Yhteiset periaatteet valtionhallinnon merkittävien ICT:n kehittämistä sisältävien hankkeiden raportoinnissa

Transkriptio

1 Ohje VM/1393/ /2014 Julkisen hallinnon ICT-toiminto versio (5) Yhteiset periaatteet valtionhallinnon merkittävien ICT:n kehittämistä sisältävien hankkeiden raportoinnissa 1 Ohjeen tausta, tarkoitus ja soveltamisala Ohjeen taustalla on tarve ottaa käyttöön hankesalkun hallintaan ja seurantaan yhteinen toimintatapa, jossa merkittäviä ICT:n kehittämistä sisältäviä toiminnan ja palvelujen kehityshankkeita seurataan keskitetysti ja yhtenäisellä tavalla hankkeen elinkaaren ajan hankkeen valmistelusta aina hyötyjen jälkiseurantaan asti. Raportoinnissa hyödynnetään välineenä valtionhallinnon yhteistä hankesalkkuratkaisua. Raportointi jakautuu hankkeen elinkaaren mukaan kolmeen vaiheeseen, jotka ovat: hankkeen valmistelu, toteutus ja hyötyjen todentaminen. Yhteenvedon käsittely tietohallinnon kehittämis- ja koordinaatioryhmässä (TIETOKEKO) sekä tarvittaessa kansliapäällikkökokouksessa VM:n JulkICT-toiminto tekee säännöllisesti yhteenvedon Perustiedot hankesalkkujärjestelmään Hankesuunnitelma ja kustannus-hyötyanalyysi Hankearviointi ja tietohallintolain mukainen VM:n lausunto (jos tarpeen) Tilanneraportti hankesalkkujärjestelmässä säännöllisesti vähintään 3 krt/v (tai useammin; osa hankkeen normaalia seurantaa) Hankkeen päättymisen jälkeen selvitys saavutetuista hyödyistä Hankkeen valmistelu Hankkeen toteutus Hyötyjen todentaminen Hankkeesta vastaava ministeriö / virasto Kuva: Tiivistetty esitys yhteisestä toimintamallista Toimintamallin tarkoituksena on luoda läpinäkyvyyttä ja kokonaisnäkymä valtionhallinnon ICT-sidonnaiseen kehittämiseen, tunnistaa mahdollisia päällekkäisyyksiä sekä kiinnittää huomiota hankkeilla tavoiteltavien hyötyjen toteutumiseen. Yhteiset raportointiperiaatteet koskevat sellaisia toiminnan ja palvelujen kehityshankkeita, jotka sisältävät ICT:n kehittämistä ja joiden arvioidut kokonaiskustannukset ovat hankkeen aikana vähintään miljoona euroa. Rajaus ei ole ehdottoman tarkka vaan pikemminkin suuntaa antava, koska kustannusarvioissakin on jonkin verran vaihtelua. Joka Valtiovarainministeriö Puh tai (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus Valtiovarainministeriö Puh tai

2 2 (5) tapauksessa tarkoituksena on, että kaikki merkittävät ICT:n kehittämistä sisältävät hankkeet olisivat yhteisen seurannan piirissä. 2 Raportointi eri vaiheissa 2.1 Uudet valmisteluvaiheessa olevat hankkeet Hankkeen valmistelu-/suunnitteluvaiheessa siitä täytetään soveltuvin osin kaikki yleistiedot yhteiseen hankesalkkujärjestelmään. Tietoja on järjestelmässä kolmella välilehdellä: perustiedot, kuvaukset sekä kustannukset ja rahoitus. Perustietovälilehden yhteisistä luokitteluista tulee valita hankkeen tyypiksi Toiminnan kehitys & ICT ja kohdasta Kustannusten suuruusluokka joko 1-5 miljoonaa euroa tai yli 5 miljoonaa euroa. Em. luokittelutekijöiden valinnat ovat oleellisia, koska niitä käytetään rajaavina suodatustekijöinä, kun järjestelmässä olevista hankkeista tehdään yhteenvetoja. Valtiontalouden kehysvalmistelun yhteydessä on erikseen pyydetty täyttämään järjestelmään tiedot kehyskaudelle suunnitelluista hankkeista. Jos hanke on jo järjestelmässä valmiina, niin kehysvalmistelun yhteydessä on siten kyse vain tietojen päivityksestä. Asiasta ohjeistetaan tarkemmin kehysvalmisteluun liittyvissä ohjeissa. Hankkeen valmisteluvaiheessa on oleellista tunnistaa merkittävimmät hankkeella tavoiteltavat hyödyt. Hyötyjen realisoinnin tulee olla esillä hankkeen koko elinkaaren ajan ja erityisesti silloin, kun tehdään hankkeen etenemiseen liittyviä päätöksiä. Yli miljoonan euron hankkeista tulee tehdä valmisteluvaiheessa yhteisen hankearviointikehikon mukainen itsearviointi, ja yli viiden miljoonan euron hankkeista pyydetään lisäksi VM:n lausunto. Hankearvioinnista ja lausuntomenettelystä on laadittu erillinen ohjeistus. Tieto tehdystä hankearvioinnista (tai lausunnosta) tulee viedä hankesalkkuun Päätökset-välilehdelle. 2.2 Toteutusvaiheessa olevat hankkeet Kun hanke siirtyy toteutusvaiheeseen, niin yhteisten periaatteiden mukaisesti hankkeesta tulee tehdä hankesalkkujärjestelmässä tilanneraportti vähintään kolme kertaa vuodessa. Raportoinnin yhteiset ajankohdat ovat: vuodenvaihteessa tammikuussa (vuoden lopun tilanne) keväällä toukokuussa (huhtikuun lopun tilanne) syksyllä syyskuussa (elokuun lopun tilanne) Yo. ajankohtien jälkeen hankkeista tehdään yhteenveto tietohallinnon kehittämis- ja koordinaatioryhmälle (TIETOKEKO). Raportoinnin osalta tulee huomioida, että edellä mainitut ajankohdat ovat vain yhteisten raportointiperiaatteiden mukainen minimivaatimus, joten tilanneraportointia voi tehdä hankesalkkujärjestelmässä paljon useamminkin. Jos järjestelmää käytetään esimerkiksi hankkeen ohjausryhmälle tehtävään raportointiin kuukausittain, niin minimivaatimusten mukaista tilanneraportointia ei luonnollisestikaan tarvitse tehdä erikseen, vaan tällöin yhteenvedon koostamisessa käytetään automaattisesti viimeisimmän tilanneraportin mukaisia tietoja. Tilanneraportointi tapahtuu hankesalkkujärjestelmän Raportointi-välilehdellä, jonne päivitetään hankkeen tilanne. Täytettäviä tietoja ovat:

