Hyvä hallitustyöskentely - toimiva hallitus ja päätöksenteko

Transkriptio

1 Hyvä hallitustyöskentely - toimiva hallitus ja päätöksenteko Järjestökoulutukset Joensuu ja Kuopio Janne Mertanen, pääsihteeri

2 Sisällys Hallitus on tiimi Onnistunut ja tehokas hallitustyöskentely Hyvä hallinto yhdistyksessä

3 Hallitus on tiimi

4 Hyvän tiimin tunnusmerkit Mitä hyvä tiimi sisältää? Mitä ainesosia teidän tiimi pitää sisällään?

5 Hallituksen jäsenenä Valmistaudu kokouksiin Ole puolueeton ja avarakatseinen Osallistu keskusteluun, kuuntele toisten näkökulmia Tuo erityisosaamista ja tietoa päätöksentekoon Sitoudu kollektiivisesti tehtyihin päätöksiin Pidä itsesi ajantasalla

6 Onnistunut ja tehokas hallitustyöskentely Mitkä ovat onnistuneen ja tehokkaan hallitustyöskentelyn ainesosat?

7 Onnistunut hallitustyöskentely Ainesosina mm. toimiva vuorovaikutus selvät pelisäännöt yksiselitteinen työnjako ja toimiva kokoonpano selkeät tehtävät ja tavoitteet tehokas päätöksenteko toimiva kokoustekniikka

8 Hallituksena Ajatte jäsenten etuja Määritätte strategian ja teette strategisia päätöksiä Määrittelette työnjaon, vastuun ja toimivallan Valvotte kirjanpitoa ja varainhoitoa Teette toiminta- ja budjettisuunnitelmat Asetatte tavoitteet Päivitätte toimenkuvat Sovitte pelisäännöt Arvioitte omaa toimintaa, myös virheratkaisuja Kehitytte ja kasvatte yksilöinä MUISTA myös lakisääteiset tehtävät!

9 Hallituksen pelisäännöt Sopikaa hallituksenne pelisäännöt mm. Miten tavoitatte toisenne? Miten viestitte? Kuka vastaa mistäkin? Miten toisia kohdellaan/puhutellaan? Kuinka ongelmatilanteet ratkaistaan? Miten ristiriitoja ennaltaehkäistään? Kuinka palautetta annetaan?

10 Vuorovaikutus hallituksessa Kuuntelutaito Toisten kuunteleminen ja oman itsensä kuunteleminen Ilmaisutaito Palautteen anto ja vastaanotto, kiitollisuuden ilmaisu, pyyntöjen ja eriävien mielipiteiden esittäminen, rajojen asettaminen, kyseenalaistaminen Yhteistoimintataito Ristiriitojen käsittely, toisen ymmärtäminen, tunneälyn käyttö, omien intressien sivuun siirtäminen Ongelman ratkaisutaito Tavoitteen täsmällinen muotoilu, ongelman uudelleen määrittely, sisäisten ristiriitojen poisto, ratkaisumallien poisto

11 Hyvä hallinto yhdistyksessä

12 Hyvän hallinnon pilarit Läpinäkyvyys ja avoimuus Suunnitelmallinen toiminta Toimiva työnjako Arviointi Tyytyväinen jäsenistö Viestintä jäsenistölle Laadukas yhdistystoiminta Motivoitunut hallitus Hallituksen jaksaminen Toiminnan kehittäminen Sääntöjen noudattaminen Jatkuvuus toiminnalle Toiminnan luotettavuus

13 Päätöksentekoprosessi Päätöksenteon kriteerit Tavoitteet, mitä faktoja tarvitaan ja mistä ne saadaan, kuka valmistelee ja mitä, toimenpiteet, aikataulu, tilanne Vaikutukset Yhdistyksen toimintaan, tulokseen, sitovuuteen ajallisesti, yhteiskunnalliset vaikutukset Käsittelytavat Monipuoliset, syvälliset, kaikkien hyväksymät, vastuukysymykset huomioon ottavat, eriävät mielipiteet kirjaavat Päätöksenteon tavat Huomaamaton, auktoriteetti, vähemmistö, kompromissi, enemmistö, yhteisymmärrys, yksimielisyys Seuranta Kuka vastaa, miten ja mitä seurataan

14 Sääntöjen noudattaminen Yhdistyslaki /503 fi/fi/laki/ajantasa/1989/ yhdistyksen säännöt ja toimintaohjeet Mahdollisen kattojärjestön (esim. liitto) säännöt ja toimintaohjeet Muu lainsäädäntö Kirjanpitolaki Tilintarkastuslaki Jäsenrekisterin ylläpito Arkistointivelvollisuus

15 Kokoustyöskentely

16 Onnistunut kokous Katsokaa video Mitkä ovat kokouksen onnistumisen edellytykset? Miten varmistetaan, että hallituksenne kokoustyöskentely on tehokasta? Mitkä ovat kokoustenne pelisäännöt? (Dos and Don ts)

17 Onnistumisen edellytyksiä 1/2 Yhdessä työskentely Loppujen lopuksi tietyn asteinen yksimielisyys Sitoutuneisuus saavuttaa sovitut strategiset tavoitteet Tilivelvollisuus kamarille ja sen jäsenille Yhteinen rintama päätöstenteon jälkeen Luottamukselliset keskustelut

18 Onnistumisen edellytykset 2/2 Ennen kokousta /VALMISTAUTUMINEN Kokouskutsut Esityslista Ennakkomateriaali Pöytäkirjan valmistelu Kokouksessa Aikataulut Esityslista Toimenpidelista Muistiinpanot Tekniikka Pelisäännöt Kokouksen jälkeen Pöytäkirjan laadinta Pöytäkirjan jakelu Viestintä jäsenistölle Toimenpiteet (action) Kokous avataan täsmällisesti kutsussa mainitulla hetkellä. Yhdistyksen hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen äänivaltaisista jäsenistä on paikalla, ellei säännöissä ole asiasta toisin määrätty. Ainoastaan esityslistalla olevista asioista tehdään päätöksiä.

19 Hallitustyöskentely on kokoustyöskentelyä ja yhdistyksen johtamista, mutta myös tiimityötä.

20 Janne Mertanen Pääsihteeri KIITOS!