Hyviin hankintoihin! Käytännön työkaluja lähiruuan kilpailutukseen julkisissa hankinnoissa

Transkriptio

1 Hyviin hankintoihin! Käytännön työkaluja lähiruuan kilpailutukseen julkisissa hankinnoissa Ahlman instituutti

2 Julkiset yksiköt joutuvat noudattamaan hankintalakia Julkisilla hankintayksiköillä tarkoitetaan mm. kaupunkeja, kuntia, seurakuntia, valtion yksiköitä Hankintalaki edellyttää ilmoittamaan ostamisaikeista julkisesti ( ja samalla kertomaan millä perusteilla voittava tarjous tullaan valitsemaan

3 Hankintalaki 2007 keskeiset periaatteet Hankintalaki 1 Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen (verorahojen) käyttöä edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluita ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa Toiminta avointa ja vaatimukset suhteutettuja otavoitteena EU:n kilpailukyvyn nostaminen (lähtökohta mm. Lissabonin strategiasta) ovanha hankintalaki (1505/1992) Pro-hankinta Oy

4 Hankintalaki 2007 Hankintalain keskeiset periaatteeet Hankintalaki 2 Hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet kohdeltava tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen Toiminta on suunniteltava taloudellisesti, hankintojen toteutus tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen. o KOKO MATERIAALIHALLINTO ON SUUNNITELTAVA TEHOKKAAKSI EI VAIN KILPAILUTTAMISEN VUOKSI! Pro-hankinta Oy o VASTUU TOIMIVISTA MARKKINOISTA?

5 Kilpailutus tarjouspyynnöstä hankintapäätökseen

6 Kilpailutusprosessin vaiheet Hankintojen suunnittelu Hankinnan valmistelu ja markkinatilanteen kartoittaminen Hankintamenettelyn valinta ja hankinnasta ilmoittaminen HILMAan Tarjouspyynnön laatiminen ja lähettäminen Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen Ehdokkaan tai tarjoajan soveltuvuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden selvittäminen Tarjousten vertailu Hankintapäätöksen tekeminen Hankintapäätöksen tiedoksianto jälki-ilmoitus HILMAan Sopimuksen / Tilauksen tekeminen Sopimuksen / Tilauksen valvonta ja tavaran/palvelun vastaanotto Laskujen käsittely ja maksaminen Budjetissa pysyminen / määrärahojen seuranta Ostaja määrittelee ostettavat kokonaisuudet sekä tarjoajilta ja tarjoukselta vaadittavat asiat Pro-hankinta Oy

7 Kilpailutusprosessin vaiheet M a r k k i n a o i k e u s Hankintojen suunnittelu Hankinnan valmistelu ja markkinatilanteen kartoittaminen Hankintamenettelyn valinta ja hankinnasta ilmoittaminen HILMAan Tarjouspyynnön laatiminen ja lähettäminen Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen Ehdokkaan tai tarjoajan soveltuvuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden selvittäminen Tarjousten vertailu Hankintapäätöksen tekeminen Hankintapäätöksen tiedoksianto jälki-ilmoitus HILMAan Sopimuksen / Tilauksen tekeminen Sopimuksen / Tilauksen valvonta ja tavaran/palvelun vastaanotto Laskujen käsittely ja maksaminen Budjetissa pysyminen / määrärahojen seuranta Pro-hankinta Oy

8 Tarjouspyyntö TARJOUSPYYNTÖ ON HANKINTAPROSESSIN TÄRKEIN ASIAKIRJA! Tarjouspyynnössä määritellään tarkasti: Hankinnan sisältö, tarve ja tarkoitus Tarjoajilta ja tuotteilta vaaditut asiat Voittavan tarjouksen valintaperusteet ts. o o valitaanko kokonaistaloudellisesti edullisin (pisteytetään laatua ja hintaa) tai halvin (saattaa edellyttää esim. tietyn laatutason ja sen täyttävistä tuotteista hinta ratkaisee) Saako tarjoaja tarjota vain osaa kokonaisuudesta? Saako tarjoaja tarjota vaihtoehtoista toteutustapaa? Toimitusaika, maksuehdot ja vakuudet (kaupalliset ehdot) Selvitys vaadittavista asiakirjoista Tarjouksen jättöaika, sopimuksen voimassaoloaika Mikäli tarjouspyynnöstä on pyydetty lisätietoja niin tarkennukset ja vastaukset tulee lähettää kaikille tarjoamisesta kiinnostuneille samanaikaisesti Pro-hankinta Oy

