Korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalveluryhmä (Aspa III) Loppuraportti

Transkriptio

1 Korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalveluryhmä (Aspa III) Loppuraportti Korkeakoulujen opintohallinnon verkostotapaaminen Tuija Pasanen & Janne Santala

2 Lähtökohta Valmistautuminen hakuun Hakeutuminen koulutukseen Hakijapalvelu ja asiakaspalvelu Valinnan suorittaminen Prosessin päätös Opiskelupaikan vastaanotto ja korkeakouluun ilmoittautuminen Sijoittelu Leuka rintaan ja kohti uusia pettymyksiä.

3 Toimeksianto Tehtävät: Korkeakoulujen opiskelijavalintojen yhteiset menettelyt (mm. yhteiset määräajat, hakemusten tarkistaminen, esteettömyys, SORA, oikaisumenettely) Yhteishakujärjestelmän käyttäjätason tarpeisiin soveltuvat ratkaisut (mm. hakijoiden yksilöinti, hakemusten muuttaminen, hakemusten passivointi) Historia (ja tulevaisuus): Työtä on tehty kolmessa jaksossa keväästä 2012 alkukevääseen 2014 (ja se jatkuu syksystä 2014 alkaen). Toiminnan tarkoitus (pj:n ja sihteerin jakaman näkemyksen mukaan): Yhteisillä pelisäännöillä ja menettelyillä opiskelijavalintaprosessista tulee avoimempi ja yksinkertaisempi ja hakijoita kohdellaan oikeudenmukaisemmin ja tasapuolisemmin.

4 Kokoonpano (Aspa III) Työryhmän jäsenet: Mari Ikonen, Jyväskylän yliopisto (Riikka Valkonen) Hilkka Korhonen, Karelia-ammattikorkeakoulu Joanna Kumpula, University Admissions Finland/Helsingin yliopisto Eva-Maija Kunnas, Tampereen ammattikorkeakoulu Aija Kuurne, lakimies, Aalto-yliopisto Eija Lantta, Lahden ammattikorkeakoulu Katariina Lehto, Seinäjoen ammattikorkeakoulu Sirkku Mäntyniemi, Metropolia Ammattikorkeakoulu Eve Oesch, Aalto-yliopisto Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto (siht.) Riku Rosti, Maanpuolustuskorkeakoulu Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu (pj.) Nea Särkikoski, Turun yliopisto Anne Talvio, Oulun yliopisto Maarit Tenhunen, Lapin yliopisto Riikka Vanhanen, FINNIPS-valintakoeverkosto/Jyväskylän ammattikorkeakoulu

5 Toimintamalli 2014: haastetta? Korkeakoulujen yhteishaun yhden yhtenäisen toimintamallin rakentaminen syksyksi 2014 tai jopa kevääksi 2015 on hylätty jo aiemmin toimintatapojen erilaisuuden ja kustannusvaikutusten vuoksi. Hakijaystävällisyyden lisäämiseksi toimintatapojen erilaisuutta on kuitenkin vähennettävä ja yhteistyömahdollisuudet hyödynnettävä.

6 Loppuraportti: sisällys 1/2 Valmistautuminen hakuun Yhteiset käytännöt ja menettelyt korkeakoulun päätökset Haku- ja valintajärjestelmää koskevia toiminnallisuusvaatimuksia Erivapausvalinta yliopistosektorilla/harkinnanvarainen valinta amk-sektorilla Hakeutuminen koulutukseen Hakijoiden yksilöinti Hakemusten käsittely Alle kolmevuotisen ammatillisen tutkinnon tuottama yleinen korkeakoulukelpoisuus Hakemuksen muuttaminen Hakemuksen täydentäminen Alkuperäisten todistusten tarkistaminen Esteettömyys opiskelijavalinnoissa - valintakokeen erityisjärjestelyjen hakeminen SORA-menettely Miten menetellään valintakoetilanteessa, jos hakijan hakemusta ei löydy?

7 Loppuraportti: sisällys 2/2 Valinnan suorittaminen Valintakoekutsut ja muut esivalintaan liittyvät ilmoitukset Valinnan tuloksen ehdollisuus ja oikeellisuuden tarkistaminen Sijoittelu Opiskelupaikan vastaanottaminen ja korkeakouluun ilmoittautuminen Prosessin päätösvaihe Oikaisumenettely Opiskelijavalinnan peruuttaminen Asiakaspalveluun ja korkeakoulujen tarpeisiin liittyviä erityishuomioita

8 Aikataulu Hakemuksen liitteiden toimittamisen määräajat Esim. kelpoisuuden osoittavat hakemuksen liitteet ja valintakokeen erityisjärjestelyjen hakemukset Määräajan nyrkkisääntö: 14 vrk hakuajan päättymisen jälkeen Poikkeukset: Hakukeväänä valmistuvat ei-ylioppilaat (yliopistot): 3-4 arkipäivää valmistumisesta EB/IB-tutkinnon suorittaneet: heinäkuun puoliväli Akuutit, valintakokeen suorittamiseen vaikuttavat todetut esteet: ennen valintakoetta (muutaman päivän järjestelyvara)

