Kieku-tietojärjestelmähankkeen infotilaisuus

Transkriptio

1 Kieku-tietojärjestelmähankkeen infotilaisuus esityksessä on käytetty myös mm. projektijohtaja Martti Kallavuon ja johtaja Helena Lappalaisen aiempia esityksiä, kiitokset heille Neuvottelujohtaja Seija Petrow

2 Tulevaisuus alkoi vaatia valtion konsernijohdolta virallista roolia sekä vetovastuun täsmentämistä myös tietojärjestelmien kehityshankkeissa 2 Digitalisaatiokehityksen konsernijohto kuntoon Nykyinen valtionhallinnon toimintamalli hidastaa tietoyhteiskuntaasioiden hoitoa. Julkisella sektorilla tarvitaan yksi taho, jolla on selkeä vetovastuu ja mandaatti panna toimeen, kun hankkeita lähdetään toteuttamaan. Luonnollinen paikka konsernijohdolle (toteutui sittemmin mm. Kiekutietojärjestelmähankkeessa) on valtionvarainministeriössä, joka vastaa hallinnon kehittämisestä ja kykenee budjettivaltansa avulla resursoimaan, ohjaamaan ja kannustamaan julkisen hallinnon kaikkia tahoja. Pelkkä budjettivalta ei kuitenkaan yksin riitä. Konserniohjaukselle pitää antaa vahvin mahdollinen mandaatti, jolla se pystyy ohjaamaan toimintaa ja puuttumaan myös tekemättä jättämiseen. Konserniohjaukselle (myös Kiekussa) tulee taata riittävät resurssit. Kehitystä hidastava säännöstö on otettava välittömästi kokonaistarkasteluun. Lähde: NYKYAIKAA ETSIMÄSSÄ, Suomen digitaalinen tulevaisuus Teppo Turkki, EVA:n raportti, 2009.

3 VM:n rooli valtion ICT maailmassa löytynyt ja vahvistuu..

4 Alkuvaiheen lähtökohtina Kieku-työssä 4 Piti sopia hankkeiden tavoitteet ja kohde Valitun etenemisen mallin toimintaympäristö ja työnjako Täsmentää päätöksentekomalli liittyen prosessien sisältöön ja välinekehitykseen Täsmentää tai luoda roolit, vastuut ja tehtävät roolien painotukset ja yhteistyösuhteet riippuvat paljon siitä, kenen kannalta asiaa tarkastellaan Tukea virastoja käyttöönottovaiheen lähestyessä ja sen aikana Viestintäsuunnitelman luominen = kuka vastaa? = kuka tekee, maksaa? = missä ja milloin tehdään?

5 Kieku-työn alkuvaiheeen tavoitteet ja kohde Tavoitteena Kieku-hankkeessa oli päätöksenteon ja yhteistyön organisointi rooleineen ja vastuineen - henkilöstöasioissa VTML, Vk, virastot, Palkeet, Kieku-hanke... Organisointi sisälsi myös tarvittavien kokouskäytäntöjen luomisen Pyrittiin hyödyntämään nykyisiä organisaatiorakenteita ja kokouskäytäntöjä, mutta tarvittiin myös uusia rakenteita Päätöksenteon kohteena Kiekussa ovat talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja välineet ja niiden kehittämishankkeet annettujen budjettien puitteissa valmisteluineen ( hankesalkku ) Hallintomallia ei tehdä vain hanketta varten, vaan sen pitää tukea myös valtionhallinnon/virastojen toimintatapoja ja niitä tukevien järjestelmien jatkuvaa kehittämistä 5

6 järjestelmävast uu substanssivastuu strategiavastuu Päätöksenteko ja roolit täsmentyivät Kieku-työn edetessä liittyen prosessien ja välineiden kehitykseen 6 PÄÄTÖKSENTEKO ALUEITTAIN (TALOUSHALLINTO/HENKILÖSTÖHALLINTO) Muutospyynnöt budjettiin, lainsäädäntöön tai toiseen prosessialueeseen Prosessit, välineet Strategia Strateginen Prosessinomistaja (VM) Muutospyynnöt Ministeriöiden talous- tai henkilöstöjohtajat (prosessiohjausryhmä) Referenssiryhmä VTML VTML Prosessinomistaja (VK) (VK + hallinnonalat) Määräykset ja sitovat ohjeet Muutospyynnöt Konseptinomistajat (VK) Sovellusvastaavat (Palkeet) / valmistelevat ryhmät) Työohjeet ja niiden jalkauttaminen Muutospyynnöt Palveluryhmät (PK) Palvelualueen yhteyshenkilö (virastot) Käyttäjät

7 Strateginen prosessinomistaja 7 MÄÄRITELMÄ Vastaa talous- tai henkilöstöhallinnon strategisesta kehittämisestä, lain ja asetusten noudattamisesta sekä toiminta-alueen kokonaisbudjetista vastaava henkilö. Strateginen prosessinomistaja valvoo kokonaisuuden etuja ja strategisten kehityshankkeiden toteutumista. ROOLI JA VASTUUT TEKEMISENÄ -Strategisen kehittämisen ohjaaminen ja johtaminen -Prosessialueen valtiotasoiset tavoitteet (vaikuttavuus & tuottavuus) -Lakien ja asetusten noudattaminen päätöksissä -Strategiset kehityshankkeet ja kehyspäätökset -Jatkuva kehittäminen ja haluttujen tulosten saavuttaminen -Toiminta-alueen kehittämisen kokonaisbudjetista vastaava -Lainsäädäntöön ja budjettiin tehtävien muutosesitysten valmistelu -Yhteistyö hallinnonalojen ja ministeriöiden talous- tai henkilöstöjohdon kanssa -Prosessiohjausryhmän puheenjohtaja -Päätöksenteko vastuualueilla RAPORTOINTI Raportointi KIEKU-hankkeen ohjausryhmälle, pj Helena Tarkka/VM, BO, varapj Seija Petrow /VM,HO TYÖSKENTELYTAVAT Ohjaa tarvittaessa päätökset toisen alueen strategisen prosessinomistajan ja prosessiohjausryhmän käsiteltäväksi

8 Muu (kuin strateginen)prosessinomistaja 8 MÄÄRITELMÄ Vastaa talous- tai henkilöstöhallinnon operatiivisen kehittämisen tekemisestä ja tuloksista, strategisten päätösten ja linjausten jalkauttamisesta sekä määräysten ja sitovien ohjeiden ylläpidosta vastaava henkilö. Prosessinomistaja vastaa myös siitä, että hallinnonalat ja virastot ottavat kehitetyt prosessit ja välineet käyttöön. ROOLI JA VASTUUT (PROSESSIALUE) Prosessien kokonaiskuva, tehokkuuden arviointi ja jatkuva kehittäminen virastojen ja palvelukeskuksen tarpeiden mukaisesti Jatkuva mittaaminen/ suorituskyvyn arviointi (KPI:t) Kehitystarpeiden tunnistaminen Strategisten päätösten ja linjausten jalkauttaminen Hankesalkun hallinta Konsernitason määräysten ja sitovan ohjeistuksen ylläpito Tulosvastuussa prosessin toiminnallisesta ohjauksesta Muutosten / kehittämistehtävien hyväksyminen prosessinomistajan kehitysbudjetin puitteissa Prosessikarttojen omistajuus Prosessien kontrollien tavoitteiden määrittely Hallinnonaloilla ja virastoissa tapahtuvien käyttöönottojen varmistaminen kehitettyjen prosessien ja välineiden osalta Käynnistettyjen kehityshankkeiden ohjaus Päätöksenteko vastuualueilla oman kehitysbudjetin puitteissa Referenssiryhmän puheenjohtaja RAPORTOINTI Raportointi: Strategiselle prosessinomistajalle (ensisijainen raportointisuhde) ja Hallinnonohjauksen toimialajohtajalle TYÖSKENTELYTAVAT Esittelee asiat strategiselle prosessinomistajalle, joka päättää onko asia vietävä prosessiohjausryhmän käsiteltäväksi Valmistelee päätösesitykset prosessiohjausryhmään

9 Referenssiryhmät 9 MÄÄRITELMÄ Talous- ja henkilöstöhallinnon referenssiryhmät tukevat ao. alueiden prosessinomistajia sisällöllisten kysymysten linjaamisessa ja ratkaisemisessa. - toimii paitsi strategisena kumppanina ohjausryhmälle myös sisältöasioiden asiantuntijaryhmänä ROOLI JA VASTUUT (PROSESSIALUE) Kannanotot säädösten ja ohjeistuksen muutostarpeisiin Kannanotot sellaisiin prosessien kehittämisessä esille nousseisiin asioihin, joista ei ole olemassa ohjeistusta, ainoastaan virastojen omia käytäntöjä Hallinnonalojen ja virastojen näkökulman tuominen talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin VAKIOAGENDA Hankesalkun käsittely KOKOONPANO JA RAPORTOINTI Kokoonpano: Puheenjohtaja: prosessinomistaja Säännölliset jäsenet: Kaikkien hallinnonalojen edustus Palkeet-viraston edustus Konseptiomistajien tiimin päällikkö Tarpeen mukaan osallistuvat jäsenet: Konseptinomistajat vain PO:n pyynnöstä TYÖSKENTELYTAVAT Kokoontuu tarpeen mukaan, esim. joka toinen kuukausi Referenssiryhmä voi tarpeen mukaan kuulla asiantuntijoita toimii käyttöön ottovaiheen tukena hankkeessa, mutta myös hankkeen jälkeen ja käyttöön ottojen välillä

10 Valmistelevat ryhmät 10 MÄÄRITELMÄ Valmisteluryhmät ovat luonteeltaan epävirallisempia, eräänlaisia referenssiryhmän sopimia pysyviä tai tilapäisiä ryhmiä eri prosessien kysymysten käsittelyyn. Niiden tehtävänä on tukea konseptinomistajia osaprosesseihin liittyvien muutospyyntöjen käsittelyssä ja muutosesitysten yksityiskohtaisessa valmistelussa. ROOLI JA VASTUUT Osaprosesseihin liittyvien muutospyyntöjen käsittely ja referenssiryhmiin vietävien muutosesitysten yksityiskohtainen valmistelu Asiakasvirastojen käyttäjiltä saadun palautteen käsittely ja muutosten kriittisyyden arviointi Varmistaminen, ettei tehdä päällekkäistä kehitystyötä jonkin muun ryhmän kanssa KOKOONPANO JA RAPORTOINTI Kokoonpano: Puheenjohtaja: konseptinomistaja Nimetyt henkilöt referenssiryhmistä Muut puheenjohtajan kutsumat asiantuntijat VAKIOAGENDA Vakioagendaa ei ole. Asiat käsitellään aiheen mukaan. TYÖSKENTELYTAVAT Kokoontuu tarvittaessa konseptinomistajan kutsusta Asiat valmistellaan referenssiryhmän tai muutoskomitean käsittelyyn yhteistyössä prosessinomistajan ja valmisteluryhmän kesken

11 Ministeriöiden talous- tai henkilöstöjohtajien foorumit (työnantajaryhmä) prosessiohjausryhminä 11 MÄÄRITELMÄ Ministeriöiden talous- tai henkilöstöjohtajien foorumi toimii tarvittaessa prosessiohjausryhmänä ja tukee ao. alueen strategista prosessinomistajaa prosesseja ja välinekehitystä (kehityssalkku) koskevassa päätöksenteossa. ROOLI JA VASTUUT (PROSESSIALUE) Strategisen prosessinomistajan esittämien asioiden käsittely puoltamisineen Referenssiryhmän jäsenten nimeäminen KOKOONPANO JA RAPORTOINTI Kokoonpano: Puheenjohtaja: strateginen prosessinomistaja Jäsenet: Hallinnonalojen talous- tai henkilöstö- ja hallintojohtajat Prosessinomistaja Palkeet-viraston edustaja VAKIOAGENDA Hankesalkun käsittely TYÖSKENTELYTAVAT Foorumia laajennetaan prosessiohjausryhmäksi, kun agendalla hallintomallin asettamiskirjan mukaiset asiat Prosessiohjausryhmänä kokoonnutaan tarpeen mukaan, esim. joka kolmas kuukausi

12 Miltä henkilöstötyön roolien muutos käytännössä näyttää? VTML ja Kiekutyö työmarkkinajohtaja kokonaisvastuu osaston päällikkönä ja ylimmän johdon edustajana neuvottelujohtaja - rooleina - neuvottelutoiminta - Kieku prosessinomistajuus - Kieku ohry:n varapuheenjohtajuus - perinteinen esimiesrooli + tiivis yhteistyö budjettiosaston, virastojen, valtiokonttorin, Palkeitten kanssa asiantuntija/esittelijä muutos hyvin moninainen, näkyvin ohryn jäsenyydessä ja referenssiryhmässä assistentit valmiudet sähköisiin prosesseihin hyvät

13 Miten ja mistä Kieku-valmistelun voi aloittaa jo ennen käyttöönottovaihetta? 1. Järjestelmäkokonaisuuden hahmottaminen - järjestelmäarkkitehtuurikartan hahmottaminen - perustiedot, tietovirrat, erityisominaisuudet - pilottien kokemusten hyödyntäminen 2. Käyttöönoton budjetointi VM:n kirjeen pohjalta 3. Resurssien nimeäminen ja järjestelyt, uusiin rooleihin valmistautuminen, valmennus 4. Muiden hankkeiden aikataulutuksen suunnittelu 5. Organisoitumisen ja hallinnon ohjauksen uudistaminen ja alustava suunnittelu 6. Seurantakohdemalli -perehtyminen -käyttöön otto hallinnonalalla, ministeriö rooli ohjauksessa kirkastettava 7. Tuottavuustavoitteiden asettaminen 8. Muutosjohtaminen ja oikea-aikainen viestintä on kaikissa vaiheissa avainasia

14 Taustamateriaalia

15 Lait, asetukset, määräykset ja sitovat ohjeet Yhteistyö- ja päätöksentekomallin toimintaympäristö 15 ASIAKKAAT Henkilöstö Esimiehet Valtioneuvosto, VM Ministeriöt ja virastot ROOLIT / TOIMIJAT Valtiokonserni / VM Valtiokonttori Hallinnonalakonserni / Ministeriöt Virastot Henkilöstö- ja Taloushallinnon prosessien ja välinekehityksen ohjaus Palvelukeskus HENKILÖSTÖ- JA TALOUSHALLINNON PROSESSIT, PALVELUT JA KEHITYSHANKKEET Politiikat ja sääntöjen mukaisuus Kiekutietojärjestelmä, muut välineet MAHDOLLISTAJAT: Palvelusopimukset Johtamismalli ja suoritusmittarit Raportointi 15

16 YHTEISTYÖ KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTIN AIKANA Johto Virasto Mitä yhteistyö on? Ohjaus Päätökset, linjaukset Resurssointi Muutoksen johtamisen tuki Kieku-hanke Hankkeen johto ja ohjausryhmät Projektikoordinaattori Projektin ohjaukseen osallistuminen, viraston sisäisen muutoshallinta Projektissa mukana olevat viraston asiantuntijat Viraston henkilöstö, palveluiden käyttäjät Käyttöönottoprojekti Projektin operativinen ohjaus ja johtaminen Projekti- ja aikataulusuunnitelmat Tilannekatsaukset ja raportointi Työpajat Työskentelymenetelmä käyttöönoton eri vaiheiden tulosten toteuttamiseksi Tiedonsiirtonäkökulma Käyttöönoton tuki Koulutustuki Tehostettu tuki käyttöönottovaiheen alussa Palkeiden Asiakastuki Siirtyminen tuotantovaiheeseen Palvelusopimuksen mukainen palvelu Palkeiden asiakastuki Jatkokehittäminen Hanketoimisto, projektipäälliköt Käyttöönottoprojektin johto, ohjaus ja tuki Projektissa mukana olevat VK:n, Palkeiden ja toimittajien asiantuntijat Palkeiden palveluryhmät, palvelun tuottajat