Uuden toimintamallin ratkaisuja

Transkriptio

1 Uuden toimintamallin ratkaisuja Tätä lehtemme numeroa varten teimme pienen tilastoanalyysin, joka osoittaa, että tukkujen asiakkailta kuluu eniten aikaa ja rahaa vähiten maksavien tilausrivien noutamiseen tukun toimipisteestä. Kuva: Juha Loikkanen Tässä lehdessä LVISNetin käyttöön siirtyneet asiakkaat kertovat, kuinka he ovat lähteneet hyödyntämään sähköistä tilaamista. Kommenteissa ei ole mitään muokattavaa tai sensuroitavaa: - "Halusimme rationalisoida tilaamista ja laskunkäsittelyä sekä hyödyntää käyttämämme järjestelmän ominaisuuksia." - "LVISNetin hankkimiseen antoi lisäsäväystä tuotteiden edullisemmat hinnat. Pääsyynä oli kuitenkin laatujärjestelmämme." - "Jälkikäteen olemme arvioineet, että tilaaminen vei ennen yhden miehen työajan puhelimessa olemiseen. Nyt hän on voinut keskittyä toisiin tehtäviin." - "Tavoitteena oli myös se, että pystymme nyt pitämään varaston pienenä." - "LVISNetin ja uuden toimintamallin myötä tilaaminen ja ostolaskujen käsittely on yksinkertaistunut. Kenenkään ei tarvitse enää tarkistaa varaston hyllyiltä, mikä tuote on loppumassa, eikä kirjata tilausrivejä. Järjestelmä määrittelee automaattisesti tilausmäärän tilauspisteen, ostoerän ja varastosaldon perusteella. Näin virhemahdollisuudet pienenevät. Se myös päivittää hinnat automaattisesti uusien hintojen mukaan." - "Teemme 90 % tilauksista OVT:llä. Teemme varasto- ja työmaatilauksia OVT:tä hyödyntäen niin paljon kuin on mahdollista." - "Perustarvikkeiden tilaaminen on nopeutunut huomattavasti. Meillä on nettohinnoitellut tuotteet kahdelta tukulta. Sen ansioista voin tilata suoraan." - "Järjestelmä mahdollistaa sen, että ostolaskut käsitellään myös lähetteenä, joka samalla päivittää tuotteet varastoon saapuneeksi. Enää ei naputella tietokoneelle saapumisrivejä. Laskulla siis kuitataan tavara sisään. Lähete siirtyy suoraan myös ostoreskontraan." - "Kun voimme siirtää sähköisesti tulleet ostolaskut kirjanpitoon, pääsemme tavoitteeseemme eli paperitto-maan ostamiseen ja työmaakustannusten kohdistamiseen tietyille työmaille." - "Täytyy myöntää, että OVT:llä tilaaminen on maksanut itsensä

