Lähiruokaa kilpailutuksella ammattikeittiöihin. Katja Laukkanen, hankinta-asiamies

Transkriptio

1 Lähiruokaa kilpailutuksella ammattikeittiöihin Katja Laukkanen, hankinta-asiamies

2 2 Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

3 Hankinnan tärkeimmät ratkaisut tehdään suunnitteluvaiheessa Hankinta tarvitsee tuekseen strategisen päätöksen! Verkostoituminen! Hankinta vaatii aikaa! Tiedottaminen hyvissä ajoin. Mitä tuotteita haluat kahden vuoden kuluttua? 3 Sesonkiruokalistat - ruokalistasuunnittelu

4 Hankinnan tärkeimmät ratkaisut tehdään suunnitteluvaiheessa SUUNNITTELU JA VALMISTELU: - Eri toimijoiden yhteinen tahtotila - Yhteistyö alueen ruokapalvelupäälliköiden ja hankkijoiden kesken, verkostoituminen, hyvien käytänteiden monistaminen - Lähiruokapäivä kaikille alalla toimiville yrittäjät, tuottajat, hankintatoimi, ruokapalveluhenkilöstö, kuntapäättäjät - Markkinakartoitukset mitä tuotteita läheltä on saatavilla, tarjoajien määrä, toimituskyky, jalostusaste? - Yrittäjien aktivointi verkostoitumiseen, koulutusta, työpajoja rohkaisua olla aktiivisesti yhteydessä ruokapalveluihin - Ruokalistasuunnittelu, sesonkivaihtelut - Viestintä ja tiedottaminen - Tuotetestauksen mahdollisuus 4

5 Tuotetestauksesta vielä - Tuotetestauksessa testaan tuotteiden ja toimintatavan soveltuvuus(esim. logistiikan, toimituskohteiden ja hintatason osalta). - Testauksella päätetään, onko mahdollisuutta tuotteiden hankintaan ja tarvetta kilpailutukselle. 5 Hankintalain 27 1 mom. 4 kohta mahdollistaa tavaran hankkimisen suorahankintana, mikäli se valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä kyseessä ole massatuotanto tavaran valmistamisen taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi tai tutkimus- ja kehittelykustannuksien kattamiseksi. Suorahankintaedellytyksiä on aina tulkittava suppeasti, koska ne ovat poikkeuksia pääsääntönä olevasta kilpailuttamisvelvoitteesta. Suorahankintaperusteiden olemassaolo olisi aina harkittava tapauskohtaisesti. Lisäksi tietenkin tulee muistaa mahdolliset voimassaolevat sopimukset, joita ei saa rikkoa, vaikka suorahankintaperuste olisikin.

6 Lähiruoan huomioiminen tarjouspyynnössä JÄRKEVÄT HANKINTAKOKONAISUUDET - Osatarjousten salliminen(ei lain vastainen pilkkominen jotta voidaan välttää kilpailuttaminen) esim. alueellisesti, keittiökohtaisesti tai tuoteryhmittäin - Alihankkijan tai ryhmittymän salliminen - Sesonkituotteet voidaan kilpailuttaa omana tuoteryhmänään TARJOUSPYYNTÖ - Yksiselitteinen ja mahdollisimman informatiivinen - Sähköinen kilpailuttaminen tai tarjouslomake jolla tarjous jätetään TARJOAJAN KELPOISUUS - Tunnista kelpoisuusvaatimusten optimaalinen taso ei suhteettoman suuria vaatimuksia - Pyydä vain välttämättömimmät viranomaistodistukset/asiakirjat tarjouspyyntövaiheessa 6

7 Lähiruoan huomioiminen tarjouspyynnössä TUOTERYHMÄKOHTAISIA VÄHIMMÄISVAATIMUKSIA TUOTTEEN OMINAISUUKSILLE Tuoreus, tasalaatuisuus, tuotteen koko, muoto, paino, pakkaus, suola- tai rasvapitoisuus, puhtaus ilman lisäaineita tai muuntogeenisiä aineksia, jäljitettävyys, luomu, rakenne, ravintoainepitoisuus, bakteerien määrä, turvallisuus, jalostusaste TUOTTEELLE ESITETTYJÄ VAATIMUKSIA/VALINTAKRITEEREITÄ Prosessi (esim. marjoja ei tarvitse kuumakäsitellä), toimitusaika, hävikin hallinta, ympäristölaatu( esim kierrätyspakkaukset)jalostetuissa tuotteissa tuoteseloste ja raaka-aineiden tunnistetiedot, lisäaineettomuus tai kriteerit hyväksyttäville lisäaineille, keittiölle soveltuvat pakkauskoot, tuotteiden toimitus osatoimituksina sovitun aikataulun mukaan, nestemäiset tuotteet kuljetuskehikossa LIIAN TIUKOILLA VAATIMUKSILLA VOIDAAN MYÖS RAJATA TARPEETTOMASTI YRITYKSIÄ KILPAILUTUKSEN ULKOPUOLELLE. 7

8 Lähiruoan huomioiminen tarjouspyynnössä LIIAN TIUKOLLA KRITEEREILLÄ (YLILAADULLA) VOIDAAN TARPEETTOMASTI NOSTAA MYÖS HANKINTAHINTAA. VALITAAN KOKONAISTALOUDELLISESTI EDULLISIN TARJOUS. Tuotteiden vähimmäisvaatimukset + laatuun liittyvät vertailukriteerit ja niiden painoarvo ratkaisevat. MARKKINOIDEN TUNTEMINEN ON YKSI TÄRKEIMMISTÄ ASIOISTA JOKA VAIKUTTAA TARJOUSPYYNNÖN SISÄLTÖÖN JA EHTOIHIN JA JONKA AVULLA VOIDAAN SAAVUTTAA HALUTTU LOPPUTULOS. 8

9 Sopimuskauden aikana - Sopimusehtojen valvonta -> sopimukset hyödynnetään täysimääräisesti ja niihin neuvoteltuja oikeuksia käytetään. - Laadun valvonta tilaukset-toimitus-laskutus sopimuksen mukaan - Yhteistyö sopijapuolten välillä keskustelut, seuranta, palaute - Ristiriitojen ja ongelmien ratkaisu yhdessä - Tuotteiden ja palvelun kehittäminen sekä toiminnan kehittäminen + mahdolliset investoinnit tulevaan - Sopimusosaaminen ja sopimusten valvonta on osa riskienhallintaa. Toimiessaan se tuo säästöjä. Vaikka hankintayksikkö olisi tehnyt kuinka hyvän sopimuksen, ei sillä ole merkitystä jos sopimusehtojen noudattamista ei valvota. 9

10 Lähiruoan kilpailuttamisessa resurssiviisautta on - Ottaa käyttöön muualla hyväksi havaittuja käytänteitä omaan toimintaan soveltaen - Kertoa kaverille miten me olemme onnistuneet - Suunnitella hyvin, sillä silloinhan puolet on jo tehty - Kuunnella herkällä korvalla mitä markkinoilla tapahtuu - > YHTEISTYÖ LAAJA-ALAISESTI ERI TOIMIJOIDEN VÄLILLÄ KIITOS! Katja Laukkanen, hankinta-asiamies, Keski-Suomen yrittäjät p