TARJOUSPYYNTÖ KOULU- JA ASKARTELUTARVIKKEISTA LUKUVUODELLE

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ KOULU- JA ASKARTELUTARVIKKEISTA LUKUVUODELLE Loviisan kaupungin sivistyskeskus pyytää tarjousta esi- ja perusopetukseen, lukioihin ja päiväkoteihin hankittavista koulu- ja askartelutarvikkeista. Hankintamenettely Hankinnan kuvaus Hankinnassa noudatetaan voimassa olevaa hankintalainsäädäntöä. Kyseessä on avoin hankintamenettely. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä. Hankintailmoitus julkaistaan HILMA-palvelussa osoitteessa Kaupungin esi- ja perusopetuksen, lukioiden ja päiväkotien koulu- ja askartelutarvikehankintojen arvo on sopimuskaudella yhteensä n euroa (ALV 0%). Tarvikkeet hankitaan kouluille vuosihankintaperiaatteella (yksi perushankinta vuositasolla/toimipiste ja täydennyshankintoja myöhemmin tarvittaessa). Hankinnan arvo ei ole sitova eikä kaupunki sitoudu sopimusajalla kiinteisiin hankintamääriin, vaan tarvikkeita hankitaan sopimuskauden aikana kunkin toimituspisteen tarpeiden ja määrärahojen puitteissa. Tarjouspyynnön kohteina olevissa kouluissa on perusopetuksen oppilaita n 1700, lukio-oppilaita n 200, esikoululaisia n 170, päivähoidon yksikköjä 12 kpl ( sis.ryhmäperhepäivähoidon ja perhepäivähoidon). Toimituskohteiden määrät ja osoitteet selviävät liitteestä no 2. Vuosihankinnan arvo : Koulut n Lukiot n Päiväkodit n Tarjouksen laatiminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä esitettyjä vaatimuksia. Tarjous hylätään, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Oheiselle liitteelle (liite 1) on hankinnasta koottu tarjouksen hinnoittelua varten otanta, jonka perusteella tarjousten hintavertailu laaditaan. Tarjouslomakkeeseen (liite 1) tulee merkitä tuotteiden arvonlisäverottomat nettohinnat, tuotenumerot, pakkauskoot ja myyntierät. Tarjouksen hinnoittelu Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouslomakkeella (liite 1) arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty.

2 2 Muut kuin liitteessä erikseen mainitut tuotteet tarjotaan tuotekuvaston/- hinnaston hintoina tarjotulla alennusprosentilla alennettuna. Tilaaja pidättää itselleen oikeuden tilata myös muita kuin tarjottuja tuotteita. Tilaaja on oikeutettu käyttämään hyväkseen kampanja- ja sesonkiluonteiset alennukset siinä tapauksessa, että sopimushinta olisi korkeampi kuin kampanjahinta. Hinnan varaumia ei hyväksytä (hintojen tulee olla kiinteät koko sopimuskauden) ja tarjottujen hintojen tulee olla voimassa tilausmäärästä riippumatta. Tarjoukseen tulee liittää tuotekuvastot ja hinnastot. Hinnaston voimassaoloaika on ilmoitettava. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki koulu- ja askartelutarvikkeiden toimituksesta aiheutuvat kulut perustilausten osalta. Lisätilausten osalta tarjouksesta tulee käydä ilmi arvonlisäveroton toimitusmaksu euroa/tilaus/toimituspiste. Tarjottujen hintojen tulee olla voimassa Tuotteet Tarjottujen tuotteiden tulee olla kestäviä, testattuja, turvallisia ja kouluja päiväkotikäyttöön täysin sopivia. Hintaliitteellä tarjottujen tuotteiden on oltava nähtävissä joko kuvastossa tai niistä on oltava erillinen tuoteseloste. Kuvastosta on löydyttävä tarkka tuotekohtainen kuvaus mm. materiaalista, koosta, värivaihtoehdoista ja käyttötarkoituksesta. Tuotteiden soveltuvuuden ratkaisee tilaaja. Tilaukset ja toimitukset Esi- ja perusopetuksen sekä lukioiden koulu- ja askartelutarvikkeiden tilaus painottuu keväällä tehtäviin perustilauksiin. Perustilaukset tulee voida tehdä vähintään saakka. Myöhemmin sopimuskauden aikana tehdään tarpeen mukaan lisätilauksia. Perustilaukset lähetetään sähköisesti tai toimittajien esipainetuilla tilauslomakkeilla toimittajalle kouluittain määräpäivään mennessä. Päivähoidon tilaukset tehdään sopimuskauden aikana. Käytettävissä olevat tilaustavat on yksilöitävä tarjouksessa. Edellytämme sähköistä tilausjärjestelmää. Tarjouksen tekijän tulee sitoutua toimittamaan tarjoamansa tuotteet suoraan eri kouluille. Toimituskohteet on lueteltu liitteessä 2. Toimitusehto Perustilaukset vapaasti perillä tilaajakohtaisesti (koulu, esiopetusyksikkö, lukio, päiväkoti) pakattuina ilman rahti-, kuljetus- tai toimitusmaksuja. Perustilaukset toimitetaan keväällä ennen lukukauden päättymistä. Tarjouksessa tulee ilmoittaa lisätilausten toimitusehdot, mikäli ne poikkeavat perustilauksen ehdoista.

