151 tfto I lofb. Opetus-ja kulttuuriministeriö Korkeakoulu-ja tiedeosasto

Transkriptio

1 Opetus-ja kulttuuriministeriö Krkeakulu-ja tiedesast 151 tft I lfb Arkistlakityöryhmän väliraprtti petus-ja kuluuttuuriministeriölle Anne Lut-Halvari Työryhmän sihteeri/jäsen

2 Arkistlakityöryhmän väliraprtti Työryhmän tehtävä Opetus- ja kulttuuriministeriö asetti työryhmän selvittämään arkistlakiin ja - asetukseen liittyvät keskeiset uudistustarpeet ja tekemään hallituksen esityksen mudssa esityksen uudeksi lainsäädännöksi. Työryhmän tehtävänä n selvittää arkistlakiin ja -asetukseen liittyvät keskeiset uudistustarpeet; ja tehdä hallituksen esityksen mudssa esitys uudeksi lainsäädännöksi. Työryhmän tulee työssään ttaa humin timintaympäristön muutkset, erityisesti tietja viestintäympäristön digitalisitumiskehitys ja julkisen hallinnn tiethallinnn kehittämiseen liittyvät linjaukset ja tavitteet, julkisen hallinnn rakenteiden muutkset sekä valtinhallinnn vaikuttavuuteen, tehkkuuteen ja tuttavuuteen liittyvät näkökhdat. Työryhmän tulee samalla tarkastella mitkä vat jatkssa arkistlaitksen tarkituksenmukaiset tehtävät ttaen humin valtintaluden tilan nyt ja tulevaisuudessa. Työryhmän tulee tarvittaessa kuulla arkistlaitksen henkilöstöä, maakunta-arkistja sekä arkistlaitksen keskeisiä sidsryhmiä ja muita asiantuntijita. Työryhmä vi tarvittaessa teettää selvityksiä. Työryhmän määräaika Työryhmän määräaika n Työryhmän tulee timittaa työstään väliraprtti petus-ja kulttuuriministeriölle mennessä. Työryhmän kknpan Puheenjhtaja: Opetusneuvs Annu Jylhä-Pyykönen, petus-ja kulttuuriministeriö Varapuheenjhtaja: Pääjhtaja Jussi Nurteva, arkistlaits Jäsenet: Kehittämispäällikkö Kenneth Ahlfrs, Kansallisarkist rityisasiantuntija Maaret Btska, Sumen Kuntaliitt Opetusneuvs Juha Haataja, petus-ja kulttuuriministeriö Hallintjhtaja Anitta Hämäläinen, Kansallisarkist Kulttuuriasiainneuvs Minna Karvnen, petus-ja kulttuuriministeriö Neuvtteleva virkamies Anne Kauhanen-Simanainen, valtivarainministeriö, Julkisen hallinnn tiet-ja viestintätekninen timint (Julk ICT) Arkistneuvs Jaana Kilkki, Kansallisarkist Jhtaja Jukka Liedes, petus-ja kulttuuriministeriö Ylitarkastaja Anne Lut-Halvari, petus-ja kulttuuriministeriö Hallitusneuvs erikki Nurmi, petus-ja kulttuuriministeriö

3 Asianhallintapäällikkö Helena Pajari, Tampereen kaupunginarkist Jhtaja Veli-Matti Pussinen, Turun maakunta-arkist Kehittämisjhtaja Mark Puttnen, valtivarainministeriö, kunta-ja aluehallint-sast Neuvtteleva virkamies Päivi Tmmila, työ-ja elinkeinministeriö Lainsäädäntöneuvs Anna-Riitta VVallin, ikeusministeriö, lainvalmistelusast Sihteerit: Kehittämispäällikkö Kenneth Ahlfrs ja kehittämispäällikkö Tmi Rasimus Kansallisarkiststa sekä ylitarkastaja Anne Lut-Halvari petus-ja kulttuuriministeriöstä. Työryhmän työskentely Työryhmä tti nimekseen arkistlakityöryhmä. Työryhmä kkntui kevään ja syksyn 213 aikana yhteensä 5 kertaa. Työryhmän tukena ja työryhmässä käsiteltävien asiiden esivalmisteluryhmänä timi työvalikunta, jhn kuuluivat Annu Jylhä-Pyykönen, Anitta Hämäläinen, Jaana Kilkki, Anne Lut-Halvari ja Tmi Rasimus. Vuden 213 aikana työryhmä kävi laajja ja perusteellisia keskusteluja erityisesti timintaympäristön muutksiin liittyvistä kysymyksistä. Työryhmän työn taustaksi n laadittu seuraavat selvitykset (liitteinä): 1. Arkistlaitksen nykyisten timivaltuuksien kannalta merkityksellisen sähköisen timintaympäristön nykytila ja muutstekijät sekä tiedssa levat skenaarit tulevaisuuden palvelumalleista Tekijät: prfessri Maija-Leena Hutari; FM Tuula Liias ( ). Selvitys sisältää kuvaukset timintaympäristöä kskevasta lainsäädännöstä, sähköisen timintaympäristön nykytilasta sekä kuntasektrista, klmannesta sektrista ja yksityisistä arkistista. Lisäksi selvitys sisältää arvita timintaympäristön muutstekijöistä ja tulevaisuuden mahdllisista palvelumalleista. 2. Arkistlaitksen rganisaatiselvitys Tekijä: hallintjhtaja Anitta Hämäläinen Selvityksen mukaan nykyisin kaksiprtaisen arkistlaitksen rganisaatita tulisi uudistaa siten, että Kansallisarkiststa ja sen alaisesta seitsemästä maakunta-arkiststa mudstettaisiin petus- ja kulttuuriministeriön alainen Kansallisarkist -niminen viranmainen, jnka timialueena lisi kk maa. Kansallisarkistn kuuluisi maakunta-arkistja, jiden sijainnista päättäisi OKM/VN asetuksella. Tämä mahdllistaisi sen, että nykyiselle arkistlaitkselle säädettyjä tehtäviä vitaisiin hitaa ja järjestellä taludellisemmin ja tehkkaammin kk maassa ilman nykyisiä tarkkja piirihallintrajja. 3. Kuntakentän tiveet ja näkemykset tulevan arkistlain suhteen Työryhmän kuntakenttää edustavat jäsenet valmistelivat selvityksen, jlla kartitettiin kuntakentän näkemyksiä lakiuudistukseen. Selvityksen mukaan keskeistä n se, että kk julkisen hallinnn asiakirjahallinnn vastuut ja velvitteet määritellään niin, että sähköisyyteen perustuva timintapa tiedn käsittelyssä ja säilytyksessä vidaan tteuttaa yhdenmukaisella tavalla. 4. Nykytilan kuvaus evankelis-luterilaisen kirkn ja rtdksisen kirkn asemasta suhteessa arkistlainsäädäntöön Tekijä: kehittämispäällikkö Tmi Rasimus Arviitaessa vankelis-luterilaisen kirkn aseman muutsta suhteessa arkistlainsäädäntöön tdettiin muun muassa, että se edellyttäisi Kirklliskkuksen käsittelyn. 5. Kansainväliset selvitykset:

4 Selvitys Virn arkistlaista (Arhiiviseadus, Arhives At) Tekijä: arkistneuvs Jaana Kilkki Virn arkistlaki n tullut vimaan 212. Laki n tyypiltään ylätasn abstrakti laki, jnka timeenpana kskevat yksityiskhtaisemmat säädökset annetaan hallituksen asetuksilla ja Kansallisarkistn hjeilla. Phjismaiden arkistlainsäädäntö Tekijä: jhtaja Veli-Matti Pussinen Selvityksessä n vertailtu Phjismaiden arkistlainsäädäntöjä. rityisesti humita n kiinnitetty arkistlain sveltamisalaan ja arviitu sen suhdetta muuhun keskeiseen tiednhallintaa säätelevään lainsäädäntöön. Selvityksessä n tarkasteltu myös nrminantvaltuuksia ja sähköisen asiakirjahallinnn humiimista arkistlainsäädännössä. Muistiita, kaaviita, pvver pint esityksiä, mm. (liitteinä): 6. Arkistlain knteksti, asiakirjahallinnn ja arkisttimen suhde, asiakirjahallinnn sääntely nykytilassa Tekijä: Jaana Kilkki 7. Tietplitiikka ja kyky hyödyntää tieta. Valmistelun tilanne VM/JulklCT-strategia Työn alla levia selvityksiä: 8. Arkistlain uudistukseen liittyvä tekninen selvitys ja sanast Tekijä: Tieteen tiettekniikan keskus CSC CSC valittiin teknisen selvityksen tteuttajaksi. Selvitystyötä hjaavat OKM ja VM keskustellen timijiden kanssa. Selvityksen ensimmäisessä vaiheessa tutettiin etenemissuunnitelma ja lunnsteltiin keskeiset käsitteet sisältävä sanast lemassalevien sanastlähteiden (mm. KDK) phjalta. Teknisessä selvityksessä n svittu, että Arkistlaits timittaa CSC:lle arkkitehtuuridkumentaatin (ml. VAPA) jnka phjalta vidaan arviida timinta-ja tietarkkitehtuurin kypsyystasa. 9. Muita kansainvälisiä selvityksiä arkistlakiin liittyen; mm. Kanada ja Uusi-Seelanti Työryhmän jatktyöskentely Vunna 214 työryhmä paneutuu varsinaiseen lainsäädäntötyöhön hallituksen esityksen mudssa. Työhön tulee vaikuttamaan erityisesti valtivarainministeriön tiethallintn liittyvät lainvalmisteluhankkeet ja Julk ICT:n asema. Työryhmän keskusteluissa n nussut lisäksi esille ikeusministeriön hallinnnalaan kuuluvan julkisuuslainsäädännön mahdlliset muutkset, kskien erityisesti hyvää tiednhallintatapaa asiakirjahallinnssa. Työryhmässä n kuntien salta tullut esille timintatapjen, erityisesti sähköistymisen sekä palvelututannn muutsten vaikutukset. Kuntakentälle tehdyn selvityksen mukaan ngelmana n muun muassa se, että sähkösyntyisen asiakirjatiedn hallintaan ei le määritelty yhteisiä timintatapja, ja hjausta tulee mnelta suunnalta. Selvityksen perusteella n tullut esiin tarve määritellä mm. asiakirjahallintaa hjaavat taht ja vastuut.

5 Arkistlain uudistuksessa analgisten eli paperimudssa levien asiakirja-aineistjen rinnalla tulee krstumaan sähköisessä mudssa levien asiakirjjen arkistinti, erityisesti kysymys sähkösyntyisten asiakirjjen säilyttämisestä sekä digititujen aineistjen autenttisuuskysymys: säilyykö digitidun asiakirjan tdistusvima, ja vik alkuperäisen paperimutisen eli analgisen asiakirjan hävittää tavitteena mm. tilasäästöt. Nrjassa digitidun asiakirjan hävittäminen n mahdllista autenttisuuden kärsimättä. Alkuvudesta 214 pidettävässä phjismaisessa seminaarissa n tarkitus kuulla ja selvittää edellä mainittuja näkökhtia. Digititujen asiakirjjen pysyvän säilyttämisen kustannuksista n tarkitus keskustella muun muassa Kansallisen digitaalisen kirjastn (KDK-PAS) asiantuntijiden kanssa. Arkistitavan aineistn tallennemudsta hulimatta arkistlaissa tulisi säätää niistä perusperiaatteista, jtka määrittävät pysyvien arkistjen mudstumista. Työryhmässä n esitetty eri näkökantja siitä, kuinka pitkälle itse sähköisiin järjestelmiin meneviä määrityksiä tulisi jättää säännöksin arkistlaitksen timivaltaan. Arkistlaitksen rganisaatin uudistamisen salta vidaan tdeta, ettei työryhmässä le esiintynyt asiasta ristiriitja tai ngelmia. Kun arkistlaitksen kaksiprtaisesta hallintmallista, jssa maakunta-arkistt timivat itsenäisinä piirihallintviranmaisina luvutaan, n lennaista miettiä, mikä tah alueellisten maakunta-arkistjen sijaintipaikkakunnista tulee päättämään. Se vi lla arkistlaits, petus- ja kulttuuriministeriö tai valtineuvst. Yksityisten arkistaineistjen pakklunastuspykäliä tulee tarkastella suhteessa perustuslaissa säädettyyn maisuudensujaan. Asiaa tarkastellaan työryhmässä kevään 214 aikana. Työryhmä tulee kkntumaan kevätkaudella 214 nin 5 kertaa. Työryhmä järjestää helmikuussa 214 phjismaisen seminaarin aiheena Phjismaiden arkistlait, sekä kuulemistilaisuuden lppukeväästä 214.

6 V ARKISTOLAITOKSN NYKYISTN TOIMIVALTUUKSIN KANNALTA MRKITYKSLLISN SÄHKÖISN TOIMINTAYMPÄRISTÖN NYKYTILA JA MUUTOSTKIJÄT SKÄ TIDOSSA OLVAT SKNAARIOT TULVAISUUDN PALVLUMALLISTA prfessri Maija-Leena Hutari FM Tuula Liias

7 SIPUH Tämä selvitys n tehty petus- ja kulttuuriministeriön timeksiannsta. arkistlainsäädäntöä valmistelevaa työtä. Selvitys n sa uutta Selvityksessä tarkastellaan arkistlaitksen nykyisten timivaltuuksien kannalta merkityksellisen sähköisen timintaympäristön nykytilaa sekä ktaan yhteen timintaympäristön muutstekijöitä ja tiedssa levia skenaarita tulevaisuuden palvelumalleista. Työ n tehty kirjallisen dkumenttiaineistn ja kymmenen arkistlain uudistamista valmistelevan työryhmän jäsenen teemahaastatteluaineistn phjalta tulkitsevana sisällönanalyysinä. Kiitämme lämpimästi arkistlain uudistamista valmistelevan työryhmän jäseniä sekä erityisesti työvalikuntaa arvkkaasta yhteistyöstä selvityksen laatimisessa. Tivmme, että selvitys tarjaa tarpeellista timintaympäristöä ja sen kehittymistä kuvaavaa tieta arkistlain uudistamistyöhön. Oulussa Maija-Leena Hutari prfessri Humanistinen tiedekunta / Infrmaatitutkimus Oulun ylipist Tuula Liias FM Caffella Cnsulting Oy

8 SISÄLLYS SIPUH 2 1 TOIMINTAYMPÄRISTÖÄ KOSKVA LAINSÄÄDÄNTÖ Jhdant Tiethallinta, asiakirjahallinta ja arkisttimea kskeva lainsäädäntö Arkistlaitksen nrminantvalta ri timialjen tiednhallintaa määritteleviä säädöksiä Selvityksen sisältöjä rakenne 1 2 SÄHKÖISN TOIMINTAYMPÄRISTÖN NYKYTILA Tiethallinnn, asiakirjahallinnn ja arkisttimen yhteistyö sekä timivaltuudet eri hallinnnaljen kesken Aineistjen elinkaarihallinta Aineistjen tuttaminen Aineistjen talteenttja rganisinti Tiedn uudelleen käyttö tutkimuksen, viranmaisten ja kansalaisten tarpeisiin 18 3 KUNTASKTORI, KOLMAS SKTORI JA YKSITYIST ARKISTOT Kuntasektri Klmas sektri Yksityiset arkistt 24 4 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOSTKIJÖITÄ JA TULVAISUUDN PALVLUMALLJA Kansainvälisyys ja kknaisvaltainen tiednhallinta Asiakaslähtöisyys Tietpliittinen hjaus ja pikkihallinnllisuus 3 LÄHTT 34 LIIT 37 3

9 1 TOIMINTAYMPÄRISTÖÄ KOSKVA LAINSÄÄDÄNTÖ 1.1 Jhdant Vimassa leva arkistlaki (ArkL) ja asetus arkistlaitksesta säädettiin vunna Ne hjaavat arkistlaitksen timintaa ja määrittelevät sen tehtävät. Tämän jälkeen se timintaympäristö, jssa aineistja tutetaan, jäsennetään, rganisidaan, hallitaan ja asetetaan rganisaatiiden ja muiden yhteisöjen sekä yksittäisten asiantuntijiden ja muiden tietaineistja hyödyntävien käyttöön n muuttunut ja digitalisinut npeasti. Tämän seurauksena myös muussa lainsäädännössä säädetään asiista, jihin arkistlaitksella n liittymä- ja rajapintaa. Siksi arkistlaitksen suhde viranmaisten tiednhallintaan, jhn asiakirjahallint ja arkisttimi kuuluvat, n tullut kriittiseksi, uudelleen tarkastelua ja määrittelyä vaativaksi asiaksi. Kyseessä n useita eri hallinnn alja yhdistävä ilmiö ja timintakenttä, jta hjaava lainsäädäntö kuuluu useiden ministeriöiden alaisuuteen. Kaikkien viranmaisten tiethallintn ja asiakirjahallintn vaikuttavien lakien valmistelusta vastaa ikeusministeriö (OM). Arkisttimeen vaikuttavien lakien valmistelusta vastaa petus- ja kulttuuriministeriö (OKM). Hallinnn kehittämistiminnasta vastaa valtivarainministeriö (VM) ja tähän kuuluu myös viranmaisten tiet- ja asiakirjahallinnn hjaus ja niihin kuuluva lainsäädäntö. Tietyhteiskuntalakien valmistelusta vastaa liikenne- ja viestintäministeriö (LVM). 1.2 Tiethallinta, asiakirjahallinta ja arkisttimea kskeva lainsäädäntö Sumen perustuslain (731/1999) säädösten njalla vidaan sana, että viranmaisen n järjestettävä asiakirjahallint, jtta se vi turvata seuraavien perusikeuksien tteutumisen: julkisuusperiaate ja hallinnn timinnan avimuus (12.2 ja 21.2 ), henkilötietjen sujaaminen (1.1 ) sekä tieteellisen tutkimuksen vapauden mahdllistaminen ja turvaaminen (16.3 ). Laintasisia perustuslaista jhdettuja timialasta riippumattmia tiednhallintaa kskevia säädöksiä vat: Arkistlaki (ArkL, 831/1994) Asetus arkistlaitksesta 832/1994 Henkilötietlaki 523/1999 Viranmaisten timinnan julkisuudesta annettu laki (julkisuuslaki, 621/1999) Viranmaisten timinnan julkisuudesta ja hyvästä tiednhallintatavasta annettu asetus (julkisuusasetus, 13/1999) Sähköisestä asiinnista viranmaistiminnassa annettu laki 13/23 Hallintlaki 434/23 Tietturvallisuudesta valtinhallinnssa annettu asetus (tietturva-asetus, 681/21). (Vutilainen 212.) dellä mainitusta lainsäädännöstä VM:lle timivaltaa tiethallinnn nrminantn ja hjaukseen antavat julkisuuslaki ja -asetus sekä sähköisestä asiinnista viranmaistiminnassa annettu laki. 4

10 Lisäksi VM:n alaan kuluu julkisen hallinnn tiethallinnn hjauksesta annettu laki (634/211) eli tiethallintlaki. Lain mukaan tiethallinnlla tarkitetaan tukitiminta, jlla turvataan julkisten hallinttehtävien hitaminen tiet-ja viestintäteknisiä menetelmiä ja keinja hyväksikäyttäen (3.1 ). Tiethallinnn tehtävänä n luda ulkiset puitteet ja edellytykset rganisaatin tiednhallinnalle mukaan lukien asiakirjahallint. Tällä tarkitetaan tiednhallinnan välineiden tuttamista ja niistä hulehtimista sekä tiednhallintaan liittyvien palveluvälineiden kehittämistä. Asiakirjahallinnn tehtävänä n tiednhallinnan sisällöllinen määrittely, sen hjaus ja valvnta, tietjen hjaus ja säilyttäminen sekä tiednhallinnan käytäntöjen petus viranmaisrganisaatissa. Yksi asiakirjahallinnn tehtävä n arkisttimen hitaminen. (Vutilainen 212.) Tiethallintlaissa edellytetään julkisen hallinnn viranmaisten käyttävän yhtenäistä kknaisarkkitehtuuria ja yhteisiä palveluita. Kknaisarkkitehtuuri mudstuu timinta-, tiet-, tietjärjestelmä- ja teknlgia-arkkitehtuureista. Se n edellytys palveluiden lumiselle. Jtta arkkitehtuureja vidaan kehittää hallitusti, VM esittää julkisen hallinnn timinnallisen kknaisuuden jakamista khdealueisiin. OKM:n khdealueena n kulutus, tiede ja kulttuuri. sityksen mukaan OKM:n tulee khdealueellaan krdinida tiethallinnn ja tiethallinthankkeiden kehittämistä myös pikkihallinnllisesti (OKM 212, 1). Tämän vuksi OKM (213a) pitää perusteltuna viedä arkistlakiuudistusta eteenpäin samaan aikaan julkisen hallinnn tiethallinnn kehittämiseen liittyvien linjausten ja timien kanssa. Tämä edellyttää rajapinnan määrittelemistä arkistlaitksen tehtävissä ja valtuuksissa suhteessa muihin tiethallintkin alaan kuuluviin valtin ja kuntasektrin timijihin. Valtineuvstn hjesäännön (262/23) perusteella (8 ) OKM:n timialaan kuuluu arkisttimi samin kuin tiethallintkin (8 ) mukainen timialakhtainen asetuksentasinen sääntely asianhallintajärjestelmien rajapinnista sillin, kun ne liittyvät asiakirjjen arkistintiin. OM:n timialaan kuuluu lainvalmistelu yleisen hallint-ikeuden alalla, jhn julkisuuslain perusteella kuuluu myös asiakirjahallinnn sääntely (14 ). Lisäksi OM:lle kuuluvat julkisuuslain kannalta katsttuna asiakirjjen julkisuuteen ja salassapitn sekä laajemmin julkisuusperiaatteen tteuttamiseen liittyvät kysymykset ja sääntely. (Vutilainen 212, 26.) Asiakirjahallint n yksi viranmaisen julkinen hallinttehtävä sekä timint. Asiakirjahallinnn tehtävänä n tiednhallinta. Tiednhallintaan vidaan katsa kuuluviksi: käsiteltävien ja säilytettävien tietjen määrittely; tiedn arvn, elinkaaren sekä siihen liittyvien tiljen, säilytysajan, säilytysmudn, sujaustasn ja tiednsaantiikeuksien (käyttöikeuksien) määrittely; julkisuuteen, salassapitn, tietsujaan ja tietturvaan liittyvien vaatimuksien mukaisesta timinnasta hulehtiminen muun muassa tiedn elinkaaren eri vaiheissa; asiakirjallisen tiedn tilan hallinta kirjaamis- ja rekisteröintitimintjen avulla sekä tietpalvelun tuttaminen ja hitaminen. (Vutilainen 212, 5-6.) Lisäksi asiakirjahallinnn tehtävänä n hulehtia hyvän hallinnn tteuttamisesta asiakirjjen käsittelyssä ja hallinnassa. Tämä liittyy hallinnn läpinäkyvyyden turvaamiseen tiednsaantia edistäviä timintja kehittämällä. Tehtävänä n myös asiakirjjen tietsisällön alkuperäisyyden ja eheyden säilymisen varmistaminen sana hallinnn asiakkaiden ja hallinnssa työskentelevien ikeusturvaa. Asiakirjista vidaan tdentaa viime kädessä kussakin tilanteessa asiaintila, js asiakirjjen lutettavuus alkuperäisinä vidaan varmistaa. Asiakirjahallinnn n varmistettava 5

11 hallinnn asiakkaiden yhdenvertainen khtelu hulehtimalla, että asiakirjista n mahdllista saada tiet samanlaisissa tilanteissa ja samanlaisilla perusteilla. Asiakirjahallinnn n myös hulehdittava, että asiakirjjen käsittelyssä henkilötietjen suja tteutuu lainmukaisesti. (Vutilainen 212, 6.) Julkisuuslaissa n säädetty yleiset vaatimukset viranmaisten asiakirjahallinnn järjestämiselle. Julkisuuslain (18.1 ) mukaan viranmaisen n suunniteltava ja tteutettava asiakirja- ja tiethallintnsa siten, että 1) asiakirjjenjulkisuus vidaan tteuttaa, 2) asiakirjat ja tietjärjestelmät sekä niihin sisältyvät tiedt arkistidaan tai hävitetään asianmukaisesti sekä 3) asiakirjat ja tietjärjestelmät mukaan lukien niihin sisältyvien tiedt sujataan, eheys ja laatu varmistetaan asianmukaisin menettelytavin ja tietturvallisuusjärjestelyin. Hallintlaissa n säädetty asiansaisen ikeudesta saada tieta asiansa käsittelyn etenemisestä sekä arvi asiankäsittelyajasta. Nämä tiedt vi saada viranmaisen asiakirjahallinnn rekistereistä. Hallintlaissa (24.2 ) n viittaussäännös julkisuuslakiin asiakirjjen julkisuudesta ja tiednsaannista asiankäsittelyssä. Julkisuuslaissa (18.3 ) säädetään, että arkistimen tehtävistä n säädetty arkistlaissa. Arkistlaissa säädetään, että arkisttimen vaatimukset n tettava humin arkistnmudstajina timivien viranmaisten tiet- ja asiakirjahallinnssa (7.3 ). Asiakirjahallinnn ja arkisttimen hjaus khdistuu kk aineistn elinkaareen eli tuttamiseen, talteenttn ja rganisintiin, mukaan lukien pitkäaikaissäilytys, hävittämiseen ja käyttöön asettamiseen. Asiakirjan elinkaaren hallinnassa arkisttimen tehtävänä n varmistaa asiakirjjen käytettävyys ja säilyminen, hulehtia asiakirjihin liittyvästä tietpalvelusta, määritellä asiakirjjen säilytysarv sekä hävittää tarpeetn aineist (ArkL 7.1 ), kun niiden säilytysaika n päättynyt (ArkL 13 ). Arkistlaissa tdetaan, että arkistinnissa n tettava humin henkilötietjen suja. Henkilötietlaissa n arkistintia kskevat säännökset eli hävittämisessä n hulehdittava tietsujasta henkilötietlain mukaisesti. Henkilörekisteri, jka ei le enää rekisterinpitäjän timinnan kannalta tarpeellinen, n hävitettävä, jllei siihen talletettuja tietja le erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jllei rekisteriä siirretä arkistlaitksen säilytettäväksi (Henkilötietlaki 34 ). (Ks. myös Vutilainen 212, 14.) Julkisuusasetuksen (5.1 ) mukaan tiednsaantiikeuksien tteuttamiseksi ja edistämiseksi viranmaisella tulee lla sillä käsiteltävinä levien asiiden seurantaa varten tiedt siitä, miten tiet viranmaisen julkisista asiakirjista vidaan löytää. Julkisuuslaissa säädetään myös niistä menettelyistä, jilla viranmaisen henkilörekistereistä vidaan antaa tietja. Henkilötietlaissa n pulestaan säädetty niistä käyttötarkituksista, jissa henkilötietja vidaan käsitellä ja jihin viranmainen vi luvuttaa tietja henkilörekistereistään. (Vutilainen 212.) Julkisuuslain njalla annetussa valtinhallinnn tietturva-asetuksessa n säädetty viranmaisten asiakirjjen ja muiden tietaineistjen tietturvallisen käsittelyn perusteista. Arkistlaissa n säädetty arkistnmudstajille velvllisuus hulehtia asiakirjjen tietturvallisuudesta. Arkisttimen n varmistettava asiakirjjen tietturvallisuus säilyttämällä niitä siten, että ne vat turvassa tuhutumiselta, vahingittumiselta ja asiattmalta käytöltä (ArkL 12.1 ) sekä varmistettava niiden käytettävyys, ja hulehdittava asiakirjja kskevasta tietpalvelusta. Tietturva-asetuksen (6 ) mukaan tietturvallisuustimenpiteet n suunniteltava ja tteutettava 6

