KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 31

Transkriptio

1 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 1/7 KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 31 Aika: ke klo Paikka: Meritullinkatu 1, Venla Osallistujat: Ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, OKM (pj) Erityisasiantuntija Joni Penkari, OPH Opiskelijapalveluiden päällikkö Airi Hirvonen, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto Johtaja Eva Raudasoja, Oulun yliopisto Opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu Opetusneuvos Ritva Sammalkivi, Oppijan palvelukokonaisuus, SADe-hanke, OPH Kehityspäällikkö Antti Mäki, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Opiskelijapalveluiden päällikkö Anne Koskela, Savonia-ammattikorkeakoulu Mikko Kautto, University Admissions Finland Koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry Projektipäällikkö Joonas Mäkinen, OPH Erityisasiantuntija Mikko Eronen, OPH (sihteeri) Erityisasiantuntija Merja Väistö, OPH Pekka Linna, CSC Poissa: Erityisasiantuntija Marcus Caselius, OPH Tietojärjestelmäpäällikkö Sami Hautakangas, Tampereen yliopisto 1. Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja - Edellisen kokouksen pöytäkirja Keskustelu/ehdotus: hyväksytään työjärjestys, hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. Kokouksen esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi. 2. Tilannekatsaus, riskit ja kevään haun järjestämisen aikataulut (Joonas Mäkinen, Joni Penkari, OPH; Pekka Linna, CSC)

2 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 2/7 OPH:n tilannekatsaus ja kevään yhteishaun tilanne ja aikataulut (OPH). - Tilannekatsaus Korkeakoulujen käyttöönottojen tukitoimet tilanne (CSC) - Tilannekatsaus Päätösehdotus: Merkitään tilannekatsaukset ja aikataulu käsitellyksi ja tehdään tarvittavat tilannekatsauksen edellyttämät päätökset Joonas Mäkinen esitteli Opintopolun kehityksen uuden kehitysmallin. Opetushallitus on ottanut Opintopolun kehityksessä käyttöön uuden kehitysmallin. Mallissa keskitytään toiminnallisuuksien kehittämiseen alusta loppuun samojen kehittäjien voimin. Uuden mallin tarkoitus on nopeuttaa kehittämisprosessia ja parantaa kehityksen laatua. Kehitysmallissa Opintopolku-palvelun koko kehitys on yhdessä kehitysjonossa ja käyttää samaa kehittäjäpoolia. Keskustelussa nousi esiin erityisesti ohjeistuksen ja koulutuksen tärkeys. Perustettavalle Asiakaspalveluryhmälle toivottiin suuri rooli erityisesti ohjeistusten laadinnassa. Kevään yhteishaun onnistuminen koettiin tärkeimmäksi prioriteetiksi. Tämän vuoksi toivottiin, että esimerkiksi tutkintoon johtamattoman koulutuksen toiminnallisuuksien kehitystä voitaisiin siirtää myöhäisempään ajankohtaan. Siirto ei ole ohjausryhmän päätettävissä, mutta siihen pyritään vaikuttamaan. Myös korkeakoulujen hakukohteiden löytymiseen Opintopolku-palvelusta toivottiin parannusta esimerkiksi koulutusinformaation rakennetta selkiyttämällä. Merkittiin tilannekatsaus käsitellyksi. Todettiin ryhmän näkemykseksi, että tutkintoon johtamattoman koulutuksen tarjonnan (avoin korkeakouluopetus) osalta käyttöönottoa voitaisiin siirtää. Puheenjohtaja vie tämän näkemyksen eteenpäin. Asiasta linjaa viimekädessä aikuiskoulutuspolitiikan yksikkö OKM:ssä. 3. Korjausten ja uusien ominaisuuksien priorisointi Toteutuksen backlog (OPH) Opintopolkuryhmän lista osoitteesta Huomiot jaettu edellisessä kokouksessa esille nousseisiin luokkiin, mutta listaa ei ole muuten päivitetty: - sopimus (asiat, joista korkeakoulujen tai korkeakoulujen ja OPH:n tulisi sopia) - prosessi/johtaminen: hankkeen johtamiseen liittyvät huomiot - prosessi/aikataulu: aikatauluun liittyvät huomiot - prosessi/testaus: testaukseen liittyvät huomiot - prosessi/käyttöönotto: käyttöönottoon ja erityisesti käyttöönoton tukeen liittyvät huomiot - järjestelmä/virhe: järjestelmä tuottaa virheellisen tuloksen - järjestelmä/ominaisuus: järjestelmän toivottaisiin tekevän jotain enemmän kuin nykyisin - järjestelmä/käytettävyys: tapa, jolla järjestelmä on toteutettu, aiheuttaa työtä tai päänvaivaa