2 takaisin siitä koituvina etuina." Kustannustehokasta syksyä

3 Tavoitteena toiminnalliset ja taloudelliset edut Kiinteistö-HYKS Oy vastaa Helsingin yliopistollisen keskussairaalan toimipaikkojen ja asuntojen kiinteistönhoito-, kunnossapito-, rakennuttamis- ja turvapalveluista. Hoidettavien neliöiden määrä on m 2. Alueeseen kuuluu 41 rakennusta ja 518 asuntoa. - Kiinteistö-HYKS Oy:n käyttämästä Scalajärjestelmästä hyödynnettiin nyt LVISNetin myötä uusia osia OVT-tilaamiseen, kertovat Jari Tukiainen, Jukka Rantala ja Sami Jarke. Kiinteistö-HYKS Oy:n varastoyksikkö siirtyi OVT-tilaamiseen elokuun puolivälissä. Ennen kuin voitiin siirtyä LVISNetin käyttäjäksi, haluttiin käytössä oleva Scala-toiminnanohjausjärjestelmä saattaa vuoteen 2000 yhteensopivaksi ja euroaikaan. OVT-tilaamiseen siirtyminen alkoi loppukeväästä 1999, kun tehtiin tietoliikenne- ja toimittajaratkaisut. - Sairaalassa tietoturvallisuus on äärimmäisen tärkeää, ja se heijastuu myös talouspuolelle. Tavalliselle yritykselle soveltuvat ratkaisut eivät ole meille mahdollisia, kertoo hallintopäällikkö Sami Jarke Kiinteistö- HYKS Oy:stä. - Luimme OVT-tilaamisesta LVISNet-lehdestä. Se vaikutti hyvältä ratkaisulta. Olinkin jo kyllästynyt puhelimessa jonotteluun, mainitsee hankintaesimies Jukka Rantala, joka tilaa varastotuotteet Kiinteistö- HYKS Oy:n sisäisille asiakkaille. Mahdollisimman paljon LVISNetillä LVISNet-projektille oli asetettu useita tavoitteita, joista Sami Jarken mukaan päällimmäisinä olivat toiminnalliset ja taloudelliset edut. - Halusimme rationalisoida tilaamista ja laskunkäsittelyä sekä hyödyntää käyttämämme järjestelmän ominaisuuksia. Tukuilta saamamme alennuksen osuus on huomattava meidän ostomäärissämme. Lisäksi pyrimme paperittomaan toimintaan, koska HYKS:n periaatteena on ottaa toiminnassaan ympäristö huomioon. - Tavoitteena oli myös se, että pystymme nyt pitämään varaston pienenä. Meillä on varastossa jo 5000 nimikettä. Menekki tuoteryhmittäin on pientä, muutamia satoja. Tilaamme OVT:llä kaiken, mitä vain on mahdollista, kertoo Jukka Rantala. - LVISNet on hinnoittelultaan kilpailukykyinen. Sen takana on

4 merkittävät tukut, mikä on tae jatkuvuudelle. Emme olisi lähteneet mukaan, jos takeita toiminnasta olisi vain vuodeksi. LVISNet on myös valmiiksi tuotteistettu ratkaisu, perustelee Sami Jarke. Kiinteistö-HYKS Oy:n käyttämällä Scala-järjestelmällä hoidetaan yhtiön kirjanpito, varastohallinto ja taloushallinto, nyt myös OVT-tilaaminen ja ostolaskutus. - Teknistä toteutusta suuremmaksi haasteeksi muodostui se, että Scalasta piti ottaa käyttöön ennestään käyttämättömiä osia, jotta OVTtilaaminen olisi edes mahdollista, kertoo järjestelmäasiantuntija Jari Tukiainen ICL Data Oy:stä. LVISNetin ja uuden toimintamallin myötä tilaaminen ja ostolaskujen käsittely on yksinkertaistunut. Kenenkään ei tarvitse enää tarkistaa varaston hyllyiltä, mikä tuote on loppumassa, eikä kirjata tilausrivejä. Järjestelmä määrittelee automaattisesti tilausmäärän tilauspisteen, ostoerän ja varastosaldon perusteella. Näin virhemahdollisuudet pienenevät. Se myös päivittää hinnat automaattisesti uusien hintojen mukaan. - Järjestelmä mahdollistaa sen, että ostolaskut käsitellään Kiinteistö- HYKS Oy:ssä myös lähetteenä, joka samalla päivittää tuotteet varastoon saapuneeksi. Enää ei naputella tietokoneelle saapumisrivejä. Laskulla siis kuitataan tavara sisään. Lasku siirtyy suoraan myös ostoreskontraan, Jari Tukiainen sanoo. Kuva: Jakke Nikkarinen