12 siten, että ne kattavat asiakirjan kaikki käsittelyvaiheet niiden laatimisesta tai vastaanttamisesta arkistintiin tai hävittämiseen saakka mukaan lukien asiakirjan luvuttamisen ja siirtämisen sekä käsittelyn valvnnan. (Vutilainen 212, 8-12.) Viranmaisten arkisttimessa n tettava julkisten asiakirjjen käyttöön saannissa humin yksityisten ja yhteisöjen ikeusturva ja tietsuja. Perustuslakia (21 ) nudattaessaan arkisttimen n turvattava yksityisten ja yhteisöjen ikeusturvaan liittyvien asiakirjjen saatavuus varmistamalla asiakirjjen alkuperäisyys ja säilyminen ikeusturvaan liittyvien määräaikjen ajan. Arkisttimi palvelee tieteellistä tutkimusta määrittämällä asiakirjille säilytysarvn tieteellisen tutkimuksen käyttötarkituksia varten. 1.3 Arkistlaitksen nrminantvalta Arkistlain (4 ) mukaan arkistlaitksen tehtävänä n varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjjen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä hjata, kehittää ja tutkia arkisttinta. Asetuksessa arkistlaitksesta (832/1994, 1 ) säädetään arkistlaitksen tehtävät seuraavasti: 1) hjata arkisttinta sen mukaan kuin arkistlaissa ja sen njalla säädetään tai määrätään; 2) hulehtia arkisttimen yleisestä kehittämisestä ja sen edellyttämästä tutkimuksesta ja kulutuksesta; 3) ttaa vastaan ja säilyttää viranmaisten luvuttamia asiakirjja; 4) hankkia ja säilyttää muita yhteiskunnan ja tutkimuksen kannalta merkityksellisiä asiakirjja; 5) hulehtia säilyttämäänsä aineistn liittyvästä tietpalvelusta; sekä 6) hitaa muut tehtävät, jtka säädetään tai määrätään sen tehtäviksi. Kansallisarkist jhtaa arkistlaitksen timintaa, hallinta ja kehittämistä. Kansallisarkist hjaa valtin keskushallinnn ja muiden sellaisten arkistlaissa tarkitettujen arkistnmudstajien arkisttinta, jiden timipiiri kattaa kk maan (Asetus arkistlaitksesta 2 ). Maakunta-arkistt käyttävät itsenäistä päätäntävaltaa niiden ratkaistavaksi säädetyissä tai määrätyissä asiissa. Maakunta-arkistt hjaavat piirinsä arkistnmudstajien arkisttinta. Tämä tarkittaa arkistlain piiriin kuuluvia julkishallinnn rganisaatita sekä sellaisia julkista tehtävää hitavia yhteisöjä, timielimiä ja henkilöitä, jiden tehtävän hidssa kertyy viranmaisten timinnan julkisuudesta annetussa laissa tarkitettuja asiakirjja. Lisäksi maakunta-arkistt vat alueellisia keskusarkistja ja tutkimus- ja kehittämiskeskuksia. Nykyisen arkistlain perustelut sittavat, että 199-luvulla lainsäädännön uudistamisen tavitteena li lisätä viranmaisten vastuuta masta arkisttimestaan ja antaa vapautta järjestää arkisttimi sana tiethallinta timintaa parhaiten tukevaksi. Vastaavasti arkistlaitksen nrminantvaltaa kavennettiin merkittävästi. Ohjaustimivalta määriteltiin arkistlaitksen keskeiseksi vaikutuskeinksi ja arkistlaitkselle annettiin laajat hjaustimivaltuudet (ks. ArkL, 4 ). 7

13 Haastatteluaineiststa nusee esille, että käytännössä arkistlaissa annettua timivaltaa arkistlaitkselle arkisttimen nrminantn ja hjaukseen tulkitaan niin, että arkistlaitksella n timivaltaa myös asiakirjahallinnn ja tiethallinnn piiriin kuuluviin tehtäviin. Tämän tulkinnan mukaan arkistlaitksen tehtävistä viranmaisten asiakirjahallinnn hjaukseen (ArkL:n mukaan arkisttimeen) liittyvät tehtävät vat viranmaisten nrmi- ja infrmaati-hjausta, jlla varmistetaan pysyvästi säilytettävän asiakirjatiedn säilyminen ja käytettävyys sen elinkaaren eri vaiheissa. Arkistlaitksen tinen tehtävä eli kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen n arkistlaitkseen siirrettyjen aineistjen käytettävyyden ja säilyvyyden varmistamista sekä käyttöön antamista. Arkistlaissa niitä, jita laki kskee, kutsutaan yhteisesti arkistnmudstajiksi. Tällaisia vat valtin ja kunnan viranmaiset, muut itsenäiset julkisikeudelliset laitkset, valtin ja kunnan liikelaitkset, rtdksinen kirkk sekä muut yhteisöt ja yksityiset timijat niiden hitaessa julkista tehtävää. Arkistlaissa arkistlaitkselle säädetyt nrminantvaltuudet vat ikeus määrätä pysyvään säilytykseen tulevasta aineiststa, pysyvästi säilytettävien asiakirjjen arkisttilista sekä pysyvästi säilytettäviin tallenteisiin käytettävistä materiaaleista ja valmistusmenetelmistä. Näitä valtuuksia perustellaan tarpeella turvata kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan arkistaineistn säilyminen ja käytettävyys, mutta ei viranmaisten arkisttimen kehittämis- tai hjaustarpeilla. Arkistlaissa määritellään arkistlaitksen nrminantvaltuudet suhteessa viranmaisiin ja määräyksenantvaltuudet yksityisiin arkistihin nähden (ks. taulukk 1). Taulukk 1. Arkistlain mukaiset viranmaisiin khdistuvat määräyksenantvaltuudet (Vutilainen 212, 16). Delegintisäännös Sääntelykhde ArkL 16 : Arkistlaits vi antaa määräyksiä asiakirjjen rekisteröinnistä ja luettelinnista, Valtin virastt, laitkset, tumiistuimet ja muut lainkäyttöelimet sekä muut valtin viranmaiset. ArkL 8.3 : Arkistlaits määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjihin sisältyvät tiedt säilytetään pysyvästi. Kaikki arkistnmudstajat. ArkL 12.2 : Arkistlaits vi määrätä arkisttilista. Kaikki arkistnmudstajat. ArkL 14.1 : Arkistlaits määrää pysyvästi säilytettävien asiakirjjen siirrsta kansallisarkistn, maakunta-arkistn tai muuhun arkistn. Valtin virastt, laitkset, tumiistuimet ja muut lainkäyttöelimet sekä muut valtin viranmaiset, Sähköisestä asiinnista viranmaistiminnassa annetun lain mukaan arkistlaitksella n nrminantvaltuus sähköisen asiinnin arkistintiin. Arkistinnilla laissa viitataan asiakirjjen autenttisuuden ja eheyden varmistamiseen uudelleen käyttöä varten elinkaaren myöhemmissä 8

14 vaiheissa. Laissa ei kuitenkaan laajenneta arkistlaitksen nrminantvaltuuksia, kska niiden tdetaan perustuvan arkistlakiin. Siten arkistintiin liittyvä nrminant-ikeus perustuu tässä yhteydessä arkistlaissa annettuun nrminantvaltuuteen. Laissa laajennetaan ikeutta antaa valtin viranmaisille asiakirjjen luettelintia ja rekisteröintiä kskevia määräyksiä myös kunnallisiin viranmaisiin, mutta tämä kskee vain sähköistä asiintia. Lain mukainen rekisteröintivelvite, ja sitä kautta arkistlaitksen nrminantvaltuuden laajuus, ei le kattava, kska laki sisältää useita sveltamisalan rajituksia. Arkistlaissa (1 ) säädetään arkistlaitkselle ikeus salassapitsäännösten estämättä saada tietja viranmaisten arkisttimesta ja tarkastaa viranmaisten arkisttinta. (Kilkki 213, 4.) Haastatteluaineistn mukaan yleinen käsitys n, että useat nykyisen arkistlain käsitteet vat ngelmallisia ja tulkinnanvaraisia, kun timitaan digitaalisessa ympäristössä. simerkiksi asiakirjatiedn säilyttämisen ja käytettävyyden varmistamiseen liittyvät määräykset n ilmaistu paperimaailman käsitteillä (mm. asiakirja, arkistnmudstaja, arkisttimi- ja asiakirjahallint). Arkistlain uudistamistarve n kirjattu myös arkistlaitksen strategiaan. Sen mukaan arkistlaitksen tehtäviin khdistuva lainsäädäntö arviidaan kknaisvaltaisesti, minkä phjalta tehdään muutsehdtuksia lainsäädäntöön. Uudistamisella pyritään päivittämään säädösphja vastaamaan julkishallinnn sähköisen tiethallinnn tarpeita, käytäntöjä ja käsitteitä sekä määrittelemään arkistlaitksen timivaltuudet sähköisten aineistjen elinkaarihallinnan kknaisvaltaisessa suunnittelussa. Laki uudistetaan yhteistyössä sidsryhmien kanssa. Samassa yhteydessä humiidaan myös muun sähköisen hallinnn lainsäädännön asiakirjahallinnan säännösten päivittämistarpeet. (Ks. Arkistlaitksen strategia 215,12.) Arkistlaissa ja -asetuksessa säädetään myös arkistlaitksen rganisinnista. Kirjastjen ja museiden hella arkistlaits n yksi yhteiskunnan keskeisistä muistifunktiista. Se kstuu Kansallisarkiststa, jka jhtaa arkistlaitksen timintaa, hallinta ja kehittämistä (...), timii valtakunnallisena keskusarkistna ja timialansa tutkimus- ja kehittämiskeskuksena (Asetus arkistlaitksesta 2 ) sekä maakunta-arkistista. Valtinhallinnn tuttavuushjelman mukaisesti myös arkistlaitksen fyysinen timintaympäristö n muuttunut. Tämän vuksi arkistlaitkseen siirtyy yhä enemmän aineista aiemmin arviitua npeammalla aikataululla. Jtta arkistlaits pystyy tteuttamaan yhteiskunnallista tehtäväänsä, arkistlakiuudistuksessa n tarkasteltava myös sen timintaa rganisaatina. (OKM 213a.) 1.4 ri timialjen tiednhallintaa määritteleviä säädöksiä dellä kuvatun keskeisen lainsäädännön lisäksi muun muassa seuraavat säädökset määrittelevät tiednhallintaa eri timialilla (Vutilainen 212, 9): Ptilaan asemasta ja ikeuksista annettu laki 785/1992 Vertustietjen julkisuudesta ja salassapidsta annettu laki 1346/1999 Ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista annettu laki 812/2 Henkilötietjen käsittelystä rangaistusten täytäntöönpanssa annettu laki 422/22 9

15 Henkilötietjen käsittelystä pliisitimessa annettu laki 761/23 Laki yksityisyyden sujasta työelämässä 759/24 Sähköisen viestinnän tietsujalaki 516/24 Henkilötietjen käsittelystä rajavartilaitksessa annettu laki 579/25 Oikeudenkäynnin julkisuudesta hallinttumiistuimissa annettu laki 381/27 Oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tumiistuimissa annettu laki 37/27 Ssiaali-ja terveydenhulln asiakastietjen sähköisestä käsittelystä annettu laki 159/27 Julkisista hankinnista annettu asetus 614/27 Ptilasasiakirja-asetus 298/29 Väestötietjärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalvelusta annettu laki 661/ Selvityksen sisältö ja rakenne Tämä selvitys pyrkii kuvaamaan timintaympäristön nykytilaa sekä kkamaan yhteen eri tahilla esitettyjä tulevaisuuden muutstekijöitä, linjauksia ja palvelumalleja. Tämän timintaympäristöön khdistuvaa lainsäädäntöä laajasti kuvaavan luvun 1 jälkeen timintaympäristön nykytilaa kuvataan tarkemmin luvussa 2. Timintaympäristön matriisikehyksen (kuvi 1) aineistn tuttamisen, talteentn ja rganisinnin sekä käyttöön asettamisen ulttuvuudet sisältyvät tarkasteluun. Tiet-, tietjärjestelmä-ja teknlgia-arkkitehtuurit rajautuvat tarkastelun ulkpulelle. Valtuudet Timijat Kuvi 1. Timintaympäristön matriisikehys (lähde Kilkki 213 mukailtuna). linkaaren alkupäässä tapahtuvaan aineistn tuttamiseen liittyvä hjaus kattaa julkisen hallinnn viranmaisten eli valtin ja kuntasektrin tiethallinnn, asiakirjahallinnn ja arkisttimen. ri timijat asettavat aineistn tuttamiselle erilaiset vaatimukset, jilla n yhteisiä rajapintja, mutta jiden yhteensvittaminen n haastavaa. Asiakirjahallint khdistuu timijiden julkisen timinnan 1

16 tulksena syntyvään analgiseen ja digitaaliseen asiakirjatietn. Arkisttimi pulestaan khdistuu timijiden arkistlaitksen pysyvään säilytykseen määräämään analgiseen ja digitaaliseen asiakirjatietn. Arkistlaista tulee velvllisuus ylläpitää arkistnmudstussuunnitelmaa (AMS), jka kskee kaikkea asiakirjatieta. Tiethallintlain vaatimus laatia kknaisarkkitehtuuri kskee kaikkea digitaalista tieta. Lain mukaista tiethallinnn määritelmää nudattaen tietvarantja vidaan tarkastella tiet-, tietjärjestelmä-ja teknlgia-arkkitehtuurien näkökulmista. Asiita, jita nämä näkökulmat kattavat, n määritelty kknaisarkkitehtuurimalleissa. (Kartturi, JHS 179, tässä: Kilkki, Matriisimalli.) Aineistn talteentssa ja rganisinnissa pysyvästi säilytettävän asiakirjatiedn määrittely n riippumatnta tiedn tallennemudsta. Arkistlaitksen tehtävänä n varmistaa tällaisen pysyvästi säilytettävän asiakirjatiedn käytettävyys ja säilyvyys. Sähköisten tietaineistjen vastaantt- ja palvelujärjestelmä (VAPA) n arkistlaitksen mukaan yhteinen palvelu digitaalisten tietvarantjen pysyvään säilytykseen. Tiedn käyttöön asettaminen yhteiskunnan tietvarantina n varmistettava. Tietvarannt mudstuvat arkistlaitkseen arkistlain njalla siirretyistä valtin viranmaisten analgisista ja digitaalisista arkistista. Arkistlaitkseen spimuksen njalla vastaantetut analgiset yksityisarkistt mudstuvat myös tietvaranniksi. On humattava, että CSC:n näkemyksen mukaan pysyvä säilytys ja pitkäaikaissäilytys vat eri asiita digitaalisessa ympäristössä. Kuntasektrin, klmannen sektrin ja yksityisten arkistjen tilannetta nykyisessä timintaympäristössä tarkastellaan luvussa 3. Timintaympäristön kehittymiseen liittyviä muutstekijöitä sekä tulevaisuuden palvelumalleja tarkastellaan luvussa 4. Selvityksessä käytettyjä nykyistä timintaympäristöä kuvaavia keskeisiä käsitteitä n kttu liitteeseen. 11

17 2 SÄHKÖISN TOIMINTAYMPÄRISTÖN NYKYTILA 2.1 Tiethallinnn, asiakirjahallinnn ja arkisttimen yhteistyö sekä timivaltuudet eri hallinnnaljen kesken Timinnan digitalisituminen ja julkisen hallinnn sähköisten tietpalvelujen npea kehittyminen vat muuttaneet ja kyseenalaistaneet viranmaisten nykyiset timintamallit, timivaltuudet ja prsessit. Prsessit yhdistävät useampien viranmaisten timintaa ja niiden asiakeskeisyys yhdistää asianhallinnan ja siihen liittyvän tiednhallinnan asiankäsittelyssä. Prsessilähtöisessä timinnassa tiednhallinta n jnkin viranmaisen hallinnima kknaisuus riippumatta siitä käsitteleekö jssakin saprsessissa asiaa jkin tinen viranmainen. (Vutilainen 212, 1.) Haastatteluissa mainitaan, että esimerkiksi työ- ja elinkeinministeriön (TM) hallinnnalan sähköistämissuunnitelmassa vudelta 21 n tettu yhdeksi strategiseksi tavitteeksi hallinnn keskeisten prsessien sähköistäminen ja siirtyminen sähköiseen hallintn: "Hallinnn keskeiset sisäiset prsessit n yhdenmukaistettu ja sähköistetty tuttavuusnäkökhdat humiiden. Hallinnn sisäinen ja hallinnn välinen sähköinen asiinti ja tiedn hyödyntäminen n yhteen timivaa ja tehkasta. Siirrytään hallinnn sisäisessä ja virastjen välisessä timinnassa sähköiseen hallintn ja puretaan rinnakkaiset paperinkäsittelyprsessit." Tavitteena n sähköisen asiinnin ja sähköisen hallinnn edistäminen, jssa asian- ja asiakirjahallinta n keskeistä prsessien ja palveluiden kehittämisessä. Keskeistä n palveluiden kytkeminen asiakkaan prsesseihin ja sitä kautta saatava tehkkuus ja asiakashyödyt. Asiakirjjen ja dkumenttien säilyttämisessä n siirrytty sähköiseen arkistintiin ja pysyvään säilyttämiseen määritellyille asiakirjille n saatu sähköisen arkistinnin lupa (SÄHK 2). Haastatteluaineiststa nusee esille käsitys sähköisen asian- ja asiakirjahallinnan hjauksen pirstalitumisesta, mikä ketaan haasteeksi käytännön timinnassa. Tämän vuksi ehdtetaan, että arkistlaitksen tehtävät ja asema n määriteltävä uudelleen julkisessa tiethallinnssa (ks. myös Arkistlaitksen strategia 215, 12). Haasteeksi mainitaan myös nykyisen arkistlain kirjausten paperimaailmapainttuneisuus: sähköisen asiakirjahallinnn terminlgian puuttuminen tekee laista vanhentuneen. Arkistlain mukaan viranmaisen arkisttimen n tuettava hallinnn julkisuusperiaatteen tteutumista ja viranmaisten timinnan tehkkuutta. Arkistlaitksen n varmistettava asiakirjallisen kulttuuriperinnön saatavuus ja käytettävyys, ja se tehstaa timintaansa digitinnilla. Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen takaa, että viranmais-, tutkimus-, kulttuurija harrastustiminnassa sekä ikeusturvan varmistamisessa tarvittavat asiakirjat vat saatavissa ja että niistä annetaan tietja lainsäädännön määrittelemällä tavalla eri tarpeisiin vastaavien palvelukanavien kautta. Arkistlaitksen tehtävänä n turvata myös pysyvästi säilytettävän digitaalisesti tutetun aineistn säilyminen lutettavasti, tietturvallisesti ja kustannustehkkaasti (OKM /Arkistlaits 212, 1). Asiakirjatiedn hallinta kattaa kk asiakirjan elinkaaren. Hallinnnalarajat ylittävällä yhteistyöllä n kriittinen tehtävä digitaalisessa timintaympäristössä. Haastatteluaineistn mukaan 12

18 arkisttimeen liittyvä yhteistyö n kuitenkin riittämätöntä ja hankalaa. Jkainen virast n ma arkistnmudstaja, mistä jhtuen asiakirjahallint n eri vaiheessa (paperi, hybridi, jne.) sekä tavitteet, timinta ja niitä varten tehdyt ratkaisut pikkeavat tisistaan eri hallinnnalilla. Timintaprsessit kuitenkin ylittävät hallinnnaljen rajja ja "kaikki timivat tahillaan samanlaisten asiiden kimpussa hunilla resursseilla", mikä heikentää työn tulksellisuutta ja laatua. Synergia ja kustannustehkkuus npeasti muuttuvassa timintaympäristössä edellyttävät laajaa julkishallinnn kknaisarkkitehtuurityötä. Haastatteluaineistn mukaan VM:n, OKM:n ja arkistlaitksen yhteistyö ei vielä tuta synergiaa. Aineistssa nusee esille käsitys OKM:n passiivisuudesta yhteistyössä. VM:n vastuulla n hallinnn kehittäminen ja julkishallinnn tiethallinnn kehittäminen. Keskeinen sa mlempia n asiakirjahallint, jhn myös arkistlaitksella n määräysvaltaa. Haastatteluaineiststa nusee esille "että määräyksien annn ei pitäisi lla arkistlaitksen tehtävä, vaan nrminant tulisi eriyttää arkisttimesta. Tämä siksi, että arkistlaitksella ei rganisaatina le saamista tai resursseja hallita hallinnnaljen sähköisten ympäristöjen kknaisuutta. Nrminant tulee tulla khteesta, jka ymmärtää kknaisuutta (VM). Nykyisin arkistlaitksen yritys vaikuttaa hallinnnalan arkisttimeen enintään jähmettää timintaa ja n pakkpullaa, ei ait lisäarv timintaan." VM:n Julkisen hallinnn tiet- ja viestintätekninen timint (JulklCT-timint) vastaa julkisen hallinnn tiethallinnn, sähköisen asiinnin ja tietvarantjen käytön yleisestä kehittämisestä, valtinhallinnn tiethallinnn hjauksesta ja yhteisten kehittämishankkeiden yhteensvittamisesta. Se edistää valtin ja kuntien välistä tiethallintyhteistyötä, kehittää yhteisiä timinnallisia ja teknisiä ratkaisuja ja menetelmiä sekä vastaa julkisen hallinnn tietturvallisuuden yleisestä kehittämisestä ja valtinhallinnn tietturvallisuuden hjauksesta. Haastatteluaineistn mukaan JulklCT-timint n llut aktiivinen siitä hulimatta, että sen vimavarat ja tehtävät saattavat lla epäsuhdassa keskenään. sille tulee myös, että vastuunjassa OKM:n ja VM:n kesken n llut lainsäädännöstä jhtuvia ngelmia. Haastatteluaineistn perusteella tiedn hallinnan hjauksen timivaltasuhteet vat epäselviä VM:n näkökulmasta, kska tiedn hallintaa ja tietplitiikkaa kskeva lainsäädäntö sisältyy eri lakeihin. Tässä yhteydessä mainitaan, että uusia lakeja n laadittu ttamatta riittävästi humin aikaisempaa lainsäädäntöä, mikä n mnimutkaistanut käytäntöjä ja epäyhtenäistänyt käsitteistöä. Tiethallintlain perusteella VM:n vidaan tulkita hjaavan asiakirjahallintaa kknais- ja tietarkkitehtuurilla. Käytännössä tämä n kuitenkin epäselvää, kska arkistlaits n OKM:n alaisuudessa. Laissa krstetaan kknais- ja tietarkkitehtuuria ja yhteen timivuutta, mutta tiethallinnn käsitettä käytetään painttaen ICT:n ja teknisten ratkaisujen hallintaa. Timintaa VM:ssä hjaava JulklCT-timint sittaa teknlgisen paintuksen käytännössä. Tisaalta esille tulee, että käytännössä valtintaluden tuttavuushjelman mukainen resurssien vähentäminen tukitehtävistä n pistanut päällekkäistä työtä ja esimerkiksi hallinnnaljen välisten prsessien säilytysvastuista pyritään spimaan virastjen kesken. Tässä yhteydessä kuitenkin paintetaan, että hallinnnalarajat ylittävä yhteistyö n vapaaehtista ja vähäistä ja pikemmin henkilösuhteisiin perustuvaa tietjen ja kkemusten vaihta. Frumeita, jissa keskeisistä 13

19 hankkeista tiedtettaisiin, ei le riittävästi ja asiakirjahallinnn asiiden valmistelu ei le riittävän läpinäkyvää. 2.2 Aineistjen elinkaarihallinta Aineistjen tuttaminen Arkistlaissa niitä, jita laki kskee, kutsutaan yhteisesti arkistnmudstajiksi. Arkistnmudstus tarkittaa sitä, että jkapäiväisessä timinnassa tutetut tai arkistnmudstajalle sen tehtävien jhdsta saapuneet asiakirjat rekisteröidään, arkistidaan ja seultaan AMS:n tai tiednhjaussuunnitelman hjaamalla tavalla (ArkL 6 ). Näin mudstuvat viranmaisten arkistt, jsta aikanaan siirretään arkistlaitkseen valtinhallinnn pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Arkisttimen vaatimukset n tettava humin arkistnmudstajan tiet- ja asiakirjahallinnssa (ArkL 7 ), mihin jillakin hallinnn alilla n määrätietisesti pyritty (esim. TM). Arkistnmudstajan n annettava sitvia määräyksiä arkisttimen tteuttamisesta (suunnittelu, vastuu, käsittely, arkistinti käytännössä) massa rganisaatissaan (ArkL 8.1 ). Asiakirjjen säilytysajista ja -tavista n ylläpidettävä arkistnmudstussuunnitelmaa (AMS) (ArkL 8.2 ). AMS sittaa arkistnmudstajan tehtävät sekä niiden tulksena syntyneiden asiakirjatietjen säilytysajat ja muun elinkaarihallinnan suunnittelun/hjeistuksen timinnassa. Arkistlaits n hjeistanut AMS:n ja sähköisen arkistnmudstussuunnitelman (eams) laadintaa. Haastatteluaineistn mukaan selkeä kehittämisngelma syntyy vallitsevasta virastlähtöisestä lähestymistavasta arkisttimeen ja asiakirjahallintaan mukaan lukien arkistnmudstus. Haastatteluissa tilannetta kuvataan siten, että usein virast tarkastelee vain prsessin maa "pätkäänsä" eikä le valmis kknaisuuden kannalta yhteentimivuutta lisääviin ratkaisuihin, jtka saattaisivat tarkittaa kmprmissien tekemistä. Tämä tulee esille pikkihallinnllisia prsesseja uudistettaessa asiakkaan näkökulmasta timivaksi kknaisuudeksi. Aineistjen tuttaminen nykyisten nrmien mukaisesti kunkin viranmaisen järjestelmistä ei mahdllista asiakirjahallinnn tai arkisttimen riittävää yhtenäistämistä. Virastjen timinta arkistlain mukaisesti aiheuttaa päällekkäisten tiednhjaussuunnitelmien ja prsessinkuvausten laatimisen ngelman. Haastatteluaineistn mukaan jillakin hallinnnalilla tiednhjauksen yhdenmukaistaminen n j alitettu strategisella tavitetaslla. Tällöin tiethallintstrategiassa tiednhjauksen yhdenmukaistaminen n nstettu yhdeksi keskeiseksi hallinnnalan yhteiseksi edistettäväksi timenpiteeksi. simerkiksi VM tulshjaa virastja ja sen asiakirjahallinnn yhteistyöryhmässä krdinidaan asiakirjahallinnn kehittämistä virastissa, AMS:n tehtävälukkien yhtenäisyyttä jne. Tarvitaan tiiviimpää yhteistyötä eri hallinnnaljen kesken valtuuksien määrittelemiseksi tarkituksenmukaisesti. Haastatteluaineiststa nusee esille käsitys, että "Arkistnmudstuksen hjaamista ei le riittävän selkeästi vastuutettu kenellekään, jsta jhtuen tämä puli n llut 14

20 harmaata aluetta. Arkistlaits n sittain arkistnmudstussuunnitelmillaan tullut tälle alueelle, mutta valtuudet eivät le riittäneet kunnn hjaukseen. Tisaalta VM:n kiinnstus hjaukseen n llut sattumanvaraista eikä kknaisuutta le hjannut ketään. Tämä pitää selkeästi laissa vastuuttaa. " delleen tdetaan, että "Arkistlaki antaa liian laajat timivaltuudet arkistlaitkselle pysyvästi säilytettäviä asiakirjja kskevien määräysten antamiseen sekä määräysten muuttamiseen. Organisaatiita sitvien määräysten sekä susitusten antamismenettelyä pitäisikin hieman vaikeuttaa. Nykyinen arkistlaki ei varsinaisesti edellytä edes sitä, että arkistlaits selvittäisi määräyksen khderyhmän näkemyksiä ennen määräysten antamista, jten arkistlaitksen asema n käytännössä liian suvereeni. Kyseenalaista n, nk arkistlaits ikea tah määrittelemään, mitkä valtinhallinnn asiakirjista pitää säilyttää pysyvästi. Organisaatit kun tietävät tuttamansa tiedn sisällön paremmin kuin timintaa ulkpulelta seuraileva arkistlaits. " Haastattelujen mukaan tarvitaan myös enemmän tukea, jtta eri arkistnmudstajat humiivat yhteen timivuuden suunnittelussa ja tteutuksessa yhteistyössä. Haastatteluaineistn mukaan tutkimuksen timialan näkökulmasta asiakirjahallint n tisaalta arkistlaitksen timesta krkeakuluissa määritetty krkeakulujen itsensä järjestettäväksi, tisaalta sitä hjataan eams-hjein. Kukin krkeakulu n ratkaissut arkistinnin malla tavallaan, ja kirjavuus tässä n suurta. Haastatteluaineistn mukaan eniten hämmennystä ja sekaannusta aiheuttaa tulkinta siitä mikä kaikki kuuluu asiakirjahallinnn ja arkisttimen hjaukseen. Jtkin krkeakulut vat tulkinneet esimerkiksi tutkimustulsten kuuluvan tähän, kun taas yleisessä käsityksessä näin ei le. Arkistlain asiakirjan käsite n välineneutraali. "Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat n laadittava ja tiedt tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen... (ArkL 11 ). Asiakirjja n säilytettävä siten, että ne vat turvassa tuhutumiselta, vahingittumiselta ja asiattmalta käytöltä. (...) Pysyvästi säilytettäviä asiakirjja n säilytettävä sellaisissa arkisttilissa" (ArkL 12 ). Mlempiin arkistlain khtiin liittyy valtuutus arkistlaitkselle "siten kuin arkistlaits erikseen määrää". Tällä perusteella arkistlaits n myöntänyt lupia asianhallintajärjestelmissä käsiteltävien tietjen pysyvään säilyttämiseen sähköisessä mudssa. Arkistlaitksen SÄHK-määräyksen tavite n saada tdennettua sähköisen asiakirjatiedn syntyknteksti ja siihen liittyvän käsittelyprsessin lutettavuus. Tämä tdennetaan metatiedin. Vutilainen (212) esittää, että nykyisen lainsäädännön puitteissa arkistlaitksella lienee ainastaan mahdllisuus hjeistaa asiakirjjen hävittämistä ja nstaa esille seuraavia asiita SÄHK2-määräyksestä: kskee sitvana säännöksenä vain pysyvästi säilytettäviä sähköisiä asiakirjja; khderyhmänä valtin ja kuntien rganisaatit; ei täytä sitville ikeusnrmeille asetettuja vaatimuksia vaan muistuttaa pikemminkin hjetta tai teknistä eritelmää; sekitettu sitvan sääntelyn piirteitä ja samalla tulkintasusituksia; pykälä- ja mmenttijan sijaan käytetty IDnumerinti ja vaatimukset vat vieraita sumalaiseen ikeusjärjestelmään; sisältää useita vaatimuksia, jita ei vida antaa arkistlain ja sähköisestä asiinnista annetun lain njalla. (Vutilainen 212, ) 15

