LVISNetin resepti toimii

Transkriptio

1 P Ä Ä K I R J O I T U S LVISNetin resepti toimii Kiinnostuneena olen lukenut, kuinka sähköinen kauppa on kriisissä tai alamäessä ja kuinka melkein kaikki on itse asiassa tehty väärin. Tietenkin sähköisessä, kuten muussakin, kaupassa on ollut monenmoisia kokeiluja, jotka eivät ole kestäneet kilpailussa. Me täällä LVIS-alalla aloimme testata sähköisen kaupan malleja jo 90-luvun alussa. Saman vuosikymmen puolenvälin jälkeen meillä oli aitoa ja omaa kokemusta siitä, kuinka sähköinen kauppa kannattaisi järjestää. Sen jälkeen on sitten järjestetty. LVISNet oli välittänyt tänä vuonna elokuun loppuun mennessä vajaat sanomaa, joissa on voinut olla useampia tilauksia, laskuja tai vahvistuksia kussakin. Määrä on kuukautta vaille koko viime vuoden sanomat. Markat kertovat LVISNetin sanomanvälityksen kasvusta vieläkin enemmän kuin sanomamäärät. Tilausmarkat ovat joka vuosi pyöreästi kaksinkertaistuneet vuodesta 1998 lähtien. Tammi-elokuussa LVISNetin kautta välitettiin tilauksia yli 160 miljoonalla markalla. Nykyinen taso on reilut miljoonaa kuukaudessa, joten 200 miljoonaa rikotaan vuoden loppuun mennessä. 200 miljoona OVT-tilausmarkkaa on paljon ja vähän. Määrä on paljon suhteessa viime vuoteen ja vähän suhteessa LVISNetissä mukana olevan viiden tukun vastaanottamiin tilauksiin yhteensä. OVT-tilaukset ovat keskimäärin suurempia kuin tilaukset yleensä. Miksi? Asiakkaat sekä automatisoivat että järkiperäistävät tilaamistaan ja pienentävät ratkaisevasti ostokustannuksiaan. LVISNetin kautta asiakkaiden vastaanottamien OVT-ostolaskujen määrä niin sanomina kuin markkoina on tilauksiin verrattuna moninkertainen. Asiakkaathan voivat saada kaikki ostolaskunsa tukuilta OVT-muodossa. Hyöty siitä on ilmeinen. Asiakkaan kannalta oleellisinta sähköisessä kaupassa on siitä saatava hyöty, lisäarvo, pihvi. Se kasvattaa LVISNetiä. Jorma Häll jorma.hall@lvistv.fi Kuva: Jakke Nikkarinen

2 Kauppa on kommunikaatiota Kauppa on kommunikaatiota tiedonvaihtoa kauppakumppanin kanssa. Suurin osa tästä tiedonvaihdosta on määrämuotoisen perustiedon välitystä: mitä, kuinka paljon, millä hinnalla, keneltä, miten, minne, koska ja kenelle toimitetaan. Ilman sitä ei kauppa ei onnistu. Kaupan perustietojen välittäminen on jokaisen kauppatapahtuman ydin. Esimerkiksi kännykällään "1,5 neliön ML:ää, kaikki Yksinkertaiseenkin ML:n tilaukseen sisältyy valtavasti määrämuotoista tietoa, kuten mitä, kuinka paljon, millä hinnalla, keneltä, miten, minne, koska ja kenelle toimitetaan. värit" sähkötukusta lennossa tilaava urakoitsija ei välttämättä tule ajatelleeksi, miten paljon määrämuotoista tietoa tukkumyyjä toisessa päässä naputtaa koneelle ennen kuin vaadittava määrä ML-pakkauksia on kirjattu tilaukseen. Ja kun asiakas saa laskun, tulee sama tieto täydennettynä takaisin, koneelle naputettavaksi ja edelleen jalostettavaksi. Olemme niin syvällä arkipäivämme rutiineissa, ettemme huomaa niiden koostuvan erilaisten määrämuotoisten tietojen toistuvasta kirjaamisesta, varmistamisesta ja selvittämisestä. Samojen asioiden toistuva käsittely syö tehokkuutta ja nostaa käsittelykustannuksia ostoriviä kohden. Se aiheuttaa myöhästymisiä, huonoa laatua ja vielä stressiä tekijöilleen. Kuva: Jakke Nikkarinen

