Suullinen esittäminen ja esiintymistaito

Transkriptio

1 Suullinen esittäminen ja esiintymistaito Viestintä ja projektinhallinta Mia Leppälä

2 Aikataulu Johdatus projektinhallintaan Vuorovaikutus ja esiintyminen Projektin suunnittelu Kirjallinen viestintä Projektin suunnittelusta ja vaiheista tiedottaminen Tiimiesitykset Loppuraportti DL 2

3 Päivän agenda Suullinen viestintä projekteissa Kokoustaidot Harjoitus ja sen purku Puheviestintä ja vuorovaikutus Tulevan tehtävän ohjeistus 3

4 Suullinen viestintä projekteissa Vuorovaikutusta projektipäällikön, projektin jäsenten sekä sidosryhmien kanssa läpi projektin Useammin tilannesidonnaista ja vapaamuotoista kuin suunnitelmallista ja muotoon sidottua Keskeistä projektin operatiiviselle toiminnalle Osa projektijohtamista, esim: Sitouttaminen ja motivointi Tilannetiedon kerääminen ja ongelmanratkaisu Vaikutuksista viestiminen ja tiedon levittäminen (Pritchard, 2009) 4

5 Suullinen viestintä ja projektinhallinta Korostuu viimeaikaisissa projektinhallinnan viitekehyksissä Scrum ja muut ketterän kehityksen viitekehykset Nopea tiedonjako ja oppiminen Tiedonsiirtoketjun minimoiminen kasvokkaisella viestinnällä Esim. päivittäiset palaverit ( daily Scrum ) Projektitiimien avoimet työskentelytilat Pyrkimus lisätä kasvokkaista viestintää ja nopeuttaa tiedonjakoa Vuorovaikutuksen pelisäännöt korostuvat 5

6 6

7 7

8 Esimerkki: ketterän ohjelmistokehityjsen päiväpalaveri Osallistujina projektitiimin jäsenet ja Scrum-mestari Jokainen tiimin jäsen vastaa: 1. Mitä teit edellisen palaverin jälkeen? 2. Mitä teet ennen seuraavaa palaveria? 3. Mitkä tekijät estävät tai hidastavat seuraavien tavoitteiden saavuttamista? Palaverissa puheoikeus vain tiimin jäsenillä Tehtävien synkronointi ja ongelmien selvittäminen Kesto enintään 15min 8

9 Kokoukset 9

10 Kokous Määrämuotoinen ja sääntöihin perustuva vuorovaikutustapahtuma Tavoitteena rakentava päätöksenteko Esim. kehitysprojekteissa iteraarioiden suunnittelukokoukset (Scrum: Sprint Planning ) Muodollisuutta määrittävät Laki (mm. osakeyhtiölaki) Säännöt (mm. yhdistyksen säännöt) Kokoustapa ja -käytännöt (mm. puheenjohtajan ja sihteerin valitseminen) 10

11 Esimerkki kokouksen kulusta 1. Avaaminen 2. Laillisuus & päätösvaltaisuus 3. Järjestäytyminen (virkailijoiden valinta) 4. Esityslistan hyväksyminen 5. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus 11

12 Kokoustekniikka - Menettelytavat, joilla säädellään kokouksen vuorovaikutusta ja päätöksentekoa - Pyrkimyksenä Tasapuolisten osallistumismahdollisuuksien varmistaminen Kokouksen sujuva eteneminen - Esim. puheenjohtajan, sihteerin ja äänenlaskijoiden tehtävät sekä asialistan laatiminen 12

13 Hyvät kokouskäytännöt Ole valmistautunut Perehdy oheismateriaaleihin ja hanki lisätietoja Heikko valmistautuminen yleisin syy kokouksen epäonnistumiselle Kuuntele ja osoita muiden puheenvuorovojen kuuntelu Puhu, ota huomioon ja osallista Tee muistiinpanoja ja seuraa ajankäyttöä 13

14 Mitä kokousvuorovaikutuksesta voidaan tulkita? Dominanssi (kuka puhuu, kuka määrittelee aiheita, jne.) Määrällinen ja laadullinen dominanssi Mihin tai keneen suuntaudutaan Puhujien läheisyys etäisyys Nonverbaali viestintä: liikkeet, eleet ja ilmeet Suhtautuminen asiaan ja osallistujiin 14

15 Vuorovaikutusta edistävät dialogin muodot Nonverbaalit osoitukset kuuntelusta ja kiinnostuksesta (katse; keho; eleet) Suorat kiinnostuksen osoitukset Toisen sanomisten reflektointi ja tiivistäminen Ehdotusten tunnistaminen ja hyväksyntä Toisen esittämän arvioinnin vahvistaminen Toista tukeva ja ymmärrystä osoittava reagointi Positiivisten tunteiden osoitukset 15

16 Vuorovaikutusta haittaavat dialogin muodot Nonverbaali välinpitämättömyys Verbaali hiljaisuus Muihin aktiviteetteihin keskittyminen Lavan varastaminen ( stage hogging ) Keskeyttäminen ja täydentäminen Epäolennainen reagointi Uuteen aiheeseen siirtyminen käsittelyn ollessa vielä kesken 16

17 Kokousvuorovaikutuksen ilmiöitä Liittoutumisilmiö: ketä tuetaan, ketkä kannattavat toisiaan, kenen puheeseen ei reagoida Valta: Kuka ottaa vallan, kenellä oikeus puhua, kuka ohjaa keskustelua, ketkä uskaltavat osoittaa erimielisyyttä, ketä marginalisoidaan Vuorovaikutustapojen vaikutus lopputulokseen 17

18 Harjoitus Kukin tiimi perehtyy toisen tiimin taltiointiin Tiimi 1 -> tiimi 2 Tiimi 2 -> tiimi 3 Tiimi 3 -> tiimi 1 Millaisia vuorovaikutusta edistäviä tai haittaavia tekijöitä näette? Mitä muuta huomaatte? Verbaalit ja nonverbaalit tekijät Valmistautuminen tai valmistautumattomuus Läheisyys, etäisyys ja liikkeet Tilan, kalusteiden ja materiaalien vaikutus Muistakaa rakentava kommentointi! 18

19 Puheviestintä ja vuorovaikutus 19

20 Puheviestintä on vuorovaikutusta Osallistujat tuottavat, jakavat ja tulkitsevat merkityksiä yhdessä Ketä tämä ongelma koskee? Miksi tämä ratkaisu on toimivin? Se mitä sanot ja miten toinen sen ymmärtää, riippuu ainakin Aiemmista tulkinnoista Äänensävystä, katseesta, ilmeistä ja kehonkielestä Tilanteesta, osallisten suhteesta, kulttuurista 20

21 (Sitra, 2016) 21

22 Verbaali ja non-verbaali viestintä Verbaali 1. Merkitysten antamista ja muokkaamista 2. Nojaa kielenkäyttöön 3. Tavallisesti tiedostettua ja tarkoituksellista Non-verbaali 1. Kinestiikka: ilmeet, katseet, eleet, liikkeet 2. Proksemiikka: välimatka, tilankäyttö 3. Äänen ominaisuudet: painotukset, voimakkuus 4. Kosketukset: kättely, halaaminen 22

23 Vuorovaikutus osana tiimin kehitystä Tiimin kehitysvaiheet 1. Muotoutuminen (forming) Tunnustelu, muodollisuus, epävarmuus 2. Kuohunta (storming) Roolien etsintä, konfliktit 3. Normien muotoutuminen (norming) Toimintamallien selkiytyminen, kiinteyes 4. Tehokas toiminta (performing) Vapautuneisuus, tehtävän suorittaminen [5. Tiimin purkaminen (adjourning)]

24 (mtv.fi)

25 Kuunteleminen Keskeinen vuorovaikutustaito Esim. projektitiimissä jäsenten välinen ymmärrys riippuu kuuntelemisesta ja kuultuun reagoimisesta 1. Taito ymmärtää kuultua Ohjeiden seuraaminen, synteesien tekeminen 2. Taito arvioida kuultua Fakta mielipide, perustelujen punnitseminen 3. Taito hyödyntää kuultua Viittaukset aiemmin sanottuu, ideoiden kehittely 25

26 Esiintyminen ja vaikuttaminen 26

27 Esiintymistaito = Tarkoituksenmukaista viestintää tietyssä tilanteessa (Työhaastattelu, tiimiesitys, pitch, jne.) Tiedot Tavoite, sisältö, muoto, perustelut ja havainnollistaminen Taidot Vuorovaikutustaidot, esim. reagoiminen tunnelmaan Sisältöön liittyvät taidot, esim. rajaaminen tietylle yleisölle Esittämiseen liittyvät taidot; esim. verbaali ja nonverbaali viestintä, kontaktin ottaminen ja havainnollistaminen 27

28 Puheella vaikuttamisen keinoja Eetos Luonteenpiirteiden kokonaisuus, jollaisena esiintyjä näyttää itsensä yleisölle Uskottavuus Paatos Vetoaminen tunteisiin, tunnetason nostaminen Vastaanottavaisuuteen vaikuttaminen Logos Pääväite eli teesi Argumentointi, vasta-argumenttien kumoaminen 28