21 Haastatteluaineistssa SÄHK-määräyksiä pidetään yleisesti hyvänä asiana, kska ne yhtenäistävät arkistlaitkseen päätyvää aineista. sille nusee myös SÄHK-mäaräyksiin liittyviä käsityksiä, jtka arkistlaitksen näkökulmasta vat määräyksien virheellisiä tulkintja. Aineistssa esitetään, että SÄHK-määräyksien sveltamisalaa ei tarvitse tulevaisuudessakaan laajentaa muuhun kuin siihen saan asiankäsittelyprsessia, jka vaikuttaa tietjen arkistintiin. Lisäksi paintetaan, että prsessit vat erilaisia, ja nrmit eivät saa rajittaa timintatapja, mutta susituksia yleisistä määrityksistä vidaan antaa ja ne lisivat tervetulleita. SÄHK-määräysten rlia esimerkiksi järjestelmähankinnissa pidetään merkittävänä, kska niihin vidaan vedta välttämättömänä vaatimuksena. Tisaalta aineiststa nusee esille myös päinvastainen kanta, jnka mukaan määräyksiä pidetään haastavina, liian tietjärjestelmäkeskeisinä ja tarkkina. Siksi haastatteluaineistssa ehdtetaan, että lisi phdittava, tulisik niiden lla ylätaslla hjaavia määräyksiä, jllin tekniset tteutukset jätettäisiin viranmaisten ratkaistavaksi. Lisäksi arkistlaitksen valtuus päättää viranmaisten pysyvästi säilytettävistä asiakirjista n kettu ristiriitaisena, kska sähköisen arkistinnin luvan edellytys (SÄHK 2) n llut se, että kaikkien asiakirjjen elinkaarta hallitaan nudattaen pysyvän sähköisen säilyttämisen vaatimuksia. dellä kuvattujen käsitysten valssa vaikuttaa siltä, että SÄHK-määräykset lisi tehtävä yksiselitteisemmiksi, jtta niiden sveltamiseen liittyviltä väärintulkinnilta vältyttäisiin. On humattava, että arkistlaitksen lupaprsessi asianhallintajärjestelmissä käsiteltävien tietjen pysyvään säilyttämiseen sähköisessä mudssa n kskenut vain asianhallintajärjestelmiä ja siitä n j luvuttu Aineistjen talteentt ja rganisinti Haastatteluaineistssa tulee vahvasti esille käsitys siitä, että sähköinen timintaympäristö edellyttää yhteentimivuutta, samankaltaisten prsessien ja palvelujen yhdenmukaistamista sekä "kertaalleen lutujen kmpnenttien ja ratkaisujen hyödyntämistä". Tällä hetkellä tietvarantjen hallintaa nrmitetaan ja hjataan myös sellaisella lainsäädännöllä, jka ei sisällä valtuuksia tämän timinnan hjaukseen tai nrminantn. Tässä yhteydessä VM:n timivaltaa ei khdenneta tietvarantjen kautta, vaan se kskee julkisen hallinnn viranmaisten tiethallinnn yleistä hjausta. VM:n vastuualuetta n tuttaa infrastruktuurin kknaisarkkitehtuurikuvaukset ja siten taata timintaympäristön yhteentimivuus. VM:lle kuuluu myös julkisen hallinnn tiethallinnn yhteisten palvelujen ja muiden tiethallintn liittyvien yhtenäisen timinnan kannalta tarpeellisten timenpiteiden hjaus. Haastatteluaineistssa paintetaan, että hjaus ei kuitenkaan saisi lla ristiriitaista tai tulkinnanvaraista eikä liian npeasti muuttuvaa. VM esimerkiksi rakentaa ja rahittaa mnenlaisia yhteisiä palveluita (esim. metatiettyöhön ntlgiat), jilla n rajapintaa arkistlaitksen palveluihin (Kilkki, Matriisikehys). Haastatteluaineistn perusteella hämmennystä aiheuttaa metatietvaatimuksien erilaisuus digitaalisessa mudssa syntyvälle eli syntysähköiselle aineistlle ja digitidulle aineistlle, minkä vuksi yhteiset metatietkknaisuudet ja näistä annettavat susitukset vat tarpeellisia (vrt. käynnissä leva arkistjen kuvailun uudistamistyö). 16

22 Arkistlaitksen tehtävistä (Asetus arkistlaitksesta 1 ) aineistn talteenttn ja rganisintiin liittyviä vat: hjata arkisttinta sen mukaan kuin arkistlaissa ja sen njalla säädetään tai määrätään sekä hulehtia arkisttimen yleisestä kehittämisestä ja sen edellyttämästä tutkimuksesta ja kulutuksesta (Vutilainen 212). Arkistlaitksen tehtävänä n määritellä, mikä n julkishallintn kuuluvien viranmaisten ja julkista tehtävää hitavien yksityisten timijiden pysyvästi säilytettävää asiakirjatieta "Arkistlaits määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjihin sisältyvät tiedt säilytetään pysyvästi " (ArkL 8 ). Arkistlaitksen nrminantvalta rajautuu kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan arkistaineistn säilymisen ja käytettävyyden varmistamiseen. Arkistlaits vastaa kk valtinhallinnn salta tämän tiedn pysyvästä säilyttämisestä ja käytettävissä pitämisestä yhteiskunnan myöhempiin tiedn tarpeisiin vastaamiseksi "Arkistlaitksella n ikeus salassapitsäännösten estämättä saada tietja arkistnmudstajien arkisttimesta ja tarkastaa 1 :n 1 mmentissa mainittujen arkistnmudstajien arkisttinta" (ArkL 1 ). Arkistlaissa edellytetään, että viranmaiset implementivat nämä tehtävät niihin jkapäiväisen timinnan prsesseihin ja järjestelmiin, jilla tutetaan myöhemmin kansallisena kulttuuriperintönä hallittava tietvarant. Näiden laissa säädettyjen timijiden jkapäiväiseen timintaan khdistuvien velvitteiden nudattaminen n edellytys sille, että arkistlaits kykenee hitamaan tehtävänsä. Haastatteluaineistn perusteella nykyinen arkistlaki ei kuitenkaan humii riittävästi tieta, jka ei le asiakirja. Ongelmalliseksi ketaan esimerkiksi arkistitavan tiedn määrittely sillin, kun sama tietsisältö n lemassa useassa lmudssa tai kknpanssa. Riittävää sääntelyä ei myöskään le sellaisille asiakirjille, jtka eivät liity asiankäsittelyprsessiin eivätkä le pysyvästi säilytettäviä. Lisäksi haasteellisena pidetään timijiden tarvitsemaa ja asiakkailtaan keräämää tieta ja sen hyödyntämistä siten ettei tieta tarvitse pyytää ja/tai tallentaa useaan kertaan. sille tulee ajatus, että perustiet varantjen nykyistä tehkkaampi hyödyntäminen mahdllistaisi tiedn yhteiskäytön ja purkaisi turhaa päällekkäistä tallentamista, yms. ja siten sekä asiakkaan että timijan hallinnllista taakkaa. Siksi lisi syytä tarkemmin selvittää, miten tätä vidaan edesauttaa asiakirjahallinnalla. Lisäksi haastatteluissa esitetään, että yleisesti avimen asiakirjahallinnn pitäisi päästä sille taslle, että viranmaisten sähköiset diaarit lisivat julkisilta siltaan kaikkien selattavissa internetissä. Käytännössä tällainen tietpalvelu hituu hyvin vaihtelevilla tavilla ja tasilla eri viranmaisissa. Tämä n kuitenkin vain yksi esimerkki avimesta hallinnsta. Kska sähköiset diaarit vat pistumassa käytöstä, lisi tärkeää siirtyä tarkastelemaan asianhallintajärjestelmien julkisten metatietjen avaamista ja tämän hyödyntämistä. Kaiken kaikkiaan haastatteluaineistn perusteella viranmaisilla n tarve asianhallinnan laajempaan hjaukseen siten, että ratkaisevana tekijänä n aineistn säilyvyys, julkisuuslain vaatimus hyvästä tiednhallintatavasta ja julkisuusasetuksen vaatimukset asiakirjarekistereille. Haastatteluissa esitetään näkemys, että arkistlaitksen intressi n tisaalla kuin viranmaisen tarve. sille tulee myös kanta asianhallinnan sähköistymisen ja digitaalisten aineistjen käytettävyyden lisäämisen haasteellisuudesta arkistlaitkselle, jlle ei lähivusina le tulssa määrärahja tai muita resursseja näihin tehtäviin. Ratkaisuksi ehdtettiin arkistlaitksen timinnan speuttamista ja välttämättömien tehtävien hitamista. 17

23 Haastatteluaineistn mukaan yhteistyön timivuus vaihtelee eri hallinnnalilla. Yhteistyö OKM:n ja arkistlaitksen välillä, eräissä VM:n alaisissa virastissa sekä OM:ssä timii hyvin. sille tulee näkemys, että nykyinen lainsäädäntö ei riittävällä tavalla määrittele hjauksen vastuita ja että ngelmat jhtuvat kunnllisen hjauksen puutteesta. Lisäksi esitetään, että annettavien hjeiden ja määräysten (mm. terminlgia) timivuutta tulee peilata muidenkin kuin asiakirjahallinnan ammattilaisten kautta. Tärkeänä pidetään päämäärien selkiinnyttämistä ja tukea. sille tulleen käsityksen mukaan asiakirjahallint n tukitimint, jka helpsti jää substanssitehtävien varjn Tiedn uudelleen käyttö tutkimuksen, viranmaisten ja kansalaisten tarpeisiin Kirjastt, arkistt ja muset vat yhteiskunnan muistifunktiita. Arkistlaitksella n laaja timintakenttä ja valtuudet aineistn käyttöön saattamisessa kansallisena muistirganisaatina ja arkistsektrin timinnan krdinijana sidsryhmineen. Timinnalla n useita rajapintja tällä ulttuvuudella, jka jää lähes kknaan nykyisen lainsäädännön ulkpulelle. (Kilkki 213.) OKM:n hallinnnalalla Kansallisarkistlla, Kansalliskirjastlla, Kansallisella audivisuaalisella arkistlla, Musevirastlla, Valtin taidemusella ja lukuisilla muilla timijilla n velvllisuus säilyttää suuri sa digitaalisista aineististaan käyttäjille myös tulevaisuudessa. Tällä hetkellä suurin sa pitkäaikaisesti säilytettävästä digitaalisesta kulttuuriperintöaineiststa kstuu digitiduista asiakirjista, kartista, valkuvista, sanmalehdistä ja äänitteistä. Tulevaisuudessa suurimmat aineistryhmät vat alkujaan digitaaliset aineistt (tallennetut TV- ja radi-hjelmat, elkuvat, asiakirjat ja julkaisut). Mikäli pitkäaikaisesti säilytettävä digitaalisen aineist viittuisi tai tuhutuisi, sen lumiseen ja hallintaan käytetyistä vimavarista ei seuraisi hyötyjä yhteiskunnalle. (OKM 212b, 1.) Arkistlaitksen keskeisimmäksi tehtäväksi arkistlaissa n määritelty kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjjen säilyttäminen ja niiden käytettävyyden varmistaminen (Asetus arkistlaitksesta 1 ). Valtin viranmaisten jkapäiväisessä timinnassa syntyvistä aineistista "arkistn kuuluvat asiakirjat, jtka vat saapuneet arkistnmudstajalle sen tehtävien jhdsta tai syntyneet arkistnmudstajan timinnan yhteydessä" (ArkL 6 ). Arkistlaitksen tehtävänä n taata aineistn säilyminen pitkäaikaisesti yhteiskunnan tulevaisuuden tarpeita ja timintaa varten. Arkistlaitkseen arkistitu tiet palvelee tutkijita, tisia viranmaisia ja kansalaisia asiakasryhminään. Yhteiskunnan muistifunktina arkistlaits kehittää hallussaan levien aineistjen käytettävyyttä ja antaa niitä käyttöön tutkijasaleissa ja digitaalisena verkssa. Se antaa hallussaan levista aineistista tietja jäljenteinä muille viranmaisille niiden virkatimiin liittyvissä asiissa sekä yksityisille kansalaisille heidän ikeuksiinsa ja velvllisuuksiinsa liittyvissä asiissa tai yleisen tiednsaantiikeuden perusteella. Arkistlaissa (15 ) viitataan myös fyysiseen säilyttämiseen ja sen mukaan asiakirjja vidaan lainata vain tiselle viranmaiselle taikka arkistlaitkseen tai muuhun laitkseen, jssa niiden käyttö n valvttua ja säilyttäminen turvallista (Vutilainen 212, 15). 18

24 Kansallinen Digitaalinen Kirjast (KDK) n OKM:n timialatasinen sisältö- ja palvelukknaisuus, jnka mudstavat kirjastt, arkistt ja muset sekä kulttuuriperintöaineista säilyttävät muut rganisaatit ja näiden tietteknisistä ratkaisuista vastaavat timijat. KDK:n kehittäminen sittaa timintaympäristön vahvaa digitalisitumista kulttuuriperintöaineistn käyttöön asettamisessa. KDK:lla n useita liittymäkhtia tutkimuksen tietaineistja tallentaviin, hallinniviin, välittäviin ja säilyttäviin rganisaatiihin. (OKM 211a, 1.) KDK n yhteistyötah palvelujen kehittämisessä ja myös yhteistyö Tutkimuksen tietaineistt (TTA) -hankkeen kanssa n keskeistä palvelujen kehittämisessä. KDK-hankkeen painpistealueet vat: kirjastjen, arkistjen ja museiden yhteisen asiakasliittymän FINNAm ylläpit ja kehittäminen sekä aineistjen välittäminen urpan digitaaliseen kirjastn urpeanaan, kulttuuriperintöaineistjen digitinti, digitaalisten kulttuuriperintöaineistjen keskitetyn pitkäaikaissäilytyspalvelun suunnittelu ja tteuttaminen sekä tiethallinnn yhteentimivuuden edistäminen (OKM 212b, 7). OKM:n kanssa tehdyn tulsspimuksensa mukaisesti arkistlaits tekee yhteistyötä KDK:n kanssa ja jhtaa arkistsektrin KDKyhteistyöverkstn timintaa (OKM/Arkistlaits 212). Arkistlaitksen näkökulmasta KDK n yksi timintamut, jnka puitteissa aineistn pitkäaikaisen säilyttämisen hallintaa kehitetään. Haastatteluissa paintetaan, että arkistlaitksen strateginen tavite n, että asiakkaat timisivat pääasiallisesti verkkvälitteisesti ktikneeltaan. Yksiköitä n vain kahdeksalla paikkakunnalla ja tutkijasalikäynnit vat vähentyneet jatkuvasti, mikä n strategian mukaista. Digitinti palvelee etenkin tutkimusta. Rajallisista resursseistaan hulimatta sähköisiä verkkpalveluja tarjtaan internetin kautta käyttäen ASTIA-tilausjärjestelmää, jssa asiakkaalla n mahdllista tehdä aineisttilauksia tutkijasaliin sekä selvityspalveluna tehtäviä asiakirja-ja tietpyyntöjä. Haastatteluaineistn mukaan nyt digitidaan aineistja, jita tutkijat ja kansalaiset (eli harrastetutkijat) käyttävät eniten. Arkistlaits n digitinut nin 2 miljnaa asiakirjaa, mikä n nin prsentti kk 1,6 miljardin asiakirjan massasta. Tavitteena n kustannustehkkuus, kska digitinti ja digitaalinen säilyttäminen ei le halpaa, vain käytetyimmät aineistt digitidaan. Myös asiakastarpeiden ja -prfiilien tarkemman tuntemisen tarvetta n phdittu. Suurin sa asiakkaista n llut sukututkijita, jllin palvelu n tutettu tutkimusta varten. Nykyisin pyrkimyksenä n palvella kaikkia kansalaisia. Tällöin n humiitava tavallisen kansalaisen tarve ja se, että js jku yleisesti kiinnstava aihe tulee laajaan julkiseen keskusteluun, se näkyy heti arkistlaitksen palvelun kysyntänä. Arkistlaits antaa tietja asiakirjista kpiina tai selvityksinä. Käytännössä yksittäisiä asiakirjja ja niissä levia tietja timitetaan, tehdään tiettyjä julkisikeudellisia selvityksiä. Tämä tarkittaa sitä, että js tieta ei pystytä tarjamaan asiakirjassa, laaditaan asiakirjjen perusteella selvitys, jka selventää sen. Yleisin n sukuselvitys, kska sitä ei vi reknstruida kpiina eri kirknkirjista. Liiketaludellisiin tarkituksiin tällaisia selvityksiä eli sukututkimuksia ei tehdä, kska se ei le arkistlaitksen ydintimintaa eikä siihen le resursseja. Seulntapäätöksen valmisteluprsessi arkistlaitksessa ja sitä edeltävä seulntaesityksen valmistelutyö asiakirja-aineista tuttavassa rganisaatissa n ehkä jäänyt epäselväksi 19

25 arkistnmudstajille. Haastatteluaineiststa nusee esille käsitys, että laajemmasta valtinhallinnn ja kuntasektrin näkökulmasta arkistlaitksen rli pitkäaikaissäilytyksen hjauksessa tteuttaa asiakasnäkökulmaa heiksti: "Arkistlaitksen tiedetään pulustavan kulttuurihistriallista näkökulmaa, jten seulntapäätöksissä rganisaatin mat säilytysaikatarpeet jäävät usein vähemmälle humille". Arkistlain (14 ) mukaan "Kansallisarkist ja maakunta-arkist vivat erillisen spimuksen perusteella ttaa vastaan myös muiden arkistnmudstajien pysyvästi säilytettäviä asiakirjja. Jllei luvutettujen asiakirjjen julkisuudesta le erikseen säädetty, nudatetaan, mitä julkisuuslain 17 :n 2 mmentissa säädetään". KDK-hankkeessa tetaan humin OKM:n ja sen timialan rganisaatiita sekä kulutusta, tiedettä, kulttuuria ja kirjastja kskevat lait ja asetukset. Seuraava KDK-hankkeeseen liittyvä lainsäädäntöluettel n hjeellinen. Sähköistä asiintia ja hallinta kskevat seuraavat yleishallintikeudelliset säännökset: hallintlaki (nrmittaa timintaa valtin viranmaisena), tiethallintlaki, henkilötietlaki, laki sähköisestä asiinnista viranmaistiminnassa, julkisuuslaki (nrmittaa tietpalveluiden antamista ja maa asiakirjahallintaa) sekä laki sähköisistä allekirjituksista. Näiden lisäksi digitaalisen aineistn syntyyn, käyttöön, levittämiseen, hyödyntämiseen ja säilyttämiseen liittyviä säädöksiä vat arkistlaki, laki kulttuuriaineistjen tallettamisesta ja säilyttämisestä sekä tekijänikeussäädökset (OKM 212a, 38). Yksityisten arkistjen valtinapulaissa säädetään arkistlaits valtinapuviranmaiseksi. Hallintlaissa nrmitetaan timintaa valtin viranmaisena. Julkisuuslaissa nrmitetaan tietpalveluiden antamista ja virastjen asiakirjahallintaa. Julkisuuslaista löytyvät säännökset asiakirjjen antamistavista ja -menetelmistä sekä tietjen antamisesta henkilörekisteristä sekä salassa pidettävien asiakirjjen antamisesta arkistlaitksen arkiststa. Julkisuuslaissa, kuten muussakaan laissa, ei le säädetty siitä, että arkistlaits visi avata teknisen käyttöyhteyden sähköisen arkistnsa salassa pidettäviin tietihin. Viranmainen vi avata tiselle viranmaiselle teknisen käyttöyhteyden henkilörekisterinsa sellaisiin tietihin, jtka tisen viranmaisen n laissa erikseen säädetyn velvllisuuden mukaan tettava päätöksentessaan humin (Julkisuuslaki 29.3 ). Js henkilötiedt n säädetty salassa pidettäväksi, ei arkistlaits eikä muukaan sähköisen arkistn pitäjä vi avata teknistä käyttöyhteyttä edes viranmaiselle arkistn tietihin. Tämä tarkittaa käytännössä sitä, että viranmaisen arkistlaitkselle luvuttamiin tietihin ei lisi ikeutta enää teknisen käyttöyhteyden avulla sillä viranmaisellakaan, jka ne n luvuttanut arkistlaitkselle, ellei asiasta lisi erikseen säädetty laissa tai tietjen luvutus perustuu sen sustumukseen, jnka etujen vuksi salassapidsta n säädetty. (Vutilainen 212, 13.) 2

26 Tisaalta vidaan myös tulkita, että sillä viranmaisella, jka n luvuttanut arkistlaitksen sähköiseen arkistn tietja, n edelleen kmpetenssi määrätä tietjen käytöstä, jllin sillä n edelleen tietihin käyttöikeus. Arkistlaitksella n tällöin vain tietjen tekninen säilytystehtävä, eikä ikeuksia antaa tiednsaantiin liittyviä lupia ilman erillissäännöstä, vaan tietpyyntöihin vastaisi se viranmainen, jka asiakirjat n timittanut sähköiseen arkistn. Julkisuuslaissa tdetaan, että viranmaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranmainen, jnka hallussa asiakirja n. Kun asiakirjat n timitettu arkistlaitkselle, ne vat sen hallussa ja sillä n julkisuuslain mukainen kmpetenssi päättää asiakirjjen tai niissä levien tietjen antamisesta. Tämä ei kuitenkaan mahdllista teknisten käyttöyhteyksien avaamista salassa pidettäviin sähköisessä arkistssa leviin tietihin. Perustuslakivalikunta (PeVL 12/22 vp) n katsnut, että henkilötietjen käsittelyä kskeva lailla säätämisen vaatimus kskee myös teknisiä käyttöyhteyksiä. (Vutilainen 212, 13.) 21

27 3 KUNTASKTORI, KOLMAS SKTORI JA YKSITYIST ARKISTOT 3.1 Kuntasektri Nykyinen arkistlaki ja asetus kskevat valtin ja kunnallisia viranmaisia, muita itsenäisiä julkisikeudellisia laitksia, valtin ja kunnan liikelaitksia, rtdksista kirkka sekä muita yhteisöjä ja yksityisiä niiden hitaessa julkista tehtävää (OKM 213a, 1). Arkistlaits vastaa kk valtinhallinnn salta pysyvästi säilytettävän tiedn säilyttämisestä ja uudelleen käytöstä. Itsehallintnsa mukaisesti kunnat vastaavat itse asiakirjjensa säilyttämisestä. Tämän vuksi arkistlaitksen nrmi- ja infrmaati-hjaus ei nykyisin ultu kuntasektrille niin laajasti kuin valtinhallintn. Arkistlaissa (8.2 ) edellytetään arkistnmudstussuunnitelman laatimista siten, että "Asiakirjjen säilytysaikja määrättäessä n tettava humin, mitä niistä n erikseen säädetty tai määrätty" (ArkL 8 ). AMS:ssa sitetaan arkistnmudstajan tehtävät ja niiden tulksena syntyneiden asiakirjatietjen säilytysajat ja muun elinkaarihallinnan suunnittelu ja hjeistus timinnassa. rityisesti kuntien käyttöön kuntien kanssa yhteistyössä n kehitetty AMS:n laadintaa tukeva tehtävälukitus, jlta kuitenkin puuttuu virallinen hyväksyntä. Tehtävälukittelu lu ylätaslla kattavan phjan viranmaisten tehtävien lukittelulle, mutta se n epätasapainssa lukitusjärjestelmän sisäisen lgiikan ja rakenteen salta eikä lukittelussa le tettu humin lainsäädännössä viranmaisille säädettyjä tehtäviä ja niiden perusteella säädettyjä palvelututantvelvitteita. (Vutilainen 212, 28.) Arkistlaits vi myös antaa laissa määritellyille arkistnmudstajille määräyksiä asiakirjjen rekisteröinnistä ja luettelinnista (ArkL 16 ). Arkistlaissa ei säädetä arkistlaitkselle suria timivaltuuksia määrätä AMS:sta, mutta laissa säädetty arkistlaitksen ikeus antaa asiakirjjen rekisteröintiä kskevia määräyksiä vidaan tulkita kattavan myös ikeuden edellyttää rekisteröintiä kskevien tietjen merkitsemistä AMS:aan. Sähköisestä asiinnista viranmaistiminnassa annetussa laissa laajennetaan rekisteröintiä kskeva nrminant-ikeus kunnallisiin viranmaisiin, mutta tämä kskee vain sähköistä asiintia. Laissa säädetty rekisteröintivelvite, ja sitä kautta arkistlaitksen nrminantvaltuuden laajuus, ei kuitenkaan le kattava, kska laki sisältää useita sveltamisalan rajituksia. (Kilkki 213, 1.) Arkistlaits ei vastaa kuntien aineistjen pysyvästä säilyttämisestä ja uudelleen käytöstä. Arkistlain lisäksi timivaltaa tällä alueella antaa laki sähköisestä asiinnista viranmaistiminnassa, jssa annetaan arkistlaitkselle nrminantvaltuus sähköisen asiinnin arkistintiin. Arkistinnilla laissa viitataan asiakirjjen autenttisuuden ja eheyden varmistamiseen uudelleen käyttöä varten elinkaaren myöhemmissä vaiheissa. Laissa ei kuitenkaan laajenneta arkistlaitksen nrminantvaltuuksia, kska niiden tdetaan perustuvan arkistlakiin. Tässä yhteydessä arkistintiin liittyvä nrminant-ikeus perustuu siten lähinnä tähän arkistlain antamaan nrminantvaltuuteen. (Kilkki 213, 4.) Lainsäädäntö ei siis hjaa kuntasektria samalla tavalla kuin valtisektria. VM:n hjaus kskee kuitenkin kk julkishallinta eli valtita ja kuntia. Haastatteluaineiststa nusee esille letus, että kuntien laajaan itsemääräämisikeuteen vi lla vaikea puuttua. Haastatteluaineistssa paintetaan 22