3 Maksuehto 21 pv netto. 3 Laskutus Hankintasopimus Laskutuksen tulee perustua toteutuneeseen myyntiin ja on tehtävä tilaajakohtaisesti (yksikkö). Laskutuslisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Tarjouskilpailun ratkeamisen jälkeen tilaajan ja valitun toimittajan välille tehdään kilpailutusasiakirjoihin perustuva kirjallinen hankintasopimus, joka perustuu tähän tarjouspyyntöön. Muilta osin noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2009 TAVARAT). Mikäli eroavaisuuksia on tarjouspyynnön ja JYSE 2009 TAVARAT ehtojen välillä, noudatetaan tarjouspyyntöä. Sopimus astuu voimaan alkaen edellyttäen, että päätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Sopimus päättyy ilman eri irtisanomista. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee olla rekisteröitynä ammatti- ja elinkeinorekisteriin. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin (jos työnantaja) sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin (yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, Tarjoajalla ei saa olla maksamattomia veroja tai lakisääteisiä sosiaalimaksuja. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä verovelkatodistus ja todistus maksetuista sosiaaliturvamaksuista vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta Todistukset eivät saa olla kolme (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Toimitusaika, jakelujärjestelmä ja toimitusvarmuus Tarjouksessa tulee olla selvitys toimitusajasta ja tavasta toimituskyky kiireellisissä tilauksissa lyhyt selvitys jakelujärjestelmästä selvitys toimintavarmuudesta selvitys tehdyistä tilauksista saatavista raporteista Tarjoajan tulee sitoutua toimitusvarmuuteen. Toimitusten tulee tapahtua sovitun aikataulun mukaisesti ja mahdollisista poikkeamista on ilmoitettava asiakkaalle viipymättä. Reklamointi- ja palautuskäsittely Tarjouksessa on esitettävä lyhyt selvitys reklamaatioiden käsittelystä ja virheellisesti toimitettujen /tilattujen tavaroiden palautusjärjestelmästä.

4 Valintaperusteet Valinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella käyttäen seuraavia arviointiperusteita ja painoarvoja 4 hinta 70 % (70 p)hintavertailu tehdään tarjouslomakkeen perusteella (liite 2) Hintojen vertailussa huomioidaan: - hintatarjousliitteellä annetut hinnat - tuoteryhmäkohtaisella alennusprosentilla lasketut tuotekuvastohinnat hankintayksiköiden arvioimien hankintamäärien mukaisesti painotettuna (arvioitu tuoteryhmäkohtainen vuosiosto x tuoteryhmäkohtainen alennusprosentti) Laskennassa käytettävät arvioidut hankintamäärät tuoteryhmittäin: Opiskelu- ja toimistotarvikeostot, arv. määrä / vuosi: e Askartelu- ja kuvataidetarvikeostot, arv. määrä / vuosi: e Oppiainekohtaiset tarvike- ja opetusvälineostot, arv. määrä/vuosi: e Hintatarjousliitteen hinnat ja tuoteryhmäkohtaiset hankintamäärien mukaan painotetut hinnat lasketaan yhteen. Halvin hinta saa maksimipisteet. Muiden pistemäärät lasketaan seuraavasti: hintapistemäärä = 70 x halvin hinta jaettuna tarjotulla hinnalla. Tuotevalikoiman laajuus 15 % (15 p) Tuotteiden lukumäärä tuoteryhmittäin: Opiskelu- ja toimistotarvikkeet Askartelu- ja kuvataidetarvikkeet Oppiainekohtaiset tarvikkeet ja opetusvälineet Pakkauskoot ja myyntierät 10 % (maks.10 p) pienimmät pakkauskoot 5 p toiseksi pienimmät pakkauskoot 3 p kolmanneksi pienemmät pakkauskot 1 p pienimmät myyntierät 5 p toiseksi pienimmät myyntierät 3 p kolmanneksi pienimmät myyntierät 1 p

5 5 lisätilausten toimituskustannukset ja ehdot 5 % (maks. 5 p) ei kustannuksia lisätilauksista 5 p toiseksi pienemmät kustannukset lisätilauksista 3 p kolmanneksi pienemmät kustannukset lisätilauksista 1 p Tarjouksen jättäminen ja voimassaolo Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa viimeistään klo mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Karlskronabulevardi Loviisa Kuoreen merkintä Koulu- ja askartelutarvikkeet Liitetiedosto pyydetään toimittamaan myös sähköisessä muodossa sähköpostiosoitteeseen koulutoimisto@loviisa.fi otsikoituna Koulu- ja askartelutarvikkeet Määräajan jälkeen saapuneita tai sähköpostilla toimitettuja tarjouksia ei huomioida. Tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia hylätään. Tarjouksen tulee olla voimassa asti. Lisätiedot Mahdolliset tarjouspyyntöä ja hankintaa koskevat tiedustelut on toimitettava viimeistään mennessä sähköpostitse osoitteeseen: thomas.gronholm@loviisa.fi. Sähköpostin otsikoksi merkintä Lisätietopyyntö: koulu- ja askartelutarvikkeet Kaikki lisätietopyynnöt ja kysymykset tulee toimittaa edellä mainitulla tavalla. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi esim. puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei vastata. Kaikki lisätietopyynnöt ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa alkaen verkko-osoitteessa: LOVIISAN KAUPUNKI Thomas Grönholm sivistysjohtaja LIITTEET Liite 1 otanta, hintavertailulomake Liite 2 toimituskohteet