Kyselytunti Erasmus liikkuvuuden loppuraportoinnista

Transkriptio

1 Kyselytunti Erasmus liikkuvuuden loppuraportoinnista Erasmus-yhdyshenkilöiden syystapaaminen Johanna Virta

2 Raportointi syksyllä 2012 Liikkuvuuden loppuraportoinnin jättöpäivä (myöhemmin kuin aiemmin!) Lue raportointiohjeet läpi ennen raportoinnin aloittamista ja ongelmatilanteissa! [Valittu toiminto] Osallistujalle Hallinnointi ja sopimusliitteet

3 Siirtomahdollisuudet (MOB) Siirtosäännöt ovat aiempaa väljemmät Lukuvuonna toimintojen välillä voi siirtää: enintään 100 % opiskelijavaihtoapurahoista harjoittelijavaihtoapurahoihin (tai päinvastoin) enintään 100 % opettajavaihtoapurahoista henkilökuntavaihtoapurahoihin (tai päinvastoin) enintään 100 % OM-tuesta opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon ja/tai opettaja-ja hlökuntavaihtoon enintään 20 % opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahoista opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon opiskelija- ja harjoittelijavaihtoapurahoista ei saa siirtää muihin toimintoihin.

4 Siirtomahdollisuudet (MOB) Muita siirtoja ei sallita! Jos korkeakoulu/konsortio päättää tehdä siirtoja, siitä tulee ilmoittaa etukäteen kirjallisesti CIMOon. Tehdyt siirrot raportoidaan myös loppuraportin yhteydessä erillisellä lomakkeella. Maksettujen apurahojen kokonaismäärä ei saa ylittää CIMOn myöntämän tuen määrää. Käytettävissä oleva tuki = myönnetty tuki +/- siirrot Maksuja ja niiden siirtoja saa tehdä loppuraportin jättöpäivään saakka mutta vaihtojen pitää toteutua sopimuskauden loppuun mennessä, SMP:n lokakuun loppuun mennessä.

5 OM-tuki Perustuu arvioituun liikkujien määrää Laskutapa: tuki liikkujaa (yksikköä) kohti Kategoriat: 1-25 / / / 401- Jos määrä arvioitua vähempi, osa voidaan periä takaisin Liikkumavara: 10 % arvioiduista liikkujista Mahdollisuus tehdä siirto muihin kategorioihin

6 Loppuraportin osat (MOB) SÄHKÖISESTI 1. Sähköinen raportointityökalu 4. Saapuneiden opiskelijoiden ja harjoittelujoiden lukumäärät maittain (sähk. webropol-lomake) PAPERILLA Tulostetaan toiminnoittain tilasto- ja talousraportit (2 kpl / toiminto) ja excel-listat liikkujista allekirjoitukset (laillinen edustaja) 2. Ilmoitus tehdyistä siirroista (erillinen Wordlomake) 3. Raportti OM-tuen käytöstä (vapaamuotoinen, vain tuen kokonaiskäyttö, allekirjoitus oltava) 5. Sanallinen raportti Erasmusliikkuvuudesta (webropol; Word-pohja kirjoittamisen avuksi)

7 Sähköinen raportointi Korkeakouluittain luotu 1 kpl (tai pyynnöstä useampia) raportointitunnuksia Raportointi mennessä Katseluoikeus asti

8 Sähköinen raportointi muistilista (MOB) Maksetut apurahat eivät saa ylittää myönnetyn tuen määrää missään toiminnossa raportoinnissa Yksittäiselle liikkujalle maksetun tuen ei tule ylittää apurahan maksimimäärää (poikkeukset: vain force majeur ) Vaihtojen kestot ovat sääntöjen mukaiset EILC-kurssin kesto on laskettu mukaan vaihdon kokonaispituuteen, ja EILC-apuraha mukaan kokonaisapurahaan. (Huom. EILC-kurssin ajalta ei kuitenkaan makseta Erasmus-kk-apurahaa). Vain yksi Erasmus-opiskelijavaihto per opiskelija (ei poikkeuksia edes nolla-apurahalla)

9 Vaihtojakson kesto (MOB) Keston raportointi sekä apurahan maksu tapahtuvat toteutuneen keston mukaan, ei suunnitellun! Kesto määritellään osallistumistodistuksesta (esim. Letter of Confirmation), jonka vastaanottava korkeakoulu / organisaatio täyttää vaihdon lopuksi

10 Vaihtojakson kesto SMS + SMP (MOB) Pyöristys: Jos vaihdon kesto yli 3 kk, voidaan kesto pyöristää seuraavaan täyteen kuukauteen, jos edellinen täysi kuukausi ylittyy vähintään 2 viikolla (= 14 pv) Keston voi myös raportoida ¼ kuukauden tarkkuudella Vaihtojakson vähimmäis- / enimmäiskesto: määrittely tapahtuu todellisten aloittamis- ja päättymispäivämäärien perusteella: ei voi pyöristää Jos ehdot eivät täyty (tai apurahan kesk. kuukausimäärä sallittua suurempi) force majeur syistä > ilmoitus CIMOon & merkintä raporttiin

11 Apurahan suuruudet SMS: SMP: Poikkeus: Bulgaria, Liettua, Romania, Turkki: max Myös nk. nolla-apuraha jos muutoin täyttää kaikki Erasmusvaihdon ehdot (opas 4.3.) Opettaja- ja henkilökunta: kokonaisapuraha enimmäismäärään vaikuttaa todellinen kesto (1-7 pv / 8-14 pv / pv) kohdemaa (päiväkohtaiset maksimit ks. opas liite 3)

12 Tiedon syöttäminen sähköisesti Vaihtojen tiedot syötetään joko Yksitellen tai Koottuina excel- / csv-taulukoiksi (Mielellään xlsxmuodossa. Ongelmatilanteissa käytä csv (Comma delimited) -muotoa!). Järjestelmä huomauttaa virheellisestä tiedosta Listaus virheiden tarkistaminen Jos kohdekorkeakoulun koodi ei toimi valitse Other muodossa maakoodi XX (esim. UK XX) ja kirjoita kommenttikenttään tiedossa oleva korkeakoulun nimi.

13 Raporttien tulostaminen Talousraportti Display Allekirjoitettava talousraportti TARK. Ei voi olla enemmän kuin Erasmus-tuki! Tulostetaan 2 kpl toiminnoittain + excel-listat Excel-listat liikkujista Sovita paperille Syötettyjen tiedot oltava näkyvissä kokonaisina Vaakamuoto, fonttikoon pienennys

14 Kysyttävää???

15 Kiitos!