28 asiakirjahallinnn lunnetta tukitimintna ja krstetaan, että siten ei puututa kuntien itsemääräämisikeuteen asiakirjahallinnssa, vaan autetaan kuntia keskittymään ydintehtäviinsä. Lisäksi ehdtetaan, että lumalla keskitetty asiakirjahallinnn-tukitiminnan hjaus n mahdllista tarjta valmiita ratkaisuja, jiden käyttö lisi myös kunnille mielekästä. delleen ehdtetaan, että tämä visi kskea myös vanhjen paperiarkistjen säilyttämistä, sillä kunnilla ei välttämättä le resursseja hulehtia asianmukaisista arkisttilista, mikä perustelee keskitettyjen keskusarkistjen rakentamista kannattavana vaihtehtna. Haastatteluaineistn mukaan vimassa leva lainsäädäntö n llut melk selkeää analgisen aineistn hjauksen salta, ja se n vastannut kuntasektrin käytännön tarpeita. Asiakirjahallinnn krdinintivastuu sitä vastin ei aina timi eli vastuiden jassa massa kuntarganisaatissa n puutteita. Myöskään sähköisen aineistn käsittely ja hjaus eivät le lleet riittävän selkeitä ja timivalta n llut kyseenalaista. sille tulee näkemys siitä, että kuntien timinta tällä alueella n hyvinkin eritasista, jten useissa rganisaatiissa llaan asiakirjahallinnn kehittämisen alkuvaiheessa. Sähköisen timintaympäristön asettamat vaatimukset tulevat esille tiedn tuttamisessa, käsittelyssä, säilyttämisessä ja arkistinnissa ja aiheuttavat muun muassa päällekkäistä säilyttämistä ja rekisteröintiä. Yhteistyö eri kuntarganisaatiiden välillä sekä kuntien ja valtin, eli ministeriöiden ja valtin alaisten laitsten välillä n vaihtelevaa. Yhteinen tekeminen ja sen vahvistaminen n tulevaisuuden tavitetila. simerkkinä timivasta yhdessä tekemisestä mainitaan maaseutuvirastn ja kuntien maaseutuelinkeinjen yhteisen tietjärjestelmän tietjen yhteiskäyttöisyys ja säilytys. Kuntasektrin tiveissa n myös sallistuminen yhteisten hjeistjen laatimiseen ja asiakirjjen käsittelyyn esimerkiksi Kuntaliitn ja valtin sekä Kuntien eläkevakuutuksen (KVA) ja Kuntaliitn kesken. Kuntasektrin laajuus ja sen erilaiset timinnt aiheuttavat usein päällekkäisen tiedn syntyä. Myös tiethallinnn ja asiakirjahallinnn yhteistyö n puutteellista tai sitä ei le lainkaan. Haastatteluaineiststa tulee esille, että arkistlaitksen nrmi- ja infrmaati-hjauksen laajentaminen kuntasektrilla ja aineistjen pysyvä ja pitkäaikaissäilytyksen yhtenäistäminen valtinhallinnssa ja kuntasektrilla lisi ratkaistava arkistlakia uudistettaessa. Tähän liittyy kuitenkin huli resurssinnin riittävyydestä, minkä vuksi esitetään, että kunnille ei vida antaa lisävelvitteita. Uuden arkistlain valmistelun taustalla n tiukka taludellinen tilanne, jllin suuria lisäkustannuksia ei vida uuden lain myötä asettaa myöskään arkistlaitkselle. 3.2 Klmas sektri Arkistlaissa niitä, jita laki kskee, kutsutaan yhteisesti arkistnmudstajiksi. Tällaisia vat valtin ja kuntien viranmaiset sekä yksityiset julkista tehtävää hitavat timijat, jtka hitavat valtuuksiensa puitteissa tehtäviään ja tuttavat palveluita. Nykyisessä timintaympäristössä evankelis-luterilainen kirkk seurakuntineen ei kuulu arkistlaitksen nrminant-hjauksen piiriin. Arkistlaits kuitenkin tarjaa seurakunnille maksuttmia palveluja. Haastatteluaineiststa nusee esille käsitys, että js nykyinen käytäntö jatkuu "myös palveluiden maksuttmuus tulee arviida uudelleen, sillä seurakunnilla n mat 23

29 tullähteensä. Arkistlaitksen timintaa tuetaan julkisin varin, jten seurakuntien maksuttmat palvelut eivät le perusteltua seurakuntien mien tuljen vuksi." Seurakunnat tulisikin ttaa arkistlain nrmihjauksen piiriin. Seurakunnat vat digitineet j lähes kaikki vanhat kirknkirjansa. Tällä hetkellä seurakunnat saavat itse päättää kirkklain (154/1993) ja kirkkjärjestyksen perusteella, säilyttävätkö ne sata vutta vanhempia kirknkirjjaan vai eivät. Haastatteluaineistn perusteella nämä alkuperäiset kirknkirjat lisi mahdllista luvuttaa arkistlaitkseen, kuten jtkut seurakunnat vat tehneet. Kantana esitetään, että nykyinen vaihteleva käytäntö vanhjen kirknkirjjen salta ei le järkevä. Kirknkirjat n jka tapauksessa ensin mikrfilmattu ja nämä mikrtallenteet vat myös arkistlaitksen hallussa. Lisäksi mikrfilmien ensimmäinen versi, jsta vidaan ttaa käyttökpiita, n Mikkelin maakunta-arkistn tallefilmiarkistssa. li tällä hetkellä samja kirknkirjja säilytetään mninkertaisesti: paperiasiakirjina seurakunnissa sekä mikrfilmi- ja digitaalisina asiakirjina, jista n digitaaliset käyttökpit arkistlaitksessa. KOVA-työryhmä ehdttaa arkistlaitksen, seurakuntien ja maistraattien hallussa levien digititujen väestörekisteriasiakirjjen siirtämistä keskitetysti tdennäköisesti tulevaan arkistlaitksen keskusarkistn. Kirkkhallitus ja arkistlaits selvittäisivät yhteistyössä mahdllisuutta, että luterilaisten seurakuntien digitimien sata vutta ja sitä vanhempien kirknkirjjen digitaaliset tallenteet metatietineen luvutettaisiin arkistlaitksen digitaaliarkistn (Kansallisarkist 213, 16). Tällä hetkellä seurakuntien hallussa n nin viisi hyllykilmetriä kirknkirjja. Arkistlaitkseen timitetut evankelis-luterilaisten seurakuntien sekä rtdksisen kirkkkunnan kirknkirjat vat arkistlaitksessa talletuksia eli nämä kirknkirjat vat seurakuntien maisuutta. Nykyisin esimerkiksi jkainen perunkirjitusta varten tarvittu virkatdistus pyydetään erikseen jkaisesta seurakunnasta, jssa kulinpesän sakas n elämänsä aikaan asunut. Digitinti mahdllistaa asiakkaalle virkatdistusten saamisen keskitetysti mistä seurakunnasta tahansa. Myös KOVA-lppuraprtin (213) mukaan arkistlaitksen, kirkkjen ja rekisterihallituksen tulisi jatkaa yhteistyötä väestörekisteriasiakirjjen pysyvässä säilyttämisessä ja käytettävyyden parantamisessa. Yhteistyötä vaatii myös yhteisen sukuselvityspalvelun luminen ja väestörekisteriaineistn liittäminen KDK:n (Kansallisarkist 213, 16). 3.3 Yksityiset arkistt Nykyisen arkistlain (17 ) njalla arkistlaitksella n ikeus ttaa vastaan yksityisiä arkistaineistja "Yksityinen arkist tai siihen kuuluvia asiakirjja vidaan arkistn mistajan kanssa tehtävän spimuksen njalla ttaa Kansallisarkistn, maakunta-arkistn tai muun tässä laissa tarkitetun arkistn säilytettäväksi ja hidettavaksi. dellä 1 mmentissa tarkitettuun yksityiseen arkistn kuuluvien yksityisten kirjeiden ja muiden asiakirjjen julkisuutta kskee, mitä julkisuudesta luvuttajan kanssa n svittu. Julkisuudesta n lisäksi sveltuvin sin vimassa, mitä viranmaisten timinnan julkisuudesta annetussa laissa säädetään." (ArkL17 ). Tätä ikeutta tulkitaan myös velvllisuutena. 24

30 Nykyisessä laissa n säädös myös tutkimuksen kannalta merkittävän yksityisen aineistn seurannasta: "Arkistlaits vi pitää rekisteriä tieteellisen tutkimuksen kannalta merkityksellisistä yksityisistä arkistista ja niihin kuuluvista asiakirjista" (ArkL 18 ) sekä lunastamisesta "Js yksityisen hallussa leva arkist tai siihen kuuluva asiakirja, jka n tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellinen ja jka ilmeisesti n vaarassa tuhutua tai hävitä, taikka js se tarjtaan myytäväksi, arkistlaitksella n käytettävissä levien määrärahjen puitteissa ikeus lunastaa käypään hintaan yksityinen asiakirja tai arkist taikka ttaa siitä jäljennös. Samalla n määrättävä lunastetun aineistn julkiseksi tulsta nudattaen sveltuvin sin, mitä viranmaisten timinnan julkisuudesta annetussa laissa säädetään." (ArkL 19 ). Arkistlaits vi myös määrätä, että yksityinen asiakirja, kkelma tai arkist, jnka vidaan lettaa täyttävän arkistlain 19 :n 1 mmentissa tarkitetut edellytykset, n välittömästi siirrettävä säilytettäväksi Kansallisarkistn, maakunta-arkistn tai muuhun varmaan viranmaisen säilytyspaikkaan siihen asti, kunnes kysymys lunastamisesta tai jäljentämisestä n lainvimaisesti ratkaistu. dellä 1 mmentissa tarkitetusta asiakirjasta, kkelmasta tai arkiststa ei saa säilytysaikana eikä, js vaatimus lunastamisesta tai jäljentämisestä n lainvimaisesti hylätty, myöhemminkään antaa tietja asiattmille. (ArkL 2 ). Yksityisiä arkistaineistja säilyttävät muutkin yhteiskunnan muistifunktit kuin arkistlaits. Osa tällaisista yksityisistä arkistista saa timintaansa valtinavustusta petus- ja kulttuuriministeriöltä yksityisten arkistjen valtinavusta annetun lain (16/26) njalla perusteena arkistn timinnan tieteellinen ja yhteiskunnallinen merkittävyys. Arkistn hyväksyy pysyväislunteisen valtinavun piiriin petus- ja kulttuuriministeriö Kansallisarkistlta lausunnn saatuaan. Arkistlaits timii näiden arkistjen valtinapuviranmaisena ja tässä rlissa hjaa ja valv niiden timintaa. Valtinapua saavien yksityisten arkistjen aseman käsittely lainsäädännössä sisältyy hallitushjelmaan. Opetus- ja kulttuuriministeriö n asettanut työryhmän uudistamaan yksityisten arkistjen valtiavusta annettu laki. Valtinapukin uudistamista tehdään rinnakkain arkistlain uudistamisen kanssa. Arkistlaissa tulisi arkistlaitksen lisäksi humiida myös valtinapuarkistjen timinta kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan yksityisen arkistaineistn säilyttäjinä ja käyttöön antajina. 25

31 4 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOSTKIJÖITÄ JA TULVAISUUDN PALVLUMALLJA 4.1 Kansainvälisyys ja kknaisvaltainen tiednhallinta Timintaympäristön muutstekijänä tiet- ja viestintäympäristön digitalisitumiskehityksessä siirrytään teknlgiasta sisältöön. Tähän mennessä tiettekninen vallankumus n tapahtunut pääasiassa laitetaslla, mutta nyt n käynnissä digitaalisten palveluiden ja sisältöjen läpimurt (VNK 213, 21). Tähän liittyy palvelueksysteemien synty sekä tiedn avimuuden ja hyödynnettävyyden lisääntyminen glbalisaatin edetessä ja niin kutsutun digitaluden kehittyessä. Asiakaslähtöisyys ja pikkihallinnllisuus muuttavat timintaympäristöjä, jihin kytkeytyvät myös yleiset tuttavuus-ja vaikuttavuustavitteisiin liittyvät näkökhdat. Timintaympäristön muutksen seurauksena arkistlain uudistamisessa leellisinta n selvittää se, mitkä timijat tulevaisuudessa hitavat mitäkin timintaa ja millä valtuuksilla. Npea yhteiskunnallinen muuts vaatii uusia kknaisuuksien hallinnan keinja nykyisten jäykkien järjestelmien kehittämiseksi ja tulevaisuuteen suuntautumiseksi (VNK 213, 47). YK:n - Gvernment -selvityksen mukaan mnet jäsenvaltit vat siirtymässä hajautetusta, yhtä tarkitusta palvelevasta rganisaatimallista keskitettyyn rakenteeseen, jssa hallitukset timivat yhtenä kknaisuutena. Näin ludaan palvelumalleja, jissa palvelut saadaan yhdestä paikasta välittämättä siitä, missä rganisaatiissa palvelu tutetaan. Tällä tehstetaan julkista hallinta. Sumessa lainsäädännön takaama ministeriöiden riippumattmuus ja kuntien itsenäisyys n jhtanut pirstutuneeseen palveluarkkitehtuuriin, jnka krvaamista ehdtetaan kansallisella palveluarkkitehtuurilla Virn mallin mukaan. Nykyisessä timintaympäristössä samaa asiaa tehdään useissa paikissa, eikä infrmaatita pystytä hyödyntämään yli rganisaatirajjen. Samanaikaista muutsta eri siilissa vaativat timenpiteet eivät nykytimintaympäristössä le mahdllisia. (TM 213, 9.) Tiethallintlaki vudelta 211 mahdllistaa kk julkisen hallinnn tietjärjestelmien yhteen timivuuden hjaamisen (TM 213). Tutantrakenteen muutksen ennakidaan kuitenkin synnyttävän kuilun, jssa yhteiskuntarakenteet tukevat edelleen edellistä vaihetta, vaikka uusi n j syntymässä. Tämän vuksi Sumen ICT-infrastruktuurin määrätietista uudistamista pidetään tärkeänä samin kuin Sumen mahdllisuuksia kehittyä glbaaliksi edelläkävijäksi avimen tiedn (pen data) ja tietmassjen hyödyntämisessä. (TM 213, 26, 31, 32.) Haastatteluaineistssa paintetaankin, että asiakirjallisessa tiedn hallinnassa tulisi humiida avimen hallinnn (pen gvernment), avimen tiedn sekä jukkistamisen (rwdsuring) mahdllisuudet. urpan parlamentin ja kmissin julkisen sektrin tiedn uudelleen käyttöä kskeva direktiivi, niin kutsuttu "PSI direktiivi" (Diretive 23/98/C) tuli vimaan vunna 23. Tänä vunna sitä n laajennettu kattamaan myös kirjastt, mukaan lukien ylipistkirjastt, arkistt ja muset. Yksi PSI direktiivin päätavitteista, jka liittyy sisämarkkiniden perustamiseen, n luda sellaiset lsuhteet, jiden puitteissa vidaan kehittää kk uninin kattavia palveluja. Muistifunktiiden hallinnimia julkisen sektrin tietvarantja pidetään arvkkaana digitalisinnin 26

32 mninkertaistamana aineistna. Nämä tietvarannt metatietineen mudstavat ptentiaalisen perustan digitaalisille tute- ja palvelusisällöille ja niillä n valtava uudelleenkäyttöptentiaali esimerkiksi ppimisen ja turismin sektreilla (Diretive 23/98/C, 15). Kska kansalliset säädösympäristöt ja niihin kytkeytyvät käytännöt vat hyvin erilaisia ja ehkäisevät uninin sisämarkkiniden timintaa ja tietyhteiskunnan kehittämistä, julkisten kulttuuriaineistjen uudelleenkäyttöä kirjastissa, ml. ylipistkirjastt, arkistissa ja museissa kskevat jäsenvaltiiden kansalliset säädökset ja käytännöt n harmnisitava minimitaslla (Diretive 23/98/C, 16-17). Muistifunktiiden tietvarantjen laaja uudelleenkäyttömahdllisuus esimerkiksi mbiilisvellusten kautta perustelee tätä direktiivin laajennusta, jnka nähdään tukevan urpan taluden innvatiivista kehittämistä. Valtineuvstn tulevaisuusselnten (213) mukaan digitaluden ja -murrksen ytimessä nkin ICT-alan teknlgiakehitys. Painpiste n siirtymässä palveluihin, jita tutetaan tieta hyödyntämällä, mihin viitataan myös termillä "internettalus". Timintihin n sulautettu enemmän keinälyä, autmaatita ja rbtiikka. Avin tietja suurien tietvarantjen (big data) kehittyminen avaavat paljn uusia mahdllisuuksia. Digitalus perustuu krkeaan saamiseen ja tiedn hyödyntämiseen, lemme siirtymässä ppimisyhteiskuntaan, merkitysyhteiskuntaan ja innstustaluteen. Julkisen sektrin nkin ltava aktiivinen avimen tiedn jakamisessa ja hyödyntämisessä. Sumella n mahdllisuuksia lla testilabratri, jssa n rakennettu menestyvää liiketimintaa avimeen tietn ja yhteisöllisyyteen phjautuvilla palveluilla. Vunna 23 Sumen hallint n keventynyttä ja sähköistettyä. Hallintja kansalaisyhteiskunta n kytketty sujuvasti yhteen ja jkainen vi itse hallita ja käyttää mia tietjaan. Käytössä n paikallinen demkratia ja sallistuva budjetinti. Virkamiehet sietävät keskeneräisyyttä ja saavat timia digitdellisuudessa ja timivat myös kansalaisten fasilitaattreina. Julkisen sektrin n pysyttävä mukana tässä muutksessa ja hyödynnettävä sitä. Tarvitaan uudenlaista vurpuhelua ja yhdessä tekemistä, julkisen sektrin, järjestöjen ja yksityisen sektrin yhteistä spimista vastuista ja rleista, uusien timintamallien kkeilemisesta käytännössä ja resurssien jakamista uusilla tavilla. (VNK 213, 23,48-49.) Tutkimus- ja innvaatitiminnalla tulee lemaan kriittinen rli Sumen kehityksessä sana glbaalia digitalutta. Sumen innvaatijärjestelmän rakenteet vat kehittyneet ja rahitus n kasvanut merkittävästi viime vusikymmenten aikana. Nyt n syytä kiinnittää humita kknaisuuden timivuuteen mnipulisen saamisphjan perustana. Jillakin tieteenalilla n ltava kansainvälisesti hukutteleva ja huipulla, mikä edellyttää vahvempaa kansainvälistä yhteistyötä. (VNK 213, 31.) Tutkimuksen tietaineistt (TTA) -raprtin mukaan tutkimusprsessin digitalisituminen muuttaa tutkimuksen tulsten, tutkimuksen ten, laadunvarmistuksen sekä arviinnin menetelmiä ja tarpeita. Digitalisituminen mahdllistaa tehkkaan tietaineistjen tuttamisen ja lu realistisen phjan avimen tieteen (pen siene) edistämiselle. Avimen tieteen mahdllistaminen edellyttää sitä, että tutkimuksen tuttamat julkaisut, kirjallisuus ja aineistt vat tutkijiden hyödynnettävissä, tiedn käyttäjillä n mahdllisuus verifiida menetelmiä, jilla tuls n tutettu sekä mahdllisuus käyttää uudelleen ja kehittää edelleen j tutettuja materiaaleja. (TTA 213.) Nämä tekijät kytkeytyvät myös asiakirja- ja arkistaineistihin. Kaiken kaikkiaan aineistjen jakaminen, uudelleenkäyttö ja 27

33 säilytys tuvat merkittävän lisäarvn suunnitteilla leviin tutkimusinfrastruktuureihin. Uudet timintamallit lisäävät tarvetta uudentyyppiselle ymmärrykselle ja asiantuntijuudelle. Avimen tiedn ja tieteen sekä tietmassjen hyödyntäminen vaatii yhteistyötä ja huippusaamista. Tutkimus n kansainvälistä ja yhteen timivuuden haasteet tulevat ilmeisiksi, kun tieteenalakhtaisia, mnikansallisia ja kansainvälisiä hankkeita halutaan yhdistää ja saattaa paremmin tukemaan tisiaan. Tieteenalakhtaisten ratkaisut eivät yksin riitä vaan tarvitaan myös yhteistyötä tieteenalaneutraalien ratkaisujen ja sitä kautta yhteen timivuuden edistämiseksi. Käytännön taslla suurimpia haasteita vat ekspnentiaalisesti kasvavien datajukkjen hallinta ja käsittely, analyysisyklin npeutuminen ja avautuminen sekä datalähteiden yhdistely. (TTA 213.) Aineistjen käytettävyyden parantamiseen ja rganisaatiiden erilaisiin tarpeisiin tiedn hyödyntämisessä ja uudelleenkäytössä tulee kiinnittää humita. Palveluväylä-arkkitehtuurin ajatus tiedn kkamisesta vain yhteen kertaan n taviteltava pyrkimys. Palveluväylä n tiednvälitysknsepti, jssa eri timintaympäristöjen palveluiden tarvitsema tiet n saatavilla avimien rajapintjen yli kaikille tieta tarvitseville (palveluille). Kukin palveluväylään liitetty järjestelmä hallitsee mia tietjaan sekä vastaa siitä, että muiden tarvitsemat tiedt vat saatavissa välitysalustan kautta ttaen humin tietjen käyttöön liittyvät mahdlliset rajitukset. (VM 213, 1.) Haastatteluaineistssa tulee esille, että esimerkiksi TM:n hallinnnalalla n lutu U:n rakennerahastkknaisuudelle yhdenmukainen geneerinen tiednhjaussuunnitelma, jnka käytön velvittavuutta kaikille niin santuille välittäville timijille pyritään viemään rakennerahastlainsäädäntöön. Tällä pyritään yhdenmukaiseen tiednhjaukseen ja asiakirjatiedlliseen käsittelyyn prsessiin sallistuville timijille, millä krvataan nykyinen virastlähtöinen käytäntö. Menettely tukee tulevaisuudessa myös sähköisten palveluiden tarjntaa. Tällöin yksi tah vastaisi kyseisen prsessin tiednhjausta. Tämän tyyppinen menettely n yksi esimerkki tulevaisuuden palvelumalleista, kun palveluita aletaan tuda tarjlle vain sähköiseksi säädettynä. Tämä n npea tapa asettaa tiet yhdenmukaisesti ja yhteismitallisesti käyttöön. Tiednhallinnan kknaisuudessa tulee humiida myös uudet tavat tuttaa asiakirjatieta samin kuin se timintaan liittyvä sisältö, jka tutetaan, välitetään ja jaetaan ssiaalisessa mediassa. Haastatteluaineistssa tudaan esille, että tiet ktaan useista tietjärjestelmistä ja rekistereistä, ja se mistä laadittiin ennen asiakirja, n nykyään enenevässä määrin vain rekisterimerkintä. Lisäksi paintetaan, että avin data asettaa julkisuuden ja salassa pitämisen hallinnalle uudenlaisen vaatimustasn, esimerkiksi manuaaliset tarkistusprsessit eivät le enää mahdllisia. Lisäksi krstetaan kansainvälisten ja ktimaisten standardien yhteensvittamisen merkitystä. Standardintitarve n ilmeinen myös tiedn yhdistelemisessä ja siirrissa käytettävän terminlgian salta. Tiedn käyttöön asettaminen ja uudelleen käyttö paranevat vain standardimalla tiedn ydinelementit, käsitteet ja käsitemallit yhteisiksi ja yhteiskäyttöisiksi tietrakenteiksi. Kansalaisten ja asiakasrganisaatiiden kannalta jhdnmukainen termien käyttö tulisi lla yhteinen tavite ja perustua yhteisiin standardeihin. Haastatteluaineistssa ehdtetaan, että valti- ja kuntasektrien yhteistyötä standardinnissa pitäisi kehittää, kska asiakkaat vat yhteisiä. Kaiken kaikkiaan kuntasektrin saaminen vahvemmin 28

34 mukaan yhdenmukaisiin timintamalleihin ja tietjen yhteen timivuuteen lisäisi timinnan vaikuttavuutta ja tuttavuutta. Tämä mahdllistaisi entistä asiakaslähtöisemmät palvelut sekä pikkihallinnlliset ja yhteen timivat prsessit. Lisäksi ehdtetaan, että valtin ja kuntien digitaalinen pitkäaikais- ja pysyvä säilytys tulisi yhtenäistää, mutta humautetaan, että sääntelyn tasa pitäisi harkita, sillä tämä ei ehkä le uudessa arkistlaissa säädettävä asia. Järkevänä kuitenkin pidetään sitä, että valtin ja kuntien pitkäaikaissäilytyksen käytännöt ja hjeistukset lisivat yhteneväiset. Osa kuntien aineiststa vi vaatia manlaisia ratkaisujaan, mutta ne jhtuisivat tdennäköisemmin asiasisällöistä kuin hallintrakenteesta, ja kskisivat myös valtilla samansisältöisiä aineistja. Arkistlain uudistamisessa lisikin löydettävä ratkaisu kk julkiselle hallinnlle. Arkistlaitksen strategian 215 valssa valtin ja kuntasektrin yhteistiminta arkisttimen ja asiakirjahallinnan alalla tiivistynee tulevaisuudessa; tavitteena n tehstaa julkisen rahituksen krdinitua käyttöä, parantaa sähköisiä palveluita sekä saada aikaan kustannussäästöjä. Haastatteluaineistssa tdetaan, että vaarana kuitenkin n, että jitakin kuntien asiita jätetään uuden lain ulkpulelle siksi, että niiden mukaan ttaminen vaatisi muutksia muuhunkin lainsäädäntöön. 4.2 Asiakaslähtöisyys Valtineuvstn tulevaisuusselnten (213) mukaan innvaatitiminta muuttaa mutaan ja keskiössä vat palveluinnvaatit ja käyttäjälähtöinen, kkeileva innvaatitiminta sekä ssiaaliset, strategiset ja timintatapainnvaatit (VNK 213, 32). Yhtenäisen kansallisen palveluarkkitehtuurin rakentamisella vidaan luda palveluita helpsti yli rganisaatirajjen välttäen päällekkäistä työtä (TM 213). Asiakaslähtöiset palvelut tulee kytkeä timijiden sähköistyviin timintaprsesseihin. Asianhallinta sekä asiakirjahallinta vat keskeinen sa prsessien ja palveluiden kehittämistä. Julkisen hallinnn asiakkuusstrategian mukaan palveluiden tutant ja kehittäminen perustuu asiakkaiden timinnan, tarpeiden, tunteiden ja mtiivien ymmärtämiseen ja kunniittamiseen. Asiakkaalla tulee lla mahdllisuus vaikuttaa tarvitsemansa palveluiden sisältöön ja tteuttamiseen. Tavitteena n parantaa yhdessä kestävästi palvelujen käytettävyyttä, miellyttävyyttä ja vaikuttavuutta. Tässä vidaan hyödyntää käyttäjälähtöisiä menetelmiä, muun muassa palvelumutilua. Palvelut vidaan tteuttaa ja ryhmitellä asiakkaan elämäntilanteen mukaisesti siten, että asiakas saa palvelutarvettaan vastaavan palveluyhdistelmän selvittämättä itse kaikkia niitä tahja, jihin hänen tilanteessaan tulisi hakeutua. Asiintipalveluita vidaan autmatisida niin, että asiat hituvat ilman asiakkaan erillistä yhteydentta. Viranmaiset vivat hulehtia siitä, että sähköinen kanava n asiakkaalle hukuttelevin. Autmatisinnilla ja itsepalvelulla helptetaan asiakkaan asiintia ja tehdään asiinnista ajasta ja paikasta riippumatnta. Tämä vapauttaa palveluntarjajan vimavarja niihin palveluihin, jissa henkilökhtainen, kasvkkain tapahtuva palvelu n tärkeää. Asiakkaan tarvitsema palvelu hidetaan kerralla tai hänelle annetaan hjeet tai suunnitelma siitä, miten palvelu hidetaan lppuun. Asiakaspalvelut myös tutetaan kustannustehkkaasti sekä hallinnn että asiakkaan näkökulmasta. Asiakaslähtöinen palvelukulttuuri sisältyy rganisaatin arvihin, strategiaan, jhtamiseen, timintaan ja 29

35 työskentelytapihin. Asiakastavitteet sisältyvät myös timinnan ja tulsten arviinteihin ja nnistumisesta palkitaan. Asiakaslähtöinen jhtaminen edellyttää timintayksiköiden verkttumista siten, että asiakkaiden tarpeet vidaan käsittää kknaisuuksina, jtka ylittävät hallintrajat. Omat ehtnsa jhtamiselle asettavat yhteiskunnalliset ja niistä jhtuvat julkisen hallinnn arvt ja etiikka, pliittisen päätöksenten kautta ilmaistu pliittinen taht valtin ja kunnallishallinnssa sekä säädösphja. (Asiakkuusstrategian visi ja tavitteet 213, 1-2, 5-7.) VM:n krdiniman Sähköisen asiinnin ja demkratian vauhdittamishjelman (SADe-hjelma) tavitteena n tuttaa asiakaslähtöisiä ja yhteen timivia, julkisen sektrin kustannustehkkuutta ja laatua vahvistavia sähköisiä palvelukknaisuuksia kansalaisten, yritysten ja viranmaisten käyttöön. Ohjelma n tuttanut tähän tarkitukseen avimen lähdekdin timintamallin, jka n tarkitettu hjelman hankkeiden valmisteluun, mutta jta vidaan käyttää myös muiden julkisen hallinnn tietjärjestelmien kehittämisessä ja hankinnassa. (VM 212b.) Haastatteluaineistssa nusee esille käsitys, että vahvan sähköisen tunnistautumisen lisääntyvä käyttö mahdllistaa asiinnin laajemmassa mittakaavassa sähköisenä palveluna, mikä kehittää tiednhallintaa laadullisesti. 4.3 Tietpliittinen hjaus ja pikkihallinnllisuus VM:n Julk-ICT-strategian mukaan julkisen hallinnn kknaisvaltaista kehittämistä edistää kansallisen tasn tietplitiikka, jka kytkeytyy muihin plitiikkihin. Sen tavitteena n palvelujen parantaminen, hallinnn kehittäminen, kestävä talus, demkratian edistäminen ja päätöksenten tukeminen laaja-alaisella tiedlla. Plitiikkatimiin liittyy esimerkiksi avimen tiedn hjelma, perusrekisterien käytön tehstaminen, yhteentimivuuden kehittäminen ntlgiilla, sanastilla ja palveilla sekä tiedn arkkitehtuuriin liittyvät asiat. (VM 213a, b.) Haastatteluaineiststa nusee esille näkemys, jnka mukaan tietpliittisen hjauksen visi keskittää selkeästi yhdelle ministeriölle. Kska tiet liittyy timintaan ja siten siihen mihin VM timintaa hjaa, ehdtetaan, että VM:lle vitaisiin keskittää sähköisessä mudssa levan tiedn hallinnan määräys- ja hjausvalta, mikä ei le pelkkä tiet- ja viestintätekninen timint. Tisaalta esitetään, että tietpliittinen hjaus visi myös lla valtineuvstn kanslialla tai OKM:lla. Aineistssa kuitenkin krstetaan, että tarvitaan yksi hjaava ministeriö ja sen alainen tiedn hallinnan asiantuntijavirast, mikä nusee esille ehdtuksena tiethallintvirastn perustamisesta. Hallinnnalarajat ylittävä yhteistyö edellyttää vastuiden ja rlien uudelleen määrittelyä. Aineistssa nusee esille kanta, että pikkihallinnllinen kknaisuus n syytä miettiä kknaan uudelleen. Virastlähtöisen lähestymisnäkökulman tuma ngelma arkisttimeen ja asiakirjahallintaan tulee selkeästi esille, kun pyritään uudistamaan pikkihallinnllisia prsesseja ja lumaan niistä asiakkaan näkökulmasta timiva kknaisuus. Haastatteluaineistssa esitetään, että usein virastt eivät le valmiita kknaisuuden kannalta yhteen timivuutta lisääviin ratkaisuihin, jtka saattaisivat tarkittaa sin kmprmissien tekemistä. Asiakirjahallint tai arkisttimi ei nykymudssaan tu mahdllisuuksia työskentelyn yhtenäistämiseen, kska kyse n vain lppututteen tuttamisesta kunkin mista timinnan järjestelmistä. Lisäksi tudaan esille, että 3

36 Jl hallinnnaljen rganisaatiiden keskinäisten synergiiden löytämiseen tarvitaan laajaa julkishallinnn kknaisarkkitehtuurityötä, jtta saadaan aitja synergia- ja kustannustehkkuusetuja. Kustannustehkkuus pitää löytää ydinprsessit edellä, eli sitä kautta mikä n kunkin rganisaatin lemassaln syy ja tehtävä. Haastatteluaineistn mukaan asiakirjahallinnn keskeisin tehtävä n substanssitiminnan sekä timinnan kehittämisen tukeminen, riippumatta siitä nk kyseessä määräajan tai pysyvästi säilytettävä asiakirjatiet. Siksi ehdtetaan, että sekä tiethallinnn että asiakirjahallinnn tulisi lla sa timinnan kehittämistä. Itse asiakirjahallinnan tulee nivutua saksi tätä kknaisuuden hallinnan kehikka yhdeksi tukipalveluksi. Tukipalvelu tulisi vida rganisida käyttäjälähtöisesti ja prsessista pitäisi tehdä käyttäjälle yksinkertainen ja käyttäjäystävällinen. Näkökulman tulisi siten lla palvelun tuttamisessa nrminannn sijaan. delleen esitetään, että tukitimena arkisttimen lisi tuettava rganisaatin ydintimintaa, mutta sen näkökulma lisi krvattava asiakirjahallinnn ydintimintja tukevalla näkökulmalla, mitä asiakirjahallinnn selkeä yhtenäinen prsessi edellyttää. Prsessilla pitäisi lla yksi mistaja, jka näkee kknaisuuden. Ihannetilanteessa rganisaatin maan tiednhjaussuunnitelmaan jäisi vain timijan ainutlaatuiset prsessit; muilta sin nudatettaisiin yhteisiä prsessinkuvauksia. simerkkinä mainitaan, että tällä hetkellä VM tulshjaa virastja ja sen asiakirjahallinnn yhteistyöryhmässä krdinidaan muun muassa asiakirjahallinnn kehittämistä virastissa sekä AMS:n tehtävälukkien yhtenäisyyttä. nnakituina synergia- ja kustannushyötyinä pidetään yhteisiä prsesseja sekä yhteiskäyttöisiä asiankäsittely-, asiinti-ja/tai säilytysjärjestelmiä ja näiden suunnittelua ja tteuttamista yhteistyössä. Haastatteluaineistssa ehdtetaan, että lainsäädännön täsmentäminen vitaisiin tteuttaa keventämällä sen ylhäältä hjaavuutta palvelevuuden suuntaan. Nrminant- ja palvelutehtävä ehdtetaan eriytettäväksi eri rganisaatiihin, ja nrminanta pidetään luntevammin VM:n asiana. Arkistlaki ehdtetaan säädettäväksi kskemaan pelkkiä julkisessa timinnassa tutettuja asiakirjja. Tisaalta esitetään, että kska hallinnllisissa prsesseissa vi lla sapulina valtin ja kuntasektrin timijita samin kuin myös yksityisen sektrin timijita, aineistjen pysyvä ja pitkäaikaissäilytys tulisi yhtenäistää. Tässä yhteydessä paintetaan harkintaa siitä, nk yksi kansallinen arkist timivin ratkaisu vai tulisik, esimerkiksi riskienhallinnan kannalta, lla useita eri tietn erikistuneita sähköisiä arkistja, jilla tulee lemaan suuri vaikutus sekä kknaisarkkitehtuurin että kustannusten kannalta. simerkkinä mainitaan Valtinhallinnn timialariippumattmat ICT-tehtävät eli TORI, jlla tulee lemaan seuraamusvaikutuksia arkistintiin muun muassa valtin yhteisten knesalien, säilytysjärjestelmien sekä pilvipalveluiden kautta. Pilvipalveluiden avulla yritysten ja hallinnn palveluita vidaan kehittää sekä tarjta kustannustehkkaasti, justavasti ja innvatiivisesti ja niitä pidetään digitaalitaluden kasvumttrina (VNK 213, 21-22). 31

37 Arkistlaits n asiantuntija- ja palvelurganisaati, jka tteuttaa hallitushjelmassa ja sen timeenpanasiakirjissa sekä kulutuksen ja tutkimuksen kehittämissuunnitelmassa timialaansa khdistuvia linjauksia sekä eduskunnan ja valtineuvstn arkistlaitksen timialalle asetettuja tavitteita (OKM /Arkistlaits 212, 1). Arkistlaitksen rlina n vastata pysyvästi säilytettävästä asiakirjatiedsta ja siihen liittyvästä tietpalvelusta. Uudistuvan valtinhallinnn tavitteena n lisätä valtisektrin timijiden strategista ketteryyttä sekä resurssien justavaa ja tehkasta käyttöä. Arkistlaits ttaa arkistlain njalla timivien arkistnmudstajien pysyvästi säilytettävät paperiaineistt vastaan pääsääntöisesti 4 vuden kuluttua niiden laatimisesta. Siirtyessään käyttämään sähköisiä asianhallintajärjestelmiä viranmaiset vat usein valmiita luvuttamaan pysyvästi säilytettäväksi määrätyt paperiaineistt arkistlaitkseen j nykyistä aikaisemmin. Npeutetulla siirrlla n mahdllisuus tehstaa julkishallinnn tilanhallintaa ja tuttaa merkittäviä kustannussäästöjä ja timinnallisia etuja. Arkistlaitksen strategia 215:n mukaan arkistlaits varautuu ttamaan vastaan myös 4 vutta uudempia valtinhallinnn aineistja maksullisena palvelutimintana. Tämä n mahdllista sillin, kun arkistlaitksen yksiköissä n käytettävissä sellaista tilaa, jta ei tarvita arkistlain njalla siirrettävien pysyvästi säilytettävien aineistjen säilyttämiseen. Tilakustannusten säästämiseksi rakentamista ryhdytään keskittämään siten, että digitidut aineistt ja niin santut passiiviaineistt vidaan sijittaa valtakunnallisesti timivaan alueelliseen keskusarkistn. (Arkistlaitksen strategia 215, 17, 1.) Arkistlaissa rajataan hjaus arkisttimeen, mitä haastatteluaineistssa pidetään arkistlaitksen ydintehtävänä ja mihin hjauksen pitäisi keskittyä. Arkistlaitksella lisi ltava nykyistä selkeämmin palvelurli, jssa se vastaisi asiakirjjen vastaantsta ja aineistn uudelleen käyttöön saattamisesta. Arkistlaitksella tulisi lla hjausvalta paperimutiseen aineistn sekä edelleenkin vaikutusmahdllisuuksia siihen mitä tieta säilytetään pysyvästi riippumatta siitä nk se paperimutista vai sähköistä. Säilytyspalveluiden tulisi kuulua jnkin tisen rganisaatin/rganisaatiiden tehtäviin teknislunteisina, sillä niiden tuttamiseen ei arkistlaitksessa le riittävän laajaphjaista saamista. Lisäksi ehdtetaan, että visi harkita, että sähköisen säilyttämiseen liittyvissä ratkaisuissa arkistlaits ei säilyttäisi sähköistä viranmaistieta vaan sen tekisi esimerkiksi Tieteen tiettekniikan keskus (CSC), mihin myös arkistlaitksen digititu aineist siirrettäisiin. Haastatteluaineistssa tulee esille näkemys, että kska viranmaisten tarve n erilainen kuin arkistlaitksen intressi, lisi phdittava lisik laajempi hjaus VM:llä. Tämän nähdään edistävän myös kuntien kanssa timivan asiakaslähtöisen timintaympäristön sekä pikkihallinnllisten prsessien kehittämistä, tuttavan skaalaetuja ja edistävän erityissaamisen hyödyntämistä. Myös arkistlaitksen näkökulmasta pysyväisarkistinnin ja muun hjauksen krdinintia pitäisi selkeyttää ja jakaa vastuut selkeästi laissa, sillä sähköistyminen lisää tietjen uudelleen käyttöä, tiet ei le pelkkiä asiakirjja. Nykyisen lain tähän liittyvät puutteet pitäisi humiida uudessa laissa. Asiakirjatiedn tarvitsijat vaihtuvat asiakirjan elinkaaren mukaan. Haastatteluaineistssa esitetäänkin, että pääsääntö tulisi lla, että asiakirjatiedn käyttöön asettamisesta vastaa se tah, jnka hallussa aineist kullakin hetkellä n. Velvitteista asiakirjatietjen antamiseen säädetään julkisuuslaissa. Asiakirjatiedn hallinnan prsessilähtöisessä ja pikkihallinnllisessa tarkastelussa 32

38 VM:n JulklCT-timinnn rli n tärkeä. Keskeistä n se, millä tavalla saadaan mahdllisimman tehkkaasti, taludellisesti, järkevästi ja yksinkertaisesti hidettua sähköisen aineistn kk elinkaari. 33

39 LÄHTT Arkistlakityöryhmä. Muistit 1/213 ja 2/213. Arkistlakityöryhmä. Haastatteluaineist. Lka-marraskuu 213. Arkistlaitksen strategia 215. ( Arkistlaki (1994). OM Asetus arkistlaitksesta (1994). OM Asiakkuusstrategian visi ja tavitteet / lunns DIRCTIV 213/37/U f the urpean Parliament and f the Cunil f 26 June 213 amending Diretive 23/98/C n the re-use f publi setr infrmatin. Offiial Jurnal f urpean Unin L 175. ( Kansallisarkist (212). Timinnan ja taluden suunnitelma Kansallisarkist (213). KOVA-työryhmän lppuraprtti. Kilkki, Jaana (213). siselvitys arkistlain päivittämistarpeista. Muisti OKM (21 la). Opetus-ja kulttuuriministeriö. Kansallinen digitaalinen kirjast -hankkeen jhtryhmän ja hjausryhmän asettaminen. OKM (21 lb). Opetus-ja kulttuuriministeriö. Tiet käyttöön. Tiekartta tutkimuksen sähköisten tietaineistjen hyödyntämiseksi. OKM (212a). Opetus-ja kulttuuriministeriö. Kansallisen digitaalisen kirjastn kknaisarkkitehtuuri. OKM (212b). Opetus-ja kulttuuriministeriö. Kansallisen digitaalisen kirjastn pitkäaikaissäilytysratkaisun tteuttamissuunnitelma. OKM (212). Opetus-ja kulttuuriministeriö. Tutkimuksen tietaineistt -hankkeen krdinaatiryhmän asettaminen. OKM (213a). Opetus-ja kulttuuriministeriö. Arkistlain uudistamista valmistelevan työryhmän asettaminen. OKM (213b). Opetus-ja kulttuuriministeriö. FINNA-hankkeen prjektisuunnitelma vudelle 213. OKM (213). Opetus-ja kulttuuriministeriö. Kansallisen digitaalisen kirjastn pitkäaikaissäilytyksen kustannusanalyysi

40 OKM (213d). Opetus-ja kulttuuriministeriö. Kansallisen digitaalisen kirjastn standardisalkku. OKM /Arkistlaits (212). Opetus-ja kulttuuriministeriö. Opetus-ja kulttuuriministeriön ja arkistlaitksen välinen tulsspimus vusille ja vimavarat vudelle 213. TTA (Tutkimuksen tietaineistt) -hankkeen tilannekatsaus tukkuu 213. TM (213). Työ-ja elinkeinministeriö. 21 plkua Kitkattmaan Sumeen. ICT työryhmän raprtti. Työ-ja elinkeinministeriön julkaisuja 4/213. ( VNK (213) Valtineuvstn kanslia. Valtineuvstn tulevaisuusselntek: kestävällä kasvulla hyvinvintia. Valtineuvstn kanslian julkaisusarja 18/213. VM (29). Valtivarainministeriö. Sähköisen asiinnin ja demkratian vauhdittamishjelma (SADe) tteuttamissuunnitelma VM (212a). Valtivarainministeriö Julkisen hallinnn KA - Tiednhallinnan viitearkkitehtuuri VM (212b). Valtivarainministeriö. SAD-hjelma: avimen lähdekdin timintamalli. VM (213a). Valtivarainministeriö. Julk-ICT-strategia. Kknaiskuva. Tilannekatsaus VM (213b). Valtivarainministeriö. Julk-ICT-strategia. Tietplitiikka ja kyky hyödyntää tieta VM (213). Valtivarainministeriö. Julk-ICT-timint. Kansallinen palveluväylä - knsepti, tavitteet ja ratkaisumalli. Muisti Vutilainen, Tmi (212). Julkisen hallinnn asiakirjahallinnn lainsäädännön ja timinnan uudistaminen. MAMK. Vutilainen, Tmi & Räsänen, Isamaria (213a). Sähköisen asiinnin ja demkratian vauhdittamishjelma. Asiakirjahallinnn vaatimusten katselminti. VM. Liite 1. Vutilainen, Tmi & Räsänen, Isamaria (213b). Oppijan palvelukknaisuus. Asiakirjahallinnn vaatimusten katselminti. Liite 2. Vutilainen, Tmi & Räsänen, Isamaria (213). Työnantajan ja yrityksen perustajan palvelukknaisuudet. Asiakirjahallinnn vaatimusten katselminti. Liite 3. Vutilainen, Tmi & Räsänen, Isamaria (213d). Osallistumisympäristö. Asiakirjahallinnn vaatimusten katselminti. Liite 4. Vutilainen, Tmi & Räsänen, Isamaria (213e). Rakennetun ympäristön ja asumisen palvelukknaisuus. Asiakirjahallinnn vaatimusten katselminti. 35

41 Kaavit: Matriisimalli (Kilkki, Jaana). Muut lähteet:

42 LIIT Keskeiset käsitteet Arkist. Käsitteellä arkist n klme perusmerkitystä: 1) arkisthune 2) rganisaatiyksikkö tai laits, jka säilyttää arkista/arkistja, 3) arkistnmudstajan timinnan tulksena syntynyt asiakirjjen kknaisuus eli fndi. ( Arkistnmudstaja. Yhteisö, jnka tehtävien hitamisesta tai yksityinen henkilö, jnka timinnasta n syntynyt tai syntyy yksi tai useampi arkist. ( Arkistnmudstussuunnitelma (AMS). Suunnitelma, jhn n tehtävittäin merkitty arkistnmudstajan asiakirjat ja muut asiakirjalliset tietaineistt ja jnka mukaan asiakirjat ja tietaineistt liitetään arkistn, rekisteröidään ja seultaan. ( Arkisttimi. Timi, jnka tehtävänä n varmistaa asiakirjjen käytettävyys ja säilyminen, hulehtia asiakirjihin liittyvästä tietpalvelusta, määritellä asiakirjjen säilytysarv ja hävittää tarpeetn aineist. dellä santtu kskee asiakirjjen lisäksi kaikkia asiakirjallisia tietja, ( Asiakirja. Asiakirjalla tarkitetaan nykyisessä arkistlaissa "kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, jka n luettavissa, kuunneltavissa tai muutin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein" (Arkistlaki 6). Asiakirjahallinta. Asiakirjjen elinkaaren hallinta ja siihen kuuluvat prsessit riippumatta siitä, missä asiakirjan elinkaaren vaiheessa niitä suritetaan ja kuka vastaa niiden surittamisesta. ( Asiakirjahallint. Timint, jka kehittää ja hjaa yhteisön timintaa kskevien asiakirjallisten tietjen vastaanttamista, tuttamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvn määrittelyä ja käyttöön saattamista. Sumessa asiakirjahallint ja arkisttimi vat pitkälti yhteneväisiä timintja. 37

43 ( timiva-muisti/keskeisiae-kaesitteitae-2) Kansainvälisen arkistneuvst (ICA) arkistsanast (1988) määrittelee asiakirjahallinnn seuraavasti: Asiakirjahallint n sa yleishallinta, ja se tavittelee taludellisuutta ja tehkkuutta asiakirjjen laatimisessa, säilyttämisessä, käytössä ja hävittämisessä kk niiden elinkaaren ajan. ( Digitaalinen kulttuuriperintöaineist. Digitaalisilla kulttuuriperintöaineistilla tarkitetaan sekä digitituja että digitaaliseen mutn suraan tutettuja kulttuuriperintöaineistja: lakisääteisen säilyttämisen piiriin kuuluvia digitaalisia kulttuuriaineistja, kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvaa digitaalista asiakirjallista aineista sekä aineellisen ja henkisen kulttuuriperinnön säilyttämisestä vastaavien, OKM:n hallinnnalalla timivien rganisaatiiden muita pitkäaikaissäilytyksen piiriin kuuluvia digitaalisia tietvarantja (OKM 212b, 7). Infrmaati-hjaus. Infrmaati-hjauksella tuetaan viranmaisten asiakirjahallinnan hitamista, vahvistetaan siitä vastaavien henkilöiden asiantuntemusta ja asiakirjatiedn parhaiden käytäntöjen mukaisia timintatapja. Infrmaati-hjauksen mutja vat hjeet ja ppaat, neuvnta, knsultinti ja kulutustilaisuudet sekä tukitiminta. (Kansallisarkist 212, 8.) KDK Kansallinen digitaalinen kirjast (KDK) n petus- ja kulttuuriministeriön timialatasinen sisältö- ja palvelukknaisuus. Sen perustan mudstavat kirjastt, arkistt ja muset sekä kulttuuriperintöaineista säilyttävät muut rganisaatit ja näiden tietteknisistä ratkaisuista vastaavat timijat. Kansallisella digitaalisella kirjastlla n useita liittymäkhtia tutkimuksen tietaineistja tallentaviin, hallinniviin, välittäviin ja säilyttäviin rganisaatiihin. (Opetus-ja kulttuuriministeriö 212b, 7-8.) Metatiet. Tiedn kntekstia, sisältöä ja rakennetta sekä niiden hallintaa ja käsittelyä kk elinkaaren ajan kuvaavaa tieta. Tätä tieta vidaan käyttää muun muassa aineistn hakuun, paikallistamiseen ja tunnistamiseen. (Opetus- ja kulttuuriministeriö 212b, 51.) PAS-järjestelmä. Pitkäaikaissäilytysjärjestelmä. Laitteist- ja hjelmistkknaisuus, jlla pitkäaikaissäilytys tteutetaan. (Opetus-ja kulttuuriministeriö 212b, 52.) SADe-hjelma. Sähköisen asiinnin ja demkratian vauhdittamishjelma. Valtivarainministeriön krdiniman Sähköisen asiinnin ja demkratianvauhdittamishjelman (SADe-hjelman) tavitteena n tuttaa asiakaslähtöisiä ja yhteentimivia, julkisen sektrin kustannustehkkuutta ja laatua 38

44 vahvistavia sähköisiä palvelukknaisuuksia kansalaisten, yritysten ja viranmaisten käyttöön. (Valtivarainministeriö 212b, 1.) Tiethallinnn kknaisarkkitehtuuri. Julkisen hallinnn rganisaatiiden, palvelujen, timintaprsessien, käsiteltävien tietjen ja käytettyjen tietjärjestelmien ja teknlgian mudstaman tiethallinnn kknaisuuden rakenne ja sen sien väliset suhteet. ( Tiethallint. Tukitiminta, jlla turvataan julkisten hallinttehtävien hitaminen tiet- ja viestintäteknisiä menetelmiä ja keinja hyväksikäyttäen. ( TORI. Timialariippumattmat ICT-tehtävät. Valtinhallinnn timialariippumattmien tiet- ja viestintäteknisten (ICT) tehtävien kkamishankkeen (TORI-hanke) tavitteena n kta sekä valtin ICTpalvelukeskusten että valtin virastjen timialariippumattmat tiet- ja viestintätekniset tehtävät yhteen. Vahva tunnistautuminen. Vahvalla sähköisellä tunnistamisella tarkitetaan henkilöllisyyden tdentamista sähköisesti. Vahvan sähköisen tunnistamisen avulla kuluttajat vivat turvallisesti vahvistaa henkilöllisyytensä erilaisissa sähköisissä palveluissa. Tunnistusvälineitä vat pankkien käyttämät verkkpankkitunnukset, väestörekisterikeskuksen kansalaisvarmenne ja teleyritysten mbiilivarmenteet. VAPA. Arkistlaitksen sähköisten tietaineistjen vastaantt- ja palvelujärjestelmä. 39

45 nsimmäinen lunns rganisaatiselvitykseksi Arkistlakityöryhmän kkus /ah, krj Arkistlaitksen rganisaatin uudistaminen 1. Jhdant: arkistlaitksen histriallinen kehitys Vuden 1939 arkistlaki Sumen keisarillisen senaatin arkist sai vunna 1869 maan yleisen keskusarkistn lunteen ja nimen Sumen valtinarkist (Kerkknen 1988: 71). Phjismaisen esimerkin innittamana esityksiä maakunta-arkistjen perustamisesta tehtiin senaatille j 188-ja 9-luvuilla (Kerkknen 1988: 127, 132). Maakunta-arkistlaits kuitenkin perustettiin vasta Sumen itsenäistyttyä ja sen perustamiseen kytkeytyi 'maan kk arkisttimen järjestämistä' 1 kskevan lainsäädännön valmistelu 193-luvulla. Maakunta-arkistista vanhin n vunna 1927 perustettu Hämeenlinnan maakunta-arkist. Nurimmat maakunta-arkistt n perustettu Jyväskylään vunna 1967 ja Jensuuhun vunna (Arkisttimikunnan mietintö 1977: 9) Vunna 1939 annetun ensimmäisen arkistlain (laki julkisista arkistista 18/1939) säätämisen ja maakunta-arkistlaitksen perustamisen taustalla li tarve arkistaineistjen sujelun institutinaaliseen järjestelyyn. Laki anti silliselle valtinarkistlle julkisten arkistjen keskusvirastn aseman, jnka tehtävänä li valva ja jhtaa arkisttinta (2 ). Valtinarkistn alaisina paikallisina yleisarkistina timivat maakuntaarkistt (3 ). Valtinarkistn ja maakunta-arkistjen tehtävänä li "vastaanttaa, säilyttää ja järjestää arkistaineksia sekä pitää niitä viranmaisten, tutkijain ja muiden tarvitsijain käytettävinä" (laki julkisista arkistista 18/ ). Valtinarkistlla li lisäksi ikeus tehdä tarkastuksia valtin virka-arkistissa ja antaa hjeita niissä levien asiakirjjen hitamisesta (6 ). Näitä valtinarkistlle säädettyjä valvnta- ja neuvntatehtäviä vitiin valtineuvstn päätöksellä siirtää maakunta-arkistille. Arkistvaltuuskunnan mietinnössä tdetaan, että " maan pääarkistn välittömän valvnnan ja jhdn alaisina, sen maaseudulla timivina haarasastina, tulevat maakunta-arkistt timimaan hallinnllisina virastina, arkistvarikkina ja tutkimuslaitksina" (arkistvaltuuskunnan mietintö 1935: 47). Maakunta-arkistt livat piiriviranmaisia, mutta niillä ei llut itsenäistä timivaltaa suhteessa piirinsä viranmaisiin, vaan ne timivat "valtinarkistn lähimmän valvnnan ja jhdn alaisina " (arkistvaltuuskunnan mietintö 1935: 58). Maakunta-arkistjen ensisijainen tehtävä li aineistjen vastaantt ja käytettävissä pitäminen. Arkistvaltuuskunnan mietinnön mukaan arkistaineistjen säilyttämisen turvaamisen tärkein edellytys li, että valtinarkistn lisäksi n paikallisella phjalla timivia keskusarkistja, jihin siirretään paikallisten viranmaisten asiakirjat (Arkistvaltuuskunnan mietintö 1935: 44). Vuden 1981 arkistlaki Arkistlakia ryhdyttiin uudistamaan vasta 197-luvun pulivälissä. Taustana li julkisessa hallinnssa, tieteellisessä tutkimuksessa ja infrmaatin tuttamisessa tapahtunut vimakas kehitys. Arkistlaitksen keskeisimmäksi tehtäväksi li tullut viran- 1 Arkistvaltuuskunnan mietintö 1935: 2 1

46 maisille kertyvän massiivisen asiakirjamäärän hallitseminen. Sen vuksi arkistlaitksen yksiköt eivät pystyneet hitamaan ensisijaista kulttuuritehtäväänsä. (H 72/198: 1-2). Muutksen keinina nähtiin viranmaisten velvittaminen "hitamaan man suutensa arkistjensa järjestämisessä ja seulnnassa" 2 sekä arkistviranmaisten hjaukseen liittyvien timivaltuuksien laajentaminen. Jälkimmäiseen sisältyi mm. maakunta-arkistjen aseman vahvistaminen piirinsä arkistviranmaisina. Tarvetta perusteltiin valtin keskushallinnn hajasijituksella ja päätäntävallan deleginnilla keskusvirastilta piiri- ja paikallishallintn, minkä nähtiin vahvistavan arkistlaitksen viranmaistehtävien hitamista. (Arkisttimikunnan mietintö 1977: ) Arkisttimikunnan mietinnössä maakunta-arkistilla nähtiin levan tärkeä merkitys myös alueensa kulttuuri- ja tutkimusplitiikan edistäjinä. Maakunta-arkistjen tuli timinnallaan sittaa, että niillä "n ma sijansa maakunnan kulttuurilaitsten jukssa". Tämän nähtiin tapahtuvan tukemalla arkistpiirin ylipistissa ja krkeakuluissa suritettavaa tutkimusta sekä ylläpitämällä yhteyttä piirin muihin kulttuurilaitksiin ja -timijihin sekä järjestämällä erilaista kulttuuritimintaa. Uusien ylipistjen ja krkeakulujen perustamisen - minkä seurauksena sekä Jyväskylän että Jensuun maakunta-arkistt li perustettu - nähtiin lisäävän maakunta-arkistjen käyttöä; samin kasvavan sukututkimusharrastuksen. (Arkisttimikunnan mietintö 1977: 99-1.) Arkistlaki 184/1981 määritteli arkist viranmaisiksi valtinarkistn, maakuntaarkistt sekä hallinnnalan keskusarkistt (9 ), jita livat Sta-arkistja ulkasianhallinnn arkist (13 ). Valtinarkist li petusministeriön alainen keskusvirast, jlle kuului arkisttimen ylin hjaus ja valvnta sekä yleinen kehittäminen, sekä maan kansallisarkist. Maakunta-arkistt hjasivat, valvivat ja kehittivät arkisttinta piirissään valtinarkistn alaisina piirihallintviranmaisina. Arkistasetuksen (112/1982) 2 :ssä määriteltiin viranmaisryhmät, jiden arkist viranmainen maakunta-arkist li. Vimassaleva arkistlaki Arkistlain uudistamistarpeeseen 199-luvun alussa vaikutti selvimmin nrmihjauksen purkamiseen tähdännyt hallinnn kehittäminen. Yksityiskhtaisen sitvan arkistlainsäädännön katsttiin sveltuvan muutinkin hunsti tiettekniikan laajamittaisen käyttööntn sekä hallinnn ratinalisintiin ja tehstamiseen tähtäävien uudistusten mukaisesti muuttuvan timintaympäristön hallintaan. (H 187/1993: Nykytila) Vuden 1994 arkistlain keskeisenä tavitteena li vähentää viranmaisten arkisttimeen khdistuvaa yksityiskhtaista hjausta ja valvntaa, minkä vuksi vuden 1981 arkistlakiin sisältyneitä arkisttimen hita kskevia säännöksiä karsittiin ja väljennettiin ja arkistlaitkselle annettuja nrminantvaltuuksia vähennettiin. Arkistlaitksen keskeisinä vaikutuskeinina nähtiin infrmaati-hjaus ja kulutus. (H 187/1993: sityksen tavitteet ja keskeiset ehdtukset.) Arkistlaitksen rganisaatimalliin lakiuudistuksella ei llut vaikutusta. Yhteenvet Arkistlaits perustettiin vuden 1939 arkistlailla. Arkistlain säätämisen keskeinen peruste ja tarkitus li arkistaineistjen säilymisen varmistaminen. Tämän tavitteen saavuttamisen katsttiin edellyttävän valtinarkistn lisäksi sen alueellisia timipistei- 2 H 71/1982: 2 2

47 tä, maakunta-arkistja, jiden tehtävä li maakunnallisesti merkittävän arkistaineistn säilyttäminen. Vuden 1939 arkistlaki ei antanut maakunta-arkistille itsenäisen piirihallintviranmaisen asemaa, vaan arkistlain valtinarkistlle antamia timivaltuuksia vitiin erillisellä päätöksellä siirtää maakunta-arkistille. Lain vimassalaikana maakunta-arkistille siirrettiinkin piirinsä arkistjen tarkastustehtävät sekä neuvnta (arkisttimikunnan mietintö 1977: 9). Itsenäisiä piirihallintviranmaisia maakunta-arkistista tuli vuden 1981 arkistlailla, kun viranmaisten arkisttimen nrmihjaus ja valvnta nusi arkistlaitksen keskeisimmäksi tehtäväksi. Vaikka tätä yksityiskhtaista nrmihjausta vähennettiin vuden 1994 arkistlailla, ei maakuntaarkistjen itsenäistä asemaa muutettu. 2. Nykytila 2.1 Vimassa leva arkistlaki (831/1994) ja asetus arkistlaitksesta (832/1994) Arkistlaitksen rganisaatista säädetään arkistlaissa sekä arkistlaitksesta annetussa asetuksessa. Organisaati n hallinnllisesti kaksiprtainen (3 ) Keskushallintyksikkönä timii Kansallisarkistja sen alaisina piirihallintviranmaisina timivat maakunta-arkistt Maakunta-arkistjen piirijan n vahvistanut vudesta 24 lukien valtineuvst. Vuden 1994 arkistlaissa (3 2 mm) piirijan vahvistaminen säädettiin petusministeriön tehtäväksi. Valtineuvstn n antanut vunna 1997 (76/1997) kuitenkin päätöksen, jlla se n vahvistanut maakunta-arkistjen arkistpiirit siten, että kullekin maakunta-arkistlle n määrätty maakuntaliitjen timialueita. Maakunta-arkistt vat Turun, Hämeenlinnan, Mikkelin, Vaasan, Jyväskylän, Oulun ja Jensuun maakunta-arkistt. Kansallisarkist hitaa maakukunta-arkistn tehtäviä spn, Helsingin, Kauniaisten ja Vantaan kaupungeissa. Päätöksen mukaisesti Turun maakunta-arkist surittaa maakunta-arkistlle kuuluvia tehtäviä myös Ahvenanmaan maakunnassa ttaen kuitenkin humin, mitä Ahvenanmaan itsehallintlaissa (1144/1991) säädetään. 2.2 Arkistlaitksen hallintrakenne Arkistlain 5 :ssä (163/24) n säädetty arkistlaitksen jhtamisesta Arkistlaitsta ja Kansallisarkista jhtaa valtineuvstn nimittämä pääjhtaja, jlla n valtinarkistnhitajan arvnimi Maakunta-arkistja jhtavat pääjhtajan nimittämät maakunta-arkistjen jhtajat. Pääjhtaja vahvistaa arkistlaitksen ja Kansallisarkistn työjärjestykset. Maakuntaarkistnjhtaja vahvistaa maakunta-arkistn työjärjestyksen. Työjärjestyksissä määrätään arkistlaitksen sisäiseen hallintn kuuluvista asiista. Pääjhtaja päättää arkistlaitksen timivaltaan kuuluvien ikeussääntöjen (8 3 mm. 11, 12 2 mm., 14 ja 16 ) antamisesta. Pääjhtaja ratkaisee Kansallisarkistn ratkaistavat asiat, jita ei le säädetty tai työjärjestyksessä määrätty muun virkamiehen ratkaistavaksi. Maakunta-arkistnjhtaja ratkaisee maakunta-arkistlle kuuluvat asiat, jllei ratkaisuvaltaa le työjärjestyksessä määrätty muun virkamiehen ratkaistavaksi. 3

48 Maakunta-arkistt vat hallinnllisesti Kansallisarkistn alaisia, mutta ne käyttävät itsenäistä päätäntävaltaa niiden ratkaistavaksi kuuluvissa asiissa. Maakunta-arkistt timivat niille vusittain sitettujen vimavarjen ja niiden vastattavaksi asetettujen tulstavitteiden phjalta itsenäisinä tulsyksikköinä. Tarkemmat määräykset arkistlaitksen tehtävistä, henkilöstöstä, virkjen täyttämisestä ja pääjhtajan sijaisen määräämisestä n annettu valtineuvstn asetuksella. Arkistlain njalla annettu asetus arkistlaitksesta (832/1994): Arkistlaitksesta annetun asetuksen 2 :ssä n säädetty arkistlaitksen jhtamisesta sekä ratkaisuvallasta. Kansallisarkist jhtaa arkistlaitksen timintaa, hallinta ja kehittämistä. Lisäksi se hjaa valtin keskushallinnn ja muiden sellaisten arkistlaissa tarkitettujen arkistnmudstajien arkistintia, jiden timipiiri kattaa kk maan. Lisäksi se timii valtakunnallisena keskusarkistna ja timialansa tutkimus-ja kehittämiskeskuksena. Maakunta-arkistt käyttävät itsenäistä päätösvaltaa niiden ratkaistaviksi säädetyissä tai määrätyissä asiissa. Maakunta-arkistt hjaavat piirinsä arkistnmudstajien arkisttinta, lisäksi ne vat alueellisia keskusarkistja ja tutkimus-ja kehittämiskeskuksia. Pääjhtaja nimittää Kansallisarkistn henkilökunnan ellei nimitysvaltaa le delegitu työjärjestyksellä, samin pääjhtaja nimittää maakunta-arkistnjhtajan. Maakuntaarkistnjhtaja nimittää maakunta-arkistn virkamiehet. Arkistlaitksesta annetun asetuksen muutksen (14/2) 15 :n mukaan muutsta Kansallisarkistn ja maakunta-arkistn päätökseen haetaan hallint-ikeudesta siten kuin hallintlainkäyttölaissa (586/1996) säädetään. Yhteenvet: hallintmalli perustuu kaksiprtaiseen hallintn, jssa varsin itsenäiset maakunta-arkistt timivat virastmaisesti ja hitavat arkistlaissa ja sen njalla annetussa asetuksessa määrättyjä tehtäviä. Maakunta-arkistilla n siis alueellinen ja asteellinen timivalta. Malli ei vastaa nykyaikaista hallintmallia. Arkistlaitksessa nkin työjärjestyksillä määrätty matriisimaisesta hallintmallista, jssa timintja jhdetaan Kansallisarkistn vastuualueilta. Maakunta-arkistjen piirijakmalli perustuu keskusvirastjen piirihallintmalliin, jssa siis virastilla muun muassa ver- ja tullihallinnssa li itsenäinen piirihallintasema. Muista viranmaisista n tällainen piirihallint pääsin lakkautettu. Vanhanaikainen itsenäinen piirihallintmalli ei timi yhtä tehkkaasti/taludellisesti kuin selkeä prsesseihin phjautuva matriisimalli. Maakunta-arkistille n Kansallisarkistn ja kunkin maakunta-arkistn välisessä tulsspimuksessa svittu tulstavitteet matriisimaisesti sektritiminnittain. rityisesti sähköisen asiakirjahallinnan ja muun sähköistettyjen prssien timivuus edellyttää yhtenäistä timintamallia ja hjausta. Alueellisuus n näissä timinnissa menettänyt merkityksensä. Arkistlaitksen prsesseja n nykyisen säädösperustan sallimissa rajissa yhtenäistettyjä tarvittaessa keskitetty /tai hajautettu siten, että lpputuls lisi mahdllisimman taludellinen ja tehkas. Malli n mahdllistanut resurssien tehkkaamman käytön, mm. maakuntaarkistjen jhtajista klme timii myös valtakunnallisissa jhttehtävissä vastuualueen jhtajana, sektrijhtajina tai muissa arkistlaitksen yhteisissä jhttehtävissä. 4

49 2.3 Arkistlaitksen tehtävät ja timinnan nykyinen rganisinti kaaviineen Arkistlaitksen tehtävänä n varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjjen säilyminen ja käytettävyys, sekä edistää asiakirjjen tutkimuskäyttöä. Tehtäviin kuuluu myös alan tutkimus-ja kehittämistiminta. Asetuksilla n annettu arkistlakia täydentäviä määräyksiä. Arkistlaitksen vimassaleva strategia krstaa arkistlaitksen kehittämistä yhtenäisenä timijana siten, että saaminen ja vimavarat vidaan hyödyntää mahdllisimman tarkituksenmukaisesti. Arkistlaitksen vimassa levan työjärjestyksen ( ) mukaan arkistlaits ja sen jhtamisjärjestelmä timivat prsessilähtöisesti matriisirganisaatissa. Arkistlaitksen strategian, alastrategiiden ja tavitteiden yhtäläinen tteutuminen ja yhdenmukaiset menettelytavat varmistetaan asiissa, jissa timintalinjan tulee lla yhtäläinen. (Maakunta-arkistnjhtajat vastaavat vastuualueiden jhtajille peratiivisten timintjen tteutumisista sektrisuunnitelmien mukaisesti). Kuvassa 1 n esitetty arkistlaitksen vimassalevan työjärjestyksen mukainen rganisaatikaavi. (Tutkimuksen ja kehittämisen vastuualueelle kuuluu kaavissa mainittujen tehtävien lisäksi Inarissa sijaitseva Saamelaisarkist) Kuva 1. Arkistlaitksen rganisaati Arkistlaitksen rganisaati Pääjhtaja 1 Arkistlaitksen Yksltylsarklstaslain 1 neuvttelukunta n euvttel u ku nta KANSALLISARKISTO Heraldinen lautakunta Tutkimuksen ja keh ittä mlsen vastuualue Nrmi- ja infrmaatihjaus, VAPA Tutkimustiminta Venäjän mikrfilmihanke Aineistlla Hinnan vastuualue Viranmalsarkistt Ja tllanhalllnta Yksltylsarklstt Kuvailu ja Järjestäminen Säilyvyyden varmistaminen Ja digitinti Tietpalvelun vastuualue Tutkijapalvelut Kirjaam-ja selvltyspalvelut Kirjast Timinnanhjauksen vastuualue Yleinen kehittäminen Ja hallinnn hankkeet Timinnan Ja taluden suunnittelu; vi rastpalvel ut Hen kl lstö vima var jen suunnitteluja hjaus ICT-hjaus - Viestintä Hämeenlinnan maakuntaarkist Jensuun maakuntaarkist Jyväskylän maakuntaarkist Mikkelin maaku ntaarklst Oulun maakuntaarkist Turun maakuntaarkist Vaasan maakuntaarkist 3. Nykytilan arviinti 3.1 Arkistlaitksen timintaympäristön muutkset 5

50 Timintaympäristön sähköistyminen purkaa timinnan aikaan ja paikkaan sidtun lunteen. Asiakirjat se muuttaa yhteisissä tietjärjestelmissä tutettaviksi digitaalisiksi tietvaranniksi. Nämä muutkset vat vaikuttaneet j useamman vuden sekä hallinnn palvelurakenteisiin että arkistlaitksen timintaan. Tisaalta timintaympäristön muutkset vat jhtaneet arkistlaitksen määrärahjen sekä henkilöstövimavarjen jatkuvaan vähenemiseen, mikä n edellyttänyt arkistlaitksen timintatapjen uudelleen tarkastelua. Arkistlaits timii j nyt prsessilähtöisesti matriisirganisaatina, jnka suunnittelua ja timintaa jhdetaan keskitetysti Kansallisarkiststa. Piirihallintmalliin perustuva timinnan rganisintitapa sit kuitenkin väheneviä resursseja päällekkäiseen timintaan, kun samja tehtäviä hidetaan kahdeksassa alueellisessa timipisteessä. Timintaympäristön muutksen mahdllistama ja vähenevien resurssien vaatima siirtyminen nykyisestä kaksiprtaisesta ja itsenäisestä piirihallintmallista timintayksiköiden keskinäiseen työnjakn ja erikistumiseen n arkistlaitksen timinnan vaikuttavuuden ja tulksellisuuden kehittämisen keskeinen edellytys. Arkistlaitksen ydinprsessit vat asiakirjatiedn elinkaarihallinnan tutkimus ja kehittäminen, elinkaarihallinnan hjaus sekä asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen. Näistä ydinprsesseista kaksi ensimmäistä vat tehtäviä, jtka vidaan laitstaslla keskittää niihin erikistuvien yksikköjen hidettavaksi. Viimeksi mainittu situtuu suurelta saltaan siihen paikkaan, jssa asiakirjat vat säilytyksessä, mutta näitäkin tehtäviä n tietyin edellytyksin mahdllista keskittää; erityisesti kun arkistlaitkselle rakennetaan keskusarkist Mikkeliin. Viranmaisten asiakirjahallinnn hjaus, jka li keskeinen peruste maakuntaarkistjen itsenäiselle asemalle piirihallintviranmaisina, n j nykyisin Kansallisarkiststa jhdettua laitstasn timintaa ja edellyttää jatkuvasti vähenevässä määrin tiettyyn paikkaan sidttua tteuttamispansta. Arkistlaits n lupumassa perinteisestä arkisttimen tarkastamisesta ja siirtämässä paperiaineistjen arkistnmudstuksen hjauksen saksi aineistjen vastaanttprsessia. Arkisttimen kulutusta ryhdytään tarjamaan arkistlaitksen yhteisenä verkk-petuksena. Sähköisen asiakirjahallinnn hjaus khdistuu järjestelmät mistavaan keskushallintn ja edellyttää kknaan tisenlaista saamista kuin asiakirjahallinnn hjaus perinteisesti. Nämä tehtävät, samin kuin tutkimusyhteistyö ja kehittäminen sekä hallintpalvelut, vidaan tteuttaa keskitetysti laitstasn timintana. Aineistjen digitiminen ja siirtyminen kknaan sähköisiin tietpalveluihin tulee viemään vielä vusikymmeniä. Arkistlaits ttaa vastaan pysyväksi säilytettävää analgista arkistaineista vielä yli 17 hyllykilmetriä. Sen lisäksi vastaantetaan arvilta nin 2 hyllykilmetriä yksityisarkistja. Arkistissa nykyisin levan analgisen aineistn määrää tulee siis kaksinkertaistumaan. Aineistjen siirtäminen arkistlaitkseen vapauttaa kuitenkin vastaavan määrän säilytystilja muualta valtinhallinnsta. Keskittäminen parantaa aineistnhallintaa ja tehstaa suurten aineistmäärien digitintia. Arkistlaitksen säilyttämän ja viranmaisten hallussa vielä levan paperiaineistn suuren määrän vuksi alueellisia timijita tarvitaan edelleen. Näiden alueellisten timipisteiden aineisthallinnan ja tietpalvelun yhdenmukaisuuden varmistaminen n kuitenkin tinen timinnan vaikuttavuuden ja tulksellisuuden kehittämisen keskeinen edellytys. Vusittaisessa timinnan suunnittelussa n j lähtökhta, että tulstavitteet määritellään laitstaslla ja kukin yksikkö sit resurssinsa näiden tavitteiden tteuttamiseen. Paperiaineistjen digitinti ja syntyjään digitaalisen aineistn vastaantt tulevat kui-

51 tenkin vähentämään tiettyyn paikkaan sidttua tteuttamispansta myös tietpalvelussa. Verkkpalvelussa asiakkaan n sijaintipaikastaan riippumattmasti mahdllista saada käyttönsä kska tahansa missä tahansa arkistlaitksen yksikössä säilytettävää aineista. Vaikka arkistlaitksen paperiaineistista n tähän mennessä digititu vain vajaa 2 %, tarjavat verkkpalvelut j nin neljännekselle asiakaskunnasta mahdllisuuden ajastaja paikasta riippumattmaan aineistjen käyttöön. Tehtäviä n viime vusina vimakkaasti hajautettuja tisaalta keskitetty maakuntaarkistihin tai Kansallisarkistn. Kansallisarkist n jhtanut timintaa ja hitanut keskushallinnlle kuuluvat tehtävät sekä timintjen kehittämistehtävät ja nrminannn. Maakunta-arkistissa n hidettu sektrisuunnitelmien mukaiset tehtävät ja valmisteltu asiita. Osaamista n pyritty keskittämään siten, että jkaisella maakuntaarkistlla n jku tai jitakin erityissaamisalueita Ktimainen kehitys ja kansainvälinen vertailu Sumen valtinhallinnssa viranmaisten hallintmallit vat viime vusina ja vusikymmeninä kkeneet isja muutksia. Yhtäältä n sekä purettu että siirrytty takaisin niin santtuun kaksiprtaiseen keskushallint - piirihallint -hallintmalliin. Hallintmallin purkaminen n esimerkiksi tapahtunut ver- ja tullihallinnn khdalla. Sen sijaan esimerkiksi pliisihallint (vudesta 21 alkaen) ja rajavartilaits (vudesta 211 alkaen) vat pulestaan siirtyneet kaksiprtaiseen hallintmalliin. Seuraavassa muutama esimerkki eri hallinnnalilta: Musevirast (teksti kesken) Opetus-ja kulttuuriministeriön alaisen musevirastn rganisaati kstuu Sumen kansallismusesta sekä muista timintayksiköistä ja alueellisista yksiköistä. Musevirastssa n neljä ydinprsessia ja neljä tukipalvelua, jtka mudstava matriisimaisen rganisaatin Opetushallitus (teksti kesken) Opetushallituksen rganisaati kstuu eri tehtäväkknaisuuksien phjalta mudstetuista timintayksiköistä Tulli Tullin rganisaatita uudistettiin vuden 213 siten, että Tullihallituksen ja sen alaisista viidestä tullipiiristä ja erillisestä tullilabratrista mudstettiin Tulli- niminen viranmainen, jnka timialueena n kk maa. Tullia jhtaa pääjhtaja ja hänen alaisenaan timii neljä sasta. Tullin tehtävät hidetaan neljän sastn ja niihin kuuluvien valtakunnallisten timintjen sekä paikallisten timintayksiköiden timesta. Timintayksiköt sijittuvat eri pulille maata ja niiden henkilöstö hitaa paikkasidnnaisten tehtävien lisäksi valtakunnallisia erikseen määrättyjä tehtäviä. 7

52 Verhallint Valtivarainministeriön timialaan kuuluvan verhallinnn rganisaatita n kehitetty vudesta 28 alkaen merkittävästi (viimeisenä laki Verhallinnsta /53). Tavitteena n llut mudstaa verhallintn valtakunnallisia yksiköitä. Muutksessa vanha Verhallitus ja alueelliset vervirastt lakkautettiin ja niiden tehtäviä n jaettu valtakunnan taslla timiville yksikölle. Verhallinnn mukaan "valtakunnallisilla yksiköillä tavitellaan töiden justavampaa jakamista, vertuksen yhdenmukaisuutta sekä hjaus-ja kehittämistiminnan ja peratiivisen timinnan lähempää yhteyttä. Valtakunnallisissa yksiköissä vertustehtäviä n mahdllista jakaa ympäri maata, ja tietyt tehtävät vidaan keskittää alueellisesti tai valtakunnallisesti". Vuden 212 alusta alkaen Verhallinnssa n timinut yhteensä 12 yksikköä, jiden kaikkien päätimipaikka n Helsinki Maanmittauslaits Maa- ja metsätalusministeriön timialaan kuuluvan maanmittauslaitksen rganisaati timii edelleen arkistlaitksen tapaan kaksiprtaisella hallintmallilla. Keskushallint ja ylinjht n sijitettu maanmittaushallitukseen, jnka alaisena timii 12 alueellista maanmittaustimista. Laki maanmittauslaitksesta n vudelta 1991 ( /55) Riksseuraamuslaits Oikeusministeriön timialaan kuuluvanriksseuraamusvirastnrganisaatita uudistettiin vuden 21 alussa laajalti (lakiriksseuraamuslaitksesta /953). Tullin timintansa alitti uusi Riksseuraamuslaits, jka mudstui entisestä Riksseuraamusviraststa, kriminaalihultlaitksesta ja vankeinhitlaitksesta. Tällä hetkelläriksseuraamuslaitstajhdetaan keskushallintyksiköstä käsin. Tämän lisäksi maa n jaettu klmeenriksseuraamusalueeseenväestökehityksen ja vankimäärän mukaisesti. Näillä alueilla timii yhteensä 11 alueellistariksseuraamuskeskusta, jtka pulestaan kstuvat "vankilista, yhdyskuntaseuraamustimistista ja muista rangaistusten täytäntöönpansta ja tutkintavankeuden timeenpansta vastaavista yksiköistä. Alueilla vi lla myös arviintikeskus ja alueen yhteisistä tehtävistä vastaavia yksiköitä." Vankien terveydenhullsta vastaa valtakunnallinen terveydenhultyksikkö Rutsin, Nrjan ja Tanskan arkistlaitsten rganisaatirakenne Rutsin arkistlaits mudstuu valtinarkiststa (Riksarkivet) ja seitsemästä maakunta-arkiststa (Landsarkiv). Viimeksi mainitut vat timineet lähtien Riksarkivetin yksiköinä. Sitä ennen ne vat lleet itsenäisiä viranmaisia Riksarkivetin alaisuudessa kuten Sumen maakunta-arkistt nykyään. Tanskan arkistlaits (Statens Arkiver) mudstuu valtinarkiststa (Rigsarkivet) ja klmesta maakunta-arkiststa (Landsarkivet). Viimeksi mainituilla n yhteinen jhtaja, jka jhtaa myös kahta arkistlaitkseen kuuluvaa erityisarkista. Arkistlaitksella n yhteinen Rigsarkivetin yhteydessä timiva sihteeristö, jka hitaa arkistlaitk- 8

53 sen hallinta. Vunna 27 vimaan tulleessa arkistlaissa ei le mainintaa maakuntaarkistista. Nrjan arkistlaits (Arkivverket) kstuu myös valtinarkiststa (Riksarkivet) ja kahdeksasta maakunta-arkiststa (Statsarkivet). Riksarkivetin hallint-sast vastaa arkistlaitksen hallinnsta. Arkistlain mukaan valtinarkistnhitaja (riksarkivarien) jhtaa kk arkistlaitsta, mutta vi delegida päätösvaltaansa muun muassa maakunta-arkistj en j htaj ille. Rutsissa siis arkistlaitksen yksiköt timivat sina kansallisarkista, Nrjassa ja Tanskassa pulestaan sen alaisina yksiköinä. Viimeksi mainituissa maissa arkistlaitkseen kuuluu maakunta-arkistjen lisäksi myös muita erillisiä arkistja Nykyiset resurssit (timitilat, henkilöstö ja speuttaminen) Arkistlaitksen timitilat sijaitsevat yhdeksällä paikkakunnalla mukaan lukien suraan Kansallisarkistn alaisuudessa timiva Saamelaisarkist Inarissa. Helsingissä n neljä eri timipistettä, jiden asiakaspalvelu n keskitetty Kansallisarkistn päärakennukseen Helsingin Rauhankadulle. Arkistlaitksen menrakenne n pikkeuksellinen, kska määrärahista yli 4 % khdistuu timitilihin.. Timitilista 2/3 saa n arkisttilja ja 1/3 yleisöpalvelutilja ja timisttilja. Yleisöpalvelutilja n vähennettyjä palvelut n keskitetty Helsingissä yhteen timipisteeseen Rauhankadulle. Sörnäisten timipisteen yleisöpalvelutilille etsitään vukralaista. Samin Siltavuren sivurakennuksen timitilat n tyhjennetty, jtta tila vidaan vukrata mahdllisimman pian. Arkisttilat vat täyttymässä Kansallisarkistssa ja useissa maakunta-arkistissa. Ratkaisuksi lisärakentamistarpeeseen n päädytty keskittämään arkistlaitksen rakentamistarpeet yhteen rakennukseen - keskusarkistn, jnka sijituspaikaksi n valittu Mikkeli. Rakennus valmistunee vunna 217. Valtin v. 214 talusarvissa esitetty vukravaltuutus edellyttää lupumusta Kansallisarkistn Sörnäisten (ent. Sta-arkist) timitilasta v Arkistlaitksessa työskentelee vakinaisessa virkasuhteessa: Kansallisarkist 114 Turun maakunta-arkist 17 Hämeenlinnan maakunta-arkist 12 Mikkelin maakunta-arkist 22 Vaasan maakunta-arkist 7 Oulun maakunta-arkist 15 Jyväskylän maakunta-arkist 11 Jensuun maakunta-arkist 11 Yhteensä 29 v.214 ns. varmja eläköitvmisiä n kahdeksan (tilanne Arkistlaitksen henkilökunnan keski-ikä n 5 vutta ja suurin sa henkilökunnasta kuuluu ikäryhmään yli 55 vutta. Tiseksi suurin ikäryhmä n vutiaat, Ku- 9

54 lutustasa kuvaava indeksi n melk krkea. Lähes pulella henkilökunnasta n akateeminen lppututkint Kansallisarkiststa hidetaan keskitetysti laitksen jhtaminen ja jhtamisen tukemiseen liittyvät tehtävät. Osa jhttehtävissä timivista virkamiehistä timii myös maakunta-arkistjen jhttehtävissä tai he tekevät työtään maakunta-arkistn tilissa. Kansallisarkistssa hidetaan arkistlaitksen mittava digitintitiminta keskitetysti. Samin sähköisten palvelujen kehittäminen n keskitetty Kansallisarkistn. Maakunta-arkistissa n hidettu sektrispimuksissa svittuja sekä erikseen määrättyjä arkistlaitksen tehtäviä. Virkamiehet vat timineet useissa eri tehtävissä mnsaajina. Viime vusina maakunta-arkistissa n pyritty erikistumaan siten, että jkaisella maakunta-arkistlla n perustehtäviensä lisäksi jkin/jitakin erityisiä saamisalueita tai erityistehtäviä. Sähköisten työmenetelmien lisääntymisen, keskitetyn jhtamisen ja valtin yhteisten tietjärjestelmien jhdsta arkistlaitksen yhteisiä tehtäviä n vitu hitaa myös maakunta-arkistissa. Valtin tuttavuushjelman sekä arkistlaitksen speuttamistimenpiteiden jhdsta n henkilöstömäärä vähentynyt 38 vakituisella henkilötyövudella vudesta 28 lukien. Samaan aikaan n juduttu säästösyistä pitämään virkja avinna, mikä n lisännyt henkilöstö vajetta entisestään. Rekrytintikielt n llut vimassa arkistlaitksessa vudesta 29 lukien. Timinnan vlyymi n kasvanut ja muuttunut arkistsiirtjen sekä kk julkishallinnssa vimakkaasti sähköistyneen timintaympäristön jhdsta. Suuri rganisaatimuuts tteutettiin vuden 28 alusta lukien, kun pulustushallinnn alainen Sta-arkistja valtineuvstn arkist liitettiin saksi arkistlaitsta Tehtävien lisäys jäi pysyväksi ja liitsten yhteydessä siirrettyjä henkilötyövusia vastaava määrä n juduttu vähentämään tuttavuus- ja muista säästösyistä. Leikkaukset vat rasittaneet kk henkilökuntaa, jtta lakisääteiset tehtävät n pystytty surittamaan. Osaamisen siirt n llut vähäistä, kska uusia virkamiehiä ei le vitu rekrytida. Jhtamisjärjestelmää n uusittu vusina 27, 211 ja 213. Arkistlaits ja sen jhtamisjärjestelmä timii prsessilähtöisesti matriisirganisaatissa. Organisaatimallin täysimääräisen läpiviennin esteenä n llut nykyinen arkistlaki ja sen njalla annettu asetus arkistlaitksesta. Vudelle 214 n valtin talusarvissa esitetty arkistlaitkselle,5 miljnan ylimääräistä hallinnnalan rakenteen uudistamista kskevaa määrärahaleikkausta tuttavuus-vähennyksien lisäksi. Määrärahaleikkaukset n mahdllista khdistaa ainastaan henkilöstömenihin. Määrärahan humattavan vähenemisen jhdsta arkistlaits n laatinut speuttamissuunnitelman petus-ja kulttuuriministeriölle. Speuttamissuunnitelman mukaisesti, mikäli määrärahaleikkaukset tteutuvat esitetyllä tavalla, ei arkistlaitkseen vida rekrytida uusia virkamiehiä tulevina vusina. Tämän lisäksi lähivusina henkilökuntaa judutaan lmauttamaan vunna 215. Speuttamissuunnitelmassa kuvataan ne tehtävät, jtka arkistlaitksen nykyisen arkistlain njalla n säilytettävä ennallaan sekä palvelut, jiden tasa lasketaan tai jita ei enää vida ylläpitää. Taludellinen ahdink vaatii arkistlaitkselta yhä yhtenäisempiä timintatapja ja yhteisiä resursseja. 1

