Projektiviestintä. Viestintä ja projektinhallinta Mia Leppälä

Transkriptio

1 Projektiviestintä Viestintä ja projektinhallinta Mia Leppälä

2 Aikataulu Johdatus projektinhallintaan Kirjallinen viestintä Projektin suunnittelu Vuorovaikutus ja esiintyminen Projektin suunnittelusta ja vaiheista tiedottaminen Tiimiesitykset Loppuraportti DL 2

3 Seuraavat palautukset kysymyksiä? Projektisuunnitelma DL pe klo 12 Projektikokous ja sisäinen muistio DL ti klo 12 Muistakaa lähdeviitteet suunnitelmaan! 3

4 Päivän agenda Viestintä projekteissa Viestinnän suunnittelu Harjoitus ja sen purku Seuraavan tehtävän ohjeet 4

5 Projektiviestintä 5

6 Mitä ajatuksia projektiviestintä herättää? 6

7 Projektiviestintä - Viestintää projektin tavoitteista, etenemisestä, tuloksista ja tulosten soveltamisesta käytäntöön - Osallistujien ja sidosryhmien sitouttamista - Yhteisöllisyyden luomista projektiryhmään - Projektin merkityksen kirkastamista eri vaiheissa - Palautteen vastaanottamista ja hyödyntämistä projektin aikana (Juholin, 2008) 7

8 Viestintä Sanomien siirtämistä A:sta B:hen Prosessikoulukunta Merkitysten tuottamista ja vaihtoa Semioottinen koulukunta Yhteisyyden tuottamista ja ylläpitämistä Kulttuurinen koulukunta Kaikkea näitä! (Åberg, 2000) 8

9 Mitä viestinnällä tehdään? SUHTEIDEN HOITAMINEN Relational purposes; to join MUUTOKSEN AIKAANSAAMINEN Transformational purposes; to inspire TIEDON VÄLITTÄMINEN Informational purposes; to inform ASIAN / AJATUKSEN MYYMINEN Promotional purposes; to sell (Rogers & Hildebrandt, 1993) 9

10 Projektiviestintä Ulkoinen projektiviestintä Sisäinen projektiviestintä Kirjallinen viestintä Ihmisten välinen viestintä Aikataulutettu viestintä Aikatauluttamaton viestintä (Ramsing, 2009) 10

11 Sisäinen ja ulkoinen viestintä projektissa - Sisäinen Viestintä ja vuorovaikutus projektin sisällä Kaksisuuntaista johdon ja osallistujien välillä Näkyy: Motivoituneisuus, innostus, sitoututuneisuus - Ulkoinen Tiedottaminen, mediasuhteiden hoitaminen Aktiivinen julkisuuskuvaan vaikuttaminen Proaktiivisuus korostuu nopeassa mediakentässä 11

12 Projektiviestintä, elinkaaari Aloitus Projektin tavoitteet ja kokonaiskuva Projektin merkityksen kirkastaminen projektitiimissä ja ulkoisille sidosryhmille Toteutus Tietojen ja kokemusten vaihtaminen Oppiminen Päätös Tietojen kokoaminen ja raportointi Projektin vaikutuksista viestiminen (Juholin, 2008) 12

13 Viestinnän tehtävät projektin edetessä Tarpeen selvittäminen Kartoitukset Kyselyt Taustoitus ja valmistelu Ideointi Tavoitteet Alustavat suunnitelmat Projektisuunnitelma Viestintäsuunnitelma Sisäisen viestinnän periaatteet Budjetointi Toteuttaminen Päivittäisviestintä Sitouttaminen Julkisuuteen vaikuttaminen Viestinnän seuranta Selvitykset Raportointi Tiedon levittäminen Soveltaminen Arviointi 13

14 Projektiviestintä, elinkaari Keskeiset kysymykset projektin aikana 1. Ketä kaikkia asia koskee, kenen tietoon asia tulee saattaa, kenen kanssa on hyvä käydä keskustelua? Sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät 2. Mikä on projektin perusviesti? Projektin tarkoitus, tavoite ja aikataulu 14

15 Projektiviestinnän muuttunut toimintaympäristö Viestintä ennen Yhdenmukaiset, laajoille kohderyhmille suunnatut tiedotteet, markkinointikirjeet ja verkkosivut, jne Lääkeruiskumalli Viestintä nyt Nopeus, vaikea ennakoitavuus, jatkuvuus, visuaalisuus, henkilökohtaisuus, moniäänisyys Vuorovaikutteisuus, verkostomaisuus 15

16 Projektiviestinnnän haasteet - Hajautetut projektit niin kansallisesti kuin kansainvälisesti - Useat eri kanavat - Vuorovaikutuksen puuttuminen - Ammattitermistö ja -käsitteistö - Teknologian toimimattomuus - Tietoturva ja -tulva 16

17 Projektiviestinnän haasteisiin vastaaminen Viestinnän huolellinen suunnitteleminen - Asiakkaan kielellä puhuminen Uudet termit selitetään auki - Ei liikaa tietoa kerralla, vaan tilannesidonnaisesti tai vaiheittain - Kirjoittaminen: jäsentelyt, väliotsikot, jne. Kokonaiskuvan nopea hahmottaminen - Visualisoinnit, esim. palvelupolut 17