5 Oulaisten LVI on pitkän linjan OVT-tilaaja - Täytyy myöntää, että OVT:llä tilaaminen on maksanut itsensä takaisin siitä koituvina etuina, sanoo Eero Simunaniemi Oulaisten LVI Oy:stä. Oulaisten LVI Oy:ssä on totuttu tilaamaan tarvikkeita OVT:llä jo vuodesta 1994 lähtien. Silloin tilaukset kulkivat Tietotukun järjestelmän kautta. Sen loputtua Oulaisten LVI siirtyi automaattisesti LVISNetin käyttäjäksi reilu vuosi sitten. - OVT:n tärkein etu on ollut se, että OVT:llä tilaaminen on rauhoittanut itse ostotapahtuman. Ennen sai jonotella pitkään puhelimessa. Tilanteesta kärsivät niin itse tilaaminen kuin asiakaspalvelu. Nyt voi tilata itselleen sopivana ajankohtana, ja jokainen saa hoitaa työtehtävänsä rauhassa, Eero Simunaniemi kertoo. - Nyt säästyy aikaa, mutta toisaalta myös monta työvaihetta, jos verrataan faksilla tilaamiseen. Ensin kirjoitti tilauksen tietokoneelle, tulosti sen ja kävi lopulta lähettämässä. Varastokierto tehostuu - Tavaroiden tilaus joko meille tai suoraan työmaille on yksinkertaistanut toimintaamme, kertoo Eero Simunaniemi. Oulaisten LVI:ssä tilauksia kerätään päivän mittaan ja lähetetään ne sopivana hetkenä tukulle. Määrä vaihtelee muutamasta tilauksesta liki kymmeneen viikossa. OVT:n myötä yritys on voinut pitää vähemmän tavaraa varastossa. - On helppoa tilata tarpeen mukaan lisätäydennystä, koska tiedämme saavamme sen nopeasti ja varmasti. Puhelimitse tuli tilattua isompia eriä kuin nyt, kun kerran näki jonotteluvaivan. Lähimpään tukkuriinkin on meiltä lähes 100 km. Eero Simunaniemi toivoisi LVISNetin käytön entisestään yleistyvän. - Nyt voimme tehdä vain noin 40 % tilauksista OVT:llä. Meillä on ollut tähän saakka OVT-yhteys vain yhteen käyttämistämme tukuista. Projektit tilaamme puhelimitse. - Tiukempi alennusryhmäkäytäntö auttaisi Internetistä haettavien hinnastojen nykyistä tehokkaampaan hyödyntämiseen. Nyt yksi alennusryhmä saattaa sisältää jopa 300 tuotetta, joiden hinnat elävät eri tavoin. Ryhmän joutuu itse pilkkomaan käytännöllisemmäksi. Olemme joutuneet tekemään tukun kanssa joillekin tuotteille nettohinnaston, jotta järjestelmä saadaan toimimaan, mainitsee Eero Simunaniemi.

6 Vuonna 1985 perustettu yritys Oulaisten LVI Oy työllistää keskimäärin 15 henkilöä. Sen toimenkuvaan kuuluvat LVI-urakointi, huolto ja tarvikemyynti mm. teollisuusyrityksille, kunnille ja yksityisille talouksille. Liikevaihto on 14,1 Mmk. Kuva: Aila Kallio

7 Noutotilaus on yleensä pienin tilaus Selvitimme puolen sadan erilaisen tukkuasiakkaan otannalla, miten markkojen ja rivien jakautuminen näkyy eri tilauslajien välillä. Tilausrivit keskittyivät noutotilauksiin ja ostomarkat suoriin toimituksiin. Noutotilausten rivit jakautuivat suurelle määrälle pieniä tilauksia. Keskimääräinen rivihintakin oli pieni. Noutotilauksista kertyi neljännes ostomarkoista mutta lähes 60 prosenttia ostoriveistä. Toisen ääripään muodostivat suorat tehdastoimitukset, jotka edustivat yli kolmannesta ostomarkoista, mutta vain 7 prosenttia ostoriveistä. Jakelutilaukset eli tukun varastosta asiakkaan ilmoittamaan osoitteeseen kuljetetut tilaukset olivat markkojen ja rivien mukaan tasapainossa: prosenttia markoista ja prosenttia riveistä. Suurin osa tilauksista noutoja Viidenkymmenen asiakkaan otannassamme tilauksia koskevat tilastotiedot eri tukuista vaihtelivat paljon. Suunta oli kuitenkin selvä: noutotilausten osuus asiakkaan kaikista tilauksista vaihteli reilun 60 ja 80 prosentin välillä. Jakelutilaukset muodostivat prosenttia kaikista asiakkaan tilauksista ja suorat tehdastoimitukset vajaat prosenttia. Keskimääräiset rivikustannukset tilauslajeittain kertovat vielä jyrkemmin LVIS-tukkuliikkeiden kaupan arkipäivästä. Tilannetta kuvannee parhaiten se, että neljänneksellä otannassa mukana olleista asiakkaista noutorivien keskihinta oli 30 markkaa.

