Korkeakoulujen asiakaspalveluratkaisu Tilannekatsaus Tuija Pasanen & Janne Santala

Transkriptio

1 Korkeakoulujen asiakaspalveluratkaisu Tilannekatsaus Tuija Pasanen & Janne Santala

2 Lähtökohta Korkeakoulujen yhteisen yhteishaun toteuttamiseksi luotava tietojärjestelmä on tärkeä osa yhteishakua ja automaattisesti valokiilassa mutta ilman suunnitelmaa siitä, miten korkeakoulut toimivat uudessa yhteishaussa yhteisten hakijoiden ja hakemusten kanssa ja miten järjestelmää voidaan toiminnassa hyödyntää, uusi järjestelmä on kuin helisepä waski taicka kilisepä culcuinen.

3 Toimeksianto Tehtävät (= jatkoa kevään 2012 ryhmän työlle): Yhteishaun yhteisen toimintamallin määrittely Hakemusten liitteiden käsittely ja hakukelpoisuuden arviointi Yhteiset aikataulut ja ohjeistukset (mm. yhteiset määräajat, esteettömyys, SORA, oikaisumenettely) Aikataulu: Työ tulee saada valmiiksi huhtikuun 2013 loppuun mennessä.

4 Kokoonpano Työryhmän jäsenet: Mari Ikonen, Jyväskylän yliopisto Tuulikki Kaski, Aalto-yliopisto/DIA-yhteisvalinta Hilkka Korhonen, Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu Joanna Kumpula, University Admissions Finland/Helsingin yliopisto Eva-Maija Kunnas, Tampereen ammattikorkeakoulu Aija Kuurne, lakimies, Aalto-yliopisto Eija Lantta, Lahden ammattikorkeakoulu Katariina Lehto, Seinäjoen ammattikorkeakoulu Sirkku Mäntyniemi, Metropolia Ammattikorkeakoulu Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto (siht.) Mika Penttinen, Maanpuolustuskorkeakoulu Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu (pj.) Nea Särkikoski, Turun yliopisto Anne Talvio, Oulun yliopisto Maarit Tenhunen, Lapin yliopisto Riikka Vanhanen, FINNIPS-valintakoeverkosto/Jyväskylän ammattikorkeakoulu

5 Toimintamalli: hakukelpoisuuden arviointi Yliopistosektori Pääsääntö: Jokainen yliopisto tarkistaa omat hakijansa, tarvittavat todistukset toimitetaan jokaisen hakutoiveen yliopistoon ennen valintaa. Poikkeukset: Yhteisvalinnat (VAKAVA, DIA jne.) Pääsääntö: Amk-sektori 1. hakutoiveen amk tarkistaa hakukelpoisuuden hakijan jokaisen hakutoiveen osalta hakijan antamien tietojen perusteella Poikkeukset: Harkinnanvarainen valinta ja erikoistapaukset

6 Toimintamalli: ehdolliset valinnat Yliopistosektori Pisteytettävät todistukset IB- tm. kv. yo-todistus ja vanhat yo-todistukset Muut ehdollisia valintoja tuottavat valintakriteerit Aidosti ehdollisten valintojen suhteellisen vähäinen määrä yosektorilla Amk-sektori Pisteytettävät todistukset lukion päättötodistus amm. perustutkinnon pt. työtodistukset muut tutkintotodistukset opintosuoritusotteet Aidosti ehdollinen valinta pääsääntönä amksektorilla

7 Toimintamalli: TOR & liitepankki TAI NÄIN Liitepankki käytettävissä NÄIN Liitepankkia ei ole KUN Laaja TOR Ruusupelto: selvän enemmistön koulutustiedot todennettavissa, paperiliitteiden määrä vähäinen Kukkaketo: selvän enemmistön koulutustiedot todennettavissa, paperiliitteitä jonkin verran Suppea TOR Kesantoheinikko: 1/3:n koulutustiedot todennettavissa, paperiliitteitä jonkin verran Risukasa: 1/3:n koulutustiedot todennettavissa, paperiliitteitä paljon

8 Toimintamalli : mahdoton tehtävä? Korkeakoulujen yhteishaun yhden yhtenäisen toimintamallin rakentaminen kevääksi 2014 olisi hankalaa, saman tehtävän maaliin saattaminen kustannusneutraalisti tai -tehokkaasti mahdotonta. Hakijaystävällisyyden lisäämiseksi toimintatapojen erilaisuutta on kuitenkin vähennettävä ja yhteistyömahdollisuudet hyödynnettävä.

9 Toimintamalli : tuloksia 1/4 1. Hakukelpoisuuden arviointi/liitteiden toimittaminen ja tarkistaminen Yliopistot Ammattikorkeakoulut Toimintamalli Pääsääntö: vaaditut liitteet toimitetaan kaikkien hakutoiveiden yliopistoihin, tavoitteena 1 hakijan liitetoimitus/yliopisto. Mahdollisia poikkeuksia: yhteisvalinnat (DIA, VAKAVA). Poikkeukset Korkeimman amk-hakutoiveen malli: hakijan hakukelpoisuus arvioidaan yleensä hakijan ilmoittamien tietojen perusteella kaikkien amk-hakutoiveiden osalta korkeimman hakutoiveen amk:ssa, johon hakija erityistapauksissa toimittaa todistusliitteitä. Ennakkotehtävä ja erivapaus-/harkinnanvaraisen valinnan liitteet palautetaan jokaisen hakutoiveen korkeakouluun, tarvittaessa hakukohdekohtaisen ohjeistuksen mukaan.

10 Toimintamalli : tuloksia 2/4 2. Koulutodistustietojen tarkistaminen/ehdolliset valinnat Toimintamalli Yliopistot 1. Pääosa valinnoissa tarvitusta todistustiedosta saadaan tarkistettua automaattisesti (YTL, TOR) ennen valintaa. 2. Pieni osa todistustiedosta tarkistetaan todistuksista/kopioista ennen valintaa. 3. Erittäin pieni osa kelpoisuus- tai todistustiedosta tarkistetaan todistuksista/kopioista valinnan jälkeen (mm. IB-tutkinnot). Ammattikorkeakoulut 1. Pääosa valinnoissa käytetystä todistustiedosta tarkistetaan opiskelijaksi hyväksytyiltä ja paikan vastaanottaneilta todistuksista/kopioista valinnan jälkeen (ehdollinen valinta pääsääntönä) ammattikorkeakoulussa, johon opiskelija on valittu. 2. Suuri mutta riittämätön osa todistustiedosta tarkistetaan ennen valintaa automaattisesti (TOR, YTL) ja pieni osa todistuksista/kopioista ennen valintaa (mm. ulkomaiset tutkinnot, näyttötutkinnot).

11 Toimintamalli : tuloksia 3/4 3. Hakemuksen liitteiden, erityisjärjestelyhakemusten yms. määräajat Kelpoisuuden osoittavat hakemuksen liitteet: 7 päivää hakuajan päättymisen jälkeen Poikkeukset: 1. hakuaika: 14 päivää hakuajan päättymisen jälkeen Hakukeväänä valmistuvat ei-ylioppilaat (yliopistot): 3-4 arkipäivää valmistumisesta EB/IB-tutkinnon suorittaneet: heinäkuun puoliväli Valintakokeen erityisjärjestelyhakemukset: 7 päivää hakuajan päättymisen jälkeen Akuutit tapaukset: tapauskohtainen soveltaminen, päätös tehdään aina Muut hakuasiakirjat: Suositus: 7 päivää hakuajan päättymisen jälkeen

12 Toimintamalli : tuloksia 4/4 4. Esteettömyys ja SORA: yhteiset ohjeistukset (alustavia linjauksia) Esteettömyys: Yleiskuvaus valintakokeen erityisjärjestelyistä, jotka mahdollisia Ohjeet erityisjärjestelyhakemuksen jättämiseen (määräaika, liitteet) Linkit suosituksiin (ESOK-verkosto) Korkeakoulujen yhteyshenkilöt ja -tiedot SORA: Koulutusalakohtainen lainsäädännön avaaminen Kysymykset hakulomakkeella, jos SORA koskee hakutoivetta: Opiskeluoikeuden peruuttaminen: lakiviittaus! Terveydellinen este: selkeä koulutusalakohtainen kysymys Tietojen hävittäminen ja siirtämättömyys!

13 Toimintamalli : entä sitten? Oikaisumenettelyn yleisohjeistus (yhteiset asiat) Lakisääteiset määräajat Mikä opiskelijavalintaa koskeva oikaisupyyntö on? -määrittely Korkeakoulujen yhteishaun käytäntöjen kehittäminen Uusi yhteishaku alkaa vuodesta 2014, se ei pääty siihen. Tarvitaan pysyvä kokoonpano toimintamallien tarkasteluun ja korjaamiseen ja keskeisten järjestelmätarpeiden selvittämiseen. Loppuraportti huhtikuun 2013 loppuun mennessä Tuijan ja Jannen ajatus (ei keskusteltu ryhmässä): Jos ja kun aikaa huhtikuun DL:n rajoissa on: Vastausten antaminen järjestelmän toiminnallisuuksia koskeviin, Opetushallituksesta saatuihin virkailijan käyttötason kysymyksiin (esim. hakutoivejärjestyksen muokkaaminen, hakemuksen passivointi).

14 Yhteystiedot Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen Itä-Suomen yliopisto puh Opintoasiainpäällikkö Janne Santala Satakunnan ammattikorkeakoulu puh

15 Kiitos! APPLAUSE!