3 Parempi tuottavuus ajaa kehitystä Kaupankäynti on ollut usein ensimmäisenä raivaamassa tietä uudenlaisille määrämuotoisen tiedon esitys- ja välitystavoille, kuten aikanaan rahtikirjoille, hinnastoille, telexille ja faksille. Nyt tiedon esitys- ja välitystavat ovat harppaamassa uudelle tasolle sähköisen kaupan kehityksen myötä. Jokainen tiedonvälityksen uusi ja laajasti käyttöön otettu innovaatio on lisännyt ostajan ja myyjän tuottavuutta. Tarve paremmasta tuottavuudesta onkin ajanut asiakkaita muuttamaan piintyneitä toimintatapojaan. Sähköisessä kaupassa asiakas voi tehdä tilauksensa myyjän Internetissä olevaan tilausohjelmistoon tai, kuten LVIS-Netissä, lähettää tilauksensa osto-ohjelmastaan myyjän ohjelmaan, joka vahvistaa ja lähettää toimituksen jälkeen laskun suoraan asiakkaan ohjelmaan. Asiakkaan pihvi LVISNet on LVIS-tukkujen yhteinen sähköisen kaupan palvelu, joka järkeistää kaupan määrämuotoisen tiedon välityksen. Asiakkaan pihvi tulee pienemmistä ostokustannuksista ja asiakkaan oman tuottavuuden kasvusta. Asiakkaalle LVISNetistä kertyvä hyöty on sitä suurempi, mitä enemmän kaupankäyntiin liittyvät rutiinit vievät nyt aikaa manuaalisesti hoidettuina. Samoin hyöty on sitä suurempi, mitä pidemmälle asiakkaan tietojärjestelmä on integroitu. Integroidussa järjestelmässä esimerkiksi tarjous voidaan muuttaa ostotilaukseksi. Sen pohjalta tulee OVT-ostolasku, joka kirjautuu ostoreskontraan ja maksatukseen pankkiin ja kirjanpitoon sekä päivittää tarvittaessa varastoa ja projektivalvontaa. Ostolaskusta saadaan myös halutut rivit myyntilaskutukseen. Määrämuotoista tietoa Hinnasto, ostoehdot Tilaus Tilausvahvistus Lasku Laskujen maksu Myyntireskontra Ostoreskontra Varasto Palkat myyjän ja ostajan välillä ostajan ja myyjän välillä myyjän ja ostajan välillä myyjän ja ostajan välillä maksajan ja pankin välillä asiakkaan, pankin ja myyjän välillä ostajan, pankin ja myyjän välillä myyjän, varaston ja asiakkaan välillä työntekijän, työnantajan ja pankin välillä

4 LVI Delfiini hyödyntää tehokkaasti OVT-kaupan integraatiomahdollisuuksia LVI Delfiini Ky:n OVT-tilaaminen laajeni OVTostolaskujen vastaanottamiseen järjestelmäuudistuksen yhteydessä. LVI-urakointia ja huoltopalveluja tarjoavan LVI Delfiinin päätoimipaikka on Lahti. Muut toimipisteet sijaitsevat Heinolassa, Helsingissä, Jyväskylässä ja Äänekoskella. Kaikkien toimipisteiden ostolaskut kiertävät Lahden kautta. Myös puhelintilauksista yritys saa sähköiset laskut. OVT-ostolaskut hyväksyy reskontraan ostoreskontranhoitaja koneen ruudulta. - OVT-lasku päivittää varaston ostohintoja, jolloin katelaskennassa voidaan käyttää sitä hintaa, jolla tavarat on ostettu, sanoo Sirkka Matikainen. - LVISNetin suurimpia hyötyjä on ostolaskujen tietojen tallennusvaiheen yksinkertaistuminen. Työaikaa säästyy paljon siinä, kun sähköinen ostolasku sisältää valmiiksi ne tiedot, jotka ostoreskontra, maksatus ja kirjanpito vaativat, kuten laskun päiväyksen, laskunumeron, yhteismarkkamäärän, pankkiviitteen, työnumeron ja varastopaikan, kiittelee atk-tukihenkilö Sirkka Matikainen Lahdesta. - OVT-lasku päivittää varaston ostohintoja, jolloin katelaskennassa voidaan käyttää sitä hintaa, jolla tavarat on ostettu. Kun ostolaskut menevät projekteille rivikohtaisesti, on projektiseurantamme tarkentunut tavaratasolle. - Päivittäisten ostolaskujen määrä on todella suuri. Olisi järkevää, että tilauksia yhdisteltäisiin kaikissa toimipisteissämme, jolloin tilausten ja laskujen määrä vähenisi, sanoo Sirkka Matikainen.

5 Myyntilaskutus nopeutunut OVT:n myötä Huoltopäällikkö Jaana Aaltonen vastaa pääasiallisesti Heinolan pisteessä huollon tilauksista laskutukseen asti. - Tilaamme Heinolassa OVT:llä tukkuliikkeestä kaiken mahdollisen, johon vain löytyy tuotekoodi sekä koodittomina myös tarvikkeet, jotka tukkuri välittää, kertoo Jaana Aaltonen. - Pyrimme keräämään varastotilauksia yhteistilaukseen, jonka lähetämme lähitukkuun tukun ajopäiviä edeltävinä päivinä. Lisäksi meiltä lähtee yksittäisiä pienempiä tilauksia, kun tilaamme asiakkaan tai huoltotyön merkillä suoraan kohteeseen tai varastoon sekä helpottamaan jälkikäsittelyä ja laskutusta. Osa Heinolaan tilatuista tavaroista menee suoraan työmaille. Huollon ja myymälän tavarat tulevat varastoon. Yrityksen varastoseurannassa ei toistaiseksi seurata saldoja reaaliajassa. - OVT tiesi meille uutta tapaa toimia. Nyt näemme tilaus-vahvistuksesta etukäteen, mistä tukun toimipisteestä tavara on tulossa, eikä meidän tarvitse odottaa tavaran tulopäivään ja todeta, ettei sitä ollutkaan kuormassa, Jaana Aaltonen sanoo. - Toisaalta myyntilaskutus on nopeutunut ja automatisoitunut OVT:n myötä. Ennen odoteltiin tukulta ostolaskua, jotta voitiin sanoa asiakkaalle tuotteen hinta. Nyt voimme tehdä tarvittavat paperit asiakasta varten valmiiksi odottelemaan tavaran tuloa, kun tiedämme jo tilatessa ostohinnan ja katteemme. - Toivomme, että OVT:llä olisi käyttöä laajemminkin, sanoo Sirkka Matikainen. LVI Delfiinissä on yhteensä yli 100 työntekijää. Viime vuoden liikevaihto oli 57 Mmk. Yritys siirtyi noin vuosi sitten Visio 3:n käyttäjäksi. Kuvat: Juha Tanhua

6 Nyt tilaukset - seuraavaksi laskut OVT:llä Lieksalainen LVI- Palvelu Kurkinen Ky tilaa LVI-tarvikkeiden kokonaismäärästä jo 90 % OVT:llä. LVISNet on ollut käytössämme noin 1,5 vuotta. Tällä hetkellä hoidamme LVISNetin kautta tilaukset, kertoo toimitusjohtaja Mika Kurkinen LVI-Palvelu Kurkinen Ky:stä, jossa käytetään ATK-Pajan ohjelmistoja. - Hoidan OVT-tilaukset keskitetysti itse kannettavalla tietokoneella. Tällä hetkellä suurin hyöty on siinä, että jos on tilannut oikeilla koodeilla oikeat tavarat ja oikeat määrät, toimitus tulee meille aina oikein ja siitä jää vielä dokumentti itselle. Tulostan tilaukset toistaiseksi paperille, sillä vielä emme siirrä tilaustietoja muihin materiaalihallinnon ohjelmiin. - Laskujen vastaanotto OVT:llä suoraan koneelle on seuraava kehitysaskel. Tulevaisuudessa on tarkoitus hyödyntää OVTtilaustietojen siirtomahdollisuutta myös muihin ohjelmiin, kuten myyntilaskutukseen ja ostoreskontraan. Suunnitelmissa on myös se, että yrityksessämme useampi henkilö alkaisi tilata sähköisesti eikä tilaaminen keskittyisi vain minulle. Seuraavien vaiheiden käynnistäminen on nyt omasta ajankäytöstä kiinni, sillä uusien toimintatapojen käyttöönotto vaatii kunnon perehtymistä asiaan, Mika Kurkinen myöntää. - OVT:n käytön taloudellinen hyöty tulee siitä, että tavarat tulevat oikein ja ajallaan eikä mahdollisia tilaus- tai toimitusvirheitä tarvitse jälkikäteen setviä. Myös se, että tavaran voi tilata milloin vain tukun työajoista riippumatta, on hyvä asia. Moni sanoo, että OVT-tilaamisessa säästyy aikaa. Tilausvaiheessa aikaa kuitenkin kuluu, sillä tilaajan täytyy olla todella tarkkana tuotenumeroiden valinnassa. Tilaamiseen käytetty aika maksaa itsensä takaisin virheiden vähenemisen myötä. LVI-asennuksia ja -urakointia toimittava LVI-Palvelu Kurkinen myös vuokraa rakennuskoneita ja lainapeitteitä sekä hoitaa Woikosken kaasunvälitystä. Yrityksen henkilöstömäärä on 15 ja liikevaihto noin 10 miljoonaa markkaa. Kuva: FotoPekka/Pekka Väisänen

