Tietosuojaseloste. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja PL 7, NURMIJÄRVI. Vs. sosiaalityön johtaja Päivi Vuoriheimo puh.

Transkriptio

1 Tietsujaselste -yhdistetty rekisteriselste ja infrmaatiasiakirja Henkilötietlaki (523/99) 10 ja Rekisterinpitäjä Nurmijärven ssiaali- ja terveyslautakunta PL 7, NURMIJÄRVI (käyntisite Ssiaalitimist/Kiljavan sairaala 2. krs, Kiljavantie 539, KILJAVA) 2. Rekisteriasiista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhe- ja ssiaalipalvelupäällikkö Suvi Salin puh Vs. ssiaalityön jhtaja Päivi Vuriheim puh Rekisterin nimi AIKUISSOSIAALITYÖN REKISTERI 4. Henkilötietjen käsittelyn tarkitus / rekisterin käyttötarkitus Ssiaalityöllä tarkitetaan tavitteellista asiakas- ja asiantuntijatyötä, jssa rakennetaan yksilön, perheen ja yhteisön tarpeita vastaavaa ssiaalisen tuen ja palvelujuen kknaisuus, svelletaan se yhteen muiden timijiden tarjaman tuen kanssa sekä hjataan ja seurataan sen tteutumista ja vaikuttavuutta. (Ssiaalihultlaki 15.) Aikuisssiaalityö antaa ssiaalipalveluja vutiaille kunnassa vakituisesti leskeleville henkilöille. Palveluita vat kunnalliset ssiaalipalvelut ja niihin sisältyvät tukipalvelut sekä muu timinta, jlla ssiaalihulln ammatillinen henkilöstö edistää ja ylläpitää ykslön, perheen ja yhteisön timintakykyä, ssiaalista hyvinvintia, turvallisuutta ja sallisuuta. Rekisterin tarkituksena n yllämainittujen tehtävien surittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palvelujen suunnitteluun, sekä tutkimus- ja tilasttarkituksiin. Asiakkaalla n ikeus saada ssiaalihulln tteuttajalta laadultaan hyvää ssiaalihulta ja hyvää khtelua ilman syrjintää. (Ssiaalihultlaki 30.) Keskeinen lainsäädäntö

2 - ssiaalihultlaki 1301/2014 luku 1 ja luku 4 - laki ssiaalihulln asiakasasiakirjista 254/ henkilötietlaki 6 luku (523/1999) - asetus viranmaisen timinnan julkisuudesta ja hyvästä tiednhallintatavasta 2 luku (1030/1999) 5. Rekisterin tietsisältö Sähköisesti tallennetut tiedt Ssiaalitimen asiakastietjärjestelmään (Effica) tallennetut tiedt: asiakkaan henkilö- ja yhteystiedt asiakkaan vastaantttiedt manuaalisista asiakirjista asiakastietjärjestelmään tallennetut tiedt asiakasta kskeva palvelutarpeen arviinti, ssiaalityön suunnitelma, tilannearviinnit asiakasta kskevat muisiinpant asiakasta kskevat hallintpäätökset Manuaalisesti tallennetut tiedt yhteenvedt lausunnt ja lähetteet, yhteydentt ssiaalihulln tarpeen selvittämiseksi asiakkaan sustumukset muut paperimudssa levat asiakirjat -Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 1 luku ( 812/2000) -Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakirjjen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) 6. Säännönmukaiset tietlähteet Tiedt saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmittamien tietjen sekä timintayksikössä syntyvien tietjen perusteella. Henkilön tietja vidaan saada viranmaisilta ja muilta tahilta jk asiakkaan kirjallisella sustumuksella tai nimenmaisen lain säännöksen

