Karu totuus ostamisesta

Transkriptio

1 Karu totuus ostamisesta LVIS-tukkuliikkeiden asiakkaiden vuoden ostoriveistä kärjistetysti 20 prosenttia maksaa 80 prosenttia ostomarkoista ja päinvastoin. Juuri se päinvastoin sisältää merkittävän totuuden: tilausrivien enemmistö, jopa 80 prosenttia, maksaa ehkä vain 20 prosenttia ostomarkoista. Näihin vähiten maksaviin ostoriveihin näyttää hukkuvan suurin osa ostamisen ajasta, joka kuluu tinkimiseen, laskemiseen, vertaamiseen, lukuisiin puheluihin, varmistuksiin, selvityksiin ja muuhun kiireeseen sekä työn touhuun. Siinä touhussa raha hukkuu, kun tavoitteena on tienata sitä. Elämän laatu kärsii, kun tavoitteena on saada sitä: ollaan kireitä ja tiukkoja, kun aikaa olisi hoitaa asiat hymyssä suin. Päivät venyvät ja rästiin jääneiden asioiden määrä kasvaa. Kun pitää hankkia työmaalle eniten maksavat tarvikkeet ja laitteet, ei tarjousten pyytäminen, vertaaminen, kaupasta sopiminen niin tolkuttomasti aikaa vie. Sitten jää vain tämä arkipäiväinen aherrus, jolloin hankitaan suurin osa tilausriveistä. Markkamääräisesti halvatkin tilausrivit vievät aikaa ja niiden järjestäminen asiakkaalle asti maksaa. Olen tarkastellut asiakkaiden rivikustannuksia tilauslajeittain useamman asiakkaan kanssa. Asiakkaiden kustannukset tuntuvat suhteettomilta esimerkiksi noutotilausten keskimääräisiin tilausmarkkoihin verrattuna, rivikustannuksista puhumattakaan. Suosittelen itse kullekin niihin tutustumista - itseruoskinnankin uhalla. Tieto kyllä löytyy tukuiltasi. Onko niin, että vasta OVT-kauppaan perehtyminen havahduttaa urakointiliikkeiden päättäjät tarkastelemaan omia ostorutiineita? Ainakin OVT auttaa huomaamaan, että ostorutiineja voisi tehostaa. Kun siirrytään tilaamaan OVT:llä, on otettava kantaa uudella tavalla siihen, mitä ja miten, koska ja minkälaisissa erissä kenenkin kannattaa tilata. Ostolaskujen vastaanotto OVT-muodossa vähentää käsittelyaikaa välittömästi. Karu totuus on se, että kiireinen mies tiskillä ostaa aina kalleimmalla, mikä hinta sitten onkin. Jorma Häll

