Toimintamallin kehittäminen lähiruuan tuottajien ja julkisten keittiöiden välille Pirkanmaalla

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ HANKINNAN NIMIKE Toimintamallin kehittäminen lähiruuan tuottajien ja julkisten keittiöiden välille Pirkanmaalla Ahlmanin koulun Säätiön hallinnoima Parasta Pöytään Pirkanmaalta hanke pyytää tarjoustanne lähiruuan käytön lisäämisen helpottamiseksi Pirkanmaan alueen julkisissa ruokapalveluissa. Tavoitteena on kehittää toimintamalli julkisten keittiöiden ja lähiruokatuottajien yhteistyön parantamiseksi ja lähiruuan käytön lisäämiseksi julkisissa keittiöissä nykyisen hankintalain sallimissa puitteissa. Kehitettävän toimintamallin osa-alueet on eritelty alla olevassa taulukossa. 1 Tarjouspyyntömalli julkisten keittiöiden käyttöön: Julkisten keittiöiden tarpeet ja lähiruokatuotteiden ominaisuudet huomioivan tarjouspyyntömallin kehittäminen ja testaaminen Pirkanmaan alueen julkisten ruokapalveluiden käyttöön. Tarjouspyyntömallin kehittämisen osana tulee kehittää ja luoda kilpailuttamisen kriteerejä yhä paremmin lähiruuan kilpailutekijät/hyödylliset ominaisuudet huomioiviksi (esimerkiksi tuoreus, oikea jalostusaste, ympäristövaikutukset, toimitusketjun lyhyys jne.) 2 Tarjoustoimintamalli lähiruokatuottajien käyttöön: Lähiruokatuottajien osaamisen lisääminen julkisen ruokahuollon tarjouspyyntöihin vastaamiseksi (miten vastataan tarjouspyyntöihin yksin tai yhdessä muiden tuottajien kanssa) ja tähän liittyen tarjouspohjan kehittäminen lähiruokatuottajille 3 Tuotekehitysyhteistyötä julkisten keittiöiden ja lähiruokatuottajien välille: Tuotekehitysyhteistyön lisääminen ruokapalveluiden ja tuottajien välillä 4 Logistiikkatoimintamalli julkisten keittiöiden ja lähiruokatuottajien välille: Logistiikkatoimintamallin kehittäminen ja pilotointi julkisten ruokapalveluiden ja tuottajien välille Parasta Pöytään Pirkanmaalta hanke lyhyesti Parasta Pöytään Pirkanmaalta -hankkeen toiminta-alue on Pirkanmaa ja kohderyhmä pienet elintarviketuottajat (mikroyritykset) ja tuottamista harkitsevat asukkaat. Hankkeen tavoitteena on pirkanmaalaisen lähiruokaketjun toiminnan tehostaminen kehittämällä logistiikkaa, tuottajien markkinointi- ja liiketoimintaosaamista sekä ketjun eri toimijoiden verkostoitumista. Tavoitteena on myös monipuolistaa maakunnan elinkeinoelämää ja paikallista ruokataloutta sekä verkostoitua ja tehdä käytännön yhteistyötä lähiruuan markkinoinnissa kuluttajille asti. Hanke lisää yhteistyömahdollisuuksia lähiruokaketjun toimijoiden välillä saattamalla yhteen logistiikkaosaajia, lähiruokatuottajia, vähittäis- ja tukkukaupan edustajia, suurkeittiö- ja HoReCa toimijoita, kuluttajia, kunnan päättäjiä, kehittäjäorganisaatioita ja oppilaitoksia jne. Pirkanmaan ELY-keskus on myöntänyt hankkeelle rahoitusta Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmasta. Myös Ahlmanin koulun Säätiö ja Tampereen kaupunki rahoittavat hanketta.