9 Hakemusten käsittely Hakukelpoisuuden arviointi/liitteiden toimittaminen ja tarkistaminen Yliopistot Ammattikorkeakoulut Toimintamalli Poikkeukset Pääsääntö: vaaditut liitteet toimitetaan kaikkien hakutoiveiden yliopistoihin, tavoitteena 1 hakijan liitetoimitus/yliopisto. Mahdollisia poikkeuksia: yhteisvalinnat (DIA, VAKAVA). Korkeimman amk-hakutoiveen malli: hakijan hakukelpoisuus arvioidaan yleensä hakijan ilmoittamien tietojen perusteella kaikkien amk-hakutoiveiden osalta korkeimman hakutoiveen amk:ssa, johon hakija erityistapauksissa toimittaa todistusliitteitä. Ennakkotehtävä ja erivapaus-/harkinnanvaraisen valinnan liitteet palautetaan jokaisen hakutoiveen korkeakouluun, tarvittaessa hakukohdekohtaisen ohjeistuksen mukaan.

10 Hakemusten käsittely Koulutodistustietojen tarkistaminen/ehdolliset valinnat Toimintamalli Yliopistot 1. Pääosa valinnoissa tarvitusta todistustiedosta saadaan tarkistettua automaattisesti (YTL) ennen valintaa. 2. Pieni osa todistustiedosta tarkistetaan todistuksista/kopioista ennen valintaa. 3. Erittäin pieni osa kelpoisuus- tai todistustiedosta tarkistetaan todistuksista/kopioista valinnan jälkeen (mm. IB-tutkinnot). Ammattikorkeakoulut 1. Pääosa valinnoissa käytetystä todistustiedosta tarkistetaan opiskelijaksi hyväksytyiltä ja paikan vastaanottaneilta todistuksista/kopioista valinnan jälkeen (ehdollinen valinta pääsääntönä) ammattikorkeakoulussa, johon opiskelija on valittu. 2. Suuri mutta riittämätön osa todistustiedosta tarkistetaan ennen valintaa automaattisesti (YTL) ja pieni osa todistuksista/kopioista ennen valintaa (mm. ulkomaiset tutkinnot, näyttötutkinnot).

11 Hakemusten käsittely Hakijan yksilöinti Jokaisella hakijalla on syksyn 2014 haussa oma Oppija-ID: samalla Oppija-ID:lle voi jättää yhteishakuun vain yhden hakemuksen. Henkilötunnukselliset hakijat yksilöidään automaattisesti hetuun perustuen. Hetuttomien hakijoiden osalta yksilöinnin suorittaa hakijan jonkin hakutoiveen korkeakoulu. Hakemuksen muuttaminen Hakijan ilmoittamia tietoja voi Opintopolun asiointitilin itsepalvelun lisäksi muuttaa hakijan pyynnöstä sellaisessa korkeakoulussa, johon hakija on jollakin hakutoiveellaan hakenut. Hakutoivejärjestyksen muuttaminen on mahdollista vain hakuaikana. Esivalintaan ja valintaan vaikuttavien tietojen ilmoittamiselle on määriteltävä hakukohtaiset määräajat. Hakemuksen voi passivoida sellaisessa korkeakoulussa, johon hakija on jollakin hakutoiveellaan hakenut.

12 Esteettömyys Valintakokeen erityisjärjestelyjen hakeminen Yhteiset periaatteet: yleisohjeistus (mitä?, miten?, millaisia?) erityisjärjestelyhakemusten määräajat & jousto hakemusten ja esteen todentavien liitteiden jättäminen jokaisen valintakoepaikan korkeakouluun päätöksen tekeminen korkeakoulussa Korkeakoulu päättää omien menettelyjensä yksityiskohdista ja tiedottaa niistä. Toive: yhteisesti sovitut käytännöt > korkeakoulujen omat päätökset Seuraava haaste? Opiskelijavalintojen esteettömyyden kehittäminen yleisemmin ja laajemmin?

13 SORA-menettely Opiskelijavalinta ja SORA: Korkeakouluja koskevien säädösten mukaan erikseen määritellyillä aloilla opiskelijaksi ottamisen esteenä voi olla opiskeluoikeuden peruuttamista koskeva aiempi päätös tai hakijan terveydentila. Opiskeluoikeuden voi ko. aloilla myöhemmin peruuttaa, jos hakijalta on pyydetty tietoa opiskelupaikan peruuttamisesta ja hakija on tiedon salannut tai hakuvaiheessa on edellytetty hakijalta tiettyä terveydentilaa eikä hakija ole ilmoittanut terveydellisestä esteestä korkeakoulun pyynnöstä huolimatta. Yhteishaun hakulomakkeella ko. aloille hakevaa hakijaa pyydetään vastaamaan em. asioihin liittyviin kysymyksiin Kyllä/Ei. Ilmoitus/ Väärä vastaus johtaa korkeakoulun jatkoselvityksiin. Korkeakoulut tarkistavat kysymysten muotoilut yhdessä keväällä 2014.

14 Kirjeet ja postitus Kirjepohjat Kirjepohjiksi tarvitaan ainakin: Esivalintavaiheessa valintakoekutsu ja ei-kelpoisen kirje Sijoittelun aikana: Hyväksymiskirje valituille Jälkiohjauskirje varasijalle jääneille ja hylätyille Informaatioliite em. kirjeisiin (yksityiskohtaiset tiedot) Yhteisen nopean massapostituksen tarve Vasta valinnan tulosten julkistamispäivämääränä (keväällä ) suurelle hakijajoukolle voidaan ilmoittaa kirjeitse valinnan tilanteesta. Aikaa kirjeiden tulostamiseen, kuorittamiseen ja postittamiseen on 1-2 päivää siitä, kun kaikissa hakukohteissa valintaehdotus on viety sijoitteluun Tarve massapostitukselle: Itellan joukkokirje kustannukset ja niiden kattaminen/jakaminen?

15 Oikaisumenettely Yhteiset menettelyt: Oikaisupyynnön yhteinen yleiskuvaus: Minkälainen asiakirja oikaisupyyntö on? Yhteishaun asettamat periaatteet: Missä tilanteissa oikaisupyyntö tulee tutkia? Missä tilanteissa sen voi jättää tutkimatta? Miten oikaisupyynnön jättäminen vaikuttaa opiskelupaikan vastaanottoon ja sijoitteluun? Vain opiskelijaksi ottamista koskevat oikaisupyynnöt käsitellään. Jos oikaisupyyntö koskee hakukelpoisuuden arviointia, hakija voidaan ottaa valintakokeeseen mutta valintaprosessi etenee vain, jos oikaisu tapahtuu. Oikaisupyynnöt käsitellään korkeakoulussa tavoitteellisesti yhdessä erässä. Oikaisuaika alkaa päätetystä tulosten julkistamisen päivämäärästä. Ei hakijakohtaista oikaisuajan määrittymistä. Oikaisuaika päättyy kummallakin sektorilla samaan aikaan (14 vrk tulosten julkistamisesta).

16 Muut asiat Raportit HAREK-raporttien ja AMK-järjestelmäraporttien osalta valmisraporteissa on tarvetta ennemminkin karsimiselle ja päällekkäisyyksien poistamiselle kuin raporttityyppien lisäämiselle. Ns. vapaaraporttien muodostamismahdollisuus korkeakoulun hakukohteiden osalta? Yhteishaun ulkopuoliset haut (erillisvalinnat) Periaatteiden ja sääntöjen yhtenäisyys vähintään sektoreittain: mitä koulutuksia jätetään yhteishaun ulkopuolelle? Ulkopuolisten hakujen prosessien ja menettelyjen selvittäminen on aloitettava viimeistään syksyllä 2014, jotta Opintopolkua voidaan hyödyntää muihin hakuihin. Korkeakoulujen sitoutuminen yhteisiin toimintamalleihin? Edustuksellisuuden puutteet, tiedonkulku ja autonomiahenkisyys asettavat haasteita. Toimijoiden (OKM, OPH ja korkeakoulut) yhteistyötä tarvitaan.

17 Conclusion Asiakaspalvelutiimin kaltaiselle korkeakoulujen yhteistyölle on pysyvä tarve niin opiskelijavalinnan kuin muunkin opintohallinnon kentällä, jotta monimutkaisista ja vaikeaselkoisista päästäisiin yksinkertaiseen ja ymmärrettävään hajanaisista ja poikkeuksellisista yhtenäiseen ja yleiseen ja suuritöisistä ja tehottomista vaivattomaan ja tehokkaaseen. Tarve lähtee asiakkaasta, mutta sen täyttäminen palvelee korkeakoulujakin. Yhteistyön tulee olla kollektiivisella luottamuksella tehtävää asiantuntijoiden yhteistyötä, koska korkeakoulujen johdolta ei voida odottaa riittävää perehtyneisyyttä opiskelijavalinnan ja opintohallinnon menettelyihin ja niiden yksityiskohtiin. Johtajien yhteistyö ei johtaisi jaettuihin näkemyksiin eikä yleisesti käyttökelpoisiin ratkaisuihin.

18 Yhteystiedot Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen Itä-Suomen yliopisto puh Opiskelijapalveluiden päällikkö Janne Santala Satakunnan ammattikorkeakoulu puh