2 Raskas ostokäytäntö syö tulosta LVIS-tukkujen asiakkaat käyttävät usein suhteettoman paljon aikaa niiden tarvikkeiden hinnoittelu- ja ostorutiineihin, jotka maksavat vähiten. Ostamiseen kuluvan ajan takaa näyttää löytyvän tuttu 20/80-sääntö. LVIS-tukkujen asiakkaiden tarvikeostojen tilausrivit ja tilausmarkat jakautuvat ristiin: suurin osa tilausriveistä maksaa ehkä vain viidesosan tilausmarkoista. Mutta ostorutiineihin menevä aika jakautuu rivien mukaan. Tilausrivien ja -markkojen suhdetta kuvaa kärjistetysti 20/80-sääntö: vain 20 prosenttia tilausriveistä maksaa 80 prosenttia tilausmarkoista ja 80 prosenttia tilausriveistä maksaa vain 20 prosenttia tilausmarkoista. Asiakkaalle ratkaisevaa on se, että ostamiseen menevä kokonaisaika jakautuu tilausrivien eikä -markkojen mukaan. Suurin osa, jopa 80 prosenttia, ostamiseen kuluvasta ajasta menee tarvikkeisiin, jotka yhteensä maksavat ehkä vain 20 prosenttia kaikista ostomarkoista. Pienet ostomarkat, mutta suuret ostokulut Keskimääräiselle urakkatyömaalle tarjousten perusteella hankittavien ja käytännössä myös eniten maksavien tarvikkeiden ostamiseen ei saa kulumaan aikaa loputtomasti. Työmaan käynnistyttyä ja muissakin tapauksissa tilataan perusasennustarvikkeita jatkuvasti oman varaston kautta tai muuten. Niistä kertyy suurin osa asiakkaan tilauksista ja riveistä. Mitä enemmän on tilauskertoja ja mitä vähemmän rivejä yhdessä tilauksessa, sitä enemmän aikaa kuluu ja sitä suuremmiksi muodostuvat kustannukset tilausriviä kohden. Paperilla hyvältä näyttävä työmaa saattaa todellisuudessa olla vähemmän kannattava. Huono kannattavuus ei vain näy myynti- ja ostohinnan erotuksesta, myyntikatteesta. Huono kannattavuus syntyy esimerkiksi raskaan, aikaa vievän ja kalliin ostokäytännön kautta. Tuloslaskelmassa tämä näkyy kiinteinä kuluina. Käytännössä se merkitsee turhaa kiirettä sekä yrityksen tuloksen kannalta tärkeiden asioiden jäämistä huonolle hoidolle. Tämä ajankäytön jakautuminen tilausrivien mukaan selittää myös LVISalan raskaita ostokustannuksia: reilu kymmenesosa tukkujen asiakkaista arvioi ostokustannuksensa kuukaudessa yli 20 prosentiksi keskimääräisistä ostomarkoista.

3 Vähiten maksavien tarvikkeiden ostoon kuluu suhteettoman paljon aikaa Ostomarkat 20 % 80 % Tilausrivien määrä 80 % 20 % Ostorutiineihin kuluva aika 80 % 20 % Ostorutiineihin menevä aika jakautuu tilausrivien määrän, ei tilausmarkkojen mukaan.

4 LVISNet - toimintamalli tarvikeostojen kehittämiseen Mitä merkitsee ajan kuluminen tilausrivien, ei markkojen, mukaan? Se tulee hyvin esille tarkastelemalla kahta toimintamallia ostojen tehostamiseen. Kummasta saat suuremman hyödyn? Perinteinen malli Panostat tinkimiseen vakioehtoisissa ostoissa. Onnistut saamaan keskimäärin jopa 5 prosentin alennuksen ostoistasi, jotka edustavat 80 prosenttia tilausrivejä ja 20 prosenttia tilausmarkkoja. Tinkimisen tulos laskettuna kaikista tarvikeostoistasi on silloin 1 prosentti. Se on reilusti alle normaalin työmaahävikin. Aikaa kuitenkin menee ja touhua riittää. Mitkä ovat ne asiat, joiden hoitamiseen aika ei tahdo sinun yrityksessäsi riittää tai jotka laahaavat jäljessä? LVISNet Yksinkertaistat ostorutiineitasi OVT:llä ja siirryt täydennystilausten teossa järkevämpiin eriin. Pudotat kolmanneksen vakioehtoisiin ostoihin menevästä ajasta. Se on 80 prosenttia kaikesta ostamiseen menevästä ajasta. Ajansäästösi laskettuna ostamiseen menevästä kokonaisajasta on silloin 24 prosenttia, noin neljännes. Mihin haluat ajan käyttää? Mihin sitä kipeimmin tarvitaan yrityksessäsi? Osan vapautuneesta ajasta voi käyttää vaikka OVT-kaupan ehdoista keskustelemiseen tukkuliikkeen kanssa. OVT:n avulla voit helposti puolittaa ostamiseen kuluvan kokonaisajan. OVT = ORGANISAATIOIDEN VÄLINEN TIEDONSIIRTO