3 3 (5) Raportointikausi, mitä ajanjaksoa tilanneraportti koskee Edistyminen (arvio 10 %-yksikön tarkkuudella) Liikennevalot, joissa näkökulmina: Aikataulu, Kustannukset, Tuotosten laatu ja laajuus, Henkilöstö, Riskit, Hyödyt (liikennevalojen käytöstä on järjestelmässä erillinen ohje raportointi-välilehdellä) Yleistilanne Poikkeamat, ongelmat tai riskit (ml. selitykset, jos liikennevalot keltaisia tai punaisia) Keskeiset aikaansaannokset raportointikaudella Keskeiset tehtävät seuraavalla raportointikaudella Kumulatiivinen kustannusseuranta Budjetti = hankkeen kokonaisbudjetti Toteuma = hankkeen toteutuneet kustannukset Sidotut = sopimuksellisesti tai muulla tavoin sidotut kustannukset Ennuste = ennuste hankkeen kokonaiskustannuksiksi Huom: Hankesalkkuraportoinnissa kustannusten tarkkuustason tulee olla tarkoituksenmukaisella tasolla. Ehdottoman tarkkuuden sijaan tärkeämpää on se, että luvuista käy ilmi suuruusluokka sekä merkittävät muutokset. Kun raportointi-välilehdelle on syötetty tarvittavat tiedot, ne tallennetaan lopuksi raporttihistoriaan ( Raportti valmis -painike). Näin tilannetiedot tallentuvat järjestelmään ja ovat sieltä myöhemmin haettavissa. Tilanneraportoinnin yhteydessä tulee myös aina tarkistaa hankkeen perustietojen ajantasaisuus ja päivittää niitä tarpeen vaatiessa. 2.3 Päättyneiden hankkeiden hyödyt Kun tilanneraportoinnissa mukana ollut merkittävä hanke päättyy, sen tila muutetaan hankesalkkujärjestelmässä päättyneeksi ja vaihetiedoksi laitetaan Hyötyjen jälkiseuranta. Noin 6-12 kuukautta hankkeen päättymisen jälkeen tulee hyötyjen toteutumisesta tehdä yhteenveto, jossa kuvataan erityisesti Tavoitellut hyödyt Hyötyjen realisoitumisen tilanne Toimenpiteet, joilla voidaan edelleen vaikuttaa hyötyjen toteutumiseen Hyötyjen seurannassa on tarkoituksenmukaista keskittyä keskeisiin taloudellisiin ja laadullisiin hyötyihin, joilla hanketta on aikanaan perusteltu ja joita on mielekästä seurata hankkeen päättymisen jälkeen. Hyötyarviot on syytä tarkistaa ja päivittää hankkeen päättymisen yhteydessä. Mittareita voi olla useampia per hyöty. Usein hyödyt toteutuvat vasta selvästi hankkeen päättymisen jälkeen. Sen vuoksi hyötyjen seurantakatsauksen ei ole tarkoitus olla lopullinen ja täysin tyhjentävä, vaan tarkoituksena on varmistaa, että hyötyjen realisointi on lähtenyt liikkeelle. Kyse on siis pikemminkin hyötyjen tilanneraportista kuin lopullisesta arviosta. Hyötyjen seurantatiedot sisältävä lomakepohja löytyy hankesalkun raportointi-välilehden ohjeista (?-painikkeen takaa). Täytetty taulukko tai muu vastaava selvitys viedään hankesalkkujärjestelmässä hankkeen raportointi-välilehdelle liitteeksi ja raportointijaksoksi