55 4. sitys rganisaatimalliksi Nykyisin kaksiprtaisen arkistlaitksen rganisaatita uudistettaisiin siten, että Kansallisarkiststa ja sen alaisesta seitsemästä maakunta-arkiststa mudstetaan petusja kulttuuriministeriön alainen Kansallisarkist - niminen viranmainen, jnka timialueena lisi kk maa. Kansallisarkistn kuuluisi maakunta-arkistja, jiden sijainnista päättäisi OKM/VN asetuksella. Tämä mahdllistaisi, että nykyiselle arkistlaitkselle säädettyjä tehtäviä vitaisiin hitaa ja järjestellä taludellisemmin ja tehldaammin kk maassa ilman nykyisiä tarkkja piirihallintrajja. Hallintmalli visi lla sama kuin nykyisin, eli pääjhtaja jhtaa virasta ja apuna lisi vastuualueita, jtka jhtavat valtakunnallisia timintja. Nykyiset maakuntaarkistt järjesteltäisiin uudelleen tarkituksenmukaisemmalla tavalla kuitenkin siten, että maan eri sissa lisi alueellisia palvelutarpeita varten maakunta-arkistja. Maakunta-arkistjen ja Kansallisarkistn henkilökunta siirtyisi/kansallisarkist - nimisen virastn palvelukseen. Maakunta-arkistjen virkamiehet hitaisivat myös valtakunnallisia tehtäviä. Maakunta-arkistjen jhtajat siirtyisivät Kansallisarkist - nimisen virastn jhttehtäviin. Seuraava khdat edellyttävät päätöstä tulevan lain sisällöstä ja nykyisen arkistlaitksen tehtävistä 11

56 Maaret Btska Helena Pajari KUNTAKNTÄN TOIVT JA NÄKMYKST TULVAN ARKISTOLAIN SUHTN 1. Yleistä Arkistlakityöryhmän kkuksessa svittiin, että ryhmän kuntakenttää edustavat jäsenet valmistelevat lyhyen selvityksen, jlla kartitetaan kuntakentän näkemyksiä lakiuudistukseen. Selvitystyö alitettiin lähettämällä kaikkiin kuntiin ja kuntayhtymiin kysely. Siinä pyydettiin avimen kysymyksen mudssa kuntien näkemyksiä. Vastauksia tuli kaikkiaan 4 kappaletta. Lisäksi järjestettiin seitsemän suurimman kaupungin asiakirjahallintpäälliköiden kanssa tapaaminen, jssa käytiin läpi kyselyn tulksia ja keskusteltiin selvityksen sisällöstä. 2. Nykyinen arkistlaki Nykyinen arkistlaki määrää tarkasti, miten kunnan tulee järjestää arkistvastuut. Tämä n timinut käytännön tilanteissa hyvänä selkänjana, kun kunnallinen timija n tteuttanut asiakirjahallinnan tehtäviä. Resurssien puute n kuitenkin haitannut etenkin pienempien timijiden mahdllisuuksia selviytyä velvitteista. Kuntakentän salta lain vaatimus, että timijan tiethallinnssa n tettava humin arkistkysymykset, n valitettavasti jäänyt tteutumatta. Asiakirjahallinta ei le mudstunut saksi rganisaatin tiedn kknaishallintaa, vaan n edelleen erillinen saareke. Suuri muuts n llut yhteiskunnan timintatapjen sähköistyminen, jhn arkistlaki ei le vastannut riittävässä määrin. Sähkösyntyisen asiakirjatiedn hallintaan ei le määritelty yhteisiä timintatapja ja hjausta tulee mnelta suunnalta. Ne, jilla n llut käytössään resursseja vat tehneet mia ratkaisujaan, kukin malla tavallaan. Nykyään kunnan palvelututant ei le enää peruskunnan sisällä, vaan palveluita tutetaan mnin eri mallein mm. isäntäkuntamallilla ja stpalveluina. Timintaympäristön muuts n llut suuri ja jatkuu edelleen. Nykyinen laki antaa vain hyvin vähän tukea näihin tilanteisiin. 3. Kuntakentän tavitteita arkistlain uudistamiselle Sveltamisala Arkistlain tavitteena tulee lla se, että pysyvään säilytykseen määrätyt tiedt tdella saadaan säilytettyä käyttökelpisina. Tältä sin tulee puuttua myös tiedn elinkaaren alkupään menettelyihin. Asiakirjahallinnan kknaisuus n hyvä määritellä lain taslla.

57 Kuntakentällä nähdään, että uuden lain tulee kskea yhtäläisin määräyksin valtin hallinta ja kuntia. Tulisi myös arviida, mitkä kuntakentän timijat luetaan lain piiriin. Ovatk esimerkiksi kunnalliset yhtiöt sellaisia? Vidaank lain piiriin kuuluvat timijat määritellä esimerkiksi niin, että niitä vat vain lailla määriteltyjen tehtävien tteuttajat? Timivalta ja vastuut Asiakirjahallintaa hjaavat taht tulee määritellä selkeästi. Myös vastuut n määriteltävä niin, ettei katvealueita jää. Nykyinen tilanne, jssa tiedn kknaishallintaa ei le, tulee muuttaa ja tteuttaa asiakirjahallinta määriteltyine timivaltuuksineen sana julkisen hallinnn kknaisarkkitehtuuria: asiakirjahallinta n yksi ja muiden näkökulmien kanssa samanarvinen näkökulma tietjen hallintaan. Kknaisarkkitehtuurin viitekehyksen tulee antaa asiakirjahallinnalle elinmahdllisuus. Asiakirjahallinta tulisi tteuttaa viranmaisen tiethallinnn sana. Asiakirjahallinnsta vastaava timija vastuineen n määriteltävä, mutta niin, että justavan timinnan mahdllisuus säilyy. Sähköinen timintaympäristö ja pysyvästi säilytettävät aineistt Suuri timintaympäristössä tapahtunut muuts n sähköisten menettelyiden käyttööntt tiedn synnyssä, käsittelyssä ja käytössä. J pitkään n llut keskustelun alla, miten ratkaistaan julkisen hallinnn sähköisen aineistn pitkäaikainen säilytys. Kuntien näkemys n, että tätä varten tulee lla yksi yhteinen valtakunnallinen säilytysratkaisu. Valtinhallinnn linjauksissa ja esimerkiksi tiethallintlaissa n tarkastelunäkökulmaksi tettu kk julkinen hallint. Yksi säilytysratkaisu n valitun näkökulman mukainen. Yksi yhteinen ratkaisu tukee myös yhdenvertaisuutta. Sen avulla n niilläkin timijilla, jilla ei le juurikaan resursseja, ltava mahdllisuus tietjensa asianmukaiseen säilytykseen. Myös digitituja aineistja pitäisi lla mahdllista siirtää säilytykseen. Niiden salta tulee harkita, visik jssain tapauksissa paperiaineistt hävittää, kun sähköinen säilytys n turvattu. Suhde muihin lakeihin Asiakirjahallintaa määrittävät mnet säädökset. Säädökset tulee käydä läpi ja yhtenäistää, jtta käytännön timinnassa ei enää törmätä hankaluuksiin. Käsitteet Käsitteistö n käytävä läpi sekä määriteltävä käytettävät käsitteet ja niiden merkityssisältö.

58 Kustannukset Tällä hetkellä kustannuksia syntyy erityisesti siitä, että käytössä n edelleen paperiin liittyviä timintatapja ja niiden lisäksi erilaisia sähköisiä menettelyjä. Mlemmat tavat vat käytössä rinnakkain. Kustannuksiin vi vahvasti vaikuttaa, kun siirrytään puhtaasti sähköisiin tapihin timia. Säilytyskustannuksiin vidaan vaikuttaa esimerkiksi sillä, että arviidaan uudelleen, mitä tdella pitää säilyttää pysyvästi. Yhden yhteisen pysyvän säilytyksen tteutuksen myötä n mahdllisuus saavuttaa kknaistaludellisesti kestävä ratkaisu.

59 * ARKISTOLAITOS KANSALLISARKISTO MtKPM iaämtivi A R K I V V R K T R I K S A R K I V T Tmi Rasimus Muisti 1(4) vankelis-luterilaisen kirkn ja rtdksisen kirkn asema suhteessa arkistlainsäädäntöön Kysymystä evankelis-luterilaisten seurakuntien arkistjen hidsta ja eräiden niihin kuuluvien asiakirjjen luvuttamisesta arkistlaitkseen, n Sumessa phdittu aina vudesta 1889 lähtien, jllin valtinarkistnhitaja Hausen esitti, että vanhemmat kirknkirjat siirrettäisiin Valtinarkistn. Asiaa käsittelivät myös v. 198 senaatin asettama arkistkmitea, v petusministeriön asettama maakunta-arkistvalikunta, piispankkukset v ja 1924 sekä kirklliskkus v Arkistvaltuuskunta 1 esitti v. 1928, että kirkklakiin (3/1869) tehtäisiin lisäys, jta kautta sata vutta vanhempien kirknarkistjen tallettamisesta julkisiin arkistihin lisi vimassa, mitä erikseen n säädetty. Muita asiakirjja vitaisiin siirtää julkisiin arkistihin seurakuntien ja tumikapitulien sustumuksella. Vuden 1933 kirklliskkus ei ehdtusta hyväksynyt. 2 Kirkklakiin tehtiin kuitenkin lisäys (339/1933, 3 ), jta kautta seurakuntien 12 vutta vanhempien kirknkirjjen ja 8 vutta vanhempien muiden asiakirjjen tallettaminen julkisiin arkistihin tehtiin seurakuntien sustumuksella mahdlliseksi. Muiden kuin kirknkirjjen tallettaminen li mahdllista tumikapitulin sustumuksella j aikaisemminkin. Asiakirjat pysyivät seurakunnan maisuutena senkin jälkeen, kun talletus li tapahtunut. Asiakirjjen siirtäminen ja säilyttäminen julkisissa arkistissa ei saanut aiheuttaa seurakunnille kirkklain mukaan kustannuksia. Arkistvaltuuskunta ei pitänyt kirklliskkuksen päätöstä täysin nnistuneena, sillä sekä valtin että kirkn yhteinen päämäärä, kirknarkistjen turvaaminen, lisi käynyt valtuuskunnan mukaan helpmmaksi, js kirkllisten asiakirjjen tallettaminen keskusarkistihin lisi tehty paklliseksi eikä ainastaan luvalliseksi. Vastustaessaan kirknkirjjen siirtämistä maakunta-arkistihin, kirklliset viranmaiset livat valtuuskunnan mukaan yrittäneet esittää, että 1 vutta vanhja kirknkirjjakin muka jatkuvasti tarvittiin seurakunnissa sukuselvitysten laatimista varten. 3 Vunna 1939 säädetyn ensimmäisen arkistlain (18/1939) 8 :n mukaan evankelisluterilaisten kirkllisista arkistista ja niissä levien vanhempien arkistjen siirtämisestä yleisarkistihin säädettiin kirkklaissa. Muiden uskntkuntien salta nudatettiin sveltuvin khdin kunnallisia arkistja kskevan 7 :n säädöksiä. vankelis-luterilaisen kirkn arkistihin ei yleisarkistilla llut tarkastusikeutta eikä myöskään ikeutta antaa velvittavia hjeita ja määräyksiä niiden hitamisesta, vaan ainastaan neuvja 4. Vunna 1924 valtineuvst asetti maakunta-arkistkysymyksen ratkaisemista varten Maalmta-arkistvaltuuskunnan, jnka nimi muutettiin v Arkistvaltuuskunnaksi, kun valtuuskunnan timeksiant laajeni kskemaan kk arkisttnta kskevan lainsäädännön aikaansaamista. 2 Arkistvaltuuskunnan mietintö 1935:4, 3, Arkistvaltuuskunnan mietintö 1935:4, 3, 74 4 Arkisttimikunnan mietintö 1977:65, 9. Kansallisarkist Rauhankatu 17 PL 258, 171 Helsinki Puh. Tel arkist@nar.fi Riksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, 171 Helsingfrs Fax (9)

60 ARKISTOLAITOS AttMYM HXIAtDM PV8UCVM A R K I V V R K T Tmi Rasimus Muisti KANSALLISARKISTO R I K S A R K I V T 2(4) Seurakuntien arkistjen sääntely pysyi samankaltaisena myös vuden 1964 kirkklaissa (635/1964, 354 ). Seurakunnat livat ikeutettuja tallettamaan asiakirjja yleisarkistihin kirkkvaltuustn päätöksellä. Laissa li edelleen maininta siitä, ettei säilyttäminen saanut aiheuttaa seurakunnille kustannuksia. Opetusministeriön v asettama arkisttimikunta ei esittänyt uudistettavaan arkistlakiin säännösehdtuksia evankelis-luterilaisen kirkn arkisttimen salta, mutta esitti kirkklain säännöksiä muutettavaksi. Arkisttimikunta piti vähimmäistavitteena, että seurakunnilla lisi velvllisuus kirkklain säännöksiä muuttamalla siirtää yleisarkistihin, mahdllisen mikrfilmauksen jälkeen, kaikki tietyn ikäiset väestörekisteriasiakirjat sekä kaikki kirknarkistn asiakirjat ennen maaseudun kunnallishallinnn perustamista. Js tämä tteutettaisiin, tuli lakkautettujen seurakuntien keskusarkist yhdistää Mikkelin maakunta-arkistn. 197-luvun pulessa väliin mennessä vain pulet kk maan seurakunnista li tallettanut asiakirjjaan yleisarkistihin. Timikunta piti myös tarkituksenmukaisena, että valtinarkistja maakunta-arkist saisivat ikeuden tarkastaa kirkllisia asiakirjja. Kirkklakiin tuli ttaa lisäksi säännökset siitä, että arkistlain ja arkistasetuksen säännökset arkisttimesta kskevat myös kirkllisia arkistnmudstajia. Ortdksisen kirkn sekä muiden usknnllisten yhdyskuntien asiantilaan timikunta ei esittänyt muutsta, kska ne livat samalla tavin arkistlain alaisia kuin kunnalliset arkistt. 5 Vuden 1981 arkistlaki (184/1981) kski rtdksista kirkkkuntaa niiltä sin kuin se hiti julkista tehtävää ja sille tämän jhdsta kertyi yleisiä asiakirjja. vankelisluterilaisten kirkn arkistista säädettiin kirkklaissa. Luvutetun alueen evankelis-luterilaisen seurakuntien arkistt livat sijitettuna kknaisuudessaan kirkkhallituksen ja Mikkelin tumikapitulin alaiseen Lakkautettujen seurakuntien keskusarkistn (LSKA). Keskusarkist timi Mikkelin maakunta-arkistn kanssa samassa rakennuksessa. 6 LSKA liitettiin Mikkelin maakunta-arkistn Tullin sen tehtävät, maisuus (seurakuntien arkistt 455 hm ja kirknkirjista kuvatut talle-ja käyttöfilmit) siirrettiin aikaisemman kirkklain muuttamisesta annetun lain (56/199) vimaantulsäännöksen njalla Mikkelin maakunta-arkistlle. LSKA:n kanslistit siirrettiin maakunta-arkistn virkamiehiksi lakkautettujen seurakuntien keskusarkiststa palvelukseen siirtyvän henkilökunnan aseman järjestämisestä annetulla lailla (1224/1989). Vunna 1993 säädettiin nykyinen kirkklaki (154/1993). Lain mukaan vanhja kirknkirjja ja seurakunnan arkistn kuuluvia muita asiakirjja vitiin tallettaa yleisarkistn. Talletetut asiakirjat pysyivät edelleen seurakunnan maisuutena. Kirkkjärjestyksen mukaan (155/1993) sataa vutta vanhempia kirknkirjja ja seurakunnan arkistn kuuluvia asiakirjja vitiin kirkkvaltuustn tai seurakuntaneuvstn sustumuksella tal- 5 6 Arkisttimikunnan mietintö 1977:65, Arkisttimikunnan mietintö 1977:65, 2. Kansallisarkist Rauhankatu 17 PL 258, 171 Helsinki Puh. Tel arkist@nar.fi Riksarklvet Fredsgatan 17 PB 258, 171 Helsingfrs Fax (9)

61 ARKISTOLAITOS KANSALLISARKISTO HNUMKumu^i A R K I V V R K T R I K S A R K I V T Tmi Rasimus Muisti 3(4) lettaa yleisarkistn. Säännöstaslla kuten lain esitöissäkään ei kuitenkaan llut enää mitään mainintaa siitä, että tallettaminen ei saisi aiheuttaa seurakunnille kustannuksia 7. Vimassa levan kirkklain (154/1993) 16 luvun 12 :n (787/21) mukaan manuaalisia kirknkirjja sekä seurakunnan ja seurakuntayhtymän arkistn kuuluvia muita asiakirjja vidaan tallettaa arkistlaitkseen. Tallettamisesta säädetään kirkkjärjestyksessä. Talletetut asiakirjat pysyvät edelleen seurakunnan ja seurakuntayhtymän maisuutena. Kirkkjärjestyksen (154/1993) 16 luvun 6 :n (792/28) mukaan sataa vutta vanhempia manuaalisia kirknkirjja ja seurakunnan arkistn kuuluvia asiakirjja sekä sataa vutta nurempia manuaalisia kirknkirjja, jtka n digititu saksi kirkn yhteistä jäsenrekisteriä, vidaan kirkkvaltuustn tai seurakuntaneuvstn sustumuksella tallettaa arkistlaitkseen. Nykyinen arkistlaki (831/1994) kskee rtdksista kirkkkuntaa ja sen seurakuntia lain 1.1 :n 5 khdan mukaan kknaisuudessaan. vankelis-luterilaisen kirkn arkistihin svelletaan arkistlain 2 :n mukaan mitä kirkklaissa säädetään. Hallituksen esityksessä arkistlaiksi li maininta siitä, että tarkituksena li kuitenkin selvittää, tulisik arkistlain sveltamisalue ulttaa myös evankelis-luterilaisen kirkn arkistihin näiden arkistjen keskeisen kulttuurimerkityksen vuksi 8. Tiedssani ei le, nk tällaista selvitystä lainkaan tehty. Kansallisarkistja maakunta-arkist vivat arkistlain 14.3 :n mukaan ttaa erillisen spimuksen perusteella vastaan myös muita kuin valtin viranmaisten pysyvästi säilytettäviä asiakirjja. Tämä säännös antaa mahdllisuuden arkistlaitkselle ttaa vastaan sekä ev.lut. kirkn että rtdksisen kirkkkunnan asiakirjja. Maksuttmuudesta ei tässäkään yhteydessä le mitään mainintaa. Käytännössä arkistlaits ei le velittanut ev.lut. kirkkkunnan eikä myöskään rt. kirkkkunnan arkistlaitkseen tallettamien arkistjen säilyttämisestä. Tilanne n sama myös Mikkelin maakunta-arkistssa säilytettävien mikrkuvattujen tallefilmien (kirknkirjat ja perhelehdet) salta, jita n yhteensä nin 124 hm. Arkistlaitkseen n talletettu ev.lut. seurakuntien paperiasiakirjja n. 2 3 ja rt. seurakuntien paperiasiakirjja nin 25 hm. Ort. seurakuntien salta kaikki analgiset väestörekisteriasiakirjat n siirretty arkistlaitkseen kahta seurakuntaa lukuun ttamatta. 9 Vunna 21 tteutetun kyselyn perusteella, li Sumen evankelisluterilaisilla seurakuntien ja keskusrekistereiden hallussa alkuperäisiä väestörekisteriasiakirjja v. 21 seuraavasti: kirknkirjja 3 43 hm ja perhelehtiä 1 78 hm eli yhteensä 5 21 hm. Kyselyn vastausprsentti li 73 % (249/34). Nin 45 % kyselyyn vastanneista seurakunnista ja keskusrekistereistä li halukkaita tallettamaan kaikki eli myös sata vutta nuremmat kirknkirjat arkistlaitkseen. Perhelehtien salta halukkuus tallettamiseen li 36 %. Vastaajista reilu viidennes (22 %) ei llut halukas tallettamaan sata vutta nurempia H 27/1993 vp; Ha VM 16/1993 vp. H 187/1993 vp. Puhelimitse saatu tiet Mikkelin maakunta-arkistn ylitarkastaja in Parviaiselta. Kansallisarkist Riksarkivet Rauhankatu 17 Fredsgatan 17 PL 258, 171 Helsinki PB258, 171 Helsingfrs Puh. Fax Tel (9) arkist@nar.fi

62 ARKISTOLAITOS KANSALLISARKISTO MOIVVM HSUSHV nwxv» A R K I V V R K T R I K S A R K I V T Tmi Rasimus Muisti 4(4) kirknkirjja ja perhelehtien salta haluttmuuden siirtämiseen ilmitti nin jka neljäs vastaaja (26 %). Kirknkirjjen tallettamisen salta kantaansa ei sannut sana 36 % eikä perhelehtien salta 39 % vastaajista. Yleisimmät syyt siirthaluttmuuteen tai siihen, ettei asiaan sattu ttaa kantaa livat seuraavia: kirknkirjat ja perhelehdet vat sa paikallista identiteettiä, arkisttilat vat hyvät ja riittävät, aineista tarvitaan tietjen tarkistuksiin ja timintaa varten sekä kirkkkunnan yhteinen Kirjuri - jäsentietjärjestelmän ei le vielä timinnassa. Vastausten perusteella seurakunnat lisivat halukkaita tallettamaan arkistlaitkseen sata vutta nurempia kirknkirjja 1 43 hm ja perhelehtiä 1 5 hm eli yhteensä 2 48 hm. 1 Viranmaisten timinnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 4.2 :n mukaan evankelis-luterilaisen kirkn asiakirjjenjulkisuudesta säädetään erikseen. Kirkklain 25 luvun 8 :n mukaan (18/212) kirkllishallinnssa svelletaan, mitä viranmaisten timinnan julkisuudesta annetussa laissa säädetään, jllei kirkklain 5 luvun 2 :stä tai 6 luvun 28 tai 29 :stä taikka 24 luvusta muuta jhdu. Salassa n pidettävä myös asiakirja, jka kskee yksityiseen henkilöön khdistuvaa sielunhita tai diakniatyötä. Ortdksisesta kirksta annetun lain (985/26) 94 :n mukaan kirkn, seurakunnan ja lustarin hallinnssa svelletaan, mitä viranmaisten timinnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään. Tätä erityislain säännöstä julkisuuslain sveltamisalasta svelletaan julkisuuslain 4 :n sijasta kirkn, seurakunnan ja lustarin timinnassa 11. Julkisuuslakia svelletaan siis rtdksiseen kirkkkuntaa täsmälleen samalla kuin laajuudella kuin arkistlakia. v.lut. kirknkunnan salta sama systematiikka ei tteudu. Julkisuuslakia svelletaan pääasiallisesti, mutta arkistlakia ei svelleta lainkaan. 1 KOVA-työryhmän lppuraprtti (AL/9756/.1.2/28). n H 59/26 vp. Kansallisarkist Riksarkivet Rauhankatu 17 Fredsgatan 17 PL 258, 171 Helsinki PB258, 171 Helsingfrs Puh. Fax Tel (9) arkist@nar.fi

63 MUISTIO Kenneth Ahlfrs ja Jaana Kilkki KANSALLISARKISTO R I K S A R K I V T Selvitys Virn arkistlaista (Arhiiviseadus, Arhives At) Virn arkistlaki n vahvistettu ja se n tullut vimaan vuden 212 alusta. Lakiin n perehdytty sen englanninkielisen käännöksen avulla 1. nglanninkielisen tekstin käännös sumenkielelle n tämän muistin liitteenä 1. Arkistlain sisällön yhteenvet Virn arkistlain perustana vat käsitteet "dkument" ja "arhivaal", jtka n ilmaistu englanninkielellä termeillä "rerds" ja "arhival rerds". Sumenkielisessä käännöksessä vastineina n käytetty termejä asiakirjatiet ja arkistasiakirja. Laki määrittelee asiakirjatiedn arkistalan yleisen kansainvälisen käytännön mukaisesti tiedksi, jka n tallennettu mille tahansa välineelle; lutu tai vastaantettu virastn tai henkilön timesta, ja jnka sisältö, mut ja rakenne vat riittäviä timiakseen tdisteena tapahtumista tai timinnasta. Arkistasiakirjat vat lain mukaan asiakirjatietja, jiden julkinen arkist n arviinut maavan arkistllista arva, eli määrännyt arvnmääritysprsessin tulksena pysyvästi säilytettäväksi. Arkistlaki säätää julkista tehtävää hitavien virastjen ja henkilöiden asiakirjatiedn hallinnan (rerds management/asiakirjahallint) ja arkistasiakirjjen hallinnan periaatteista sekä Kansallisarkistn arkistasiakirjja kskevista timivaltuuksista ja tehtävistä. Julkista tehtävää hitavien virastjen tai henkilöiden asiakirjahallinnsta määrätään hallituksen asetuksella; vimassaleva asetus " Asjaajamiskrra iihtsed alused" (englanninkielistä käännöstä ei le käytettävissä edes nimestä) n annettu maaliskuussa Hallitus myös määrää asetuksella tarkemmin arkistlain timeenpansta; vimassaleva asetus "Arhiivieeskiri" (nimi käännetty Arhival Rules; sisällöstä ei le käytettävissä englanninkielistä käännöstä) n tullut vimaan vuden 212 alusta 3. Arkistlain njalla Kansallisarkist neuv ja tukee julkista tehtävää hitavia virastja ja henkilöitä näiden asiakirjahallinnssa ja arkistasiakirjjen hallinnassa sekä vi antaa niille hjeita arkistlain ja sen njalla annettujen asetusten nudattamiseksi. Kansallisarkistn tulee valva, että julkista tehtävää hitavien virastjen ja henkilöiden arkistasiakirjjen hallinta nudattaa "Arhiivieeskiri" asetusta ja Kansallisarkistn hjeita. Kansallisarkistn antamat säädökset vahvistaa ministeriö. Kansallisarkistn tulee myös valva julkista tehtävää hitavien virastjen ja henkilöiden mia asiakirjahallinnn hjeita siltä sin kuin ne liittyvät Kansallisarkistn tehtäviin, ja tehdä ehdtuksia puutteiden krjaamiseksi. Mikäli puutteita ei krjata, tulee Kansallisarkistn antaa virastlle tai henkilölle sitva määräys puuteiden krjaamisesta. Kansallisarkist n petuksesta ja tutkimuksesta vastaavan ministeriön, "Ministry f duatin and Researh", alainen valtin viranmainen. Ministeriön alaisuudessa timii ministeriön nimittämä Kansallisarkist Riksarkivet Rauhankatu 17, Helsinki Fredsgatan 17, Helsingfrs PL 258, 171, Helsinki PB 258, 171 Helsingfrs Puh. Tel. (9) Fax (9) wwwarkist.fi