3 perusteella. Tietja tulee ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee lla tiet, mikäli tiedt hankitaan nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Nurmijärven ssiaalitimi saa verviranmaisilta, väestörekisterikeskukselta ja Kansaneläkelaitkselta teknisen käyttöyhteyden avulla näiden henkilörekisterissä levia salassa pidettäviä henkilötietja. (Ssiaalihulln asiakaslaki 21 ja Väestötietlaki 29 ). Mikäli tietja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saadaa asiakkaan lupa. - Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 3-4 luku (812/2000) - Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakastietjen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) 7. Säännönmukaiset tietjen luvutukset Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietja vidaan luvuttaa muille tahille asiakkaan sustumuksella tai nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Js henkilöllä ei le edellytyksiä arviida annettavan sustumuksen merkitystä, tietja saa antaa hänen laillisen edustajansa sustumuksella. Sustumuksen tulee lla vapaaehtinen, infrmitu ja yksilöity. Asiakas tai hänen edustajansa vi millin tahansa peruuttaa antamansa sustumuksen. Tietjen luvuttaminen kunnan ssiaali- ja terveystimen sisällä: Kunnan SsiaaliEffican käyttäjät näkevät ssiaalihultlain (1301/2014) mukaisen palvelutarpeen arviinnin, asiakassuunnitelman sekä ssiaalihulln asiakkuuden alkamisajankhdan. Viranmaisille, jilla n lain njalla ikeus rekisterin tietihin, niitä luvutetaan pyynnöstä. Luvutuksen pyytäjän n sitettava lain khta, jnka perusteella tietja pyytää. Tietjen luvutuksesta tulee tehdä merkintä rerkisteriin. Tietja luvutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranmaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilasttarkituksia varten. - Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 3-4 luku

4 (812/2000) - Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakastietjen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) - Henkilötietlaki 1 luku (523/1999) 8. Tietjen siirt EU:n tai Eurpan talusalueen ulkpulelle Henkilötietjen luvutukseen Eurpan Uninin ulkpulisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan sustumus. Lisäksi tulee varmistaa tietsujan riittävä tas sen maan salta, jhn tietja siirretään. - Henkilötietlaki 5 ja 8 luku (523/1999) 9. Rekisterin sujauksen periaatteet Rekisterin tiedt vat salassa pidettäviä. Tietja käsittelevät tai katselevat työntekijät vat salassapit- ja vaitilvelvllisia. Salassapit- ja vaitilvelvllisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Aikuisssiaalityön asiakirjihin sisältyviä tietja saavat ilman asiakkaan sustumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianmaisessa timintayksikössä tai sen timeksiannsta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin sallistuva henkilöt. Manuaalinen aineist Aineistt säilytetään lukituissa tilissa ja arkistidaan arkistlain ja asetuksen mukaisesti asiakaskhtaisiin kansiihin. Sähköisesti tallennettu aineist Nurmijärven kunnan ylläpitämät laitteistt ja hjelmistt n sujattu ja varmistettu tietturvasäännösten mukaisesti. Nurmijärven kunnan tiethallint vastaa tältä sin tietturvan tteutumisesta. Tietjärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä n työtehtävien mukaan määritellyt käyttöikeudet ja järjestelmäkhtaisesti henkilökhtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat n vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöikeudet passividaan. Työntekijät vat allekirjittaneet tietjärjestelmien käyttöä kskevan tietsujasitumuksen. Rekisteritietjen käsittelyä ja katselua