29 Ensi viikolla Tiimiesitykset 29

30 Tavoite 1) Visuaalisuus, tiiviys, selkeys 2) Asiantuntemus ja ystävällisyys 3) Valmius esitellä sisältö ja vastata kysymyksiin 4) Kiinnostuksen herättäminen 30

31 Aloitus (PowerPoint/Prezi) 1) Esityksen aiheen ja näkökulman esittäminen (näkyvät myös dia-setin kannessa otsikkona) 2) Tiimin jäsenten esittäytyminen 3) Agendan esittely (agenda-diaan voi palata myös esityksen siirtymissä joko verbaalisesti tai visuaalisesti) 4) Esityksen tavoitteen, fokuksen ja rajausten esittely

32 Lopetus 1) Keskeisten pointtien kertaus 2) Mahdollinen tavoitteen kertaus 3) Mitä yleisön pitäisi muistaa esityksestä ja miksi? 32

33 Metatekstin käyttö Eteenpäin viittaava: Seuraavaksi kerromme Taaksepäin viittaava: Edellä mainitut asiat Jaksottava: Ensimmäiseksi toiseksi kolmanneksi, yhtäältä toisaalta Tulkintaa ohjaava: On tärkeää huomata, pyrimme osoittamaan, että, haluamme osoittaa teille, että Kommentoiva: Kyseinen esimerkki osoittaa hyvin 33

34 Esitystilanteessa 1 (2) Vuorovaikutus yleisön kanssa Huumorin käyttö Läsnäolo, innostuneisuus ja energisyys Liikkuminen Kohdistetut ja retoriset kysymykset Tehtävät Oletteko kuulleet, käsi ylös Kiinnittäkää seuraavassa videoklipissä erityisesti huomiota siihen, miten Kuunnelkaa tarkkaan, kysymme teiltä kohta/lopuksi, miten 34

35 Esitystilanteessa 2 (2) 1) Teknologian hallinta 2) PowerPointin, Prezin, lehtiötaulun ja mahdollisen muun materiaalin käyttö 3) Vivahteikas ja vaihteleva äänenkäyttö 4) Tarkoituksenmukainen muu nonverbaalinen viestintä 5) Yleinen olemus 35

36 Esityksen ulkoasu 1/2 1) Tarkoituksena kiinnittää katselijan huomio ja jäädä katselijan mieleen 2) Sisältää riittävästi tietoa, mutta samalla herättää katselijassa halun tietää enemmän 3) On luettavissa 1,5 2 metrin päästä ja noin 1 minuutissa 4) On selkeä; ei liikaa tekstiä, minimoitu kerronta, tarpeeksi suuret kirjaimet 36

37 Esityksen ulkoasu 2/2 1) Fonttikoko vähintään 28 tekstissä ja 54 otsikossa (ei ole hyvä käyttää pelkästään isoja kirjaimia tai lihavoitua tekstiä) 2) Numerointi tai listojen käyttö tehokas tapa tuoda esille tärkeät ja keskeiset kohdat 3) Värityksessä selkeät värit ja väriopilliset keinot vaikuttavuus (esim. valkoiset kirjaimet mustalla pohjalla; yksi pääväri ja yksi tai kaksi väriä korostuksiin) 4) Kuviot riittävän isoja ja kaukaakin selkeitä (kuviossa tai taulukossa myös otsikko ja selitteet) 5) Tarkat valokuvat 37

38 Muu toteutus 1) Esityksessä (PowerPoint, Prezi) Kansi, agenda, lopussa lähteet Varsinaiset sisältö-diat, joissa viitetiedot Muu visuaalistus ja videoklipit 2) Esityksen pituus 15 minuuttia 3) Tallennus MyCourses Tiimiesitykset-palautuskansioon PDF-muodossa esityspäivänä 38

39 Seuraava tehtävä Tiedote, DL klo Kohdistetaan medialle, rahoittajille, loppukäyttäjille tai muulle sidosryhmälle Tiedotteen tavoitteena on viestia mahdollisimman vakuuttavasti omaan projektityo ho n liittyva lle sidosryhma lle projektin tavoitteesta ja sisa llo sta 39

40 Tiedottava teksti 1) Mieti tiedotteen tavoite (esim. vastaanottajan sitouttaminen) 2) Kohdenna teksti: Mieti sidosryhmä ja sen näkökulma 3) Tiedotteen yleinen rakenne: Otsikko Uutinen Käsittely Yhteystiedot 40

41 Kirjallisuutta Cornelissen, J. (2011). Corporate Communication. A Guide to Theory and Practice. 3rd Edition. London: SAGE. Juholin, E. (2009). Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor: Helsinki. Pritchard, C. L. (2014). The project management communications toolkit. Artech House: Boston. Ramsing, L. (2009). Project communication in a strategic internal perspective. Corporate Communications: An International Journal, 14(3),