9 Hankinnan arvo - oikea hinta ja kokonaiskustannukset Kokonaistaloudellisesti edullisin Hankinnan arvoon vaikuttavat hankintahinnan ja esim. kuljetuskustannusten lisäksi - Hankintakustannukset - Palvelun tai tuotteiden vaikuttavuus - Tarvetta vastaava jalostusaste ja pakkauskoko - Tuotteen helppous ja soveltuvuus suoraan tarjoiluun - Keittiön työaikaa säästävät ominaisuudet ja ratkaisut - Vastaanotto- ja käsittelykustannukset - Reklamaatiot: myöhästyminen, virheellinen tai puutteellinen toimitus, sopimusrikkomukset - Ympäristökuormitus (logistiikka, pakkaus) - Jätteenkäsittely (esim. kierrätys, pakkaus, ongelmajätteet ) - Varastointi - Hallinto ja laskujen käsittely, tilausprosessin sujuvuus Pro-hankinta Oy

10 Hankinnan arvo - Hankinnan ennakointi ja arviointi Hankintaa ei saa pilkkoa o ei saa jakaa eriin, osittaa tai laskea poikkeuksellisin menetelmin lain säännösten soveltamisen estämiseksi o Hankintalaki 20 Esimerkki: Perunan, kasvisten paikalliset toimittajat osatarjousten tekeminen mahdolliseksi Huom! Ero hankintojen pilkkominen > < osatarjousten salliminen Pro-hankinta Oy

11 Toimittajien kelpoisuusehtojen täyttyminen ja tarjousten vertailu Lähi- ja luomutuottajien/-toimittajien tulee täyttää toimittajille asetetut vaatimukset Lähi- ja luomuruoankin tulee täyttää tuotteille asetetut laatuvaatimukset Tarjouksen tulee täyttää tarjoukselle asetetut vaatimukset Saatujen tarjousten vertailun on AINA tapahduttava niillä perusteilla, jotka on esitetty tarjouspyynnössä Tarjoajien kohtelun tasapuolisuus, syrjimättömyys ja objektiivisuus pitää säilyttää

12 Valtioneuvoston periaatepäätös 2009 Kestävän kehityksen huomioiminen kaikissa julkisissa hankinnoissa Ruokapalveluiden konkreettiseksi tavoitteeksi (velvoite valtionhallintoon, ohjeena kunnille) on asetettu : Kasvisruoan, sesongin mukaisen ruoan ja luomuruoan tarjoaminen vähintään 1 krt viikossa 5 v. Päästä: 2 krt viikossa

13 Lähiruoan määritelmä Lähiruokatyöryhmän määritelmän mukaan (YTR 6/2000) lähiruoka on ruoantuotantoa ja kulutusta, joka käyttää oman alueensa raaka-aineita ja tuotantopanoksia edistäen oman alueensa taloutta ja työllisyyttä Julkisissa hankinnoissa alueen talouden ja työllisyyden korostaminen ei ole kuitenkaan sallittua. Hankintalainsäädännön vastaista ei sen sijaan ole toimitusketjun lyhyyteen liittyvien kriteerien huomioiminen silloin, kun toimitusketjulla on vaikutusta elintarvikehankintojen laatuun ja ympäristövaikutuksiin

14 Lähiruoka - kilpailuttamisen näkökulmasta Suomi ja sen alueet Keinotekoiset km-rajoitteet tuottajille vai tarkempi tuotteen laadun määrittely Mallia muiden tarjouspyynnöistä muokaa omalle alueelle sopivaksi Alueellinen erilaisuus Tuottajat ja tarjonta Asiakaskunta Taloudelliset mahdollisuudet Minkälaisia kriteereitä LÄHI sanalle, julkisssa hankinnoissa... suomalaista käsityönä tehtyä Mikäli mahdollista: maakunnassa tuotettu Maakunnassa jatkojalostettu Laadullisesti parempaa