5 Amplit Oy kulkee kehityksen kärjessä - Uusien järjestelmien käyttö vaatii aikaa opetteluun. Onneksi meillä on työntekijöitä, jotka pitävät näistä asioista huolen, kiittelee Guy Hellman. Amplit Oy on helsinkiläinen sähkö- ja teleurakoitsija. 12- vuotias yritys on keskittynyt vaativaan projektiurakointiin. Sen asiakaskohteita ovat mm. valtion virastotalot, sairaalat, koulut, liiketoimistorakennukset ja metroasemat. Yrityksen liikevaihto tulee tänä vuonna olemaan noin 65 Mmk. Amplit tutustui LVISNetiin jo useampi vuosi sitten, mutta aktiivisesti palvelua alettiin käyttää viime vuoden lopulla. - Amplit on ja haluaa olla kehityksen kärjessä, joten oli selvää, että yritys lähtisi mukaan LVISNetiin, sanoo toimitusjohtaja Guy Hellman Amplit Oy:stä. Kimmokkeen LVISNetin hyödyntämiseen antoivat tukkujen lupaamat lisäalennukset sekä se, että nyt pystyttiin tilaamaan nettohinnoiteltuja tuotteita varastosta. Lisäksi odotettavissa oli varsinkin laskunkäsittelytyön väheneminen. Amplit suorittaa kaikkia alan töitä niin suurjännitekojeistoista tele- ja valvontatöihin. Kaikki tehdään oman henkilöstön voimin, alihankkijoita ei käytetä. Yrityksen palveluksessa onkin noin 115 henkilöä. Tänä keväänä Amplit perustaa automaatio-osaston, jonka jälkeen henkilömäärä nousee yli 130:n. - Varastotuotteiden tilaamisessa olemme siirtyneet käyttämään LVISNetiä. Näiden tuotteiden osuus on noin 30 % tilauksista. Erikoistuotteet tilaamme edelleen faksin välityksellä. Tilauksista meillä vastaa yksi työntekijä, samoin laskuista, kertoo teknillinen johtaja Jukka Kaijalainen. - Olisi hyvä, jos itse tilaamistapahtumaa vielä yksinkertaistettaisiin. Ruutu toisensa perään tietokoneen näytössä voi olla kynnys tilaamiseen, Jukka Kaijalainen pohtii Amplitin käyttämää Visioohjelmistoa, jonka kautta OVT-tilauksetkin tehdään. - Se ei ole kiinni opastuksen puutteesta, sillä sitä on saatavissa halukkaille. Amplit käy OVT-kauppaa nyt kahden tukun kanssa, mutta kolmannenkin kanssa on valmiudet kaupankäyntiin. LVISNetillä tehdään tilauksia 3-4 päivässä, laskuja vastaanotetaan hieman enemmän. LVISNetin kokonaisetu merkittävä

6 - Aika säästyy nimenomaan laskujen käsittelyssä. Enää ei tarvitse näppäillä tuoterivejä laskuun uudestaan. Laskut siirtyvät suoraan työmaaseurantaan ja ostoreskontraan. Jäljelle jää vain laskujen tarkistaminen, sanoo Jukka Kaijalainen. - Kun tulee uusia systeemejä markkinoille, on selvää, et-teivät ne välttämättä tuota käyttäjälleen heti. Kestää aikansa, kun järjestelmät organisoidaan ja saadaan perusasiat kuntoon, toteaa Guy Hellman. - Meillä on ollut nimittäin vaikeuksia tilaamisen ja ostolaskujen vastaanoton toimivuudessa. Aluksi asetuksemme poikkesivat tukkuliikkeiden asetuksista. Ne ovat nyt kunnossa. Edelleen ongelmia on käyttämämme ohjelman keskeneräisyyden takia, mutta ne heijastuvat ostolaskutukseen, ei tilaamiseen, kuvailee Amplitin tilannetta Jukka Kaijalainen. - LVISNetin kokonaisetu on merkittävä. On tärkeää, että jokainen osapuoli logistisessa ketjussa, johon lasken kuuluvaksi valmistajan, myyjän, tukun ja urakoitsijan, toimii järkevästi ja tehokkaasti, mainitsee Guy Hellman. Olemme kehittäneet toimintojamme monella tavalla. Meillä on tarjottavanamme koko alan valikoima: rakennusautomatiikka, suunnittelu, modernit autocad-järjestelmät. Miksi meillä ei olisi viimeisintä tilausjärjestelmää, kysyy Guy Hellman. - LVISNethän on eräs kilpailukeino. OVT - SÄHKÖISTÄ KAUPANKÄYNTIÄ ASIAKKAAN JA TUKUN VÄLILLÄ