3 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 3/7 Päätösehdotus: päätetään ohjausryhmän näkemyksestä prioriteeteista Käytiin läpi puheenjohtajan johdolla OHA-forumin kannanotto välttämättömistä korjauksista. Keskusteltiin erityisesti prosessin kuvauksen ja ohjeistuksen tärkeydestä korkeakouluille. Hyväksymiskirjeiden lähetysprosessin kohdalla prosessin läpikäynti ja selkiyttäminen on välttämätöntä. Toivottiin, että Asiakaspalveluryhmä ja Opetushallitus kävisivät kirjeprosessin yhteisesti läpi heti kun Asiakaspalveluryhmä on järjestäytynyt. Itse järjestelmää koskevat kannanotossa mainitut korjaustarpeet ovat joko jo korjattu tai OPH:n kehitysjonossa. Ohjausryhmän täytyy jo asettamiskirjeen perusteella päättää korjausten ja kehitettävien ominaisuuksien prioriteeteista kehitysjonossa. Päätettiin palata tarkkaan priorisointilistaan helmikuussa järjestettävässä ylimääräisessä ohjausryhmän kokouksessa. 4. Erinäisiä substanssiasioita Asioita: Katsaukset/keskustelu seuraavista asioista 1. Varasijatilanteen näyttäminen hakijalle? On tullut palautetta jonka mukaan varasijatilannetta ei pitäisi hakijalle näyttää: Eli onko varasijan näkyminen tarpeen A.) omassa opintopolussa ja/tai B) kirjeissä? Jälkimmäisessä yksittäisen hetken tilanne, ensimmäisessä muuttuva tieto, joka on aiheuttanut hämmennystä. 2. Opetushallituksen ehdotus ammattikorkeakoulujen todistusten tarkistamisen ajankohdan siirtämisestä kevään 2015 yhteishaussa valintojen toteuttamista edeltävään aikaan, kun tarkistaminen on tähän asti toteutettu pääsääntöisesti opiskelijoiksi hyväksytyiltä ja opiskelupaikan vastaanottaneilta. Tarkistus on johtanut valtakunnallisesti noin pariin sataan opiskelijavalinnan purkamiseen vuosittain. 3. Ensimmäisen vuoden poissaoloilmoittautuminen vain perustellusta syystä vaikutukset järjestelmään ja yhteiset käytännöt. 4. Kandidaatti ja maisterikoulutusten kuvaukset Yliopistojen ohafoorumin valmistelema yhteinen käytäntö vuodeksi 2016; tilanne 5. YTL:n rekisterin täydentäminen ennen 1990 suoritettujen ylioppilastutkintojen tiedoilla asian eteneminen

4 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 4/7 6. Yliopistojen mahdolliset valintaperusteongelmat (yhteisvalinnoissa) 7. Hyväksymiskirjeet korkeakouluille järjestelmästä - asian eteneminen 8. Tilastokeskuksen kuusinumeroisen koulutuskoodin liittäminen laajoihin koulutuksiin on osoittautunut käytännössä erittäin hankalaksi. Edellisissä kokouksissa on todettu, että tilastokeskus omistaa koodiston, joten asiaa on käsiteltävä yhdessä heidän kanssaan. Koulutuskoodisto toimii myös tilastoinnin välineenä, jolloin koulutusten luomisessa käytetyt geneeriset yleiskoodit voivat jatkossa muodostaa ongelman sijoittumisen seurannassa. 1) Keskusteltiin varasijan näkymisen välttämättömyydestä. Sekä sijan näkymisen omassa opintopolussa että sen näkymättömyyden katsottiin aiheuttavan yhteydenottoja korkeakoulujen hakijaneuvontaan. Koska Opintopolku lähettää sähköposti-ilmoituksen varasijalta hyväksytyille, katsottiin sijan näkymättömyyden aiheuttavan vähemmän yhteydenottoja. Sähköposti-ilmoituksen lähetyksestä pitää kuitenkin informoida korkeakouluja, jotta ne osaavat hyödyntää tietoa neuvonnassaan. 2) Todettiin Opetushallituksen ehdottaneen ammattikorkeakouluja aikaistamaan todistusten tarkistamista kevään 2015 yhteishaussa, jotta valinnat toteutettaisiin käyttäen hakijan ilmoittamien arvosanatietojen sijasta tarkastettujen tietojen perusteella. Tarkatusprosessi on korkeakoulujen itse päätettävissä ja sen muuttaminen kevään yhteishaun osalta on mahdotonta vaikka se aiheuttaisikin opiskelijavalinnan purkamisia tai varasijojen heilumista. Purkutapauksissa hakijan muiden hakukohteiden korkeakoulujen informointi on kuitenkin tärkeää. 3) Todettiin ensimmäisen vuoden poissaoloilmoittautumisen rajoittamisen sisältämän hallituksen esityksen olevan sivistysvaliokunnan käsiteltävänä. Asiakaspalveluryhmä voisi käsitellä prosessia, jolla hakija esittää poissaoloon oikeuttavasta tilanteesta kertovan asiakirjan. Tavoitteena tulisi olla, ettei todisteiden esittäminen hidastaisi prosessia. 4) Yliopistojen ohafoorumi on valmistellut esityksen yhteisestä kuvausmallista. Todettiin, että esitys vaatii vielä OPH:n läpikäynnin. 5) YTL:n rekisterien täydentämisestä ennen 1990 suoritettujen ylioppilastutkintojen osalta on käyty keskusteluja YTL:n kanssa viimeeksi kuluneella viikolla. Asia etenee YTL:ssä, joskin hitaasti. Päätettiin, että varasijan numero näytetään hakijoille lähetettävissä hyväksymiskirjeissä, mutta ei omassa opintopolussa. Kaksiportaisten tutkintojen yhteiseen kuvaukseen palataan, kun OPH on käynyt esityksen läpi. 5. Asiakaspalveluryhmän perustaminen

5 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 5/7 Toimeksianto(luonnos) Ryhmän tehtävänä on korkeakoulujen yhteishaun ja erillishakujen yhteisten käytäntöjen valmistelu, sekä näitä tukevien ehdotusten tekeminen opintopolun kehittämiseksi. Ryhmä ottaa käsittelyynsä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opintopolkuun liittyviä ongelmatilanteita. Ryhmä tekee esityksiä, jotka se osoittaa joko a) KSHJ ohjausryhmälle (opintopolun toiminnallisuuden kehittämisehdotukset), b) opetushallitukselle (OPH:n ohjeistamia aikatauluja koskevat ehdotukset), c) korkeakoulujen opintoasiainpäälliköiden verkostoille (korkeakoulujen yhteiset käytännöt). Korkeakoulujen yhteisistä käytännössä sopivat viime kädessä korkeakoulut, ja sopiva foorumi näiden käsittelyyn ovat oha-forum ja ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäälliköiden verkosto. KSHJ ohjausryhmä käsittelee kokouksensa vakiokohtana ryhmän esiin nostamat asiat. Aiemmasta poiketen ryhmä ei tuota "loppuraporttia" joka sisältää ehdotukset, vaan käsitellään asioita ja viedään niitä eteenpäin per asia. OPH korvaa ryhmän jäsenten matkakulut. Päivärahojen maksaminen on korkeakoulujen edustajien osalta korkeakoulujen vastuulla. Puheenjohtajina toimivat Janne Santala (pj) ja Tuija Pasanen (vpj). Sihteerinä toimii opetushallituksen edustaja Pirjo Karhu. KSHJ wikiin tehdään ryhmälle työtila. Ryhmässä tulisi valmistella ehdotuksia ainakin seuraaviin asioihin liittyen - tuloskirjeiden tekstien valmistelu - virkailija-ohjeistuksen valmistelu yhdessä oph:n kanssa Jäsenet Johanna Auvinen, Tampereen ammattikorkeakoulu Hanne Christensen, Aalto-yliopisto Hanna Hoffren, Laurea-ammattikorkeakoulu Tiina Kainulainen, Helsingin yliopisto Anne Kemppainen, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Leena Kurki-Pölönen, Mikkelin ammattikorkeakoulu/kaakkois-suomen ammattikorkeakoulu Tanja Myry, Jyväskylän ammattikorkeakoulu Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto (KSHJ-hankkeen ohjausryhmän jäsenen roolissa) Sari Pulkkinen, Tampereen yliopisto Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu (KSHJ-hankkeen ohjausryhmän jäsenen roolissa) Anne Talvio, Oulun yliopisto Riikka Valkonen, Jyväskylän yliopisto Pirjo Karhu, OPH (sihteeri) Ryhmää voidaan vielä täydentää puheenjohtajien päättämillä max 4 valinta-asiantuntijalla Päätösehdotus:

6 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 6/7 Tuija Pasanen esitteli Asiakaspalveluryhmän organisoitumisen tarvetta ja tehtäviä liittyen kevään 2015 yhteishakuun. Keskustelussa nousi esiin tarve täydentää ryhmää CSC:n edustajalla ja useammalla OPH:n edustajalla. Tällä haluttiin varmistaa informaation sujuva kulkeminen eri toimijoille. Perustettavan ryhmän on tärkeää myös selvittää mitä muut opiskelijavalinnoissa mukana olevat toimijat jo tekevät, jotta päällekkäisen työn teolta vältyttäisiin. Kattavan ohjeistuksen laatiminen valintaprosessista yhdessä OPH:n toivottiin olevan ryhmän työlistan kärjessä yhdessä kirjeprosessin läpikäynnin kanssa. Päätettiin perustaa Asiakaspalveluryhmä ja osoittaa ryhmälle tehtäväksi valintaprosessien läpikäynti yhdessä OPH:n kanssa mm. kirjeiden lähettämisprosessin ja korkeakoulujen ohjeistuksen osalta. Puheenjohtaja valmistelee vielä tarkennetun toimeksiannon, joka käsitellään sähköpostitse. 6. Opiskelijavalintauudistuksen II vaihe (Mikko Eronen, OPH) Projektisuunnitelma HE 244/2014: HE 308/2018: Hallitus on antanut esitykseensä täydennyksen, jossa esitetään hakemusten käsittelymaksujen käyttöönottoa jälkeen alkaviin koulutuksiin haettaessa. Esitys poikkeaa aiemmista siten, että hakemuksen käsittelymaksu peritään EU/ETA-alueen valtioiden ja Sveitsin koulutusjärjestelmän ulkopuolella hakukelpoisuutensa hankkineille. Hakemuksen käsittelymaksusta järjestetään projektiryhmälle työpaja, jossa käsitellään hallituksen esitykseen tulleet muutokset ja niiden vaikutus käsittelymaksuprosessiin. Opikskelijavalinnan II vaiheen projektisuunnitelman käsittely siirrettiin seuraavaan kokoukseen. 7. Seuraavat kokoukset ma 2.2. klo / ACP-kokous ti klo / Kalevala K211 ma klo / Väinämöinen K214 ma klo / Väinämöinen K Muut asiat Joni Penkari siirtyy alkaen pois Opetushallituksen palveluksesta. Ohjausryhmä halusi esittää Penkarille suuret kiitokset KSHJ-hankkeen eteen tehdystä työstä ja toivottaa menestystä tulevissa haasteissa.

7 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 7/7 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello