KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 17

Transkriptio

1 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 1/7 KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 17 Aika: klo Paikka: OKM, Meritullinkatu 10, neuvotteluhuone Kalevala Osallistujat: Ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, OKM (pj) Erityisasiantuntija Joni Penkari, OPH (sihteeri) Opiskelijapalveluiden päällikkö Airi Hirvonen, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Johtaja Klaus Lindberg, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (läsnä kohdissa 1-6) Suunnittelija Mikko Kautto, University Admissions Finland Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto Tietojärjestelmäpäällikkö Juho Rautamäki, Oulun yliopisto Opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu Koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry Opetusneuvos Birgitta Vuorinen, OKM (puheenjohtaja) (läsnä kohdissa 2-4) Tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko, Opetushallitus (läsnä kohdissa 1-3) Projektipäällikkö Ritva Sammalkivi, Oppijan palvelukokonaisuus, SADe-hanke, OKM (läsnä kohdissa 1-5) Erityisasiantuntija Merja Väistö, OPH (läsnä kohdissa 4 ja 5)

2 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 2/7 Esityslista käsittelyaikataulu alustava 1. Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja (klo 9.30) kokouksen pöytäkirja hyväksytään työjärjestys, hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. 2. Tilannekatsaus ja riskit (Antti Ylä-Jarkko, Joni Penkari) (klo 9.40) Tilannekatsaus riskirekisteri.xlsx Merkitään tilannekatsaus käsitellyksi Merkittiin tiedoksi puheenjohtajan ilmoitus siitä, että eduskunnan sivistysvaliokunta on avannut uudelleen asiantuntijakuulemisen koskien hallituksen esitystä 44/2012. Valiokunta on päättynyt pyytää lausunnot vielä ainakin perustuslakivaliokunnalta sekä Helsingin yliopistolta ja Aalto-yliopistolta. Pyydetyt lausunnot koskevat opetus- ja kulttuuriministeriön aiemman kuulemiskierroksen perusteella tekemiä tekstikorjauksia sekä yliopistojen osalta myös valmistautumista uudistuksen vaiheisiin. Merkittiin tiedoksi Antti Ylä-Jarkon esittelemä hankkeen tilannekatsaus. - Keskustelun yhteydessä esiteltiin suullisesti myös alustava suunnitelma korkeakoulusektorille suunnattavista tilaisuuksista keväällä ja kesällä Tarkempi näitä koskeva aikataulu esitetään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa. - Keskustelussa tuotiin esille myös tarve KSHJ:n kokonaisprosessikuvaukselle. Prosessin aukikirjoittaminen on aloitettu Opetushallituksessa, ja se valmistuu kuluvan viikon aikana. Tämän jälkeen se voidaan lähettää kommenteille ohjausryhmän jäsenille. 3. KSHJ-hankeen ohjaus- ja viestintädokumentit (klo 10.10) 1. Hankesuunnitelma ja määrittelyvaiheen työsuunnitelma (hyväksytyt versiot)

3 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 3/7 o _KSHJ_määrittelyvaiheen_työsuunnitelma.docx o _KSHJ-hankesuunnitelma.docx (Ei käsitellä tässä kokouksessa) 2. Käyttöönottosuunnitelma o Käyttöönottosuunnitelma_v 0.10.docx (käsitellään) 3. Aikatauludokumentti o (ei muutoksia) 4. Hyväksymistestaussuunnitelma o Hyvaksymistestaussuunnitelma_-_Hakeutujan_palvelut_ja_TOR.pdf (käsitellään) 5. Perussetti o 6. Viestinnän toteutussuunnitelma (Ei käsitellä tässä kokouksessa) Käydään läpi käyttöönottosuunnitelma ja hyväksymistestaussuunnitelma, ja tehdään tarvittavat muutosehdotukset Käyttöönottosuunnitelma ja hyväksymistestaussuunnitelma käsiteltiin keskusteluasioina ja kirjattiin tiedoksi. Käyttöönottosuunnitelmasta käydyssä keskustelussa todettiin: - Virkailijakoulutusten aloittaminen jo kesäkuun alussa on korkeakoulujen kannalta erittäin hyvä asia. Toivottiin, että syksyn koulutuspäivät päätettäisiin mahdollisimman pian, ja niistä tiedotettaisiin tämän jälkeen viipymättä myös korkeakouluille. - Käyttöönottosuunnitelmassa mainittiin viestintä ja markkinointi kohtuullisen suppeassa muodossa. Näihin alueisiin tulee kiinnittää enenevässä määrin huomiota ja myös resursseja kuluvan vuoden aikana. Viestintää suunniteltaessa on tarpeen huomioida sekä hankkeen etenemistä koskeva ajankohtaistiedottaminen että tulevaan uudistukseen valmistava yleisempi ja laajempi kansalaisnäkökulmainen viestintä. - Käyttöönottosuunnitelmaan ei sinällään tarvita muutoksia, mutta seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen valmistellaan aikataulu tulevista tapahtumista sekä koulutuksista ja päivitetään viestinnän toteutussuunnitelmaa. Hyväksymistestaussuunnitelmasta käydyssä keskustelussa todettiin: - Korkeakoulujen hyväksymistestauksen mallia, jossa aiempi katselmointiryhmä laajennetaan hyväksymistestausryhmäksi, ja organisoiminen toteutetaan OPH:n ja CSC:n

4 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 4/7 yhteistyönä pidettiin toimivana. Ohjausryhmä totesi myös hyväksymistestaussuunnitelman tuovan hyvin esille eri toimijoiden tehtävät ja vastuut. - Hyväksymistestausmallia täydennettiin toteamuksella, että parhaillaan käynnissä olevan ylläpitokilpailutuksen voittavalla yrityksellä on halutessaan mahdollisuus lähettää edustajansa testaustilaisuuksiin. - Hyväksymistestauksen loppuraportti tullaan käsittelemään ohjausryhmässä. Varsinainen testauksen aikanainen virheraportointi sekä virheiden korjaaminen tapahtuu Opetushallituksen antaman mekanismin mukaisesti. - Hyväksymistestaussuunnitelmaan sisältyneeltä riskilistalta nostettiin esille keskeisimpänä huomioitavana asiana fokusoituminen kunkin julkaisun keskeisen sisällön testaamiseen. Todettiin, että fokusoitumista voidaan parantaa esimerkiksi jakamalla testitapaukset ja roolit ryhmän jäsenille jo ennakkoon. 4. Täydennyshaut ja sijoittelun päättyminen (klo 11.00) KSHJ_sijoittelun_päättyminen_ja_täydennyshaku_vaihtoehtoja_v docx Keskustellaan ja päätetään jatkovalmistelusta Ohjausryhmä keskusteli asiasta puheenjohtajan valmisteleman materiaalin pohjalta. Tarve käsittelylle on noussut korkeakoulujen ristiriitaisista tarpeista sijoittelun päättämisajankohta sekä täydennys- ja lisähakujen ajankohtia koskien. Osassa koulutuksista opinnot alkavat jo esimerkiksi elokuun puolivälissä, kun taas toisissa koulutuksissa olisi tarpeellista jatkaa varasijojen käsittelyä ainakin elokuun loppuun saakka. Uudessa yhteishaun prosessissa kaikki hakukohteet ovat riippuvaisia toisistaan. Näin ollen hakukohde ei voi omalla ratkaisullaan esimerkiksi varasijoja koskien vaikuttaa täysin siihen, milloin kaikki opiskelijaksi otettavat ovat selvillä. Tästä johtuen myös sijoittelun päättymisessä on tarpeen löytää erilaiset tarpeet mahdollisimman hyvin huomioiva kompromissiratkaisu. Keskustelun jälkeen todettiin, että pohjadokumentissa esitetty kompromissiehdotus sijoittelun päättämisestä ensimmäisellä kierroksella on hyväksyttävissä. Ammattikorkeakoulujen tarpeiden huomioimiseksi selvitetään kuitenkin mahdollisuutta aloituspaikkamäärän muuttamiseksi ennen viimeistä sijoittelua. Tämän lisäksi paikkaa vastaanottamattomien hyväksyttyjen ja poissaolevaksi ilmoittautuvien paikan vastaanottaneiden vaikutusta varasijojen määrälle on hyvä ennakoida päätettäessä valinnassa käytettävästä aloituspaikkamäärästä. Sijoittelun päättymisestä päätettiin: - Sijoittelu voidaan päättää kevään 2014 yhteishaussa

5 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 5/7 - Selvitetään, miten hakukohteen valinnan aloituspaikkamäärää voitaisiin erityistapauksissa muuttaa suuremmaksi ennen viimeistä sijoittelua, jotta vähennettäisiin tarvetta täydennys- ja lisähauille. - Sijoittelun päättämisajankohtaa on tarpeellista siirtää syksyn hakuaikataulussa. Uusi päättymisajankohta olisi Ohjausryhmä keskusteli täydennys- ja lisähakujen järjestämisestä puheenjohtajan valmistelun pohjalta. Keskustelussa todettiin, että täydennyshaun ajankohtaa voitaisiin myöhentää verrattuna yhteishaun aikataulusta valmistellussa ehdotuksessa olleeseen pohjaesitykseen. Parempi ajankohta voisi sijoittua heinäkuun loppuun. Täydennyshaun sijoittelu suoritettaisiin tällöin heti varsinaisen haun sijoittelun päätyttyä. Päätettiin: - Linjataan toteuttamiskelpoiseksi valmisteluaineistossa ollut vaihtoehto B2. - Jatketaan täydennys- ja lisähakujen käsittelyä muilta osin seuraavassa kokouksessa. Ohjausryhmä keskusteli lisäksi ehdotuksesta syksyn yhteishaun ajaksi. Erityisesti vieraskielisten koulutusten kannalta ajankohtaa pidetään myöhäisenä. Todettiin, että aikatauluasiassa olisi tarpeellista kuulla laajemmin korkeakouluja ennen muutosten tekemistä. Asian selvittämistä jatketaan pyrkimyksenä löytää erilaisille koulutuksille soveltuva hakuaika. 5. Hakukohteiden suunnittelun periaatteet (klo 11.45) KSHJ_hakukohteiden_suunnitteluperiaatteita_v2013xx.docx Linjataan käytännöistä Ohjausryhmä totesi keskustelussa taustamateriaalina olleen hakukohteiden suunnitteluperiaatteiden kuvauksen onnistuneeksi. Keskustelussa tuotiin esille seuraavat muutosehdotukset: - Miten tulisi toimia tilanteessa, jossa koulutuksen osia järjestetään eri paikkakunnilla? Todettiin, että tässä ratkaisevaa on, missä vaiheessa eriytyminen eri paikkakunnille tapahtuu. Jos koulutus järjestetään jo alusta alkaen eri paikkakunnilla, tulisi hakukohteesta päätettäessä huomioida paikkakunnat eriyttävinä tekijöinä. Jos taas paikkakunnan vaihdos tapahtuu koulutuksen aikana, ja esimerkiksi opiskelijan tekemän valinnan seurauksena, ei se johda sellaisenaan tarpeeseen eriyttää hakukohteita. - Joissakin erityistapauksissa on perusteltua poiketa suunnitteluperiaatteista. Tällainen poikkeus on esimerkiksi taidealoilla, joissa eriyttäminen saattaisi johtaa useiden hyvin

6 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 6/7 pienien hakukohteiden syntymiseen. Tämä poikkeus on tarpeen lisätä suunnitteluperiaatteisiin. Ohjausryhmä hyväksyi suunnitteluperiaatteet keskustelussa tehtyjen huomioiden mukaan muokattuna. 6. Asiakaspalveluryhmän ajankohtaiset asiat (Tuija Pasanen, Janne Santala) (klo 12.15) - Ajankohtaiset asiat Merkittiin tiedoksi Janne Santalan ja Tuija Pasasen esittämä tilannekatsaus asiakaspalveluryhmän ajankohtaisista asioista. - Työryhmän loppuraportti on valmistumassa aikataulun mukaisesti. - Korkeakoulujen edustajat ovat neuvottelemassa ylioppilastutkintolautakunnan kanssa ns. vanhojen ylioppilaiden ja kansainvälisen ylioppilastutkinnon suorittaneiden hakijoiden todistusten tarkistamisesta ja tallentamisesta rekisteriin. Tämän toteuttamiseksi voitaisiin palkata käsittelemisen ajaksi keväälle 2014 työntekijä opetusja kulttuuriministeriön rahoituksella. Eri osapuolet ovat suhtautuneet ajatukseen positiivisesti. - Oikaisumenettely on edelleen pohdittavana. Asiaa osaltaan voisi edistää Opetushallituksessa valmistelussa olevan KSHJ:n prosessin kuvauksen valmistuminen. Sen yhteydessä nostetaan esille myös ehdotuksia mahdollisista prosessin kannalta perustelluista oikaisuvaatimuksen mahdollistavista päätöksistä. - Tulevaisuudessa on tärkeää huomioida enemmän erilaisten valtakunnallisten valintayhteistyömuotojen ja yksittäisten korkeakoulujen päätöksenteon välinen suhde. Nykytilanteessa on mahdollista, että päätökset ovat ristiriitaisia. 7. Seuraavat kokoukset - Ohjausryhmän kokousajankohdat keväällä 2013 o pe 26.4 klo , OKM, Meritullinkatu 10, Kalevala Aiheita: Sijoittelun ja varasijatäytön terminolgia o ke klo , OKM, Meritullinkatu 10, Louhi

7 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 7/7 todetaan tarvittavat muutokset jos sellaisia on Ohjausryhmän kokousaikatauluun ei tehty muutoksia. Seuraavassa kokouksessa jatketaan täydennys- ja lisähakuja koskevien asioiden käsittelyä. Lisäksi kokoukseen valmistellaan viestintäsuunnitelman päivitys sekä korkeakoulusektorille suunnattujen tilaisuuksien aikataulu. 8. Muut asiat Ei muita asioita. 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo