Neuvottelutaidot. Jaana Rautakoski.

Transkriptio

1 Neuvottelutaidot Jaana Rautakoski

2 Neuvottelutaito on viestintää, ymmärrystä, sovittelua, tavoitteisiin pyrkimistä ja ennen kaikkea päätöksen aikaansaamista. Neuvottelutaito on sosiaalista älykkyyttä.

3 Neuvottelutaitoihin kuuluvat Ennakointi- ja suunnittelutaidot Valmistautuminen Yhteistyötaidot Vuorovaikutustaidot Kuunteleminen Sanallinen viestintä Sanaton viestintä

4 Yhteistyötaidot Neuvottelijalla oltava kyky ja halu kommunikoida erilaisten ihmisten kanssa erilaisissa tilanteissa. Osattava joustaa epäolennaisissa asioissa päästäkseen tulokseen olennaisissa. Panostettava osapuolten väliseen luottamukseen ja kunnioitukseen.

5 Yhteistyötaidot Jos toinen osapuoli joutuu luopumaan kannastaan, tarjoa heille kunniallinen perääntymistie. Empaattisuus edistää vuorovaikutusta; kyky asettua toisen asemaan synnyttää yhteisymmärrystä.

6 Kuuntelemisen taito Aktiivisella ja avoimella kuuntelemisella saat selville toisen osapuolen asenteita, neuvottelulähtökohtia, perusteluita ja tavoitteita. Vaikeneminen on joskus hyvinkin tehokas vaikuttamiskeino.

7 Kuuntelemisen taito on toisen mielipiteen huomioonottamista huomaavaisuutta taitoa havaita mielialoja, asenteita ja tunnereaktioita taitoa lukea ympäristön sanattomia viestejä (mitä toinen sanoo ilmeillä, eleillä, äänensävyillä, painotuksilla, vaikenemisella).

8 Kuuntelemisen taito on itsetuntemusta, taitoa tunnistaa omat tunnetilat, asenteet, oletukset ja ennakkoluulot. itsensä kehittämistä tarkkailemalla ja arvioimalla omaa kommunikaatiokäyttäytymistä ympäristöltä saadun palautteen perusteella.

9 Viestintä

10 Viestintä?

11 Viestintä on vuorovaikutusta Tietoa ei voi jakaa, vai voiko?

12 Tietoa ei voi jakaa Tietoa ei koskaan voi samanlaisena välittää toiselle. Tiedon jakaminen on kahden osapuolen välinen prosessi.

13 Viestintään kuuluvat: Kieli Sanoman muotoilu Sanaton viestintä Sanoman tulkinta Palaute Häiriöt

14 Sanallinen viestintä Selkeä, vakuuttava, huomaavainen ja eloisa kielenkäyttö. Puheenvuoron jäsentäminen, havainnollistaminen ja perusteleminen. Mitä jäsennellympi puheenvuoro on, sitä helpommin se on vastaanotettavissa.

15 Kysymystekniikka Kysymysten avulla: saadaan selville asiatietoja saadaan selville mielipiteitä voidaan tarkistaa voidaan selventää voidaan varmistaa asiaa

16 Kysymystekniikka Avoimilla ja laajoilla kysymyksillä neuvottelun vetäjä pystyy herättelemään keskustelua. Suljetuilla ja tiukoilla kysymyksillä vetäjä auttaa ryhmää täsmentämään kantaansa. Kysymystekniikka toimii neuvottelutaktisena keinona, pystytään vaikuttamaan neuvottelun kulkuun hidastamalla tai tehostamalla keskustelua.

17 Kysymystekniikka Neuvottelija voi esim. hankkia itselleen lisäaikaa oman vastauksen miettimiseen esittämällä toiselle osapuolelle kysymyksen.

18 Sanaton viestintä Kehonkieli: olemus, eleet, ilmeet, asennot, liikkuminen, katse Toiminnan kieli: tekeminen, osallistuminen, paikan valinta Esinekieli: pukeutuminen, tavarat, korut, autot, kommunikaatiovälineet Värikieli: mitä värejä, miten käytetty Elinkieli: mitä viestit tahtomattasi (esim. jännitys, kiihtymys, suuttumus) Ääni, äänenkäyttö

19 Sanoman tulkinta Yksilöllinen prosessi Aivot käsittelevät informaatiota Osa informaatiosta kielletään Sanojen monet merkitykset Konteksti Kulttuuri Tausta (ikä, koulutus, sukupuoli jne.)

20 Häiriöt Virheet, vahingot Olosuhteet Tiedot, asenteet Itsestäänselvyydet Kielenkäyttö Muistin rajat

21 Vuorovaikutustilanteessa noin X prosenttia viestinnästä on sanatonta viestintää.

22 Vuorovaikutustilanteessa noin 80 prosenttia viestinnästä on sanatonta viestintää.

23 Siksi omien tunteiden sekä olemuksen tiedostaminen ja hallinta ovat tärkeitä taitoja neuvottelutilanteessa. Tällöin ei tule sanottua jotain sopimatonta, eikä paljastettua omia reaktioita väärällä hetkellä.

24 Merkitystä ei ole sillä, mitä sanotaan, vaan sillä, miten sanotaan. Merkitystä ei ole sillä, mitä sanotaan, vaan sillä, mitä uskotaan.

25 Neuvottelu prosessina

26 Luottamusmiehelle tyypillisiä neuvottelutilanteita Palkkaneuvottelut Henkilöiden väliset ristiriidat

27 Neuvottelu on prosessi, jossa tavoitellaan yhteistä tahtotilaa.

28 Neuvotteluprosessi 1. Valmistautuminen 2. Tavoitteiden muotoilu 3. Neuvottelu 4. Lopetus ja jälkityöt

29 1. Valmistautuminen Neuvottelun tarve ja aloite Mikä on ongelma ja aihe? Ketä asia koskee? Mitkä ovat sidosryhmät? Mitkä osapuolet neuvotteluun kutsutaan? Milloin ja missä neuvotellaan? Käytännön järjestelyt Tila, kutsut, tarjoilut jne.

30 1. Valmistautuminen Tilanneanalyysi Millaiset asia- ja henkilöasetelmat ovat? Asian tärkeys eri osapuolille Mikä on meidän asemamme: puolustaja, vastustaja, jarruttaja, vaatija? Kenen kanssa voimme liittoutua, keneen vedota? Mitkä seikat ovat puolellamme, mitkä vastaan?

31 1. Valmistautuminen Asiantuntemus Jäsentele asia perusteellisesti Mikä on asiakokonaisuus? Mikä siinä on olennaista? Mitä tietoja tarvitaan? Selvitä taustat Mitä lakeja, määräyksiä ja ennakkotapauksia asiasta on? Miksi asia on juuri nyt esillä?

32 2. Tavoitteiden muotoilu Asetetaan asialliset ja psykologiset tavoitteet. Minimitavoite ja optimitavoite, oma liikkumavara tällä välillä. Ratkaisujen ennakointi Kuvittele vastapuolen tavoiterajat ja mitä se olettaa meidän tavoitteistamme. Ennakoi vaikutuksia lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.

33 3. Neuvottelussa Ihmisten kohtaaminen Ensivaikutelma! Järjestäytyminen Alustus Johdantokeskustelu Varsinainen neuvottelu Tulos, ratkaisu

34 Johdantokeskustelu Kuunnellaan osapuolten käsitykset tilanteesta, sen tarkoituksesta ja tavoitteesta. Täsmennetään ja jäsennellään ongelmaa. Todetaan asiat, joista ollaan yhtä mieltä. Täsmennetään kohdat, jotka jäävät neuvoteltaviksi.

35 Varsinainen neuvottelu Työskennellään johdonmukaisesti ratkaisun aikaansaamiseksi. Neuvottelijat esittävät avausehdotuksensa, joista oletetaan tehtävän myönnytyksiä. Ehdotuksia arvioidaan, selvennetään, testataan ja pyritään lähentämään toisiinsa. Tilanteen mukaan tingitään, karsitaan, lisätään ja muokataan tai etsitään uusia vaihtoehtoja.

36 Varsinainen neuvottelu Osapuolten on osattava tarkastella kaikkea esitettyä kokonaistavoitteen kannalta. Etsitään voitto-voitto tilannetta; pyrkimys yhteisten intressien tyydyttämiseen. Neuvotellaan, kunnes kaikki ovat tyytyväisiä ratkaisuun. Tarvitaanko lisäaikaa? Väittelyssä on yleensä tosi vähän tilaa luoville ratkaisuille!

37 Tulos ja ratkaisu Parhaat tulokset ovat luovia, innostavia, tarkkaan perusteltuja, seuraukset huomioonottavia, kaikille osapuolille hyödyllisiä ja helposti ymmärrettäviä. Ratkaisu muotoillaan neuvottelussa; kaikkien on se hyväksyttävä ja sitouduttava siihen.

38 4. Lopetus ja jälkitoimet Ratkaisun seuraukset Kuka huolehtii toimeenpanosta? Mihin mennessä toteutettava? Miten seurataan? Mahdolliset sanktiot Tiedottaminen Neuvotteluprosessin jatkaminen Muistio/ pöytäkirja

39 Ohjeita neuvottelijalle Kuuntele aktiivisesti. Ole empaattinen. Älä kontrolloi toisen käyttäytymistä. Vaihda näkökulmaa. Älä painosta ratkaisuun. Todista asiat. Pysy tahdikkaana. Seuraa omaa viestintääsi.