7 OVT vauhditti toimintamallin muutosta Mäntässä toimivassa Koillis-Hämeen Sähköpalvelussa OVTperustilaukset lähtevät tulevaisuudessa tukkuun automaattisesti. - Tilauksia tekee meillä kolme henkilöä Ecomilla. Jatkossa OVT-tilaaminen vapauttaa meidät rutiiniostojen tekemisestä, kun järjestelmä lähettää automaattisesti perustarvikkeista OVTtilauksen tukkuun esimerkiksi kerran viikossa varastosaldon saavuttaessa määritellyn hälyrajan, kertoo toimitusjohtaja Harri Tervo Koillis-Hämeen Sähköpalvelusta. - Ensin meidän on kehitettävä toimintatapojamme ennen kuin siirrymme siihen, että koneet tilaavat keskenään tuotteet. Uusi systeemi antaa meille entistä enemmän hyötyä OVT:stä. - OVT:llä saamme varastotoimintamme nykyistä paremmin kohdennettua. Kaikki tavara kulkee laskutuksen kautta. Jos työmailta palautuu tavaraa, se kirjataan kyseessä olevalle asiakkaalle palautuksena, jolloin asiakas maksaa vain siitä, mitä on käytetty. Myös inventaarion tekeminen helpottuu, kun tiedämme koko ajan tarkan varastosaldon. Tavoitteena kaikki ostolaskut OVT:llä Nyt Koillis-Hämeen Sähköpalvelussa hankinnoista yli puolet on OVTtilauksia ja % OVT-laskuja. Tavoitteena on päästä paperilaskuista ja saada kaikista puhelintilauksista tukuilta sähköiset ostolaskut. - OVT-kauppa vähentää hurjasti työtä ja virhemahdollisuuksia. Ostolaskujen tiedot siirrämme varaston päivityksen lisäksi mm. ostoreskontraan. Turha paperinpyöritys ja postin määrä ovat vähentyneet. Olemme saaneet sen hyödyn, jota tavoittelimmekin OVTkauppaan lähtiessämme, sanoo Harri Tervo. - Ostoreskontraa hoitaa yksi henkilö oman työnsä ohella. OVTtilaaminen on helpottanut hänen tehtäviään. Yksi käsittelykerta on jäänyt kokonaan pois, kun ostolaskun tietoja ei tarvitse enää naputella uudestaan rivi riviltä koneelle. Samalla lyöntivirhemahdollisuus on poistunut. - OVT on erinomainen systeemi, kun tavoitteena on keskittyä perusbisnekseen rutiineilta, Harri Tervo tähdentää. Koillis-Hämeen Sähköpalvelu on keskittynyt suurteollisuusyritysten kunnossapitoon ja huoltoon. Vuoden vaihteessa valmistuu sähkökonekorjaamo. Arvioitu liikevaihto tälle vuodelle on noin 8 Mmk.

8 Viime vuonna yritys työllisti 14 henkilöä. Kuva: Timo Nieminen

9 Tietosauma testaa XML-sanomaliikennettä LVISNet:ssä XML-sanomamuoto on tulossa OVTkauppaan nyt käytössä olevan Edifactsanomamuodon rinnalle. Ohjelmistotalo Tietosauma Oy:n uudella SAUMA-ohjelmistolla voi luoda ja lähettää myös uuden XML-standardin mukaisia tiedostoja sekä lukea muualla luotuja XML-sanomia sisään järjestelmään. - Ensimmäiset toteutukset on tehty LVISalalle, jossa OVT on ollut käytössä jo pitkään. XML-sanomien välitystä alan OVT-liikenteessä testataan tämän syksyn kuluessa, kertoo toimitusjohtaja Jouni Jämsä Tietosauma Oy:stä. - XML-sanoma eroaa OVT-sanomista muun muassa siten, että sen voi avata myös tavallisella Internet-selaimella näytölle selväkielisenä lomakkeena sellainenkin yritys, jolla ei ole varsinaista OVT-sanoman hyödyntämiseen tarvittavaa ohjelmistoa. Jos taas käytössä on sopiva ohjelmisto, voi saman sanoman tietoja hyödyntää automaattisesti pidemmälle yrityksen tietojärjestelmässä. Esimerkiksi sähköinen lasku voidaan lukea suoraan reskontraan. Tietosauma kehittää myös Mikro-Ässä -ohjelmistoa, joka hyödyntää vain EDI-muotoisia sanomia. Mikro-Ässän käyttäjä voi vastaanottaa, katsoa ja tulostaa XML-sanoman Internet-selaimella. SAUMAa käyttävät saavat uuden XML-ominaisuudet sisältävän version automaattisesti Tietosaumalta seuraavan päivityksen yhteydessä. Lisää integraatiota SAUMA-ohjelmistolla voidaan luoda muun muassa ostotilaukset XMLmuodossa, ja vastaavasti lukea sisään tilausvahvistukset ja ostolaskut. SAUMA kattaa LVIS-urakointiyritysten ohjelmistotarpeet laajasti. Jatkossa muutkin asiakirjat, kuten omat tarjoukset, myyntitilaukset ja laskut, voidaan tulostaa XML-sanomiksi. XML-sanomat voi myös tallettaa sähköiseen arkistoon, eikä paperikopioita tarvita. Kuva: Jakke Nikkarinen