64 * Äö^^^^^^^^i * neuva-antava arkistneuvst (arhiivinöukgu, Arhives Bard), jnka tehtävänä n käsitellä ja arviida arkistalan kansallisia linjauksia sekä tehdä esityksiä arkistalan kehittämiseksi. Arkistneuvst kstuu julkista tehtävää hitavien virastjen edustajista, mukaan lukien ylipistjen ja tutkimuslaitsten edustajat, paikallishallinnn arkistjen edustaja ja ammatillisten yhdistysten edustajat, sekä arkistalan asiantuntijista. Kansallisarkista jhtaa valtinarkistnhitaja (State Arhivist), jnka ministeriö nimittää virkaansa viideksi vudeksi kuultuaan arkistneuvsta. Kansallisarkistn ydintehtävä n virastjen ja henkilöiden julkisen tehtävän hidssa lumien ja vastaanttamien asiakirjatietjen arvnmääritys, näin rajautuvien arkistasiakirjjen vastaantt ja säilyttäminen sekä arkistasiakirjjen käyttöön antaminen ja niiden käytön järjestäminen. Julkista tehtävää hitavien virastjen ja henkilöiden tulee siirtää arkistasiakirjat Kansallisarkistn kun ne eivät enää le välttämättömiä heidän julkisen tehtävänsä hitamisessa, mutta kuitenkin viimeistään 1 vuden kuluttua niiden lumisesta tai vastaanttamisesta, jllei lailla tisin määrätä. Kansallisarkistn tulee lisäksi, mikäli se n mahdllista ja yleisen edun mukaista, hankkia yksityisiä asiakirjatietja, jilla n kulttuurista ja histriallista arva, sekä tukea tällaisen asiakirjatiedn mistajia asiakirjatiedn järjestämisessä, kuvailussa ja säilyttämisessä. Kansallisarkist sallistuu arkistalan tutkimukseen ja julkaisutimintaan, ja se vi tuttaa arkistasiakirjjen käyttöön liittyviä laissa mainitsemattmia palveluita ja periä niistä maksuja, mikäli tällainen palvelututant ei haittaa lakisääteisten tehtävien hitamista. Virn arkistlain analyysia Virn arkistlaki n tyypiltään ylätasn abstrakti laki, jnka timeenpana kskevat yksityiskhtaisemmat säädökset annetaan hallituksen asetuksilla ja Kansallisarkistn hjeilla sekä lain piiriin kuuluvien viranmaisten milla hjeilla. Arkistlaki rajaa Kansallisarkistn nrminantvallan siihen asiakirjatietn, jnka Kansallisarkist n määrännyt pysyvästi säilytettäväksi, ja arkistlaki sisältää määräyksiä vain näin rajautuvien "arkistasiakirjjen" hallinnasta. Viranmaisten asiakirjahallinta säädellään asetuksissa ja Kansallisarkistlla n vain infrmaati-hjauksen timivaltaa suhteessa muuhun kuin pysyvään säilytykseen määrättyyn asiakirjatiedn hallintaan. Virn valtinarkistnhitajan erityisavustajan Hann Vareksen mukaan asiakirjahallinnsta Virssa vastaa "Ministry f nmi Affairs and Cmmuniatins" (Department f Infrmatin Siety Servies Develpment) ja Kansallisarkistn timivalta tällä alueella n hyvin rajattu 4. Arkistlain säädösten perusteella arkisttimi tuntuu levan Virssa tiukemmassa yhteiskunnallisessa hjauksessa kuin Sumessa: asiakirjahallinnan periaatteita kskevat säädökset annetaan asetustaslla, ministeriö vahvistaa Kansallisarkistn antamat säädökset, arkistneuvst tukee ministeriötä sen Kansallisarkistn hjaustehtävässä ja valtinarkistnhitaja nimitetään määräajaksi. "Sähköpsti

65 3(6) jutimmnäänfö Mi LIIT 1 Virn arkistlain (n. 853 / ) sumenns englanninkielisestä käännöksestä 1. Sveltamisala 1) Tämä laki käsittelee asiakirjatiedn (rerds) arvnmääritystä, arkistasiakirjjen (arhival rerds) siirta ja säilyttämistä, niiden käyttöön antamista ja käytön järjestämistä, asiakirjatiedn ja arkistasiakirjjen vahingittamisen ja hävittämisen edesvastuita, julkista tehtävää hitavien virastjen ja henkilöiden asiakirjahallinnn (rerds management) periaatteita sekä Kansallisarkistn timinnan perusteita ja paikallishallinnn arkistja. 2) The prvisins f the Administrative Predure At apply t administrative preedings presribed in this At, taking aunt f the speifiatins prvided fr in this At. 2. Asiakirjatietja arkistasiakirjat 1) Tässä laissa asiakirjatiet määritellään tiedksi, jka n tallennettu mille tahansa välineelle, lutu tai vastaantettu virastn tai henkilön timesta, ja jnka sisältö, mut ja rakenne vat riittäviä timiakseen tdisteena tapahtumista tai timinnasta. 2) Arkistasiakirjat vat asiakirjatieta, jnka julkinen arkist n arvnmääritysprsessin tulksena arviinut maavan arkistllista arva. 3) Arkistasiakirjat vat sa kansallista kulttuuriperintöä ja ne tulee säilyttää pysyvästi. 4) Julkisen tehtävän hidssa ludut ja vastaantetut arkistasiakirjat tulee siirtää Kansallisarkistn, jllei laissa tisin määrätä. 3. Kansallisarkist 1) Kansallisarkist n "Ministry f duatin and Researh" alainen valtillinen viranmainen, jnka päätehtävä n virastjen ja henkilöiden julkisen tehtävän hidssa lumien ja vastaanttamien asiakirjatietjen arvnmääritys, arkistasiakirjjen vastaanttja säilyttäminen, arkistasiakirjjen käyttöön antaminen ja niiden käytön järjestäminen. 2) Kansallisarkistn tulee, mikäli mahdllista ja yleisen edun mukaista n, hankkia yksityisiä asiakirjatietja, jilla n kulttuurista ja histriallista arva, spimalla tästä asiakirjatiedn mistajien kanssa. 3) Kansallisarkist vi tuttaa arkistasiakirjjen käyttöön liittyviä palveluita, jita ei määritellä tässä laissa ja periä niistä maksuja. Maksullisten palveluiden tuttaminen ei saa haitata tässä laissa määriteltyjen tehtävien hitamista eivätkä ne saa ulttua Kansallisarkistn timivallan ulkpulelle. Määriteltäessä palveluiden hintja tulee humiida, että hinnat eivät saa ylittää palveluiden tuttamisesta aiheutuneita kustannuksia. 4) Maksulliset palvelut ja niistä perityt hinnat vahvistaa "Ministry f duatin and Researh". 5) Kansallisarkist sallistuu arkistalan tutkimukseen ja julkaisutimintaan. 6) Kansallisarkistn tulee, mikäli mahdllista ja yleisen edun mukaista n, tukea yksityisen kulttuurisesti ja histriallisesti arvkkaan asiakirjatiedn mistajia asiakirjatiedn järjestämisessä, kuvailussa ja säilyttämisessä. 7) Kansallisarkistn antamat säädökset vahvistaa "Ministry f duatin and Researh". 4 Valtinarkistnhitaja Kansallisarkista jhtaa Valtinarkistnhitaja (State Arhivist), jnka "Ministry f duatin and Researh" nimittää virkaansa "Publi Servie At" mukaisesti viideksi vudeksi kuultuaan "Arhives Bard".

66 MttfNVM mösduk NBIICVS 5 Arhives Bard 1) "Arhives Bard" n "Ministry f duatin and Researh" alainen neuva-antava elin, jnka tehtävä n käsitellä ja arviida arkistalan kansallisia linjauksia sekä tehdä esityksiä arkistalan kehittämiseksi. 2) "Arhives Bard" mudstuu julkista tehtävää hitavien virastjen edustajista, mukaan lukien ylipistjen ja tutkimuslaitsten edustajat, paikallishallinnn arkistjen edustaja ja ammatillisten yhdistysten edustajat, sekä arkistalan asiantuntijista. 3) Ministry f duatin and Researh" vahvistaa direktiivillään "Arhives Bard" jäsenet ja timintatavat. 6 Asiakirjahallint ja arkistasiakirjat ennen siirta Kansallisarkistn 1) Julkista tehtävää hitavan virastn tai henkilön tulee hulehtia julkisen tehtävän hidssa lutujen tai vastaantettujen arkistasiakirjjen säilyvyydestä ja käytettävyydestä lain ja asetusten määräämän ajan kunnes arkistasiakirjat siirretään Kansallisarkistn. 2) Hallitus vi asetuksella määrätä (establish, by a regulatin ) julkista tehtävää hitavien virastjen tai henkilöiden asiakirjahallinnn ja arkistasiakirjjen hallinnan periaatteet [= Asjaajamiskrra uhtsed alused] 3) Kansallisarkist neuv ja tukee julkista tehtävää hitavia virastja ja henkilöitä näiden asiakirjahallinnssa ja arkistasiakirjjen hallinnassa 4) Kansallisarkist vi antaa asiakirjahallinnn ja arkistasiakirjjen hallinnan hjeita tämän lain ja sen phjalta annettujen asetusten nudattamiseksi julkista tehtävää hitaville virastille ja henkilöille. 5) Kansallisarkistn tulee valva, että julkista tehtävää hitavien virastjen ja henkilöiden arkistasiakirjjen hallinta nudattaa "arhival rules"-asetusta [ks. 13] ja Kansallisarkistn hjeita. Kansallisarkistn tulee myös valva julkista tehtävää hitavien virastjen ja henkilöiden mia asiakirjahallinnn vaatimuksia, siltä sin kuin ne liittyvät Kansallisarkistn tehtäviin, ja tehdä ehdtuksia puutteiden krjaamiseksi. Mikäli puutteita ei krjata tulee Kansallisarkistn antaa virastlle tai henkilölle sitva määräys puuteiden krjaamisesta. 7 Asiakirjatiedn arvnmääritys 1) Kansallisarkistn tulee tunnistaa julkista tehtävää hitavat virastt ja henkilöt, jiden tehtävät vat yhteiskunnallisesti niin merkittävät, että niiden tulksena vi mudstua arkistasiakirjja. 2) Kansallisarkistn tulee surittaa khdassa 1 määriteltyjen virastjen ja henkilöiden tuttamien asiakirjatietjen arvnmääritys arkistasiakirjjen tunnistamiseksi ttaen humin a) julkisen vallan käytön tarpeet b) henkilöiden ikeusturvan tarpeet (the need t ertify the rights and transatins f persns) ) tiedn kulttuurisen ja histriallisen arvn 3) Khdassa 1 määritellyt virastt ja henkilöt eivät saa hävittää asiakirjatietjaan ennen arkistasiakirjjen tunnistamista. 4) Arkistasiakirjjen arkistllisen arvn kumamisesta määrää Valtinarkistnhitaja. 8 Arkistasiakirjjen siirtäminen 1) Julkista tehtävää hitavien virastjen ja henkilöiden tulee siirtää arkistasiakirjat Kansallisarkistn, js ne eivät le välttämättömiä heidän julkisen tehtävänsä hitamisessa, mutta kuitenkin viimeistään 1 vuden kuluttua niiden lumisesta tai vastaanttamisesta, jllei laissa tisen määrätä. 2) Valtinarkistnhitaja vi perustelluissa tapauksissa pidentää arkistasiakirjjen siirtaikaa. 3) Siirtävä tah vastaa julkisen tehtävän hidssa lutujen ja vastaantettujen arkistasiakirjjen siirrsta Kansallisarkistn aiheutuvista kustannuksista mukaan lukien määräysten mukaisesta järjestämisestä, kuvailusta ja kuljetuksista kituvat kustannukset. 4) Asiakirjatiet, jlla ei le mistajaa tai jnka mistajaa ei vida tunnistaa, ja jnka Kansallisarkist määrittelee arkistasiakirjiksi, tulee valtin maisuudeksi ja Kansallisarkistn säilytettäväksi. 9 Arkistasiakirjjen säilyttäminen ja sujaaminen 1) Arkistasiakirjja tulee säilyttää asianmukaisissa tilissa luvattman käytön, vauriitumisen ja tuhutumisen estämiseksi.

67 5(6) AMiivvMnvLJWDU"nii 2) Arkistasiakirjjen sisältämä tiet vidaan kpiida tiselle medialle, mikäli tiedn säilyttäminen tisella medialla n perusteltua. 1 Arkistasiakirjjen käyttöön antaminen ja käyttö 1) Kansallisarkistn säilyttämät arkistasiakirjat vat vapaasti käytettävissä, millin julkisuuslaissa (Publi Infrmatin At), henkilötietlaissa (Persnal Data Prtetin At), "State Serets and Classified Infrmatin f Freign States At" tai muussa lainsäädännössä määrätyt rajitukset eivät kske niitä. 2) Kansallisarkistn tulee sallia arkistasiakirjjen tutkiminen. Kansallisarkistn ei tule periä maksua arkistssa paikan päällä tapahtuvasta arkistasiakirjjen tutkimisesta. 3) Kansallisarkist vi rajittaa arkistasiakirjan käyttöön antamista, mikäli median fyysinen kunt n heikk tai sen käyttö vi vauriittaa arkistasiakirjaa. Kansallisarkistn tulee kuitenkin antaa käyttöön arkistasiakirjan sisältämä tiet, mikäli tämä n mahdllista. 4) Kansallisarkistn tulee antaa tdistuksia (arhival nties) henkilöiden ikeusturvan takaamiseksi. 5) Kansallisarkistn siirrettävien yksityisten asiakirjatietjen käyttöön antamisen ehdt määritellään spimuksessa. Spimuksissa svittavat rajitukset eivät kuitenkaan saa lla vimassa yli 5 vutta asiakirjatiedn siirtämisestä. 11 Paikallishallinnn arkistt 1) Js paikallishallint n perustanut arkistn ennen tämän lain vimaantula, tulee paikallishallinnn arkistn tehdä asiakirjatiedn arvnmääritys, vastaanttaa ja säilyttää arkistasiakirjja, jtka n lutu tai vastaantettu paikallishallinnn elinten tai virastjen timinnan tulksena sekä varmistaa näiden asiakirjjen käyttöön antaminen ja järjestää niiden käyttö. 2) Tämän lain 9 ja 1 :ssä sekä niiden njalla annetuissa määräyksissä määritellyt säilyttämistä, sujaamista ja arkistasiakirjjen käyttöä ja käyttöön antamista kskevat vaatimukset kskevat myös paikallishallinnn arkistja. Tämän lain 6 :n khta 5 ei kska paikallishallinta, jka n perustanut paikallishallinnn arkistn. 3) Paikallishallinnn arkistn lpettaessa timintansa, mistajan tulee varmistaa arkistasiakirjjen siirt Kansallisarkistn sekä vastata siitä aiheutuvista kustannuksista. 12 Kulttuurisesti ja histriallisesti arvkkaiden asiakirjatietjen kerääminen 1) Tämän lain 2 :n khdassa 4 ja 8 :ssä määrätty arkistasiakirjjen siirtvelvllisuus ei kske julkisia, valtin tai paikallishallinnn museita ja kirjastja; petus-, tutkimus ja kehittämislaitksia ja säätiöitä, jtka lain, asetuksen tai peruskirjjensa sääntöjen (artiles f assiatin f agenies) njalla hallinnivat kulttuurisesti tai histriallisesti arvkkaita asiakirjatiet- tai tietkkelmia. 2) Tämän lain ja "arhival rules"-asetuksen [ks. alla] vaatimukset asiakirjatiedn järjestämisestä ja säilyttämisestä sekä niiden käyttöön antamisen varmistamisesta vidaan lailla tai asetuksella laajentaa kskemaan myös khdassa 1 määriteltyjä virastja. 13 Arhival rules (Arhiivieeskiri) Hallituksen tai hallituksen valtuuttaman ministerin tulee määrätä (establish, by a regulatin) "arhival rules", jtka säätelevät ja täsmentävät - asiakirjatiedn arvnmääritystä ja arkistasiakirjjen säilyttämistä julkista tehtävää hitavissa virastissa tai hitavan henkilön timesta kunnes arkistasiakirjat siirretään Kansallisarkistn, - timintatapaa arkistasiakirjjen siirtämiseksi Kansallisarkistn sekä - arkistasiakirjjen säilyttämistä ja sujaamista Kansallisarkistssa sekä niiden käyttöön antamista sieltä mukaan lukien tdistusten (arhival nties) antaminen Kansallisarkiststa.

68 14 Asiakirjatiedn ja arkistasiakirjjen vahingittaminen 1) Asiakirjatiedn tai arkistasiakirjjen säilytysvaatimusten laiminlyönnistä, jsta aiheutuu asiakirjatiedn tai arkistasiakirjan käyttökelvttmaksi muuttuminen, vidaan tumita sakka enintään 1 saktusyksikköä. 2) Js asiakirjatiedn tai arkistasiakirjan käyttökelvttmaksi muuttuminen jhtuu ikeushenkilön timinnasta, vidaan tästä tumita sakka enintään 13 eura. 15 Asiakirjatiedn ja arkistasiakirjjen lainvastainen hävittäminen 1) Asiakirjatiedn ja arkistasiakirjjen lainvastaisesta hävittämisestä vidaan tumita sakka enintään 15 saktusyksikköä. 2) Js asiakirjatiedn tai arkistasiakirjjen hävittäminen tapahtuu ikeushenkilön timesta, vidaan tästä tumita sakka enintään 16 eura. 16-4: siirtymäsäädöksiä, muita lakeja kskevia muutksia, lain vimaantulsäädökset.

69 $9 ARKISTOLAITOS KANSALLISARKISTO ARr.tw\iFMUNDMhutvi* A R K I V V R K T R I K S A R K I V T Veli-Matti Pussinen MUISTIO (lunns) 1(3) POHJOISMAIDN (NORJA, RUOTSI, TANSKA) ARKISTOLAINSÄÄDÄNNÖN VRTAILU Vertailussa n kiinnitetty humita erityisesti seuraaviin näkökhtiin: - arkistlain sveltamisala ja suhde muuhun keskeiseen tiednhallintaa säätelevään lainsäädäntöön ja käynnissä leviin kehityshankkeisiin - arkistlaitksen nrminantvaltuudet arkistlain ja muun lainsäädännön njalla - sähköisen asiakirjahallinnn humiiminen arkistlainsäädännössä Nykytila Kaikissa Phjismaissa n 199- tai 2-luvulla säädetty arkistlaki. Nrjassa Lv m arkiv säädettiin 1992 mutta astui vimaan vasta 1999, lakia täydentää asetus Frskrift m ffentlige arkiv. Rutsin arkistlaki säädettiin 199 ja arkistasetus Tanskassa arkistlaki Arkivlven säädettiin vunna 27. Nrja Nrjan arkistlainsäädäntö n klmiprtainen: arkistlaki yleislakina, varsin yksityiskhtainen arkistasetus ja näitä täydentävä arkistlaitksen määräyskkelma (Riksarkivarens regelsamling). Arkistlaki n lähtökhdiltaan hyvin laaja, kska sen tavitteena n taata, että arkistt, jilla n merkittävää kulttuuri- tai tutkimuksellista arva tai jtka sisältävät ikeudellista tai tärkeää hallinnllista dkumentaatita, saadaan talteen ja vidaan asettaa käyttöön tulevaisuudessa. Arkistlain suhde julkisuuslakiin ja hallintlakiin n määritelty arkistlaissa niin, että arkistnmudstajat vivat täyttää näiden lakien velvitteet ja samalla humiida arkistjen säilyttämiseen liittyvät velvitteet. Arkistlain tavitteet vat pitkälti riippumattmia arkistnmudstajan rganisaatimudsta. Arkistlaitksella (Riksarkivaren) n erityinen vastuu laatia timintalinjauksia ja valva julkisten timijiden kirjaamisjärjestelmiä, rekisteröintisuunnitelmia, arkistsuunnitelmia, seulntaa ja aineistn luvutuksia arkistinstituutiihin. Sähköisen asiakirjahallinnn yhtenäiselle kehitykselle kk julkishallinnssa n llut tyypillistä j vunna 1984 ludun kirjaamisstandardin (NOARK) jatkuva kehittäminen. Nrjassa hallintministeriö (Frnyings- g administrasjnsdepartementet) n laatinut hallinnlle yhteisen IT-strategian ja -standardit. Standardien nudattaminen n pakllista. Hallintministeriön tavitteena n lisätä hallinnnalarajat ylittävää yhteistyötä. Nrjassa n Direktratet fr frvaltning g infrmasjns- g kmmunikasjnsteknlgi -niminen valtin virast (DIFI), jnka tehtävänä n tukea hallituksen työtä uudistamalla ja kehittämällä Nrjan julkista hallinta muun muassa edistämällä krdinidun ja tehkkaan infrmaatiteknlgian käyttöä julkisessa hallinnssa ja parantamalla julkisen tiedn ja julkisten palvelujen saatavuutta ( Nrjan arkistlaitksen rlin IT-strategian ja -standardien laatimisessa ja DIFI:n timinnassa selvittäminen edellyttävät lisäselvityksiä. Nrjan kk arkistkenttää ja arkistlainsäädännön uudistamista tullaan lähitulevaisuudessa tarkastelemaan kknaisvaltaisesti Strtingetille laaditun arkisraprtin phjalta (Arkiv. Det kngelige kulturdepartement. Meld. St. 7 ( ) Melding tili Kansallisarkist Riksarkivet Rauhankatu 17, Helsinki Fredsgatan 17, Helsingfrs PL 258, 171, Helsinki PB 258, 171 Helsingfrs Puh. Tel. (9) Fax(9)

70 & ARKISTOLAITOS KANSALLISARKISTO R I K S A R K I V T Strtinget. qmeldinaar/strtinasmeldinaar/ /meld-st /9.html?id=77431 ). Rutsi Rutsin arkistlaki ja -asetus lil 99-luvun alussa livat ensimmäiset kk julkishallinnlle yhteiset arkistsäädökset. Ne eivät säätele arkisttimintaa yksityiskhtaisesti vaan asettavat viranmaisten arkisttiminnalle yleiset tavitteet, jtka n turvattava: - kansalaisten ikeus saada tietja yleisistä asiakirjista - lainkäytön tarpeet - hallinnn tarpeet ja - tutkimuksen tarpeet. Lain sveltamisala n yhteensvitettu Julkisuus- ja salassapitlain (Offentlighets- h sekretesslagen 29:4) kanssa. Taustalla n perustuslain tasinen painvapausasetus, Trykfrihetsförrdningen 1949:15). Arkistasetuksen njalla Riksarkivet vi antaa valtin viranmaisille yksityiskhtaisia määräyksiä. Ne sisältyvät vudesta 1986 lähtien julkaistuun Riksarkivetin asetuskkelmaan (RA-FS). Rutsin hallitus perusti 29 sähköisten asiiden valtuuskunnan (-delegatin), jka timii sähköisen hallinnn asiantuntijaelimenä. Valtuuskunnan päätehtävänä n laatia sähköisen hallinnn strategia, krdinida ja seurata viranmaisten sähköisen hallinnn kehittämistä, avustaa hallitusta sähköisen hallinnn kysymyksissä sekä systematisida ja kehittää hallinnssa aiemmin tehtyä kehitystyötä sähköisessä hallinnssa. Valtuuskunnan jäseninä timivat jhtavat virkamiehet keskeisistä sähköisen hallinnn viranmaisista ( Riksarkivetin vastuulla n prjekti - arkiv h e-diarium, jnka tavitteena n vuteen 214 mennessä luda julkishallinnlle yhteiset sähköisen asiinnin ja arkistinnin standardit. Prjektin vetäjän (Göran Kristianssn) mukaan standardit vidaan antaa Riksarkivetin sitvina määräyksinä valtinhallinnlle nykyisen arkistlain njalla. Tanska Tanskan arkistlaki kattaa lähtökhtaisesti vain julkishallinnn arkistt ja sen sveltaminen yksityisiin arkistnmudstajiin n mahdllista ainastaan kulttuuriministeriön erillisillä päätöksillä. Lakia täydentävät määräykset ja hjeet, jtka vat jk Kulttuuriministeriön antamia tai arkistlaitksen (Statena Arkiver) antamia (Kulltturiministeriön delegintisäännön mukaisesti), esim. Kulturministeriets Arkivbekendtgrelse, Statens Arkivers bekendtgrelser, irkulaerer h vejledninger. Muista Phjismaista piketen Tanskan asiakirjahallinnlle n tyypillistä se, että arkistviranmaiset eivät merkittävästi puutu arkistnmudstusprsessin aktiivivaiheessa vaan timenpiteet painttuvat siirtvaiheeseen, jllin aineist n tyypillisesti 1-2 vuden ikäistä. Käytännössä sähköisen asiakirjahallinnn kehittäminen n jhtanut viranmaisten ja arkistlaitksen väliseen yhteistyöhön, jlla siirrettävän aineistn arkistkelpisuus pyritään varmistamaan j varhaisemmassa vaiheessa. Tanskassa valtivarainministeriö vastaa yhteisestä IT-plitiikasta. IT-strategia laaditaan klmeksi vudeksi kerrallaan ja se kattaa valtin virastt ja paikallishallinnn. Strategian erityinen painpiste n hallinnnalat ylittävässä timinnassa. IT-strategiaan liittyen Tanskassa laaditaan julkisen hallinnn sähköisten palveluiden yhteisiä standardeja ja IT-arkkitehtuuria kskevia standardeja. Ne vat susituksia ja niiden käyttööntt perustuu kunkin ministeriön maan päätökseen. Valtinhallinnn sähköistämistä hjataan timialakhtaisesti. Timialilla timii sähköistämisen lautakunnat, ji- Kansallisarkist Riksarkivet Rauhankatu 17, Helsinki Fredsgatan 17, Helsingfrs PL 258, 171, Helsinki PB 258, 171 Helsingfrs Puh. Tel. (9) Fax (9)

71 ARKISTOLAITOS KANSALLISARKISTO R I K S A R K I V T den tehtävänä n edistää hallinnnalarajat ylittävien IT-hankkeiden tteutusta. Tällaisia vat esimerkiksi dkumenttien hallintaa, julkisia hankintja ja palkkahallinta kskevat hankkeet. Tanskassa n kk valtinhallinnlle yhteinen IT-palvelukeskus (Statens IT, Arkistlaitksen (Statens Arkiver) rli ITstrategian laadinnassa ja timeenpanssa vaati lisäselvityksiä. Phjismaiden nykytilan vertailun kannalta lisi tarkituksenmukaista järjestää seminaari, jssa keskeisten sa-alueiden tilannetta vitaisiin vertailla uusimman tiedn ja kkemusten perusteella. Kansallisarkist Riksarkivet Rauhankatu 17, Helsinki Fredsgatan 17, Helsingfrs PL 258, 171, Helsinki PB 258, 171 Helsingfrs Puh. Tel. (9) Fax (9)

72 'j*. tn X O S w ö w!s < +-«a> t 'r an -t > OJ t 'r im v_ ; > r i_ OJ > t ' O r 4-» mn ~D Jssi "rö > r r i- t O 3.2, - r _i_ 1_ :nj :fö t i fö r 't r r r t 3 ~ar O) r Q. r r (O 4-> r +-> ' 3 ~ O t Xi = <? "M fs -2, CT) <H C (O 2 -g - r S.2, t +» "~ ( :( 3 > V) ~ ( = * >. "5» r r 1 CU ' +-> CU :r e CU +-> :r > J * :r CU > r :r u ^ JC r <U > il CU 'r JX. 1 - r _r +J JS =» O r +j 1* "S <s>.52 3 <U B r 1*:»- r r aj r I ^ -M «f aj r r = <>» _s> IS :r K g 2; e :r := - >

73 ) 3 (A C O w H.* k W ( w (.* w "33 < ^ : 5 F, OJ > OJ ^ >» t O) C t > 3.1 ^ S S "O ;- S O.32 '5 > = 3 F, > CU O) C C " C r " _y: <= ~a =5 C Z5 3 =5 rrj 5 2 = "K.> r ö F ^ > > r 5 > > OJ _ O) "F > r +-» Qj «ra ^ C T

74 ra tn tn W >l X >l > Q) :«:(Q t :r _ 11 O "O CU ^ r> =5 ^ -3 CT) ^ i 1 r C.5 3 rö r 43. s; u S =.5 > f 3 5 :!5 w ai </>»n * «iw M C f :r C 3 i> = 3 > «re ut &> *i.= 3 = := >. = r = = > S = i/> e «-ö n QJ r ra f ra :r CU - ^ g:c5 % H 1 I.M 3 2 S i/> (Ti I^H X ra w <

75 r > en <n ) )? 3 ) +4 O ' "G ( r- 4-> j n "K *J.? O r LO =5 CU OJ 4-> j r LO r LO 'OJ r OJ CL _5 D i ^ O i* CU lii i_ rrj t 'r O O 32 ^!! = a>» n IA JC = a «2 ö > t!s 4-- =3 J= - CU r - - O r C CU C T3 A I I r LO 4-? OJ 4-> LO C "K 'OJ V rö. r O C I 4-» O r.tn "CT r 2 ^ ^.? -"^ LO C r r 13 ^ - r 4-> LO CU TD 3 13 > CU CU 4-J _ >«:r 4-» LO :r r 4-J 4-> 3 3 > _ 13 :r 4-» :r 4-> _u O "CU _r O CU LO Z3 r r «r r 4-> LO r > +J _ LO 5 r 3.

76 $ $ ^^^^ a> : : -a Q_ : O

77 *ö S s > ö ^ "g O ±3 ~ «g.r r I- Q- I O.<2 >» <D <D :( ^ )=- ;= :CÖ ^ m mmj / CC C w LU LU O.i= :

78 SHL a B mmm g m m Lainsäädäntö ^ '%=. CL O C "O -C _J 6^ O <D > +-* «HS p s S t =3 Q > "F s r- =C C.b C C = -p a Cö r -i- T _l ^ F + - I* K M J9S> ÄIJUÄSÄ> S!ÄIU3