4 4 (5) merkitään Hyötyjen jälkiseuranta kk/vvvv. Sen jälkeen raportti tallennetaan ( Raportti valmis -painike). Tässä kohtaa tulee huomioida, että päättyneen hankkeen tila tulee hetkellisesti vaihtaa käynnissä olevaksi, koska muuten raportointia ei pysty tekemään. Tilan voi heti sen jälkeen vaihtaa takaisin päättyneeksi. 3 Roolit ja vastuut Taulukko: Yhteenveto yhteiseen toimintamalliin liittyvistä rooleista ja vastuista Roolit ja vastuut Hankkeen valmistelu Hankkeen toteutus Hyötyjen todentaminen Hankkeen omistaja (tyypillisesti virasto tai laitos) Laatii hankesuunnitelman ja kustannus-hyötyanalyysin Tekee hankearvioinnin ja pyytää tarvittaessa VM:ltä lausunnon Vie hankkeen tiedot yhteiseen hankesalkkujärjestelmään Ohjaa ja seuraa hankkeen toteutusta Huolehtii, että hankkeesta tehdään tilanneraportit yhteisesti sovitulla tavalla Vastaa hyötyjen toteutumisesta ja niiden seurannasta Tekee selvityksen hankkeella saavutetuista hyödyistä Ministeriö Ohjaa toimialansa ICT-hankkeita tietohallintolain tarkoituksen mukaisesti Käsittelee hankkeen rahoitukseen liittyviä asioita Kytkee merkittävät hankkeet virastojen tulosohjaukseen Ohjaa toimialansa ICT-hankkeita tietohallintolain tarkoituksen mukaisesti Seuraa hankkeen tavoitteiden toteutumista Seuraa hankkeella tavoiteltujen hyötyjen toteutumista VM JulkICT Antaa tietohallintolain mukaisen lausunnon merkittävistä hankinnoista Tuottaa uusista hankkeista säännöllisen yhteenvedon TIETOKEKO:lle ja KP-kokoukselle Seuraa tilanneraportointia ja tuottaa säännöllisen yhteenvedon TIETO- KEKO:lle ja KP-kokoukselle Ylläpitää kokonaiskuvaa valtionhallinnon ICT-hankesalkusta Tuottaa raportoiduista hyödyistä yhteenvedon TIETOKEKO:lle ja KP-kokoukselle VM Budjettiosasto Ottaa kantaa hankkeen rahoitukseen osana kehys-/tae-prosessia Ottaa tarvittaessa kantaa hankkeen rahoitukseen osana kehys-/taeprosessia Saa tiedoksi hankkeen toteutuneet hyödyt TIETOKEKO Saa yhteenvedon uusista hankkeista ja niihin liittyvistä VM:n lausunnoista Saa yhteenvedon hankkeiden etenemisestä Saa yhteenvedon raportoiduista hyödyistä KP-kokous (käsittelee hankesalkkuun liittyviä asioita tarvittaessa) Saa yhteenvedon uusista hankkeista ja niihin liittyvistä VM:n lausunnoista sekä mahdollisista TIETO- KEKO:n kannanotoista Saa yhteenvedon hankkeiden etenemisestä sekä mahdollisesti siihen liittyvistä TIETOKEKO:n kannanotoista Saa yhteenvedon raportoiduista hyödyistä sekä mahdollisesti niihin liittyvistä TIETOKEKO:n kannanotoista 4 Muuta huomioitavaa Hankkeiden tietoja tallennetaan yhteiseen hankesalkkujärjestelmään vain siltä osin, mitä on mahdollista tallentaa perustason tietoturvavaatimukset täyttävään järjestelmään. Käytännössä kyse on julkisesta tiedosta. Tämän ohjeen mukaiset periaatteet luovat yhteiset vähimmäisvaatimukset hanketietojen raportoinnille. Näiden lisäksi hallinnonaloilla tai virastoilla voi olla yhteisiä periaatteita täydentäviä tai täsmentäviä omia ohjeitaan. Lisätietoja hankesalkun hallinnan ja seurannan yhteisistä toimintatavoista Valtiovarainministeriö Julkisen hallinnon ICT-toiminto Neuvotteleva virkamies Toni Äikäs p etunimi.sukunimi@vm.fi

5 5 (5) Ohjeen päivityshistoria Versio, päivämäärä Kommentit 1.0, Alkuperäinen ohje 1.1, Tehty muutama pieni korjaus seurantaraportointia koskevaan osioon 1.2, Täsmennetty päättyneiden hankkeiden hyötyjen jälkiseurantaa sekä ohjeen soveltamisalaa olemassa olevan käytännön mukaiseksi.