Projektin etenemisen seuranta ja tuloksen arvo laskenta

Transkriptio

1 Projektin etenemisen seuranta ja tuloksen arvo laskenta TU-C3010 Projektien suunnittelu ja ohjaus Aalto-yliopisto, Perustieteiden korkeakoulu, Tuotantotalous Jere Lehtinen

2 Viime kerralla, kertaus

3 Projektin elinkaari

4 Projektin elinkaari: Toteutuneet kustannukset ja vaikutusmahdollisuudet kustannuksiin

5 Projektin elinkaari: Päätöksen tärkeys ja päätöksien määrä

6 Työn ositus

7 Kolmen pisteen arvio PERT-menetelmä Todennäköisyys Todennäköisin Minimi Maksimi Aika Keskiarvo = Minimi+4*Todennäköisin + Maksimi 6 Projektien suunnittelu ja ohjaus / Projektien suunnittelu: laajuus, aikataulu ja resurssit / Lehtinen

8 Harjoitus 3 tehtäväverkko: Tunnistetaan kriittinen polku Ulkoseinät 10 0 Kattorakenteet 7 0 Vesikatto Ikkunat Kantavat rakenteet Pintabetonilattiat LVISläpimenot Muuratut väliseinät Alakatot Kevyet väliseinät Sisäovet LVIS-työt Tasoitetyöt Välitarkastus Projektien suunnittelu ja ohjaus / Projektien suunnittelu: laajuus, aikataulu ja resurssit / Lehtinen

9 Taulukko/matriisi Janakaavio S-käyrä, kustannusraportti, arvo-/trendiraportti tulokselle Projektin tilanne, 2. vuosineljännes Gantt chart (resurssihistogrammi) Liikennevalo Johdon yhteenveto

10

11 Hierarkiset rakenteet kustannusten erittelemisessä (kustannuskuutio)

12 Kustannus Kokonaisvaraus Kokonaiskustannusarvio Yrityksen johdon varaus Projektipäällikön budjettivaraus Kokonaisbudjetti Tuottobudjetti projektin toimituksesta KUSTANNUSARVIO = Kustannusarvion varaus = Kustannusarvio arvioitavasta projektin osasta BUDJETTI

13 Vyöryvän aallon periaate Tehtävien budjetti on käytössä. Toteutuvia kustannuksia kohdistetaan, yksityiskohtaisella tasolla eritellyt budjetit on lyöty lukkoon Tehtävät, joiden budjetti on suljettu x kuukautta Tehtävät, jotka on määritelty Ja joiden yksityiskohtainen budjettierittely on tekeillä. Tehtävät, jotka on kuvattu vain karkealla tasolla. Kustannuspaikkakohtaiset budjettisummat Nykyhetki Aika

14 Agenda Teeman jälkeen opiskelija osaa: Määritellä projektin etenemisen seurannan ja tuloksen arvo laskennan peruskäsitteet, -menetelmät, -kaavat sekä lainalaisuudet Hyödyntää projektin etenemisen seurannan ja tuloksen arvo laskennan menetelmiä, erityisesti toisessa harjoituksessa (Harjoitus 2.)

15

16 Miksi tuloksen arvo laskenta on tärkeää? Tarve mitattaville ohjausmenetelmille Tarve paremmalle ennustamiselle Tarve läpinäkyvälle ja luotettavalle projektiraportoinnille Tuloksen arvo laskennalla on keskeinen rooli projektin hallinnan ja johdon kysymysille Edellä vai jäljessä aikataulua? Kuinka tehokkaasti aikaa käytetään? Milloin projekti on todennäköisesti valmis? Budjetin yli vai alle ko. ajanhetkellä? Kuinka tehokkaasti käytetään resursseja? Mitä jäljellä oleva työ arviolta maksaa? Paljonko koko projekti lopulta arviolta maksaa? Kuinka paljon tullaan arviolta ylittämään tai alittamaan (alkuperäinen) budjetti?

17 Tuloksen arvo laskennan hyödyt projektimanagerille Missä ongelmia ilmenee Ovatko ongelmat kriittisiä vai ei Mitä toimenpiteitä tarvitaan, jotta projekti saadana takaisin raiteilleen

18 Tuloksen arvo analyysin perusvaiheet 1. WBS, Aikataulu (tehtäväverkko + janakaavio), Budjetti 2. Tilanteen arviointi 1. Analyysi voi olla vain yhtä hyvä ja tarkka kuin lähtötiedot 3. Laskelmat 1. Termien ja niiden käyttötarkoituksien ymmärtäminen 2. Excel 4. Johtopäätökset ja toiminta 1. Joitain sääntöjä voidaan hyödyntää 2. Kokemus

19 2. Kustannus / tunti raportointi Raportointi ja jatkuva arviointi 1. WBS, Aikataulu, Budjetti 3. Laskelmat 3. BCWP, CV, SC, CPI, SPI, EAC s, kuvaajat 4. Analyysin johtopäätelmät ja toiminta Jatkuva suunnittelu 2. Kehityksen seuranta ja arviointi Johtamistoiminnot ja kommunikoi -nti

20 Tuloksen arvon laskennan peruselementit ja termit Lyhenne Termi Selite ACWP (AC) Actual Cost of Work Performed (Actual Cost) Toteutuneen työn tai työpaketin (WBS component) toteutuneet kustannukset tietyllä ajanjaksolla.(todellinen arvo/kustannus) BCWS (PV) BCWP (EV) Budgeted Cost of Work Scheduled (Planned value) Budgeted Cost of Work Performed (Earned Value) Aikataulutetun työn tai työpaketin budjetoidut kustannukset (Suunniteltu arvo/kustannus) Toteutuneen työn budjetoidut kustannukset (Tuloksen arvo) BAC Budget At Completion Kokonaisbudjetti EAC Estimate At Completion Arvioitu kokonaiskustannus projektille, työlle tai työpaketille sen valmistuttua EAC = BCWP / BAC (BAC / CPI)

21 Tuloksen arvon laskennan lisäelementit ja termit Lyhenne Termi Selite SV Schedule Variance Aikatauluero SV = BCWP BCWS Jos SV < 0, työt jäljessä suunnitellusta aikataulusta SVI SPI Schedule Variance Index Schedule Performance Index Aikataulueroindeksi SVI = SV / BCWS Aikataulutehokkuusindeksi SPI = BCWP / BCWS Jos SPI < 1, suunniteltua alhaisempi aikataulutehokkuus CV Cost Variance Kustannusero CV = BCWP ACWP Jos CV < 0, tehty työ on maksanut suunniteltua enemmän CVI Cost Variance Index Kustannuseroindeksi CVI = CV / BCWP CPI Cost Performance Index Kustannustehokkuusindeksi CPI = BCWP / ACWP JOS CPI < 1, suunniteltua alhaisempi kustannustehokkuus ETC Estimate To Completion Arvioitu tarvittava kustannus, jotta projekti, työ tai työpaketti on valmis ETC = EAC - BAC

22 Esimerkin kautta

23 Omakotitaloprojekti Salmisen perhe rakentaa omakotitaloa ja tarkastelevat kustannuksia työnjohtajan kanssa: Näyttäisi, että projektille ei ole tullut kustannuksia siinä määrin, kuin aikataulun mukaan olisi pitänyt Kustannukset suunnitelman mukaan , mutta toteutuneita kustannuksia on kertynyt toteutumien seurantaraportointiin vain edestä Onko projekti tämän perusteella menossa alle budjetin vai pitäisikö tilannetta analysoida tarkemmin? Mitä toimenpiteitä pitäisi tehdä projektin johtamisen näkökulmasta?

24 Omakotitaloprojekti yksityiskohtaisempi tarkastelu Aikataulun mukaisesti nykyhetkellä pitäisi olla perustukset tehty, runko pystyssä, vesikatto ja sisäkatto valmiina, ikkunat ja ovet asennettuna, LVI- ja sähkötyöt tehtynä. Näiden työvaiheiden kokonaiskustannukset on (=62% kokonaisbudjetista) Mitkä työt on tehty ja missä vaiheessa rakennusprojekti on oikeasti Sähkötöitä ei ole kuitenkaan vielä aloitettu ja LVI-töiden osalta keittiön ja saunan/pesuhuoneen työt ovat tekemättä. Niiden loppuun saattamiseen on budjetissa vielä varattu Lisäksi ikkunoiden asennus on kesken ja arvion mukaan siihen täytyy varata vielä viikon työpanos kirvesmiehiltä, jolloin asennusten asennusten loppuunsaattaminen tulee maksamaan vielä noin 6000 Nämä huomioiden valmiin työn arvo on jolloin projektin valmiusaste on 43% Lisäksi huomataan, että rungon viimeistelytyöstä (eristeiden ja sisäpaneelien asennus) on maksettu etukäteen erilliselle asennusporukalle urakkahinta 4000, joka on mukana toteutuneiden kustannusten raportoinnissa ( ), vaikka rungon viimeistelytyötä ei ole lainkaan edes aloitettu Korjataan toteutuneiden kustannusten raportointi vastaamaan suoriteperusteista kustannusten seurantaa ( )

25 Aikataulutetun ja toteutuneen työn kustannukset Kustannukset ( ) Kokonaisbudjetti (BAC), BCWS ACWP 0 Nykyhetki 13 Aika (kk)

26 Tuloksen arvo Kustannukset ( ) Kokonaisbudjetti (BAC), BCWS ACWP BCWP Suunnitelman mukaan / * 100% = 62 % työstä pitäisi olla valmiina. Vasta 43 % on kuitenkin tehty. Tuloksen arvo = EV = BCWP = 43 % * = Nykyhetki 13 Aika (kk)

27 Kustannus- ja aikatauluero Kustannukset ( ) Kokonaisbudjetti (BAC), BCWS ACWP BCWP Kustannusero (CV) = BCWP - ACWP = Aikatauluero (SV) = BCWP BCWS = Nykyhetki 13 Aika (kk)

28 Kustannusero ja siihen liittyvät tunnusluvut Kustannukset ( ) Kokonaisbudjetti (BAC), BCWS ACWP BCWP Kustannusero (CV) = BCWP - ACWP = Kustannuseroindeksi (CVI) = 100 % * CV / BCWP = 100%*-24000/86000 = -28 % Kustannustehokkuusindeksi (CPI) =BCWP / ACWP =86000 / =0,78 0 Nykyhetki 13 Aika (kk)

29 Aikatauluero ja siihen liittyvät tunnusluvut Kustannukset ( ) Kokonaisbudjetti (BAC), BCWS ACWP BCWP Aikatauluero (SV) = BCWP BCWS = Aikataulutehokkuusindeksi (SPI) = BCWP / BCWS = / = 0,69 Aikataulueroindeksi (SVI) = 100 % * SV / BCWS = =100%*-38000/ = Nykyhetki 13 Aika (kk)

30 Projektin kokonaiskustannusten ja aikataulun arviointi Kokonaisbudjetin arviot voivat perustua erilaisille oletuksille miten projektin loppuosa etenee: Projektin loppuosa etenee alkuperäisen budjetin ja/tai aikataulun mukaisesti Kustannusten ja/tai aikataulun ylittyminen jatkuu projektin loppuosan ajan samanlaisena Viivästymiset aihettavat ylimääräisiä kustannuksia ja/tai viivästymisiä jatkossa Miksi arvioida kokonaiskustannuksia ja valmistumisaikataulua?

31 Skenaarioita

32 Projekti loppuosa etenee alkuperäisen budjetin mukaisesti Kustannukset ( ) Valmistumishetken kustannusarvio = BCWS Kustannusero (CV) = BCWP - ACWP = ACWP BCWP 0 Nykyhetki 13 Aika (kk)

33 Kustannusten ja aikataulun ylittyminen jatkuu projisoidusti Kustannukset ( ) Valmistumishetken kustannusarvio EAC = BAC / CPI = / 0,78 = ACWP BCWS BCWP Arvio projektin kestolle = Suunniteltu kesto / SPI = 13kk/ 0,69 = 18,84kk 0 Aika (kk) Nykyhetki 13 19

34 Tuloksen arvo laskennasta Tuloksen arvo laskennan soveltaminen perustuu aina valmiusasteen arviointiin Usein kuitenkin on helpompi arvioida jäljellä olevaa kestoa tai työmäärää, josta voidaan johtaa valmiusaste (jos toteutuneen työn määrä on tiedossa) Esimerkiksi: Toteutunut kustannus/työmäärä 120 euroa tai h Arvio jäljellä olevasta 40 Valmiusaste siis on 75% Huom: tämä voidaan tehdä vain tietyin edellytyksin Jos alkuperäinen budjetti on ollut 40, niin tuloksen arvo = 30 (euroa tai h) Tuloksen arvo laskennan soveltaminen vaatii tehokkaan seuranta- / tiedonkeruujärjestelmän ja seurannan toteuttamisen riittävän yksityiskohtaisella erittelyn tasolla

35 Valmiusasteen arvioinnin helpottaminen Yksityiskohtaisempi ositus Etukäteen määritetyt selkeät kriteerit valmiusasteille esim. etappien kuvaaminen etukäteen ja sitominen valmiusastelukuihin Approksimointi tehtävän tilan kuvauksen perusteella: ei aloitettu : 0 % ; aloitettu : 25% ; melkein valmis : 50 % ; valmis : 75 % ; seuraavan tehtävän vastuuhenkilön vastaanottama ja hyväksymä : 100 %

36 Miksi tuloksen arvo laskenta on tärkeää? Tarve mitattaville ohjausmenetelmille Tarve paremmalle ennustamiselle Tarve läpinäkyvälle ja luotettavalle projektiraportoinnille Tuloksen arvo laskennalla on keskeinen rooli projektin hallinnan ja johdon kysymysille Edellä vai jäljessä aikataulua? Kuinka tehokkaasti aikaa käytetään? Milloin projekti on todennäköisesti valmis? Budjetin yli vai alle ko. ajanhetkellä? Kuinka tehokkaasti käytetään resursseja? Mitä jäljellä oleva työ arviolta maksaa? Paljonko koko projekti lopulta arviolta maksaa? Kuinka paljon tullaan arviolta ylittämään tai alittamaan (alkuperäinen) budjetti?

37 Tuloksen arvo laskennan hyödyt projektimanagerille Missä ongelmia ilmenee Ovatko ongelmat kriittisiä vai ei Mitä toimenpiteitä tarvitaan, jotta projekti saadana takaisin raiteilleen

38 Agenda Teeman jälkeen opiskelija osaa: Määritellä projektin etenemisen seurannan ja tuloksen arvo laskennan peruskäsitteet, -menetelmät, -kaavat sekä lainalaisuudet Hyödyntää projektin etenemisen seurannan ja tuloksen arvo laskennan menetelmiä, erityisesti toisessa harjoituksessa (Harjoitus 2.)