2 Alueen, kohderyhmän ja tilanteen kuvaus Pirkanmaa on merkittävä elintarvikkeiden ja ruoan raaka-aineiden tuottaja. Pirkanmaalla on lukuisia elintarvikealan yrityksiä mm. meijeri, leipomoita, mylly, broileriteurastamo, vihanneksia ja kasviksia käyttävää säilyketeollisuutta, lihanjalostusta ja einesteollisuutta. Oman maakunnan alueella tuotettuja elintarvikkeita käytetään joidenkin maakuntien julkisissa keittiöissä selvästi enemmän kuin Pirkanmaalla. On ilmennyt, että Pirkanmaallakin useissa julkisissa keittiöissä käytettäisiin niitä mielellään nykyistä enemmän. Esteenä on usein se, että tarvittaisiin lisää tietoa siitä miten tarjouspyynnöt tulisi tehdä, jotta myös pienet paikalliset tuottajat pystyisivät niihin vastaamaan. Pienet elintarviketuottajat myös tarvitsevat lisää tietoa siitä, kuinka vastata tarjouspyyntöihin ja miten julkisten keittiöiden kanssa tulisi toimia. Nykytilanteessa pientuottajat tekevät vain vähän yhteistyötä toistensa kanssa, vaikka voimia yhdistämällä voisi olla helpompaa tarjota tuotteita julkisille keittiöille, joiden tarvitsemat volyymit ovat usein suurempia kuin mihin yksittäinen tuottaja pystyy vastaamaan. Pientuottajien ja julkisten keittiöiden välistä logistiikkaa on tarpeen kehittää sujuvammaksi ja kustannustehokkaammaksi ja pyrkiä tekemään logistiikasta jopa lähiruuan kilpailutekijä (esim. nopeammat toimitukset kuin vastaavilla tuotteilla, jotka eivät ole lähiruokaa). Hankintalainsäädännön mukaan lähiruokaa tai kotimaisuutta ei voida käyttää vähimmäisvaatimuksena tai vertailukriteerinä elintarviketarjouspyynnöissä. Myöskään alueen talouden ja työllisyyden korostaminen ei ole sallittua. Elintarvikkeiden ominaisuuksia voi kuitenkin käyttää elintarvikehankintojen vaatimuksia asetettaessa, jolloin lähiruoka voi pärjätä kilpailussa. Toimitusketjun lyhyys voidaan ottaa huomioon tuotteita kilpailutettaessa. Tarjouspyyntöön voidaan esimerkiksi sisällyttää tuoreuden kaltaisia laatukriteereitä tai ympäristövaikutuksiin liittyviä kriteereitä. Hankinnoissa kokonaistaloudellinen edullisuus tarkoittaa sitä, että hinnan ohella hankinta perustuu esimerkiksi laadullisiin näkökohtiin, käyttökustannuksiin, toimitusvarmuuteen ja muihin hankintayksikön määrittämiin tekijöihin. Pk-yritysten osallistumismahdollisuuksia voidaan edistää mm. hyväksymällä kilpailutuksissa osatarjouksia, hyödyntämällä puitejärjestelyitä hankinnoissa, laatimalla tarjouspyyntöasiakirjoista mahdollisimman informatiiviset ja yksiselitteiset sekä esim. luomalla tarjouslomakkeita, joita on helpompi täyttää kuin lähteä tyhjältä sivulta täyttämään vapaamuotoista tarjousta. Periaatteessa julkisilla keittiöillä olisi siis mahdollisuus käyttää nykyistä enemmän pienten elintarviketuottajien tuotteita. Julkiset keittiöt odottavat kuitenkin pieniltä toimittajilta samoja asioita kuin suuremmiltakin toimittajilta. Valikoimiin otettuja tuotteita tulisi olla saatavilla jatkuvasti, niiden pitäisi olla tasalaatuisia, logistiikkaratkaisujen ja pakkausten kunnossa, tuotteiden saatavuuden tulisi olla tehokasta sekä tuotteiden tarjonnan kuluttajalähtöistä. Hankinnan sisältö ja laajuus Tarjouspyyntö koskee seuraavia toimenpiteitä ja toimintamallin kehittämistä: a. Helppokäyttöisten sekä julkisia keittiöitä että pieniä elintarviketuottajia palvelevien tarjouspyyntö- ja tarjousmallilomakkeiden kehittäminen ja testaus vähintään yhdessä kilpailutuksessa. Hankintayksikkö ja sen kilpailutus (ns. toimintamallin pilotointi) voidaan määrittää tarjouksen hyväksymisen jälkeen.

