ja

Transkriptio

1 ja

2 Kaikki laskutus tapahtuu Jopoxin kautta koko seuran osalta, oli kyseessä kausimaksu-, kuukausimaksu-, varuste-, yhteistyösopimus- jne. laskutus. Poikkeus! Mikäli useampi joukkue osallistuu samoihin talkoisiin ja talkoista lähetetään lasku, laskutuksen hoitaa toiminnanjohtaja Netvisorissa saadaan laskuun kustannuspaikat heti oikein, eikä tarvitse siirrellä summia jälkeenpäin joukkueelta toiselle. Kaikki rahaliikenne kulkee Netvisorin kautta. Pankkitilit on tiivistetty kuuteen (6) tiliin. Kululaskukäytäntö: hyväksytyt kululaskuhakemukset toimitetaan toiminnanjohtajalle, joka siirtää ne sähköisessä muodossa Netvisorin kautta maksettavaksi Matkakorvauskäytäntö: hyväksytyt matkakorvauslomakkeet toimitetaan toiminnanjohtajalle, joka maksaa ne Netvisorin kautta, kun ensin tiedot on rekisteröity palkka.fi:ssä. Kulu- ja matkalaskulomakkeet löytyvät pääseuran materiaalipankista.

3 Jalkapallo FI Jääkiekko FI Lentopallo FI Ringette FI Taitoluistelu FI Pääseura FI BIC OKOYFIHH

4 Mene osoitteeseen ja kirjaudu ylläpitoon ylläpitotunnuksillasi. Tunnukset saat toiminnanjohtajalta. Jos sinulla on tunnukset Pukukoppiin, toiminnanjohtaja pystyy muuttamaan niiden oikeuksia ylläpitoon sopiviksi. Kirjautumisen jälkeen, klikkaa nimeäsi, niin saat näkyviin valikon, josta pääset ylläpitoon.

5 Pääset laskutukseen -kuvakkeesta. Saat tekstit näkyviin, kun klikkaat kolmea valkoista viivaa. Voit tarvita laskutuksessa myös Henkilöt- ja Tukijat- ja kuvalinkit valikkoja. Valitse Uusi lasku

6 Jaostojen ja joukkueiden sivuille on laitettu valmiiksi oikea tilinumero ja seuran Y-tunnus. Eräpäiväksi ohjelma ehdottaa automaattisesti 14 päivää. Päivämäärää voi halutessaan muuttaa. Yksilöi viestikenttään tarkemmin, mistä on kyse esim. YL Tintticup

7 Valitse tuote. Tuotteet on nimetty mahdollisimman yleispätevästi. Tuotteisiin on tehty valmiiksi tiliöinnit. Omia tuotteita ei saa lisätä. Ole yhteydessä toiminnanjohtajaan, mikäli et löydä sopivaa tuotetta. Voit muokata määrää, hintaa jne. tarvittaessa. Jos lisäsit väärän tuotteen, pystyt poistamaan sen ja lisäämään uuden tuotteen.

8 Joukkueen laskut lähetetään valitsemalla Jäsenet. Yhteistyökumppanit ja satunnaiset laskutettavat laskutetaan tukijoiden kautta. Vaihtoehdon Muut käyttö on kielletty, sillä silloin lasku ei kohdistu oikealle joukkueelle. Urheilijoiden tietoja pääset muuttamaan Henkilöt-valikosta. Yhteistyökumppanit ja satunnaiset laskutettavat lisätään Tukijat ja kuvalinkit -valikosta. Jos sinun pitää lisätä uusi henkilö urheilijalistalle (tai toimihenkilö), hae ensin suku- ja etunimellä löytyykö urheilija ennestään. Jos ei löydy, lisää vasta sitten uusi henkilö. Näin vältytään tuplahenkilöiltä.

9 Urheilijoiden laskutuksia tehtäessä kannattaa valita rooliksi Pelaaja tai Luistelija. Jokaisen urheilijan taakse pitäisi olla kytketty vähintään yksi vanhempi. Valitsemalla näytä vanhemmat, pystyt lähettämään laskun vanhemman sähköpostiosoitteeseen. Toiminto on kätevä esim. isompien urheilijoiden kanssa, joilla on jo oma sähköpostiosoite, mutta vanhemmat maksavat laskun. Vastaanottajalistasta pystyt valitsemaan henkilöt, joille lasku lähtee. Kun olet valinnut, oikeat henkilöt, klikkaa lisää vastaanottajaksi.

10 Klikkaa muodosta laskut Kun lasku on luotu-tilassa, pääset tarkastamaan ja muokkaamaan laskua klikkaamalla laskun numeroa. Kun tiedot ovat ok, valitse lähetä laskut ja seuraa jatko-ohjeita. Lähetyksen jälkeen laskut siirtyvät rajapinnan kautta Netvisoriin, josta toiminnanjohtaja käy lähettämässä ne eteenpäin laskunsaajille.

11 Näet laskutus-sivulla kaikki tehdyt laskut ja niiden tilan. Hyvityslaskun pääset tekemään, kun klikkaat laskun numeroa. Nyt kun laskut menevät rajapinnan yli Netvisoriin, on tärkeää, että virheellisiä tai aiheettomia lähetettyjä laskuja ei poisteta vaan niistä tehdään hyvityslasku.

12 Kun olet tehnyt hyvityslaskun, se jää luotu-tilaan. Ota eränumero muistiin ja käy lähettämässä hyvityslasku eteenpäin laskuerien hallinnasta Hyvityslasku näkyy alkuperäisen laskun jälkeen.

13 Viitenumerolla maksetut viitesuoritukset kuittaantuvat automaattisesti maksetuiksi päivittäin. Rahastonhoitajan tehtävän on seurata maksutilannetta ja tarvittaessa lähettää muistutuslaskut eteenpäin. Muistutukset hoidetaan Laskuerät- välilehdeltä. Kun klikkaat muistuta, muistutukseen valikoituu automaattisesti ne laskut, joita ei ole maksettu.

14 Kausimaksulaskut laskutetaan kerran kuukaudessa, ei monta kuukautta kerrallaan. Tämä sen vuoksi, että ajantaisen rahatilanteen seuraaminen ei onnistu, jos laskuja on paljon avoimena ja etukäteen tehtynä. Tammikuulle kuuluvat laskut tehdään tammikuussa, ei joulukuussa. Mahdollisimman vähän avoimia laskuja tilinpäätökseen. Jos jaosto laskuttaa urheilijaa, niin tuotto kohdistuu ko. joukkueeseen, vaikka pitäisi kohdistua jaostoon. Kirjanpitäjä oikaisee tapahtuman sisäisin kustannuspaikkasiirroin. Kohdistuksista tarvitaan tieto toiminnanjohtajalle. Tämä johtuu Jopoxista ja toivotaan, että tähän saadaan parannus.

15 VG-62:n laskutusosoitteet ovat Verkkolaskuosoite: Operaattori: Maventa ( ) VG-62 ry PL Kollektor Scan Laskun saajana on aina VG-62 ry, ei yksittäinen henkilö Laskusta pitää näkyä myös laji, joukkue/ryhmä sekä yhteyshenkilö

16 Käy tarkistamassa onko sinulle tullut asiatarkastettavia ostolaskuja säännöllisin väliajoin Jos laskulla esim. tuomarilaskuissa on monta asiatarkastajaa, tarkista oma osuutesi

17 Tarkastaessasi luottokorttilaskuja, lisää maksukortin haltijalta saamasi kuitit laskun liitteeksi Liitteet voivat olla jpg-, pdf-, word- tai esim. Excel-muotoisia ja ne voidaan kuvata esim. Eurocardappilla. Myös tavallinen skannaus on ok. Maksukortin haltijan velvollisuus on toimittaa kuitit rahastonhoitajalle kuun 5. päivään mennessä sähköisessä muodossa sähköpostitse. (lasku erääntyy kuun päivä)

18 Yritysten verkkolaskutus: jos yritys toivoo laskut verkkolaskuina, laskun voi tehdä Jopoxissa normaalisti. Lähetä yrityksen verkkolaskutiedot toiminnanjohtajalle, niin hän voi muuttaa laskun verkkolaskuksi lähetysvaiheessa. Jotta laskuja voi lähettää, pitää tietosuojasuostumus olla hyväksytty.