) Paikalla asiakohdat 4-8. sivu 1. Kokouksen avaus Läsnäolijoiden toteaminen Kokouksen työjärjestys 2

Transkriptio

1 Muistio 4 / (5) LAMPPU2015-hankkeen ohjausryhmän kokous Aika klo 12:00 13:40 Paikka Lync Ohjausryhmän jäsenet Hankkeen koordinaattori Teeman 5 koordinaattori Pertti Heikkilä Hankkeen koordinaattori REDU Teema 1 koordinaattori Hannu Simi JEDU Teeman 2 ja 4 koordinaat. Anu Tauriainen REDU Teeman 6 koordinaattori Sari Hyrkäs OAKK Kutsuttuina lisäksi Veli-Pekka Laukkanen (1 REDU Poissa Teeman 3 koordinaattori Mika Leinonen LAPPIA Kutsutuista poissa Sirpa Korhonen JEDU Tuula Sillapää LAPPIA Leena Koski OPH 1) Paikalla asiakohdat 4-8 Asialuettelo: sivu 1. Kokouksen avaus 2 2. Läsnäolijoiden toteaminen 2 3. Kokouksen työjärjestys 2 4. Hankkeen eteneminen ja jatkotoimenpiteet 2 5. Avustusosuuden laskutus 3 6. Hankkeen taloustilanne 4 7. Loppuraportointi 5 8. Tiedoksi 5

2 Muistio 4 / (5) 1. Kokouksen avaus Hankkeen koordinaattori Pertti Heikkilä avasi ohjausryhmän verkkokokouksen. 2. Läsnäolijoiden toteaminen Todettiin että paikalla ovat kaikki teemojen koordinaattorit lukuun ottamatta teeman 3 koordinaattoria Mika Leinosta. Kutsutuista kokoukseen osallistui asiakohdasta 4 alkaen Veli-Pekka laukkanen. 3. Kokouksen työjärjestys Esitetään, että asialista toimii kokouksen työjärjestyksenä. Kokouksen asialista toimii kokouksen työjärjestyksenä. 4. Hankkeen eteneminen ja jatkotoimenpiteet Edellisessä ohjausryhmän kokouksessa sovittiin, että jokainen hankkeen osatoteuttaja (kumppani) raportoi teemoittain teeman koordinaattorille ja hankkeen koordinaattorille marraskuun lopun tilannekatsauksen oman osahankkeensa osalta. Hankkeen koordinaattori on tehnyt jokaiselle teemalle ja sen osatoteuttajalle valmiin tilannekatsauksen raportointi varten pohjan, jossa on pohjalla valmiina osahankkeen ko. teeman tavoitteet. Pohjalle on pyydetty osatoteuttajaa kirjaamaan mitkä tuloksista on saavutettu, mitä on vielä kesken ja mitä jää tekemättä. Lisäksi koordinaattori on laatinut teemojen koordinaattoreille koontipohjan. Koordinaattori on lähettänyt ohjeet osatoteuttajille ja teemojen koordinaattoreille ja pyytänyt toimittamaan tilannekatsaukset viimeistään Viimeiset tilannekatsaukset on saatu Toimitettujen raporttien pohjalta on tehty koonnit, jotka löytyvät sivulta: hanke/verkostotapaamiset/ ohjausryhman-4-kokous Käydään läpi teemoittain em. tilannekatsaus-koontiraporttien pohjalta teemojen tilanne. Käytiin läpi teemoittain miten teemojen osahankkeet ovat edenneet. - Liite 3 teeman 1 tilannekatsaus (versio 3) - Liite 4 teeman 2 tilannekatsaus (versio 2.1) - Liite 5 teeman 3 tilannekatsaus (versio 3) - Liite 6 teeman 4 tilannekatsaus (versio 2) - Liite 7 teeman 5 tilannekatsaus (versio 2) - Liite 8 teeman 2 tilannekatsaus (versio 2)

3 Muistio 4 / (5) Paikalla olleet teemojen koordinaattorit sekä niiden osatoteuttajat kertoivat lyhyesti tilanteen. Keskusteltiin myös siitä, mitkä tavoitteista jäävät toteutumatta ja miksi. - Korjattiin teema 2 tilannekatsaukseen, että SAKK ei ole ollut mukana teemassa. Maritta Mäenpää ilmoitti huhtikuussa että se keskittyy hankkeessa teemoihin 1 ja 5. - Todettiin, että osalla kumppaneista osahankkeelle asetetut tavoitteet olivat ylimitoitettuja suhteessa hankkeen antamiin taloudellisiin resursseihin. Myös hankkeen lyhyt toteuttamisaika käytännössä 9 kk - on osoittautunut haastavaksi. Aloituskokoushan oli vasta helmikuussa ja loppuseminaari jo marraskuussa. - Osa kumppaneista on ylittänyt budjettinsa, jotta saanut tavoitteet joka tapauksessa toteutettua. Ylitys jäänkin kokonaan omarahoitettavaksi osuudeksi. - Osalla toteuttajista on ollut haastetta osahankkeensa toteuttamisessa johtuen mm. omassa organisaatiossa tapahtuneista muutoksista johtuen. Myös vuoden aikana tulleet tiedot OKM:n järjestämislupamuutoksista ja rakenteellisesta kehittämisestä ovat tuoneet lisähaastetta toteuttamiseen. - Tehtiin myös havainto, että tilannekatsauksissa oli myös esitetty syyksi resurssipulaa siihen, ettei kaikkia tavoitteita ole saatu toteutettua. Todettiin, että kumppaneilla on ollut käytettävissä osahankeen toteuttamisen euron resurssi, joten resurssipulaan vetoaminen ei voi olla syynä tulosten saavuttamatta jäämiseen. 5. Avustusosuuden laskutus Hankkeen koordinaattori on lähettänyt kaikille osatoteuttajille sähköpostiviestillä ohjeita avustusosuuden laskuttamisesta. Alla tiivistelmä viestistä: 1. Osahankkeenne kustannusten raportointi viimeistään ! Ennen kuin toimitatte Rovaniemen koulutuskuntayhtymälle avustusosuuden loppulaskun. Toimittakaa minulle sähköpostilla (skannattuna): - Kirjanpidon ote omasta kirjanpidostanne LAMPPU2015-osahankkeen kustannuspaikasta (koko vuosi). Siitä tulisi selvitä myös, miten kustannukset jakautuvat kustannuslajeittain. Kustannuslajit on esitetty toimintasuunnitelmanne kustannuslaskelmassa. - Hankkeeseen osallistuneiden henkilöiden hankepäiväkirjojen (allekirjoitetut) kopiot, josta selviää henkilöittäin, mitä asioita henkilö on tehnyt hankkeelle, minä päivänä ja kuinka monta tuntia. Mikäli käytössä on sähköinen päiväkirja ja siihen liittyvä sähköinen hyväksymismenettely (Repotronic, StudentaPlus tai vastaava), niin siitä riittää ote järjestelmästä, jossa on em. tiedot.

4 Muistio 4 / (5) 2. Avustusosuuden laskutus mennessä (perillä!) - laskussa tiedot osahankkeenne kokonaiskustannuksista ja mahdollinen teeman koordinointi (em. kirjapidon otteen mukaisesti) - laskelma laskutettavasta avustusosuudesta (enintään 70% osahanke ja koordinointi enintään 90%), jota on vähennetty jo aiemmin laskuttamanne osuudet - laskutatte siis vain avustusosuuden joka on enintään 7000 (osahanke) + JEDU, LAPPIA ja OAKK teemojen koordinoinnin avustusosuus laskun eräpäivä mieluiten tuo sama tai (laitamme maksuun heti laskun saavuttua). Avustusosuutenne lasku laskutusosoitteeseen: Viitetietona: LAMPPU2015 / Pertti Heikkilä Laskutusosoite: Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Toripuistikko 5-7, 3 krs Rovaniemi Y-tunnus: Merkitään tiedoksi em. asia. Merkittiin tiedoksi laskutusasia. 6. Hankkeen taloustilanne Koordinaattori esitteli hankkeen taloustilanteen REDU:n kirjapidosta tekemänsä koonnin (liite 2). Koonnissa on mukana myös kumppaneiden omarahoitusosuudet, mitä ei kirjata REDU:n kirjanpitoon hankkeen kustannuspaikalle. REDU:n kirjapidossa näkyy kumppaneiden osalta vain heidän avustusosuus. Kumppaneiden omarahoitusosuus näkyy heidän omassa kirjapidossaan. - Todettiin, että osatoteuttajista REDU on jo ylittänyt bujettinsa myös JEDU ja RaahenAO ovat hyvin lähellä sitä. - Kumppaneista ILO, PPO ja SAKK eivät ole vielä laskuttaneet yhtään eli ne laskuttavat koko avustusosuuden kerralla. Merkitään tiedoksi Merkittiin tiedoksi taloustilanne

5 Muistio 4 / (5) 7. Loppuraportointi Hankkeen loppuraportti (selvitys) pitää toimittaa Opetushallitukseen mennessä. Raportin toimittaa koordinaattori. Raportti toimitetaan sekä sähköisesti että paperille tulostettuna ja allekirjoitettuna. Raportin liitteeksi tulevat lopullinen kustannuserittely (kirjanpidon ote) sekä osahankkeiden omat loppuraportit. Viime vuoden LAMPPU-hankkeessa loppuraportoinnissa käytettiin samoja raportointi, millä raportoitin kevään tilannekatsaus. Osahankkeiden loppuraportit tehdään kevään tilannekatsauspohjien pohjalta tehdyille loppuraporttipohjille. Liitteenä 1 on malli. Osahanke toimittaa loppuraportin koordinaattorille viimeistään Hankkeen koordinaattori tiedottaa ja muistuttaa kumppaneita loppuraportoinnista kokouksen jälkeen. Hän toimittaa samalla valmiit loppuraporttipohjat, joissa on valmiina kevään tulokset. Koordinaattori tekee näiden osahankkeiden toimittamien loppuraporttien perusteella varsinaisen loppuraportin (selvityksen) hankkeesta Opetushallitukselle mennessä. Osahankkeiden loppuraportit sekä OPH:lle toimitettava selvitys tallennetaan myös hankkeen sivuille. Toimitaan esityksen mukaisesti. 8. Tiedoksi Keskusteltiin LAATUSAMPO-hankkeen avustuspäätösasiasta. Todettiin, ettei LAPPIA:lta ole saatu tietoa avustuspäätöksestä. Nyt olisi tärkeää, että saataisiin mahdollisimman pian tieto siitä, kuinka paljon hankkeen osatoteuttajilla on käytettävissä euroja omassa osahankkeessaan, jotta voidaan käynnistää ensi vuoden osahankkeen suunnittelu ja kiinnittää siihen tekijät. Sovittiin, että Pertti on yhteydessä LAPPIA:n opintojohtaja Pentti Heikkilään, joka on merkitty LAATUSAMPO-hankkeen yhteyshenkilöksi ja esittää edellä esitetyt toiveen heille.