KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 19

Transkriptio

1 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 1/7 KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 19 Aika: klo Paikka: OKM, Meritullinkatu 10, neuvotteluhuone Kalevala Osallistujat: Poissa: Ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, OKM (pj) Erityisasiantuntija Joni Penkari, OPH (sihteeri) Opiskelijapalveluiden päällikkö Airi Hirvonen, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Johtaja Klaus Lindberg, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (läsnä 2->) Suunnittelija Mikko Kautto, University Admissions Finland Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto Tietojärjestelmäpäällikkö Juho Rautamäki, Oulun yliopisto Opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu Opetusneuvos Birgitta Vuorinen, OKM Tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko, Opetushallitus (läsnä 1-4) Kehittämispäällikkö Erja Nokkanen, Opetushallitus (läsnä 1-4) Koulutuspoliittinen sihteeri Jarmo Kallunki, SYL ry Koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry Projektipäällikkö Ritva Sammalkivi, Oppijan palvelukokonaisuus, SADe-hanke, OKM

2 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 2/7 1. Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja kokouksen pöytäkirja hyväksytään työjärjestys, hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. 2. Tilannekatsaus ja riskit (Antti Ylä-Jarkko, Erja Nokkanen, Joni Penkari) _OKM_kirje-Korkeakoulujen_yhteishaun_uudistus_siirtyy_syksyyn_2014.pdf (pj esittelee) Tilannekatsaus (OPH, toimitetaan myöhemmin) riskirekisteri.xlsx (OPH, toimitetaan myöhemmin) Merkitään tilannekatsaus käsitellyksi Puheenjohtaja kertoi omana tilannekatsauksenaan OKM:n tekemän hankkeen aikataulua lykkäävän päätöksen taustoista sekä miten päätöksestä on informoitu korkeakouluja. Ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäälliköt olivat toivoneet kokoukselle välitettäväksi tiedon siitä, että aiemman aikataulun mukainen valmistelu oli edennyt jo niin pitkälle uusien hakukohteiden ja opetussuunnitelmien osalta, että ainakin jälkimmäisiä otetaan käyttöön joka tapauksessa jo syksyllä 2014 alkavissa koulutuksissa. Opetushallitus tulee tiedottamaan toukokuussa korkeakouluille, mitä aikataulumuutos tarkoittaa käytännössä kevään 2014 yhteishakujen kannalta. Ammattikorkeakoulujen hakukohteiden muuttaminen onnistunee jo tällöin, mutta valintaperusteiden osalta joudutaan pitäytymään nykyjärjestelmien asettamissa rakenteellisissa malleissa. Yliopistosektorilla kerrottiin pohditun, olisiko aikataulua ollut parempi siirtää samalla suoraan vuodella. Yliopistot miettivät vielä, mitä koulutuksia syksyn 2014 yhteishakuun tulee kuulumaan. Kysymyksiä herättävät myös missä määrin uusi palvelukokonaisuus mahdollistaa erillishakujen toteuttamisen syksyllä 2014, miten kevään ja syksyn erilaisista käytännöistä informoidaan hakijoita sekä miten muutos vaikuttaa YTL:n kanssa kehitteillä olevaan yhteistyöhön vanhempien ylioppilastutkintoarvosanatietojen tallentamisesta sähköiseen tietokantaan. OKM valmisteli aikataulumuutoksen nopealla aikataululla sen jälkeen, kun sen välttämättömyys kävi ilmi. Muutoksesta informoitiin heti, kun se oli mahdollista. Muutos ei automaattisesti vaikuta eduskunnan käsittelyssä olevan HE 44/2012 aikatauluun. Tämä tarkoittaa sitä, että siihen kirjoitetut uudistukset

3 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 3/7 (esimerkiksi mistä lähtien vastaanotetut opiskeluoikeudet vaikuttavat ns. kiintiöön kuulumiseen) eivät ole lykkääntyneet järjestelmäaikataulun muutoksen myötä. Antti Ylä-Jarkko esitteli hankkeen tilannekatsauksen sekä luonnoksen uudeksi aikatauluksi. Keskustelussa käsiteltiin erityisesti aikataululuonnoksessa huhtikuun puoliväliin suunniteltujen käyttöönottoon liittyvien koulutusten ajoitusta. Suunniteltu ajankohta on hankala erityisesti ammattikorkeakoulujen kevään haku- ja valintaprosessin kannalta. Todettiin, että koulutusten ajoitusta on syytä miettiä vielä uudelleen kuten myös sitä, olisiko niitä mahdollista toteuttaa useampaan otteeseen kevään eri vaiheissa. Koulutusaikataulun todettiin olevan kuitenkin riippuvainen järjestelmäjulkaisujen aikatauluista. Merkittiin tilannekatsaukset tiedoksi. 3. KSHJ-hankeen ohjaus- ja viestintädokumentit Lista voimassaolevasta uudistusta kaipaavasta ohjausdokumentaatiosta: 1. Hankesuunnitelma ja määrittelyvaiheen työsuunnitelma (hyväksytyt versiot) o _KSHJ_määrittelyvaiheen_työsuunnitelma.docx o _KSHJ-hankesuunnitelma.docx 2. Käyttöönottosuunnitelma 3. Aikatauludokumentti o 4. Hyväksymistestaussuunnitelma 5. Perussetti o 6. Viestinnän toteutussuunnitelma (Ei käsitellä tässä kokouksessa) Käydään läpi hankkeen aikataulumuutoksen vaikutukset eri ohjausdokumentteihin materiaalin pohjalta, sekä päätetään mitä ohjausdokumentteja tarvitaan loppuajaksi. KSHJ-hankkeen hankesuunnitelma yhdistetään osaksi SADe-hankkeen hakeutujan palveluiden hankesuunnitelmaa. Erillistä määrittelyvaiheen työsuunnitelmaa ei enää ylläpidetä. Käyttöönottosuunnitelma päivitetään ja aikatauludokumentti yhdistetään siihen. Dokumenttia kehitetään niin, että se voi toimia välineenä aikataulun viestimiseksi korkeakouluille. Aikatalutaulukko laitetaan dokumentin alkuun. Hyväksymistestaussuunnitelma päivitetään kuten myös perussetti.

4 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 4/7 4. Asiakaspalveluryhmän loppuraportti ja YTL:n tietojen täydentäminen (Tuija Pasanen, Janne Santala) Loppuraportti (toimitetaan myöhemmin) Käsitellään loppuraportti ja päätetään tarvittavista toimenpiteistä Tuija Pasanen ja Janne Santala esittelivät asiakaspalveluryhmän loppuraportin sekä kertoivat YTL:n kanssa käytyjen neuvotteluiden etenemisestä. Puheenjohtaja esitteli tämän jälkeen Opetushallitukselta saadun vastauksen raportissa esitettyyn asiakaspalveluvastuiden jakamiseen korkeakoulujen ja Opetushallituksen kesken. Keskustelussa todettiin, että asiakaspalveluryhmän työskentelyssä on keskitytty pelkästään yhteishaun asiakaspalveluun liittyviin kysymyksiin. Erityisen haastavia asioita ovat olleet erityisjärjestelyjä ja SORAmenettelyä koskevat seikat. Isompia kysymyksiä ovat sektorikohtaiset liitteiden käsittelyn käytännöt, josta on siis esitetty toiveita, että käytännöt tulisi yhtenäistää lähivuosien aikana hakijoiden yhdenvertaisen kohtelun vuoksi. Myös oikaisumenettelyä koskeva ratkaisu on edelleen osittain avoimena. Näitä osaalueita on vielä tarpeen selvittää yhteistyössä lakimiesten kanssa. Oikaisupyyntöjen osalta erityisen hankalaa on menettelytavan eriytyvyys yliopisto- ja ammattikorkeakouluja koskevissa laeissa. Menettelyn yhdenmukaistaminen yliopistosektorin kirjausta vastaavaksi olisi toivottavaa, kun kyseisiin lakeihin tehdään seuraavan kerran muutoksia. Opetushallituksen ja korkeakoulujen vastuunjaossa toimitaan syksyllä 2012 sovitun työnjaon mukaisesti, eli Opetushallitus huolehtii teknisestä asiakastuesta ja korkeakoulujen vastuulla on järjestää muu asiakaspalvelu mukaan lukien esimerkiksi mahdollisten paperisten hakulomakkeiden käsittely ja henkilötunnuksettomien hakijoiden yksilöinti. Puheenjohtaja totesi, että OKM suhtautuu positiivisesti (myös kustannusten rahoittamisen näkökulmasta) siihen, että vanhojen ennen 1990 kirjoittaneiden ylioppilaiden tiedot saadaan konvertoitua YTL:n tiedostoihin ja että tilanteeseen palataan sen jälkeen, kun YTL esittää selvityksen kustannuksista ja työmäärästä. Keskustelussa todettiin, että asiakaspalveluryhmän työskentelyä on tarpeellista jatkaa. Opiskelijavalintojen uudistuksen aikataulumuutos tapahtui aivan Aspa-raportin kirjoittamisen viime hetkillä ja vaikutti raportin kokoamiseen ja sisältöön. Aikataulumuutos korostaa tarvetta jatkaa työtäa.

