Huomioita työyhteisön neuvottelu- ja palaverikäytäntöihin Suomen yliopistokirjastojen neuvosto

Transkriptio

1 Huomioita työyhteisön neuvottelu- ja palaverikäytäntöihin Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Pentti Salonen PuroSalonen Oy

2 Tämän päivän viestintäympäristö Eri sukupolvet viestivät eri tavoin Teknologia on muuttanut ajattelutapoja Vuorovaikutustyylit ovat kansainvälistyneet Kolme seurausta: rentous, helppous, välittömyys

3 Neuvottelu- ja palaverikulttuurin muutoksia Ennen yksiselitteisyys ja selkeys jämäkkyys ja samansuuntaisuus Nyt impulsiivisuus ja herkkyys keskustelevuus ja tilannelähtöisyys

4 Viestinnän ja henkilöstön vuorovaikutteisuuden kehittämisen lähtökohtia Sitouttaminen, osaamisen auki saaminen Luottamuksen parantaminen, epävarmuuden vähentäminen Työyhteisön yhteenkuuluvuuden syventäminen Luovuus ja innovatiivisuus käyttöön Työpaikan hyvä maine työmarkkinoilla

5 Palaveriin valmistautuminen Kaikki vaikuttaa kaikkeen Miksi palaveri? tavoitteet selviksi Ketkä läsnä? Milloin pidetään? Missä kokoonnutaan?

6 Palaverikutsun merkitys Aihe, motivointi ja tavoite Alkamis- ja päättymisaika Osanottajien ohjeistus hallitusmalli Riittävä taustatieto

7 Onnistumisen elementit Tarkka etukäteissuunnittelu Osallistujien vastuullistaminen Motivaation rakentaminen Selkeästi sovitut yhteiset työtavat Viestintätaitojen hallinta Kokonaisryhdikkyys ja myönteinen ilmapiiri Ulkoisten häiriöiden poistaminen Luovat ratkaisut

8 Vetäjän vastuu Hallitsee demokraattisella otteella tehtäväsuuntautuneesti Avaa ja taustoittaa Huolehtii myönteisestä ilmapiiristä, elää tilanteessa Toimii tavoitehakuisesti Aktivoi, kysyy ja tekee yhteenvetoja Seuraa ajankäyttöä Tekee loppuyhteenvedon

9 Tyypillisiä viestintärooleja Tiukat: aktiivinen, dominoiva, autoritaarinen, vähäpuheinen, etäinen Neutraalit: asiakeskeinen, analyyttinen, erittelevä, sitoutumaton, koordinoiva Sosiaaliset: puhelias, vitsaileva, yhteistyöpainotteinen, tunteita aktiivisesti ilmaiseva

10 Kuuntelemisen merkitys Hyvän kuuntelemisen tarkoituksena on poistaa viestinnän esteitä ja hidasteita Kuuntelemisella vähennetään epävarmuutta ja epätietoisuutta Kuunteleminen ei tarkoita yltiöempaattisuutta tai erityiseen arvopehmeyteen pyrkimistä Kuuntelemisen velvoitteen on kosketettava kaikkia työyhteisöön kuuluvia Kuuntelemisessa tähdätään siihen, että saamme parhaan mahdollisen osaamisen irti itsestämme

11 Kysymykset palaverissa Kysymyksillä aktivoit muita Kysymällä saat tietoa: kuka, mitä, miten, miksi, milloin Kysymällä selvennät asioita Kysymällä voit vaientaa liian puheliaat Kysymällä osoitat kiinnostusta ja tiivistät

12 Päätösten dokumentointi Muistion laatiminen suotavaa kuvastaa avointa viestintäilmapiiriä lisää yhteisön keskinäistä luottamusta Selkeä ulkoasu, ymmärrettävä kieli ja ytimekäs sisältö Yksiselitteiset päätökset yhteisymmärryksen varmistaminen Seurannasta huolehtiminen

13 Ongelmia vuorovaikutuksessa Pallottelua Keskustelu saattaa levitä helposti varsin moneen suuntaan siksi, että puheenvuoroja ei osata kohdentaa selkeästi. Vältä epätarkkoja käsitteitä. Rajaa keskustelunaihe tarkasti. Epäselviä ajatuksia Ongelmia tuottavat ylipitkät ja jäsentelemättömät puheenvuorot. Kellottaminen Liian aktiiviset dominoivat. Kokonaispuheajasta puheenjohtaja saisi enimmillään käyttää noin neljäsosan.

14 Arveluttava yksimielisyys Hälytyskellojen tulisi soida, jos palavereiden jälkeen käydään kriittisiä käytäväkeskusteluja siitä, miten asiat oikeasti olisi pitänyt päättää. Arvovallan pelko Puheenvuoron käyttäjän asema tai arvovalta saattaa estää erimielisyyden esiintuomisen. Samantapainen ilmiö on liiallinen asiantuntijausko. Ylikritiikki Keskustelu tyrehtyy alkuunsa, mikäli kokouksessa vallitsee ylikriittinen ilmapiiri. Nopea ehdotusten teilaaminen ei edistä luovaa ajattelua.

15 Henkilökohtaiset viestintätaidot Kasvokkaisviestintä luo monikanavaista vuorovaikutusta

16 Luotettava puhuja Uskoo itseensä ja hallitsee asiansa On looginen, ymmärrettävä ja vakuuttava äänenkäyttö hallintaan, kielenkäyttö kuntoon ja katse peiliin Viestii aitoutta ja on persoonallinen Asennoituu myönteisesti kuulijoihin Puhuu koko olemuksellaan hallitsee järki- ja tunnevaikuttamisen