Syötetään tehtävät ja kestot - Task Name ja Duration kentät - puurakenteen saamiseksi käytetään vihreitä nuolia (ylävalikossa) Indent, Outdent

Transkriptio

1 MS Project - yliopistolla käytössä versio 2003, ei lue suoraan 2007 versiolla tehtyjä - versioon 2003 saatavilla Service Pack 3, jossa konvertteri version 2007 tiedostojen lukemiseen, ei asennettu vielä yliopiston koneille. Saa tiedon onko asennettu kohdasta Help About Microsoft Office Project - MS Project on yleisesti käytetty ohjelmisto, mutta ei kuitenkaan sisälly normaaliin Office pakettiin Alkuasetukset - Tools- Options: Calender välilehti: työaika General välilehti: oletustuntihinnat Save välilehti: jos haluaa automaattisesti tallennuksen tietyn ajan jälkeen AutoSave kaikki muut käy oletuksina Jos tehty muutoksia ja halutaan ne voimaan kaikkiin, niin Set as Default valinta ja sitten vasta OK! Syötetään tehtävät ja kestot - Task Name ja Duration kentät - puurakenteen saamiseksi käytetään vihreitä nuolia (ylävalikossa) Indent, Outdent Suunnittelu 30d Asiakashallinta 30d Tuotanto 20d laskutus 20d Toteutus 60d Asiakashallinta 60d Tuotanto 40d laskutus 40d Testaus 20d Asiakashallinta 20d Tuotanto 20d laskutus 20d Määritellään tehtävien väliset yhteydet eli linkit - kerrotaan tehtävien suoritusjärjestys - tapahtuu ketjun näköisellä painikkeella Link Tasks - näkyy Predecessors kohdassa - valitaan peräkkäiset tehtävät ja painetaan LinkTasks painiketta - nyt projektin kesto muuttuu pidemmäksi, kun vaiheita muutetaan peräkkäisiksi Resurssien eli tekijöiden lisääminen - View Resource Sheet - voidaan antaa Nimet, normaali- ja ylityölaskutushinta - Max Units kohtaan voidaan kertoa jos henkilö on esim puolet työajasta kiinni jossain toisessa projektissa, 50 % Matti A Work MA 100% 20,00 /h 30,00 /h Heikki T Work HT 100% 20,00 /h 30,00 /h Liisa L Work LL 100% 20,00 /h 30,00 /h Mikko T Work MT 100% 20,00 /h 30,00 /h Maija L Work ML 100% 20,00 /h 30,00 /h Antti A Work AA 100% 20,00 /h 30,00 /h Katja A Work KA 100% 20,00 /h 30,00 /h Leena T Work LT 100% 20,00 /h 30,00 /h Raija L Work RL 100% 20,00 /h 30,00 /h

2 - kaksoisnapauttamalla nimeä voidaan määritellä aika jolloin ei ole töissä esim lomat kohtaan Nonworkin time - takaisin Gantt näyttöön View Gantt Chart Resurssien varaaminen tehtäviin - Assign Resources (ihmisten päiden näköinen painike) tai Tools Assign Resources - valitaan henkilö ja kiinnitetään tehtävään painamalla Assign - suljetaan Close - ja tehdään uudestaan kaikille tehtäville Poikkeavat tehtävät, esim projektinhallinta - kiinnitetään projektipäällikkö myös projektille koko ajaksi ja päättymisen jälkeen 10 päivää - lisätään resurssi - lisätään uusi tehtävä Projektinhallinta - mennään tehtäväriville, hiiren oikealla näppäimellä saadaan näkyviin Task Information, Predessors välilehdellä muutetaan Type Finnish-to Finnish ja Lag 10d. Tällä saadaan tehtävä päättymään 10 päivää myöhemmin kuin edellinen loppuu. - määritellään sille kesto - kiinnitetään PP sille - tällaiset tehtävät tarvitsee aina harkita tapauskohtaisesti, miten kannattaa toimia Resurssien käytön tarkastelu - View Resource Graph - tai View Resource Usage - tai Assing Resorces henkilö - Graphs Kriittinen polku - saadaan näkyviin View Network Diagram - tai raporttien kautta View _Reports Overview Critical Tasks Raportit - erilaisia valmiita raportteja käytössä - View Reports valintojen taka - Projektin etenemän seuranta - Task Information General välilehdellä on kohta, johon voi syöttää valmiusasteen eli kuinka monta prosenttia kyseisestä tehtävästä on valmiina - seuranta View Tracking Gantt

3 MS Project..ja samat asiat esitettynä vähän toisella tavalla Projektin vaiheet Listaa projektin vaiheet Rakenna hierarkia (indent / outdent) helpommin hahmotettava rakenne Uusia taskeja voi lisätä valitsemalla ylävalikosta: Insert -> New task Poistaa: Edit ->Delete task Projektin vaiheiden linkitys Linkitys maalamalla peräkkäiset vaiheet ja ylävalikosta: Edit-> Link tasks Yksi vaihe tehty toinen alkaa finish to start linkitys vaihe tehty seuraava voi alkaa viiveellä finish to start ja lag Toinen vaihe voi alkaa kun edellistä on tehty vähän Start to start ja lag Työmäärä, kesto ja resurssit Vaiheiden työmäärät tai kestot arvoitu Kesto (Duration) = kesto kalenterissa tai kellossa Työmäärä (Work) = henkilötyöpäivien määrä Unit = Resurssien määrä Duration = Work / Unit

4 Tekijöiden, työmäärän ja keston riippuvuus ( MS Projektissa) Fixed work, työmäärä vakio Effort driven valittu eli tekijöiden määrä vaikuttaa kestoon työmäärä 100 h: kesto yhdellä 100 h mutta kahdella 50 h..jatkuu Fixed units Effort driven [valittu]; resurssien lisääminen lyhentää kestoa, keston lyhentäminen vähentää työtä työmäärä 100 h: kesto yhdellä 100 h mutta kahdella 50 h Effort driven [ei valittu], niin resurssien lisääminen lisää työtä 1 tekijä 100 h 2 tekijää 200 h...jatkuu Fixed duration Effort driven [valittu]; resurssien lisääminen vähentää yksittäisen resurssin kuormitusta kaksi tekijää, niin kesto ei muutu vaan kumpikin tekee puolikasta päivää Effort driven [ei valittu], Resurssien lisääminen lisää työtä kaksi tekijää, niin kesto ei muutu, mutta työmäärä tuplaantuu

5 Tekijöiden kytkeminen vaiheille View -> Resource sheet syötetään resurssit, yleensä ihmisten nimet Asetetaan vaiheiden tyyppi View -> Gantt chart tuplaklikkaus tehtävää ja tiedot välilehdelle task type ja effort driven Linkitetään tekijät eri vaiheille Tool->Assing Resorces syötä tekijät tehtävälle, ei yhteenvetotehtävälle tupla klikkaa tehtävää ja syötä tekijät välilehdelle resources Tuliko ylitöitä View ->Resource Usage Jos ylitöitä joko: Linkitetään vaiheita ettei päällekkäisiä tai annetaan MS Projectin hoitaa Tools -> Level Resources tarkistetaan myös mitä tapahtui Ganttissa tai siirretään vaiheita hiirellä vaiheen aloituspäivälle tulee Start no earlier than - ehto Viimeistely ja tulostaminen Koko projektin kesto Tools -> Options -> view välilehti ja rasti Show project summary task Aikajana näytössä ja tulosteessa hiiren oikea nappi kalenterin päällä, valitse timescale valitse kerrosten määrä (tier) ja niihin sopivat yksiköt (vuosi, kuukausi, viikko,...)

6 Lisämahdollisuuksia Erilaisia kalentereita Resurssien kustannukset Resurssien jakaminen eri projektien kesken yhden työaseman versiona Projektin seuranta toteutuksen aikana baseline etenemisen kirjaus Tracking Gantt sarakkeet ACWP, BCWP,... MS Project server lisämahdollisuudet Tiedon jakaminen ja ylläpito serverin kautta projektin aikataulut dokumenttihallinta Resurssien jakaminen projektien välillä Mitä puuttuu? Liittymät toiminnanohjausjärjestelmiin Budjettiseuranta ei integroitu kirjanpitoon Materiaali voidaan huomioida resursseissa, mutta esimerkiksi hankintojen ajoitus ei onnistu (helposti) Palkkatiedot, työaikakirjaukset ei päivity henkilöstöhallinnasta