5 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 5/7 Merkittiin asiakaspalveluryhmän loppuraportti käsitellyksi. Janne Santala koostaa tässä vaiheessa avoimeksi jääneet kysymykset, ja toimittaa ne Ilmari Hyvöselle ja Joni Penkarille ennen seuraavaa ohjausryhmän kokousta. Päätettiin jatkaa asiakaspalveluratkaisun työstämistä. Ehdotus jatkotoimenpiteistä käsitellään ohjausryhmän kokouksessa Sijoittelun toiminnan tarkennuksia ja varasijatäytön terminologia Jukka_Tiitto_UEF_Sijoittelu Osa II.pdf Lisämateriaali toimitetaan myöhemmin (jo sovitun vs. ehdotetun pääasialliset erot ja vaikutukset) Sijoittelun tarkasta toiminnasta on noussut vielä keskustelua. Tehdään tarvittavat linjaukset ja viedään asiakokonaisuus vielä hankkeen johtoryhmän (opiskelijavalintojen kehittämisryhmä) käsittelyyn. Puheenjohtaja esitteli sijoittelua koskevat asiat, joiden linjauksia oli toivottu vielä tarkasteltaviksi. Tällaisia olivat se, missä vaiheessa hakija voi ottaa hänelle tarjotun opiskelupaikan vastaan sekä erilaisten tilojen nimeäminen prosessin eri vaiheissa. Keskustelussa nousi esille näkemys, jonka mukaan aiempi linjaus hakijan mahdollisuuksista ottaa vastaan opiskelupaikka olisi lain vastainen. Puheenjohtaja totesi, että sijoittelun periaate on tässä vaiheessa hallituksen esityksen perusteluihin ja hallituksen esityksen ohessa olevaan asetusluonnokseen, jonka tarkemmasta sisällöstä on tarkoitus keskustella tässä yhteydessä. Sinällään periaatteen linjaaminen asetuksessa on tarpeellista. Sijoittelu itsessään on käsitteenä hankala. Se ei vastaa sellaisenaan mitään nykyistä prosessivaihetta, mikä hankaloittaa sen hahmottamista. Samalla on tarpeellista muistaa koko uudistushankkeen keskeiset periaatteet opintoihin pääsyn nopeuttamisesta ja sujuvoittamisesta sekä hakijaystävällisyydestä. Ohjausryhmä totesi, että aiemmin linjatussa sijoittelun logiikassa on ristiriita suhteessa ylimmän hakutoiveen tarjoamista koskevaan periaatteeseen. Vaikka huomioitaisiin hakijan mahdollisuus nopeuttaa prosessia poikkeamalla yleisperiaatteesta, olisi silti ymmärrettävintä säilyttää logiikka tässä kohden vain ylimmän toiveen vastaanottamisen mahdollistavana. Keskustelussa Janne Santala teki Juho Rautamäen kannattamana muutosehdotuksen, jonka mukaan logiikkaa muutettaisiin sellaiseksi, ettei hakija voi ottaa sitovasti opiskelupaikkaa tilanteessa, jossa hänellä on edelleen ylempiä toiveita varalla, eikä kaikkia tuloksia ole vielä tallennettu sijoitteluun. Ohjausryhmän äänivaltaiset jäsenet hyväksyivät muutoksen yksimielisesti. Puheenjohtaja totesi valmistelevansa sijoittelua koskevan periaatepäätöksen ja sen kirjaamisen asetukseen kokoontuvan opiskelijavalintojen kehittämisryhmän käsittelyyn. Päätettiin että puheenjohtaja valmistelee kirjallisen muistion vaihtoehdoista ja pyytää siihen vielä kommentteja ohjausryhmältä. Ensisijaisena vaihtoehtona muistiossa on muuttaa aiempaa sijoittelulinjausta

6 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 6/7 siten, että hakija ei voi ottaa vastaan tarjottua opiskelupaikkaa sitovasti, mikäli hän on varasijalla ylempään hakutoiveeseen eikä kaikkien hakukohteiden tuloksia ole vielä siirretty sijoitteluun. Puheenjohtaja esittelee asian muistion perusteella opiskelijavalintojen kehittämisryhmässä. Kehittämisryhmälle esitettävä materiaali hyväksytään sähköpostilla. 6. Yhteishaun prosessi KSHJ_prosessi.pdf Kooste kommenteista toimitetaan myöhemmin Asian käsittely siirrettiin seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen. 7. Täydennyshaut ja sijoittelun päättyminen Sijoittelun päättyminen, täydennyshaku ja lisähaut KSHJ_v. 0.2.docx Päätetään täydennyshakujen toiminnallisuuden vaatiman toiminnallisuuden toteuttamisesta materiaalin pohjalta. Asian käsittely siirrettiin seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen. 8. Syksyn 2014 hakuaikataulu Kooste korkeakoulujen kommenteista yhteishaun aikatauluehdotukseen vuodelle 2014.docx (syksyä 2014 koskevien kommenttien osalta) Päätetään ohjausryhmän näkemys syksyn 2014 hakuajasta. Puheenjohtaja esitti yhteenvedon korkeakoulujen antamista kommenteista syksyn 2014 hakuaikaa koskien. Keskustelussa pohdittiin hakuajan vaikutusta erityisesti ammattikorkeakoulujen vieraskielisten koulutusten hakuun. Hakuajan aikaistamista koskevat kommentit olivat tulleet näitä koulutuksia järjestäviltä ammattikorkeakouluilta, ja niissä kiinnitettiin huomiota kansainvälisten hakijoiden maahantuloprosessin

7 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 7/7 vaatimaan pitkään aikaan. Hakuajan pitäminen syyskuun puolivälistä alkavassa vaihtoehdossa voisi tarkoittaa vieraskielisten koulutusten jättäytymistä yhteishaun ulkopuolelle. Ohjausryhmä keskusteli eri vaihtoehdoista mukaan lukien kompromissivaihtoehto, jossa hakuaika ajoittuisi kahden aiemmin ehdotetun väliin. Päätettiin, että paras vaihtoehto syksyn 2014 yhteishaun hakuajaksi on Hakuaika on tällöin kaksi viikkoa. 9. Seuraavat kokoukset - Ohjausryhmän kokousajankohdat keväällä 2013 o ke klo , OKM, Meritullinkatu 10, Louhi todetaan tarvittavat muutokset jos sellaisia on Ei muutoksia aikatauluun. 10. Muut asiat Ei muita asioita. 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo