Projektien suunnittelu: laajuus, aikataulu ja resurssit

Transkriptio

1 Projektien suunnittelu: laajuus, aikataulu ja resurssit Karlos Artto TU-C3010 Projektien suunnittelu ja ohjaus, kevät 2018 Aalto-yliopisto, Perustieteiden korkeakoulu, Tuotantotalous

2 luennon tavoitteet Ymmärtää projektin johtamisen keskeisiä lainalaisuuksia: Esim. projektin alkuvaiheen tärkeys Lainalaisuuksien vaikutus projektinhallinnan keskeiseen sisältöön Oppia projektinhallinnan johtamismenetelmiä ja tunnistaa niiden merkitys projektin ja yritystoiminnan johtamiselle: Projektien suunnittelu sekä laajuuden, aikataulun ja resurssien hallinta

3 Tunnista projektisi rajat: määrittele, suunnittele, tunne [projektisi] ulkoinen ympäristö Yksi projekti on kaksi projektia Asiakkaan investointiprojekti Projektitoimittajan toimitusprojekti

4 Yksi projekti on kaksi projektia Valmistelu Toteutus, valvonta Käyttö, operaatiot Systeemin elinkaari (System lifecycle) Ennen (Pre-project phase) Projekti (Project phase) Jälkeen (Post-project phase) Myynti Toteutus Käytön tukeminen (esim. palvelut)

5 Asiakkaan investointiprojekti ja (projekti-)toimittajan toimitusprojekti Investointiprojekti (asiakkaan/tilaajan näkökulma) Ideointi ja valmistelu Projektin toteutus, toimituksen valvonta Käyttö Tilaus Käyttöönotto Sopimus Luovutus Markkinointi ja myynti Projektin toteutus Käytön tukeminen Toimitusprojekti (projektitoimittajan näkökulma) Projektien suunnittelu ja ohjaus / Projekti, projektinhallinta, projektiliiketoiminta

6 Näkökulman laajentaminen useampaan kuin kahteen projektiin: Multiple projects [of different firms] connected to the final customer s investment project Adapted from: Artto K., Heinonen R., Arenius M., Kovanen V., Nyberg T., Global Project Business and the Dynamics of Change, Technology Development Centre Finland and Project Management Association Finland, Helsinki, Finland, 147 p. Investment Decision Takeover Hierarchy Level Project-oriented Preparation Execution Operation Final investment project Sales and Marketing Contract Execution Handing Over After-sales services Contract Handing Over Delivery project (sub-project for the final project) Sales and Marketing Execution After-sales services Sales and Marketing Contract Execution Handing Over After-sales services Delivery project (sub-sub-project for the final project) Order Delivery Production After-sales services Order Delivery Production After-sales services Purchase of a customised product from a supplier (MTO) Standard Product Oriented Delivery Order Delivery Order Purchase of a standard product(s) or component(s) from a supplier (MTS)

7 Projektin elinkaari Ideointi, valmistelu / Markkinointi ja myynti Aloitus ja määrittely Projektin toteutus Toteutus Suunnittelu Ohjaus Päättäminen Käyttö / Käytön tukeminen Kokonaisuuden hallinta (projektin alussa ja projektin aikana) Laajuuden hallinta Aikataulun ja resurssien hallinta Kustannusten hallinta Hankintojen hallinta Riskienhallinta Laadunhallinta Viestintä ja tiedonhallinta

8 Toteutuneet kustannukset ja vaikutusmahdollisuudet kustannuksiin Mahdollisuus vaikuttaa projektin kokonaiskustannuksiin Vaikutusmahdollisuus Toteutuneet kustannukset Toteutuneiden kustannusten kertymä Ideointi, mahdollisuuksien kartoitus ja valmistelu Projektin toteutus Projektin tulosten käyttö ja käytön tukeminen

9 Päätöksen tärkeys ja päätöksien määrä Päätöksen tärkeys ja päätökseen liittyvä riski Päätösten lukumäärä Tyypillisen yksittäisen päätöksen tärkeys ja päätökseen liittyvä riski Päätösten lukumäärä Ideointi, mahdollisuuksien kartoitus ja valmistelu Projektin toteutus Projektin tulosten käyttö ja käytön tukeminen

10 Elinkaarikustannuksen elementit Tuotot Tuotto Tuotto Tuotto Tuotto Jäännösarvo + _ Käyttöhenkilökunnan koulutus Käyttökustannus ja vuosihuollon kustannus Käyttökustannus Käyttö- ja ylläpitokustannus Käyttökustannus Käyttö- ja ylläpitokustannus Käytöstä poiston kustannus Aika Kustannukset Projektin ostohinta (investointikustannus) Ideointi, mahdollisuuksien kartoitus ja valmistelu Projektin toteutus Projektin tulosten käyttö ja käytön tukeminen

