä datahubissa. Datahubin prosessityöryhmässä lähdettiin keväällä käsittelemään asiakkaan ilmoittaman valtuutuksen hyväksyntäprosessia. Ensimmäisen ehdotuksen mukaan valtuutus tulisi vahvistaa ennen asiakkaan tarkempien tietojen hakua hubista. Tämä koettiin prosessia hankaloittavana, jonka jälkeen lähdettiin miettimään nyt käsiteltävää mallia. Fingridin prosessityöryhmässä on päädytty malliin, jossa asiakkaalle ilmoitetaan aina, kun asiakkaan tietoihin on valtuutus ilmoitettu. Asiakkaalla on tämän jälkeen mahdollisuus joko vahvistaa tai hylätä ilmoitettu valtuutus. Jos asiakas hylkää valtuutuksen, hub poistaa sen ja ilmoittaa asiasta valtuutuksen ilmoittaneelle myyjälle/3.osapuolelle. Tämä mahdollistaa ns. väärien valtuutusten ilmoittamisen valvonnan, jolloin toistuvasti tällaisia tekevän toimintaan voitaisiin puuttua. Jos asiakkaalla ei ole yhteystietoja (sähköpostia tai puhelinnumeroa) hubissa, tällöin ei valtuutusta tallenneta, koska asiakkaalle ei voida tuota vahvistusta lähettää. Tästä lähtee tieto myyjälle/3.osapuolelle, ja asiakastiedot tulee täydentää, jotta valtuutus voidaan antaa. Kysyttiin, mitä käy myyntiprosessille, jos asiakas hylkää valtuutuksen. Marjut vastasi, että myyntisopimuksen ilmoitus etenee normaalisti. Jos myyjänvaihto on jo ehditty ilmoittamaan, prosessi menee normaalisti läpi ja se pitäisi perua erikseen, jos asiakas haluaa perua senkin. Vastaavasti myyjä on jo saattanut ehtiä saamaan tarkemmat käyttöpaikka- ja kulutustiedot. Sitä hylkääminen ei välttämättä ehdi estää. Pohdittiin, että asiakas ei välttämättä ymmärrä, että valtuutuksen peruminen ei johda myyjänvaihdon perumiseen. Datahubin asiakkaalle lähettämän viestin pitääkin olla mahdollisimman selvä, jotta asiakas ymmärtää, ettei valtuutus peru myyjänvaihtoprosessia. Viestin sisältö pitää miettiä tosi huolella. Asiakkaan pitää ymmärtää, että valtuutuksen hylkääminen ei ole peruutus eikä kiistäminen. Valtuutuksen hylkääminen ei myöskään estä sopimusta, jos se on asianmukaisesti tehty, vaikka asiakas peruisikin valtuutuksen tarkempien tietojen saamiseen. Esitettiin huolta, että kuluttaja-asiakkaiden osalta valtuutuksen vahvistuspyyntö voi hämmentää ja se voi jopa lisätä epäluottamusta. Malli saattaisi johtaa myös aiheettomiin valtuutuksen varmuuden vuoksi hylkäämisiin, jos asiakas ei oikeasti ymmärrä, mitä on valtuuttanut ja mitä valtuutuksella tehdään. Hylkäämisessä/hyväksymisessä pitää olla myös joku aikaraja. Jos asiakas ei reagoi lainkaan, niin valtuutus todennäköisesti hylätään. Kehitysryhmässä kommentoitiin, että malli pitää suunnitella huolellisesti myös yritysasiakkaiden osalta, jotta on selvää kuka voi edustaa yritystä ja kenelle valtuutuksen vahvistuspyyntö lähetetään. 3(6)

4 4(6) Marjut totesi, että prosessia tarkennetaan aiemmin prosessityöryhmässä tulleiden keskusteluiden sekä näiden kysymysten pohjalta. Marjut korosti, että uusi myyjä voi ilmoittaa myyjänvaihdon jatkossakin ilman asiakkaan valtuutusta. Tällöin myyjä ei vaan saa tarkempia käyttöpaikka- ja kulutustietoja. Tällöin prosessi palauttaa määrittelyiden mukaisesti uudelle myyjälle ilmoituksen onnistuneesta tai hylätystä ilmoituksesta. Jos ilmoitus onnistuu, palautetaan datahubiin rekisteröity uuden sopimuksen syy (sisäänmuutto, myyjän vaihto, sopimuksen vaihto). Sopimuksen hylkäyksessä on tieto hylkäyksen syystä. Valtuutuksella myyjä saa tarkemmat käyttöpaikka- ja kulutustiedot. Työryhmän käsityksen mukaan valtuutuskäsittely saattaisikin koskea etupäässä isoja asiakkaita ja valtaosa myyjänvaihdoista tehtäisiin ilman valtuutusta. Lopuksi Marjut totesi, että Datahub-prosessiryhmä on jo päättänyt, että malliin mennään, mutta yksityiskohtiin liittyviä kysymyksiä on vielä auki. Näitä tarkennetaan vielä myöhemmin prosessiryhmässä. Merkittiin tiedoksi tämä prosessimuutos. 5.3 Käyttöönottotyöryhmän kotitehtävä Go-liven toteutus Datahubin käyttöönottotyöryhmän tämänhetkinen kotitehtävä koskee käyttöönottoon liittyviä linjauksia. Tavoitteena on laatia alustavat, toimialan kommentoitavaksi annettavat linjaukset toimintamalleista ja menettelytavoista, jotka liittyvät vähittäismarkkinoiden prosesseihin ja menettelytapoihin datahubin käyttöönotossa sekä löytää alan kannalta tärkeimmät, ylätasolla linjattavat sekä kriittisimpiin prosesseihin liittyvät asiat. Käyttöönotolla tarkoitetaan vaihetta, jossa nykymuotoinen markkinaosapuolten välinen tiedonvaihto keskeytetään datahubin mukaisen toimintamallin käyttöönottamiseksi. Avainkysymyksenä on, kuinka toimitaan ennen jäädytysjaksoa (= valmistaudutaan jäädytysjaksoon), jäädytysjakson aikana ja välittömästi heti jäädytysjakson jälkeen? Linjaukset voidaan esittää ehdotuksina sitovista määräyksistä (M) tai suosituksina (S). Käytiin läpi kotitehtäväkysymyksiä ja kirjattiin vastaukset vastaustaulukkoon. Esitettiin huolta, että asioita valmistellaan liian kiireisellä aikataululla. Näin kiireisellä aikataululla ei kehitysryhmä pysty vastaamaan laadukkaasti annettuihin kysymyksiin. Huomautettiin lisäksi, että tässä vaiheessa prosessia voi muutenkin antaa vain yleisen tason vastauksia. Jatkossa kukin yksittäinen käsitelty osa-alue johtaa paljon yksityiskohtaisempiin määrittelyihin, johon ei vielä ole edellytyksiä mennä, kun niin moni asia hankinnassa on auki. Sihteeri kiitti kehitysryhmää panoksesta ja välittää vastaukset käyttöönottoryhmälle. 5.4 Käyttöönoton ajankohta ja kesto Käyttöönottoryhmässä on pohdittu myös, mikä olisi paras ajankohta käyttöönotolle ja mikä olisi sen optimaalinen/maksimikesto. Tämän päätöksen tueksi kaivataan taustatietoa nykyisen sanomaliikenteen määrien jakautumisesta vuoden aikana sekä tietoa myyjänvaihtoprosessin kestosta. Keskustelussa tuotiin esiin, etteivät myyjät halua/voi luovuttaa tarkkaa tietoa sanomamääristä. Verkkoyhtiöt voisivat antaa summatietoja (ei toimijakohtaisesti). Valtaosa pystyisi antamaan kuukausitason tietoja, muttei viikkotasolla. Osalla tiedot ovat verkkoyhtiökohtaisia summatietoja, määriä ei saada sanomatyypeittäin. Jos tiedot kerätään molemmilta osapuolilta, niin se johtaa myyjänvaihtojen ja muuttojen tuplalaskentaan, joten siksikin tiedot tulisi kerätä vain verkkoyhtiöiltä. Tuotiin esiin, että jo nyt yhtiöt raportoivat PRODAT-sanomien ja negatiivisten aperakkien määrää Fingridille. Energiavirastolla puolestaan on myyjänvaihtojen määrät. Näitä voisi ensisijaisesti hyödyntää ennen kuin kerätään uutta tietoa. Keskustelussa tuotiin esiin:

5 5(6) Heinäkuu on yleensä hiljaisempi sekä myynnin että muuttojen osalta, mutta muuten se on erittäin huono kesälomien vuoksi, sekä toimijat että ITtoimittajat ovat lomilla -> ei siis loma-aikaan! Ruuhkaisin aika muutoille on aina kuunvaihde, kuukaudenvaihteessa on aina eniten tapahtumia -> ei kuunvaihde! Suurimmat piikit tapahtumissa touko-kesä ja elo-syyskuu sekä vuodenvaihteen tienoilla Katkoissa selvin ruuhka on heti talviajan päätyttyä Laskutukset pyörivät viikoittain, joten aina on laskutuksia käynnissä Marraskuun tai maaliskuun alku on hyvä, n. 10. päivä olisi hyvä Jäädytysjakso max. 2 viikkoa, mieluummin max. taseikkuna Suurin osa myyjänvaihdoista menee alle 5 vuorokaudessa, osalla ne menevät yleensä läpi jopa 1-3 vuorokaudessa 6. Asiakastietojen päivittäminen tarvitaanko alalla ohjeistusta? Ei käsitelty ajan puutteen vuoksi. Asiaan palataan seuraavassa kokouksessa. 7. EDI-päivien palautteet, ryhmätöiden jatkotoimenpiteet ja kysymyksiin vastaaminen Käytiin läpi EDI-päivien kysymykset ja vastattiin siltä osin, kun ne vaativat työryhmän linjauksia. Päätettiin, että vastataan kirjallisesti vain niihin kysymyksiin, joihin ei ole ehditty antaa suullista vastausta EDI-päivillä. Datahubia tai GS1-tunnusta koskeviin kysymyksiin Marjut lupasi lähettää puuttuvat vastaukset mahdollisimman pian. Samoin Elina palaa pientuotantoa koskeviin kysymyksiin juteltuaan niistä Tiian kanssa. Sihteeri lähettää viimeistellyn vastauskoosteen kehitysryhmälle sähköpostitse kokouksen jälkeen. EDI-päivien palautteita ei ehditty käsitellä ajan puutteen vuoksi. 8. SVT 2018 ohjelman suunnittelu Ei ehditty käsittelemään. Palataan seuraavassa kokouksessa. 9. Saadut kysymykset 9.1 Tuotannon käyttöpaikkojen myyjänvaihdot/muutot Kehitysryhmä oli saanut kysymyksen liittyen tuotantokäyttöpaikkojen myyjänvaihtoihin ja muuttoihin. Kysymys kuului, kun asiakkaan kulutuskäyttöpaikalle tulee myyjänvaihto- tai muuttosanoma uudelta myyjältä, onko suositeltava tapa: a) ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja pyytää asiakasta tekemään myös tuotannon käyttöpaikalle uuden myyjän kanssa sopimus b) ottaa yhteyttä uuteen myyjään ja kertoa, että kulutuskäyttöpaikkaan on liitetty myös tuotannon käyttöpaikka c) odottaa kulutuskäyttöpaikan nykyisen myyjän mahdollista päättymissanomaa tuotannon kp:lle ennen kuin valitsee a) tai b) Kehitysryhmä vastasi, että verkonhaltijan tulee aina olla yhteydessä asiakkaaseen asian selvittämiseksi. Tämä on neutraali tapa. Verkonhaltijalta edellytetään aina syrjimätöntä toimintaa myyjien suhteen, joten tämän vuoksi on suositeltavaa olla yhteydessä asiakkaaseen sopimuksen osalta. Kehitysryhmä korosti, että kulutus- ja tuotantokäyttöpaikoilla voi olla avoimina toimittajina eri myyjät. Kysyjä kysyi lisäksi seuraavaa: Asiakkaan kulutuspaikka on ulkopuolisen myyjän myynnissä. Asiakas ottaa tekniseen asiakaspalveluumme yhteyttä uuden pientuotannon vuoksi. Hän kertoo, että hänellä on ulkopuolinen myyjä. Tuotannon prosessi etenee omaa vauhtiaan ja lopulta kaikki on kunnossa, tuntisarjaa saadaan yms. Ulkopuolista ostajaa ylijäämäsähkölle ei kuitenkaan ilmaannu. Voimmeko ottaa yhteyttä

6 10. Muut asiat kulutuskäytönpaikan myyjään ja kertoa, että kulutuskäyttöpaikkaan on liitetty tuotantokäyttöpaikka ja pyytää myyjää olemaan yhteydessä asiakkaaseen? Kehitysryhmä vastasi, että näissäkin tilanteissa, joissa pientuottajalle ei ole ilmoittautunut ostajaa, verkonhaltijan tulee olla itse yhteydessä asiakkaaseen, ei myyjään. Ei muita asioita. 11. Seuraavat kokoukset Seuraavat kokoukset pidetään tiistaina klo 9-15 Fingridin tiloissa yhteiskokouksena FG:n kehitysryhmän kanssa. 12. Kokouksen päättäminen Päätettiin kokous klo (6)