3 b. Teemapäivä(t) tai muut vaihtoehtoiset tavat seuraavien toimintamallin osa-alueiden kehittämiseksi: Lähiruokatuottajien osaamisen lisääminen julkisen ruokahuollon tarjouspyyntöihin vastaamiseksi, tuotekehitysyhteistyön lisääminen tuottajien ja keittiöiden välillä, yhteistyön lisääminen pienten tuottajien välillä tarjouspyyntöihin vastaamiseksi yhdessä, logistiikkatoimintamallin kehittäminen ja pilotointi julkisten keittiöiden ja tuottajien välille. Toimenpiteet toteutetaan Pirkanmaalla yhteistyössä alueen toimijoiden kanssa. Parasta Pöytään Pirkanmaalta hankkeella on perustiedot alueen pienistä elintarvikeyrittäjistä, jotka annetaan toteuttajan käyttöön toimenpiteiden ja pilottitoimintamallin kehittämistä varten. Toteuttaja ei saa käyttää hankittuja luottamuksellisia yrityskohtaisia tietoja muussa toiminnassaan hankkeen aikana eikä sen jälkeen. Valittavan toteuttajan tulee toimia tiiviissä yhteistyössä tilaajan kanssa hankinnan edistymisen seurannan varmistamiseksi. Hankinnan tuloksena odotetaan syntyvän testattu toimintamalli julkisten keittiöiden ja pienten elintarviketuottajien yhteistyön edistämiseksi ja tuotteiden käytön lisäämiseksi julkisissa keittiöissä. Toimintamallin osana syntyy tarjouspyyntömalli julkisten keittiöiden käyttöön sekä tarjousmalli pienten tuottajien käyttöön sekä ohjeistus tuotekehitysyhteistyön ja logistiikkatoimintamallin kehittämisestä ja toimeenpanosta. Lisäksi hankinnan tuloksena voi syntyä jatkotoimenpidesuosituksia tai muuta aiheeseen liittyvää lisätietoa esim. raportin muodossa. Tarjoukseen tulee sisältyä 1) työsuunnitelma toimintamallin laatimisesta ja arvio kustannuksista sekä aikataulusta ja kuvaus siitä, miten toimintamallia testataan ja jalkautetaan käytäntöön 2) Kuvaus tarjoajan ehdotuksesta tuottajien ja julkisten keittiöiden yhteistyön lisäämiseksi (jos tarjotaan teemapäivää tai vastaavaa on tarjouksessa oltava alustava ohjelma) 3) Selvitykset tarjoajan muista vastaavista töistä referensseinä sekä hankinnan toteutuksesta vastaavan ja siihen osallistuvan henkilöstön taustatiedot, koulutus, kokemus ja referenssit elintarviketoimialaan ja/tai julkisiin kilpailutuksiin ja/tai logistiikkaan liittyvien vastaavien töiden toteutuksesta Aikataulu Tilaajan tavoitteena on, että toimintamallin n laadinta käynnistyy välittömästi tarjoajan valinnan jälkeen. Työn aikataulutuksesta voidaan keskustella sopimusvaiheessa. Toimeksiannon aloittamisesta järjestetään valitun toteuttajan kanssa aloituspalaveri kasvokkain, jossa tarkennetaan tehtävän tavoitteita ja muita yksityiskohtia. Hankinnan toteuttajalta edellytetään tiivistä yhteistyötä tilaajan kanssa. Sopimuskausi Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus tarkentavien neuvottelujen jälkeen. Sopimus astuu voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen hyväksyneet ja päättyy ko. palvelun tultua loppuun suoritetuksi.

