TILITOIMISTOPALVELUT Tietopyyntö

Transkriptio

1 TILITOIMISTOPALVELUT Tietopyyntö

2 1 Sisällys 1 Johdanto Organisaation perustiedot Nykytilanteen kuvaus Tietopyyntöön sisältyvän kartoituksen laajuus Tietopyyntöön vastaaminen... 4

3 2 1 Johdanto Tietopyynnön tarkoituksena on kerätä informaatiota Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön taloushallinnon toteuttamismuodon valinnan tueksi. Haluamme korostaa, että kyseessä on nimenomaan tietopyyntö eikä hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyyntö ei sido tietopyynnön antajaa tai tietopyyntöön vastanneita. Pyydämme kaikkia hankinnasta kiinnostuneita palveluntarjoajia tutustumaan tähän tietopyyntöön ja vastaamaan tässä dokumentissa esitettyihin kysymyksiin, jotta mahdollinen tuleva kilpailutus voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. 1.1 Organisaation perustiedot YTHS tarjoaa yleisterveyden, mielenterveyden sekä suunterveyden palveluja korkeakouluopiskelijalle. YTHS:n toiminta perustuu terveydenhuoltolain (1327/2010, 17 ) velvoitteeseen, jonka mukaan opiskelijoille on turvattava opiskeluterveydenhuolto. YTHS on vuonna 1954 perustettu valtakunnallinen organisaatio, jolla on toimipisteitä 15 paikkakunnalla. YTHS työllistää noin 500 henkilöä. 2 Nykytilanteen kuvaus YTHS:n taloushallinto on tähän mennessä toteutettu oman taloustiimin voimin sisäisenä palveluna. Taloushallinnon järjestelmistä toistaiseksi käytössä ovat CGI:n Raindance- kirjanpitoja ostoreskontraohjelmistot sekä erilliset talousraportointi- ja budjetointiohjelmistot. Myyntireskontra on osa poistumassa olevaa potilastietojärjestelmää, maksuliikennejärjestelmänä käytössä on Opus Capita. Palkanlaskennassa käytössä on CGI:n Populus-ohjelmisto. 3 Tietopyyntöön sisältyvän kartoituksen laajuus Kartoitettava tilitoimistopalvelu sisältää kirjanpito- sekä myynti- ja ostoreskontrapalvelut kokonaisuudessaan tietojärjestelmineen. Järjestelmän tulisi olla selainpohjainen. Palkkahallinto on jätetty tämän tietopyynnön ulkopuolelle.

4 3 Alla olevassa taulukossa on eritelty tarkempia toiminnan volyymitietoja nykytilanteessa. kpl/vuosi Ostolaskut Myyntilaskut Maksumuistutukset Siirrot perintään Muistiotositteet 500 Muut tositteet 200 Kausiveroilmoitus 12 Veroilmoitus 1 Alla arvioita eri toimintoihin kuluvista työajoista. Työ työtuntia/vuosi Kirjanpito 1200 Tilikartan/laskentatunnisteiden muokkaukset 100 Muut lisätyöt/raportit 200 Tilinpäätös 30 Veroilmoitus 4 Myyntireskontra 600 Ostoreskontra 500 Maksatukset 150 YTHS:n käytössä olevat laskentatunnisteet ovat: tili, toimipiste, kustannuspaikka ja kohde. YTHS on ottamassa käyttöön uutta potilastietojärjestelmää (Acute). Potilaslaskujen muodostaminen ja lähettäminen sekä oikaisut toteutetaan potilastietojärjestelmässä YTHS:n omana työnä. Myyntireskontra olisi kuitenkin osa hankittavaa tilitoimistopalvelua, jolloin potilastietojärjestelmä tulee integroida taloushallinnon järjestelmään. Reskontrajärjestelmän tulee mahdollistaa tiedostosiirtopohjainen rajapinta laskutusjärjestelmästä ASCII ja/tai XML muodossa. Lisäksi reskontrajärjestelmän tulee kyetä tuottamaan laskujen statustiedot tiedostosiirtopohjaisesti ASCII - ja/tai XML -muodossa laskutusjärjestelmälle.

5 4 4 Tietopyyntöön vastaaminen Tietopyyntöön vastaaminen tapahtuu täyttämällä liitteenä oleva palvelun vastauslomake(liite 1). Tarkempia tietoja järjestelmän raportointi- ja budjetointiominaisuuksista sekä muita vapaamuotoisia lisätietoja ja täydennyksiä pyydämme täyttämään erilliseen lisätietolomakkeeseen (Liite 2). Täytetyt lomakkeet pyydetään lähettämään mennessä sähköpostitse osoitteeseen: olli-pekka.luukko@yths.fi. Vastausten pohjalta pyrimme kartoittamaan palvelun sisältöä yksityiskohtaisemmalla tasolla. Keskeisenä pyrkimyksenä on hahmottaa tämänhetkinen tilanne, jotta mahdollisesti toteutettavan tarjouskilpailun vaatimustaso voidaan asettaa realistiselle tasolle. Samalla pyrimme arviomaan mahdollisen ulkoistamisen hyötyjä kustannusnäkökulmasta. Toivomme saavamme lisäkommentteja ja palautetta mahdollisen vaatimusmäärittelyn tueksi. Lisätietoja antaa talousjohtaja Olli-Pekka Luukko, puhelin (varmimmin perjantaina ja maanantaina 18.8.). Sähköposti on muotoa etunimi.sukunimi@yths.fi.