11 Projektisuunnitelman sisältö 1. Tausta ja hyödyt 2. Päämäärä ja tavoitteet 3. Riskit ja riskienhallinta 4. Projektiorganisaatio ja vastuut 5. Laajuus ja laajuuden hallinta 6. Työn ositus 7. Aikataulu ja aikataulun hallinta 8. Resurssit ja resurssien hallinta 9. Budjetti ja kustannusten hallinta 10. Hankintojen hallinta 11. Raportointi ja viestintä 12. Täydentävät osiot ja liitteet

12 Projektikuvaus, -esitys ja suunnitelma projektin kokonaisuuden hallinnan välineinä Aloitus ja määrittely Projektin toteutus Suunnittelu Toteutus Ohjaus Päättäminen Projektikuvaus Projektiesitys Projektisuunnitelma Päivitetyt versiot

13 Projektin johtamisen prosessit vaiheessa/projektissa Projektin määrittely Ongelman ja muutostarpeen kuvaus Päämäärän ja tavoitteiden kuvaus Menestyskriteerien tunnistaminen Oletusten, riskien ja esteiden kuvaus Projektiesityksen/-suunnitelman laatiminen Yhteisten kokousten pitäminen Suunnitelman toteutus Projektitiimin organisointi Tiimin toimintatapojen määrittely Resurssien allokointi tehtäville Tehtävien/töiden tarkka kuvaus Töiden dokumentointi ja toteutus Projektin päättäminen Asiakkaan hyväksymisen hankkiminen Projektin tuotteen käyttöönotto Dokumenttien viimeistely Päätöskokouksen/palautekokouksen pitäminen Projektin loppuraportin laatiminen Aloitus ja määrittely Toteutus Päättäminen Suunnittelu Ohjaus Yksityiskohtaisen suunnitelman laatiminen Projektin tehtävien määrittely Tehtävien keston arviointi Resurssitarpeiden arviointi Tehtäväverkon analysointi Projektitiimin kokoonpano Projektisuunnitelman laatiminen Yhteisten kokousten pitäminen Edistymisen seuranta ja projektin ohjaus Edistymisen seurannan raportointi Muutosten hallinnan menetelmät Projektin edistymisen seuranta, vertailu tavoitteisiin/suunnitelmiin (poikkeamaraportointi) Projektisuunnitelman muutokset

14 Vaiheiden välinen yhteys Suunnitteluvaihe Aloitus ja määrittely Toteutus Suunnittelu Ohjaus Toteutusvaihe Aloitus ja määrittely Toteutus Suunnittelu Vaihe n Aloitus ja määrittely Suunnittelu Päättäminen Ohjaus Toteutus Päättäminen Ohjaus Päättäminen

15 Prosessien päällekkäisyys vaiheessa/projektissa Toiminnan/ tekemisen taso Aloitus ja määrittely Suunnittelu Toteutus Ohjaus Päättäminen Vaiheen alku AIKA Vaiheen loppu

16 Projektin laajuuden ja työn määrittely Järkevä, tavoitteellinen toiminta edellyttää laajuuden (projektin tuote) ja tekemisen (työ, tehtävät, resurssit, kustannus) rajaamisen Määritellään mitä ollaan tekemässä sekä mitä projektiin kuuluu ja mitä ei Reunaehdot tulevat asiakkaalta ja sidosryhmiltä: Asiakas/kilpailijat ja muut toimijat markkinoilla Viranomaiset Yhteistyökumppanit/alihankkijat Muut sidosryhmät Projektin laajuus voidaan määritellä perustuen: Projektin tuotteen suorituskykyyn ja toiminnallisuuteen tai projektin kautta tavoiteltavan muutoksen määrittelyyn Projektin tuotteen tekniseen määrittelyyn Laajuuden määrittelyn pohjalta määritellään projektissa tehtävä työ

17 Projektin ositus tuotteen ositus (tai tuoterakenne, Product Breakdown Structure, PBS). työn ositus (Work Breakdown Structure, WBS). Työn ositus tukee työn jakamista itsenäisesti suunniteltaviin ja toteutettaviin tehtäväkokonaisuuksiin. Parempi ymmärrys projektista Mikä on projektin laajuus? Missä aikataulussa sen voi toteuttaa? Mitä resursseja tarvitaan työn toteuttamiseksi? Mitkä ovat projektin kustannukset? yrityksen organisaatiorakenne (tai organisaation ositus, Organization Breakdown Structure, OBS) yrityksen kustannuslajirakenne (tai kustannusten ositus, Cost Breakdown Structure, CBS).

18 Työn ositus Työn ositus lähtee projektin tuotteesta, joka voidaan jakaa myös osatuotteiksi (tai osatuloksiksi) tietyllä hierarkian tasolla Projektin tuotteen tai osatuotteiden toteutus jaetaan tehtäväkokonaisuuksiin, tehtäväkokonaisuudet pienemmiksi osiksi ja edelleen yksittäisiksi työpaketeiksi ja tehtäviksi. Työn osituksen erittelyperiaatteet ovat: tuotteen ja osatulosten erittely projektityön tekemistä kuvaava erittely maantieteellinen erittely osastokohtainen erittely

19 Työn ositus Talo Perustukset ja ulkopuoliset rakenteet Runko- ja vesikattorakenteet Täydentävät rakenteet (Muut osat) Ulkoseinät Kantavat väliseinät LVIS-läpimenot Laatat ja palkit (Muut osat) Tuotteen ja osatulosten erittely: Tuotteen fyysisten osien mukaan Suunnittelu Rakentaminen Tarkastus Käyttöönotto Projektityön tekemistä kuvaava erittely

20 Talonrakennusprojektin työn osituksen runko, jota tarkennetaan tekemistä kuvaavilla elementeillä Talonrakennusprojekti Rakennuttaminen ja työmaatekniikka Maa- ja pohjarakennus Perustukset ja ulkopuoliset rakenteet Täydentävät rakenteet Kalusteet, varusteet ja laitteet Runko- ja vesikattorakenteet Pintarakenteet Konetekniset laitteet ja työt Suunnittelu Luvat Mittaukset Katselmukset Johto ja valvonta Kuljetukset Työvälineiden hankinta Raivaus Maankaivuu Louhinta Salaojat ja kaivot Täyttö ja tiivistys Telineet Anturat Alapohja Perusmuuri Alapohjat Kantavat pysty- ja vaakarakenteet Ulkoseinät Kantavat väliseinät LVISläpimenot Laatat ja palkit Ulkotasot ja katokset Kattorakenteet Vesikatto Ikkunat Ulko- ja sisäovet Kevyet väliseinät Tasoitetyöt Pintabetonilattiat Alakatot Räystäskourut Sisäseinien pinnoitteet Sisäkattojen pinnoitteet Ulkoseinien pintamateriaalit Keittiön kalusteet ja varusteet Kylpyhuoneen kalusteet ja varusteet Muut varusteet ja laitteet Lämmönkehitys ja jakelu Vesi- ja viemärilaitteet Ilmanvaihto Sähkö Valaistus

21 Tehtävälista. työpaketille, joka sisältää urakoitsijan työn loppuvaiheet Nro Tehtävä Kesto Edeltäjät (päivää) 21 Kantavat rakenteet Ulkoseinät LVIS-läpimenot Muuratut väliseinät Pintabetonilattiat 9 23, Kattorakenteet Vesikatto Ikkunat Tasoitetyöt 11 25, Alakatot 18 25, LVIS-työt Kevyet väliseinät Sisäovet 4 29, Välitarkastus 1 28, 31, 33

22 Tehtäväverkko urakoitsijan töiden loppuvaiheen tehtävistä Ulkoseinät 10 Kattorakenteet 7 Vesikatto 7 Ikkunat 6 Tasoitetyöt 11 Kantavat rakenteet 10 LVISläpimenot Alakatot 18 Kevyet väliseinät 17 Sisäovet 4 Välitarkastus 1 5 Pintabetonilattiat LVIS-työt 20 Muuratut väliseinät 9 8

23 Janakaavio (ja murtoviiva = tehtävien valmiusasteen seuraaminen) Kantavat rakenteet Ulkoseinät LVIS-läpimenot Muuratut väliseinät Pintabetonilattiat Kattorakenteet Vesikatto Ikkunat Tasoitetyöt Alakatot LVIS-työt Kevyet väliseinät Sisäovet Välitarkastus 10 Nykyhetki Päivää

24 Virstanpylväskaavio Valmistelut tehty Raivaustyöt ja perustukset tehty Runko- ja täydentävät rakenteet tehty Pinnat, varusteet ja konetekniset työt tehty Tammi Huhti Elo Tammi Touko Aika (kk)

25 Tehtäväverkon esitysmuotoja Activity-on-node Tehtävä A Tehtävä B Tehtävä D Tehtävä C Activity-on-arrow Tehtävä C Tehtävä D

26 Tehtävien keston määrittäminen Tallennettu historiatietoa aikaisemmista projekteista Asiantuntija-arvio Hyödynnetään aikaisempaa kokemusta vastaavantyyppisistä tehtävistä Alihankkijoiden tai muiden ulkopuolisten asiantuntemus Arvion tekeminen asiantuntijaryhmässä Kolmen pisteen arvio (PERT menetelmän mukaan) Tehtävät yleensä kestävät ainakin niille varatun ajan Tehtävän kesto riippuu käytettävissä olevista resursseista ja niiden kuormittamisesta

27 Kolmen pisteen arvio Todennäköisyys Todennäköisin Minimi Maksimi Aika Keskiarvo = Minimi+4*Todennäköisin + Maksimi 6

28 Tehtäväverkko - käsitteitä Tehtävä Kriittinen tehtävä Kriittinen polku Pelivara Virstanpylväs

29 Tehtävään kirjattavat tiedot ja erilaisia riippuvuuksia AA MA T K PV AP MP LA = Lopusta alkuun LL = Lopusta loppuun Tehtävä A Tehtävä A Tehtävä B Tehtävä B T = Tehtävä K = Kesto PV = Pelivara AA = Alusta alkuun Tehtävä A Tehtävä B AA = Aikaisin aloitus AP = Aikaisin päättäminen MA = Myöhäisin aloitus MP = Myöhäisin päättäminen AL = Alusta loppuun Tehtävä A Tehtävä B

30 Tehtävään kirjattavat tiedot AA AP ES EF MA T K PV MP LS Activity DU LF T = Tehtävä K = Kesto PV = Pelivara AA = Aikaisin aloitus AP = Aikaisin päättäminen MA = Myöhäisin aloitus MP = Myöhäisin päättäminen ES = Earliest Start EF = Earliest Finish LS = Latest Start LF = Latest Finish

31 Pihaprojektin työn ositus Work Breakdown Structure (WBS) Yard project Cleanup Cut grass Trimwork Prepare equipment Trim hedge Mow front45 Mow back30 Put gas in equipment 5 Get hedge clipper 5 Pick up trash 15 Bag grass 30 Bundle hedge clippings 15 Haul clippings/trash to dump 45 Weeds 30 Edge sidewalk 15 Trim hedge 30

32 Trim weeds 30 Tehtäväverkko ES Activity DU 0 Pick up tr. Mow front Mow back y Bag grass 30 0 Put gas in e. 5 Edge sidew. 15 Bundle trash 15 Haul trash 45 0 Get hedge cl 5 Trim hedge 30

33 Alusta loppuun -laskenta: Lasketaan tehtävien aikaisin aloitus ja aikaisin päättäminen Trim weeds 30 ES EF Activity DU 0 15 Pick up tr Put gas in e Mow front Edge sidew Mow back y Bag grass Bundle trash Haul trash Get hedge cl Trim hedge 30

34 Lopusta alkuun laskenta: lasketaan tehtävien myöhäisin päättäminen ja myöhäisin aloitus Trim weeds ES EF Activity DU LS LF 0 15 Pick up tr Put gas in e Get hedge cl Mow front Edge sidew Trim hedge Mow back y Bag grass Bundle trash Haul trash

35 Lasketaan tehtävien pelivara ja tunnistetaan kriittinen polku Trim weeds ES EF Activity DU LS LF 0 15 Pick up tr Put gas in e Get hedge cl Mow front Edge sidew Trim hedge Mow back y Bag grass Bundle trash Haul trash

36 Gantt -kaavio Pick up trash Put gas in equipment Get out hedge clipper Trim weeds Mow front lawn Edge sidewalk Trim hedge Mow back yard Bag grass & trash Bundle hedge clippings Haul away trash Task with float Critical task Minutes

37 Etenemisen seuranta Gantt -kaaviossa Time now Pick up trash Put gas in equipment Get out hedge clipper Trim weeds Mow front lawn Edge sidewalk Trim hedge Mow back yard Bag grass & trash Bundle hedge clippings Haul away trash Minutes Task with float Critical task Time now

38 Resurssihistogrammi Resource Usage Minutes = Wife 1 = Husband Minutes

39 Resurssit Ihmiset Laitteet Tilat Materiaalit (ja/tai ulkopuoliset palvelut) Raha

40 Resurssien allokointi projektin työpaketeille (tehtäville) yrityksen organisaatiorakenteen yksiköistä Työn ositus eli WBS Yrityksen organisaatiorakenne eli OBS Työpaketit

41 S-käyrä Resurssit tai kustannukset Aika

42 Aikataulun nopeuttaminen: rinnakkaissuunnittelu (concurrent engineering) ja nopean toteutuksen periaate (fast tracking) Alustava janakaavio ja kokonaisaikataulu Aika Janakaavio ja kokonaisaikataulu, kun tehtäviä ajoitetaan rinnakkain Aika

43 Investointiin sidottujen kustannusten myöhästäminen (esim. fast tracking -periaatteella) Resurssit tai kustannukset Aika

44 Ensi viikon Projektien suunnittelu - luennolla Projektin kustannusten hallinta kpl 4.4 Riskienhallinta kpl 4.6 Projektien suunnittelu ja ohjaus / Projekti, projektinhallinta, projektiliiketoiminta