5 seurataan ja valvtaan käyttölkitietjen avulla. Ssiaali- ja terveydenhulln timialalla n nimettynä seuranta- ja valvntatehtävää varten tietsujavastaava. Ostpalvelut Hankittaessa palveluja ulkpulisilta palveluntuttajilta, hulehditaan tietturvan- ja tietsujan tteutumisesta palveluntuttajan kanssa tehtävässä spimuksessa. -Palveluntuttajan tulee timitta rekisteriselste man timintansa salta. -Rekisteriselsteesta tulee ilmetä, että spimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden asiakastiedt vat erillään palveluntuttajan muusta rekisteristä ja että tietja käyttävät vain ne henkilöt, jtka tarvitsevat niitä palvelujen tteuttamiseksi. -Palvelututtaja hulehtii rekisterinpidsta stpalvelun salta kunnan lukuun -Nurmijärven ssiaali- ja terveyslautakunta rekisterinpitäjänä päättää Nurmijärveä kskevien tietjen käsittelyssä nudatettavasta menettelystä ja tietjen luvuttamisesta -Rekisteröidyn infrminnin tteutuksesta vastaavat ssiaali- ja teveystimi ja palveluntuttaja kumpikin malta saltaan. -Palveluntuttaja hulehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja timinnissa muutenkin nudatetaan salassapidsta, vaitilvelvllisuudesta, tietsujasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietjen luvuttamisesta annettuja vimassa levia säädöksiä. -Palveluntuttaja hulehtii ja vastaa siitä, että palveluntuttajan tietliikenneyhteydet vat ulkpulisilta sujatut. -Palveluntuttaja situtuu siihen, että spimuksen päättyessä tai purkautuessa asiakastiedt siirretään Nurmijärven aikuissssiaalityön rekisteriin. -Jkaisella ssiaali- ja terveydenhulln palvelujen antajalla tulee lla nimettynä tietsujavastaava. - Henkilötietlaki 6 luku (523/1999)

6 - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) - Asetus viranmaisen timinnan julkisuudesta ja hyvästä tiednhallintatavasta 1-2 luku ( 1030/1999) 10. Tarkastusikeus ja tarkastusikeuden tteuttaminen Henkilötietlain 26 :n perusteella jkaisella n ikeus saada tietää, mitä häntä kskevia tietja aikuisssiaalityön rekisteriin n talletettu tai ettei rekisterissä le häntä kskevia tietja. Edunvalvjan tarkastusikeutta arviidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle n annettu. Henkilötietlain 27 :n mukaan tarkastusikeutta ei le, js tiedn antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hidlle taikka jnkun muun ikeuksille. Tietjen tarkastuspyyntö tulee tehdä makätisesti allekirjitetulla erillisellä lmakkeella sille timialalle, missä pyynnön tekijä n asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietihin timistssa tai tiedt annetaan kirjallisena. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietjen antamista. Tarkastusikeus tteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen n maksutnta kerran kalenterivudessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistdistuksen, jssa mainitaan syyt, jiden vuksi tarkastusikeus n evätty. Asianmainen vi saattaa epäämisen tietsujavaltuutetun tietn. Asia vidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdllista n käyttää myös tietsujavaltuutetun timiststa tai ktisivuilta saatavaa vireillepanlmaketta. Tietsujavaltuutettu vi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusikeuden tteuttamisesta. - Henkilötietlaki 6 luku (523/1999) 11. Tiedn krjaaminen ja tiedn krjaamisen tteuttaminen Henkilötietlain 29 :n mukaan aikuisssiaalityön rekisterissä leva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeetn, puutteellinen tai vanhentunut henkilötiet n ikaistava, pistettava tai täydennettävä. Krjauspyyntö tulee tehdä makätisesti allekirjitetulla kirjallisella pyynnöllä siihen timintayksikköön, missä kirjaus n tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietja vaaditaan krjattavaksi ja millä perusteella. Krjaaminen tteutetaan viivytyksettä. Virheen krjaamisesta ilmitetaan sille, jlta virheelliset tiedt n saatu tai jlle tiedt n luvutettu. Krjauksen tekijän nimi, virka-asema,

7 krjauksentekpäivä ja krjauksen peruste merkitään asiakirjihin. Krjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen tdistuksen, jssa mainitaan syyt, jiden vuksi krjauspyyntö n evätty. Asianmainen vi saattaa epäämisen tietsujavaltuutetun ratkaistavaksi. Henkilötietlaki 6 luku (523/1999)