15 Mistä rahat lähiruokaan...? Periaatepäätökset lähiruoan määrän kasvattamiseen poliittisilta päättäjiltä Määrärahalisäys: esim. 5 senttiä / ateria (muutaman vuoden ajan) Hävikin vähentäminen asiakkaiden kanssa yhteistyössä Seurataan biojätteen määrää ja siitä kerrotaan käyttäjille Kerrotaan, että pienentämällä hävikkiä, tarkentamalla kulutusmääriä, voidaan saada säästöä ja varoja parempiin raaka-aineisiin Esimerkkikunta Vaala; koululaisille ja opettajille tietoiskuja biojätteiden määrästä ja hinnasta

16 Muut askeleet kohti lähiruokaa... Päättäjien ja johdon sitouttaminen Ruokapalveluhenkilöstön ja asiakkaiden informointi ja sitouttaminen Lähituottajien tarjontaan perehtyminen Reseptiikan tarkastelu ja kehitys Lähituottajien informointi minkälaisia tuotteita keittiöillä tarvitaan Logistiikkaketjujen suunnittelu ja kehitys Hankintakokonaisuuden suunnittelu (ml. Tarjouspyyntö)

17 Periaatepäätöksestä toteutukseen Lähiruoan osuuden kasvattaminen saattaa vaatia ALUKSI lisätyötä keittiöillä Tarvitaan tuotekehitysprojekti, jossa ruokalistat muokataan lähi- ja luomuruokaan sopiviksi Tarjouspyynnöt muotoillaan siten että lähialueen toimijat pystyvät vastaamaan tarjouspyyntöön joko yksin tai muiden kanssa verkostoituen

18 Case: Kiuruvesi FAKTAT: Helena Laitinen ruokapalvelupäällikkö, Kiuruvesi Asteittaiset muutokset Kouluruoasta 40% tulee omalta lähialueelta ja n. 17% on luomua Luomu- ja lähiruoan lisäkustannus vain kaksi prosenttia koulujen ruokapalvelun budjetista Lähiostot vähentävät myös pakkausjätettä, kun esimerkiksi mehuja ja säilykkeitä saa palautusastioissa. Yhteistyö esimerkkejä: LIHA: Lähiruokatoimittaja valmistaa lihapyörykät yhdessä kehitetyllä reseptillä NYT Lihapitoisuus 87% KALA: oman alueen järvistä, parhaimmillaan lämmin kalamureke yrittäjältä suoraan oppilasruokailuun. Lähde: Helena Laitinen, Kiuruvesi

19 Case: Kiuruvesi Kilpailutukset Kilpailutuksissa hankinnat on jaettu siten että: Ylä-Savon elintarvikehankintarenkaassa ne elintarvikkeet, joita ei ole mahdollista saada läheltä. Lähituotteet kilpailutetaan erikseen Kiuruveden kunnan toimesta Tarjoajien tulee pystyä vastaamaan n. 80%:n tuoteryhmän tuotteista ( HUOM! tämän voi siis saada täyteen yhteistarjouksella muiden tuottajien kanssa) Tuottajien osallistumisen mahdollistaminen ja tukeminen Kiuruveden yrittäjiä tukee lähiruokaprojekti, joka auttaa tarjouksen laatimisessa. Tarjouspyynnöt muotoillaan niin, että lähialueen toimijat pystyvät vastaamaan niihin joko yksin tai muiden kanssa verkostoituen - Hankintarengas ei ole este lähiruoan käytölle, päin vastoin. Jos suuret kokonaisuudet saadaan pyöritettyä hankintarenkaassa, jää enemmän aikaa perehtyä lähiruoan löytämiseen ja ostamiseen. Lähde: Helena Laitinen, Kiuruvesi

20 Case: Kiuruvesi - Työ alkoi ruokalistojen ja reseptiikan muokkaamisella lähiruokatasolle. Liemivalmisteita vähennettiin asteittain, samalla lisättiin asteittain merisuolan ja sipulin käyttöä. Aluksi lähiraaka-aineiden jalostusaste oli alhainen. Moni raaka-aine toimitettiin käsittelemättömänä, joten henkilöstön päivittäistä keittiötyöaikaa lisättiin. Nyt vihannesten jalostusaste on sama kuin tukkutuotteilla. Se on noussut keittiön ja tuottajien yhteisen tuotekehityksen tuloksena. - Keittiö kertoo tuottajalle, minkälaisen tuotteen tarvitsemme, ja kehitystyötä jatketaan kunnes lopputulos on sellainen, mitä ajattelimme - tai kenties parempi. Esimerkiksi makkarakeittoon käytettävän lenkkimakkaran saamme tankomakkarana, joka meidän on helppo kuutioida. Lähde: Helena Laitinen, Kiuruvesi

