Toistuvat kirjaukset lisäävät kustannuksia

Transkriptio

1 Toistuvat kirjaukset lisäävät kustannuksia Kerromme palvelussamme LVISNetin asiakaskyselystä. Tätä kirjoittaessani odottaa puolisentoista sataa täytettyä vastauslomaketta käsittelyä, joten hinnoittelu- ja ostorutiineita käsitellään jatkossakin. Mutta mitä kertovat nyt julkaistavat tulokset? Ensiksi sen, että LVIS-tukkujen asiakkaat käyttävät paljon aikaa tuotteiden hinnoitteluun, ostotarpeiden kirjaamiseen, tietojen välittämiseen tukkuun sekä ostolaskujen käsittelyyn. Toiseksi sen, että rutiineihin käytetty aika yrityksen tuntihinnoiksi muutettuna on suhteettoman suuri kustannus, kun sitä verrataan kuukauden keskimääräisiin tarvikeostoihin. Asiakkaan itse laskema kustannus kyseisille rutiineille oli noin puolella vastanneista lähes 10 prosenttia kuukauden keskimääräisistä tarvikeostoihin menneistä markoista. Vasta alle 4 prosentin osuuteen päässeet voivat katsoa hinnoittelu- ja ostokustannustensa olevan kohtuullisia. Miksi on näin? Kukin voi esittää kysymyksen itselleen. Ei ole harvinaista, että joidenkin tuotteiden ominaisuuksia ja saatavuutta joudutaan selvittämään ja se vie aikaa, mutta siitä ei tässä ole kysymys. Selityksenä saattaa olla se, että joutuu odottamaan tukkumyyjän vapautumista. Selkein yksittäinen selitys on ajankäytön näennäinen tehokkuus: jatkuvasti tarvittavien perusasennustarvikkeiden toistuvat, pienet kertaostot ja niihin usein liittyvät raskaat rutiinit. Tilauksia kirjataan ylös moneen kertaan ja haetaan työmaakohtaisissa erissä. Touhuamista riittää. Työmaan tarvikkeiden kustannuksista valtaosan tekevät jokseenkin harvalukuiset rivit. Näiden tarvikkeiden lisäksi menee työmaalle kuin työmaalle rivimääräisesti paljon perusasennustarvikkeita, joiden osuus työmaan tarvikekustannuksista on pieni. Ryhmien osuutta työmaan kustannuksista kuvannee 20/80-sääntö hyvin. Jos molempia tarvikeryhmiä hankitaan samalla tavoin, menee asioiden tärkeysjärjestys kirkkaasti pieleen. Tyypillinen keskustelu LVISNetistä kiinnostuneen urakoitsijan kanssa vahvisti jälleen käsitystä vääränlaisen tilaamisen seurauksista: työmaa oli jäänyt kesken putkitustarvikkeiden loppumisen vuoksi. Tavoitin urakoitsijan autosta, matkalla tukkuun. Entäpä jos esimerkiksi saha seisoisi seuraavaa tukkirekkaa odottaen? Jokainen voi varmasti osoittaa syyllisiä tilanteeseensa pitkin jakeluketjua. Omaa tilannettaan pystyy parantamaan vain käyttäytymistään muuttamalla. LVISNetin ideana on tarjota asiakkaille mahdollisuutta järkiperäistää omaa toimintaansa niin ostojen kuin

2 ostolaskujen käsittelyn osalta. Mutta kunkin täytyy tehdä päätös muutoksesta itse. Jorma Häll

3 LVIS-Tietoverkon asiakaskyselyn tuloksia: Ostaminen vie aikaa ja rahaa LVIS-Tietoverkko on kysynyt LVIS-tukkujen asiakkailta näiden hinnoittelu- ja ostorutiineihin käyttämää aikaa ja pyytänyt asiakkaita hinnoittelemaan sen. Hinnoittelu- ja ostorutiineihin kuluvan ajan kustannuksia verrattiin kuukauden keskimääräisiin tarvikeostoihin. Yli neljänneksellä kustannukset olivat yli 15 prosenttia ja joka kymmenennellä vastanneista yli 20 prosenttia. LVIS-Tietoverkon kyselyssä pyydettiin tukkujen asiakkaita arvioimaan tarvikkeiden hinnoitteluun ja ostamiseen kuluvaa aikaa viikossa tai kuukaudessa. Lisäksi asiakkailla oli mahdollisuus muuntaa rutiineihin kulunut aika markoiksi kertomalla tunnit omassa yrityksessään käytettävällä tuntihinnalla sosiaalikuluineen. Saatua tulosta he vertasivat keskimääräisiin tarvikeostoihinsa kuukaudessa. Kyselyyn on ollut mahdollista vastata eri asiakastilaisuuksissa sekä tämän palvelun kautta. Ohessa esitettävät tulokset perustuvat n. 100 yrityksen vastauksiin. Joka kolmannella ostokustannukset yli 10 prosenttia! Pienimmilläkin yrityksillä meni työpäivä viikossa hinnoittelu- ja ostorutiineihin. Ajankulutus ei jakautunut suoraan yrityksen koon mukaan. Vastanneiden jakautuma myötäilee alan yritysten todellista liikevaihtojen jakautumista. Yli puolet vastanneista oli hinnoitellut käytetyt tunnit kuukaudessa ja laskenut, montako prosenttia ne ovat kuukauden keskimääräisistä tarvikeostoista. Kustannukset vaihtelivat 5 prosentista yli 20 prosenttiin. Noin kolmanneksella vastanneista kustannukset olivat yli 10 prosenttia. Mihin aika menee? Syitä on useita. Asiakaskohtaisissa selvityksissä on löytynyt yksi merkittävä ostokäyttäytymiseen liittyvä syy: tuttu 20/80-sääntö on unohtunut. Asiakkaat käyttävät suhteettoman paljon hinnoitteluja ostorutiineihinsa menevästä ajasta niihin tarvikkeisiin, joiden osuus keskimääräisen työmaan tarvikekustannuksista on prosenttia, Ostorutiinien kustannus jopa 20 prosenttia tarvikeostoista Hukkuuko myyntikate omaan byrokratiaan? LVIS-Tietoverkko on selvittänyt tukkujen asiakkaiden hinnoitteluja ostorutiineihin kuluvaa aikaa sekä pyytänyt asiakkaita hinnoittelemaan sen. Kyselyyn vastanneista noin puolet hinnoitteli ajan ja vertasi kustannusta keskimääräisiin kuukauden tarvikeostoihinsa. Tulosten mukaan 80 %:lla kustannukset

4 vaikka rivimäärä voikin olla 80 prosenttiakin työmaan tarvikkeiden kaikista riveistä. Näennäinen tehokkuus ja hintatietoisuus myös ostoissa, joissa rivejä on paljon, mutta markkoja vähän, vievät aikaa ja syövät tulosta. Kun siihen vielä lisätään tuotteiden pienet kertaostot, voi yrityksen tuloksen kannalta toisarvoisten tuoteostojen parissa mennä helposti aikaa puolet kaikesta hinnoittelu- ja ostorutiineihin menevästä ajasta. Mikä on todellinen tuotto pienen nippusidepaketin tiukasta hinnoittelusta kalliilla atk-ohjelmalla? olivat yli 3 prosenttia kuukauden tarvikeostoista 60 %:lla yli 5 prosenttia 30 %:lla yli 10 prosenttia 25 % yli 15 prosenttia Vähintään joka kymmenennellä yli 20 prosenttia Tarkista omat ostokustannuksesi!

5 LVISNet kasvaa LVISNet-palvelu välitti elokuussa vajaat OVT-sanomaa tukkujen ja asiakkaiden välillä. Seuraava etappi on saada sanoman raja rikki. Yleisimmin hyödynnetään Aloituspaketin ohjelmistoa. Liittymän mukana tulevaa ohjelmistoa eri kokoonpanoissa hyödyntää kaksikolmasosaa LVISNetiin liittyneistä. Asiakkaat päivittävät kuukausittain LVISNetissä mukana olevien tukkujen hinnastosivuilta noin hinta- ja tuotetietotiedostoa. Ei välikäsiä, ei lisäkustannuksia. Jatkossakin löydät palvelustamme yksinkertaisemmin alan tukkujen hinnastopäivitykset.

6 Finnet-verkosta LVISNet-palveluun Suuremmissa yrityksissä voi modeemiyhteys olla liian hidas ja riittämätön OVT-kaupan tiedonsiirrossa: liikennettä on paljon ja käyttäjiä useita. Esimerkiksi Finnet-yhtiöiden YhteysPäällikkö voi olla tällöin sopiva ratkaisu. YhteysPäällikön avulla asiakasyritys ratkaisee koko tietoliikenteensä: niin OVT-kaupan vaatimat yhteydet kuin sähköpostit ja Internetselaimen käyttöä edellyttävät yhteydet. Lisäksi YhteysPäällikkö tarjoaa nopean tietoliikenneyhteyden suoraan jokaiselta yrityksen lähiverkon työasemalta. Päijät-Hämeen alueella toimivassa Lahden Sähkö ja Kone Oy:ssä (LSK) on päädytty käyttämään YhteysPäällikköä LVISNetpalveluiden hyödyntämiseen. YhteysPäällikön etuja OVTkaupassa ovat nopeus ja varmuus, sanoo Susanna Haukka YhteysPäälliköllä tehokkuutta toimintaan Viime vuoden joulukuusta lähtien yrityksessä on hoidettu tilaus- ja laskutusliikenne OVT:llä YhteysPäällikön kautta. Sähköisesti kulkevat tilaukset, tilausvahvistukset sekä ostolaskut. Myös hinnastot päivitetään Internetistä. Alussa käytössä ollut tavallinen modeemiyhteys ei enää riittänyt yrityksen tarpeisiin. - Halusimme käyttöömme entistä tehokkaammat tietoliikenneyhteydet. Yritykseen rakennettiin kiinteä linja. Muutos tehtiin samalla, kun siirryimme käyttämään LVISNetin palveluja, kertoo atk-tukihenkilö Susanna Haukka. LSK:n tarvitsemaa ratkaisua pohdittiin yhdessä Päijät-Hämeen Puhelinyhdistyksen (PHP) kanssa. Yrityksessä ei ollut entuudestaan Internet-yhteyksiä, jotka olivat nyt tarpeen, jotta mm. LVISNetin palvelut toimisivat. PHP ehdotti YhteysPäällikköä. - YhteysPäällikkö oli juuri sopiva meidän tarpeisiimme sekä sitä on helppo laajentaa tulevaisuudessa. Nyt voimme hyödyntää YhteysPäällikön Internet-yhteyksiä LVISNetin lisäksi muuhunkin, sanoo Susanna Haukka. Susanna Haukka mainitsee YhteysPäällikön eduiksi OVT-kaupassa tiedonsiirron nopeuden ja varmuuden. Koska käytössä on nyt useita työasemia, voi useampi työntekijä keskittyä samanaikaisesti OVTkauppaan tai hinnastojen päivitykseen. Lahden Sähkö ja Koneessa vastaanotetaan kaikki tukkuliikkeiden ostolaskut sähköisesti OVT:llä. Päivittäin Vaivattomasti OVT:hen

7 laskuja kertyy kappaletta. Tilaukset pyritään keskittämään yhteen, kahteen lähetyskertaan päivässä, elleivät ne ole kiireellisiä. Päivittäin tilauksia lähtee noin 5-10 kappaletta. Lahden Sähkö ja Kone Oy:n toimialaan kuuluvat kodinkonemyynti, sähkötarvikkeiden myynti, asennustoiminta sekä huoltopalvelut. Yrityksen palveluksessa on 170 työntekijää, joista atk:n käyttäjiä kolmessa eri toimipisteessä yhteensä 75 henkilöä. Tietoliikenneoperaattoreilla on tarjota mittavia tietojärjestelmiä käyttäville yrityksille tietoliikennevaihtoehdoksi tehokkaita verkkoyhteyksiä reitittävästä ISDN-liittymästä erilaisiin kokonaispaketteihin. Liittymän tason myötä nousevat kustannukset: liittyminen maksaa alkaen muutamasta tuhannesta ja käyttö alkaen vajaasta tuhannesta markasta kuukaudessa. OVT-liikenteen järjestäminen eri vaihtoehdoista LVISNetiin onnistuu varsin vaivattomasti.

8 Sähköisestä kaupasta rahallisia säästojä Iisalmen Putkiasennuksessa on tilattu pääasiassa faksilla. Viime keväänä yrityksessä oli sopiva hetki siirtyä sähköiseen kaupankäyntiin. Tapani Kärkkäinen mielestä LVISNetiä on helppo käyttää. - Aikaa on seurattava. Tietotekniikkaa on yrityksessä totuttu hyödyntämään ennestään mm. laskennassa, toimistorutiinien hoidossa ja laskutuksessa. Vain sähköinen kaupankäynti on uutta. Tällä hetkellä tilaamme varastotuotteita LVISNetillä vasta Onniselta, kertoo toimistonhoitaja Tapani Kärkkäinen Iisalmen Putkiasennuksesta. Hyöty kohdistuu hankintakustannuksiin Iisalmen Putkiasennuksessa olivat ennestään LVISNetiin sopivat atklaitteet, joten siirtyminen ei aiheuttanut suurempia järjestelyjä, vaikka käytössä olleessa ohjelmistossa ei ollutkaan OVT-valmiutta. LVISNetin Aloituspaketti sisälsi OVT-kaupan edellyttämän ohjelmiston. Tapani Kärkkäisen mielestä yksi LVISNetin etu on sen käytön yksinkertaisuus: LVISNet ei edellytä koulutusta. Yrityksen kannalta on kätevää, ettei tilaaminen ole sidoksissa tukun yhteyshenkilön tavoitettavuuteen. - Ajallisia säästöjä on tässä vaiheessa liian varhaista laskea. Tilanne muuttuu toiseksi, kun alamme tilata useammalta kuin yhdeltä tukulta ja otamme myös ostolaskut käyttöömme. Mutta voin sanoa tässä vaiheessa, että LVISNetistä on rahallisia säästöjä tiedossa. Hyöty kohdistuu hankintakustannuksiin, sanoo Tapani Kärkkäinen. Iisalmen Putkiasennuksella on kolme toimipistettä Ylä-Savon alueella Iisalmessa, Lapinlahdella ja Sonkajärvellä. Yritys on keskittynyt urakointi-, vähittäismyynti-, korjaus-, huolto- sekä öljypoltinhuoltopalveluihin. Henkilökuntaa on yhteensä noin 25.

9 Laskujen käsittelyajat minimiin Elissi Oy siirtyi LVISNetin käyttäjäksi kesäkuussa. Yrityksen töistä 90 % on laskutöitä ja sen mukaisesti myyntilaskut ovat rivilaskuja. - Saamme jopa 100 ostolaskua kuukaudessa ja myyntilaskujemme lukumäärä oli yli 500 tämän vuoden elokuun loppuun mennessä. Niin mukavaa kuin myyntilaskujen tekeminen onkin, tuntui aika turhauttavalta siirtää ostolaskujen tavararivejä sellaisenaan myyntilaskuille. Käsittelyyn kului paljon aikaa, kertoo Elissin toimitusjohtaja Antti Koskela. Kolminkertaista ajansäästöä Antti Koskela on ollut erittäin tyytyväinen LVISNetiin ja Aloituspaketin mukana tulevaan Ecom-ohjelmistoon. LVISNet on pienentänyt merkittävästi rutiinien määrää ja näin jättänyt aikaa tärkeämmille tehtäville. - Jos ennen tein yhden laskun, niin nyt teen jopa kolme laskua samassa ajassa, kehuu Antti Koskela. - Hoidan yksin kaikki taloushallinnon rutiinit. Vaikka liikevaihtomme tulee olemaan tänä vuonna yli 5 miljoonaa, kuluu minulta edellä mainittuihin hommiin nykyään ehkä pari päivää viikossa. Aikaisemmin jouduin syöttämään postitse tulleen ostolaskun ensin maksuliikenneohjelmaan ja sitten vielä rivi riviltä myyntilaskulle. Sen lisäksi kirjanpitotoimisto käsitteli laskut vielä kertaalleen. - Nykyään OVT-laskut kirjautuvat automaattisesti järjestelmään. Sieltä on poimittavissa halutut rivit suoraan myyntilaskulle ja halutut ostolaskut maksatukseen Lisäksi järjestelmästä on muodostettavissa ostolaskut ostoreskontraan kirjanpitäjälle. Elissillä on käytössään myös mm. laskutusohjelma. - Käsittelykertojen vähentyminen ja yksinkertaistuminen on selvää säästöä. Myyntilaskuja pystyn nykyään tekemään 2-3 samassa ajassa kuin ennen meni yhden laskun tekemiseen, sanoo Antti Koskela. Elissi Oy on vuonna 1994 perustettu sähköliike, jonka toiminta on keskittynyt Suur-Helsingin alueelle. Sähköasennuspalvelujen lisäksi yritys myy infrapunaohjauslaitteita ja -järjestelmiä sekä itse kehittämäänsä, pc-pohjaista pienkiinteistöjen valvonta-ohjaussäätöjärjestelmää. Elissi työllistää 12 henkilöä.

10 MTK-Sähkö Oy voitti LVISNetin MTK-Sähkö Oy:n Markku Kauranen tarkisti ostokustannuksensa LVIS-Tietoverkon kotisivuilla ja voitti samalla LVISNet-liittymän. Onnea! Vastaa kyselyyn LVIS-Tietoverkko arpoo loppuvuoden jokaisena kuukautena LVISNet-liittymän. Osallistut automaattisesti arvontaan, kun tarkistat ostokustannuksesi kyselyohjelmallamme.