7 LVISNetin käyttöönotto onnistuu helposti Uusi LVISNet-liittymä on herättänyt kiinnostusta, ja uusia asiakkaita liittyy palveluun tasaisessa tahdissa. Kysyimme tuoreilta LVISNet-käyttäjiltä heidän käyttökokemuksistaan: 1. Miten ja miksi päädyitte LVISNet-liittymään? 2. Miten käyttöönotto on sujunut? 3. Edut ja haitat? Virtain Putkityö Ky, Virrat Anita Viitala 1. Kävin ensin tutustumassa toisen yrityksen LVISNet-liikenteeseen ennen päätöksentekoa. Ajansäästö oli yksi syy. 2. Olen vastikään tilannut ensimmäistä kertaa. Tilausvahvistusten vastaanotto edellytti vielä yhtä päivitystä. Tilauslähetys onnistui hyvin. Sen näki kätevästi, että tilaus onnistui ja lähti. Nyt tavarat ovat jo täällä, joten systeemi toimii. 3. Tilausten anto OVT:llä säästää aikaa, kun voimme lähettää kaikki tilaukset yhdellä kertaa. Aiemmin tilasimme puhelimitse, jolloin myyjää ei välttämättä aina ensi kerralla tavoittanut. Tilaamme jatkuvasti täyden-nyksiä, joten käyttöä liittymällä tulee olemaan. Vain erikoistilaukset hoidamme tämän jälkeen puhelimitse. Elnetto Oy, Helsinki Jukka Rantanen 1. LVISNet vähentää omaa työtä, samoin paperitulosteiden määrää. Kun aikaa säästyy, voi suunnata oman energiansa muihin tehtäviin. 2. Meillä on ollut jonkin verran ongelmia aluksi Soneran osoitteiston kanssa ja vahvistusten vastaanottamisessa tukulta. 3. Etuna on mm. se, että kaikki tapahtumat ovat kellonajasta riippumattomia. Lisäksi siirrettävän informaation määrä on pienempi, kun kaikki tapahtuu sähköisesti. LVISNet on ollut käytössä vasta muutaman kuukauden. Tämänhetkinen epävarmuuden tunne poistuu, kun LVISNetin käyttö muuttuu rutiiniksi. Merestec Oy, Vantaa Markku Hynninen 1. Lähdin mielenkiinnosta mukaan. Halusin nähdä, miten liittymän käyttö helpottaa tilaustoimintaa. Tähän asti olen tilannut puhelimitse ja suoraan pikatukuissa käyden. Silloin, kun tiedän ennakkoon, mitä tavaraa urakkaan tarvitaan, LVISNet on kätevä.