21 Hyviin hankintoihin Kiitos! Pro-hankinta Oy Kati Myllyniemi

22 Lisämateriaalia ja artikkeleita aiheesta Hyviä lukuhetkiä!

23 Käytännön ensi-työkalut lähiruokaan Laadun painottaminen ja määrittely Osatarjousten salliminen Puitejärjestely Kokeiluerät pienhankintoina / Tuotekehityserät suorahankintoina

24 Laatukriteereitä tarjouspyyntöön Tarjouspyynnön laatukriteerit tulee miettiä alueen tarjonnan kannalta mahdollisiksi Löytyykö alueelta tarjoaja, joka pystyy taipumaan ehtoihin Leivän ikä (esim. aika 6 h paistamisesta) Kuoritun perunan säilöntäaineettomuus ja säilytysaika Kuoritun perunan toimitus (esim. vedessä, tai 6 h kuorimisesta, jolloin toimitetaan väistämättä tuoreena ja läheltä)

25 Hallittu irtautuminen keskitetystä kilpailuttamisesta Hyödynnetään hankintaverkosto- tai yhteishankintayksikkökilpailutuksista ne tuotealueet, joille ei vielä löydy lähituotantoa Mikäli yhteishankintayksikkö vastaa hankinnoista, on yhteishankinnasta mahdollista irroittaa osakokonaisuuksia ja hankkia (kilpailuttaa) ne itse (Isoista) Kilpailutuskokonaisuuksista voidaan eriyttää tuoteryhmä esim. Peruna, Muut kuoritut vihannekset, Marjat, Kala ja Leipä Asteittain omiksi kilpailutuksikseen Esimerkkikunta Vaala: Kuuluu Kainuun hankintarenkaaseen Hankintarenkaan tarjouspyynnöistä on erotettu Vaalan osalta - Tehdään yhteishankintana Utajärven kunnan kanssa - Varmistetaan tuoretuotteiden saatavuus mahdollisimman tuoreena ja lähiseudulla tuotettuna Leipä Peruna Juurekset Kala

26 Osatarjousten salliminen kilpailutuksissa Osatarjoukset hyväksytään tuoteryhmittäin Tuoteryhmän, josta osatarjouksen voi antaa, muodostaa tuotekori tai tuotekorin sisällä numeroitu tuoteryhmä Vähäisen tuotevalikoiman tuottajat, kuten luomutuottajat, voivat tarjota myös yksittäisiä tuotteitaan mihin tahansa tuotekoriin Osatarjukset hyväksytään myös kunnittain esim. yhteishankintayksikön kilpailuttaessa hankintaa, pienleipomot toimittavat pehmeää leipää oman kuntansa keittiöille

27 Puitejärjestely esim. tukkua kilpailutettaessa Hankintasopimuksen perusteet kilpailutetaan Sopimustoimittajiksi valitaan useampia toimittajia Sopimuksen yksityiskohdat, kuten ostettavat tavaramäärät tarkentuvat sopimuskauden aikana Tuotteissa pyydetään hintavertailuun edullinen ns. 1.prioriteetilla ostettava tuote ja 2.prioriteetilla ostettava (laadukkaampi/lähempänä tuotettu/luomu), joka voi olla kalliimpi Hankintakokonaisuuden jakautuminen: Suorat tilaukset sovittujen ehtojen perusteella tai Kevennetty kilpailutus valittujen toimittajien kesken

28 Pienhankinnat Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat Hankintalain ulkopuolella Tarkoituksenmukainen, hankinnan laatuun ja laajuuteen soveltuvien hankintatapojen soveltaminen jää hankintayksiköiden omaan harkintaan Organisaation oma hankintaohjeistus Selkeiden hankintayksikkökohtaisten ohjeiden laatiminen pienhankintoihin on tehokkaan ja tarkoituksenmukaisesti toimivan hankintatoimen näkökulmasta tärkeää Hankintatoimi tulisi olla johdettu siten, että yksittäisiä, pieniä hankintoja tehdään vain poikkeuksellisesti ja määrällisesti mahdollisimman vähän