18 Millaista on onnistunut tai epäonnistunut projektiviestintä? 18

19

20 (Kähäri 2017)

21 Viestintäsuunnitelma 21

22 Projektin viestintäsuunnitelma Kuvaa sen, miten viestintä tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista 1. Viestinnän kiinnittyminen organisaation strategiaan 2. Periaatteet ja arvot 3. Sidosryhmät 4. Perusviestit, tarina 5. Tavoitteet 6. Mittaaminen ja seuranta 7. Vastuunjako 8. Resurssit (Juholin, 2008) 22

23 Viestintäsuunnitelman 1. Tuotokset (tiedotteet, julkaisut, jne.) 2. Tulemat (esim. SOME-näkyvyys, mediajulkisuus) 3. Vaikutukset (esim. päätöksenteko, liikevaihto) 23

24 24

25 Viestinnän operatiivinen suunnittelu Tavoite Kohderyhmä 1 Kohderyhmä 2 Kanava1 Kanava2 Kanava3 Sisältö Sisältö Sisältö 25

26 Projektin viestintäsuunnitelma Mitä Kenelle Miten Milloin Kuka Aihe/ tarkoitus Kohderyhmä Kanava(t) ja muoto Aikataulu Vastuut Esim. Tapahtuma Kilpailu Esim. Media Rahoittaja Kullekin kanavalle oma sisältö ja muoto Milloin viestitään? Muistutukset? Seuranta? Kuka vastuussa? Kuka vastaa kyselyihin? Raportointi Johto Informointi Asiakas 26

27 Tehtävä: projektin viestintäsuunnitelma Mitä Kenelle Miten Milloin Kuka Aihe/ tarkoitus Kohderyhmä Kanava(t) ja muoto Aikataulu Vastuut Esim. Esim. Esim. Milloin? Kuka vastuussa? Palautettava tehtävä Yhteydenotto organisaatioon Kurssin opettaja Kohdeorganisaatio Muu sidosryhmä Kirjallinen raportti Tiedote Puhelin Muistutukset? Seuranta? Raportointi Sähköposti Informointi 27

28 Projektitehtävä, seuraavaksi 1) Toimialan ja kohdeyrityksen tunteminen 2) Minkä haasteen palvelunne ratkaisee? Miksi se on ongelma? Perustele! 3) Millaista (liiketoiminnallista) arvoa ratkaisu tuottaa? Miten? Perustele! 4) Millaisia ratkaisuja on jo käytössä? Mitä voidaan oppia esim. muilta toimialoilta? 28

29 Projektikokous (video + muistio) Ohjeet MyCourses -sivulla Tarkoitus: Kuvata projektityön senhetkinen tila ja eteneminen, mahdolliset ongelmat, jne. Huomioitavaa: Tavoitteellisuus (valmistautuminen!) Vuorovaikutuksellisuus Agenda, keskustelun vetäjä, pöytäkirjan laatija 29

30 Projektikokous Tarkoitus kuitenkin on, että kaikki tiimin jäsenet valmistautuvat hyvin kokoukseen tekemällä esimerkiksi tarvittavat analyysit, selvitykset ja benchmarkkaukset sekä miettimällä etukäteen perustelut omien näkökulmiensa esittämiseen. Kokouksessa on hyvä esimerkiksi syventää jotakin kanvaasin osa-aluetta ja siten tuoda lisäarvoa kanvaasiin ja viedä projektityötä eteenpäin. Lisäksi kokouksessa kannattaa täsmentää ja kiteyttää projektin arvolupaus asiakasyritykselle. 30

31 Projektikokous, videointi Kuvaus: videokamera, älypuhelin, tabletti tai kannettava tietokone Palautus: linkki tai video MyCoursesiin + otsikoksi tiimin numero, asiakasyritys ja viestikenttään parilla sanalla tieto siitä, mistä kokouksessa on kyse Leikkaukset ja editointi eivät ole pääasia, vaan sisältö! 31

32 Muistio Muistion (pituus noin 1,5 sivua) tarkoituksena on raportoida 1) lyhyesti koko projektin tavoitteista sekä 2) tarkemmin yhdessä tapaamisessa käsitellyistä asioista. Toisin sanoen siitä, miksi ylipäätään on päätetty tavata. Muistio tulee kirjoittaa sellaisessa muodossa, että se toimii tarvittaessa myös asiakasyrityksen ja projektitiimin johdon päätöksenteon välineenä sekä tiedotteena tapaamisesta poissaolleille. 32

33 Kirjallisuutta Cornelissen, J. (2011). Corporate Communication. A Guide to Theory and Practice. 3rd Edition. London: SAGE. Juholin, E. (2009) Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor: Helsinki. Mitchell, R.K. & Agle, B.R. & Wood, D.J. (1997). Toward a Theory of Stakeholder Identification and Salience: Defining the Principle of Who and What Really Counts. Academy of Management Review, 22(4): Rogers, P.S. & Hildebrandt, H.W. (1993). Competing values instruments for analyzing written and spoken management messages. Human Resource Management, 32: Åberg, L. (2000) Viestinän johtaminen. Infor: Helsinki. 33