8 2. Käyttöönotto oli helppoa. Olen käyttänyt Ecomin laskutusohjelmaa jo muutaman vuoden. Nyt liittymän mukana tuli tilausohjelma sekä lisäksi otin ostoreskontran. Tilaaminen on todella näppärää. Tilausvahvistukset voisivat kyllä tulla nopeammin takaisin. 3. Odotan myös kuukausiraportoinnin ja kirjanpidon helpottuvan uuden systeemin myötä. Myös tukun myöntämä OVT-alennus on merkittävä tekijä LVISNetin käyttöönotossa. Kesälomarahat tulee tienatuksi liittymää käyttämällä. Sähkötovi Oy, Imatra Tommi Villanen 1. Hankimme LVISNetin lähinnä helpottamaan tavaratilauksia. Toinen tärkeä syy oli ostolaskut. Meillä on paljon keikkoja. OVT-ostolaskuista on helppo poimia kullekin asiakkaalle kuuluvat laskutusrivit. 2. Aloitimme Aloituspaketilla ja laskutusohjelmalla. Haluamme hyödyntää tietotekniikkaa nyt kunnolla. 3. Kaikki on sujunut odotustemme mukaisesti: ostolaskujen saaminen sähköisessä muodossa helpottaa monta asiaa ja tilaaminen on yksinkertaistunut jo senkin takia, että sähkönumerot löytyvät hinnastosta helposti. Lisäksi myyntilaskutus on kätevää ja helppoa. Alfa Putki Oy, Valkeakoski Ismo Toivonen 1. Tukkujen myöntämä hintaetu houkutteli hankkimaan uusimman LVISNet-liittymän, jonka otimme heti käyttöömme. Tähän asti olemme tilanneet puhelimitse ja faksilla. Tilauksen dokumentointi käy perinteisiä tilaustapoja kätevämmin, ja tiedot ovat kertakirjauksen jälkeen valmiina jatkokäsittelyä varten. 2. Käyttöönotto sujui hyvin. Tietokonetta muutenkin käyttävät osaavat käyttää myös LVISNetiä. Tilaisimme enemmänkin tietokoneen välityksellä, jos kaikilla tukuilla olisi jo omat tilausjärjestelmänsä kunnossa. Olemme käyttäneet Aloituspaketissa olevaa tilausohjelmaa, sillä käytössämme oleva ATK-Pajan ohjelmisto ei ainakaan vielä ole yhteensopiva LVISNetin kanssa. 3. Haittoja tilauskäytännön nopeutumisessa ei olekaan. Hyödyt tulevat siitä, että voimme tilata mihin vuorokauden aikaan tahansa. Virhemahdollisuudet vähenevät, jos tilaukset on kerran kirjattu oikein koneelle, samat tiedot kulkevat tukun ja tilaajan väliä kätevästi.

9 Energiatekniikka Oy, Mänttä Heli Värrälä 1. Tähän asti olemme tilanneet tavaraa puhelimitse ja faksilla. Tukun myöntämä alennus OVT-tilauksista oli yksi hyvä syy tilata uusin LVISNet-liittymä. 2. Uuden LVISNet-liittymän käyttöönotto on ollut yllättävän helppoa. Koska omissa ohjelmissamme ei ollut mahdollisuutta OVT-liikenteeseen, käytämme tilauksissa Aloituspaketin mukana tullutta tilausohjelmaa, jonka asentaminen sujui ongelmitta mukana tulleiden selkeiden ohjeiden kanssa. Olen nyt parin ensimmäisen viikon aikana tilannut viitisen kertaa ja olen tyytyväinen. Tilaaminen on nopeaa. 3. Säästämme aikaa, kun saamme kaikki tiedot yhdellä työllä tilaukseen. Aiemmin jouduimme tekemään moninkertaista työtä tilausrutiineissa: haimme ensin koodit ohjelmasta, tulostimme paperille ja tilasimme faksilla tai puhelimella. Nyt voimme lähettää tilauksen sähköisesti suoraan ohjelmasta mihin vuorokauden aikaan tahansa ja saamme myös vahvistuksen nopeasti riippumatta siitä, onko myyjä paikalla vai ei. OVT - TILAUKSET JA LASKUT NOPEASTI KONEELTA KONEELLE

10 Jo 200 liittynyt LVISNetiin Helmi-maaliskuun vaihteessa on LVISNet-palveluun liittynyt uusi asiakas joka arkipäivä. Palveluun liittyneiden asiakkaiden määrä on kasvanut tasaisella tahdilla koko alkuvuoden. Helmikuun lopussa asiakkaiden määrä ylitti 200:n. Enemmistö asiakkaista aloittaa OVTkaupan liittymän mukana tulevalla Aloituspaketilla. Sopimusruuhkaa Soneralla Uuteen liittymäversioon siirtyminen viivästyi tammikuun alusta lähes kahdella viikolla. Se ehti aiheuttaa sopimusruuhkaa, kun Soneran liittymäpakettien normaali, alle kahden viikon toimitusaika venyi tammikuussa kaksinkertaiseksi. Helmikuun alussa ruuhka saatiin purettua, ja tilaukset ovat jälleen tulleet normaalilla toimitusajalla.