4 Materiaalit Tilaajalle toimitetaan työn luovutuksen yhteydessä kaikki syntynyt aineisto, joka on tiivistetty myös julkaistavaan muotoon. Aineisto luovutetaan sähköisessä ja tulostemuodossa. Työn aikana syntynyt muu oheisaineisto luovutetaan tilaajalle. Hinta Työkustannusten eli tarjouksen kokonaishinnan tulee sisältää kaikki toimintamallin kehittämisen osa-alueiden kustannukset eriteltyinä, markkinointi- ja tiedotus-, yms. materiaalien kustannukset eriteltyinä, raporttien laatiminen, asiantuntijapalvelut, matkakulut (valtion matkustussäännön mukaisesti hinnoiteltuna), materiaalikulut ja tiedottamiskulut. Työn hinta on esitettävä arvonlisäverottomina (alv 0) kiinteinä nettohintoina. Tarjouksessa ilmoitetut hinnat ovat sitovia koko sopimuskauden. Tarjouksessa on ilmoitettava mahdollisista lisähankinnoista veloitettava tuntihinta ja muut kustannukset (alv 0). Mahdollisista lisähankintojen tekemisestä neuvotellaan aina tapauskohtaisesti erikseen valittavan toimittajan kanssa. Hankinnan toteuttaja on velvollinen kilpailuttamaan alihankinnat hankintalain mukaisesti. Tarjoukseen liitettävät selvitykset Tarjouksessa on esitettävä selvitys tarjouksen tekijän mahdollisesti käyttämistä alihankkijoista. Alihankkijan käyttäminen edellyttää tilaajan hyväksymistä. Tarjouksen tekijä vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset ja vaadittavat liitteet on toimitettava myös alihankkijoista. Tarjousten arviointi, vertailu ja päätöksentekoperusteet Tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti selvitetään ennen hankinnan aloitusta. Tarjoajan tulee palauttaa täytettynä tarjouspyynnön liite 2. (tarjoajan kelpoisuusvaatimukset) Valittavan toimittajan tulee tarvittaessa toimittaa niitä koskevat selvitykset ja todistukset. Tarjoajien ja mahdollisten alihankkijoiden arvioinnissa painoarvona ovat erityisesti: 1. heidän toteuttamansa vastaavat, tehdyt elintarvikealan/julkisten hankintojen/logistiikan ja palveluiden ja tuotteiden tuotantoa ja kehittämistä koskevat selvitykset sekä kehittämissuunnitelmat, erityisesti paikallisiin pieniin elintarviketuottajiin ja/tai julkisiin keittiöihin liittyen. 2. Painoarvona huomioidaan myös muut elintarvikealan/julkisten hankintojen/logistiikan toimialaan liittyvät referenssit. Em. referenssit tulee osoittaa selvitykseen tosiasiallisesti osallistuvien henkilöiden taustasta. 3. Hankinnan hinta Tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia, siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin tai tarjottu palvelu ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia. Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja palvelun laadulle asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti.

5 Oikeudet Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjouksista. Tilaajalla on velvollisuus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset ja puutteelliset tarjoukset sekä oikeus hylätä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tilaajalla on oikeus työsuunnitelman sisällön ja toteutuksen tarkentamiseen toimeksiannon edetessä. Toimeksiannossa syntyvä raaka-data, julkaisumateriaali ym. tulokset ovat tilaajan omaisuutta. Työn tekijänoikeus lopputulokseen jää tilaajalle. Tarjoajan tulee tarjouksessaan erikseen esittää ne yksinoikeudet ja tekijänoikeudet, jotka jäävät toteuttajalle. Hankinnan ennakoitu arvo Hankinta alittaa hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon (30000 ). Hankinnan pääasiallinen toteutuspaikka Pirkanmaa. Hankintamenettely Hankintamenettelyssä noudatetaan hankerahoittajan ohjeita hankintojen osalta. Tarjous pyydetään kirjallisesti, tarjouspyyntö julkaistaan Hilmassa. Tarjoukset ja valintamenettely dokumentoidaan. Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Tarjouksen toimittaminen Tarjoukset liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa mennessä osoitteella Laura Enbom, Ahlmanin koulun säätiö, Hallilantie 24, Tampere. Tarjouskuoreen on merkittävä tunnus Parasta Pöytään Pirkanmaalta. Tarjoukset liitteineen pyydetään toimittamaan myös sähköisesti osoitteeseen klo 16 mennessä. Sähköpostin otsikkoon on merkittävä tunnus TARJOUS: Lähiruoan käytön lisääminen julkisissa keittiöissä. Tarjousasiakirjat on jätettävä.pdftai.doc-muodossa. Lisätiedot ja kysymykset Lisätietoja tarjouspyyntöön liittyen antaa Parasta Pöytään Pirkanmaalta hankkeen projektipäällikkö Laura Enbom, puh , Tampereella Laura Enbom Projektipäällikkö / Parasta Pöytään Pirkanmaalta hanke