29 Suorahankinta Hankintalaki 27, tuotekehittely tai tieteellinen tarkoitus Hankintalain väljä tulkinta: Kokeiluerät pientoimittajilta / lähituottajilta: - raaka-aineiden soveltumisen testaaminen teollisessa keittiössä - logistiikkaketjun kehittäminen tmv. perustelu

30 Esimerkkikuntia ja yhteyshenkilöitä: Mikkeli Ruokapalvelujohtaja Marjut Kuosma 20% ruokamenoista paikalliseen ruokaan Vaala ruokapalvelupäällikkö Leena-Kaisa Pärkkä-Hietala KETJU hanke (Kestävät julkiset ruokapalvelut, 8 kuntaa (mm. Eura ja Naantali + 2 KKY) Kiuruvesi Ruokapalvelupäällikkö Helena Laitinen 2009 hankinnat: lähiruoan osuus 40%, luomuruoan osuus 17% Lahti Toimitusjohtaja Lahden Ateria, Tuulia Pelli Peloton hanke Helsinki Ruokakulttuuristrategia : Ville Relander Helsingin kaupungin hankintakeskuksen palvelupäällikkö, Reima Kettumäki Ruokapalvelupäällikkö (Opetusvirasto) Airi Rintamäki

31 Miten voin lähteä lisäämään lähellä tuotetun ruoan osuutta keittiöissämme?

32 Esimerkkitekstejä tarjouspyynnöistä: Pyydä tarkempia lisätietoja Kati Myllyniemeltä Mikäli tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa edellä mainittuihin tuoteryhmiin liittyen luomutuotteita, tulee näistä laatia erillinen lisätarjous. Tämä ei vaikuta tarjousten vertailuun eikä hankintapäätöksen tekemiseen. Luomuelintarvikkeita tullaan mahdollisesti hankkimaan vähäisiä määriä suorahankintana sopimuskauden aikana eri toimittajilta. Lähde: Turun Logistiikkakeskus: Lihat, lihavalmisteet sekä valmisruuat ajalle

33 Lähiruoan kokeilujaksot Lähiruoka -pilotti Hirvensalossa Lounafood yhteistyössä Turun kaupungin Ruokapalvelu Katerinkin kanssa lähiruokakokeilun Haarlan koulussa ja päiväkodissa sekä Anniitun päiväkodissa välisenä aikana. Tänä aikana ruokalistalta löytyvät kasvikset, juurekset, leipä ja kala hankitaan lähituottajilta. Myös kotimaisten marjojen käyttöä annoksissa lisätään. Taloudelliseen puoleen on pyritty puolestaan vaikuttamaan muokkaamalla ruokaannosten reseptiikkaa saatavilla olevien elintarvikkeiden mukaisesti. Kokeilun myötä lähiruuan todellisista vaikutuksista ruoka-annosten hintaan saadaan mustaa valkoisella suoritettavien laskelmien kautta Lisätietoja: Ruokapalvelukeskus Katerinki Paula Juvonen, (02) , , Lounafood Aitoa Makua Varsinais-Suomesta hanke Teemu Halttunen, (02) , ,

34 Konkreettisia esimerkkejä sopimusaikaisesta yhteistyöstä Mikäli laatu ei täytä vaatimuksia REKLAMOI KIRJALLISESTI Mikkeli: perunantuottajalle lahjoitettiin käytöstä poistettu perunanpesukone Tuottaja pesi, säkitti ja toi perunat keittiölle Tuottaja innostui aiheesta ja investoi lisää jatkojalostuslaitteistoihin Nykyään: pesee, kuorii keittoperunat

35 Lisää aiheesta: lahiruoka/Lahiruoka.pdf ut/default.aspx sivut (Vaala)

36 Lisää aiheesta: FCG Efeko Oy, Kuntaliitto ja Maa- ja metsätalousministeriö ovat tehneet opassarjan lähiruoan käytön edistämiseksi julkisissa keittiöissä sekä julkisten ruokapalveluiden laatukriteereistä. Oppaat ovat vapaasti ladattavissa. Julkisten_ruokapalvelujen_laatukriteerit_web.pdf

37 Lisää aiheesta: Ruoka-Suomi Lähiruoan käyttö julkisen sektorin ammattikeittiöissä Ruoka-Suomi / Oppaat ja ohjeet: an_kaytto_julkisissa_ammattikeittioissa2010.pdf we_objectid=148