8 Vähiten maksavat tuotteet kuluttavat eniten aikaa ja kustannuksia Suurin osa asiakkaiden ostoista tilaus- ja rivimäärissä LVISNetopas on juuri mitattuna merkitsee noutamista tukun paikallisesta ilmestynyt. toimipaikasta. Suurimman osan ostamiseen Siitä löydät menevästä ajastaan asiakas käyttää juuri näihin lisätietoja ostoksiin, mutta ne muodostavat pienimmän osan sähköisestä kaupanostomarkoista. Aika menee muun muassa käynnistä ja ostotarpeiden kirjaamiseen, yhteydenottoihin faksilla LVISNetin toiminnasta. tai puhelimella tukkumyyjään, tarvikkeiden noutamiseen tukusta sekä laskujen käsittelyyn. Tilaa opas! Eri asiakkailla on tietenkin erilaiset rutiinit riippuen yrityksen sijainnista, toiminnan luonteesta ja muista tarpeista. Joillekin noutaminen on kätevin tapa hankkia tarvittavat tarvikkeet. Toisaalta se on myös yleisin tulos lyhytjännitteisestä toiminnasta: soitetaan tai faksataan tilaus ja mennään hakemaan tavara tukusta. Toiminta nykyistä yksinkertaisemmaksi OVT-kauppaan siirtyneistä moni on kertonut pyrkivänsä tilaamaan huomisen noudot tänään OVT:llä. Asiakas siis noutaa edelleen, mutta tavarat ovat valmiina odottamassa, ja tämän päivän tarve on ennakoitu jo eilen. Ennakointiin pyrkimisestä kertoo myös se, että taajamissa OVT-kauppaan siirtyneet tilaavat työmaatäydennykset OVT:llä suoraan työmaille. Asiakkaat ovat huomanneet, että ostaminen kaikkine siihen liittyvine osatekijöineen maksaa aikaa ja rahaa. Oman tuottavuuden nostaminen on sitä, että samoilla resursseilla ja samassa ajassa saadaan enemmän aikaan. Tuottavuuden ja sitä kautta tuloksen parantaminen käy helpoimmin omaa toimintaa, omia rutiineita yksinkertaistamalla.

9 Yhden miehen työaika säästyi muihin tehtäviin Noin vuosi sitten hämeenlinnalainen Kantaputki Oy päätti korvata puhelimitse tilaamisen ajankäytöltään tehokkaammalla tavalla. - Halusimme siirtyä nykyaikaiseen tapaan tilata. Emme tehneet etukäteen mitään tarkkoja laskelmia siitä, kuinka paljon vakiotilaustuotteiden tilaamiseen meni aikaa. Jälkikäteen olemme arvioineet, että tilaaminen vei ennen yhden miehen työajan puhelimessa olemiseen. Nyt hän on voinut keskittyä toisiin tehtäviin. Ajansäästön lisäksi luvattu lisäale houkutti, kertoo myyntipäällikkö Petri Hämäläinen Kantaputki Oy:stä. - Teemme 90 % tilauksista OVT:llä, sanoo Petri Hämäläinen vieressään tilauksia tekevä Marika Hämäläinen. - Tilaussysteemi on tosi hyvä. Esimerkiksi tavaran tilaaminen suoraan työmaalle on tavattoman yksinkertaista. Teemme varasto- ja työmaatilauksia OVT:tä hyödyntäen niin paljon kuin on mahdollista. Yritys on toiminut Kantaputki-nimisenä viisi vuotta. Työntekijöitä on palveluksessa noin 20. Liikevaihto on noin 12 Mmk. OVT-tilaamiseen yrityksessä käytetään Ecomin LVISNet-pakettia, muuten ATK-pajan ohjelmaa. Kuva: Ilkka A. Suominen

10 Tukun nettohinnoittelu nopeuttaa tilaamista Sähköarina Oy siirtyi OVTtilaamiseen samalla, kun uuden laskentaohjelman hankinta tuli ajankohtaiseksi. - Perustarvikkeiden tilaaminen on nopeutunut huomattavasti. Pyrimme tilaamaan OVT:llä % tarvikkeista. Meillä on nettohinnoitellut tuotteet kahdelta tukulta. Sen ansiosta voin tilata suoraan. Enää ei tarvitse soitella tukusta toiseen kyselläkseen halvinta hintaa, kertoo projektipäällikkö Kari Vaattovaara Sähköarina Oy:stä. - Jatkossa konttorisihteeri hoitaa tilaukset. Lisäksi työnjohtajat voivat tehdä tilauksia viidestä eri pisteestä, sanoo Kari Vaattovaara. - Saamme ostolaskut sähköisesti yhdeltä tukulta. Otamme toistaiseksi myös paperiset versiot ja vertaamme niitä sähköisiin. Tähtäimessä on, että kaikki otettaisiin sähköisesti. Vaattovaara epäili aluksi, että LVISNetin mukana tuleva Ecomohjelmisto on liian edullinen toimiakseen kunnolla. - Meillä ei ollut mitään käynnistymisvaikeuksia. Ecomin puhelintukikin on ollut tosi kätevä. - Tarjouslaskenta ja osto hoidetaan Ecomilla, laskutus sen sijaan Emce-ohjelmalla. Kun voimme siirtää Ecomiin sähköisesti tulleet ostolaskut Emcen kirjanpitoon, pääsemme tavoitteeseemme eli paperittomaan ostamiseen ja työmaakustannusten kohdistamiseen tietyille työmaille. Helsinkiläinen Sähköarina on erikoistunut koulujen, julkkishallinnon kohteiden ja jonkin verran myös asuntotuotannon sähköurakointiin. Yrityksessä työskentelee noin 30 henkilöä. Liikevaihto on tänä vuonna Mmk. Kuva: Jakke Nikkarinen

11 LVISNet apuna laadunseurannassa Sähkö ja Automaatio SRS Oy on automaatiourakointiin erikoistunut seinäjokelainen yritys. Yrityksen ostoista vajaa 20 % tulee sähkötukkujen kautta. - Sähkötukuille suunnatuista tilauksista teemme 70 % OVT:llä. Päätuotteemme eli automaatiojärjestelmät ostamme suoraan maahantuojilta, sanoo toimitusjohtaja Alpo Hannuksela Sähkö ja Automaatio SRS Oy:stä. LVISNetin hankkimiseen antoi lisäsäväystä tuotteiden edullisemmat hinnat. Pääsyynä oli kuitenkin Sähkö ja Automaation laatujärjestelmä, jota on kehitetty ISO laatustandardin mukaan. - Meillä jokainen tilaa tarvikkeet projektikohtaisesti, kertoo Alpo Hannuksela. - OVT:llä tilaus tulee samalla dokumentoiduksi, mikä on laadunseurannassa tärkeää. Ennen oli vaikea selvittää, kuka on keneltäkin ja mitä tilannut. Nyt kaikki tiedot ovat keskitetysti ja kätevästi saatavilla. LVISNet otettiin yrityksessä käyttöön viime kesänä. Aluksi tavoitteena on tutustua järjestelmään niin, että jokainen osaa käyttää sitä. OVTtilaamiseen käytetään Ecomin LVISNet-kokoonpanoa ja muuhun toimintaan Liinoksen Visio-ohjelmistoa. Sähkö ja Automaation toimialueena on koko Suomi. Lisäksi sillä on projekteja Virossa. Vuonna 84 perustettu yritys työllistää 10 henkilöä, ja sen liikevaihto on 5 Mmk. Kuva: Jukka Harju